Инвентаризация — что это?
Почему устарели Методуказания Минфина по инвентаризации
Многие бухгалтеры не любят даже само слово «инвентаризация», не говоря уже о том, чтобы ею заниматься. Сразу всплывают в памяти громоздкие Методические указания Минфина почти двадцатилетней давности. Если делать все так, как там написано, процесс и впрямь пугает.
Компании, особенно небольшие, просто распечатывают формы документов по инвентаризации из бухгалтерской программы, расхождений с реальностью, естественно, не выявляют — и все, готова инвентаризация, можно составлять по ее «результатам» годовой отчет. Только это не отчет будет, а некая фантазия в цифрах.
Проблема Методических указаний Министерства финансов в том, что они пытаются совместить несовместимое. Если мне, как собственнику, предположим, надо пересчитать банки с краской на складе, документ неплох. Логично, например, что этим будет заниматься комиссия, а не один человек. Но когда мне требуется проинвентаризировать АКТИВЫ или ОБЯЗАТЕЛЬСТВА, как того требует Закон о бухучете, комиссия в большинстве случаев мне совершенно ни к чему.
Разве имущество — это не всегда актив? Совершенно верно! А еще затраты не всегда расходы. Понять разницу вам помогут разъяснения И.Р. Сухарева, начальника отдела методологии бухгалтерского учета и отчетности Департамента регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности Минфина России, опубликованные в журнале «Главная книга. Конференц-зал», 2012, № 1, с. 10.
Выборочно сверить с первичкой наиболее существенные остатки по счетам учета активов и обязательств, проверить степень обесценения, а также прочие чисто финансовые параметры может одна бухгалтерия. Ей для этого не понадобятся ни комиссия, ни ворох документов. А ведь результаты именно такой инвентаризации важны для составления отчетности. Комиссия и прямой пересчет нужны для другого — проконтролировать сохранность имущества, обозреть его, что называется, в натуре, выявить пропажи и так далее.
То есть стоит нам отделить инвентаризацию имущества от инвентаризации активов и обязательств — и становится ясно, в какой части Методуказания Минфина применимы к современной жизни, а в какой нет. Почему так сложилось с ними? На дворе был 1995 год, и Указания, наряду с многими другими документами того времени, списали с советских правил, чуть-чуть переиначив. Сравните, например, творение финансового ведомства с Инструкцией Минторга СССР от 1984 года. Некоторые отрывки скопированы почти слово в слов
3.1. До начала инвентаризации рекомендуется проверить:
а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей...
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) наличие документов на [ОС]... сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах [бухучета]... или технической документации должны быть внесены... исправления и уточнения.
Инструкция, утв. Приказом Минторга СССР от 29.08.84 № 231
4.1. До начала инвентаризации необходимо проверить:
наличие и состояние записей в инвентарных карточках, инвентарных книгах или описях;
наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
наличие документов на [ОС]... сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение и во временное пользование. (При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.)
При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах [бухучета]... или технической документации в них должны быть внесены... исправления и уточнения..
Но в Советском Союзе у инвентаризации была только одна цель — контроль за сохранностью имущества, единственным собственником которого являлось государство. Остальное было вторичным. В этом направлении и развивалась нормативная база.
Когда с приходом свободного рынка собственников стало много, понуждение их к контролю за их же имуществом, да еще навязывание порядка этого контроля стало выглядеть странно. В то же время смещение целей инвентаризации в сторону проверки активов и обязательств, абстрактных финансовых величин, важных для оценки состояния дел в компании, в нормативке не отражено до сих пор. Вот и получается, что по Методуказаниям Минфина одна и та же комиссия и по складу ходит, пересчитывая остатки МПЗ, и сомнительность либо безнадежность дебиторки оценивает.
То есть вы хотите сказать, что можно проинвентаризировать активы и обязательства, зафиксировать результаты этого, а инвентаризацию имущества не проводить вообще?
Не совсем так. Иногда инвентаризация активов — это то же самое, что инвентаризация имущества. Например, если на балансе множество недешевых движимых объектов ОС, проверка их наличия на местах важна и для достоверности отчетности, то есть для правильности отражения в ней активов, и для контроля за сохранностью ОС. Я говорю о вашем праве на выбор объектов для этого мероприятия, учитывая, что новый Закон о бухучете, в отличие от старого, сосредоточен именно на инвентаризации активо
Статья 11
1. Активы и обязательства подлежат инвентаризации.
Закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу)
Статья 12
1. ... организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств....
Что будет, если не проинвентаризировать имущество
Но если совсем оставить инвентаризацию имущества без внимания, фирма рискует не только в плане потерь от хищений, но и в плане налогов.
Скажем, компания все еще амортизирует ОС, которое давно на свалке. Получается, она сама себя наказала, поскольку могла списать всю остаточную стоимость в расходы единовременно в периоде выбытия объекта. Или вот еще вариант: те же компьютеры числятся на складе, а в реальности уже с год как стоят на столах сотрудников. Опять занижение расходов и завышение облагаемой прибыли в квартале, когда компьютеры были переданы в работу. Но все это диктует НК, а не Закон о бухучете.
Чем отличается инвентаризация активов от инвентаризации имущества
И все-таки я не до конца понимаю, чем отличается обязательная инвентаризация активов от необязательной инвентаризации имущества...
Давайте на примере. Да хотя бы с той же краской. Бухгалтер на 31 декабря смотрит аналитику по счету 10 «Сырье и материалы», в остатке числится краска на 1000 рублей при общей стоимости остатков МПЗ в несколько миллионов. Для достоверности отражения активов эта сумма просто смешна, ею можно пренебречь. Но это решение уже означает, что бухгалтер в составе прочих активов остаток краски проинвентаризировал. Опираясь на свое профессиональное суждение, он посчитал, что этого достаточно.
Теперь взглянем на ситуацию глазами начальника склада. Он может рассуждать так: стоимость краски небольшая и вроде бы зачем пересчитывать банки? Однако если вдруг новый кладовщик нечист на руку и увел краску стоимостью 1000 рублей, сколько он похитит, когда завезут партию ценою в 100 000? Уж лучше начинать контроль с малого. И начальник начинает инвентаризацию, не обращая внимания на то, как соотносится стоимость остатка с валютой баланса и как сильно это отражается на достоверности отчетности за год. Безусловно, результаты этой проверки повлияют на бухгалтерские данные, но ее базовая цель вовсе не в том, чтобы бухучет причесать.
Обратный пример. Та же краска, но стоимость ее остатков — 100 000 рублей. Начальнику склада пересчитывать их нет нужды — кладовщик работает давно, ни одна из предыдущих инвентаризаций пропажи не выявила, одним словом, ни к чему в этот год мероприятие затевать.
Но на взгляд бухгалтера, относительно общей стоимости остатков МПЗ стоимость краски довольно существенна — 100 000 рублей. Раз так, он, во-первых, сверяет приходную и расходную первичку с данными бухучета, а во-вторых, запрашивает у начальника склада инвентаризацию остатков. Это как раз тот случай, когда инвентаризация актива совпадет с инвентаризацией имущества.
Еще пример. Начальнику склада и в голову не придет проверять наличие земельного участка под зданием. Впрочем, как и самого здания. Куда это все деться-то может? Бухгалтер же в инвентаризации этих активов
Теперь, я думаю, самое время сформулировать цели разных видов инвентаризаций. Взгляните на слайд.
Когда и как имеет смысл применять Методуказания Минфина по инвентаризации
Методуказания Минфина целесообразно применять только при «голой» инвентаризации имущества либо в случае, когда инвентаризация имущества совпадает с инвентаризацией активов. Отбросить стоит только уж совсем одиозные нормы вроде требования вести журнал приказов о проведении мероприятий. При СССР, когда власти стремились контролировать контролеров, эта бумага имела право на существование. Но сейчас-то зачем? Практический смысл журнала нулевой.
А вот при инвентаризации некоторых активов и почти всех обязательств нам Методуказания ни к чему. Как их авторы, скажем, представляли себе проверку комиссией дебиторской или кредиторской задолженности? Пришли, сели за компьютер бухгалтера и ну работать? Абсурд. Бухгалтер в состоянии все сделать сам. Какую форму документа он использует для того, чтобы отразить результаты работы, — также личное дело каждой фирмы. Захочет — возьмет госкомстатовскую, захочет — свою разработает и сделает приложением к учетной политике.
Что будет за нарушение Методуказаний
То есть, получается, вы прямо советуете нарушить Методуказания Минфина?
Я бы смягчил: использовать их выборочно, в той части, в которой этот нормативный акт соответствует реалиям. К тому же сделать вам за нарушение Методуказаний ничего нельзя. Почему?
Во-первых, потому что Минюст признал этот документ не нуждающимся в госрегистрации. А это значит, что он не затрагивает обязанности граждан и их объединений, которыми, в частности, являются организации. Это сугубо технический нормативный акт. Следовательно, о какой-либо ответственности за его неприменение говорить не приходитс
10. [Госрегистрации в Минюсте]... подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия....
Справка
В судебной практике
В то же время в других ситуациях, когда основой для обвинений является нарушение нормативного акта, признанного Минюстом не нуждающимся в госрегистрации, арбитражные суды считают, что это незаконн
Во-вторых, даже если предположить, что Методуказания обязательны, у нас нет подходящего состава правонарушения под ситуацию, когда компания не стала их соблюдать. Грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов обложения — статья 120 НК? Мимо. Там нужно, чтобы фирма по крайней мере дважды за год ошиблась в учете или чтобы у нее отсутствовала первичка. Но инвентаризация на 31 декабря — разовое событие, а унифицированная первичка по инвентаризации давно не обязательна. Похожая ситуация со статьей 15.11
За какие бухгалтерские ошибки штраф реален? Читайте об этом здесь.
Почему инвентаризация обязательна
Раз нет ответственности, нет и обязанности! Фактически выходит, что можно вообще инвентаризацию не проводить.
Нет, про необязательность инвентаризации я ничего не говорил. Она предусмотрена Законом о бухучете, который отсылает к минфиновским стандартам, а значит, и к Положению № 34, где есть перечень оснований для обязательной инвентаризации, среди которых — канун годовой отчетност
Статья 11
3. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
Положение, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н
27. Проведение инвентаризации обязательно: перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года)..
Если вас не убеждают бухгалтерские аргументы о пользе этого мероприятия, приведу пару других.
Допустим, вы не проверили состояние дебиторки и кредиторки на 31 декабря. Хотя бы по самым крупным контрагентам. В результате может оказаться, что в 2014 году по некоторым долгам срок исковой давности истек, а вы и не заметили. И пропустили момент, когда безнадежную дебиторку надо было включать в расходы, а кредиторку — в доходы. Это плохо, как ни крути, и с налоговой, и с бухгалтерской точки зрения. Также инвентаризация выручит, если срок давности для дебиторской задолженности вот-вот истечет, но вы не намерены упустить возможность получить свое. Тогда вы успеете подать иск.
Справка
Даже если организация не проводила вовремя инвентаризацию кредиторской задолженности и руководитель не издал в срок приказ о списании безнадежной кредиторки, соответствующая сумма все равно должна включаться в налоговые доходы периодом, в котором долг стал безнадежным (например, когда истек срок исковой давност
Все о списании безнадежной дебиторской задолженности вы найдете в статье «Учет списания безнадежной дебиторской задолженности» («Главная книга», 2014, № 23).
А как обойтись без инвентаризации в конце года при наличии налоговых резервов? Нам же надо определить, какая сумма затрат списана за счет резерва, высчитать его остаток и, если того требует закон, на конец года включить в налогооблагаемые доход
Внереализационными... признаются, в частности, доходы:
7) в виде сумм восстановленных резервов [учтенных]... в составе расходов в порядке [установленном гл. 25 НК РФ]...
Статья 324 НК РФ
2. Если на конец [года]... остаток... резерва предстоящих расходов на ремонт [ОС]... превышает сумму [фактических]... затрат на ремонт [в текущем году]... сумма... превышения на [31 декабря]... включается в [доходы]....
C чего начать инвентаризацию
Так с чего же начать инвентаризацию?
Отправная точка — перечень объектов, которые вы намерены проверить.
Если мы говорим об инвентаризации имущества, чаще всего ее застрельщики — лица, кровно заинтересованные в сохранности определенного вида МПЗ или ОС. Начальники производственных подразделений, складов, торговых залов и прочие подобные люди. Инициатива по поводу проверки наличия какого-то особенного имущества может исходить и от директора. А вот случаи, когда это мероприятие понадобится главбуху, довольно редки.
Но о сплошной инвентаризации имущества речь не идет. Если, предположим, у организации всего пара объектов ОС, которые всегда на виду, инвентаризировать их, да еще оформлять это действо по минфиновским лекалам нерационально. Бессмысленно также включать в план инвентаризации имущества крупные ОС, которые в принципе никуда деться не могут. Вспомните наш пример со зданием склада и земельным участком под ним. А ведь Методуказания на полном серьезе требуют от комиссии проверить и эти объекты, да еще бумажки под них заполнить.
Справка
Напомним, что согласно п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н, инвентаризировать ОС можно раз в 3 года. Кроме того, если какое-либо имущество и обязательства подвергались инвентаризации после 1 октября, но до составления годовой отчетности (например, при смене материально-ответственного лица), повторно их наличие для целей годового отчета можно не проверять.
Что именно инвентаризировать
Переходим к инвентаризации активов и обязательств. Здесь перечень объектов на проверку — на 99 процентов продукт профессионального суждения главбуха. Изредка, конечно, идею может подкинуть и директор. Допустим, если он захочет проверить, как обстоят дела с дебиторкой определенного контрагента.
На что конкретно опираться бухгалтеру, выбирающему «кандидатов» на инвентаризацию активов и обязательств? Конечно, надо установить какой-то количественный критерий, те же 5 процентов от... А вот что понимать под «от» — каждый специалист решает сам. Чем крупнее основа, тем, естественно, значительнее получается сумма. Если это определенный вид активов или обязательств — результат будет один, если строка баланса — другой, если итог раздела — третий, если вообще валюта баланса — четвертый. Все зависит от того, насколько подробная информация вам (и только вам), как главбуху, нужна и важн
Существенность информации, раскрываемой в бухгалтерской отчетности
Решение организацией вопроса, является ли показатель существенным, зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения. Иначе, существенность при формировании бухгалтерской отчетности определяется совокупностью качественных и количественных факторов..
Но только лишь количественный критерий может и не сработать. Например, половину суммы обязательств составляет крупный кредит одного-единственного банка, в котором у фирмы расчетный счет. Зачем главбуху включать эту задолженность в план инвентаризации? Какова практическая польза от этого? Нет ее. А на нет и суда нет.
Или возьмем небольшую компанию со штатом человек 10, все друг друга знают в лицо и чуть ли не в гости каждые выходные к коллегам ходят. Какие такие «расчеты по оплате труда» здесь инвентаризировать бухгалтеру? Да его ночью разбуди, он скажет, сколько и кому выплатил.
Таким образом, важно найти равновесие между здравым смыслом и количественным критерием отбора объектов на инвентаризацию активов с обязательствами.
Как оформить инвентаризацию
Хорошо, с перечнем для проверки вы определились. Теперь руководителю можно издавать приказ о проведении инвентаризации имущества, активов и обязательств. В нем перечисляются объекты инвентаризации.
Имущество, как мы условились, будет проверять комиссия. В приказе указываются члены комиссии плюс ее председатель. В Методуказаниях сказано, что в комиссию обязательно должны входить представители администраци
2.3. Персональный состав... инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты....
Но шутки шутками, а работать надо. Жизнь диктует вполне очевидный подход: состав комиссии будет меняться в зависимости от того, кто инициатор инвентаризации определенного вида имущества и какое это имущество. Скажем, при проверке компьютерной техники и программного обеспечения вам точно понадобится сисадмин. А вот когда объект проверки — автомобильный парк фирмы, компьютерщика можно не беспокоить, тут, к примеру, главный механик нужен.
Объекты инвентаризации активов, не совпадающие с объектами инвентаризации имущества, перечислять в приказе совершенно ни к чему. То же самое с обязательствами. Достаточно сказать, что этим будет заниматься главбух. Он разберется. Но если очень хочется, ради бога, включите в приказ и список объектов для инвентаризации активов и обязательств.
Финал мероприятия — либо отдельные ведомости под каждый проверенный объект, либо сводный документ по ним. На основе этих бумаг вы зафиксируете результаты проверки в бухгалтерском и налоговом учете. После этого можно переходить к составлению годового отчета — 2014.
Кстати, в пресловутых Методуказаниях Минфина и сопутствующем им Постановлении Госкомстата с унифицированными формами документов по инвентаризации вообще упущены из вида резервы — под них нет ни одного образца ведомости или чего-то подобного. Хотя обязанность проинвентаризировать резервы, конечно же, есть. Это и бухгалтерское, и налоговое требование, если отчисления в какие-либо резервы вы учитывали для целей налогообложения прибыли.
Что делать? Составить документ в произвольной форме, например бухгалтерскую справку, в которой привести:
— остаток резерва на 31 декабря;
— расчет суммы резерва, подлежащей восстановлению, если того требуют нормативные акты;
— остаток резерва, переходящий на следующий год (за минусом предыдущей суммы).
Так, с самым популярным видом резерва — по сомнительным долгам — все довольно просто: главбуху достаточно отразить в справке его величину на 31 декабря и расписаться. Только сначала надо обязательно проверить, не превратились ли какие-либо долги, сформировавшие резерв, в безнадежные. Тогда их надо списать за счет резерва и лишь потом фиксировать его остаток в справке.
Читать далее
