Локальные нормативные акты — фундамент взаимоотношений с работниками

Что такое ЛНА

Определения локального нормативного акта в ТК РФ нет. По сути это письменные документы организации, которые определяют общие принципы ее работы и обязательны для исполнения всеми ее работниками, чьей деятельности они касаются. Сразу оговорюсь: приказы о приеме на работу, об увольнении, о выплате премий, о материальной помощи, то есть документы, рассчитанные на однократное применение или касающиеся только одного работника, — это индивидуальные правовые акты, которые локальными нормативными актами, или попросту ЛНА, не являются.

В Трудовом кодексе РФ у нас прямо назван лишь один локальный нормативный акт. Это правила внутреннего трудового распорядка. Об этом документе мы поговорим отдельно. Все остальные документы, которые относятся к локальным нормативным актам работодателя, поименованы в ТК РФ просто как локальные нормативные акты. Поэтому для них работодатель волен полностью на свое усмотрение выбирать и название, и структуру. Он может разработать любые ЛНА, которые ему нужны: положения, инструкции, касающиеся всех работников, правила. Право на это предоставлено статьей 22 Трудового кодексаСтатья 8 ТК РФ
Работодатели... принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права... в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Статья 22 ТК РФ
Работодатель имеет право:
принимать локальные нормативные акты...

Статья 68 ТК РФ
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором..

Нужен кодекс деловой этики? Принимайте. Необходимо положение о кадровой политике и управлении персоналом? Составляйте. Требуются положения о структурных подразделениях, должностные инструкции? Делайте.

К слову, очень многое работодателю может дать положение о структурном подразделении — отделе, департаменте и тому подобное. Оно позволяет конкретизировать цели и задачи подразделения, его функционал, организационную структуру, порядок взаимодействия с другими подразделениями, сроки представления отчетности руководству, формы такой отчетности. Ознакомление работников с таким положением даст возможность структурировать работу. Есть такой известный термин — построение бизнес-процессов в компанииБизнес-процесс (от англ. business process — деловой (производственный) процесс) — совокупность операций, в результате которых появляется продукт или услуга.. Все бизнес-процессы должны опираться на четкое понимание того, как работает организация, а закрепляются бизнес-процессы как раз в локальных актах. Как правило, в положениях о структурных подразделениях это и делается.

Основное назначение локального нормативного акта состоит в конкретизации нормативно-правовых актов более высокого уровня, в частности ТК РФ, с учетом особенностей организации и условий труда в ней. Иными словами, целью локальных нормативных актов является создание фундамента для взаимоотношений работника и конкретного работодателя. В них фиксируется то, на что обе стороны трудового договора смогут потом ссылаться. Именно на локальных актах должны основываться любые требования к работникам, претензии к ним или, наоборот, их поощрение.

Так что если какой-то документ вам нужен, разрабатывайте. Трудовой кодекс РФ это позволяет и не предусматривает каких-либо специальных ограничений на этот счет. Ограничение лишь одно, общее для всех локально-нормативных актов. В них не должно быть положений, которые нарушают требования законодательства, коллективных договоров и соглашений, в частности ущемляют права работниковСтатья 8 ТК РФ
Работодатели... принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права... в соответствии с трудовым законодательством...
Нормы [ЛНА]... ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями... не подлежат применению.... Все остальное остается на усмотрение работодателя.

Кто принимает ЛНА

Хотелось бы обратить ваше внимание на то, что к утверждению локальных нормативных актов есть важное требование, которое на практике часто нарушается. Утверждать ЛНА вправе только лицо, уполномоченное на это учредительными документами компании. Большинство работодателей думают, что априори речь идет о генеральном директоре, и даже не заглядывают в свой устав. Бесспорно, уставы большинства организаций предоставляют гендиректору полномочие утверждать локальные нормативные акты. А в отдельных случаях полномочия генерального директора утверждать такие акты прямо установлены законодательством. Например, в Законе «Об акционерных обществах» сказано, что единоличный исполнительный орган общества утверждает штаты, издает приказы. Но все-таки нельзя забывать, что утверждение документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества, относится к компетенции общего собрания его участников. К таким внутренним документам относятся и локальные нормативные акты работодателя. Поэтому утверждать ЛНА руководитель организации вправе, только если иное не предусмотрено уставом обществаЗакон от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Статья 33
2. К компетенции общего собрания участников общества относятся:
8) утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества (внутренних документов общества).

Закон от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

Статья 48
1. К компетенции общего собрания акционеров относятся:
19) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества.

Статья 69
2. Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Статья 20 ТК РФ
Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются... органами управления... (организации) или уполномоченными ими лицами... в порядке, установленном [НПА]... учредительными документами... (организации)... и [ЛНА].... Если же ЛНА утвержден гендиректором, а по уставу это не его компетенция, то положения такого локального нормативного акта не подлежат применению. Так же считают и суды.

Как принимают ЛНА

Есть и еще один нюанс. В отдельных случаях, согласно ТК РФ, при принятии локальных нормативных актов должно учитываться мнение профсоюза или иного представительного органа работников. Конечно, если в вашей организации есть профсоюз или что-то подобное. В частности, статья 190 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя учитывать мнение представительного органа работников при принятии правил внутреннего трудового распорядка.

Порядок учета мнения представительного органа работников установлен статьей 372 ТК РФСтатья 8 ТК РФ
В случаях, предусмотренных [ТК РФ]... другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами [РФ]... коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии [ЛНА]... учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
[ЛНА]... принятые без соблюдения установленного статьей 372 [ТК РФ]... порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению.

Статья 190 ТК РФ
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 [ТК РФ]... для принятия локальных нормативных актов.. В чем он состоит? Перед принятием решения об утверждении ЛНА работодатель, то есть руководство компании, передает проект документа и обоснование по нему в профсоюз. Тот, в свою очередь, не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта направляет работодателю свое письменное мотивированное мнение по нему. Если профсоюз не согласен с проектом или вносит в него свои поправки, работодатель может либо с этим мнением согласиться, либо в течение 3 дней после получения проекта документа провести дополнительные консультации с профсоюзом. Все не снятые при обсуждении проекта разногласия оформляются протоколом. После этого работодатель вправе утвердить локальный нормативный акт. А профсоюз может либо обжаловать его в трудовую инспекцию или в суд, либо начать процедуру коллективного трудового спора.

Стоит отметить, что локальные нормативные акты, принятые без соблюдения правил учета мнения профсоюза, не должны применяться вообще. Об этом прямо говорится в ТК РФСтатья 8 ТК РФ
В случаях, предусмотренных [ТК РФ]... другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами [РФ]... коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии [ЛНА]... учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
[ЛНА]... принятые без соблюдения установленного статьей 372 [ТК РФ]... порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению.

Статья 190 ТК РФ
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 [ТК РФ]... для принятия локальных нормативных актов.. Поэтому пусть чисто формально, но это требование должно выполняться. Это значит, что на ЛНА тех организаций, где есть профсоюз, мы должны увидеть не только гриф «Утверждено», но и отметку об учете мнения представительного органа.

Как оформить утверждение ЛНА

Работодатель может утвердить ЛНА, написав непосредственно на документе «Утверждаю» либо издав отдельный приказ (распоряжение) об утверждении. В первом случае отметку об учете мнения представительного органа работников лучше проставить в начале ЛНА. Во втором — в конце приказа об утверждении ЛНА, после подписи руководителя организации. Все эти требования подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Ознакомление работников с ЛНА: зачем это нужно делать

Помимо того что локальный нормативный акт необходимо утвердить, а в некоторых случаях согласовать с профсоюзом, всех работников надо ознакомить с ЛНА под росписьСтатья 22 ТК РФ
Работодатель обязан:
знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.. Конечно, если работодатель собирается применять свои ЛНА в качестве механизма управления. Если работник с «локалкой» не ознакомлен, доказать какие-то нарушения с его стороны практически нереально. И это значит, что работника невозможно привлечь к дисциплинарной ответственности.

А вот работодателя, наоборот, привлечь к ответственности за неознакомление работников с ЛНА очень даже можно. И суды однозначно признают это нарушением трудового законодательства. Посмотрите Постановление Верховного суда Республики Калмыкия от 03.07.2014 № 4А-38/14, Решения Брянского районного суда Брянской области от 17.07.2014 № 12-125, Московского областного суда № 21-135/14. То есть речь может идти о штрафе на организацию до 50 тысяч рублейСтатья 5.27 КоАП РФ
1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права...
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на [индивидуальных предпринимателей]... — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.. Кстати, обычно такой проступок бывает далеко не единственным выявленным инспекторами при проверке нарушением, допущенным работодателем. Поводом же для проверки становится недовольство работников из-за невыплаты денег или как раз привлечение к дисциплинарной ответственности.

Ознакомление работников с ЛНА: как это нужно делать

Есть два основных варианта ознакомления работников с локальными актами.

Самый простой и распространенный вариант — это когда работодатель знакомит работников c ЛНА через другой документ. Например, через расписки, журналы, трудовой договор. В них пишут фразу, что работник с ЛНА ознакомлен, тот ставит свою подпись и дату. Такое ознакомление называется косвенным, то есть когда локальный нормативный акт существует отдельно, а подпись, подтверждающая ознакомление с этим актом стоит не в самом ЛНА, а отдельно, в другом документе. Инспекционную проверку такой способ ознакомления проходит легко, претензий никто не предъявляет. Проблема заключается в том, что этот способ может дать сбой, если мы вдруг окажемся с работником в суде. Почему? Если работник заявит, что текст того ЛНА, с которым он был ознакомлен, отличается от нынешнего и тех положений, на которые ссылается работодатель, раньше в ЛНА не было, то именно работодателю придется доказывать обратное.

Поэтому самый безопасный вариант — это прямое ознакомление. Что под этим подразумевается? Это когда текст локального акта и лист ознакомления прошиваются вместе, с единой нумерацией страниц. К примеру, в правилах внутреннего трудового распорядка прошито, пронумеровано 150 листов, включая 50 листов ознакомления. Все это скреплено печатью компании и подписью должностного лица. Тогда при необходимости этот единый документ мы в суд и предъявляем. В таком случае проблем с доказыванием факта ознакомления с ЛНА быть не может. Поэтому такой вариант более надежен.

Но что бы вы ни выбрали, помните: у вас должно быть письменное свидетельство ознакомления работника с документом, то есть его «живая» подпись.

Ознакомление работников с ЛНА: когда это нужно делать

Еще один момент, связанный с порядком ознакомления: по условиям статьи 68 ТК РФ работник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами до подписания трудового договора. Это тоже технический момент, но работодатель должен уметь его подтверждать. Обычно рядом с фамилией, именем, отчеством и подписью работника проставляется дата ознакомления с ЛНАСтатья 68 ТК РФ
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с [ПВТР]... иными [ЛНА].... Порой указывается даже конкретное время (часы, минуты), когда ознакомление с ЛНА происходит в один день с подписанием трудового договора.

Но к ознакомлению с «локалкой» тоже должен быть здравый подход. В ТК РФ говорится об обязательном ознакомлении с ЛНА, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Поэтому, если должность работника не предполагает командировок, знакомить его с положением о служебных командировках не надо. Также не требуется знакомить работника и со штатным расписанием, кроме случаев, когда эта обязанность работодателя предусмотрена коллективным договором или другим ЛНА.

Но есть основной локальный нормативный акт, с которым должен быть ознакомлен каждый работник до подписания трудового договора. Это правила внутреннего трудового распорядка. На этом документе давайте остановимся подробнее.

Читать далее