Документируем проступок

Кто и как фиксирует проступок

Зафиксировать факт совершения дисциплинарного проступка можно любыми документами: служебной или докладной запиской, актом или решением комиссии по результатам расследования факта причинения ущерба работодателю. Кто это должен делать, зависит от того, в чем заключается проступок работника. То есть это должно быть лицо, на которое возложен контроль за соблюдением нарушенных правил и норм.

Например, если мы говорим об опоздании, то своевременную явку работников может контролировать табельщик или сотрудник отдела кадров — тот, кто ставит отметки в табеле учета рабочего времени. Помимо табельщика, контроль за соблюдением работниками режима работы находится в ведении руководителя структурного подразделения. Ведь именно у него люди отпрашиваются, если им необходимо пораньше уйти или попозже прийти, ему сообщают о болезни и других обстоятельствах, из-за которых они не могут прийти на работу. Если своевременно не подготовлен или не сдан некий отчет, то документировать такой проступок уже должен тот, кто проверяет соблюдение сроков его подготовки и сдачи. Если нарушена охрана труда, фиксировать это — задача специалиста по охране труда и так далееСтатья 91 ТК РФ
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником..

Сроки для взыскания

Принципиально важно при документальном оформлении нарушения, допущенного работником, зафиксировать две даты: когда работник совершил проступок и когда работодатель это обнаружил. Зачем это нужно?

Дело в том, что со дня обнаружения проступка отсчитывается месячный срок, в течение которого работодатель вправе привлечь работника к дисциплинарной ответственности. При этом днем обнаружения проступка считается день, когда о нем стало известно непосредственному руководителю работника, например начальнику отделаСтатья 193 ТК РФ
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения [профсоюза]....

В этот месячный срок не включается время болезни работника, время, когда он находился в отпуске — ежегодном, дополнительном, учебном, за свой счет. А вот отгулы, то есть дни отдыха, положенные по ТК РФ, сюда не относятся. На это прямо указал Пленум Верховного суда. Не засчитывается в месячный срок и время, необходимое на учет мнения профсоюза, если речь идет об увольнении работника, который в него вступилПостановление Пленума ВС от 17.03.2004 № 2
34. При этом следует иметь в виду, что:
б) днем обнаружения проступка... считается день, когда лицу, которому... подчинен работник, стало известно о совершении проступка...
в) в месячный срок... не засчитывается время болезни работника, пребывания его в отпуске, а также время, необходимое на [учет]... мнения [профсоюза, использование]... дней отдыха (отгулов) независимо от их продолжительности... не прерывает течение указанного срока;
г) к отпуску, прерывающему течение месячного срока, следует относить все отпуска....

А если начальник работника был в командировке и узнал о нарушении только спустя месяц?

В вашей ситуации месяц на привлечение к ответственности начнет течь с момента, когда начальник узнал о нарушении.

Но имейте в виду — привлечь человека к ответственности за дисциплинарное правонарушение можно не позднее 6 месяцев со дня его совершения. Этот срок предусмотрен, в частности, для того, чтобы ограничить период между моментом совершения нарушения и моментом его обнаружения. Шестимесячный срок увеличивается до 2 лет в тех случаях, когда нарушение выявлено по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки.

Применение дисциплинарного взыскания за пределами любого из этих сроков суды признают неправомерным. Посмотрите Апелляционные определения Верховного суда Республики Коми от 26.06.2014 № 33-3047/2014г., Ростовского областного суда от 12.08.2013 № 33-10143, Тульского областного суда от 25.09.2012 № 33-2503.

/ условие / Согласно должностной инструкции работник обязан направлять контрагентам акты об оказанных услугах заказным письмом с уведомлением о вручении в срок не позднее 5-го числа месяца, следующего за тем, в котором услуги оказаны. В случае, когда этот срок совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, акты должны быть направлены в ближайший следующий за ним рабочий день.

01.06.2015 начальник отдела продаж получил письмо от контрагента о том, что к нему до сих пор не поступил акт за декабрь 2014 г. С 29.05.2015 по 15.06.2015 работник, отвечающий за отправку актов, находился на больничном. В объяснительной записке от 16.06.2015 он написал, что не отправил оригиналы актов за декабрь ввиду сильной загруженности.

/ решение / Месячный срок со дня обнаружения проступка начинает исчисляться с 01.06.2015, из него исключается период болезни работника с 01.06.2015 по 15.06.2015 (15 дней), соответственно, он истекает 15.07.2015Статья 14 ТК РФ
Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока.
В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день..

Направить акты за декабрь работник должен был не позднее 12.01.2015. Значит, шестимесячный срок, в течение которого работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, начинает исчисляться с 13.01.2015 и истекает 13.07.2015.

Таким образом, приказ о наложении дисциплинарного взыскания должен быть издан не позднее 13.07.2015.

* При условии соблюдения прочих требований к процедуре (в частности, истребования объяснений у работника).

Документируем увольнение за неоднократное нарушение

В части документирования проступков работников я бы хотела обратить внимание еще на такой момент. Если вы увольняете работника, имеющего дисциплинарное взыскание, на основании пункта 5 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, вам придется доказать правомерность наложения как первого, так и второго дисциплинарного взысканияСтатья 81 ТК РФ
Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях:
5) неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание..

Давайте рассмотрим на примере.

Допустим, работник регулярно опаздывает на работу: каждый день на полчаса. Причем самое интересное, что, если попытаться с этим работником договориться и изменить ему график работы, передвинув начало рабочего дня с 9 часов на 10, опаздывать он не перестанет. Просто будет приходить к 10.30. Есть такие люди, я думаю, что они всем встречались. И вот в один прекрасный день это надоедает работодателю и он хочет уволить вечно опаздывающего работника. В тот же день фиксируется опоздание, от работника требуют объяснения и издают приказ о вынесении, к примеру, замечания. Какое-то время взыскание действует, но вскоре работник снова опаздывает. Работодатель опять соблюдает ту же процедуру, но теперь уже увольняет работника по пункту 5 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Согласно Кодексу при повторном нарушении со стороны работника работодатель вправе применять уже такой вид дисциплинарного наказания, как увольнение, если, конечно, дисциплинарное взыскание за прошлое нарушение еще не снято и не погашено. Причем на самом деле никто не требует, чтобы это были два одинаковых нарушения. В первый раз это может быть опоздание, а во второй — другое нарушение, но могут быть и два опоздания, как в нашей ситуации. При любых обстоятельствах в случае возникновения судебного спора работодателю нужно будет доказать правомерность наложения как первого, так и второго дисциплинарного взыскания. Если работник обжалует хотя бы одно, даже первое взыскание, рухнет вся цепочка и увольнение будет считаться незаконным. Свидетельств тому много, например Кассационное апелляционное определение Мосгорсуда от 16.04.2014 № 33-10146.

Многие работодатели в связи с этим подстраховываются и создают целую цепочку дисциплинарных взысканий. Но тут важно помнить, что выговор или замечание живут всего 1 год со дня вынесения, поэтому все взыскания должны быть вынесены в пределах годаПостановление Пленума ВС от 17.03.2004 № 2
33. ...работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по [п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ]... при условии, что к работнику ранее было применено дисциплинарное взыскание и на момент повторного неисполнения им без уважительных причин трудовых обязанностей оно не снято и не погашено.
Если судом будет установлено, что дисциплинарное взыскание наложено с нарушением закона, этот вывод должен быть мотивирован в решении со ссылкой на конкретные нормы законодательства, которые нарушены.

Статья 194 ТК РФ
Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания.
Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или [профсоюза]....

Но вернемся к нашему опоздавшему. Он два раза на неделе опоздал, и его уволили. С увольнением он не согласен и идет в суд. А суд говорит: давайте посмотрим на обстоятельства, предшествующие данной конкретной ситуации, — сколько лет работник уже трудится в организации и как он работал раньше.

Согласно статье 192 Трудового кодекса при наложении дисциплинарного взыскания работодатель должен учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен. Пленум Верховного суда добавил к этому перечню также предшествующее поведение работника и его отношение к труду.

Что говорит работодатель? Что работник НИКОГДА не приходит на работу вовремя, ПОСТОЯННО опаздывает. Работодатель не понимает, что его слова оборачиваются против него самого. Суд говорит — докажитеПостановление Пленума ВС от 17.03.2004 № 2
53. ...обстоятельством, имеющим значение для правильного рассмотрения дел об оспаривании дисциплинарного взыскания или о восстановлении на работе и подлежащим доказыванию работодателем, является соблюдение им при применении к работнику дисциплинарного взыскания... общих принципов юридической, а следовательно и дисциплинарной, ответственности, таких, как справедливость, равенство, соразмерность, законность, вина, гуманизм.
В этих целях работодателю необходимо представить доказательства, свидетельствующие не только о том, что работник совершил дисциплинарный проступок, но и о том, что при наложении взыскания учитывались тяжесть этого проступка и обстоятельства, при которых он был совершен... а также предшествующее поведение работника, его отношение к труду.. И в этот самый момент работодатели сыпятся, потому что подтвердить ничего не могут. Работодатель в подтверждение обстоятельств, на которые ссылается, должен представить табель учета рабочего времени работника как минимум за год. Как вы думаете, что в табеле? Я не знаю, во сколько каждый из вас приходит на работу, но уверена, что в табеле в любом случае полный порядок: все приходят вовремя и отрабатывают положенное количество часов.

При этом табель учета рабочего времени закрывается по итогам каждого месяца и на его основании производится расчет заработной платы, с которой, в свою очередь, уплачиваются налоги и взносы. То есть задним числом переделать этот документ с учетом опозданий работника невозможно. Уже выплачена зарплата исходя из полностью отработанного рабочего времени, уже произведены все отчисления в бюджет. Даже если с натяжкой предположить, что мы оплачиваем работнику полчаса ежедневного опоздания в качестве подарка, должен быть документ, оформленный надлежащим образом, на основании которого мы так делаем. Такого документа, естественно, у работодателя не оказывается. А если бы он и был, выглядело бы все это как-то некрасивоПисьмо Роструда от 02.12.2009 № 3567-6-1
Согласно ст. 91 [ТК РФ]... работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Сведения об использовании рабочего времени отражаются в табеле учета использования рабочего времени по форме Т-12 [или Т-13, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1]....

И что мы получаем в итоге?

Работодатель заявляет в суде, что работник постоянно опаздывает на работу, а при этом в официальном документе учета рабочего времени, на основании которого он производит оплату труда, у него стоят одни восьмерки. Какую картину видит суд? Работник год ходил на работу вовремя, а после двух опозданий его сразу уволили. Нехорошо! Работника уволили незаконно, а значит, его нужно восстановить на работе и оплатить ему вынужденный прогул.

О чем говорит этот пример? Был ли прав работодатель в отношении увольнения работника? Несомненно, был. Но смог ли он подтвердить свою правоту? Нет. Если мы начинаем документировать проступки работника только тогда, когда собираемся его увольнять, велик шанс, что в суде нам просто не хватит доказательств.

Работодателю нужно уметь выстраивать в компании систему документирования всех проступков работников. Простой принцип: работник нарушил — работодатель задокументировал. Выносить в каждом случае дисциплинарное взыскание не обязательноСтатья 22 ТК РФ
Работодатель имеет право:
привлекать работников к дисциплинарной... ответственности....

Если все нарушения работников в компании документируются, то, во-первых, у работодателя есть возможность в нужный момент просто сесть и поговорить с работником предметно. Во-вторых, у него есть задокументированная предыстория поведения работника для суда. Это очень важный момент в случае наложения такого дисциплинарного взыскания, как увольнение.

Валентина Васильевна, а вот у нас на работе электронная система учета рабочего времени и в программе видны все опоздания работника. Этого разве недостаточно?

Ну, прежде всего, фиксировать нужно все проступки, а не только опоздания. И по моему мнению, опоздание должно отражаться в табеле. Хотя бы потому, что, по справедливости, опоздавшему надо уменьшить зарплату, поскольку часть рабочего времени им не отработана. Однако я знаю отдельные судебные решения, когда факт опоздания признается доказанным, даже если он не отражен в табеле. Когда во внимание принимаются как раз распечатка электронной системы и иные свидетельстваАпелляционное определение Мосгорсуда от 24.05.2013 № 11-17612/13
Факт опоздания В. подтвержден совокупностью иных доказательств — распечаткой электронной системы, журналом выдачи ключей, и по сути, не оспаривался истцом.
То обстоятельство, что в табелях учета рабочего времени ответчик не отражал факты опозданий истца на работу, не является [основанием]... для вывода о своевременности приходов истца на работу, поскольку, как следует из объяснений ответчика, табель... в данном случае отражает возможность оплаты заработной платы работнику. Налагая на работника дисциплинарное взыскание, работодатель ставил целью пресечение нарушения впоследствии и недопущение повторения дисциплинарного проступка, а не удержание из его заработной платы.
При таких обстоятельствах вывод суда о недоказанности факта опозданий В. на работу, не может быть признанным соответствующим обстоятельствам дела.
...приказ... о привлечении В. к дисциплинарной ответственности является законным..

Но в любом случае в большинстве своем суды исходят из совокупности представленных работодателем доказательств — актов, служебных записок, свидетельских показаний, табелей учета рабочего времени. Поэтому уповать только на распечатку с электронной пропускной системы при необходимости подтвердить факт прогула или опоздания не стоит.

Кроме того, я бы хотела обратить внимание вот на что. Электронная система учета рабочего времени хотя и удобна, но имеет свои минусы. И при проведении инспекционных проверок она нередко срабатывает против работодателя.

Предположим, я прихожу к вам как инспектор по жалобе работника на то, что он работает до 12 ночи, но никто ему за это не платит.

Первое, что я делаю, это прошу табель учета рабочего времени. Что я там вижу? Наверняка восьмерки. Как шутят инспекторы труда, если ребенок в школе красиво пишет восьмерку — это будущий кадровик. Итак, у меня на руках жалоба работника и табель с восьмерками. Я запрашиваю распечатку из вашей электронной системы учета рабочего времени. А там в разное время и явка на работу, и уход с нее. Один день человек работал 7 часов, в другие дни по 9, а то и по 10. То есть в распечатке далеко не все так красиво, как в табеле. Поэтому если у вас есть электронная система именно учета рабочего времени, то при оплате труда должно учитываться время, отработанное работником согласно такой системе. А данные распечаток с нее должны совпадать с тем, что отражено в табеле. Расхождения могут быть расценены инспектором как нарушение трудового законодательства. Кроме того, если электронная система используется именно для учета рабочего времени, все работники должны быть извещены об этом. Тогда должен быть регламент, который бы устанавливал, что пропуск нельзя терять, что проходить по нему может только его владелец и так далее.

Поэтому такую электронную систему, о которой вы говорите, лучше использовать как просто электронную систему прохода, но не как систему учета рабочего времени.

Если больше вопросов нет, давайте вернемся к процедуре привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Следующий ее этап — это истребование у работника объяснений в отношении допущенного нарушения. И здесь тоже есть свои технические тонкости.