Первичный документ: обязательные реквизиты

Пунктом 2 статьи 9 Закона о бухучете предусмотрено всего семь обязательных реквизитов первичного документа. Их вы видите на слайде.

Этот перечень реквизитов практически не отличается от перечня, который был предусмотрен старым Законом № 129-ФЗ. Хотя есть и несколько небольших новшеств.

Когда достаточно только денежного или только натурального измерителя

Первое изменение коснулось такого реквизита, как величина измерения факта хозяйственной жизни. По старому Закону № 129-ФЗ в первичном документе измеритель хозяйственной операции должен был указываться и в натуральном, и в денежном выражении. Но, согласитесь, не все факты нашей хозяйственной жизни можно измерить в натуральных единицах (килограммах, штуках, человеко-часах, метрах и т. п.). Например, операции, связанные с движением денег в кассе организации или на ее банковских счетах, отражаются только в рублях и, возможно, в иностранной валюте.

Поэтому в новом Законе сказано, что в первичном документе может быть указан или денежный, или натуральный измеритель. Так, в кассовых документах вы фиксируете только денежное выражение операции. А при перемещении материальных ценностей внутри одной организации можно обойтись только натуральным показателем.

Однако учтите, это вовсе не означает, что вы можете произвольно выбирать, какой измеритель указывать в документе: денежный или натуральный. Если факт хозяйственной жизни можно оценить и в деньгах, и в натуре и это существенная информация, то в документе надо написать и то и другое.

У нас много договоров в иностранной валюте, по которым мы платим рублями. Можно в первичных документах указывать только валютную стоимость?

Можно ли составлять первичку в у. е.

Унифицированная первичка, которая всегда предусматривала указание суммы именно в рублях, теперь необязательна, но, несмотря на это, отсутствие рублевой оценки валюты может привести к конфликту с налоговиками. По их мнению, составление первички только в у. е. или в валюте неправомерно, так как согласно Закону № 402-ФЗ денежное измерение объектов бухгалтерского учета производится в рубляхПисьмо УФНС по Московской области от 28.02.2014 № 16-21/10933
...составление отгрузочных документов в условных единицах является неправомерным..

Хотя, на мой взгляд, указание в документе суммы только в валюте или у. е. никак не мешает организации пересчитать ее в рубли в соответствии с требованиями ПБУ 3/2006ПБУ 3/2006
9. Для составления бухгалтерской отчетности стоимость вложений во внеоборотные активы... материально-производственных запасов и других активов [кроме денег в кассе и на банковских счетах, ценных бумаг (за исключением акций), средств в расчетах (за исключением авансов)]... а также... полученных и выданных авансов... принимаются в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату совершения операции... в результате которой указанные активы и обязательства принимаются к бухгалтерскому учету.
Активы и расходы... в счет оплаты которых организация перечислила аванс... признаются в бухгалтерском учете этой организации в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату пересчета в рубли средств выданного аванса... в части, приходящейся на аванс..., оформив такой пересчет бухгалтерской справкой. Кроме того, скорее всего, рублевая оценка в документе поставщика на дату отгрузки и оценка покупателя на дату принятия товаров к учету будут отличаться из-за разницы в курсах. То есть рублевая сумма, указанная поставщиком в документе, в учет покупателя все равно не попадет, если только не было 100-про­центной предоплаты.

Поэтому хочется надеяться, что Письмо с такими разъяснениями — это единичный случай. Но пока не появилось «разрешающих» разъяснений Минфина или ФНС, рисковать не стоит.

А вот если вы используете разработанную ФНС форму универсального передаточного документа, то при цене, установленной договором в у. е. или в валюте, но с оплатой в рублях, заполнять УПД придется в рублях. Почему? Потому что УПД создан на основе счета-фактуры, который в у. е. заполнять вообще нельзя, а в валюте заполнять можно только при валютных расчетах.

Лицо, совершающее операцию, и лицо, ответственное за ее оформление: в чем отличие

Второе изменение в обязательных реквизитах первичного документа касается составляющего его лица. Если сравнить формулировки нового и старого Законов о бухучете, то можно заметить, что и там и там есть должность и подпись лица, совершающего операцию и ответственного за ее оформление. Отличие в том, что Законом № 402-ФЗ предусмотрена ситуация, когда нет лица, совершившего операцию, и в таком случае подписывает первичный учетный документ человек, ответственный за оформление свершившегося событияЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу)

Статья 9
2. Первичные учетные документы... должны содержать следующие обязательные реквизиты:
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц..

Конечно, в большинстве случаев первичный документ оформляет лицо, совершающее операцию. Например, кладовщик отпускает материалы со склада в цех, составляет и подписывает накладную на внутреннее перемещение. То есть он совершает операцию по передаче материала и одновременно отвечает за ее оформление. То же самое происходит при отгрузке товара по договору поставки, если документ оформляет работник, отпустивший товар.

А бывает, что нет ни сделки, ни операции, а событие, оказывающее влияние на финансовое положение организации и на ее отчетность, есть. И тогда первичный документ подписывает лицо, ответственное за оформление свершившегося события. Например, бухгалтер, ответственный за конкретный участок бухучета, при расчете курсовых разниц или остатков незавершенного производства составляет и подписывает по такому факту хозяйственной жизни бухгалтерскую справку. Понятно, что он сам не имеет никакого отношения к колебаниям курса валют или к величине незавершенного производства. Но он документально фиксирует эти факты. И бухгалтерская справка будет документом, подписанным лицом, ответственным лишь за оформление свершившегося события.

Возможна и ситуация, когда совершает операцию одно лицо, а оформляет другое. Это происходит, если расходник оформляет бухгалтер, а деньги выдает кассир или если ведение бухучета и оформление первички передано другой организации по договору на аутсорсинг. В этих случаях формой первичного документа должны быть предусмотрены две подписи: одна — того, кто совершает операцию, а вторая — того, кто ее оформляет.

Но если за совершение операции и ее оформление отвечает один и тот же человек, то ему не нужно дважды расписываться в документе, даже если в нем, как например в УПД, предусмотрены две отдельные строчки для подписей. Достаточно расписаться один раз в любой из них.

Так мы плавно подошли к вопросам о том, кто вправе подписывать первичку и как предоставить право подписи первичных документов.

Кто должен подписать первичку

Для придания документу юридической силы он должен быть подписан лицом, имеющим необходимые полномочия.

Руководитель организации может подписывать первичку по умолчанию, ему для этого ничье разрешение не требуется. Он по закону вправе совершать сделки и подписывать любые документы от имени компании без доверенностиЗакон от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

Статья 69
2. Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки...

Закон от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Статья 40
3. Единоличный исполнительный орган общества:
1) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки..

Но если руководителю придется подписывать все документы организации, он очень скоро, как говорится, взвоет. Тем более Закон № 402-ФЗ не устанавливает, что первичные документы должен подписывать исключительно он сам. Поэтому руководитель вправе кого-то уполномочить на подписание первички. И это могут быть не только ваши работники.

Как передать право подписи

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документовИнформация Минфина № ПЗ-10/2012
Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов....

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

— внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);

— доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает. Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Нужна ли подпись главбуха в первичке

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицоУказание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
4.3. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром.

Письмо ЦБ от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002
При этом под термином «бухгалтер» понимается бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо юридического лица, физическое лицо, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое — НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Законна ли факсимильная подпись

Буквально пару слов скажу о факсимильной подписи. Как вы знаете, Минфин всегда считал, что проставление факсимиле на первичных документах и счетах-фактурах незаконно.

Президиум ВАС в Постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 тоже пришел к выводу, что этого делать нельзя. При этом Президиум ВАС упомянул и о том, что Закон о бухучете не дает возможности ставить факсимиле на бухгалтерской документацииПисьмо Минфина от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
...законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11
Отказ обществу в удовлетворении его заявления суды мотивировали ссылками на статью 169 Кодекса и Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон № 129-ФЗ), которые не содержат положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.
Положениями статьи 169 Кодекса не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Федеральный закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.. После этого суды стали считать, что факсимильная подпись в первичке и счетах-фактурах недопустима.

Поэтому любой первичный документ, составленный на бумаге, должен содержать собственноручную подпись ответственных лиц. В противном случае налоговики в ходе проверки могут снять ваши налоговые расходы и вычеты по НДС. Не поможет даже то, что подписание документов факсимиле вы предусмотрели в договоре с контрагентом.

Да, и не забывайте, что перечень обязательных реквизитов, установленный Законом № 402-ФЗ, для некоторых документов может быть расширен другими нормативными актами. Например, есть дополнительные требования к таким документам, как:

— путевой лист, для него обязательные реквизиты установлены Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152;

— формы бланков строгой отчетности, разработанные самостоятельно;

— товарные чеки и другие документы, выдаваемые плательщиками ЕНВД взамен чеков ККТ и БСО.

А теперь отдельно остановимся на таком реквизите первичных документов, как печать.

Читать далее