Печать: когда ее ставить на документах

Иметь печать — право, а не обязанность

Начну с главной новости этого года, касающейся печатей: 7 апреля вступил в силу Закон № 82-ФЗ, который освободил акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью от обязанности иметь печать. Ранее она была установлена в Законах об ООО и об АО.

Теперь обязанность заменена на право общества иметь печать. При желании воспользоваться этим правом общество должно закрепить это в своем уставеЗакон от 26.12.95 № 208-ФЗ

Статья 2
7. Общество вправе иметь печать... и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.
Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

Закон от 08.02.98 № 14-ФЗ

Статья 2
5. Общество вправе иметь печать... и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.
Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.. Раньше подобного требования к уставам не было, так как общества должны были иметь печать независимо от того, прописано это в их уставах или нет. Поэтому тем АО и ООО, у которых в учредительных документах ничего про печать не сказано (а такие есть), но которые хотят «легализовать» свою печать, сейчас придется вносить изменения в уставы.

Таким образом, вопрос о том, будет у общества печать или нет, сейчас отдан на откуп общему собранию участников или акционеров. И собрание должно решить этот вопрос либо на этапе создания общества, либо при внесении изменений в его устав.

Кстати, заметьте, речь идет исключительно об АО и ООО. Некоммерческие организации, а также ГУПы и МУПы от обязанности иметь печать не освобождены.

Что делать тем, кто сохранил печать

Проще всего тем обществам, которые не собираются отказываться от печати и у которых в уставе изначально была запись о ней. Таким организациям вообще ничего делать не нужно, они просто продолжают жить как раньше.

Однако им стоит учитывать, что если по уставу у общества есть печать, то федеральным законом может быть установлена обязанность эту печать в определенных случаях использовать. А это значит, что в таких ситуациях исходящий от общества документ, не скрепленный печатью, не будет иметь юридической силы. Например, тем же Законом № 82-ФЗ, которым была отменена обязательность печати, были внесены поправки в ГПК, АПК и ряд других законов, где упоминалось о необходимости печати на некоторых документах. В итоге с 7 апреля 2015 года такие документы, как доверенности, выдаваемые для представительства в суде, должны быть скреплены печатью организации, только если у организации есть печать. Как вы понимаете, имеется в виду не просто физическое наличие печати, то есть устройства, позволяющего нанести оттиск на документ, а «юридическое», то есть наличие сведений о печати в уставе организации.

А на обычной доверенности от имени организации печать можно не ставить?

Вообще-то требование о печати на обычной (не судебной) доверенности убрали из ГК еще с 1 сентября прошлого годаСтатья 185.1 ГК РФ
4. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.. Хотя лично я рекомендую продолжать ее ставить. Ведь печать на доверенности организации не делает этот документ ничтожным. А за те годы, пока ГК обязывал ее ставить, печать на доверенности стала привычной. В некотором смысле это стало таким же обычаем делового оборота, каким является проставление печати на договорах. Да и психологически люди больше готовы доверять бумаге с печатью, чем без таковой.

Что делать тем, кто отказался от печати

Вместе с тем с 7 апреля, если в вашем уставе ничего о печати не сказано, вы вообще не обязаны ее ставить на каких бы то ни было документах. Хотя, если вы будете продолжать это делать, никто вас за это не накажет. Ни запрета на использование печати, упоминания о которой нет в уставе, ни негативных последствий ее использования для самой организации и для ее контрагентов нет.

Подытожим. Во-первых, АО или ООО само решает, иметь печать или нет. Во-вторых, если общество решило, что печать ему нужна, надо указать это в его уставе. В-третьих, если в уставе общества сказано, что у него есть печать, то оно обязано ее использовать только в случаях, установленных федеральным законом.

Исходя из этих трех правил, мы и должны искать ответ на вопрос: а нужно ли сейчас ставить печать на первичных документах?

Нужна ли печать на первичке, отчетности и договорах

В числе обязательных реквизитов первичного учетного документа печать не названа. И по крайней мере, пока ни один другой федеральный закон не обязывает АО или ООО ставить печать на первичных документах.

Знаю: многих бухгалтеров смущает то, что реквизит «печать» встречается в некоторых обязательных формах первичной учетной документации. Это, в частности, квитанция к ПКО (форма № КО-1), кассовая книга (форма № КО-4), журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), БСО и платежное поручениеПоложение, утв. Постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359
3. [БСО]... должен содержать следующие реквизиты... должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации....

Но все эти формы документов и требования к заполнению их реквизитов утверждены подзаконными нормативными актами, а не федеральными законами. Сами же законы, во исполнение которых утверждены эти формы, не содержат требования о наличии на документах печати организации.

Также подзаконными нормативными актами предусмотрено проставление печати в трудовых книжках работниковПравила, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225
35. При увольнении работника... все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются... печатью работодателя...

Инструкция, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69
2.2. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает... лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации... в которой впервые заполнялась трудовая книжка., на некоторых формах налогового учета и отчетности. Например, наличие печати предусмотрено на подаваемой в бумажной форме отчетности по налогам и взносам: в справке 2-НДФЛ, декларациях по налогу на прибыль и УСНО, на форме РСВ-1 ПФР.

А вот в трудовом договоре печать не нужна. Причем ее не надо было ставить и до принятия Закона № 82-ФЗ — Трудовой кодекс этого не требовал, а организации ставили ее по привычке.

Поэтому даже если вы решили сохранить и «легализовать» свою печать, ее использование при составлении первички — ваше личное дело: хотите — ставьте, не хотите — не ставьте. Также имейте в виду: организация может сама обязать себя проставлять печать на составляемой ею документации, закрепив такое требование в своей бухгалтерской учетной политике.

Тем более не обязана ставить печать на своих документах организация, которая отказалась от печати, то есть если в ее уставе написано, что печати у нее нет, или про печать там вообще ничего не сказано. Но и запретить такой организации использовать печать пока никто не может.

Это на сегодняшний день следует из законодательства. Однако поскольку закон только вступил в силу, еще неизвестно, какими будут официальные разъяснения контролирующих органов относительно оформления документов в связи с отменой печатей. Поэтому я могу дать только одну рекомендацию: независимо от того, что написано в вашем уставе про печать и написано ли там вообще про нее хоть что-нибудь, пока продолжайте ее использовать.

Следующий аспект, на котором необходимо остановиться, говоря о первичке, — это правила ее исправления.