Первичные документы: исправление
Куда можно, а куда нельзя вносить исправления
В первичные документы можно вносить исправления, если это не запрещено законами или нормативными правовыми актами в сфере бухучета. Пока нельзя вносить исправления только в кассовые документы (ПКО, РКО) и платежные банковские документы.
В остальные же первичные документы вносить исправления можно и нужно.
Правила исправления первички достаточно просты, однако их применение на практике все равно вызывает вопросы.
Например, внося исправления в первичные документы, мы должны указать в самом документе дату исправления, а исправление заверить подписями тех же лиц, которые этот документ составили. Естественно, с указанием их фамилий и инициало
Статья 9
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.
Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Положение, утв. Минфином СССР 29.07.83 №105
4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную... исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
4.7. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов [приходных и расходных кассовых ордеров], допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.
Положение, утв. ЦБ 19.06.2012 № 383-П
2.4. Контроль целостности распоряжения [на перевод денег] на бумажном носителе осуществляется банком посредством проверки отсутствия в распоряжении внесенных изменений (исправлений)..
Соответственно, если в составлении документа участвовали представители нескольких организаций, то все они должны заверить исправления своими подписями.
Вот на этом этапе обычно и возникают сложности, поскольку может случиться так, что с момента составления документа до внесения в него исправлений много воды утекло и некоторые люди, составившие документ, занимают уже другие должности или попросту уволились из организации. И многие бухгалтеры задают вопрос: а можно ли исправлять документ в этом случае? Ведь при буквальном прочтении пункта 7 статьи 9 Закона
Однако как это сделать? Для ответа на этот вопрос нужно рассмотреть способы внесения исправлений в первичку, которых всего три.
Как исправить, зачеркивая неправильное
Первый способ исправления традиционный — когда неправильный текст зачеркивается, а над (под) ним (или если места мало, то на свободном поле документа) указывается верный, после чего делается исправительная надпись.
Пример. Внесение исправлений путем зачеркивания неправильных сумм в документе
НАКЛАДНАЯ № 48 от 30.04.2015
НА ОТПУСК МАТЕРИАЛОВ
Материальные ценности (наименование, сорт, марка) | Единица измерения (наименование) | Количество | Цена, руб. коп. | Сумма без учета НДС, руб. коп. | Сумма НДС, руб. коп. | Всего с учетом НДС, руб. коп. |
Пленка пароизоляционная | Рулон | 4 | 6140,00 7140,00 | 28 560,00 | 5 140,80 | 33 700,80 |
Исправленному 15.05.2015 в строке 1 графы 4 «6140,00» на «7140,00» верить.
| |
| | ||
| |
| | ||
|
| | |||
| |
| |
Может ли такое исправление подписать лицо, которое заняло должность уволившегося работника, принимавшего участие в составлении документа? Может, хотя выглядеть это будет странно. Ведь получается, что человек, который не принимал участия в операции, свидетельствует о том, что она была неправильно отражена в составленном тогда документе. К тому же новый работник может просто отказаться подписывать такие исправления и будет в своем праве.
Как исправить, составляя новый документ
Второй способ исправления документа — составление нового, правильного документа с теми же реквизитами. В этом случае мы делаем вид, что документа с ошибками вообще не было. Для применения этого способа исправлений нужно, чтобы выполнялись два условия:
1) все экземпляры изначального документа должны быть уничтожены. Иначе один и тот же факт хозяйственной жизни организации будет зафиксирован в двух бумагах с разным содержанием, а это может привести к путанице и спорам;
2) в новом документе должны расписаться те же лица, которые составляли изначальный документ.
Как исправить, составляя корректировочный документ
Поэтому если документ подписан лицами, которые не могут принять участия в его исправлении, нам придется воспользоваться третьим способом.
Он заключается в составлении корректировочного документа, то есть документа, в котором мы фиксируем, что в изначальном документе допущена ошибка, и указываем, какие сведения являются правильными. Ближайшая аналогия — внесение исправлений или корректировок в счета-фактуры.
А так как корректировочный первичный документ по сути является новым документом, то и составить его могут не те люди, которые составили изначальный документ, а те, кто обнаружил в нем ошибку.
Пример. Внесение исправлений путем создания корректировочного документа
/ условие / В первоначально оформленную накладную на отпуск материалов № 35 от 10.03.2015 была неправильно вписана общая сумма с учетом НДС: было указано 6 808,00 руб. вместо 6 608,00 руб.
К дате выявления ошибки и внесения исправлений 23.06.2015 главный бухгалтер Л.Ю. Смирнова уволилась и на эту должность был принят новый работник И.В. Сергеев.
/ решение / Корректировочная накладная на отпуск материалов с внесенной в нее правильной общей суммой с учетом НДС будет выглядеть так.
НАКЛАДНАЯ № 35 от 10.03.2015
НА ОТПУСК МАТЕРИАЛОВ
Исправление № 1 от 23.06.2015
Материальные ценности (наименование, сорт, марка) | Единица измерения (наименование) | Количество | Цена, руб. коп. | Сумма без учета НДС, руб. коп. | Сумма НДС, руб. коп. | Всего с учетом НДС, руб. коп. |
Армированная пленка (толщина — 140 мкм; 100 кв. м) | Рулон | 2 | 2800,00 | 5600,00 | 1008,00 | 6608,00 |
| |
| | ||
| |
| | ||
|
| | |||
| |
| |
Кстати, аналогичный способ был предложен ФНС, согласован с Минфином и описан в Письме про порядок исправления универсального передаточного документа. Его можно применять независимо от того, как составляется документ — в бумажном или электронном виде. Итак, к первоначально оформленному первичному документу, если в нем впоследствии обнаружили ошибки, можно оформить корректировочный документ. Или даже несколько таких документов, если было несколько правок. Такие корректировочные документы должны иметь последовательную нумерацию в строго хронологическом порядке.
Говоря о внесении исправлений в первичку, мы, как правило, подразумеваем документы, составленные на бумаге. Но Закон
Как исправить электронный документ
При этом Закон о бухучете не разграничивает порядок внесения исправлений в зависимости от того, с каким первичным документом мы имеем дело: бумажным или электронным. Получается, что электронные документы тоже можно исправлять. Но исправить такие документы традиционным способом невозможно. Во-первых, обычно форматы электронных документов просто не допускают внесения исправлений в сформированные и подписанные документы. Во-вторых, в некоторых случаях нормативные акты прямо запрещают вносить исправления в электронные документы.
1.2. ...исправление заполненных с ошибками... показателей УПД [не препятствующих вычету НДС] рекомендуется производить путем составления нового исправленного экземпляра УПД. В новом экземпляре УПД... указывается порядковый номер исправления УПД и дата исправления.
В новый экземпляр УПД в этом случае рекомендуется переносить все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием по соответствующим позициям первичного учетного документа, нуждающимся в исправлении, новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных).
Указанный способ внесения исправлений соответствует законодательству... о бухгалтерском учете и НК РФ и может применяться для исправления показателей УПД как первичного учетного документа в любой его части и вне зависимости от того, составлен ли документ на бумажном носителе или в электронном виде.
Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
4.7. В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается..
В завершение темы внесения исправлений в первичные документы отмечу, что, по мнению Минфина, если ошибки являются несущественными, то их можно не исправлять, так как это не делает документ дефектным для целей налогообложения. К несущественным Минфин относит ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимости и других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни, с которыми связано применение определенного порядка налогообложения. Как видите, подход к несущественным ошибкам в документах, подтверждающих расходы, сходен с подходом к ошибкам в счетах-фактурах. Причем Письмо Минфина, в котором высказана эта позиция, размещено на официальном сайте ФНС в качестве разъяснения, обязательного для применения налоговыми органам
Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль..
С правилами оформления и исправления первички мы более или менее разобрались, пора поговорить собственно о документообороте.
Читать далее