Первичные документы: исправление

Куда можно, а куда нельзя вносить исправления

В первичные документы можно вносить исправления, если это не запрещено законами или нормативными правовыми актами в сфере бухучета. Пока нельзя вносить исправления только в кассовые документы (ПКО, РКО) и платежные банковские документы.

В остальные же первичные документы вносить исправления можно и нужно.

Правила исправления первички достаточно просты, однако их применение на практике все равно вызывает вопросы.

Например, внося исправления в первичные документы, мы должны указать в самом документе дату исправления, а исправление заверить подписями тех же лиц, которые этот документ составили. Естественно, с указанием их фамилий и инициаловЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 9
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.
Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Положение, утв. Минфином СССР 29.07.83 №105
4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную... исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
4.7. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов [приходных и расходных кассовых ордеров], допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Положение, утв. ЦБ 19.06.2012 № 383-П
2.4. Контроль целостности распоряжения [на перевод денег] на бумажном носителе осуществляется банком посредством проверки отсутствия в распоряжении внесенных изменений (исправлений)..

Соответственно, если в составлении документа участвовали представители нескольких организаций, то все они должны заверить исправления своими подписями.

Вот на этом этапе обычно и возникают сложности, поскольку может случиться так, что с момента составления документа до внесения в него исправлений много воды утекло и некоторые люди, составившие документ, занимают уже другие должности или попросту уволились из организации. И многие бухгалтеры задают вопрос: а можно ли исправлять документ в этом случае? Ведь при буквальном прочтении пункта 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ получается, что должны совпадать и должности, и ф. и. о. лиц, которые изначально подписали документ, а потом заверили своими подписями исправления. Но, согласитесь, было бы странным, если бы увольнение конкретных физических лиц, которые участвовали в составлении первичного документа и допустили в нем ошибку, стало бы препятствием для его исправления.

Однако как это сделать? Для ответа на этот вопрос нужно рассмотреть способы внесения исправлений в первичку, которых всего три.

Как исправить, зачеркивая неправильное

Первый способ исправления традиционный — когда неправильный текст зачеркивается, а над (под) ним (или если места мало, то на свободном поле документа) указывается верный, после чего делается исправительная надпись.

Может ли такое исправление подписать лицо, которое заняло должность уволившегося работника, принимавшего участие в составлении документа? Может, хотя выглядеть это будет странно. Ведь получается, что человек, который не принимал участия в операции, свидетельствует о том, что она была неправильно отражена в составленном тогда документе. К тому же новый работник может просто отказаться подписывать такие исправления и будет в своем праве.

Как исправить, составляя новый документ

Второй способ исправления документа — составление нового, правильного документа с теми же реквизитами. В этом случае мы делаем вид, что документа с ошибками вообще не было. Для применения этого способа исправлений нужно, чтобы выполнялись два условия:

1) все экземпляры изначального документа должны быть уничтожены. Иначе один и тот же факт хозяйственной жизни организации будет зафиксирован в двух бумагах с разным содержанием, а это может привести к путанице и спорам;

2) в новом документе должны расписаться те же лица, которые составляли изначальный документ.

Как исправить, составляя корректировочный документ

Поэтому если документ подписан лицами, которые не могут принять участия в его исправлении, нам придется воспользоваться третьим способом.

Он заключается в составлении корректировочного документа, то есть документа, в котором мы фиксируем, что в изначальном документе допущена ошибка, и указываем, какие сведения являются правильными. Ближайшая аналогия — внесение исправлений или корректировок в счета-фактуры.

А так как корректировочный первичный документ по сути является новым документом, то и составить его могут не те люди, которые составили изначальный документ, а те, кто обнаружил в нем ошибку.

Кстати, аналогичный способ был предложен ФНС, согласован с Минфином и описан в Письме про порядок исправления универсального передаточного документа. Его можно применять независимо от того, как составляется документ — в бумажном или электронном виде. Итак, к первоначально оформленному первичному документу, если в нем впоследствии обнаружили ошибки, можно оформить корректировочный документ. Или даже несколько таких документов, если было несколько правок. Такие корректировочные документы должны иметь последовательную нумерацию в строго хронологическом порядке.

Говоря о внесении исправлений в первичку, мы, как правило, подразумеваем документы, составленные на бумаге. Но Закон № 402-ФЗ уравнял первичные учетные документы на бумажном носителе и документы, составленные в электронном виде, заверенные электронной подписью.

Как исправить электронный документ

При этом Закон о бухучете не разграничивает порядок внесения исправлений в зависимости от того, с каким первичным документом мы имеем дело: бумажным или электронным. Получается, что электронные документы тоже можно исправлять. Но исправить такие документы традиционным способом невозможно. Во-первых, обычно форматы электронных документов просто не допускают внесения исправлений в сформированные и подписанные документы. Во-вторых, в некоторых случаях нормативные акты прямо запрещают вносить исправления в электронные документы. В-третьих, даже если исправление возможно, то фактически это приводит к уничтожению изначального документа. Поэтому исправить электронный документ можно только путем составления нового документа. И подписать его смогут только те люди, которые работают в организации в момент обнаружения и исправления ошибкиПисьмо ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@
1.2. ...исправление заполненных с ошибками... показателей УПД [не препятствующих вычету НДС] рекомендуется производить путем составления нового исправленного экземпляра УПД. В новом экземпляре УПД... указывается порядковый номер исправления УПД и дата исправления.
В новый экземпляр УПД в этом случае рекомендуется переносить все показатели из экземпляра, составленного до внесения исправлений, с указанием по соответствующим позициям первичного учетного документа, нуждающимся в исправлении, новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных (измененных).
Указанный способ внесения исправлений соответствует законодательству... о бухгалтерском учете и НК РФ и может применяться для исправления показателей УПД как первичного учетного документа в любой его части и вне зависимости от того, составлен ли документ на бумажном носителе или в электронном виде.

Указание ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У
4.7. В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается..

В завершение темы внесения исправлений в первичные документы отмечу, что, по мнению Минфина, если ошибки являются несущественными, то их можно не исправлять, так как это не делает документ дефектным для целей налогообложения. К несущественным Минфин относит ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимости и других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни, с которыми связано применение определенного порядка налогообложения. Как видите, подход к несущественным ошибкам в документах, подтверждающих расходы, сходен с подходом к ошибкам в счетах-фактурах. Причем Письмо Минфина, в котором высказана эта позиция, размещено на официальном сайте ФНС в качестве разъяснения, обязательного для применения налоговыми органамиПисьмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 (направлено Письмом ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@)
Ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль..

С правилами оформления и исправления первички мы более или менее разобрались, пора поговорить собственно о документообороте.

Читать далее