Документооборот: зачем нужен
Последствия неналаженного документооборота: проблемы для организации
Для любого грамотного бухгалтера очевидно, что правильная организация документооборота в компании является необходимым условием достоверного учета. Налаженный документооборот позволяет бухгалтерии вовремя получать первичные документы от других подразделений организации. А своевременное получение первичного документа дает возможность оперативно проверить правильность его оформления, исправить ошибки (если они есть) и вовремя отразить имеющиеся в нем сведения в бухгалтерском и налоговом учете.
Что плохого в поступлении документов в бухгалтерию с опозданием? Ну, не получив вовремя документы по расходам и вычетам НДС, вы, во-первых, начислите излишние суммы налогов. Во-вторых, вам придется после получения «опоздавших» документов подавать уточненки с суммами к уменьшению, которые привлекут внимание инспекторов. Или же, наоборот, если в результате задержки документов в учете будет несвоевременно отражена выручка или другие доходы и это обнаружат при проверке, то вам грозят штрафы и пени. Не говоря уже о том, что на плечи бухгалтера ложится дополнительная работа, связанная с внесением изменений в учет, налоговую и бухгалтерскую отчетность.
Кроме того, в любой, даже небольшой фирме каждый день создается хотя бы пара-тройка документов и, поскольку их приходится хранить не год и не два (о сроках их хранения мы еще поговорим), их количество постоянно увеличивается. Поэтому вполне возможна ситуация, когда на поиски какого-то внезапно понадобившегося документа даже годичной давности может уйти масса времени.
При этом пропажа некоторых документов может повлечь самые разнообразные неблагоприятные последствия. Например, утрата акта сверки, в котором контрагент подтвердил наличие долга перед вашей организацией, может привести к невозможности доказать перерыв течения срока исковой давности. В результате вы не сможете взыскать долг с контрагента через суд. Потеря накладной на купленные товары грозит отказом в расходах и вычетах, а может быть, и штрафом за непредставление этого документа.
Понятно, что в полезности налаженного документооборота в организации не надо убеждать работников бухгалтерии, отдела кадров и прочих специалистов, непосредственно и каждодневно занимающихся работой с документами. Ясно и то, что для обеспечения полного порядка в документах нужны люди, а значит, и финансовые ресурсы. А чтобы установленный порядок документооборота в компании реально работал, соблюдение его правил должно стать обязанностью каждого работника, которому приходится участвовать в создании какого-то документа. Для этого порядок документооборота надо зафиксировать на бумаге, он должен быть утвержден руководителем организации. Таким образом, перед нами встает задача убедить руководство в необходимости создания и внедрения порядка документооборота. Часть аргументов, которые помогут вам обосновать необходимость этой работы, я уже привела, приведу еще один.
Последствия неналаженного документооборота: штрафы для руководителя
Как известно, по старому Закону о бухучете
Статья 29
4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно..
Штрафы, как видно на слайде, небольшие, но платить их все равно неприятно. Ну а подробнее об ответственности, к которой могут быть привлечены компания и ее руководитель или главбух в случае утраты первички, мы еще поговорим позже.
Каким же образом руководство может обеспечить сохранность документов, число которых достигает нескольких сотен или тысяч? Ясное дело, никто не ожидает, что директор запрет документы в сейфе в собственном кабинете и будет их охранять. Речь все-таки идет о мерах, обеспечивающих защиту документов от несанкционированного воздействия в масштабе всей организации. Иными словами, от руководителя требуется, чтобы в компании была налажена система делопроизводства и архивного хранения документов.
Надеюсь, что с помощью перечисленных аргументов вам удастся убедить руководство, что надлежащая организация работы с документами — это не напрасная трата финансовых и людских ресурсов, а вложения в защиту интересов как самой компании, так и ее руководителя.
Читать далее
