Хранение документов: порядок и сроки | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 3 от 2015 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Статьи Консультации Семинары Форум
Календари Калькуляторы Формы Справочники Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Документооборот: как себя не обидеть и проверяющим угодить», актуально на 23 июня 2015 г.

Содержание

Хранение документов: порядок и сроки

Итак, вы составили внутренний или получили входящий документ и провели его в бухгалтерском и налоговом учете. Теперь ваша задача этот документ сохранить.

Первая проблема, с которой сталкиваются организации, только налаживающие внутреннюю систему документооборота, состоит в том, что разные законодательные акты нередко устанавливают различные сроки хранения одних и тех же документов. Кое-кто слишком спешит с уничтожением документов и выбирает более ранний из установленных сроков. Однако сроки хранения надо определять так, чтобы в будущем не попасть в неприятную ситуацию, когда проверяющие вдруг потребуют представить какие-то из уже уничтоженных вами документов, срок хранения которых на самом деле еще не истек.

Поэтому давайте начнем с того, что рассмотрим стандартные сроки хранения первичных документов и узнаем, какие исключения есть из этих правил.

Сроки хранения для целей бухучета

По Закону о бухучете первичные документы должны храниться 5 лет после отчетного года. То есть после года, в котором вы использовали данные из этих документов при составлении отчетности. Но этот срок применяется только в тех случаях, когда более длительный срок хранения не установлен Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры.

Сразу оговорюсь, для большинства бухгалтерской и кадровой первички Перечень Минкультуры предусматривает такой же срок хранения, как и Закон о бухучете, — 5 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был использован в последний раз. Исключение составляют некоторые документы, связанные с учетом кадров, у которых срок хранения 75 летЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 29
1. Первичные учетные документы... подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.

Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
приказываю:
1. Утвердить прилагаемый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (приложение к Приказу Минкультуры от 25.08.2010 № 558)
1.4. В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
.

Справка

В течение 75 лет надо хранить, например:

— некоторые кадровые приказы (о приеме, переводе, увольнении, начислении заработной платы, премий и иных выплат работникам, предоставлении отпусков и т. пп. 19 разд. 1 Перечня Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).);

— табели учета рабочего времени работников с вредными условиями трудап. 586 разд. 7 Перечня;

— лицевые счета и личные карточки работников (форма № Т-2)п. 413 разд. 4, п. 658 разд. 8 Перечня;

— расчетные и расчетно-платежные ведомости и иные документы на выплаты работникам, если в организации не ведутся их лицевые счетап. 412 разд. 4 Перечня.

Такие длительные сроки хранения обусловлены тем, что сохранность этих документов обеспечивает реализацию права граждан на пенсионное обеспечение. Ведь невозможность подтвердить стаж и размер заработной платы за определенный промежуток времени препятствует начислению и перерасчету пенсии.

В то же время Росархивом был подготовлен законопроект № 623267-6 о сокращении этих сроков хранения с 75 до 20 лет, который уже принят Госдумой в I чтении.

Сроки хранения для целей налогового учета

Кстати, в Перечне Минкультуры к некоторым документам есть примечание, согласно которому по истечении сроков хранения документы можно уничтожить, но при условии проведения по ним проверки. К сожалению, не уточняется, о каких именно проверках идет речь, но по разъяснениям разработчиков этого Перечня имеются в виду, конечно же, налоговые проверки.

Разъяснения чиновников относительно того, как соблюдать требования Перечня типовых управленческих документов, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, читайте в статье «Как уничтожить первичку после истечения срока ее хранения» («Главная книга», 2013, № 15).

Но позвольте, Мария Николаевна, многие наши документы налоговики не проверят никогда. Их что, надо продолжать хранить?

Конечно, нет. Вы правы, инспекторы просто физически не в состоянии проверить сплошным методом абсолютно все организации. Волноваться по этому поводу не стоит: даже если ваши документы так и не были исследованы налоговиками, их все равно можно уничтожить по истечении установленного НК срока хранения. Этот срок составляет 4 года и начинает исчисляться после окончания того налогового периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности или начисления и уплаты налогаСтатья 23 НК РФ
1. Налогоплательщики обязаны:
8) в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов...

Письмо Минфина от 30.03.2012 № 03-11-11/104
...течение... срока [хранения документов, установленного НК РФ] начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
.

Впрочем, даже если налоговики уже проверили ваши документы, лично я не советую уничтожать их раньше 4-лет­него срока. Ведь возможна новая проверка за тот же период либо встречная проверка. Или вам самим эти бумаги могут понадобиться.

И не забудьте: стандартный срок хранения первичных документов, установленный в Законе о бухучете, на год больше, чем срок хранения документов в целях НК.

Поэтому, к примеру, документы, подтверждающие безнадежную задолженность, списанную по истечении исковой давности, придется хранить как минимум 7 лет: 3 года исковой давности плюс 4 года после учета безнадежной дебиторки в налоговых расходахПостановление ФАС ВВО от 08.11.2012 № А11-6321/2011
2. ...для подтверждения права на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на убытки в виде безнадежных долгов налогоплательщик должен документально подтвердить факт наличия дебиторской задолженности и истечение срока исковой давности для ее взыскания. К документам, подтверждающим указанные факты, относятся договоры, акты приема-передачи, письма, накладные и другие первичные документы.
Согласно справке к акту инвентаризации от 31.12.2009 № 4 с 01.01.2005 за ЗАО... числится задолженность перед Обществом в сумме 1 230 000 рублей.
В подтверждение обоснованности включения указанной задолженности в состав внереализационных расходов Общество представило приказ о списании просроченной задолженности от 30.12.2009 № 65, бухгалтерскую справку от 31.12.2009 № 420, акт инвентаризации расчетов от 31.12.2009 № 4.
Вместе с тем первичные документы, подтверждающие образование и наличие дебиторской задолженности за ЗАО... Общество не представило.
При таких обстоятельствах налогоплательщик документально не подтвердил сумму возникших у него убытков...
.

Однако для некоторых документов налогового учета НК устанавливает особые сроки хранения. Как правило, это связано с длительным периодом признания в налоговых расходах затрат, подтверждаемых этими документами.

Самый известный случай — это налоговый убыток, который можно переносить на будущее аж в течение 10 лет после убыточного года. Соответственно, хранить документы, подтверждающие размер убытка, надо в течение всего срока, пока вы уменьшаете налогооблагаемую прибыль, плюс 4 года после окончания года, в котором была учтена последняя часть убыткаПисьмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278
На основании п. 4 ст. 283 [НК РФ]... налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
При этом Кодекс не предусматривает прекращения... обязанности по хранению документов после проведения налоговой проверки.
.

Допустим, вы переносили убыток в течение 10 лет, тогда общий срок хранения документов, подтверждающих сумму убытка, составит 14 лет после года его получения. Причем вас не освободит от обязанности хранить документы в течение всего этого срока даже тот факт, что сумма убытка была подтверждена в ходе выездной налоговой проверки.

Следующий особый срок хранения прямо предусмотрен в НК для документов по расходам на обучение работников, в том числе и тех, чье обучение вы оплатили в обмен на их обязательство отработать у вас потом определенное время. Документы, подтверждающие такие расходы, нужно хранить как минимум в течение всего срока обучения плюс еще 1 год работы обученного за ваш счет товарища. Специальный срок хранения обусловлен тем, что учтенные расходы придется восстановить:

— если трудовой договор с обучавшимся работником будет расторгнут до истечения года со дня начала его действия — в периоде его расторжения;

— если тот, кого вы обучили, так и не заключит с вами трудовой договор — в периоде, когда истекут 3 месяца со дня окончания обучения.

При этом обычный срок хранения таких документов должен составлять не меньше 4 лет после окончания года, в котором расходы на обучение вы учитывали в последний разСтатья 264 НК РФ
3. Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и 1 года работы физического лица... но не менее 4 лет.
.

Еще одна ситуация, в которой срок хранения «расходных» документов удлиняется, — это списание стоимости амортизируемого имущества. Первоначальную стоимость такого имущества мы относим на расходы в течение срока полезного использования (который может составлять и 20, и 30 лет). А значит, документы, подтверждающие затраты на его приобретение, надо хранить в течение всего этого периода и еще 4 года после его окончания. Иначе в случае налоговой проверки могут быть проблемы с документальным подтверждением признанной в расходах амортизацииПисьмо Минфина от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270
...срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества).
.

Сроки хранения для целей исчисления взносов

А вот по Закону № 212-ФЗ плательщики взносов, то есть все работодатели, обязаны хранить документы, подтверждающие исчисление и уплату взносов, в течение 6 лет. Какие это документы, в Законе не уточняется. Но и так понятно: это все то, что может запросить ПФР или ФСС при проверке. То есть документы, связанные с начислением выплат в пользу физлиц, кассовые и банковские документы по этим выплатам, а также по самим взносам. Особое внимание уделите документам, на основании которых работникам были начислены пособия, финансируемые ФССЗакон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах»

Статья 28
2. Плательщики страховых взносов обязаны:
6) обеспечивать в течение 6 лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

Методические рекомендации, утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п
14. Проверка достоверности представленных страхователями... сведений... осуществляется по первичным бухгалтерским документам (формы № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость», № Т-53 «Платежная ведомость», № Т-54 «Лицевой счет»... расходные, кассовые, банковские документы, распорядительные документы, которые служат основанием для начисления выплат работникам).
.

Сроки хранения для целей трудового законодательства

Что касается трудовых проверок, то здесь нет какого-нибудь срока, после которого трудинспектор не вправе требовать от вас документы, касающиеся соблюдения трудового законодательства. А значит, трудовая инспекция вправе затребовать документы за любой период деятельности организации, но с учетом установленных Перечнем Минкультуры сроков их хранения.

Определяя же срок хранения конкретного документа, ориентироваться всегда следует на максимальный из возможных сроков. Например, платежки на перечисление зарплаты придется хранить не 4 и не 5, а 6 лет.

Пример. Определение даты, после которой документы могут быть уничтожены

/ условие / В IV квартале 2014 г. организация получила от поставщика товары, приняла их к учету и применила вычет по НДС. Купленные товары были полностью оплачены в 2014 г. В том же году организация продала их и признала в расходах в бухгалтерском и налоговом учете.

Определим, в течение какого срока надо хранить товарные накладные поставщика.

/ решение / Расходы на приобретение товаров для целей исчисления налога на прибыль были признаны в 2014 г., вычет по НДС был применен в IV квартале 2014 г.

Следовательно, установленный НК РФ 4-лет­ний срок хранения товарных накладных, подтверждающих вычет и расходы на приобретение товаров, надо отсчитывать с 01.01.2015. Закончится он 31.12.2018.

Но кроме того, накладная также является первичным документом бухгалтерского учета, который надо сохранять в течение 5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности. То есть с 01.01.2015 надо отсчитать 5 лет, а значит, последним (пятым) годом хранения документов будет 2019 г.

Поскольку сроки хранения товарных накладных для целей налогового учета и для целей бухгалтерского учета не совпадают, надо выбрать максимальный из них — 31.12.2019.

Таким образом, начиная с 1 января 2020 г. эти товарные накладные могут быть включены в акт на уничтожение.

Где и как хранить документы

По завершении года первичные документы, относящиеся к нему, имеет смысл отделить от документов нового года. Для этого их нужно разделить по видам и сброшюровать в папки в хронологическом порядке. А к каждой папке составить сводный реестр (опись), в котором указать, какие документы содержатся в папке, за какой период и каково их общее количество. В идеале в таком реестре можно указать и основные реквизиты документов, содержащихся в папке.

На всякий случай, один экземпляр такого реестра храните отдельно от самих документов. Тогда, даже если документы будут уничтожены при пожаре или затоплении в офисе, у вас останутся сведения о том, что именно утрачено.

Где хранить документы и кто будет иметь к ним доступ, компания решает сама. Единственное законодательное требование — должны быть обеспечены такие условия, чтобы документы подвергались минимальному риску их случайной утраты или внесения в них несанкционированных измененийЗакон «О бухгалтерском учете»

Статья 7
1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

Статья 29
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
.

Как правило, оперативное хранение документов (примерно в течение 3 лет со дня их составления или получения) обеспечивается в структурных подразделениях компании, работающих с этими документами. А затем документы, которые не нужны постоянно, хранятся в специально отведенном для этого помещении.

Для средних и крупных организаций одним из наиболее эффективных способов может стать создание архивной службы, в которую документы сдаются сразу же по завершении активной работы с ними в других подразделениях. Помимо обеспечения лучшей сохранности документации, такая практика позволяет избавить работников от уже ненужных для работы бумаг, а также установить контроль над доступом к информации. А если у руководства компании есть желание и финансовые возможности, то можно воспользоваться услугами специальных архивных организаций.

Поскольку нужно обеспечить безопасные условия хранения документов, помещение, где они хранятся, должно быть оснащено пожарной сигнализацией и автоматической системой пожаротушения. Ведь от причины утраты документов, наличия или отсутствия вины компании в этом зависит возможность применения и размер санкций, связанных с утратой документов.

Недостаточно, например, просто доказать факт пожара в вашем офисе. Надо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания.

Другой пример: в помещении, имеющем старую электропроводку и протекающую крышу, хранили все документы, в том числе те, по которым еще не была подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность. В праздники случился пожар, бумаги сгорели, и при проверке компания их представить не смогла. В результате налоговики сняли все не подтвержденные документами вычеты по НДС и начислили штраф за неуплату налога по пункту 1 статьи 122 НК РФ. А суд пришел к выводу, что все доначисления законны, так как компания не обеспечила сохранность документовПостановление 2 ААС от 02.04.2009 № А82-12072/2008-20
Суд... обоснованно отклонил доводы налогоплательщика об отсутствии его вины в непредставлении документов, необходимых для проверки. ...одновременное размещение в помещении кладовой, имеющей старую электропроводку, с протекающей крышей, всех документов, в том числе тех, по которым не подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность... как на бумажных, так и на электронных носителях на время новогодних каникул, позволяет утверждать, что должностные лица организации должны были и могли осознавать вероятность... утраты [документов] в результате этих действий.
.

Поэтому в ваших интересах предпринять все от вас зависящее для сохранности документов. Но не только из-за возможного применения штрафных санкций.

Часто архив организации представляет собой банальный склад с бумагами и папками, доступ к которым имеют все подряд, а учет использования и перемещения документов в компании не ведется. На поиски нужного документа может уйти целый день, а то и больше.

Поэтому создание собственного архива заключается не только в оборудовании помещения для хранения документов, но и в выделении работника, отвечающего за архив. В его должностные обязанности будут входить приемка документов в архив и их выдача, а также фиксация всех этих перемещений в специальном журнале (картотеке) или автоматизированной системе ведения архива. Так вы сможете сделать работу с документами, размещенными в архиве, более эффективной.

Читать далее
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
В каком месяце вы можете уйти в отпуск летом?
В июне: в июле отчетность, а в августе требования по ней
В августе: сдам отчетность и уеду
В любом: есть кем меня заменить
Ни в каком: отдыхают все остальные
Я удаленный бухгалтер, могу работать хоть на даче, хоть на море
Я не бухгалтер, мой отпуск к отчетности не привязан
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.36%
апрель 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

18 781

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.75%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Конкурс IFRS ProfessionalФорум
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Информации о мероприятиях в данный момент нет