Электронные документы и документооборот
Бумажный документ = электронный документ
Как я уже упоминала, когда мы говорили про правила исправления первички, Закон о бухучете
Статья 9
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. ...если законодательством [РФ]... или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа..
Вместе с тем большинство компаний пока настроили электронный документооборот (ЭДО) только с налоговиками, внебюджетными фондами и некоторыми другими госорганами.
Почему же организации не спешат переходить на электронные документы с контрагентами? Ведь это упрощает взаимодействие, снижает как финансовые затраты на распечатывание и пересылку документов, так и трудозатраты.
Сложности обмена электронными документами
Проблема в том, что для этого нужно выполнить несколько условий.
Во-первых, надо заключить с контрагентами соглашения об электронном обмене документами. Но это как раз не сложно.
Во-вторых, придется потратиться на приобретение специального программного обеспечения и сертификатов ключей электронной подписи. Закон об электронной подписи (ЭП) предусматривает три вида подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. По Закону к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, однозначно приравнивается лишь электронный документ, который подписан усиленной квалифицированной подписью. Тогда как документы, подписанные простой или неквалифицированной подписью, будут равноценны документу, составленному на бумаге и подписанному личной подписью, только если это установлено законом либо об этом договорились сами контрагент
Статья 5
1. Видами электронных подписей... являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись... и усиленная квалифицированная электронная подпись...
Статья 6
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если... законами... установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных... законами... или соглашением между участниками электронного взаимодействия..
В Налоговом кодексе ничего не сказано о том, какую именно ЭП надо использовать для подписания первички, чтобы к ней в дальнейшем не было претензий при проверке. ФНС считает, что первичный электронный документ, подписанный даже простой или неквалифицированной подписью, равнозначен бумажному, но только если между контрагентами заключено об этом соответствующее соглашение. И в этом году Минфин наконец согласился с точкой зрения налоговиков, выпустив Письмо, разрешающее участникам ЭДО подписывать первичные документы любым видом ЭП, который они выберут и укажут в соглашении. Хотя в прошедшие годы финансисты неоднократно разъясняли: первичку необходимо подписывать исключительно квалифицированной ЭП, чтобы она считалась документом, подтверждающим расходы.
Однако сказанное не относится к счету-фактуре — этот документ в электронном формате без квалифицированной подписи не выставить, так как ее наличие прямо предусмотрено пунктом 9 статьи 169
9. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по [ТКС]... с применением усиленной квалифицированной электронной подписи устанавливается [Минфином]...
Письмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701
...организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный... законом «Об электронной подписи»... вид электронной подписи.
Что касается электронных документов, обращающихся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, то исходя из... закона [«Об электронной подписи»] подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанном собственно ручной подписью, в случаях, установленных указанным соглашением.
Письмо ФНС от 17.01.2014 № ПА-4-6/489
Вопрос: Подтверждают ли расходы документы, заверенные простой или неквалифицированной электронной подписью?
Ответ: ...при наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись.
Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе сдаче налоговой отчетности)..
Так что если вы решитесь на электронный документооборот, то без покупки квалифицированной ЭП вам не обойтись.
Приобрести сертификат ключа ЭП и необходимое для его использования программное обеспечение можно в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи.
Для приобретения ЭП в удостоверяющий центр нужно подать определенный пакет документов (какой именно — можно прочитать на сайте того центра, в который вы планируете обратиться). А также заключить договор с центром, оформить заявку на электронную подпись и оплатить услуги удостоверяющего центра.
Приобрести свой сертификат ключа ЭП придется каждому из работников, чья подпись должна стоять на первичном документе. Также понадобится разработать внутренний документ, который будет регламентировать порядок получения работником ключа ЭП, правила его хранения, порядок применения, замены, аннулирования, а также порядок действий при компрометации ключа (они аналогичны действиям, выполняемым при потере банковской карты).
И наконец, программное обеспечение, используемое вами для обмена документами, подписанными ЭП, должно быть совместимо с ПО, используемым вашими контрагентами.
Если же электронный документооборот идет через оператора связи, то нужно, чтобы договоры и у вас, и у ваших контрагентов были заключены с одним и тем же оператором. Причем совсем без оператора связи не обойтись, так как счетами-фактурами в электронном формате можно обмениваться только с его помощью.
Дело в том, что если вы и ваш контрагент подключены к разным операторам, то для обмена электронными документами вам надо настроить роуминг. Роуминг в электронном документообороте — это обмен юридически значимыми электронными документами между пользователями сервисов разных операторов, и настраивается он индивидуально для каждой пары контрагентов, для чего необходимо подать заявку своему оператору.
Между некоторыми операторами на рынке ЭДО уже действуют несколько роуминговых соглашений. Сведения о них можно найти на сайте Некоммерческого партнерства «Разработчики и операторы систем электронных услуг» (НП «РОСЭУ»).
В то же время в ходе организации обмена документами между разными операторами могут возникнуть проблемы: ведь у каждой системы ЭДО своя «архитектура», и часто одни и те же функции у разных операторов реализованы разными средствами. В результате разработчикам приходится менять логику тех или иных процессов, чтобы они соответствовали предусмотренным технологией роуминга стандартам. Например, операторы, которые передают документы по сделке единым пакетом, вынуждены отказаться от этой схемы, потому что в роуминге каждый документ должен передаваться отдельно. Цены в роуминге для своих клиентов каждый провайдер устанавливает самостоятельно. Они зависят от договоренностей, достигнутых между операторами.
А пока роуминг не является распространенным явлением, один из наиболее простых вариантов — это подключиться к оператору вашего контрагента или предложить контрагенту подключиться к вашему оператору. Цены на услуги у всех сервисов находятся примерно на одном уровне, поэтому дополнительных расходов вы не понесете.
И даже если все эти условия выполняются (что само по себе маловероятно), вам все равно в некоторых случаях придется делать бумажные копии своих электронных документов. Например, при их истребовании налоговиками в ходе проверки. Потому что направить в ИФНС электронные документы можно, только если они составлены по форматам, утвержденным
2. ...если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным [ФНС]... форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи..
Остальные документы, составленные в электронном виде, придется распечатывать и представлять в инспекцию в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа
...налогоплательщик может направить в налоговый орган документы, полученные в электронной форме, составленные по установленным ФНС... форматам, по телекоммуникационным каналам связи.
Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии.
Письмо Минфина от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1
Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью....
Справка
Правила представления электронных документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлены Приказами ФНС от 17.02.2011
Подробнее о представлении документов в ИФНС в электронном виде написано в статье «Когда налоговая просит документы... и не только» («Главная книга», 2015, № 7).
Совокупность всех этих факторов и приводит к тому, что электронный документооборот в хозяйственной практике пока остается экзотикой. Даже первичка по госконтрактам, которые заключаются на электронных площадках исключительно в электронной форме, составляется на бумаге.
В остальном же на электронную первичку распространяются те же правила, что и на бумажную.
Как ввести электронный документооборот
Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. Следовательно, если компания решила ввести систему ЭДО и электронной отчетности, это нужно отразить в учетной политике, а в положении о документообороте закрепить:
— в каких случаях документы составляются в электронном виде, а в каких — на бумаге;
— форматы электронных документов;
— порядок и место хранения электронных документов, виды носителей, на которых они хранятся.
Кстати, о хранении электронной первички. По срокам тут действуют те же правила, что и для бумажных документов. Но, помимо самих электронных документов, надо также сохранять документы, связанные с их изготовлением, и переписку по вопросам информационно-технического обеспечения системы ЭДО. Сроки их хранения можно найти в Перечне Минкультуры
Статья 29
2. Документы... связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз..
Существуют специальные программные продукты, представляющие собой электронные архивы документов. Они позволяют систематизировать электронные документы и обеспечить к ним удобный доступ. Поэтому если срок хранения документов стандартный — 5 лет, то вы можете хранить их исключительно в электронном виде.
Но если срок хранения длительный, то их имеет смысл также распечатать и хранить на бумаге. Во-первых, со временем форматы документов и программное обеспечение, с помощью которого они созданы, могут измениться. И не исключено возникновение каких-либо сложностей с прочтением старых электронных документов. Во-вторых, могут устареть носители информации. Например, еще несколько лет назад компании активно пользовались дискетами, а сейчас трудно найти компьютер, у которого был бы разъем для чтения дискет. Наконец, с течением времени электронные носители информации могут сломаться или просто прийти в негодность.
Есть и альтернативный способ хранения электронных документов — в настоящее время услуги по их хранению предоставляют многие операторы электронного документооборота.
Справка
Описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме содержит ГОСТ Р
На этом разрешите с вами попрощаться. Всего вам доброго и до новых встреч!
