НДФЛ-отчетность: состав, сроки, штрафы, коды

Что и когда должен сдавать налоговый агент

В 2017 г. организации, которые выплачивали доходы физлицам в течение 2016 г., кроме привычных справок 2-НДФЛ, должны будут впервые представить в инспекцию расчет 6-НДФЛ за 2016 г.

Если вы весь 2016 г. ни одному человеку доходы не выплачивали, то нулевые справки и расчет сдавать не нужно. Но если все-таки принесете, инспекторы обязаны принять и такую отчетностьПисьмо ФНС от 31.05.2016 № БС-4-11/9693@.

Правда, законные нулевые показатели могут быть в одном случае: в 2016 г. в организации числился только директор, оформивший отпуск за свой счет. Больше никто с компанией отношений не имел.

Если руководитель или другие работники в 2016 г. трудились либо доходы от фирмы получали иные люди (например, участник пользовался беспроцентным займом), подать справки 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ придется.

Ведь что в том, что в другом случае доход считается полученным даже без движения денегподп. 7 п. 1, п. 2 ст. 223 НК РФ.

Форма справки 2-НДФЛ осталась прежней. Да и форма 6-НДФЛ вам знакома — в течение 2016 г. вы заполняли ее триждыПриказы ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@, от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Если вы исчислили НДФЛ с доходов физлица, но законно не удержали налог до конца 2016 г. (НДФЛ с декабрьской зарплаты не в счет), сообщите об этом в ИФНС. Для этого не позднее 01.03.2017 подайте в инспекцию справку 2-НДФЛ с признаком «2»п. 5 ст. 226 НК РФ; разд. II Порядка, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Последний день срока представления справок 2-НДФЛ с признаком «1» и расчета 6-НДФЛ — 01.04.2017. Но это суббота, поэтому сдвигаем срок на понедельник, 03.04.2017п. 2 ст. 230 НК РФ; разд. II Порядка, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

По мнению Минфина и ФНС, если организация подала на человека справку 2-НДФЛ с признаком «2», затем на него же она должна представить справку с признаком «1»Письма Минфина от 01.12.2014 № 03-04-06/61283; ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/5443.

Практического смысла в этом нет, документы будут отличаться друг от друга только признаком. Однако, не получив вслед за справкой с признаком «2» справку с признаком «1», ИФНС штрафуют фирмы на 200 руб. за каждую бумагуп. 1 ст. 126 НК РФ; Письмо ФНС от 28.01.2015 № БС-4-11/1208@.

Суды полагают, что это незаконно. Но, коллеги, проще сдать справку дважды, чем спорить с инспекцией по пустякамПостановления 7 ААС от 27.02.2015 № 07АП-717/2015; АС УО от 08.09.2015 № Ф09-5794/15.

Как отчитываться, если организация в 2016 г. меняла налоговую инспекцию

Справки 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ за 2016 г. организации сдают в ИФНС по месту нахожденияп. 2 ст. 230 НК РФ:

— головного подразделения — по доходам, выплаченным там;

— обособленных подразделений — по доходам, выплаченным через ОП.

Но что делать, если в 2016 г. компания либо ее ОП переехали из одной инспекции в другую со сменой кода ОКТМО?

В декабре 2016 г. ФНС ответила на этот вопрос Письмом № БС-4-11/25114@.

Налоговая служба предлагает сдать в ИФНС по последнему месту учета два комплекта справок 2-НДФЛ и два расчета 6-НДФЛ.

В один набор входят справки и расчет за период с 1 января по дату снятия с учета в старой ИФНС. Код ОКТМО там ставят старый.

Во втором наборе — справки и расчет за период с даты постановки на учет в новой инспекции и по 31 декабря. Здесь проставляют новый код ОКТМО. Сведения из первого набора сюда не включают.

В обоих наборах указывают:

— одинаковый ИНН, поскольку он не изменяется в течение всей жизни фирмы;

— новый КПП, присвоенный инспекцией по последнему месту учета.

Давайте на примере.

До ноября 2016 г. фирма располагалась в селе Эссойла, что в Республике Карелия. Код ОКТМО — 86639460131. Компания состояла на учете в МИФНС № 10 по РК с ИНН 1010654321, КПП 101001234.

С декабря компания перебралась в поселок Рускеала, код ОКТМО 86610411131, под крыло МИФНС № 5 по РК. ИНН, как водится, остался прежний, а КПП изменился на 100501765.

Теперь внимание на таблицу.

Этот же алгоритм представления НДФЛ-отчетности, коллеги, используйте при переезде ОП.

За что штрафуют в связи с НДФЛ-отчетностью

В 2016 г. налоговая служба выпустила немало писем с разъяснениями о том, как она будет штрафовать за ошибки в НДФЛ-отчетности.

Сначала напомню, что грозит компании за нарушения, связанные с представлением справок 2-НДФЛ и расчетов 6-НДФЛ. Взгляните на таблицу.

* Руководителя организации за это нарушение ИФНС административно оштрафует на 300—500 руб.ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ

** Период просрочки отсчитывают со дня, следующего за последним днем срока для представления расчета, и по день, когда компания сдала расчетПисьмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515.

В случае с опозданием прежде чем, так сказать, принимать меры, инспекторы обязаны убедиться, что конкретная фирма действительно должна сдавать справки 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ.

То есть проверяющим нужно точно знать, что компания — налоговый агент. По мнению ФНС, на это указывают, в частностиПисьмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 2):

— НДФЛ, который компания перечислила в бюджет в отчетном периоде;

— справки 2-НДФЛ за предыдущий год, ранее представленные фирмой в ИФНС.

Какие сведения в НДФЛ-отчетности инспекторы могут счесть недостоверными

Итак, за недостоверные сведения в справке 2-НФДЛ или расчете 6-НДФЛ Налоговый кодекс предусматривает штраф 500 руб.п. 1 ст. 126.1 НК РФ

Что понимать под недостоверными сведениями? ФНС считает таковыми любые данные, не соответствующие действительности, напримерПисьма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3), от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@:

1) ошибки в персональных данных людей: ф. и. о., ИНН, дате рождения, реквизитах паспорта;

2) ошибки в кодах доходов и вычетов;

3) арифметические ошибки, искажения суммовых показателей;

4) иные ошибки, которые влекут потери для бюджета;

5) иные ошибки, нарушающие право человека на вычеты.

Нетрудно заметить, что пп. 1 и 2 этого перечня применимы только к справкам 2-НДФЛ. В расчет 6-НДФЛ ни персональные данные физлиц, ни коды доходов и вычетов не вносят.

Вряд ли можно применить к расчету и п. 5. Вычеты в форме 6-НДФЛ показывают, но общими суммами, без привязки к конкретному человеку. А потому нарушить право на вычеты определенного физлица через ошибки в расчете 6-НДФЛ трудновато.

Ошибки в справке 2-НДФЛ: персональные данные и ИНН

Но вернемся к персональным данным в справках 2-НДФЛ. Налоговая служба не раз советовала перед отчетной кампанией перепроверить их, чтобы в справки не вкрались ошибкиПисьмо ФНС от 27.04.2016 № БС-17-11/63.

Однако ясно, что это актуально, если речь идет о работниках, которые числятся в штате на день подачи справок. Перепроверить сведения об уволившихся сотрудниках, а также о посторонних «физиках», например работавших по ГПД, вряд ли получится.

Конечно, попытаться связаться с ними можно. Да только они не обязаны отвечать на запросы.

Плюс юридически фирма отвечает только за достоверность сведений, имевшихся у нее на день увольнения человека или окончания действия ГПД.

Если, скажем, к концу 2016 г. бывшая работница вышла замуж, сменила фамилию и паспорт, бывший работодатель об этом не узнает и отвечать за старые сведения в справке 2-НДФЛ не должен. В ошибке нет его вины. А без вины нет и налоговой ответственностиподп. 2 п. 1 ст. 109 НК РФ.

Теперь об ИНН. Когда он у человека есть и известен налоговому агенту, последнему остается только не ошибиться при переносе чисел в справку 2-НДФЛ.

А если человек принципиально не получал ИНН? Либо номер у него есть, но он не сообщил об этом налоговому агенту, поскольку ТК и НК к этому не обязывают?

Тогда справку 2-НДФЛ на такого персонажа сдают без ИНН. Минфин и ФНС заверяют, что система документ примет, хотя и предупредит, что реквизит для ИНН не заполнен. Пугаться этого не стоит, штрафа не будетПисьма Минфина от 21.04.2016 № 03-04-06/23193; ФНС от 24.05.2016 № БС-3-11/2338@.

Как ИФНС находят ошибки в НДФЛ-отчетности и можно ли их исправить

Расчет 6-НДФЛ наравне с налоговыми декларациями проходит камеральную проверку, и теоретически недостоверные сведения в нем инспекторы могут найти уже тогда.

А вот справки 2-НДФЛ камерально не проверяют, поэтому ошибки в них обычно находят во время выездных проверок.

Впрочем, как в случае с формой 6-НДФЛ, так и в случае с формой 2-НДФЛ недостоверность сведений сотрудники инспекции могут обнаружить и вне рамок налоговой проверки.

Тогда они составят акт, в котором перечислят ошибки, и отправят налоговому агентуп. 1 ст. 101.4 НК РФ; Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3).

На то, чтобы оштрафовать компанию по п. 1 ст. 126.1 НК за недостоверность сведений в НДФЛ-отчетности, у налоговой инспекции есть 3 года считая со дня сдачи формп. 1 ст. 113 НК РФ.

Избежать штрафа можно. Для этого вы должны успеть подать в ИФНС уточненный расчет 6-НДФЛ или уточненные справки 2-НДФЛ до того, как инспекция найдет ошибки в первоначальных формахп. 2 ст. 126.1 НК РФ.

Но если проверяющие вас опередили, уточненки не помогут. Даже если вы успеете подать их до завершения отчетной кампанииПисьма ФНС от 19.07.2016 № БС-4-11/13012; Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424.

Коды в справке 2-НДФЛ: премии

Накануне 2017 г. ФНС внесла изменения в справочники кодов доходов и вычетов для НДФЛПриказ ФНС от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@.

Применять новые коды нужно начиная с отчетности за 2016 г. А поскольку за ошибочный код дохода или вычета предусмотрен штраф 500 руб. за каждую справку 2-НДФЛ, рассмотрим нововведения подробноп. 1 ст. 126.1 НК РФ; Информация ФНС «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов».

По кодам доходов большинству работодателей будет интересно только одно. Свои коды появилисьприложение 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@:

— для премий за производственные результаты, если выплата предусмотрена законом, трудовым либо коллективным договором и финансируется не за счет чистой прибыли компании. Код дохода — 2002;

— для премий, выплачиваемых из чистой прибыли. Код дохода — 2003.

До сих пор сталкиваюсь с тем, что бухгалтеры, говоря «выплата за счет чистой прибыли», подразумевают сумму, которую не включают в налоговые расходы.

Это слишком широкая трактовка.

На деле речь идет о премии, источником которой служит именно чистая прибыль. А кто распределяет чистую прибыль? Только участники или акционеры. И закрепляют это своим решениемподп. 7 п. 2 ст. 33 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; подп. 11.1 п. 1 ст. 48, ст. 49 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ.

Ни руководитель организации, ни тем более главный бухгалтер не вправе расходовать чистую прибыль фирмы без решения участников просто потому, что захотелось. Или потому, что выплата не включается в налоговые расходып. 2 ст. 33 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 2 ст. 48 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ.

Так вот, если у вас на руках есть решение участников, где черным по белому написано: «Выплатить в 2016 г. персоналу премию в таком-то размере за счет чистой прибыли за такой-то год», тогда в справках 2-НДФЛ появится код 2003.

Иначе премиям присваивают код 2002, даже если они по каким-то причинам не увеличивают налоговые расходы.

Например, это касается так называемых премий к праздникам. Их выдают людям по приказу руководителя, суммы от производственных успехов не зависят.

Да, для целей налогообложения такие премии не учитывают. Но это не делает их премиями из чистой прибыли. Значит, в справке 2-НДФЛ ставим код 2002п. 1 ст. 252, п. 21 ст. 270 НК РФ.

Ставьте код 2002 и тогда, когда исчисляете премию в процентах или в какой-то доле от чистой прибыли, но саму чистую прибыль на выплату не расходуете, поскольку под это нет решения участников.

В завершение скажу: в налоговом плане тратить чистую прибыль на поощрительные выплаты бессмысленно. Налогооблагаемую прибыль премии не уменьшат, а вот взносы и НДФЛ с них вы все равно заплатитеп. 1 ст. 270 НК РФ.

Коды в справке 2-НДФЛ: вычеты на детей

Основательно ФНС перетряхнула кодировку детских вычетов. Приводить старые коды не буду, чтобы не путать. Новые — в таблицеприложение 2 к Приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Коды в справке 2-НДФЛ: налоговые статусы иностранцев

Кроме кодов доходов и вычетов, в разделе 2 справки 2-НДФЛ вам надо указать код налогового статуса человека.

Всего кодов шестьразд. IV Порядка, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@:

— 1 — резидент РФ;

— 2 — нерезидент;

— 3 — нерезидент — иностранец — высококвалифицированный специалист;

— 4 — нерезидент — иностранец — участник госпрограммы добровольного переселения соотечественников;

— 5 — нерезидент — иностранец — беженец или получивший временное убежище в РФ;

— 6 — нерезидент — иностранец с патентом, временно пребывающий в России.

Коды 3—6 понадобились потому, что трудовые доходы таких мигрантов облагают НДФЛ по ставке 13% с первого дня работып. 3 ст. 224 НК РФ.

Но ведь есть еще одна категория иностранцев-нерезидентов, чьи доходы за труд в РФ нужно облагать по ставке 13%. Это временно пребывающие граждане стран — членов ЕАЭСст. 73 Договора о ЕАЭС (подписан в г. Астане 29.05.2014).

Какой код статуса присваивать им в справках 2-НДФЛ?

По мнению ФНС, все просто. Если к 31 декабря отчетного года «евразиец» стал резидентом, то — 1. Если остался нерезидентом — 2. Но в последнем случае помните, что ставка НДФЛ по трудовым доходам все равно остается равной 13%Письмо ФНС от 16.03.2016 № БС-3-11/1099@.