НДФЛ: общие принципы заполнения и представления отчетности

Что и когда сдает налоговый агент

Не позднее 02.04.2018 (1 апреля — воскресенье) организации, от которых в 2017 г. получали доходы физлица, должны представить в инспекции расчет 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ. Обе формы отчетности с прошлого года не изменилисьп. 2 ст. 230 НК РФ; Приказы ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

Если в 2017 г. налоговый агент не смог удержать исчисленный НДФЛ с доходов физлица, то не позднее 01.03.2018 он обязан подать в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком 2. А потом, до 02.04.2018 включительно, представить эту справку еще раз, но уже с признаком 1. На этом настаивают и Минфин, и ФНС, несмотря на то что сведения в справках одинаковыеп. 5 ст. 226 НК РФ; п. 2 Приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@; Письма ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/5443; Минфина от 01.12.2014 № 03-04-06/61283.

Не получив справку с признаком 1, инспекция оштрафует фирму на 200 руб. за каждый документ. И суд может поддержать такое решениеп. 1 ст. 126 НК РФ; Письмо ФНС от 28.01.2015 № БС-4-11/1208@; Постановление 9 ААС от 27.09.2017 № 09АП-40378/2017.

Особняком стоят АО, которые выплачивали людям дивиденды в 2017 г. Они не включают эти сведения в справки 2-НДФЛ, а показывают дивиденды в приложении 2 к декларации по налогу на прибыль за 2017 г. Его заполняют по каждому человеку — получателю дивидендов. Акционерное общество на спецрежиме сдает только титульный лист декларации и приложения 2 к ней. Представить декларацию нужно не позднее 28.03.2018подп. 3 п. 2 ст. 226.1, п. 4 ст. 230 НК РФ; п. 1.8 Порядка, утв. Приказом ФНС от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@.

Нулевые справки 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ сдавать не нужно. Правда, это возможно в одном случае: единственный работник компании — директор, который весь год был в отпуске за свой счет. Если же в организации есть другие штатные сотрудники и зарплату вы им начисляли, но не выплачивали, надо представить расчет и справки.

Безнадежные долги физлиц, списанные в 2017 г.: включать в отчетность или нет

Интересная ситуация сложилась с задолженностью «физиков», которую фирма списала с баланса в 2017 г.

Первая порция предновогодних поправок в гл. 23 НК установила, что дата списания долга считается датой получения дохода, только если должник взаимозависим с организацией. Если нет, то и даты нет. А раз нет даты дохода, то нет и самого дохода, облагаемого НДФЛ. Причем действует это правило задним числом, с 01.01.2017ст. 105.1, подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ; п. 33 ст. 2, п. 10 ст. 9 Закона от 27.11.2017 № 335-ФЗ.

Изменения ориентированы в основном на банки, сотовых операторов, коммунальщиков и прочих подобных кредиторов. Но если и вы в 2017 г. списывали «невзаимозависимые» долги, исчисляя с них налог, то в справки 2-НДФЛ за 2017 г. эти суммы не включайте изначально.

Что касается годового расчета 6-НДФЛ, то исключите безнадежные долги и НДФЛ с них из раздела 1. Да, после этого годовой расчет не сойдется с 6-НДФЛ за отчетные периоды 2017 г. Так что сразу приложите к годовому расчету пояснения, почему так произошло.

Вторая порция предновогодних поправок освободила от обложения доходы за период с 01.01.2015 до 01.12.2017, по которым одновременно соблюдаются три условия:

1) доход не входит в перечень исключений. Среди них, в частности, зарплата и вознаграждение по ГПД, матвыгода от экономии на процентах, дивиденды;

2) налоговый агент исчислил НДФЛ с дохода, но не удержал его;

3) налоговый агент подал справку 2-НДФЛ, в которой отразил доход и налог.

Списанный до 01.12.2017 безнадежный долг взаимозависимого человека автоматически отвечает условию 1. Потом проверяем его по условию 2. Не удержали НДФЛ? Значит, и оно выполнено. Осталось подать справки 2-НДФЛ за 2017 г. с суммой списанного долга и налога с него. Это — условие 3. Ну а дальше уже забота ИФНС, не ваша.

Как отчитываться по человеку, который работал в нескольких подразделениях

Организация с обособленными подразделениями (ОП) справки 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ за 2017 г. сдают в ИФНС по месту нахожденияп. 2 ст. 230 НК РФ:

— головного подразделения (ГП) — по доходам, выплаченным в ГП;

— обособленных подразделений — по доходам, выплаченным через ОП.

А как отчитываться по работнику, который за 2017 г. успел потрудиться в нескольких подразделениях компании?

В июле 2017 г. ФНС ответила на этот вопрос в Письме № БС-4-11/13281@. Порядок такой: отчитаться должен тот, кто выплачивал доход. А поскольку в течение года человек работал в разных ОП организации, то по нему надо представить несколько справок 2-НДФЛ и включить данные о нем в несколько расчетов 6-НДФЛ. Количество справок и расчетов равно числу комбинаций: ИНН организации + КПП подразделения + ОКТМО по адресу ОП.

Поясню на примере.

Организация состоит на учете в ИФНС № 22 по Москве, ИНН 7722123456, КПП 772201001. До октября 2017 г. работник трудился в ГП организации в Лефортове, код ОКТМО 45388000. С октября работника перевели в ОП-1 в Конькове, код ОКТМО 45902000, а с ноября — в ОП-2 в Академическом районе города, код ОКТМО 45397000. Оба ОП зарегистрированы в ИФНС № 28 с одинаковым КПП 772843001.

Теперь посмотрите на таблицу.

Иными словами, по одному человеку будут три справки 2-НДФЛ. Одну отправит ГП, другую — ОП-1, а третью — ОП-2. А в 6-НДФЛ за год ГП впишет свои доходы и налог с них, ОП-1 — свои, а ОП-2 — свои.

Штрафы: за что и сколько

Налогового агента могут оштрафовать и за несвоевременную, и за недостоверную НДФЛ-отчет­ность. С 2016 г. штрафы не изменились, поэтому дублирую таблицу, которую составил к семинару по годовому отчету за 2016 г.

* Руководителя организации за это нарушение ИФНС накажет административным штрафом в размере 300—500 руб.ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ

** Период просрочки отсчитывают со дня, следующего за последним днем срока для представления расчета, и по день, когда компания сдала расчетПисьмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515.

Недостоверными сведениями в НДФЛ-отчет­ности ФНС считает ошибки в суммах доходов, налогов и вычетов. А в справках 2-НДФЛ это еще и ошибки в персональных данных человекаПисьмо ФНС от 09.12.2016 № СА-4-9/23659@.

Штрафа не будет, если вы сами найдете ошибку и исправите ее, то есть сдадите в ИФНС уточненные документы, раньше, чем оплошность обнаружат инспекторып. 2 ст. 126.1 НК РФ.

Обзор ошибок в расчете 6-НДФЛ от налоговой службы

В ноябре 2017 г., как раз к отчетной кампании за год, ФНС выпустила Письмо № ГД-4-11/22216@. Внутри таблица с обзором самых распространенных нарушений, связанных с 6-НДФЛ. В таблице объяснения, как надо было сделать правильно, подкрепленные ссылками на Письма налоговой службы и контрольные соотношения к расчетуПисьмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@.

Я взял за основу расчеты 6-НДФЛ для ООО, затем взял только стандартные ситуации и немного упростил таблицу ФНС. По ней вы легко сможете проверить правильность заполнения расчета за 2017 г.

Суть ошибки	Как правильно
Раздел 1 расчета 6-НДФЛ (заполняется нарастающим итогом)
Сумма начисленного дохода в стр. 020 расчета за год меньше суммы строк «Общая сумма дохода» разд. 5 всех справок 2-НДФЛ с признаком 1 за год	Стр. 020 расчета за год равна сумме строк «Общая сумма дохода» разд. 5 всех справок 2-НДФЛ с признаком 1 за год
Сумма дивидендов в стр. 025 расчета за год не соответствует общей сумме дивидендов (по коду 1010) разд. 3 всех справок 2-НДФЛ с признаком 1 за год	Стр. 025 расчета за год равна общей сумме доходов с кодом 1010 всех справок 2-НДФЛ с признаком 1 за год
Сумма исчисленного налога в стр. 040 расчета за год меньше общей суммы строк «Сумма налога исчисленная» разд. 5 всех справок 2-НДФЛ с признаком 1 за год	Стр. 040 расчета за год равна общей сумме строк «Сумма налога исчисленная» всех справок 2-НДФЛ с признаком 1 за год
Количество физических лиц в стр. 060 расчета за год не равно количеству справок 2-НДФЛ с признаком 1 за год	Значение стр. 060 расчета за год равно количеству справок 2-НДФЛ с признаком 1 за год
В стр. 020 расчета указаны доходы, полностью не облагаемые НДФЛ	Такие доходы, например материнские пособия, в стр. 020 расчета не показывают
В стр. 070 расчета указана сумма налога, которая будет удержана в следующем отчетном периоде (году)	В стр. 070 расчета указывают НДФЛ, удержанный на последнее число отчетного периода (31 декабря отчетного года), и не отражают налог, который предстоит удержать в следующем периоде (году). Например, это касается НДФЛ с зарплаты за декабрь, которая выплачена в январе
Пособия по болезни и налог с них отражены в периоде начисления	Такие доходы отражают в периоде выплаты
В стр. 080 расчета в качестве налога, не удержанного налоговым агентом, указана сумма НДФЛ с зарплаты, которая будет выплачена в следующем отчетном периоде (году)	В стр. 080 расчета отражают НДФЛ, не удержанный с доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды в отсутствие денежных доходов. Налог, который будет удержан в следующем отчетном периоде (году), по стр. 080 расчета не показывают. Например, это касается НДФЛ с зарплаты за декабрь, которая выплачена в январе
В стр. 080 расчета указана разница между исчисленным и удержанным налогом
Раздел 2 расчета 6-НДФЛ (заполняется за последние 3 месяца отчетного периода (года))
В стр. 100, или 110, или 120 расчета указаны даты за пределами отчетного периода (года)	Операция, начавшаяся в одном отчетном периоде (году), а закончившаяся в другом, отражается только в периоде (году), в котором наступит срок перечисления налога по НК РФ. Например, это касается НДФЛ с зарплаты за декабрь, которая выплачена в январе
Дублирование операций, начатых в одном отчетном периоде (году), а завершенных в другом
В стр. 100 расчета указана дата перечисления зарплаты работникам	В стр. 100 расчета указывают последний день месяца, за который начислена зарплата
В стр. 100 расчета указан последний день месяца, которым датирован приказ о выплате премии по итогам года	В стр. 100 расчета указывают дату выплаты годовой премии
В стр. 120 расчета указана дата фактического перечисления удержанного налога	В стр. 120 расчета указывают крайний срок перечисления удержанного налога, который установлен п. 6 ст. 226 НК РФ
В стр. 140 расчета сумма удержанного налога указана за минусом суммы НДФЛ, которую налоговый агент вернул физлицам	В стр. 140 расчета указывают всю сумму НДФЛ, удержанную на дату из стр. 110
Не выделены в отдельную группу так называемые межрасчетные выплаты (заработная плата, отпускные, больничные и т. п.)	Доходы с одной датой получения, но с разными сроками перечисления налога отражают в разных блоках строк 100—140 расчета
Особенности представления расчета 6-НДФЛ, ошибки в КПП и ОКТМО
При смене места нахождения организации (ОП) расчет представлен в ИФНС по прежнему месту учета	После постановки на учет в новую ИФНС туда нужно представить: — расчет за период постановки на учет в старой ИФНС с прежним ОКТМО; — расчет за период после постановки на учет с новым ОКТМО. В обоих расчетах указывают КПП по новому месту учета
Организация с несколькими ОП в одном муниципальном образовании сдала один расчет	Расчет заполняют отдельно по каждому ОП, даже если они находятся в одном муниципальном образовании. В каждом расчете указывают КПП соответствующего ОП
Ошибки при заполнении КПП и ОКТМО. Расхождения кодов ОКТМО в расчете 6-НДФЛ и платежках на уплату налога	При ошибке в КПП или ОКТМО надо представить два расчета: — уточненный расчет к ранее представленному с ошибочными КПП или ОКТМО и с нулевыми показателями; — первичный расчет с правильными КПП или ОКТМО

Справка 2-НДФЛ: персональные данные, ИНН и статус налогоплательщика

ФНС советует перепроверить персональные данные работников перед заполнением справок 2-НДФЛ. Например, можно под роспись попросить сотрудников сообщить в бухгалтерию, если в 2017 г. у них изменились паспортные данные или адрес регистрацииПисьмо ФНС от 06.09.2017 № БС-4-11/17753@.

Также налоговая служба рекомендует проверять ИНН физлиц с помощью сервиса «Узнать ИНН». И предупреждает, что разработала программу контроля, которая будет сопоставлять, заполнено ли в разделе 1 справки 2-НДФЛ поле «ИНН» у людей с российским гражданством, что видно по коду 643 в поле «Гражданство (код страны)» раздела 2 справки.

Если вы не указали ИНН, потому что человеку он не присвоен, бояться такой проверки не стоит. Система примет справку, но выдаст предупреждение: «Не заполнен ИНН для гражданина России». Но если ИНН будет с ошибкой, то вас могут оштрафовать на 500 руб. за каждый документп. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 06.09.2017 № БС-4-11/17753@.

Далее в разделе 2 справки 2-НДФЛ в поле «Статус налогоплательщика» вам надо указать код налогового статуса человека. В течение года вы определяли статус на каждую дату выплаты дохода. Но в справке нужно проставить цифру, которая соответствует налоговому статусу физлица на конец годаПисьмо Минфина от 21.07.2017 № 03-04-06/46690.

Так, если на 31.12.2017 работник — резидент, то ставим 1. А если нерезидент — выбираем соответствующий ему код. Исключение — иностранцы на патенте. Им всегда присваиваем код 6, даже если к концу года человек стал резидентом.

Коды налоговых статусов для нерезидентов таковыразд. IV Порядка, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@:

— 3 — высококвалифицированный специалист;

— 4 — участник госпрограммы добровольного переселения соотечественников;

— 5 — беженец или получивший временное убежище в РФ;

— 2 — остальные нерезиденты.

По окончательному налоговому статусу определяем ставку НДФЛ и рассчитываем по ней налог. Полученную сумму указываем в поле «Сумма налога исчисленная» раздела 5 справки 2-НДФЛ. А в поле «Сумма налога удержанная» раздела 5 вписываем фактически удержанную за год сумму налога.

Если в результате изменения статуса у работника образовалась переплата по НДФЛ, за возвратом налога ему придется обращаться в ИФНСп. 1.1 ст. 231 НК РФ.

Справка 2-НДФЛ: новые и проблемные коды доходов

Как и в прошлом году, аккурат к отчетной кампании ФНС дополнила перечень кодов доходов для целей заполнения налоговых регистров по НДФЛ и справок 2-НДФЛ. Поправки вступили в силу 01.01.2018, а потому их придется учитывать уже при сдаче справок за 2017 г.Приказ ФНС от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820@

Обычные организации заинтересуют три кода из пяти новых.

Новый код дохода	Вид дохода, которому присвоен код
2013	Компенсация за неиспользованный отпуск
2014	Выходное пособие (компенсация) при увольнении в части, превышающей три среднемесячных заработка (шесть среднемесячных заработков на Крайнем Севере)
2611	Списанный безнадежный долг

До изменений этим доходам присваивали код 4800 «Иные доходы». Поэтому, прежде чем заполнять справки 2-НДФЛ за 2017 г., в налоговых регистрах по людям, получавшим доходы, указанные в таблице, замените код 4800 на правильныйПисьмо ФНС от 19.09.2016 № БС-4-11/17537.

Вы знаете, коллеги, что с отчетной кампании за 2017 г. у премий есть два кода доходов:

— 2002 — премия за производственные результаты;

— 2003 — непроизводственная премия, выплаченная за счет чистой прибыли.

Последнюю выплату многие воспринимали так. Если есть решение участников о выплате премий, допустим к юбилею компании, из чистой прибыли конкретного года, то это код 2003. Если решения нет, но «юбилейную» премию фирма все равно выплачивает, то ставим код 4800 «Иные доходы».

Но письма ФНС за прошедший год показали, что налоговая служба так глубоко не копала. Похоже, для нее фраза «премия за счет чистой прибыли» — синоним фразы «премия, не учитываемая в налоговых расходах». Иначе не объяснить, что любым нетрудовым премиям (к юбилею, празднику) ФНС советует присваивать код 2003Письма ФНС от 12.05.2017 № БС-4-11/8934@, от 07.08.2017 № СА-4-11/15473@.

Не об отчетности, но важное

В сентябре 2017 г. в Письме № 03-04-06/56583 Минфин напомнил: если в отдельные месяцы календарного года у работника не было доходов, облагаемых по ставке 13% (например, он был в отпуске за свой счет), то стандартные вычеты не пропадают. Они накапливаются и предоставляются в ближайшем месяце, в котором у человека появится доход, облагаемый по ставке 13%.

А если работник весь 2017 г. был в отпуске за свой счет? Тогда 31.12.2017 вся сумма накопленных стандартных вычетов сгорела. Причем отказаться от вычетов в пользу второго родителя такой сотрудник тоже не могПисьмо Минфина от 20.04.2017 № 03-04-05/23946.

Также в сентябре 2017 г. Минфин в Письме № 03-04-06/62152 разъяснил, что НДФЛ не облагают компенсацию за использование в служебных целях только личного имущества. Если сотрудник в интересах фирмы использует автомобиль, который взял в лизинг, то с компенсации надо удерживать НДФЛ. То же самое касается автомобилей, управляемых по доверенностиПисьма ФНС от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@; Минфина от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228.

Но бывает и так: фирма арендует у сторонней компании автомобиль для служебных поездок работника. Есть тут доход, облагаемый НДФЛ? Нет, уверен Минфин. Ведь фактический потребитель транспортных услуг — работодатель, а не сотрудник. Главное — документы, подтверждающие коммерческое использование машиныПисьмо Минфина от 26.09.2017 № 03-04-06/62152.

Кстати, еще в 2015 г. Верховный суд указал, что оплата фирмой жилья, арендованного для иногороднего сотрудника, не образует дохода последнего. Причина та же, что и в случае с арендованным автомобилем, — в расходах больше заинтересован работодатель, нежели работник. И вот в октябре 2017 г. с этим наконец-то согласилась ФНСп. 3 Обзора, утв. Президиумом ВС 21.10.2015; Письмо ФНС от 17.10.2017 № ГД-4-11/20938@.

И последнее, прежде чем перейдем к примерам заполнения НДФЛ-отчет­ности.

По производственной необходимости работодатель может отозвать сотрудника из отпуска, если последний согласен. Многие фирмы оплачивают человеку дорогу из отпуска на работу. А потом, когда срочные дела закончены, и возвращение к месту отдыха. Увы, Минфин требует исчислить НДФЛ со стоимости проезда из отпуска и обратно. А все потому, что ТК не обязывает работодателя возмещать подобные расходыПисьмо Минфина от 20.10.2017 № 03-04-06/68852.

Вот если бы работника попросили прервать отдых ради командировки, тогда другое дело. По ст. 168 ТК работодатель в любом случае обязан возместить сотруднику расходы на проезд к месту командирования. Значит, исчислять НДФЛ не нужноПисьмо Минфина от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 (п. 1).

Если командировка сопряжена с отпуском, в некоторых случаях НДФЛ все же придется исчислить. Об этом А.И. Дыбов рассказал на семинаре «Не в первый раз и не в первый класс: отчетность за I квартал 2017 г.».

Читать далее