Охрана офисного труда: медосмотры, спецодежда, униформа
Кто проходит обязательные медосмотры
Офисную работу редко связывают с обязательными медосмотрами. И напрасно это делают. Нормативная база такова, что даже вполне безопасный, с точки зрения обывателя, труд подразумевает периодические визиты к врачам.
Первая категория офисных сотрудников, которым без предварительных и периодических осмотров нельзя, — люди, проводящие за компьютером более половины рабочего времени. При условии что их рабочие места не подвергались спецоценке либо подвергались и она выявила вредные условия труда 3 класс
Если же спецоценка признала рабочие места оптимальными либо допустимыми, а это 1 класс или 2 класс, то медосмотры такого персонала можно не проводить. Это признают и Роструд, и Роспотребнадзо
Вторая категория работников офиса, которым придется проходить предварительные и периодические осмотры у медиков, — водители, а также любые сотрудники, в чьи должностные обязанности входит управление автомобилем. Причем перед каждой поездкой им надо выдержать еще и предрейсовый медицинский осмотр. А раз в 5 лет — психиатрическую экспертиз
Было время, когда работодателям в судах удавалось доказывать, что это обязательно только для людей, нанятых именно водителями. И то если компания — профессиональный перевозчик. К сожалению, сейчас эта аргументация уже не работае
Предрейсовые осмотры водителей не единственная специфическая обязанность компании, которая владеет автотранспортом. О других читайте в отчете о семинаре А.И. Дыбова «Годовой отчет — 2017: бухучет, налог на прибыль, УСН, имущественные налоги и кадры».
Третья категория офисных работников (если можно назвать ее категорией), для которых обязательны профессиональные медосмотры, — персонал торговых организаций. Начиная с генерального директора и заканчивая курьером. Независимо от формы торговли (оптом или в розницу), а также от вида товаров (пищевые или нет).
Такой «подарок» нам сделал Верховный суд в декабре 2017 г. Постановлением
Штраф от трудинспекции, к слову, — от 110 000 до 130 000 руб. за каждого работника, не прошедшего медосмотр. А от Ространснадзора или
О том, как организовать медицинские осмотры офисного персонала, подробно рассказал Д.И. Кофанов на семинаре «Охрана труда в “офисной” фирме: необходимый и достаточный минимум».
Расходы на обязательные медосмотры
Затраты на проведение медосмотров, когда сам работодатель оплачивает счета медицинской организации, а также компенсацию расходов работника на прохождение медосмотра при ОСН можно учесть в прочих расходах, а на УСН — в материальны
Если работодатель платит медклинике напрямую, то НДФЛ и взносов не будет, поскольку ни о какой выгоде сотрудников речь не идет. А вот когда работник сначала сам оплачивает медосмотр, а потом работодатель компенсирует ему затраты, все усложняетс
В феврале 2018 г. вышло странное Письмо
— путано размышляет об обложении НДФЛ расходов на компенсацию стоимости медосмотра;
— однозначно предлагает облагать компенсацию взносами, поскольку она не поименована в перечне сумм, освобождаемых от взносов.
А все потому, что подобная форма оплаты процедуры ТК не предусмотрена, работодатель все должен организовать и оплатить сам. С этим можно соглашаться или нет, но ясно одно: не исчислите НДФЛ и взносы с компенсации расходов работников на обязательные медосмотры — могут быть претензии у ИФНС. Не хотите проблем — поступайте, как велит ТК, а не как вам удобне
В бухучете расходы на медосмотр отражают такими проводками.
Содержание операции | Дт | Кт |
Учтены затраты на обязательный медосмотр офисных работников в медучреждении | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
Оплачен медосмотр | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 51 «Расчетные счета» |
Отражена компенсация расходов работников на обязательный медосмотр, который они проходили и оплачивали сами | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
Начислены взносы на компенсацию | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
Удержан НДФЛ при выплате компенсации | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
Выплачена компенсация работникам | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 50 «Касса» (51 «Расчетные счета») |
А как для целей налогообложения учитывать расходы на аптечки и прививки сотрудников офиса? Ответ дал А.И. Дыбов на семинаре «Отчет за I квартал 2018 года».
Спецодежда
Термины «спецодежда» и «униформа» нередко путают. Ведь и то и другое выдает работодатель. Однако главное отличие спецодежды от униформы — защита. Работодатель обязан бесплатно обеспечить сотрудников спецодеждой не ради красоты и единообразия, но ради сохранения здоровья, а то и жизни люде
В случае с офисным персоналом спецодежда понадобится водителю легкового автомобиля и уборщику. Первому следует выдать сигнальный жилет, костюм для защиты от загрязнений и защитные перчатки. Второму — защитную одежду и полимерные перчатк
И помните: не важно, как именно в трудовой книжке называется профессия, должность или специальность человека. Если по служебному долгу он водит машину или убирает офис — спецодежду надо выдат
Работник должен получить не меньше предметов спецодежды, чем предусмотрено типовыми нормами. Больше — это сколько угодно. Главное — предусмотреть повышенные нормы в локальном нормативном
При ОСН и УСН стоимость «офисной» спецодежды в пределах типовых или локальных норм — материальный расход. Правда, в 2012 г. Минфин считал, что еще одно условие для налогового учета стоимости спецодежды — спецоценка или аттестация рабочих мест. Но после, видимо, понял, что работодатель обязан выдавать спецодежду в любом случае. Потому с 2014 г. спецоценки либо аттестации в письмах по теме
В бухучете стоимость спецодежды для офисного персонала отражают
— при нормативном сроке носки до 12 месяцев включительно — списывают единовременно при передаче сотруднику с кредита счета 10 в дебет счета 26 или 44;
— при нормативном сроке носки более 12 месяцев — списывают равномерно в течение этого срока. Проводка та же, только делать ее нужно ежемесячно.
В принципе, этот порядок списания можно установить и в налоговой учетной политике, чтобы не было разниц по ПБУ
НДФЛ и взносами стоимость спецодежды облагать не надо. Ведь вы отдаете ее работникам в пользование, а не в собственност
Униформа
Униформа для большинства коммерческих фирм — вещь необязательная. Ее выдают, чтобы показать принадлежность работников к конкретной организации, повысить узнаваемость бренда, улучшить деловую репутацию компании. Обычно в униформу одевают сотрудников, которые, что называется, общаются с внешним миром: секретарей, менеджеро
Раз нет обязательности униформы, нет и типовых норм ее выдачи. Каждый работодатель утверждает их самостоятельно. Лучше выполнить униформу в одной цветовой гамме, фирменную символику, логотип, товарный знак нанести прямо на одежду, а не на значок, галстук, косынку или жиле
Если работник не становится собственником униформы, а лишь временно пользуется ею, то стоимость одежды можно учесть в материальных расходах при выдаче на руки. Исчислять НДФЛ и взносы не нужн
Отдавать униформу в собственность бесплатно я крайне не советую. Да, стоимость можно учесть в расходах и в этом случае, правда, в качестве оплаты труда. Но попутно, с точки зрения Минфина, придется начислить НДС, взносы и НДФЛ. Получается довольно накладно. Поспорить с этим можно. Но нужно
И последнее: расходы по ремонту, хранению и стирке спецодежды и униформы можно учесть без проблем и ограничений. Конечно, с оглядкой на экономическую обоснованность затрат.