Офисные расходы: учет и налоги
Аренда офиса и другого имущества
Арендная плата
Для того чтобы понять, какие документы нужны для учета в расходах арендной платы, необязательно читать письма Минфина. Достаточно открыть гл. 25 НК. Из нее следует, что хватит договора и расчетно-платежных документо
Если на сумму арендной платы выставляют счет, расходы признают на дату, указанную в счете. Если же счета договором не предусмотрены, то расходы по аренде учитывайте на последний день месяца.
Другие документы, например акты об оказании услуг, как правило, не нужны. Акты понадобятся, если арендная плата состоит из постоянной и переменной частей. Тогда в документе арендодатель приводит расчет переменной част
И помните, что, если договор не фиксирует передачу имущества арендатору, на это нужен отдельный акт в произвольной форме. Он подтверждает, с какой даты арендатор начал пользоваться имуществом, и, соответственно, обосновывает экономическую целесообразность сделки.
Организации на ОСН включают арендную плату в прочие расходы на последнее число каждого месяца аренды либо на дату, которую стороны выбрали как расчетну
Упрощенцы же уменьшают доходы на стоимость аренды
— если аренда оплачена авансом — то в последнее число месяца пользования имуществом либо на расчетную дату;
— если постфактум — то в день оплаты.
К слову, затраты на аренду помещения, которое арендатор ремонтирует и пока не использует, также можно включить в расход
Традиционное предупреждение: по мнению чиновников, если договор аренды недвижимости действует год и более, учет расходов по нему возможен только после госрегистрации сделки. Обоснование: по ГК такой договор считается заключенным только с момента госрегистраци
И традиционное же возражение: в НК этого условия нет, а без него гражданское законодательство к налогам не применяют. Правда, этот подход, скорее всего, придется отстаивать в
Если вы все же решите зарегистрировать договор после того, как начнете пользоваться офисом, пропишите, что документ применяется и к правоотношениям, которые возникли до даты регистрации договор
В бухгалтерском учете арендную плату включайте в затраты последним числом каждого месяца аренды либо расчетной датой по договору. Проводка: дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» либо 44 «Расходы на продажу» – кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Помните, что аренда офиса у органа власти, например у Комитета по управлению государственным или муниципальным имуществом, делает вас налоговым агентом по НДС. То есть вы должны сами исчислить налог по расчетной ставке
Коммунальные затраты и НДС
Теперь о коммунальных расходах на электроэнергию, тепло, воду и так далее. Обычно сложности возникают в налоговом учете.
Есть два варианта оплаты коммуналки:
1) арендатор перечисляет ее арендодателю сверх платы за пользование офисом;
2) она — часть арендной платы и уходит арендодателю в составе единого платежа.
При первом варианте всю сумму возмещения учитывайте в расходах, при условии что арендодатель не перевыставляет вам счета-фактуры снабжающих организаций. Если перевыставляет, НДС к вычету не принимайте и в расходы не включайте. Минфин уверен, что раз арендодатель эти услуги вам не реализует, то и предъявлять налог по ним не вправ
Теперь второй вариант, когда стоимость коммуналки входит в арендную плату и отдельно арендатор ее не возмещает. То есть арендодатель либо вообще не показывает сумму в расчетных документах и предполагается, что она входит в общую сумму платы, либо показывает в качестве переменной части стоимости аренды. В последнем случае условие договора аренды может выглядеть так.
3. Расчеты.
3.1. Арендатор обязуется ежемесячно вносить арендную плату в срок, установленный договором.
3.2. Ежемесячная арендная плата состоит:
— из постоянной части — 59 000 руб. (НДС — 9000 руб.);
— из переменной части, равной стоимости коммунальных услуг, потребленных арендатором за календарный месяц, которая определяется по индивидуальным приборам учета.
Для бухгалтерского и налогового учета формулировка договора не важна. Арендатор на ОСН учитывает в расходах всю арендную плату вместе со стоимостью коммуналки и принимает к вычету НДС по счету-фактуре арендодателя. Даже если стоимость коммуналки указана в бумагах отдельн
Упрощенец включает всю арендную плату с НДС в расходы на день оплаты, но не ранее последнего числа каждого месяца аренды либо не ранее расчетной даты по договор
Ремонт, отделимые и неотделимые улучшения арендованного имущества: как разграничить
Чем обычный ремонт отличается от улучшения арендованного имущества? Это важно, поскольку затраты на ремонт списывают единовременно, а отделимые и неотделимые улучшения обычно амортизируют.
Ремонт, включая капитальный, делают, чтобы поддерживать работоспособность имущества либо восстанавливать ее. А в улучшения вкладываются, чтобы повысить качественные характеристики и ценность работающего объекта или изменить его назначение. По сути, улучшения — это модернизация либо реконструкция имуществ
Так, чистовая отделка помещения, взятого в аренду без отделки, — неотделимые улучшения. Поскольку в итоге появится возможность использовать его под офис. А на день передачи объекта такой возможности не было. Это и есть новое качество. Если же отделка в арендованном офисе была, но начала сыпаться штукатурка и арендатор это исправляет, то перед нами обычный ремонт.
Теперь об отделимых и неотделимых улучшениях. Названия говорят сами за себя. Если вы можете изъять улучшения из арендованного имущества, не повредив его, и оставить результат себе, значит, улучшения отделимые. Это справедливо для съемной аппаратуры системы видеонаблюдения, кондиционера, автосигнализации. Подобное имущество — собственность арендатора. И на его установку, по умолчанию, не надо получать согласие арендодател
Неотделимые улучшения — противоположность отделимым, тут даже объяснять особо нечего. Заменили работавшую, но старую систему вентиляции на более современную — вот вам и неотделимое улучшение. Оно — собственность арендодател
Арендодатель должен возместить вам стоимость неотделимых улучшений,
— это прямо предусмотрено договором аренды;
— арендодатель согласился на улучшения без оговорки, что арендатор выполняет их за свой счет.
В остальных случаях арендодатель за неотделимые улучшения арендатору ничего не долже
Отделимые улучшения
Итак, отделимые улучшения принадлежат вам. Поэтому в зависимости от срока полезного использования (СПИ) и стоимости объекта к бухгалтерскому и налоговому учету вы принимает
— или ОС, если СПИ превышает 12 месяцев, бухгалтерская стоимость — более 40 000 руб., налоговая — свыше 100 000 руб.;
— или МПЗ — в ином случае.
Если договор аренды предусматривает, что отделимые улучшения переходят в собственность арендодателя, то возможны два варианта:
1) арендодатель возмещает вам стоимость отделимых улучшений — тогда вы отразите в учете эту операцию как обычную продажу;
2) арендодатель не возмещает стоимость улучшений — в этом случае вы имеете дело с безвозмездной передачей.
Второй вариант перечеркивает возможность арендатора учесть в «прибыльных» расходах стоимость улучшений, но обязывает начислить на нее НДС. Который тоже нельзя включить в расходы. Арендатор на УСН, конечно, НДС не начисляет, однако стоимость передаваемого имущества в расходах также не показывае
Момент передачи улучшений определяет соглашение арендодателя и арендатора. Это происходит либо сразу по завершении работ по акту, либо по окончании договора аренды вместе с возвратом арендного имущества.
Неотделимые улучшения: бухгалтерский учет
Бухгалтерский учет неотделимых улучшений зависит от того, когда арендатор передаст их арендодателю. Если сразу после окончания работ, в день подписания с подрядчиком акта приема-передачи результатов выполненных работ, то проводки будут таки
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Отражены затраты на создание неотделимых улучшений | 08 «Вложения во внеоборотные активы» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (10 «Материалы», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») |
| Начислен НДС на стоимость неотделимых улучшений, передаваемых арендодателю | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | |
| Результаты работ по созданию неотделимых улучшений переданы арендодателю | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» | 08 «Вложения во внеоборотные активы» |
| От арендодателя получено возмещение стоимости работ по созданию неотделимых улучшений (либо стоимость работ по созданию неотделимых улучшений зачтена в счет арендной платы) | 51 «Расчетные счета» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Арендная плата») | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» |
| Списана стоимость неотделимых улучшений, не возмещаемая арендодателем | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» |
Если неотделимые улучшения арендатор передаст арендодателю лишь после того, как закончится срок аренды, то затраты на них сформируют первоначальную стоимость особого объекта ОС. Арендатор будет учитывать его на балансе, амортизировать и облагать налогом на имущество организаций исходя из остаточной стоимости. Даже если арендодатель платит налог по кадастр
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Отражены затраты на создание неотделимых улучшений | 08 «Вложения во внеоборотные активы» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| Неотделимые улучшения отражены в составе ОС | 01 «Основные средства», субсчет «Неотделимые улучшения арендованного имущества» | 08 «Вложения во внеоборотные активы» |
| Начислена амортизация по неотделимым улучшениям | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 02 «Амортизация основных средств» |
| При передаче неотделимых улучшений арендодателю списана начисленная по ним амортизация | 02 «Амортизация основных средств» | 01 «Основные средства», субсчет «Неотделимые улучшения арендованного имущества» |
| При передаче неотделимых улучшений арендодателю списана на расходы их остаточная стоимость | 01 «Основные средства», субсчет «Неотделимые улучшения арендованного имущества» | |
| Начислен НДС на стоимость неотделимых улучшений, передаваемых арендодателю | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | |
| Отражена в доходах стоимость неотделимых улучшений, возмещаемая арендодателем | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» | |
| От арендодателя получено возмещение стоимости работ по созданию неотделимых улучшений (либо стоимость работ по созданию неотделимых улучшений зачтена в счет арендной платы) | 51 «Расчетные счета» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Арендная плата») | 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» |
Неотделимые улучшения: налоговый учет
Теперь о налоговом учете неотделимых улучшений. Здесь важно, согласился ли на них арендодатель. Если нет, то арендатор не сможет включить в расходы стоимость улучшений. Если арендодатель согласен, дальнейшее зависит от того, возмещает ли он стоимость неотделимых улучшени
| Налоговый учет неотделимых улучшений арендованного имущества, если арендодатель | |
| не возмещает стоимость улучшений | |
| Затраты на улучшения формируют первоначальную стоимость особого объекта ОС арендатора, по которому нельзя применить амортизационную преми Если неотделимые улучшения как отдельный объект есть в Классификации ОС, арендатор определяет СПИ по Классификации. Иначе срок равен СПИ арендованного имущества, например СПИ офисного здани Арендатор начисляет амортизацию до окончания действия договора аренды с учетом пролонгации. Остаточную стоимость улучшений на момент возврата арендованного имущества в налоговые расходы включить нельзя. Даже если будет заключен новый договор аренды того же имуществ | На дату передачи результатов улучшений арендатор включает: — в доходы — возмещение их стоимости арендодателем; — в расходы — затраты на улучшения: стоимость работ, материалов и |
У арендатора на «доходно-расходной» УСН налоговый учет неотделимых улучшений будет такой.
Вариант 1. Арендодатель не дал согласия на улучшения. Тогда арендатор-упрощенец не может включить их стоимость в расход
Вариант 2. Арендодатель согласился на улучшения и компенсировал их стоимость. В этом случае упрощенец учитывает сумму компенсации в доходах днем поступления денег. А затраты на улучшения включает в материальные расход
Вариант 3. Арендодатель на улучшения согласен, но денег не дает. Тогда для арендатора-упрощенца неотделимые улучшения — особый объект ОС. И он списывает его оплаченную стоимость в расходы так же, как стоимость любых других ОС. То есть равномерно начиная с квартала, в котором завершились работы, по 31 декабря включительн
И тут важно помнить, что у упрощенцев есть одна особенность. Придется восстановить часть расходов, если упрощенец передает улучшения, не выждав определенные сроки. Для улучшений со СПИ до 15 лет включительно — это 3 года с окончания года, в котором стоимость улучшений учтена в расходах. А для улучшений со СПИ свыше 15 лет — 10 лет с момента учета расходов.
Причем восстановление идет задним числом, то есть придется подавать уточненки, доплачивать налог и пени. Это актуально, если арендатор передает арендодателю неотделимые улучшения по окончании договора аренды или раньше по
Особенности аренды имущества у физлица
Нередко офисным помещением владеет обычный человек без регистрации ИП. Какими документами подтвердить расходы на аренду? Да обычными: договором и передаточным актом. Ежемесячные акты об оказании услуг необязательн
Однако в этом случае компания-арендатор в качестве налогового агента должна исчислять и удерживать НДФЛ из арендной платы. Причем не важно, перечисляет она деньги авансом или по окончании месяца. Заплатить удержанный налог в бюджет нужно не позднее ближайшего рабочего дня, следующего за днем выплаты арендодател
А что со стоимостью коммунальных услуг, возмещаемой физлицу? Тут дело обстоит так.
Если это услуги, плату за которые взимают без оглядки на объем потребления, грубо говоря, за квадратные метры или в твердой (неизменной) сумме, то у «физика»-арендодателя появляется отдельный доход, облагаемый НДФЛ. С него тоже нужно исчислить и удержать нало
А вот оплата стоимости электричества, воды и прочих ресурсов, которые учитывают по счетчикам, материальную выгоду физлица-арендодателя не образует. Ведь помещением пользовался не он, а арендатор. Не будь этого, затрат не было бы вовсе.
И учтите, что жилое помещение, ту же квартиру, можно сдавать под офис только после того, как собственник перевел его в разряд нежилого. Иначе с налоговыми расходами на аренду, ремонт офиса и коммуналку будут проблем
«Офисные» основные средства, программы и сайты
Где заканчиваются ОС и начинаются МПЗ
Для работы управленческого персонала компания приобретает компьютеры, сотовые телефоны. Для комфортных условий труда — кулеры, кондиционеры, чайники, микроволновки. Для уборки помещений — пылесосы. Как учитывать эту технику?
Давайте вспомним условия квалификации имущества в качестве ОС. Срок полезного использования (СПИ), что в бухгалтерских, что в налоговых целях, должен превышать 12 месяцев. А вот лимит первоначальной стоимости разны
— бухгалтерский — свыше 40 000 руб. Правда, его нужно закрепить в учетной политике, иначе любое имущество со СПИ дольше 12 месяцев будет ОС;
— налоговый при ОСН и УСН — более 100 000 руб.
Если объект соответствует требованиям, его нужно зачислить в состав ОС. И компьютер, и пылесос, и кулер, и даже аквариум. Если нет, перед вами МПЗ, стоимость которых нужно отразить по дебету счета 10 «Материалы». А затем списать в налоговые и бухгалтерские расходы при передаче в эксплуатацию. При УСН стоимость приобретенных МПЗ включают в расходы после оплат
НДС по офисному имуществу компания на ОСН принимает к вычету как обычно, нюансов, присущих именно таким покупкам,
Климатическое оборудование и бытовая техника
Когда офисное имущество прямо задействовано в работе, никто не сомневается в экономической обоснованности расходов на него. Но вот оборудование для комфорта персонала (бытовая техника, кондиционеры, ионизаторы воздуха) пока вызывает вопросы.
Связано ли такое имущество с извлечением доходов? Может, и не так прямо, как компьютеры, но связано, конечно. Ведь ТК обязывает работодателя обеспечить нормальные и безопасные условия труда, а также оборудовать помещения для приема пищи. Подробности — в санитарных правилах и нормативах
Так, по
Строительные нормативы предусматривают, что при численности работников до 30 человек в здании обязательна комната для приема пищи, а если сотрудников больше — столовая. Но поскольку ТК виды помещений для обеденных перерывов в зависимости от численности персонала не ранжирует, обычно хватает комнаты для приема пищи. В ней следует поставить как минимум электрический чайник, холодильник и электроплиту, а можно и микроволновк
Наконец, работодатель должен снабжать персонал чистой питьевой водой, а значит, покупать кулеры или другие подобные установк
В итоге климатическое оборудование, бытовую технику и кулеры работодатель приобретает не по своей прихоти, а чтобы исполнить закон. Иначе его может оштрафовать трудинспекци
Поэтому для таких затрат есть отдельная норма ст. 264 НК, которая позволяет учитывать их для целей налогообложения прибыли. В зависимости от стоимости, оборудование отражают как МПЗ или как
Справка
Текущая редакция Классификации ОС кондиционеры не упоминает. До 01.01.2017 они входили в третью амортизационную группу со СПИ свыше 37 до 60 месяцев включительно. Можно выбрать этот СПИ, а можно установить свой по технической документации на кондиционер или по рекомендациям его производител
Для пущей уверенности обязанность работодателя на ОСН обеспечить комфорт персонала можно закрепить в коллективном договоре или в трудовых договорах с сотрудниками. Например,
В целях обеспечения безопасных и комфортных условий труда работодатель, помимо прочего, обязуется:
— оснастить рабочие помещения средствами кондиционирования, увлажнения и ионизации воздуха;
— оборудовать помещение для приема пищи и установить в нем холодильник, электрочайник, микроволновую печь и кулер.
А вот упрощенцам не повезло. В закрытом перечне налоговых расходов подходящего пункта нет. В результате соблюдать ТК фирмы на УСН должны, но не вправе уменьшить доходы на стоимость климатического оборудования, бытовой техники и кулеро
Об учете расходов на питание сотрудников читайте
Компьютер: учитывать по частям или единым объектом?
Когда мы говорим «компьютер», то подразумеваем, по крайней мере, системный блок, монитор, клавиатуру и мышь. Как все это учесть: единым инвентарным объектом или по частям?
С тех пор как налоговый лимит первоначальной стоимости ОС стал равен 100 000 руб., острота проблемы притупилась. Обычный компьютер в сборе редко обходится дороже. А потому для целей налогообложения без разницы, как включать в расходы цену комплектующих: единой суммой или отдельно по каждому предмету.
Не очень принципиально это и для бухучета. Даже если цена компьютера в сборе перевалит за 40 000 руб., а фирма учтет комплектующие как МПЗ и включит в затраты по частям при передаче в эксплуатацию, пожурить ее смогут разве что аудиторы. Ведь компьютеры и прочая офисная техника, согласно Классификации ОС, входят во вторую амортизационную группу. А значит, в любом случае не облагаются налогом на имуществ
Потому для компании и не важно, что выбрать: собрать стоимость комплектующих на счете 01 «Основные средства» и амортизировать либо списывать стоимость каждого предмета со счета 10 по мере передачи в эксплуатацию.
Однако некоторые экземпляры офисных компьютеров вполне могут стоить дороже 100 000 руб. Либо они могут стоить дороже 40 000 руб., при этом фирма захочет отразить их в бухучете правильно, а не как удобно. Например, для того чтобы актив баланса стал побольше. Или для контроля за сохранностью имущества.
По мнению Минфина, компьютер — единый инвентарный объект ОС, поскольку комплектующие не могут работать порознь. Системный блок бесполезен без монитора, монитор ничто без системного блока, оба мало что могут без клавиатуры и мышки. Все это, выражаясь официальным языком, комплекс конструктивно сочлененных предмето
Если фирма покупает комплектующие компьютера отдельно, их стоимость нужно отражать по дебету счета 08 до тех пор, пока компьютер не будет готов к использованию. После чего нужно перевести его в состав ОС проводкой дебет счета 01 – кредит счет
Если речь о компьютере, который в сборе стоит дороже 100 000 руб., лучше совместить его перевод в состав бухгалтерских ОС с вводом в эксплуатацию для целей налогообложения. Тогда амортизация начнется одновременн
Как совместить? Системный администратор легко письменно обоснует вам, что конкретный экземпляр компьютера пока не готов к работе, потому что на нем не установлена... (подставьте название любой программы). Этим и воспользуйтесь.
А вот принтер, копир (который не совсем правильно называть ксероксом), сервер — все это отдельные объекты учета, собирать их воедино с компьютером не надо. Потому важна лишь первоначальная стоимость оборудования.
Классификация ОС называет это имущество прочими офисными машинами, код ОКОФ 330.28.23.23, и относит ко второй амортизационной группе с нормативным СПИ свыше 25 до 36 месяцев включительно.
Ремонт и модернизация компьютера
Условимся, что дальше будем говорить только о компьютерах в составе ОС. Потому что рассуждать о ремонте или модернизации компьютера, который вы списали по частям как МПЗ, бессмысленно. Расходы на ремонт вы учтете единовременн
Как я уже говорила ранее, если организация чинит неисправности, заменяет изношенные детали — это ремонт. Например, установка новой материнской платы взамен сгоревшей — чистой воды ремон
Модернизацию проводят, когда хотят улучшить характеристики ОС. Захотели превратить средненький компьютер в графическую станцию — заменили нормально работавшие «материнку» и видеокарту на более мощны
Однако замена детали компьютера, вышедшей из строя, обычно всегда улучшает его характеристики. Очень уж быстро обновляется рынок комплектующих. Это ремонт или модернизация? Так вот, необходимость ремонта подтвердит дефектная ведомость. Сломалось — значит, ремонт. И стоимость новых комплектующих можно списать в расходы в день установки в компьюте
Типовой формы ведомости нет. Потому выглядеть она может так.
ООО «Альфа»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
 |
01.06.2018
ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ
01.10.2018
№ 2
| Название объекта | Выявленная неисправность | Меры по устранению неисправности |
| Компьютер (инв. | Не включается монитор | Замена монитора |
 |
Маскировать модернизацию под ремонт за счет дефектной ведомости я не советую. С компьютером это еще может пройти незамеченным, но, допустим, с автомобилем или зданием уже вряд ли.
Затраты на модернизацию компьютера в бухгалтерском и налоговом учете увеличивают его первоначальную стоимость. Оформляют итоги модернизации актом
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Отражены затраты на модернизацию компьютера | 08 «Вложения во внеоборотные активы» | 10 «Материалы» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») |
| Увеличена первоначальная стоимость компьютера | 01 «Основные средства» | 08 «Вложения во внеоборотные активы» |
После модернизации компьютер в бухгалтерском и налоговом учете амортизируют по-разному. Если СПИ компьютера не изменился, в бухучете ежемесячную сумму определяют
Для целей налогообложения ежемесячную сумму амортизации модернизированного компьютера с прежним СПИ считают
Из формулы следует, что в течение первоначального СПИ списать стоимость модернизированного компьютера в расходы для налога на прибыль не получится. И в бухгалтерском учете сумма амортизации будет превышать налоговую. Но ничего не попишешь.
Если после модернизации компьютер прослужит дольше, чем предполагалось, для расчета бухгалтерской амортизации вместо оставшегося СПИ применяют новый. Узнать его можно у системного администратора. Увеличить можно и налоговый СПИ, но только в пределах СПИ для второй амортизационной групп
Программное обеспечение с исключительными правами
Понятно, что компьютер без программного обеспечения (ПО) — просто предмет интерьера. А значит, на очереди у нас учет компьютерных программ. Зависит он от прав, которые фирма получила на ПО. Если они исключительные, порядок один, если нет — другой. Для простоты буду говорить «исключительное» и «неисключительное» ПО.
Справка
Исключительное право на ПО возникает:
— у приобретателя по договору об отчуждении исключительного прав
— у работодателя, если программу написали сотрудники в рамках своих должностных обязанносте
— у заказчика по договору на создание
— у заказчика по договору подряда или НИОКР, в рамках которого попутно появилась программа, если подрядчик обязан передать права на нее заказчик
«Исключительное» ПО — нематериальный актив владельца, даже если оно не зарегистрировано в Минэкономразвития. В бухучете программу надо амортизировать независимо от стоимости. С оглядкой на критерий существенности, конечно. В налоговом учете «исключительное» ПО амортизируют, если оно обошлось в сумму больше 100 000 руб. СПИ нужно установить самим, но не меньше 24 месяце
Если же «исключительная» программа стоила дешевле 100 000 руб., для целей налогообложения ее можно учесть в расходах сразу в день установки на компьюте
Затраты на обновление «исключительного» ПО — нематериального актива в налоговом учете списывайте в течение оставшегося СПИ. Если для целей налогообложения программа не НМА, отражайте расходы на обновление единовременно. Во избежание разниц поступайте так же и для бухгалтерских целей, невзирая на то что там любое ПО —
Проводки по учету исключительного права на ПО такие.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Отражены затраты на приобретение исключительного права на ПО | 08 «Вложения во внеоборотные активы» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») |
| ПО принято к учету в качестве НМА | 04 «Нематериальные активы» | 08 «Вложения во внеоборотные активы» |
| Начислена ежемесячная амортизация ПО | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 05 «Амортизация нематериальных активов» |
| Отражены затраты на обновление ПО, если организация учитывает их в составе расходов будущих периодов в течение оставшегося СПИ | 97 «Расходы будущих периодов» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») |
| Списана часть затрат на обновление ПО | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 97 «Расходы будущих периодов» |
Программное обеспечение с неисключительными правами
Неисключительные права на компьютерные программы покупают по лицензионному договору. С большинством офисного ПО дела обстоят именно так. Операционные системы, текстовые и графические редакторы, антивирусы — все это «неисключительное», оно же лицензионное,
Расходы на приобретение такого ПО подтверждаю
— или лицензионный договор в виде отдельного документа с актом передачи экземпляра ПО;
— или лицензионный договор, напечатанный на упаковке ПО, с накладной либо чеком ККТ;
— или лицензионный договор, распечатанный с сайта продавца ПО, и документ об оплате, если программа куплена через Интерне
В налоговом учете стоимость «неисключительной» программы отражают в прочих расходах равномерно с месяца установки на компьютер и в течение срока действия лицензионного договора. Если договор бессрочный, период нужно определить самим. Безопасный вариант — 5 лет. А вот упрощенцы могут учесть расходы на лицензионное ПО сразу в периоде оплат
В бухучете стоимость «неисключительной» компьютерной программы принято отражать в расходах будущих периодов и списывать в течение срока действия договора. Либо за 5 лет, если срока
Затраты на обновление лицензионного ПО и в бухгалтерском, и в налоговом учете списывают единовременно в месяце обновления ПО.
Проводки будут следующие.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Отражены затраты на приобретение лицензионного ПО | 97 «Расходы будущих периодов» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| Списана часть затрат на приобретение лицензионного ПО | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 97 «Расходы будущих периодов» |
| Отражены затраты на обновление лицензионного ПО | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
Сайты и их продвижение
Переходим к учету расходов на сайт фирмы, который нужен для того, чтобы рекламировать себя, распространять информацию о продуктах и услугах. Сайт — это, по сути, та же компьютерная программа, которая управляет базами текстовых, графических и других данных. К расходам на сайт относят, в частности:
— стоимость работ или услуг по созданию сайта;
— разовую плату за регистрацию доменного имени;
— ежегодную плату за использование доменного имени;
— стоимость услуг хостинга.
А раз сайт — это ПО, затраты на него учитывают почти так же, как расходы на покупку «исключительных» либо «неисключительных» программ. С той лишь разницей, что в налоговом учете при ОСН и УСН затраты считаются ненормируемыми расходами на рекламу, даже если сайт —
Для эффективной работы сайта его нужно продвигать, то есть делать так, чтобы он был как можно выше в результатах поисковых запросов на товары, работы или услуги фирмы. Занимаются этим специализированные IT-компании. Так вот стоимость услуг по продвижению сайта — это ненормируемые рекламные расходы, которые можно учесть:
— при ОСН — на дату подписания акта об оказании услу
— при УСН — после подписания акта об оказании услуг и их оплат
В бухучете вы можете отразить расходы на продвижение сайта по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или счета 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» либо 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Что включать в первоначальную стоимость легкового автомобиля, а что нет
Но закончим с делами виртуальными и вернемся к реальным. Какое еще имущество часто использует офис? Правильно, легковой автомобиль.
Конечно же, это основное средство. И важно правильно сформировать первоначальную стоимость машины. С очевидными расходами, которые туда входят, все понятно. Стоимость машины по накладной продавца, цена дополнительного оборудования либо работ вроде установки дополнительной звукоизоляции — все это, без сомнения, надо включать в первоначалку в бухгалтерском и налоговом учет
А если автомобиль для офиса компания купила в кредит? В бухучете проценты по кредиту увеличивают первоначальную стоимость ОС, только если оно — инвестиционный актив. То есть дорогостоящее имущество с длительной подготовкой к использовани
Конечно, автомобиль может быть дорогим, но вряд ли его покупка и ввод в эксплуатацию растянутся надолго. Следовательно, он не инвестиционный актив и проценты по кредиту в бухучете можно включать в прочие расходы. А для целей налогообложения это вообще единственный вариант. С той лишь разницей, что расходы — внереализационны
Идем далее. Расходы на
Правда, упрощенцы не смогут уменьшить доходы на стоимость каско. Нет у них такого пункта в списке разрешенных расходо
Госпошлина за регистрацию автомобиля в
То же самое в бухучете — включайте эти расходы в первоначальную стоимость, если они были произведены до того, как вы приняли автомобиль к учету на счет 01. Если позже — не включайте, а учитывайте отдельн
Срок полезного использования легкового автомобиля
Традиционно срок полезного использования (СПИ) ОС мы определяем по налоговой Классификации. Тогда, если компания не воспользуется амортизационной премией и выберет линейный метод начисления амортизации, ее сумма будет одинаковой в бухгалтерском и налоговом учет
| Вид легкового автомобиля | Амортизационная группа | Срок полезного использования |
| С бензиновым двигателем объемом до 3,5 л включительно и длиной кузова до 4,9 м включительно | Третья | Свыше 3 лет до 5 лет включительно |
| С бензиновым двигателем объемом свыше 3,5 л, независимо от длины кузова (автомобиль большого класса) | Пятая | Свыше 7 лет до 10 лет включительно |
| С бензиновым двигателем объемом до 3,5 л включительно и длиной кузова свыше 4,9 м (автомобиль высшего класс | ||
| С дизельным двигателем любого объема, независимо от длины кузова |
Расходы на топливо для автомобиля
Если компания не оборудует автомобиль спутниковой системой слежения за маршрутом и расходом топлива, придется составлять путевые листы. Никакой другой документ не подтвердит для налоговиков «служебный» пробег автомобил
Учитывая громоздкость унифицированных форм путевых листов, проще разработать собственную. Главное — включить туда обязательные реквизиты из Приказа Минтранса № 152 от сентября 2008 г. Да, они установлены для транспортных организаций. Но если пробежаться по списку, станет ясно, что реквизиты логичны для всех компаний. Срок действия путевого листа не должен превышать меся
Обязательных норм по расходу ГСМ для целей налогообложения нет. Однако удобнее, чтобы они были. Иначе вам будет сложно посчитать, сколько бензина или дизеля ушло на «служебный» пробег автомобиля. Да и водителей нужно контролировать.
Обычно нормы устанавливают в расчете на 100 км пробега. Ориентир — Методические рекомендации Минтранса
И помните, для беспроблемного вычета НДС горючее лучше приобретать по топливным картам. Только так в конце месяца вы получите счет-фактуру. Если водители станут заправляться за наличные, АЗС будут выдавать только чеки без счетов-фактур. Да, ВАС еще в 2009 г. сказал, что вычет возможен и по чекам. Но Минфин с этим по сей день так и не смирилс
Сотрудники, в чьи должностные обязанности входит управление автомобилем, должны проходить предрейсовые медицинские осмотры. Подробности вы найдете
Компенсация за использование личных автомобилей
Компания может использовать в своих интересах транспорт сотрудников. Тогда работнику нужно выплачивать компенсацию за износ, а также возместить затраты на эксплуатацию автомобиля вроде стоимости ГСМ. Для этого с ним следует заключить письменное соглашение, в котором нужно оговорить все вопрос
Компенсацию и возмещение затрат не облагают НДФЛ и страховыми взносами, если, помимо соглашения с сотрудником, у работодателя есть документы, которые подтверждаю
— владение автомобилем на законном основании, то есть работник — собственник либо, например, арендатор машины;
— использование легковушки в служебных целях. Это, в частности, подтвердят путевые листы, служебные задания;
— расходы на эксплуатацию автомобиля. Подойдут чеки и прочие документы об оплате затрат.
В налоговом учете при ОСН и УСН компенсацию учитывают в расходах днем выплаты и только в пределах норматива, который зависит от объема двигател
| Объем двигателя легкового автомобиля | Норматив компенсации |
| До 2000 куб. см включительно | 1200 |
| Свыше 2000 куб. см | 1500 |
Причем отдельно учесть в расходах еще и оплату эксплуатационных затрат не получится. Минфин считает, что норматив компенсации включает в себя все: стоимость бензина, ремонта и так дале
Чтобы обойти это, можно заключить с работником, который сам управляет легковушкой, договор аренды с экипажем. Тогда всю сумму арендной платы, а также возмещаемые работнику затраты на эксплуатацию автомобиля можно будет учесть в расхода
Минус — придется удерживать НДФЛ из арендной платы. Однако взносы вы будете исчислять только с суммы, которая считается вознаграждением за управление автомобилем, она вполне может быть небольшой. Что до возмещаемых расходов, то ни взносами, ни НДФЛ их облагать не нужн
В бухгалтерском учете проводки по выплате компенсации такие.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Начислена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
| Выплачена компенсация | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 50 «Касса» (51 «Расчетные счета») |
Списание «офисных» ОС
Ни одно ОС не может работать вечно. Какое-то имущество выходит из строя, какое-то морально устаревает. Значит, ОС нужно списать. Какие документы понадобятся и как провести эту операци
Правила бухучета требуют, чтобы списание одобрила специальная комиссия своим актом. Комиссию, в свою очередь, созывает руководитель отдельным приказом. Можно использовать унифицированную форму акта
Зачем нужна комиссия? Чтобы проконтролировать работника, ответственного за сохранность ОС. Иначе, сами понимаете, имущество может начать «устаревать» и выбывать, что называется, пачками.
Правда, требование рациональности никто не отменял. Создавать комиссию ради списания какого-то древнего принтера вряд ли разумно. Потому вы вполне можете закрепить в учетной политике лимит стоимости ОС, при котором выбытие имущества визирует комиссия. А если оборудование стоит меньше, добро дает, например, непосредственный начальник сотрудника, ответственного за
До недавнего времени списание ОС с остаточной стоимостью подразумевало восстановление части входного НДС по нему. Но в апреле 2018 г. ФНС покорилась позиции ВАС, которую тот высказал аж в 2006 г. А именно: если ст. 170 НК прямо не указывает, что в конкретной ситуации надо восстановить НДС, то и делать это не нужно. Списание недоамортизированных ОС, как вы прекрасно знаете, в ст. 170 НК не упоминается. Следовательно, НДС больше не восстанавливае
Если для демонтажа «офисного» ОС вам понадобилась помощь подрядчика, то входной НДС вы принимаете к вычету, а стоимость работ по акту включаете в налоговые внереализационные расходы и в прочие бухгалтерские расход
Что до остаточной стоимости ОС, то днем утверждения акта комиссии о списании имущества эта стоимость также увеличивает налоговые внереализационные и бухгалтерские прочие расходы. Если после демонтажа остались какие-то материалы, включая металлолом, их рыночную стоимость нужно учесть во внереализационных и прочих доходах соответственн
С 2018 г. если металлолом продает продавец на ОСН, то это — операция, облагаемая НДС. Однако налог, по умолчанию, исчисляет не продавец, а покупатель — налоговый агент. Впрочем, есть и исключения. Подробности — в отчете о семинаре А.И. Дыбова «Отчет за I квартал 2018 года».
В бухгалтерском учете списание ОС отражают так.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Учтена в расходах стоимость работ по ликвидации ОС, выполненных работниками организации | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению») | |
| Учтена в расходах стоимость работ по ликвидации ОС, выполненных подрядчиком | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | |
| Отражен НДС, предъявленный подрядчиком | 19 «НДС по приобретенным ценностям» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| Принят к вычету НДС | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | 19 «НДС по приобретенным ценностям» |
| Списана амортизация, начисленная по ликвидированному ОС | 02 «Амортизация основных средств» | 01 «Основные средства» |
| Включена в расходы остаточная стоимость ликвидированного ОС | 01 «Основные средства» | |
| Приняты к учету МПЗ, полученные при ликвидации ОС | 10 «Сырье и материалы» |
Забота о сотрудниках: питание, корпоративы, подарки и спорт
Бесплатное питание
Теперь поговорим о расходах, которые традиционно вызывают споры между компаниями и налоговиками. Это затраты на бесплатное питание офисных сотрудников, на чай и кофе для них же, на корпоративы. То есть все те расходы, которые делают работу более комфортной, но напрямую не связаны с управлением фирмой.
Мы уже обсудили, что работодатель на ОСН вправе уменьшить налоговые доходы на стоимость оборудования комнаты для приема пищи. Учесть без ограничений он может и затраты на содержание столовой, которая кормит только сотрудников компани
Если же в столовую могут войти и посторонние, то для целей налогообложения она — объект обслуживающих производств и хозяйств. «Прибыльную» базу по ней нужно определять отдельно. То есть вы берете доходы столовой и вычитаете расходы на нее, включая амортизацию оборудования, оплату труда поваров, материальные затрат
Если получился убыток, на «основную» базу по налогу на прибыль он не влияет. Нужно переносить его на будущее и уменьшать только прибыль столовой. Отсюда вывод: хронически убыточная столовая никогда не позволит сэкономить на налоге на прибыл
Если вы кормите работников бесплатно, налоговый учет расходов зависит от того, знаете ли вы точную стоимость питания каждого сотрудника.
| Вид | Порядок налогового учета стоимости питания офисного персонала в зависимости от того, известна ли работодателю точная стоимость питания каждого сотрудника | |
| Стоимость известна (например, работникам выдают талоны или еду доставляют конкретным людям) | Стоимость не известна (например, люди едят по системе «шведский стол») | |
| Налог на прибыль или налог при УСН | Стоимость питания можно учесть в расходах на оплату труда. Для этого надо закрепить в коллективном договоре или в трудовых договорах обязанность работодателя кормить персонал. Расходы на питание не должны превышать 20% от начисленной зарплаты работнико | Cтоимость питания учесть нельз |
| НДС | На стоимость питания нужно начислить НДС. А входной налог можно принять к вычет | Входной НДС принять к вычету нельзя, но и начислять НДС на стоимость питания не |
| НДФЛ и страховые взносы | Стоимость питания облагается НДФЛ и взносам | Стоимость питания не облагается НДФЛ и взносам |
Если работодатель компенсирует людям стоимость питания, которое обеспечивает сторонняя фирма, то эту сумму можно учесть в расходах на оплату труда. Но при условии, что такая обязанность работодателя есть в коллективном договоре или в трудовых договорах. На компенсацию нужно начислить взносы и удержать из нее
В бухучете расходы на бесплатное питание работников отразите так.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Отражена стоимость бесплатного питания для сотрудников, которое обеспечивает сторонняя фирма | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| Отражен входной НДС со стоимости питания | 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| Принят к вычету НДС со стоимости питания | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» |
| Стоимость питания включена в затраты | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
| Начислены страховые взносы на стоимость питания | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
| При выплате зарплаты удержан НДФЛ со стоимости питания | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
| Начислен НДС на стоимость питания | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» |
Питьевая вода, чай и кофе
Когда мы говорили об учете бытовой техники для офиса, то упомянули, что работодатель должен обеспечивать персонал питьевой водой. Это, конечно, подразумевает и возможность включить в расходы стоимость воды для кулеров. Но, увы, это доступно только фирмам на ОСН. Для упрощенцев нет подходящего пункта в перечне налоговых расходо
Так как посчитать количество стаканов, выпитых каждым сотрудником, нереально, то невозможно и персонифицировать доход для НДФЛ и взносов. А значит, исчислять их не нужно. Другое обоснование — работодатель обеспечивает персонал водой по требованию ТК и материальной выгоды у сотрудников
Расходы на чай, кофе, сахар, печенье и прочие подобные товары учесть в целях налогообложения не получится. Минфин считает, что работодатель как бы дарит все это сотрудникам. А стоимость подарков никогда не уменьшает налоговые доход
Поскольку конкретного получателя продуктов установить нельзя, то нельзя и считать их реализованными для целей НДС. Поэтому, пишут чиновники, не нужно начислять налог на стоимость выпитого и съеденного. Но и входной НДС по продуктам работодатель к вычету не принимае
Наконец, невозможность определить, кто сколько чая и кофе выпил или печенья съел, освобождает работодателя от необходимости облагать стоимость продуктов НДФЛ и взносам
Корпоративы и подарки
В затраты на проведение корпоративных банкетов обычно входит стоимость аренды зала, банкета или фуршета, гонорары артистов. Для целей налогообложения такие затраты однозначно учитывать нельзя. НДС на сумму расходов на мероприятие начислять не нужно, но и вычеты входного налога невозможн
Так как расходы на корпоратив обезличенные, размер доходов каждого сотрудника определить не получится при всем желании. Оттого стоимость мероприятия не облагается НДФЛ и взносам
А теперь поговорим о подарках работникам и их детям, а также клиентам и сотрудникам компаний-контрагентов.
Как при ОСН, так и при УСН стоимость любых подарков нельзя учесть в налоговых расходах. Не важно, что это: часы, деньги или сертификат на отдых. Общережимники начисляют на стоимость подарков НДС и принимают к вычету входной налог по ним. Упрощенцы входной налог включают в стоимость подарко
Со стоимости подарков конкретному физлицу, превышающей 4000 руб. с НДС за календарный год, нужно исчислить НДФЛ. Из подаренных денег налог надо удержать в день выплаты. Если подарена вещь, НДФЛ удерживают при ближайшей выплате денежного дохода. В любом случае удержанный налог нужно перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего
Когда одаряемый человек не работник фирмы, может статься, что до конца года удержать исчисленный НДФЛ будет не из чего. Тогда компания должна сообщить об этом в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за годом вручения подарка. Для этого на физлицо подают справку
Если подарок стоит меньше 4000 руб., то НДФЛ платить не придется. Но доход все равно нужно показать в справке
Теперь о взносах со стоимости подарков. Если работодатель вручает их сотрудникам по письменным договорам дарения, взносов не будет. Когда же получатель подарка — посторонний человек, например ребенок работника или сотрудник контрагента, взносы не придется начислять и без договора дарени
В бухгалтерском учете проводки при передаче работнику неденежного подарка такие.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Передан неденежный подарок (на стоимость подарка без НДС) | 10 «Материалы» (43 «Готовая продукция») | |
| Исчислен НДС со стоимости неденежного подарка | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» | |
| Удержан из зарплаты работника НДФЛ со стоимости неденежного подарка | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
Для подаренных денег схема проводок другая.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Подаренная сумма отражена в расходах (с НДФЛ) | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») | |
| Удержан НДФЛ при выплате подаренной суммы | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
| Переданы деньги в дар работнику (постороннему физлицу) за минусом НДФЛ | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») | 50 «Касса» (51 «Расчетные счета») |
Спорт
Существует Типовой перечень ежегодных мероприятий по улучшению условий охраны труда. Одно из них — развитие физкультуры и спорта в коллективе. Отсюда логичный вопрос: если работодатель следует Типовому перечню и тратится на спорт для сотрудников, то можно ли учесть расходы для целей налогообложени
К сожалению, нет, нельзя. Такие затраты прямо поименованы в ст. 270 НК среди «запретных» расходов. Не поможет и запись в коллективном договоре или трудовых договорах об обязанности работодателя оплачивать спортивные заняти
С НДФЛ и взносами дело обстоит так. Если определить конкретную сумму расходов на занятия конкретного работника невозможно, то, как и в случае с питанием и корпоративами, НДФЛ и взносы не начисляют. Например, так будет, когда работодатель ежемесячно платит фитнес-клубу фиксированную сумму без привязки к тому, кто и как часто ходит тренироватьс
Если стоимость занятий каждого сотрудника известна, НДФЛ и взносы, с точки зрения Минфина, следует начислить. Это актуально, когда работодатель возмещает сотрудникам стоимость спортивных абонементов либо перечисляет фитнес-клубу конкретную сумму за конкретного человек
Но здесь в части взносов впору возразить чиновникам. Причем и по бесплатному питанию, и по бесплатному спорту. Президиум ВАС еще в 2013 г. указал, что взносами облагают отнюдь не любые начисления работникам. Если выплата предусмотрена коллективным договором, носит явно социальный характер и не привязана к трудовым успехам, ее не включают в базу по взноса
Согласитесь, это вполне годится для большинства расходов на заботу о сотрудниках. Насчет бесплатного питания ВС вообще высказался прямо: взносам не
Да, позиции ВАС и ВС относятся к периоду действия Закона
Если решите платить, в бухучете возмещение работникам расходов на занятия спортом покажите так.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Начислена компенсация оплаты занятий спортом (с НДФЛ) | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | |
| Начислены страховые взносы на компенсацию | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» | |
| Удержан НДФЛ при выплате компенсации | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
| Выплачена компенсация | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») | 50 «Касса» (51 «Расчетные счета») |
Охрана имущества, связь и уборка
Охрана и пропускная система
Глава 25 НК разрешает учитывать расходы на охрану любого имущества независимо от того, собственное оно или арендованное. Поэтому, если арендодатель офиса, согласно договору аренды, охрану не обеспечивает, арендатор может смело уменьшать на эти расходы налогооблагаемую прибыл
Риск — только при отсутствии лицензии у охранного предприятия. По мнению Минфина, тогда стоимость услуг в налоговых расходах учесть нельзя. Позиция небесспорная, но, по-моему, гораздо проще проверить наличие лицензии, чем отстаивать в суде право учесть затраты без
Иногда организации ошибаются при учете расходов на пропускную систему или систему видеонаблюдения. Отдельные компоненты таких систем редко стоят дороже 100 000 руб. Поэтому их просто-напросто списывают в прочие расходы на охрану по мере монтаж
Однако чиновники, да и некоторые судьи, считают, что система электронных пропусков или видеонаблюдения — единый объект. Поэтому, если общая стоимость комплектующих более 100 000 руб., безопаснее признать систему основным средством и амортизироват
В Классификации ОС нет пропускной системы и системы видеонаблюдения. Зато есть охранная и пожарная сигнализация, а также, цитирую, «аналогичная аппаратура». Вполне подходит для системы электронных пропусков. Это
Связь
Что в себя включают расходы на связь? Затраты на подключение к стационарной телефонной сети, абонентскую плату или повременную оплату телефонных переговоров, Интернета, почтовые расходы. Все они без проблем уменьшают налоговые доходы как при ОСН, так и при УСН. Конечно, при наличии подтверждающих документо
| Вид связи | Документы, подтверждающие расходы |
| Почтовая связь | Если с почтой заключен договор на почтовые услуги — договор и акт об оказании услуг. Если договора нет и каждое почтовое отправление оплачивается отдельно — квитанция |
| Интернет | Договор с оператором связи (провайдером). Акт или счет с расшифровкой оказанных услуг |
| Стационарная телефонная связь | |
| Мобильная связь | Договор с оператором связи. Счет с расшифровкой оказанных услуг. Утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходима сотовая связ |
Передачу телефонов и сим-карт сотрудникам надо оформить документально. Например, распоряжением руководителя с указанием ф. и. о. работника, должности, телефонного номера, модели и серийного номера телефона, даты выдачи. Если телефоны и сим-карты не закреплены за конкретными людьми, то целесообразно вести журнал их выдачи и возврата.
В зависимости от стоимости телефоны учитывают как инвентарь или как ОС. А стоимость сим-карт включают в материальные расходы. Если же деньги за сим-карту попадают на лицевой счет абонента, то это уже аванс за услуги связи. Но в любом случае сим-карты желательно учитывать за балансом, чтобы контролировать их движение.
Стоимость «красивого» номера, если он нужен для коммерческих целей и помогает привлекать клиентов, также можно учесть в налоговых расхода
В бухгалтерском учете стоимость услуги связи для офиса учитывают по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Либо в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», если работникам выдают деньги на оплату связи, за которые они отчитываются в конце месяца.
Компенсация расходов работника на мобильную связь
Сотрудникам, которые используют личный телефон в служебных целях, организация может компенсировать расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного ею лимита. Для этого фирме понадобятс
— должностные инструкции, из которых следует, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
— трудовой договор или другое письменное соглашение с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
— копия договора работника с оператором связи, подтверждающая, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован на работника;
— копии счетов оператора связи.
Замечу, что когда-то давно для подтверждения «служебности» переговоров налоговики требовали детализированный отчет оператора с информацией о телефонных номерах абонентов, датах и времени переговоров, тарификации услуг связи. Но сейчас о таких требованиях не слышно, да и свежие арбитражные решения по проблеме я не нашла. Видимо, споры сошли на нет и сейчас детализация не нужн
В целях налогообложения компенсацию расходов сотрудника на мобильную связь учитывают в составе затрат на услуги связи. Ее не облагают НДФЛ и взносами. Правда, принять к вычету входной НДС не получится — счет-фактуру оператор связи вам, конечно же, не выстави
Еще один важный момент — учет сверхлимитных переговоров работника. То есть компания установила лимит по стоимости переговоров на месяц, а сотрудник его превысил. Здесь возможны две ситуации.
Ситуация 1. Сверхнормативные расходы связаны с коммерческой деятельностью. Тогда их можно учесть, НДФЛ и взносов не будет. Чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, желательно взять с работника объяснительную с причинами перерасхода. Если же ваш сотрудник регулярно превышает лимит, то его просто надо пересмотреть.
Ситуация 2. Сверхлимитные расходы образовались
В бухгалтерском учете расходы на компенсацию «сотовых» затрат сотрудника отражают по дебету счета 26 или 44 в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». А выплату компенсации — по дебету счета 73 и кредиту счета 50 «Касса» либо 51 «Расчетные счета».
Уборка
Для уборки офиса вы можете пригласить клининговую компанию или принять на работу уборщиков. И учесть затраты как расходы на производственные услуги либо на оплату труда соответственно. Это касается и упрощенце
Но помните: если уж вы наняли уборщиков, то договоры на уборку со сторонней компанией заключайте с осторожностью. Без обоснования, зачем вам это понадобилось, ИФНС наверняка откажет в учете расходов.
Например, ваш офис находится на
И напоследок замечание для компаний на УСН. Если против учета ими расходов на уборку помещений Минфин ничего не имеет, то против затрат на уборку прилегающей территории — очень даже. В частности, это касается чистки кровли домов от снега и наледи. Объяснение стандартное — в перечне разрешенных расходов нет подходящего пункт
Охрана офисного труда: медосмотры, спецодежда, униформа
Кто проходит обязательные медосмотры
Офисную работу редко связывают с обязательными медосмотрами. И напрасно это делают. Нормативная база такова, что даже вполне безопасный, с точки зрения обывателя, труд подразумевает периодические визиты к врачам.
Первая категория офисных сотрудников, которым без предварительных и периодических осмотров нельзя, — люди, проводящие за компьютером более половины рабочего времени. При условии что их рабочие места не подвергались спецоценке либо подвергались и она выявила вредные условия труда 3 класс
Если же спецоценка признала рабочие места оптимальными либо допустимыми, а это 1 класс или 2 класс, то медосмотры такого персонала можно не проводить. Это признают и Роструд, и Роспотребнадзо
Вторая категория работников офиса, которым придется проходить предварительные и периодические осмотры у медиков, — водители, а также любые сотрудники, в чьи должностные обязанности входит управление автомобилем. Причем перед каждой поездкой им надо выдержать еще и предрейсовый медицинский осмотр. А раз в 5 лет — психиатрическую экспертиз
Было время, когда работодателям в судах удавалось доказывать, что это обязательно только для людей, нанятых именно водителями. И то если компания — профессиональный перевозчик. К сожалению, сейчас эта аргументация уже не работае
Предрейсовые осмотры водителей не единственная специфическая обязанность компании, которая владеет автотранспортом. О других читайте в отчете о семинаре А.И. Дыбова «Годовой отчет — 2017: бухучет, налог на прибыль, УСН, имущественные налоги и кадры».
Третья категория офисных работников (если можно назвать ее категорией), для которых обязательны профессиональные медосмотры, — персонал торговых организаций. Начиная с генерального директора и заканчивая курьером. Независимо от формы торговли (оптом или в розницу), а также от вида товаров (пищевые или нет).
Такой «подарок» нам сделал Верховный суд в декабре 2017 г. Постановлением
Штраф от трудинспекции, к слову, — от 110 000 до 130 000 руб. за каждого работника, не прошедшего медосмотр. А от Ространснадзора или
О том, как организовать медицинские осмотры офисного персонала, подробно рассказал Д.И. Кофанов на семинаре «Охрана труда в “офисной” фирме: необходимый и достаточный минимум».
Расходы на обязательные медосмотры
Затраты на проведение медосмотров, когда сам работодатель оплачивает счета медицинской организации, а также компенсацию расходов работника на прохождение медосмотра при ОСН можно учесть в прочих расходах, а на УСН — в материальны
Если работодатель платит медклинике напрямую, то НДФЛ и взносов не будет, поскольку ни о какой выгоде сотрудников речь не идет. А вот когда работник сначала сам оплачивает медосмотр, а потом работодатель компенсирует ему затраты, все усложняетс
В феврале 2018 г. вышло странное Письмо
— путано размышляет об обложении НДФЛ расходов на компенсацию стоимости медосмотра;
— однозначно предлагает облагать компенсацию взносами, поскольку она не поименована в перечне сумм, освобождаемых от взносов.
А все потому, что подобная форма оплаты процедуры ТК не предусмотрена, работодатель все должен организовать и оплатить сам. С этим можно соглашаться или нет, но ясно одно: не исчислите НДФЛ и взносы с компенсации расходов работников на обязательные медосмотры — могут быть претензии у ИФНС. Не хотите проблем — поступайте, как велит ТК, а не как вам удобне
В бухучете расходы на медосмотр отражают такими проводками.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Учтены затраты на обязательный медосмотр офисных работников в медучреждении | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| Оплачен медосмотр | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 51 «Расчетные счета» |
| Отражена компенсация расходов работников на обязательный медосмотр, который они проходили и оплачивали сами | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
| Начислены взносы на компенсацию | 26 «Общехозяйственные расходы» (44 «Расходы на продажу») | 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» |
| Удержан НДФЛ при выплате компенсации | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДФЛ» |
| Выплачена компенсация работникам | 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 50 «Касса» (51 «Расчетные счета») |
А как для целей налогообложения учитывать расходы на аптечки и прививки сотрудников офиса? Ответ дал А.И. Дыбов на семинаре «Отчет за I квартал 2018 года».
Спецодежда
Термины «спецодежда» и «униформа» нередко путают. Ведь и то и другое выдает работодатель. Однако главное отличие спецодежды от униформы — защита. Работодатель обязан бесплатно обеспечить сотрудников спецодеждой не ради красоты и единообразия, но ради сохранения здоровья, а то и жизни люде
В случае с офисным персоналом спецодежда понадобится водителю легкового автомобиля и уборщику. Первому следует выдать сигнальный жилет, костюм для защиты от загрязнений и защитные перчатки. Второму — защитную одежду и полимерные перчатк
И помните: не важно, как именно в трудовой книжке называется профессия, должность или специальность человека. Если по служебному долгу он водит машину или убирает офис — спецодежду надо выдат
Работник должен получить не меньше предметов спецодежды, чем предусмотрено типовыми нормами. Больше — это сколько угодно. Главное — предусмотреть повышенные нормы в локальном нормативном
При ОСН и УСН стоимость «офисной» спецодежды в пределах типовых или локальных норм — материальный расход. Правда, в 2012 г. Минфин считал, что еще одно условие для налогового учета стоимости спецодежды — спецоценка или аттестация рабочих мест. Но после, видимо, понял, что работодатель обязан выдавать спецодежду в любом случае. Потому с 2014 г. спецоценки либо аттестации в письмах по теме
В бухучете стоимость спецодежды для офисного персонала отражают
— при нормативном сроке носки до 12 месяцев включительно — списывают единовременно при передаче сотруднику с кредита счета 10 в дебет счета 26 или 44;
— при нормативном сроке носки более 12 месяцев — списывают равномерно в течение этого срока. Проводка та же, только делать ее нужно ежемесячно.
В принципе, этот порядок списания можно установить и в налоговой учетной политике, чтобы не было разниц по ПБУ
НДФЛ и взносами стоимость спецодежды облагать не надо. Ведь вы отдаете ее работникам в пользование, а не в собственност
Униформа
Униформа для большинства коммерческих фирм — вещь необязательная. Ее выдают, чтобы показать принадлежность работников к конкретной организации, повысить узнаваемость бренда, улучшить деловую репутацию компании. Обычно в униформу одевают сотрудников, которые, что называется, общаются с внешним миром: секретарей, менеджеро
Раз нет обязательности униформы, нет и типовых норм ее выдачи. Каждый работодатель утверждает их самостоятельно. Лучше выполнить униформу в одной цветовой гамме, фирменную символику, логотип, товарный знак нанести прямо на одежду, а не на значок, галстук, косынку или жиле
Если работник не становится собственником униформы, а лишь временно пользуется ею, то стоимость одежды можно учесть в материальных расходах при выдаче на руки. Исчислять НДФЛ и взносы не нужн
Отдавать униформу в собственность бесплатно я крайне не советую. Да, стоимость можно учесть в расходах и в этом случае, правда, в качестве оплаты труда. Но попутно, с точки зрения Минфина, придется начислить НДС, взносы и НДФЛ. Получается довольно накладно. Поспорить с этим можно. Но нужно
И последнее: расходы по ремонту, хранению и стирке спецодежды и униформы можно учесть без проблем и ограничений. Конечно, с оглядкой на экономическую обоснованность затрат.
