Текучка
Распределение обязанностей: основы
Итак, передача дел позади, учетная политика отшлифована, ошибки предшественника исправлены. Теперь можно заняться более тонкими настройками работы главбуха.
Структура бухгалтерской службы и функциональное разделение труда между специалистами зависит от вида деятельности и масштаба организации. Понятно, что если в фирме один бухгалтер, то все на нем: от проводок до отправки отчетности по адресам.
Если появляется возможность взять еще одного или двух бухгалтеров, то им поручают прием первичных документов от работников других служб компании и от ее контрагентов, а также ведение записей «по мотивам» этой первички. Обычно рядовому бухгалтеру выделяют один участок: банк и кассу, учет ТМЦ, начисление зарплаты и других выплат.
Главный бухгалтер оставляет себе проверку записей подчиненных и наиболее сложные участки учета, например:
— формирует себестоимость;
— отражает нетипичные операции: уступку требования, взносы участников для увеличения уставного капитала или их вклады в имущество компании;
— составляет налоговые декларации, попутно проверяя правильность исчисления налоговых баз и баз по взносам;
— консультирует подчиненных по трудным вопросам.
Распределение обязанностей: идеал
Представим идеальную бухгалтерию большой компании, где учетом занимаются несколько десятков специалистов. Обычно у тамошнего главбуха два зама: по налогам и по бухгалтерской отчетности, методологии и внутреннему контролю. Структура остальных отделов такая.
Материальная группа — отдельно бухгалтеры по учету ТМЦ и отдельно — внеоборотных активов. Иногда их объединяют. В обязанности групп входит:
— формирование первоначальной стоимости ТМЦ и ОС;
— принятие имущества к учету;
— учет амортизации, реконструкции, модернизации, достройки, ремонта ОС;
— инвентаризация ТМЦ и ОС;
— списание имущества с учета по различным основаниям.
Группа расчетов, которая:
— отслеживает задолженность перед поставщиками ТМЦ, работ и услуг;
— учитывает задолженность покупателей;
— отражает выданные и полученные авансы;
— проводит инвентаризацию расчетов и сверку с контрагентами;
— оценивает сомнительные долги и списывает безнадежные.
В самых крупных компаниях учет расчетов с поставщиками и покупателями делят на две отдельные группы.
Группа доходов. Ее специалисты отвечают за признание доходов от реализации товаров, работ, услуг, выставление счетов-фактур и передаточных документов. Иногда им же поручают учитывать прочие доходы в бухучете и внереализационные — в налоговом.
Группа себестоимости. Пожалуй, один из самых ответственных участков бухгалтерии. Задачи группы:
— учет затрат основного и вспомогательного производства;
— оценка объема незавершенного производства;
— калькуляция себестоимости готовой продукции, выполненных работ, оказанных услуг;
— подсчет затрат на исправление брака.
Группа учета прочих операций. Как видно уже из названия, ее специалисты учитывают операции, не закрепленные за другими группами, а именно операции:
— с финансовыми вложениями, если это не основная деятельности фирмы;
— с нематериальными активами;
— с кассой;
— с подотчетными лицами;
— с участниками, включая выплату дивидендов.
Зарплатная группа. Тоже достаточно сложный участок учета, поскольку в больших компаниях, помимо окладной системы оплаты труда, встречается суммированный учет рабочего времени, доплаты за сверхурочную работу, надбавки за вредные условия труда, за работу на Крайнем Севере.
Эта же группа рассчитывает НДФЛ со страховыми взносами и отчитывается по ним. И совсем уж высший пилотаж — формирует резерв на оплату отпусков. Одним словом, работы бухгалтерам зарплатной группы хватает.
Группа налогового учета. Тут все понятно и без особых разъяснений. Разве что упомяну, что соблюдение ПБУ
Таким образом, в большой организации выделяют не менее семи бухгалтерских групп. Причем за счет централизации, унификации и автоматизации учетных процедур один бухгалтер может обслуживать внушительный объем операций.
Приведу только один пример: если раньше в централизованной бухгалтерии крупного холдинга за одним специалистом по зарплате закрепляли
Если бухгалтерией занимается только главбух
Давайте спустимся с небес на землю и рассмотрим оба варианта: и когда главбух работает один за всех, и когда он возглавляет большую бухгалтерию.
В первом случае объем документации, которую обрабатывает главбух, весьма значительный. Ему есть дело даже до подготовки текстов договоров с контрагентами. Как минимум туда нужно включить условие, что исходящие от них первичные документы должны соответствовать требованиям Закона о бухучете. Особенно когда у бумаги нет унифицированной формы, как, например, у акта об оказании услуг.
В идеале же главбух должен оценить каждый договор на предмет налоговых рисков. Причем эта работа будет особенно эффективной, если главному бухгалтеру покажут не разрозненные договоры, а всю совокупность операций, задуманных руководством.
Кроме договоров, особое внимание следует уделить первичным документам — главбух их принимает, обрабатывает, передает в архив. Причем имеется в виду не только первичка контрагентов, но и разного рода внутренние бумаги.
Так, для начисления и выплаты дивидендов главбуху нужна выписка из протокола решения общего собрания участников. А для определения срока полезного использования дорогостоящего НМА — экспертное заключение штатного или стороннего специалиста. Строго говоря, это не первичка, но следить, обрабатывать и хранить ее главбуху надо обязательно.
А ведь есть еще документы длительного срока применения — локальные нормативные акты и отнюдь не только по кадрам. Кроме учетной политики, которую сам главбух и разрабатывает, у него под рукой должны быть копии положений:
— об оплате труда, премировании, командировках и работе с подотчетниками;
— о техническом обслуживании и ремонте оборудования;
— о ценах, тарифах, скидках и бонусах для покупателей и поставщиков;
— о рекламных расходах, представительских расходах.
Думаете, это все? Конечно, нет. Если в организации хоть как-то поставлена система планирования или бюджетирования, главбуха надо обязательно знакомить с разработанными планами и бюджетами. Тогда, за счет сверки плановых данных с фактическими, он сможет значительно повысить качество бухгалтерской и налоговой отчетности.
Например, если фактическая себестоимость оказалась заметно ниже плановой, не нужно радоваться росту эффективности производства — вероятнее всего, в бухгалтерию просто забыли передать документы о произведенных затратах. А на основе планов производства и реализации продукции главбух может составить план налоговых платежей и далее поучаствовать в формировании бюджета движения денег.
Контрольные функции главного бухгалтера, кроме которого никто больше учетом не занимается, сводятся в основном к обеспечению своевременности поступления первичных документов и прочей информации, важной для учета. Почему опоздала первичка, кто в этом виноват, что делать, дабы это не повторялось.
Остальное — самоконтроль, поскольку над главбухом, по сути, никого нет. Время от времени нужно проверять аналитику проводок, вдруг, например, один и тот же контрагент занесен разными позициями. Тогда ничего в расчетах с ним не сойдется. Совсем нелишним будет проверять и записи, которые учетная программа вносит автоматически и на основе которых формирует отчетность.
Главбух руководит бухгалтерией: документы
Ситуация, противоположная главбуху-одиночке, — главный бухгалтер сам не выполняет учетные функции, руководит достаточно обширной бухгалтерией. Меняется ли состав контролируемой им документации? Безусловно.
Теперь у главбуха есть подчиненные, которые принимают первичные документы для их отражения в учете, изучают локальные нормативные акты по своему направлению. Зарплатная группа штудирует положения о кадрах, группа доходов — положения о ценообразовании, маркетинге, группа расчетов изучает договоры поставки и так далее.
Получается, что главбуху и заняться-то нечем? Отнюдь. Теперь он готовит сам или изучает разработанные другими специалистами и службами документы, которые условно можно разделить на две группы.
Первая — нестандартные сделки. Например, группа расчетов получила данные об оплате продукции векселем. Как это учесть? Если у главбуха есть зам по методологии, он и разберется, но проверить, хотя бы в первый раз, не помешает — вдруг ошибся. А уж если зама по методологии нет либо сделка крупная, риск ошибок особенно велик — тогда главбух берется за дело сам.
Другой пример — компания готовится к реорганизации путем присоединения дочернего общества. Тогда надо проработать, как будет объединяться бухгалтерская отчетность, какие показатели и как будут сформированы, какие налоговые последствия это повлечет. Без собственного погружения в проблему, без ее проработки не может быть у главбуха уверенности, что все будет сделано правильно.
Вторая группа документов, проходящих через главного бухгалтера, касается его как руководителя структурного подразделения. Навскидку можно перечислить:
— штатное расписание;
— требования к кандидатам на замещение вакантных должностей;
— должностные инструкции подчиненных;
— программы повышения квалификации сотрудников и роста их мотивации;
— график отпусков с учетом отчетных периодов и взаимозаменяемости специалистов.
Вот явно неполный перечень документов только по руководству персоналом бухгалтерии. А еще нужно подготовить требование на установку компьютеров и оргтехники, на пролонгацию договора о сопровождении бухгалтерских программ, требование о доступе к электронным каналам связи, о получении электронных подписей, о закупке дополнительных шкафов, если старые переполнены. Всего не перечислить.
Главбух руководит бухгалтерией: контроль
В бухгалтерии крупной фирмы первичный контроль — задача руководителей групп. Следом стоит зам главбуха по внутреннему контролю, в подчинении которого внутренние же аудиторы. Главбуху в основном остается контроль, которым занимается руководитель любого ключевого подразделения, а именно — он проверяет:
— достаточна ли квалификация кадров и не пора ли организовать курсы повышения квалификации;
— эффективна ли мотивация персонала и не пришло ли время пересмотреть основания для премий и виды дисциплинарных взысканий;
— какова степень загрузки бухгалтеров и не нужно ли поручить сотрудникам дополнительные задачи либо, напротив, подготовить для директора аргументы об увеличении численности персонала;
— прислушиваются ли работники других отделов к законным требованиям бухгалтерии, если нет — решает, как заставить их начальников обеспечить это;
— соответствует ли используемая учетная программа масштабам и специфике работы организации;
— как сократить сроки подготовки отчетности и представить, скажем, проект годового баланса не к 20 марта, а к 20 февраля.
Но, углубляясь в вопросы руководства, главбух все равно остается главбухом. Он должен контролировать достоверность бухгалтерской отчетности и минимизировать налоговые риски организации. Поэтому, несмотря на других контролеров, главный бухгалтер все равно выборочно анализирует данные регистров, проверяет правильность расчета ключевых показателей. Иначе он не сможет ответственно подать отчетность на подпись руководителю.
Читать далее
