Вы — главный бухгалтер | журнал «Главная книга. Конференц-зал» | № 7 от 2018 г. | разработка
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Семинар «Вы — главный бухгалтер», актуально на 29 августа 2018 г.

Содержание

Вы — главный бухгалтер

Требования к образованию и квалификации

Статус главбуха: было и стало

Добрый день, уважаемые коллеги!

Сегодня мы поговорим о профессии главного бухгалтера — профессии удивительной, которая требует всего и сразу, в максимальных объемах и в наивысшей степени. Так и хочется сказать: «Главный бухгалтер — это звучит гордо!» И не торопитесь скептически усмехаться или печально улыбаться.

В свое время наш законодатель решил позаимствовать передовой европейский опыт: мол, пусть где-то кипит работа, а главбух сидит в кабинете, делает таинственные «бухгалтерские записи», а потом легко и быстро формирует по ним бухгалтерскую отчетность.

Следствием такого желания стал Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», по которому с 2013 г. главбух потерял значительную часть своего статуса, полномочий и возможностей в сравнении с предыдущим одноименным Законом от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Я о тех нормах, которые в новый Закон просто не попали, например:

— одна из задач бухучета — предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутренних резервов обеспечения финансовой устойчивостип. 3 ст. 1 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (утратил силу);

— главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю и обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательствп. 2 ст. 7 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (утратил силу);

— требования главбуха по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работниковп. 3 ст. 7 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (утратил силу);

— без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства недействительны, исполнять их нельзяп. 3 ст. 7 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (утратил силу).

В действующем Законе ничего такого нет, и приходится решать эти вопросы на уровне локальных нормативных актов, статус которых в глазах персонала заметно ниже закона.

Современный статус главбуха: отчего так, к чему привело и что делать

Смысл изменений понятен: если раньше главный бухгалтер стоял на страже социалистической, а потом и капиталистической собственности, то теперь должен только формировать бухгалтерскую отчетность. И в чем-то жизнь главбуха по Закону № 402-ФЗ действительно упростилась. Но в целом престиж должности существенно упал.

Главбух уже не второе лицо в компании, требования которого обязательны для всех сотрудников, а один из многих крючкотворов, создающих горы не очень-то нужных бумаг. «Предприятие без них прекрасно проживет, а вот без нас никогда», — так теперь думают многие производственники и коммерсанты.

В результате снизился авторитет должности и уровень ее оплаты. Быть главным бухгалтером по-прежнему сложно, а вот уважение и достойная зарплата не гарантированы. Энергичные, квалифицированные, элитные кадры стали покидать профессию. Процесс приобрел заметные масштабы, и у фирм, которые не замечали полезности своих бухгалтеров, на горизонте сгустились тучи:

— полная неразбериха в финансовом документообороте;

— отсутствие надежных финансовых показателей. Появились даже предприятия, которые не уверены, работают они с прибылью или с убытком;

— санкции за налоговые, кассовые и другие правонарушения.

Оказывается, мало изготовить и продать — надо еще проконтролировать добросовестность контрагентов, посчитать прибыль, оценить качество активов и многое-многое другое. Выяснилось, что без компетентного главного бухгалтера по-прежнему не обойтись.

В итоге под давлением обстоятельств в Закон № 402-ФЗ и в разработанный проект федерального стандарта бухгалтерского учета (ФСБУ) «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» Минфин планирует ввести новые старые нормы. Тут и обязательность требований главбуха по составлению и представлению в бухгалтерию первичных документов, и недействительность отдельных видов бумаг без подписи главбуха.

Справка

На момент проведения семинара законопроект, который дополняет Закон № 402-ФЗ требованием соблюдать предписания главного бухгалтера в части документооборота, Минфин в Госдуму не внес.

ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», п. 19 которого объявляет ряд документов недействительными без подписи главбуха, тоже пока существует в виде проекта.

Хочется верить, что вместе с увеличением объема полномочий вернется к главбуху и былой престиж, и высокий оклад. А те руководители, кто не понял этой простой истины, пусть по-прежнему платят высокие штрафы и выясняют на совещаниях, почему же при наличии радужных отчетов коммерческих служб денег на расчетном счете как-то не прибавляется.

Итак, начнем разбираться с тем, кто такой главный бухгалтер и чем занимается. Правда, сразу оговоримся, что будем рассматривать деятельность обычной коммерческой фирмы, не затрагивая специфику банков, страховщиков и профессиональных участников рынка ценных бумаг.

ПАО и жилищный кооператив: две организации с особыми требованиями к главбуху

Закон № 402-ФЗ выдвигает особые требования только к главному бухгалтеру публичного (ранее — открытого) акционерного общества (ПАО). И для начала он должен иметь высшее образованиеп. 1 ч. 4 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Но по какой специальности? А выходит, что по любой. Диплом о высшем образовании в области бухучета и аудита лишь сокращает требования к стажу претендента. С ним для главбуха ПАО обязателен профильный стаж работы не менее 3 из 5 последних календарных лет. А если бухгалтерского высшего образования нет — не менее 5 из 7 последних календарных летп. 2 ч. 4 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Ну и наконец, главный бухгалтер ПАО должен отвечать требованию: не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономикип. 3 ч. 4 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Как видим, соблюсти требования не так уж сложно. Да плюс они не распространяются на специалистов, которые к 01.01.2013 уже работали в должности главного бухгалтерач. 2 ст. 30 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Еще одна организация, главбух которой обязан соответствовать специфическим нормам, — жилищный кооператив. Во-первых, противопоказана любая судимость. Во-вторых, нельзя, чтобы в прошлом он занимал аналогичную должность в компании из строительной сферы, которую исключили из профильной саморегулируемой организации либо признали банкротом и со дня этого печального события не прошло 3 летст. 116.1 ЖК РФ.

Справка

В профессиональном сообществе идет дискуссия: может ли главный бухгалтер благотворительной организации трудиться добровольцем без оплаты? Сторонники версии, что может, выдвигают такие аргументы.

По умолчанию руководитель организации подписывает с главбухом трудовой договор или гражданско-правовой договор об оказании услуг. Согласно Закону № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)» некоммерческая организация может подписать с добровольцем гражданско-правовой договор о безвозмездном оказании услуг в ее пользуч. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4 ст. 17.1 Закона от 11.08.95 № 135-ФЗ.

Таким образом, например, руководитель благотворительного фонда вправе заключить с главным бухгалтером волонтерский договор. В части прав и обязанностей он будет идентичен трудовому, но с записью о работе без оплаты в интересах фонда.

Главбухом может быть любой?

Теперь о требованиях к главным бухгалтерам других компаний, кроме ПАО и жилищных кооперативов.

В условиях рыночной экономики и хозяйственной самостоятельности организаций контроль образования и уровня квалификации персонала, включая главбухов, — личное дело каждой компании. Государство тут ни при чем, решили авторы действующего Закона о бухучете.

В итоге главный бухгалтер фирмы, даже подлежащей обязательному аудиту, может не иметь ни высшего образования, ни стажа работы. Вот вам и второе лицо после руководителя... А ведь раньше ему требовалось высшее или хотя бы среднее специальное экономическое образование.

Справка

Требование об обязательности высшего или среднего специального образования главбуха содержалось в п. 5 Положения о главных бухгалтерах, утв. Постановлением Совмина СССР от 24.01.80 № 59.

В конце 2014 г. ВС признал этот пункт противоречащим Закону о бухучете № 402-ФЗ и недействующим. А в апреле 2015 г. утратило силу и все ПоложениеРешение ВС от 22.10.2014 № АКПИ14-965; Постановление Правительства от 16.04.2015 № 362.

Теперь же, по сути, все отдано на откуп руководителю, который несет всю полноту ответственности за организацию бухгалтерского учета в компании. Ему и решать, кому он не побоится делегировать часть своей финансовой власти — квалифицированному и опытному специалисту либо знакомому или родственнику, которых надо пристроить на теплое местечкоч. 1 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Соответственно, никто не сможет оспорить решение директора нанять главбухом кого вздумается. Например, 3 ААС в Постановлении № А33-19389/2015 встал на защиту главного бухгалтера лесничества, у которого не было высшего образования. Ревизоры ссылались на Квалификационный справочник, о котором подробнее позже. Главбух ему не соответствовал, значит, зарплату получать не мог и ее надо вернуть в бюджет. Но суд указал, что в Законе № 402-ФЗ требований к образованию нет, а справочник их вводить не может.

Однако если знания претендента на должность главбуха оставляют желать лучшего, он не удосужился пройти специальное обучение и сдать экзамены — разве можно ждать от него серьезных результатов? Поэтому давайте будем реалистами и не станем верить обещаниям самоучек, которые «без всяких дипломов знают гораздо больше», а будем встречать по одежке. Понятно, что одежка тут — уровень профессиональной подготовки и опыт работы соискателя должности главного бухгалтера.

Профстандарт: главбух должен быть таким и таким, но, если хотите, может быть другим

Вы можете спросить: а как же профессиональный стандарт «Бухгалтер»? Ведь по ТК стандарт — характеристика квалификации, необходимой работнику для занятия конкретным видом профессиональной деятельности. И в профстандарте сказано, что главбух должен иметьст. 195.1 ТК РФ; п. 3.2 Профессионального стандарта, утв. Приказом Мин­тру­да от 22.12.2014 № 1061н:

— высшее или среднее профессиональное образование, а также дополнительное профессиональное образование по программам повышения квалификации и переподготовки;

— опыт работы по ведению бухучета, составлению бухгалтерской финансовой отчетности либо в аудиторской деятельности — не менее 5 лет из 7 последних календарных лет. А при наличии высшего образования — не менее 3 лет из последних 5.

Получается, что профстандарт выдвигает для всех главбухов требования, которые по Закону № 402-ФЗ обязательны только для главбухов ПАО. И даже больше: говорит, что в некоторых компаниях требования могут быть еще строже.

Выдвигать-то он выдвигает, да вот сам стандарт обязателен не для всех организаций. Для большинства коммерческих фирм он рекомендация, совет, ориентир, если хотите. Причина — по ТК профстандарт надо выполнять, только если требования к квалификации работника оговорены в отдельном от стандарта нормативном документе. А как мы уже не раз сегодня проговорили, особые требования в Законе № 402-ФЗ есть только для главбухов ПАО. Вот они должны блюсти стандарт. А вы — нетст. 195.3 ТК РФ.

Что же подразумевается под рекомендательным применением профстандарта? Если генеральный директор или руководитель кадровой службы не знают, на что опереться при выборе претендентов на должность главбуха, стандарт — лучшее подспорье в этом. То же самое с аттестацией персонала.

Профстандарт: странности

Хотя, надо отметить, текст профессионального стандарта «Бухгалтер» не самое удачное творение Мин­тру­да. Судите сами, по нему бухгалтер, в частности, обязанп. 3.1.1 Профессионального стандарта, утв. Приказом Мин­тру­да от 22.12.2014 № 1061н:

— выявлять нарушения ответственными сотрудниками графика документооборота и порядка представления в бухгалтерскую службу первичных учетных документов;

— сообщать об этих проступках главбуху.

Но одновременно в стандарте не сказано, что главному бухгалтеру делать с этим знанием. Полномочий-то у него на этот счет по действующей редакции Закона № 402-ФЗ никаких нет.

Удивительной выглядит и обязанность бухгалтера делать копии первичных документов, в том числе и при изъятии оригиналов теми же налоговиками. Неужели с этим не справится секретарь или другой офисный служащий — надо непременно привлекать занятого бухгалтерап. 3.1.1 Профессионального стандарта, утв. Приказом Мин­тру­да от 22.12.2014 № 1061н?

А как отделить друг от друга такие функции бухгалтера, какп. 3.1.1 Профессионального стандарта, утв. Приказом Мин­тру­да от 22.12.2014 № 1061н:

1) денежное измерение объектов учета и внесение соответствующих бухгалтерских записей;

2) регистрация данных из первички в регистрах бухгалтерского учета?

По сути, в стандарте описан неразрывный процесс: сделайте проводки на основании документов, что автоматически означает их внесение в регистр. Второе невозможно без первого.

Вот еще полюбуйтесь, согласно стандарту бухгалтер долженп. 3.1.1 Профессионального стандарта, утв. Приказом Мин­тру­да от 22.12.2014 № 1061н:

— подсчитывать в регистрах учета итоги и остатки по синтетическим и аналитическим счетам;

— закрывать обороты по счетам;

— готовить информацию для составления оборотно-сальдовой ведомости и главной книги.

Неужели авторы стандарта всерьез думали, что сейчас найдется мало-мальски уважающая себя организация, в которой все это делает не учетная программа, а бухгалтер вручную?!

И наконец, жемчужина моей коллекции. Оказывается, главбух обязан не только представить отчетность куда следует, но и добиться ее подписания руководителем. Интересно, как? Сидеть в очереди в приемной? Ловить на проходной? И все это одновременноп. 3.2.1 Профессионального стандарта, утв. Приказом Мин­тру­да от 22.12.2014 № 1061н:

— с разработкой финансовой политики;

— с определением и воплощением мер ради финансовой устойчивости;

— с руководством работой по управлению финансами;

— с анализом, оценкой и минимизацией финансовых рисков.

Согласитесь, беготня за директором ради подписи на балансе плохо вяжется со столь солидными задачами главного бухгалтера.

Правильная должностная инструкция главбуха

Должностная инструкция главного бухгалтера строится по обычной для такого рода документов структуре.

Сначала общие положения. Тут пишем, кому подчиняется главный бухгалтер, указываем на его принадлежность к категории руководителей, приводим требования к образованию, профессиональной квалификации и опыту. Обязательно отмечаем, кто замещает главбуха на время его отсутствия.

Далее идут функции главного бухгалтера. По-хорошему, стандартных всего три:

1) организация ведения учета и формирования отчетности: как бухгалтерской, так и налоговой;

2) контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов;

3) обеспечение сохранности бухгалтерских документов.

Давайте немного развернем третью функцию. Иными словами, главбух должен систематизировать и хранить первичку, бухгалтерские регистры и отчетность. То есть расписаться везде, где надо, распечатать документ, если нужно, знать, где какая бумага лежит и когда ее можно выбросить. Напомню, что ту же бухгалтерскую отчетность нужно хранить все время существования организации, а налоговую — не менее 5 лет считая с периода, за который она составленач. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; пп. 351, 392 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

После функций главбуха — черед его должностных обязанностей. Не изобретайте велосипед, возьмите за основу профстандарт, удалите все ненужное и, наоборот, дополните спецификой организации. Конкретные обязанности главбуха в стандарте вы найдете в расшифровке к трудовым функциямпп. 3.2.1, 3.2.3, 3.2.4 Профессионального стандарта, утв. Приказом Мин­тру­да от 22.12.2014 № 1061н.

Права главбуха — раздел должностной инструкции, в который можно вернуть все, что было в старом Законе о бухучете и чего нет в новом. И обязанность сотрудников подчиняться требованиям главбуха в пределах его компетенции, и запрет принимать в работу документы без подписи главбуха. А также все другие права, которые покажутся главбуху нужными при условии, что директор согласен ими поделиться.

Об ответственности главного бухгалтера в должностной инструкции можно ничего не писать — абсолютно все ее виды регулирует законодательство, ни убавить ни прибавить, как говорится.

И наконец, заключительные положения. Тут указываем, на основе каких документов разработана должностная инструкция.

Профессиональный стандарт «Бухгалтер» мы уже не раз упоминали. Другой источник норм инструкции — квалификационная характеристика должности «главный бухгалтер» из Единого квалификационного справочника, который Минтруд утвердил Постановлением № 37 еще в 1998 г.

В заключительном разделе также пишем, что новый главный бухгалтер должен ознакомиться с инструкцией при приеме на работу, до подписания трудового договора.

Прекрасным подспорьем в деле разработки должностной инструкции главного бухгалтера будет образец из системы КонсультантПлюс.

Ответственность главбуха

Материальная ответственность

Прежде чем разобрать детали материальной ответственности главбуха, условимся, что ситуацию, когда он еще и кассир, рассматривать не будем.

Итак, если иное не предусмотрено законом, работник отвечает за причиненный ущерб в пределах своего среднемесячного заработка. Помимо случая с договором о полной материальной ответственности, отвечать, как говорится, на все деньги придется, если ущерб, в частности, причиненстатьи 241, 243 ТК РФ:

1) умышленно;

2) в пьяном виде;

3) в результате преступления или административного правонарушения. Привлечение работника к ответственности по этим основаниям от возмещения ущерба не освобождаетст. 248 ТК РФ;

4) разглашением коммерческой тайны.

Пункт 2 к главному бухгалтеру вряд ли подходит, но остальные — вполне. Однако ТК еще и разрешает трудовым договором возлагать на главного бухгалтера материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного работодателю.

Если главбух под этим подписался, придется отвечать. Если нет, весь ущерб получится взыскать лишь в перечисленных случаях. А по остальным — в пределах среднемесячного заработкап. 10 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52.

Однако ошибочно думать, что полная материальная ответственность означает: главный бухгалтер обязан возместить из своего кармана любые штрафы за ошибки по его профилю. Так будет, только если выполнены следующие условия:

— организации причинен ущерб;

— главбух действовал противоправно, не исполнял обязанности или исполнял их плохо;

— есть прямая связь между действиями или бездействием главбуха и возникшим ущербомп. 15 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52;

— все это он проделал умышленно или по неосторожности.

Таким образом, взыскать с главного бухгалтера, например, налоговый штраф фирма сможет, если докажет в суде все перечисленное. Простой ошибки, которая привела к недоимке и санкциям, для этого недостаточно. Тем более что ошибиться в условиях сегодняшнего запутанного и бесконечно изменяющегося законодательства легко.

Поэтому для привлечения главбуха к материальной ответственности мало определить размер ущерба — это обычно как раз нетрудно. Необходимо запустить служебное расследование, в ходе которого нужно проанализировать все обстоятельства и определить наличие вины главного бухгалтера. Если же к делу уже подключились госорганы, то степень виновности они будут выяснять в ходе административного или уголовного дела.

Впрочем, материальная ответственность главбуха может наступать не только из-за санкций государства, но и по чисто экономическим причинам. Потеряли первичку — в итоге не вовремя оплатили поставку, продавец начислил пени. Или выставили счет-фактуру с грубой ошибкой — покупатель лишился вычета и выставил претензию. Вариантов массап. 15 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52.

Надо понимать, что главбух, допустивший явное разгильдяйство, за которым последовали штрафы, не сможет спастись от возмещения ущерба, бросив на стол руководителю заявление об уходе по собственному желанию. Увольнение после того, как ущерб уже причинен, не освобождает от расплаты по счетам — добровольной или через судст. 248 ТК РФ; п. 1 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52.

Взыскать с виновного главбуха ущерб в пределах среднемесячного заработка можно по распоряжению руководителя. Издать его нужно в течение месяца со дня, когда стала окончательно ясна сумма ущерба. В то же время главный бухгалтер может погасить весь ущерб добровольно, о чем надо подписать с ним отдельное соглашение. Там оговаривают все подробности, например, что работодатель будет удерживать до 20% зарплаты (за вычетом НДФЛ) главбухастатьи 138, 248 ТК РФ.

Если договориться с главбухом не удалось, за суммой возмещения ущерба, которая превышает его среднемесячный заработок, работодателю придется идти в суд. То же самое, когда договоренность достигнута, но в какой-то момент главный бухгалтер уволился и перестал платить. И без вариантов — в суд, никакие локальные нормативные акты, меняющие этот порядок, не помогутст. 248 ТК РФ.

И последнее. Если главный бухгалтер не штатный сотрудник и работает по гражданско-правовому договору, то ТК на него не распространяется. Придется возмещать ущерб полностью в порядке, который предусмотрен гл. 59 ГК РФ.

Административная ответственность: считается ли главбух должностным лицом

В начале разговора об административной ответственности главбуха важно выяснить, считается ли он должностным лицом в понимании КоАП РФ. Ведь некоторые правонарушения, которые может совершить организация по ошибке главного бухгалтера, влекут последствия для нее самой и для ее должностного лица.

Если отбросить всякую экзотику, согласно КоАП под должностными лицами следует пониматьст. 2.4 КоАП РФ:

— или членов советов директоров, наблюдательных советов, правлений, дирекций;

— или единственных руководителей организаций.

Выходит, главбух должностным лицом быть не может и административно штрафовать его нельзя? Причем в случае с бухгалтерскими нарушениями на страже его интересов вроде бы стоит и Закон № 402-ФЗ, который возлагает ответственность за организацию бухучета и хранение документов только на руководителяч. 1 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Но все не так просто. В 2006 г. Верховный суд постановил: прежде чем штрафовать руководителя, например, за непредставление декларации или баланса, нужно выяснить, есть ли в штате главбух. Если да, платить ему. Сделать такой вывод суду позволил старый Закон о бухучете, по которому главбух отвечал за непосредственное ведение учета и представление отчетностип. 2 ст. 7 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (утратил силу); п. 24 Постановления Пленума ВС от 24.10.2006 № 18.

С 2013 г. действует новый Закон, и в нем аналогичной нормы нет. Но ВС от своего подхода не отказался и по-прежнему требует от налоговиков проверять наличие главбуха в штате и изучать его должностные обязанности. Без этого суд отменяет штрафы на руководителей. Что автоматически означает: придут за главбухом, раз с директором не получилосьПостановления ВС от 22.09.2014 № 5-АД14-17, от 25.11.2015 № 78-АД15-8, от 09.03.2017 № 78-АД17-8; Белгородского облсуда от 11.04.2018 № 4А-108/2018.

В результате главбух может быть должностным лицом в понимании КоАП при условии, что его действия (бездействие), которые привели к нарушению, входили в круг его трудовых обязанностей из должностной инструкции.

Это первый момент. Второй — даже если суд закроет глаза на подход ВС и оштрафует руководителя, никто не отменял дисциплинарную ответственность главного бухгалтера. Директор вправе объявить ему выговор, а за повторное нарушение вообще уволить «по статье». С соблюдением установленной процедуры, конечноп. 5 ст. 81, статьи 192, 193 ТК РФ.

Ну и не забываем о материальной ответственности: с главбуха можно взыскать административные штрафы, уплаченные из-за его явной халатности.

Административная ответственность: за что и сколько

Теперь, когда нам ясно, при каких условиях главбуха можно считать должностным лицом организации, изучим составы административных правонарушений и санкции за них.

Состав административного правонарушенияОтветственность должностного лица
Расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх 100 000 руб. по одному договоруп. 6 Указаний ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У4000—5000 руб.ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФШтраф для организации — 40 000—50 000 руб.
Неоприходование в кассу наличных денег*
Несоблюдение порядка хранения свободных наличных денег
Накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита
Нарушение срока подачи заявления о постановке на учет в ИФНСПредупреждение или 500—1000 руб.ч. 1 ст. 15.3 КоАП РФ
Нарушение из предыдущей ячейки таблицы, сопряженное с ведением деятельности без постановки на учет2000—3000 руб.ч. 2 ст. 15.3 КоАП РФ
Нарушение срока представления в ИФНС информации об открытии или закрытии банковского счетаПредупреждение или 1000—2000 руб.ст. 15.4 КоАП РФ
Нарушение срока представления в ИФНС налоговой декларации или расчета по страховым взносам**Предупреждение или 300—500 руб.ст. 15.5 КоАП РФ
Непредставление в срок документов или сведений, необходимых для налогового контроля, а равно их представление в неполном либо искаженном виде300—500 руб.ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ
Занижение налога или сбора на 10% и более из-за искажения данных бухучета5000—10 000 руб.ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ, примечание 1 к ст. 15.11 КоАП РФ
Искажение любого денежного показателя бухгалтерской отчетности на 10% и более
Регистрация в регистре бухучета:
— несуществовавшего факта хозяйственной жизни;
— мнимого или притворного объекта учета
Ведение счетов бухучета вне бухгалтерских регистров
Отсутствие у организации в течение установленного срока хранения:
— первичных документов;
— бухгалтерских регистров;
— бухгалтерской отчетности;
— аудиторского заключения, если оно обязательно
Нарушения из предыдущих пяти ячеек таблицы, совершенные повторно***10 000—20 000 руб. или дисквалификация на 1—2 годач. 2 ст. 15.11 КоАП РФ
Нарушение срока представления расчета 4-ФСС300—500 руб.ч. 2 ст. 15.33 КоАП РФ
Непредставление или представление с опозданием документов и информации по операциям с ККТПредупреждение или 1500—3000 руб.ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФПоследствия для организации — предупреждение или штраф 5000—10 000 руб.
Непредставление или представление с опозданием бухгалтерской отчетности в органы статистикиПредупреждение или 300—500 руб.ст. 19.7 КоАП РФПоследствия для организации — предупреждение или штраф 3000—5000 руб.

* Таковым считается, помимо прочего, отсутствие кассовой книги (включая кассовую книгу ОП, которое совершает операции с наличными деньгами) либо отсутствие приходной записи в такой книгеПостановления ВС от 30.05.2016 № 306-АД16-1520, от 08.06.2016 № 309-АД16-5686.

** Если налоговый (расчетный) период — год, по этой статье нельзя оштрафовать за непредставление или представление с опозданием деклараций и расчетов внутри годаПостановление ВС от 25.11.2015 № 78-АД15-8.

*** Повторным будет нарушение, совершенное в период, который начинается со дня вступления в силу постановления о штрафе за первый проступок и заканчивается через год после уплаты штрафап. 2 ч. 1 ст. 4.3, ст. 4.6, ч. 1 ст. 32.2 КоАП РФ.

Остановлюсь на ст. 15.11 КоАП.

Во-первых, пусть вас не обнадеживает относительно скромный штраф за довольно серьезные нарушения. Ведь если, например, регистрация главбухом мнимых сделок привела к крупной недоимке, то это уже уголовная ответственность, а не административная. То есть санкции ст. 15.11 предназначены, так скажем, для не злостных нарушителейПостановление ВС Республики Марий Эл от 13.12.2017 № 4А-274/2017.

Во-вторых, эта статья — единственная на сегодняшний день норма, по которой можно наказать за непроведение обязательного аудита годовой отчетности. Других рычагов воздействия на тех, кто этим не занимается, в законодательстве нет.

В-третьих, нарушения, которые предусматривает ст. 15.11 КоАП, выявляют в основном налоговики. И жизнь показывает, что они применяют статью только в самых очевидных случаях и в бухгалтерские дебри не вдаются. Для этого в ИФНС просто нет опытных специалистов. Так что на страже соблюдения бухгалтерских стандартов сейчас стоят лишь аудиторы, со стороны государства контроля практически нетПостановления ВС Республики Татарстан от 10.05.2017 № 4а-247/2017; Белгородского облсуда от 11.04.2018 № 4А-108/2018.

Уголовная ответственность: однодневки и отмывание преступных доходов

Наконец мы добрались до самой острой темы — уголовной ответственности главного бухгалтера. Ее традиционно связывают только с уклонением от уплаты налогов, но это лишь один из многих поводов возбудить дело. Хотя и самый массовый, конечно.

Начнем же мы со ст. 173.1 УК, по которой карают за создание фирм-однодневок. Основной состав преступления звучит так: образование юрлица через подставных лиц, а также представление в ИФНС документов, на основании которых сведения о таких лицах внесли в ЕГРЮЛ. Подставным, в свою очередь, считается человекч. 1 ст. 173.1, примечание к ст. 173.1 УК РФ:

— или которого ввели в заблуждение для целей регистрации однодневки;

— или который вообще не знал о своем участии в организации;

— или возглавляющий фирму номинально, без намерения ею управлять.

Последствия, на выбор суда, таковы:

— штраф 100 000—300 000 руб. или в размере дохода осужденного за 7 месяцев — 1 год;

— принудительные работы на срок до 3 лет;

— лишение свободы на срок до 3 лет.

Если то же самое совершила группа лиц по предварительному сговору, наказание будет суровееч. 2 ст. 173.1 УК РФ:

— штраф 300 000—500 000 руб. либо в размере дохода осужденного за 1—3 года;

— обязательные работы на срок 180—240 часов;

— лишение свободы на срок до 5 лет.

Представить, что главный бухгалтер в одиночку занимается регистрацией однодневки, сложно. А вот по договоренности с фактическим руководителем — вполне. И это, как вы понимаете, намного тяжелее по последствиямПостановление Президиума Калужского облсуда от 20.12.2017 № 44У-57/2017.

Впрочем, главбух может и не участвовать в учреждении однодневок, но прекрасно знать, что они собой представляют и для чего созданы. Если следствие докажет, что с помощью однодневок совершались преступления, в частности уклонение от уплаты налогов, то перед главбухом замаячит ст. 174 УК — отмывание денег, полученных преступным путем. Поскольку налицо будет как минимум сговор, то по усмотрению суда это влечетч. 3 ст. 174 УК РФ:

— принудительные работы на срок до 3 лет с ограничением свободы на срок до 2 лет или без него и с запретом работать главбухом на срок до 3 лет или без него;

— лишение свободы на срок до 5 лет со штрафом до 500 000 руб. или в размере дохода осужденного за период до 3 лет либо без штрафа, с ограничением свободы на срок до 2 лет или без него и с запретом трудиться главбухом на срок до 3 лет либо без лишения.

Как видите, мы еще не приблизились собственно к уклонению от налогов, а главному бухгалтеру уже есть о чем задуматься. Дальше — больше.

Уголовная ответственность: уклонение от уплаты налогов и взносов

Итак, уклонение от налогов. Главное, о чем надо помнить, — процесс учета, исчисления и погашения налоговых обязательств столь сложен, а уголовные лимиты недоимок столь велики, что допустить уклонение по легкомыслию, неосторожности или небрежности невозможно. Только умышленно. А значит, судить главбуха с руководителем будут, как говорится, по полнойстатьи 25, 26 УК РФ; пп. 3, 7, 17 Постановления Пленума ВС от 28.12.2006 № 64.

Состав уголовного преступленияВарианты наказания
Уклонение от уплаты налогов, сборов, страховых взносов, если недоимка составилач. 1 ст. 199, примечание 1 к ст. 199 УК РФ:
— или более 5 000 000 руб. за 3 года подряд и превышает 25% общей суммы налогов, сборов, взносов к уплате за тот же период;
— или более 15 000 000 руб.
— штраф 100 000—300 000 руб. или в размере дохода осужденного за 1—2 года;
— принудительные работы на срок до 2 лет с запретом работать главбухом на срок до 3 лет или без него;
— арест на срок до 6 месяцев;
— лишение свободы на срок до 2 лет с запретом работать главбухом на срок до 3 лет или без него
Неисполнение обязанностей налогового агента, если неперечисленная сумма налогов составилач. 1 ст. 199.1, примечание 1 к ст. 199.1 УК РФ:
— или более 5 000 000 руб. за 3 года подряд и превышает 25% общей суммы налогов к перечислению в качестве налогового агента;
— или более 15 000 000 руб.
Уклонение от уплаты налогов, сборов, страховых взносов, совершенное группой по предварительному сговору, если недоимка составилач. 2 ст. 199, примечание 1 к ст. 199 УК РФ:
— или более 15 000 000 руб. за 3 года подряд и превышает 50% общей суммы налогов, сборов, взносов к уплате за тот же период;
— или более 45 000 000 руб.
— штраф 200 000—500 000 руб. или в размере дохода осужденного за 1—3 года;
— принудительные работы на срок до 5 лет с лишением права работать главбухом на срок до 3 лет или без него;
— лишение свободы до 6 лет с запретом работать главбухом на срок до 3 лет или без него
Неисполнение обязанностей налогового агента, если неперечисленная сумма налогов составилач. 2 ст. 199.1, примечание 1 к ст. 199.1 УК РФ:
— или более 15 000 000 руб. за 3 года подряд и превышает 50% общей суммы налогов к перечислению в качестве налогового агента;
— или более 45 000 000 руб.
Уклонение от уплаты взносов «на травматизм», если недоимка составилач. 1 ст. 199.4, примечание 1 к ст. 199.4 УК РФ:
— или более 2 000 000 руб. за 3 года подряд и превышает 10% общей суммы взносов к уплате за тот же период;
— или более 6 000 000 руб.
— штраф 100 000—300 000 руб. или в размере дохода осужденного за 1—2 года;
— принудительные работы на срок до 1 года с запретом работать главбухом на срок до 3 лет или без него;
— лишение свободы на срок до 1 года
Уклонение от уплаты взносов «на травматизм», если недоимка составилач. 2 ст. 199.4, примечание 1 к ст. 199.4 УК РФ:
— или более 10 000 000 руб. за 3 года подряд и превышает 20% общей суммы взносов к уплате за тот же период;
— или более 30 000 000 руб.
— штраф 300 000—500 000 руб. или в размере дохода осужденного за 1—3 года;
— принудительные работы на срок до 4 лет с запретом работать главбухом на тот же срок или без него;
— лишение свободы на срок до 4 лет с запретом работать главбухом на срок до 3 лет или без него

Пара комментариев к таблице.

Во-первых, ответственности можно избежать, если преступление совершено впервые и обвиняемый либо организация полностью погасили недоимку, а также заплатили пени и налоговые штрафыпримечание 2 к ст. 199, примечание 2 к ст. 199.1, примечание 2 к ст. 199.4 УК РФ.

Во-вторых, обратите внимание, что НДФЛ и прочие налоги, которые фирма должна исчислять, удерживать и перечислять как налоговый агент, не входят в сумму недоимки по платежам, которые она вносит как плательщикп. 18 Постановления Пленума ВС от 28.12.2006 № 64.

Уголовная ответственность: за что еще

Но однодневками, отмыванием денег и налогами нарушения, из-за которых за главным бухгалтером могут прийти люди в погонах, не исчерпываются. Если отбросить откровенные преступления вроде мошенничества, в том числе в сфере кредитования, или строительства финансовых пирамид, получается вот что.

Состав уголовного преступленияВарианты наказания
Присвоение или растрата средств с использованием служебного положения либо суммы более 250 000 руб.примечание 4 к ст. 158, ч. 3 ст. 160 УК РФ— штраф до 120 000 руб. или в размере дохода осужденного за период до 1 года;
— обязательные работы на срок до 200 часов;
— ограничение свободы на срок до 2 лет;
— принудительные работы на срок до 2 лет;
— лишение свободы на срок до 2 лет
Присвоение или растрата средств организованной группой либо суммы более 1 000 000 руб.примечание 4 к ст. 158, ч. 4 ст. 160 УК РФЛишение свободы на срок до 10 лет со штрафом до 1 000 000 руб. или в размере дохода осужденного за период до 3 лет либо без штрафа и с ограничением свободы на срок до 2 лет или без него
Предпринимательская деятельность без регистрации или лицензии, если это причинило ущерб более 2 250 000 руб. гражданам, организациям или государству либо если получена выручка в том же размерепримечание к ст. 170.2, ч. 1 ст. 171 УК РФ; п. 12 Постановления Пленума ВС от 18.11.2004 № 23— штраф до 300 000 руб. или в размере дохода осужденного за период до 1 года;
— обязательные работы на срок до 480 часов;
— арест на срок до 6 месяцев
Предпринимательская деятельность без регистрации или лицензии, совершенная группой, если это причинило ущерб более 9 000 000 руб. гражданам, организациям или государству либо если получена выручка в том же размерепримечание к ст. 170.2, ч. 2 ст. 171 УК РФ; п. 12 Постановления Пленума ВС от 18.11.2004 № 23— штраф 100 000—500 000 руб. или в размере дохода за 1—3 года;
— принудительные работы на срок до 5 лет;
— лишение свободы на срок до 5 лет со штрафом до 80 000 руб. или в размере дохода осужденного за период до 6 месяцев либо без штрафа

А еще главбух должен помнить: если руководитель просит его, так скажем, подкорректировать отчетность ради банковского кредита, превышающего 2 250 000 руб., то оба — потенциальные уголовные преступники. Если фирма не расплатится с банком, руководителю и главному бухгалтеру (как пособнику) по выбору суда грозятч. 3, 4 ст. 34, примечание к ст. 170.2, ч. 1 ст. 176 УК РФ; п. 14 Постановления Пленума ВС от 30.11.2017 № 48:

— штраф до 200 000 руб. либо в размере дохода осужденного за период до 18 месяцев;

— обязательные работы на срок до 480 часов;

— принудительные работы на срок до 5 лет;

— арест на срок до 6 месяцев;

— лишение свободы на срок до 5 лет.

Субсидиарная ответственность

В последнее время налоговики обратили внимание на еще один вид ответственности должностных лиц, включая и главного бухгалтера, за неуплату налогов — субсидиарную. Это прямая компенсация ущерба, который причинили незаконные действия фигурантов уголовного дела. В январе 2018 г. ФНС выпустила по теме большое Письмо № СА-4-18/45@. Пройдемся по нему.

Ущерб — это сумма недоимки и пеней, которую не удалось взыскать с организации за исчерпанием возможностей для этого. Штрафы сюда не входят. Подавать иски о возмещении ущерба инспекторам позволяет ст. 1064 ГК. Причем даже тогда, когда уголовное дело прекращено по так называемым нереабилитирующим основаниям: объявили амнистию либо истек срок давности уголовного преследованияПисьмо ФНС от 09.01.2018 № СА-4-18/45@ (пп. 1, 2, 4, 5).

Если должностные лица осуждены, в ходе разбирательств налоговики не будут доказывать их вину в причинении ущерба — хватит приговора. Если же уголовной ответственности удалось избежать по нереабилитирующим основаниям, вину придется доказывать отдельно, в том числе материалами налоговых проверок и предварительного следствияПисьмо ФНС от 09.01.2018 № СА-4-18/45@ (п. 1).

Распределять сумму ущерба между руководителем, главбухом и другими работниками, вовлеченными в уклонение от уплаты налогов, инспекторы будут в зависимости от того, кто сколько заработал на преступлении. Для этого они, в частности, изучат, как рос уровень благосостояния должностного лица и его родственников, на сколько расходы лица превышали официальные доходы, появились ли в собственности дорогостоящие активыПисьмо ФНС от 09.01.2018 № СА-4-18/45@ (подп. «а» — «г» п. 3).

Но перевернем мрачную страницу нашей встречи и займемся все-таки непосредственной работой главбуха. Искренне желаю, чтобы информация об ответственности вам никогда не пригодилась.

Дополнительно о субсидиарной ответственности главного бухгалтера читайте в статье М.Г. Мошкович «Будет ли главбух крайним при неуплате налогов» («Главная книга», 2018, № 13).

Как правильно принять дела

Определяем дату передачи дел

До 2015 г. единственным документом, в котором хоть как-то затрагивался процесс приема-передачи дел от старого главбуха новому, было Положение о главных бухгалтерах № 59 времен СССР. Сейчас оно не действует и каждая организация разрабатывает и утверждает свой порядок локальным нормативным актом. Однако зачем изобретать велосипед, если он давно уже изобретен? Эффективнее всего взять норму Положения № 59 за основу и творчески доработать с учетом современных реалий, чем мы с вами и займемся.

Итак, прием и сдача дел при смене главного бухгалтера происходят после проверки состояния бухучета и отчетности. Итог оформляют актом. То есть первый этап процесса — проверка того, что сделал прежний главбух ко дню передачип. 6 Положения, утв. Постановлением Совмина СССР от 24.01.80 № 59 (утратило силу).

Передавать дела желательно по состоянию на отчетную дату, чтобы уходящий главный бухгалтер мог сдать не только данные учета, но и сформированную бухгалтерскую отчетность — чаще всего, конечно, промежуточную.

Главбух, как и любой другой работник организации, вправе уволиться по собственному желанию. Достаточно письменно предупредить об этом работодателя не позднее чем за 2 недели. Течь это срок начнет со следующего дняст. 80 ТК РФ.

Две недели уходящий главный бухгалтер должен потратить на приведение дел в порядок, формирование всех необходимых бухгалтерских записей и подготовку промежуточной бухотчетности на последнюю перед подачей заявления отчетную дату.

Например, главбух написал заявление 5 августа. Это означает, что все записи и промежуточную отчетность он обязан сформировать за период с 1 января по 31 июля. Конечно, до увольнения он будет делать и августовские записи, но составление отчетности по ним — уже зона ответственности нового главбуха.

Под промежуточной отчетностью, как правило, понимают закрытую оборотно-сальдовую ведомость, бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Другие формы обычно не составляют. Причем нередко не составляют и баланс с ОФР, хватает «оборотки». Окончательное решение по количеству форм промежуточной отчетности остается за руководителем по согласованию с новым главбухом.

А что делать, если замену главному бухгалтеру пока не нашли, но ему кровь из носу нужно уйти на ту дату, которая указана в заявлении? Тут два варианта:

1) передать дела заму или просто рядовому бухгалтеру, который на время поиска нового главбуха будет исполнять его обязанности;

2) заключить договор на ведение бухучета со специализированной организацией.

Критерии ее выбора — отдельная история, поэтому дам только один короткий совет: не гонитесь за дешевизной, поговорите с руководством такой фирмы и с ее специалистом, который, возможно, примет ваши дела. Оцените встречи по обычным человеческим критериям: как люди себя ведут, как разговаривают. Вам быстро станет понятно, стоит связывать свои надежды именно с этой компанией или надо искать другую.

Проверяем состояние бухучета и готовим приказ о начале передачи дел

При передаче дел проверить состояние бухучета нужно обязательно. Лучше всего, чтобы это сделала специализированная фирма. Можно, конечно, поручить все и новому главбуху, но вряд ли это эффективно, поскольку отвлечет от погружения в новые для него обязанности и условия работы. Если же дела передаются заму или рядовому бухгалтеру, возможна необъективность: ну как давать оценку труду начальника? Кто-то приукрасит состояние дел, а кто-то совсем наоборот...

Поэтому, если организация подлежит обязательному аудиту, лучше договориться с аудитором о проведении дополнительного промежуточного этапа аудиторской проверки на дату передачи дел. Если же аудитора нет, его можно пригласить, но не на проведение аудита, а на экспертизу состояния бухгалтерского и налогового учета. Задания к экспертизе желательно согласовать с новым главбухом. Результат процедуры — подробный отчет о состоянии дел.

Понятно, что все недочеты, ошибки и нарушения, выявленные в ходе экспертизы, прежний главбух обязан исправить. Если же их много, советую составить план-график исправлений, а то и готовиться к восстановлению бухучета.

После согласования всех процедурных вопросов руководитель издает приказ о начале приема-передачи дел. Помните, что он же назначает главбуха и освобождает его от должности. Никто другой в соответствующем приказе расписаться не может: ни финансовый, ни коммерческий, ни исполнительный директорч. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В приказе руководителя о передаче дел указывают, в частности, следующие данные:

— ф. и. о. человека, принимающего обязанности главного бухгалтера;

— характер исполнения обязанностей — временный или постоянный;

— период приема-передачи дел;

— персональный состав комиссии по приему-передаче дел во главе с руководителем, если она созывается, регламент ее работы;

— необходимость привлечения третьих лиц, например, из аудиторской компании либо из вышестоящей организации.

Вы спросите: зачем нужна целая комиссия? Без нее не обойтись в ситуации, когда дела передаются в недоброжелательной и нервозной обстановке. А значит, противоположные мнения старого и нового главбухов должна непредвзято и объективно оценить третья сторона. Если обстановка совсем накаляется, то в комиссию можно пригласить штатного ревизора фирмы, при его наличии, конечно, либо представителей аудиторской компаниист. 47 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; ст. 85 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ; п. 4 ст. 2 Закона от 19.07.2018 № 209-ФЗ.

Одновременно в приказе о передаче дел приводят изменения в другие приказы в части персонального состава различных комиссий и рабочих органов организации, куда входит прежний главный бухгалтер. Это, например, комиссия по списанию основных средств, инвентаризационная комиссияп. 77 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н; п. 2.2 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 № 49.

В период приема-передачи дел кассовые, банковские, расчетные и прочие документы обычно подписывает уходящий главбух либо сотрудник, который временно исполняет его обязанности. Новый главный бухгалтер приступит к этому не раньше утверждения акта приема-передачи дел и назначения на должность. Это касается и электронных подписей в системе «Клиент-Банк».

Оформляем акт приема-передачи дел: комиссия, уставные и первичные документы, касса и бухгалтерские регистры

Теперь можно приступать к составлению акта приема-передачи дел. В нем надо указать, кто передает дела и кто принимает. Однако если созвана комиссия, подписывают акт не только старый и новый главбухи, но и все члены комиссии.

В акте приводят опись передаваемых документов. Перед ее формированием все первичные документы, имеющиеся на дату приема-передачи дел, должны быть систематизированы и подшиты в папки. Или, как говорят архивные работники, сформированы в дела.

В акте указывают только наименование папок, например «Банк за I кв. 2018 г.» или «Авансовые отчеты с 01.01.2018 по 31.07.2018», и количество листов в папке. Для этого листы в каждой папке предварительно нумеруют, сначала карандашом, чтобы была возможность исправить ошибку в нумерации.

Зачастую главный бухгалтер хранит всю «бумажную жизнь» компании. Тогда, кроме первички и регистров, по акту нужно передать:

— учредительные документы;

— свидетельства о регистрации в ЕГРЮЛ и о постановке на налоговый учет;

— свидетельства о постановке на учет в ПФР и ФСС;

— коды статистики;

— договоры с контрагентами: поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, с банками, арендаторами и арендодателями;

— трудовые договоры, трудовые книжки и всю кадровую документацию: приказы по кадрам, штатное расписание, табели учета рабочего времени.

Многое из этого хранится в обычных офисных шкафах, но учредительные документы и трудовые книжки наверняка лежат в сейфе. Тогда в акте нужно зафиксировать передачу ключей от него. Если же за перечисленные документы отвечает не прежний главбух, а другие работники, ничего о них в акте не пишите.

Иногда главный бухгалтер выполняет в организации обязанности кассира — тогда не забудьте передать по акту и кассовые документы: кассовую книгу, папки с приходными и расходными ордерами. Остаток денег и других ценностей в кассе передают отдельным актом только после обязательной инвентаризации кассып. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.

Также обособленно передается чековая книжка: в акте на нее нужно указать номера корешков использованных листов и номер первого неиспользованного листа. Главбуху, принимающему дела, рекомендую внимательно сверить эту информацию, а именно:

— по всем ли использованным листам чековой книжки оприходованы деньги в кассу;

— приложены ли к корешкам отрывные листы, если чеки аннулировались в связи с ошибками в заполнении.

По Закону № 402-ФЗ организация должна хранить бухгалтерские регистры на бумаге. Или в электронном виде, с электронной же подписью. Соответственно, уходящий главбух вносит в них все записи до даты увольнения, после чего распечатывает и подписывает собственноручно либо электронной подписью «виртуальный» регистр. Затем перечень и постраничный объем регистров указывают в акте приема-передачи дел.

Оформляем акт приема-передачи дел: отчетность и документация по бухгалтерии

Бухгалтерскую и налоговую отчетность нужно скомплектовать в отдельные папки по видам отчетности и госорганам, которые ее принимают. И передать так же, как первичные документы. Примерные названия папок — «Налоговая отчетность за 2016—2018 гг.», «Бухгалтерская отчетность и аудиторские заключения к ней за 2016—2018 гг.».

Вы можете спросить: сейчас подавляющее большинство компаний сдает бухгалтерскую и налоговую отчетность в электронном виде. Откуда бумаги и папки? Давайте обсудим, откуда.

Вот главбух подготовил баланс или декларацию по НДС. Теперь их должен подписать руководитель, а для этого они должны попасть к нему на стол. Как попасть, по email? Нет, конечно, распечатанными. Директор посмотрит на показатели того же баланса со своей, руководящей, точки зрения: какой финансовый результат получен — прибыль или убыток, как он изменился по сравнению с прошлым годом, растут ли активы, погашаются ли обязательства.

Если руководителя все устраивает, он подписывает отчетную форму. А следом и главный бухгалтер, если необходима его подпись. Вот этот экземпляр и хранится в папке. А если компания подлежит обязательному аудиту, то нужен и второй экземпляр, поскольку отчетность следует подшивать к аудиторскому заключению. Заключений в электронном виде не бывает.

После подписания бумажной версии в ИФНС уходит электронная с электронными же подписями. Думаете, руководитель Газпрома или Росэнергоатома садится за компьютер и отправляет формы лично? Очень сомневаюсь — вероятнее, что это сделает представитель бухгалтерии, секретарь или помощник руководителя.

Вот и получается, что электронная подпись директора может появиться в электронной отчетности только тогда, когда он поставил на бумаге свою собственноручную.

Формат бухгалтерской отчетности для передачи в ИФНС в электронном виде отличается от форм из Приказа Минфина № 66н. Изменить формат невозможно. Потому, если так можно выразиться, настоящей бухгалтерской отчетностью всегда будет та, что распечатана по формам из приложения к учетной политике организации. Конечно, в отчетности, ушедшей в налоговую, данные будут те же самые, просто в другом формате. Распечатывать ли еще и этот вариант, каждая фирма решает самаПисьма ФНС от 20.02.2016 № СД-3-3/727@, от 16.07.2018 № ПА-4-6/13687@.

Крайне рекомендую новому главному бухгалтеру сверить показатели налоговых деклараций и расчетов с данными налоговых регистров. Ведь суммы в налоговой отчетности появляются не сами по себе, до этого нужно посчитать базу, правильно применить ставку и так далее. В идеале под каждую начисленную для декларации или расчета сумму должна быть бухгалтерская справка-расчет, которая позволяет проконтролировать правильность вычислений.

Если старый главбух вел бумажную переписку с налоговиками и фондами, для нее лучше отвести отдельные папки. И озаглавить соответственно, скажем «Переписка с ИФНС № 22 по Москве за 2016—2018 гг.».

Далее можно приступать к описанию в акте приема-передачи документации по бухгалтерии. Я имею в виду:

— версии учетных политик и копии приказов об их утверждении, поскольку подлинники приказов, как правило, хранятся у руководителя;

— документы по структуре бухгалтерской службы;

— должностные инструкции бухгалтеров;

— лицензионные договоры на бухгалтерские программы, справочно-правовые системы и прочее компьютерное ПО для бухгалтерии.

Оформляем акт приема-передачи дел: журналы учета документации

Ряд входящих или исходящих документов бухгалтерия регистрирует в специальных журналах и книгах. Какие-то нужны по закону, какие-то — для внутреннего контроля. Поэтому необходимо зафиксировать в акте передачу:

— журнала регистрации доверенностей на получение товарно-материальных ценностей;

— журнала регистрации бланков денежных документов — векселей, путевок, билетов;

— журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж;

— книги учета ценных бумаг.

Все листы журналов и книг должны быть пронумерованы, а на последнем листе за подписью главбуха делают надпись «Пронумеровано (прописью количество) листов».

В акте передачи дел нужно отметить последний документ, выданный за подписью увольняющегося главного бухгалтера, например «доверенность от... №...» После этого новый главбух проверяет нумерацию записей, а в акте передачи дел фиксируют дату подведения итога и количество оставшихся страниц журнала.

Смена главбуха не обнуляет нумерацию документов. Допустим, последняя доверенность с подписью бухгалтера — № 102, тогда первая с подписью нового будет № 103.

Если в ходе приема-передачи дел выяснилось, что какие-то регистрационные журналы и книги отсутствуют, то на это надо указать в акте. Соответственно, новый главбух заводит журнал либо книгу начиная с даты приемки дел. Восстановление книг и журналов за период до этой даты — задача старого главного бухгалтера, которую надо решить до увольнения.

Оформляем акт приема-передачи дел: все остальное

Отдельно стоит подумать о передаче персонального компьютера. Нужно сменить личный пароль, описать все ключевые файлы, хранящиеся на жестком диске. Например, из года в год компания формирует пояснения к годовой бухгалтерской отчетности по определенному шаблону. Так почему бы не передать текстовый файл этого документа вновь пришедшему коллеге?

Есть хорошая поговорка, что к людям надо относиться так, как хочешь, чтобы относились к тебе. Поэтому не ленитесь и не вредничайте: передайте все полезное содержание компьютера и не забудьте о нем рассказать. Это лишний раз покажет руководителю и персоналу, какой огромный груз работы вам приходилось тащить на своих хрупких плечах.

Однако и это еще не все, поскольку необходимо передать по акту материальные атрибуты для работы: штампы, печати, ключи к системе «Клиент-Банк», электронные подписи. Не беда, что многие из них именные и поэтому будут уничтожены, задача уходящего главбуха — сдать это добро и снять с себя ответственность за использование.

Если же старый главный бухгалтер не очень-то доверяет команде, принимающей дела, то может настоять на уничтожении всех электронных устройств, которые позволяют совершать операции от его имени. Об этом составляют отдельный акт минимум в трех экземплярах: для старого и нового главбухов, а также для архива самой компании. Если у нее есть вышестоящая организация, то будет и четвертый экземпляр для нее.

После увольнения старого главного бухгалтера и приема на работу нового администрация должна уведомить об этом всех сотрудников, включая обособленные подразделения, а также основных партнеров.

Контрагентам можно направить электронные письма примерно следующего содержания: «Сообщаем, что с такой-то даты должность главного бухгалтера нашей организации занимает тот-то. Документы, которые составлены с указанной даты и подписаны прежним главным бухгалтером, недействительны».

«Настройка» учетной политики и исправление ошибок предшественника

Пишем учетную политику с нуля

Составлять учетную политику главному бухгалтеру придется, если его приняли на работу во вновь созданную организацию или предшественник не удосужился написать этот документ.

У главбуха вновь созданной фирмы есть 90 календарных дней на разработку и утверждение бухгалтерской учетной политики. По аналогии тот же срок применяют и к разработке учетной политики для целей налогообложения. А под разработкой понимают вот чтостатьи 11, 313 НК РФ; пп. 4, 8, 9 ПБУ 1/2008:

— выбор из нормативно разрешенных способов учета самых оптимальных, включая упрощенные способы, если они доступны компаниич. 4 ст. 6 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ;

— создание и описание способов учета, не оговоренных нормативными актами либо оговоренных туманно или противоречиво.

Теперь о более сложной ситуации — когда предшественник работал вообще без учетной политики. То есть просто вносил записи в бухгалтерские и налоговые регистры. По ним нужно понять, каким способом пользовался старый главбух в том или ином случае.

Затем новому главному бухгалтеру придется описать применявшийся способ учета или выбрать другой, более подходящий, и исправить записи предшественника. Последнее может понадобиться, если способ учета прежнего главбуха:

1) противоречит нормативке;

2) не годится для компании: слишком простой или, наоборот, слишком сложный, не отражает специфику и так далее.

В первом случае исправлять ошибки предшественника придется обязательно, в каком бы месяце ни произошла смена главбуха. А во втором — только если новый главный бухгалтер пришел в самом начале года и объем исправлений терпимый. Иначе лучше отложить изменение учетной политики на следующий отчетный годст. 313 НК РФ; п. 12 ПБУ 1/2008.

Переделываем прежнюю учетную политику под себя

Но предположим, учетная политика есть. Новый главбух читает ее и понимает, что составлен документ халатно, неграмотно, «на отвяжись», как говорится. Тогда учетную политику придется корректировать.

Проще всего, если смена главбухов произошла в конце одного года или в самом начале следующего. Тогда у нового специалиста все карты на руках, он может изменить любые нормы учетной политики. Например, главный бухгалтер заступил «на вахту» в декабре 2018 г. или январе 2019 г. Он вносит в учетную политику изменения, и они начинают работать с 01.01.2019ст. 313 НК РФ; п. 12 ПБУ 1/2008.

Правда, нужно помнить: если изменения существенно повлияли на бухучет, придется сделать ретроспективный пересчет показателей отчетности прошлых лет, чтобы обеспечить их сопоставимость с показателями текущего года. Проще говоря, надо сформировать прошлые показатели так, как если бы новый способ учета применялся изначально. Свободны от этого только главбухи малых предприятийпп. 15, 15.1 ПБУ 1/2008.

Однако идеал на то и идеал, чтобы встречаться редко. Обычно главбухи меняются намного позже начала года или намного раньше его конца. Тогда корректировать учетную политику нужно так.

Явно ошибочный, противоречащий закону способ учета надо изменить, не дожидаясь следующего года. Конечно, также придется переделать все записи, которые предшественник внес в бухгалтерские и налоговые регистры по неправильному способу.

Пробелы в старой учетной политике можно восполнить дополнениями в нее, опять-таки не дожидаясь следующего года. Такое возможно, например, если прежний главбух начал учитывать совершенно новые для фирмы операции определенным способом, но забыл описать его в учетной политике. Или если такие операции появились уже при новом главном бухгалтереп. 10 ПБУ 1/2008; ст. 313 НК РФ.

И вот теперь мы подобрались к собственно изменениям учетной политики, которые обусловлены несогласием нового главбуха со старым, хотя и законным, способом учета. Изменения бывают двух видов.

1. Организационно-технические, не влияющие на методологию расчета показателей отчетности и, соответственно, на сами показатели. Пример — изменение графика документооборота или форм первичных документов. Ни то ни другое бухгалтерские или налоговые регистры не затрагивает.

2. Методологические изменения, которые влекут корректировку показателей отчетности. Учитывали МПЗ по средней стоимости, а хочется по ФИФО, поскольку это больше отвечает экономической ситуации. Увы, придется ждать начала следующего года и лишь тогда внести изменения, а текущий год доработать по-старомупп. 10, 12 ПБУ 1/2008; ст. 313 НК РФ.

Учтите, что творчество нового главбуха по корректировке учетной политики станет законным только после утверждения приказом руководителя новой редакции документапп. 8, 11 ПБУ 1/2008; ст. 313 НК РФ.

И совет напоследок — облегчить жизнь при разработке новой или корректировке старой учетной политики можно с помощью конструктора от КонсультантПлюс. Проверено на себе: пользоваться им легко и эффективно.

Исправляем бухгалтерские недочеты: бухгалтерская справка

Выше мы уже говорили о том, что принимать дела от уходящего главного бухгалтера оптимально после экспертизы состояния бухгалтерского и налогового учета, проведенной специализированной организацией, лучше всего аудиторской.

Если экспертизы не было, новому главбуху придется выполнить эту работу самому. Многие отчетные формы мы заполняем нарастающим итогом, а значит, проверить правильность записей нужно с 1 января. Выявленные ошибки должен устранить либо старый главбух, либо новый, если последний уже заступил «на вахту».

Под каждую ошибку следует составить одну или несколько бухгалтерских справок, в которых как минимум надо указать вот что.

1. Причины допущенных ошибок. Среди наиболее часто встречающихся причин можно выделить неправильное применение нормативно-правовых актов или учетной политики, а также оплошность исполнителя, например:

— ошибка в определении срока полезного использования ОС;

— несвоевременное списание стоимости малоценного имущества на счета затрат.

2. Последствия допущенных ошибок. В этой части бухгалтерской справки укажите, к чему привела оплошность, скажем к неправильному начислению амортизации ОС, неверной калькуляции себестоимости.

Причем указать надо не только на последствия, которые лежат на поверхности, но и на влияние ошибки на другие расчеты: на величину временных или постоянных разниц по ПБУ 18/02, на расчет правила «пяти процентов» для раздельного учета по НДС.

3. Порядок исправления ошибки. В этом разделе нужно описать все исправительные бухгалтерские записи, которые предполагается выполнить. Причем описать как можно подробнее.

Не стоит экономить время и силы, считая, что порядок исправлений и так всем понятен, если заглянуть в программу. Через некоторое время, когда горячка спадет, детализация корректировок со ссылками на нормативку поможет вам ответить на сакраментальный вопрос о причинах действий предшественника, его логике, когда он делал записи. А значит, вы не повторите его ошибки.

Если есть с кем посоветоваться — покажите коллеге текст бухгалтерской справки, если не с кем — отложите справку на пару-тройку дней и просмотрите свежим взглядом, желательно после выходного дня.

Исправляем бухгалтерские недочеты: ошибки текущего года и несущественные ошибки прошлых лет

Порядок исправления ошибок зависит от того, когда они допущены и насколько существенны. Существенные ошибки — это значительные искажения показателей отчетности, из-за которых пользователь может сделать неверный вывод о способности организации приносить прибыль и своевременно исполнять обязательствап. 3 ПБУ 22/2010.

Если вашу отчетность проверяют аудиторы, то можно ориентироваться на рассчитанный ими уровень существенности. Если аудит вы не проходите, уровень существенности ошибки надо установить самостоятельно и закрепить его в учетной политике.

Обычно его устанавливают в процентах от значения строки отчетности. Например, существенной ошибкой считают ту, что искажает значение любой строки отчетности на 5% или более.

Существенные и несущественные ошибки текущего года исправляют записями на дату выявления ошибки. А если оплошность вы нашли после 31 декабря, но до подписания отчетности, то записями на 31 декабря. Надо сторнировать неверные проводки и сделать верныепп. 5, 6 ПБУ 22/2010.

Несущественные ошибки прошлых лет также исправляют датой выявления. И простым сторнированием тут не обойтисьп. 14 ПБУ 22/2010.

Ситуация 1. Ошибка повлияла на показатели:

— строки 1370 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» бухгалтерского баланса;

— строки 2400 «Чистая прибыль (убыток)» отчета о финансовых результатах.

Для исправления такой ошибки сделайте проводку, обратную неправильной, в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы». Затем при необходимости сделайте правильную проводку также в корреспонденции со счетом 91.

Не забудьте, что в бухгалтерскую отчетность попадет только сальдо по этим двум записям. Например, начислена амортизация 1000 руб., а надо было 1200 руб. Нельзя сделать проводку по дебету счета 91 и кредиту счета 02 на 200 руб., поскольку она не соответствует никаким операциям.

Надо сделать запись дебет 02 – кредит 91 на 1000 руб. и следом дебет 91 – кредит 02 на 1200 руб. Причем в бухгалтерской справке укажите, что вы исправили ошибочное начисление амортизации 1000 руб. и начислили верную сумму 1200 руб. А вот в строку 2350 «Прочие расходы» отчета о финансовых результатах попадет только сальдо проводок — 200 руб.1000 руб. – 1200 руб. = –200 руб.

Ситуация 2. Ошибка затронула любой из показателей бухгалтерского баланса, кроме показателя строки 1370, и не повлияла на показатель строки 2400 ОФР. Тогда неверную проводку сторнируют, а следом делают верную.

Например, новый главбух выявил, что организация завершила монтаж оборудования, ввела его в эксплуатацию и уже несколько месяцев выпускает на нем продукцию, а в состав ОС не включила. Причина — производственники не передали в бухгалтерию акт ввода объекта в эксплуатацию.

Тогда новый главбух требует оформить акт датой фактического начала эксплуатации оборудования и исправляет ошибку записью по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Далее надо доначислить амортизацию за время работы объекта и обязательно подать уточненные расчеты и декларации по налогу на имущество — там налог к доплате. А также уточненку по налогу на прибыль с налогом к уменьшению. Но об этом чуть позже.

Исправляем бухгалтерские недочеты: существенные ошибки прошлых лет

Теперь о существенных ошибках прошлых лет, выявленных после подписания отчетности. Субъекты малого и среднего предпринимательства исправляют их так же, как несущественные. Остальным же организациям, точнее их новым главбухам, придется попотетьпп. 9, 14 ПБУ 22/2010.

Существенную ошибку главбух может исправитьп. 9 ПБУ 22/2010:

— или записями на дату обнаружения ошибки;

— или записями на 1 января года обнаружения ошибки при условии, что фирма не сдает промежуточную отчетность.

Бухгалтерскую отчетность за год совершения ошибки переделывать нельзя. Просто при составлении отчетности за текущий год ошибочные показатели отчетности прошлых лет вы покажете правильными. А в пояснениях распишете, что именно в них изменилось после корректировокпп. 9, 10, 12, 13 ПБУ 22/2010; Письмо Минфина от 08.02.2016 № 07-01-09/6117.

Порядок исправления существенных ошибок прошлых лет зависит от того, повлияла ли ошибка на финансовый результат.

Ситуация 1. Ошибка одновременно повлияла на показатели:

— строки 1370 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» бухгалтерского баланса;

— строки 2400 «Чистая прибыль (убыток)» отчета о финансовых результатах.

Тогда сделайте запись, обратную неправильной проводке, но в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Затем, если нужно, сделайте правильную проводку также в корреспонденции со счетом 84.

Представим, что в эксплуатацию забыли ввести не оборудование, а целое здание бизнес-центра: арендаторы вовсю платят за «проживание», а у нас объект все еще в составе капитальных вложений. Причем сумма неначисленной амортизации существенна и сильно изменяет как себестоимость, так и финансовый результат. Иногда даже бывает, что прибыль после таких корректировок превращается в убыток.

Если ошибку исправить как несущественную, расходы лягут на финансовый результат отчетного года и, естественно, ухудшат его — прощай премии и бонусы, за это нового главбуха никто не поблагодарит. Поэтому хочешь не хочешь, надо исправлять ошибку при помощи ретрокорректировок отчетности.

В бухгалтерских записях счет 91 надо заменить на счет 84, а в отчетности суммы амортизации включить не в прочие расходы отчетного периода, как при несущественных ошибках, а в себестоимость продукции, работ, услуг прошлого года. Для этого придется скорректировать в отчетности показатели граф для данных за аналогичные периоды прошлых лет.

В итоге старые грехи не повлияют на показатели отчетного года, хотя, конечно, нарастающим итогом сальдо счета 84 изменится не в лучшую сторону. Что будет отражено в бухгалтерском балансе не только на 31 декабря прошлого «ошибочного» года, но и на отчетную дату.

В отчете об изменениях капитала за год исправления ошибки укажите сумму корректировки нераспределенной прибыли, связанной с исправлением:

— если ошибка совершена в прошлом году — в графе «Изменение капитала за счет чистой прибыли (убытка)» строки 3421 «Корректировка в связи с исправлением ошибок»;

— если ошибка совершена в более ранние периоды — в графе «На 31 декабря года, предшествующего предыдущему» строки 3421.

Ситуация 2. Ошибка повлияла на показатели баланса, но не затронула строки 1370 и 2400 отчета о финансовых результатах. Тогда неверную проводку просто сторнируйте и замените верной. Счет 84 не используйте.

Исправляем налоговые ошибки

После внесения исправлений в бухгалтерские записи и бухгалтерские регистры переходим к налоговому учету. Надо проанализировать, есть ли у корректировок налоговые последствия и если да, то учитывает ли их программа автоматически или нужно ручное управление. К сожалению, второй вариант почему-то выпадает чаще первого.

Напоследок самое важное: следует решить, будем ли мы подавать уточненные декларации и расчеты. Как вы прекрасно знаете, если ошибки привелип. 1 ст. 54 НК РФ:

— к недоимке, то без уточненок не обойтись. Да еще предварительно надо погасить долг и заплатить пенип. 4 ст. 81 НК РФ;

— к переплате налога или взноса, то подача уточненной отчетности — право, а не обязанность организации.

Впрочем, ошибки в налоговом учете, которые занизили расходы или завысили доходы, при соблюдении ряда условий можно исправить и в месяце выявления. Вот эти условияПисьма Минфина от 09.04.2018 № 03-07-11/23099, от 22.07.2015 № 03-02-07/1/42067, от 23.01.2012 № 03-03-06/1/24, от 07.12.2012 № 03-03-06/2/127; ФНС от 11.08.2017 № СД-4-3/15906:

— на дату подачи декларации за период выявления ошибки со дня уплаты налога по декларации с ошибкой не прошло 3 лет;

— в декларации за «ошибочный» год и за год исправления ошибки есть налог к уплате. То есть она не нулевая и не убыточная.

Сумму «допризнания» расходов или «сторнирования» доходов надо показать в строке 400 приложения № 2 к листу 02п. 7.3 Порядка, утв. Приказом ФНС от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@.

Однако жизнь показывает, что новые главбухи по-тихому корректируют текущим периодом любые ошибки предшественников. Объясняют они это тем, что опасаются ответственности за действия, которых не совершали. Мол, как я подпишусь под уточненной декларацией по НДС с 1 000 000 руб. налога к доначислению, если не я в прошлом допустила ошибку на столь значимую сумму?

Чем грозит такая практика? В случае с налогом к доплате — пенями, если ситуацию обнаружит ИФНС при выездной проверке. Штрафовать уже будет не за что, поскольку недоимку компания к тому времени погасит.

Если же ошибка прежнего главбуха завысила налог и его сменщик без законных оснований скорректировал сумму периодом обнаружения, ИФНС в ходе проверки может рассудить так. Раз ошибка исправлена неверно, то неверно снижены и налоговые обязательства за период корректировки. А это пени и штраф.

Отсылки к логике (мол, какая разница — подать уточненку или исправить ошибку текущим периодом) тут вряд ли помогут. Налоговики ответят, что до представления уточненной декларации никакой переплаты за прошлый период как бы и нет, вы ее не заявили. А дальше, пожалуйста, судитесь.

Но, повторюсь, по моему опыту новых главбухов все это не сильно пугает: они предпочитают делать любые корректировки периодом обнаружения ошибки. И мое дело — рассказать, к чему это может привести. А уж дальше каждый сам решает, как поступить.

Текучка

Распределение обязанностей: основы

Итак, передача дел позади, учетная политика отшлифована, ошибки предшественника исправлены. Теперь можно заняться более тонкими настройками работы главбуха.

Структура бухгалтерской службы и функциональное разделение труда между специалистами зависит от вида деятельности и масштаба организации. Понятно, что если в фирме один бухгалтер, то все на нем: от проводок до отправки отчетности по адресам.

Если появляется возможность взять еще одного или двух бухгалтеров, то им поручают прием первичных документов от работников других служб компании и от ее контрагентов, а также ведение записей «по мотивам» этой первички. Обычно рядовому бухгалтеру выделяют один участок: банк и кассу, учет ТМЦ, начисление зарплаты и других выплат.

Главный бухгалтер оставляет себе проверку записей подчиненных и наиболее сложные участки учета, например:

— формирует себестоимость;

— отражает нетипичные операции: уступку требования, взносы участников для увеличения уставного капитала или их вклады в имущество компании;

— составляет налоговые декларации, попутно проверяя правильность исчисления налоговых баз и баз по взносам;

— консультирует подчиненных по трудным вопросам.

Распределение обязанностей: идеал

Представим идеальную бухгалтерию большой компании, где учетом занимаются несколько десятков специалистов. Обычно у тамошнего главбуха два зама: по налогам и по бухгалтерской отчетности, методологии и внутреннему контролю. Структура остальных отделов такая.

Материальная группа — отдельно бухгалтеры по учету ТМЦ и отдельно — внеоборотных активов. Иногда их объединяют. В обязанности групп входит:

— формирование первоначальной стоимости ТМЦ и ОС;

— принятие имущества к учету;

— учет амортизации, реконструкции, модернизации, достройки, ремонта ОС;

— инвентаризация ТМЦ и ОС;

— списание имущества с учета по различным основаниям.

Группа расчетов, которая:

— отслеживает задолженность перед поставщиками ТМЦ, работ и услуг;

— учитывает задолженность покупателей;

— отражает выданные и полученные авансы;

— проводит инвентаризацию расчетов и сверку с контрагентами;

— оценивает сомнительные долги и списывает безнадежные.

В самых крупных компаниях учет расчетов с поставщиками и покупателями делят на две отдельные группы.

Группа доходов. Ее специалисты отвечают за признание доходов от реализации товаров, работ, услуг, выставление счетов-фактур и передаточных документов. Иногда им же поручают учитывать прочие доходы в бухучете и внереализационные — в налоговом.

Группа себестоимости. Пожалуй, один из самых ответственных участков бухгалтерии. Задачи группы:

— учет затрат основного и вспомогательного производства;

— оценка объема незавершенного производства;

— калькуляция себестоимости готовой продукции, выполненных работ, оказанных услуг;

— подсчет затрат на исправление брака.

Группа учета прочих операций. Как видно уже из названия, ее специалисты учитывают операции, не закрепленные за другими группами, а именно операции:

— с финансовыми вложениями, если это не основная деятельности фирмы;

— с нематериальными активами;

— с кассой;

— с подотчетными лицами;

— с участниками, включая выплату дивидендов.

Зарплатная группа. Тоже достаточно сложный участок учета, поскольку в больших компаниях, помимо окладной системы оплаты труда, встречается суммированный учет рабочего времени, доплаты за сверхурочную работу, надбавки за вредные условия труда, за работу на Крайнем Севере.

Эта же группа рассчитывает НДФЛ со страховыми взносами и отчитывается по ним. И совсем уж высший пилотаж — формирует резерв на оплату отпусков. Одним словом, работы бухгалтерам зарплатной группы хватает.

Группа налогового учета. Тут все понятно и без особых разъяснений. Разве что упомяну, что соблюдение ПБУ 18/02 — тоже одна из задач группы.

Таким образом, в большой организации выделяют не менее семи бухгалтерских групп. Причем за счет централизации, унификации и автоматизации учетных процедур один бухгалтер может обслуживать внушительный объем операций.

Приведу только один пример: если раньше в централизованной бухгалтерии крупного холдинга за одним специалистом по зарплате закрепляли 700—800 человек, то сейчас считают нормальным 2000. Но это, конечно, благодаря возможностям наших гигантов тратиться на учетные системы, близкие к идеалу.

Если бухгалтерией занимается только главбух

Давайте спустимся с небес на землю и рассмотрим оба варианта: и когда главбух работает один за всех, и когда он возглавляет большую бухгалтерию.

В первом случае объем документации, которую обрабатывает главбух, весьма значительный. Ему есть дело даже до подготовки текстов договоров с контрагентами. Как минимум туда нужно включить условие, что исходящие от них первичные документы должны соответствовать требованиям Закона о бухучете. Особенно когда у бумаги нет унифицированной формы, как, например, у акта об оказании услуг.

В идеале же главбух должен оценить каждый договор на предмет налоговых рисков. Причем эта работа будет особенно эффективной, если главному бухгалтеру покажут не разрозненные договоры, а всю совокупность операций, задуманных руководством.

Кроме договоров, особое внимание следует уделить первичным документам — главбух их принимает, обрабатывает, передает в архив. Причем имеется в виду не только первичка контрагентов, но и разного рода внутренние бумаги.

Так, для начисления и выплаты дивидендов главбуху нужна выписка из протокола решения общего собрания участников. А для определения срока полезного использования дорогостоящего НМА — экспертное заключение штатного или стороннего специалиста. Строго говоря, это не первичка, но следить, обрабатывать и хранить ее главбуху надо обязательно.

А ведь есть еще документы длительного срока применения — локальные нормативные акты и отнюдь не только по кадрам. Кроме учетной политики, которую сам главбух и разрабатывает, у него под рукой должны быть копии положений:

— об оплате труда, премировании, командировках и работе с подотчетниками;

— о техническом обслуживании и ремонте оборудования;

— о ценах, тарифах, скидках и бонусах для покупателей и поставщиков;

— о рекламных расходах, представительских расходах.

Думаете, это все? Конечно, нет. Если в организации хоть как-то поставлена система планирования или бюджетирования, главбуха надо обязательно знакомить с разработанными планами и бюджетами. Тогда, за счет сверки плановых данных с фактическими, он сможет значительно повысить качество бухгалтерской и налоговой отчетности.

Например, если фактическая себестоимость оказалась заметно ниже плановой, не нужно радоваться росту эффективности производства — вероятнее всего, в бухгалтерию просто забыли передать документы о произведенных затратах. А на основе планов производства и реализации продукции главбух может составить план налоговых платежей и далее поучаствовать в формировании бюджета движения денег.

Контрольные функции главного бухгалтера, кроме которого никто больше учетом не занимается, сводятся в основном к обеспечению своевременности поступления первичных документов и прочей информации, важной для учета. Почему опоздала первичка, кто в этом виноват, что делать, дабы это не повторялось.

Остальное — самоконтроль, поскольку над главбухом, по сути, никого нет. Время от времени нужно проверять аналитику проводок, вдруг, например, один и тот же контрагент занесен разными позициями. Тогда ничего в расчетах с ним не сойдется. Совсем нелишним будет проверять и записи, которые учетная программа вносит автоматически и на основе которых формирует отчетность.

Главбух руководит бухгалтерией: документы

Ситуация, противоположная главбуху-одиночке, — главный бухгалтер сам не выполняет учетные функции, руководит достаточно обширной бухгалтерией. Меняется ли состав контролируемой им документации? Безусловно.

Теперь у главбуха есть подчиненные, которые принимают первичные документы для их отражения в учете, изучают локальные нормативные акты по своему направлению. Зарплатная группа штудирует положения о кадрах, группа доходов — положения о ценообразовании, маркетинге, группа расчетов изучает договоры поставки и так далее.

Получается, что главбуху и заняться-то нечем? Отнюдь. Теперь он готовит сам или изучает разработанные другими специалистами и службами документы, которые условно можно разделить на две группы.

Первая — нестандартные сделки. Например, группа расчетов получила данные об оплате продукции векселем. Как это учесть? Если у главбуха есть зам по методологии, он и разберется, но проверить, хотя бы в первый раз, не помешает — вдруг ошибся. А уж если зама по методологии нет либо сделка крупная, риск ошибок особенно велик — тогда главбух берется за дело сам.

Другой пример — компания готовится к реорганизации путем присоединения дочернего общества. Тогда надо проработать, как будет объединяться бухгалтерская отчетность, какие показатели и как будут сформированы, какие налоговые последствия это повлечет. Без собственного погружения в проблему, без ее проработки не может быть у главбуха уверенности, что все будет сделано правильно.

Вторая группа документов, проходящих через главного бухгалтера, касается его как руководителя структурного подразделения. Навскидку можно перечислить:

— штатное расписание;

— требования к кандидатам на замещение вакантных должностей;

— должностные инструкции подчиненных;

— программы повышения квалификации сотрудников и роста их мотивации;

— график отпусков с учетом отчетных периодов и взаимозаменяемости специалистов.

Вот явно неполный перечень документов только по руководству персоналом бухгалтерии. А еще нужно подготовить требование на установку компьютеров и оргтехники, на пролонгацию договора о сопровождении бухгалтерских программ, требование о доступе к электронным каналам связи, о получении электронных подписей, о закупке дополнительных шкафов, если старые переполнены. Всего не перечислить.

Главбух руководит бухгалтерией: контроль

В бухгалтерии крупной фирмы первичный контроль — задача руководителей групп. Следом стоит зам главбуха по внутреннему контролю, в подчинении которого внутренние же аудиторы. Главбуху в основном остается контроль, которым занимается руководитель любого ключевого подразделения, а именно — он проверяет:

— достаточна ли квалификация кадров и не пора ли организовать курсы повышения квалификации;

— эффективна ли мотивация персонала и не пришло ли время пересмотреть основания для премий и виды дисциплинарных взысканий;

— какова степень загрузки бухгалтеров и не нужно ли поручить сотрудникам дополнительные задачи либо, напротив, подготовить для директора аргументы об увеличении численности персонала;

— прислушиваются ли работники других отделов к законным требованиям бухгалтерии, если нет — решает, как заставить их начальников обеспечить это;

— соответствует ли используемая учетная программа масштабам и специфике работы организации;

— как сократить сроки подготовки отчетности и представить, скажем, проект годового баланса не к 20 марта, а к 20 февраля.

Но, углубляясь в вопросы руководства, главбух все равно остается главбухом. Он должен контролировать достоверность бухгалтерской отчетности и минимизировать налоговые риски организации. Поэтому, несмотря на других контролеров, главный бухгалтер все равно выборочно анализирует данные регистров, проверяет правильность расчета ключевых показателей. Иначе он не сможет ответственно подать отчетность на подпись руководителю.

Все когда-нибудь заканчивается: увольнение главбуха

По собственному желанию или по соглашению сторон?

Прежде чем обсуждать причины и порядок увольнения главбуха, условимся, что погружаться в передачу дел не станем. Мы подробно рассмотрели, как принимать дела. При увольнении сделайте то же самое, но в обратном порядке.

И не забудьте, уходя с работы, забрать свой экземпляр акта — в нем будет указано, какие документы и прочие ценности вы передали сменщику. Если после что-то пропадет, акт докажет: это случилось не по вашей винеп. 6 Положения, утв. Постановлением Совмина СССР от 24.01.80 № 59 (утратило силу).

Итак, желание поменять работу может возникнуть у любого человека. И главный бухгалтер не исключение. Причин пойти на такой шаг масса: нет возможности расти профессионально и, соответственно, выиграть в окладе, резко возросла нагрузка без адекватного роста зарплаты, пошатнулось здоровье или нужно переехать в другой город.

Поскольку инициатива исходит от главбуха, два самых часто встречающихся основания для увольнения — по собственному желанию и по соглашению сторон.

В первом случае формально главный бухгалтер не обязан объяснять причины решения. Но по-человечески, конечно, лучше это сделать. Что до срока увольнения, то в день подачи заявления «по собственному» уйти вправе только главбух, собравшийся на пенсию. Остальным придется отработать минимум 2 неделист. 80 ТК РФ.

Давать ли работодателю больше времени на поиск сменщика и передачу дел, каждый решает сам. Кто-то идет на это из-за прекрасных отношений с начальством, даже не меняя основание увольнения и без каких-либо бонусов. А кто-то предлагает отозвать заявление «по собственному» и договориться об увольнении по соглашению сторон с дополнительным выходным пособиемст. 178 ТК РФ.

Иногда условие о выходном пособии предусматривают и для «собственного желания» — достаточно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору главбуха. Но во-первых, это странно в плане налогового учета расходов у работодателя. Экономическая обоснованность выплаты за то, что главбух сам увольняется, весьма сомнительнаяп. 1 ст. 252 НК РФ; Постановление Президиума ВАС от 01.03.2011 № 13018/10.

А во-вторых, деньги по такому соглашению могут и не заплатить, причем судиться, скорее всего, будет бесполезно. ВС полагает, что подобное условие трудового договора противоречит сути компенсационных выплат при увольнении — восполнить временные неудобства от потери работы. Раз человек ушел сам, то что ему компенсироватьОпределение ВС от 30.05.2014 № 5-КГ14-43?

Так что если хотите выходное пособие, путь один — увольняться по соглашению сторон. Конкретный размер суммы — предмет договоренности с работодателем, ТК она не гарантирована. НДФЛ и взносами компенсацию не облагают в пределах трех среднемесячных заработков, а в районах Крайнего Севера — шестиПисьмо Минфина от 16.05.2018 № 03-15-06/32836.

И чем больше конечная сумма будет превышать эти лимиты, тем больше будет вопросов у налоговиков к экономической обоснованности расходов на выплату пособия. Но это уже, конечно, проблемы работодателяОпределение ВС от 20.02.2018 № 305-КГ17-15790.

Если решитесь на увольнение по соглашению сторон, помните — после подписания соответствующих бумаг пути назад нет, кроме случая, когда работодатель тоже захочет оставить вас на работе. Иначе отозвать заявление или подпись на соглашении не выйдет — это не предусмотрено ТКп. 20 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2; Письмо Минтруда от 10.04.2014 № 14-2/ООГ-1347 (п. 1).

Смена собственника организации

Но не всегда уход главбуха свершается по его воле или договоренности сторон. Иногда инициатором выступает работодатель. Ликвидацию организации или сокращение штатов рассматривать не будем. Остановимся только на специальном основании для увольнения главного бухгалтера — на смене собственника компаниип. 4 ст. 81 ТК РФ.

Первый момент — чтобы норма сработала, мало сменить состав участников общества. Даже если все старые участники уступят свои доли или акции новым, смены собственника имущества не произойдет. Юридически им останется общество. Не считается сменой собственника и реорганизация в любой форме. Потому увольнение главбуха будет обоснованным, например, в таких случаяхст. 75 ТК РФ; п. 32 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2; Апелляционное определение Мосгорсуда от 14.11.2013 по делу № 11-35322/13:

— приватизация государственного или муниципального предприятия;

— переход коммерческой фирмы в государственную или муниципальную собственность.

Второй момент — квалификация и трудовые успехи главбуха никакой роли не играют. Он может быть прекрасным специалистом от бога, но смена собственника есть смена собственника — это сугубо формальный повод для увольнения.

Третий момент — уволить главбуха можно только в течение 3 месяцев с даты государственной регистрации смены собственникаст. 75 ТК РФ.

Четвертый и последний момент — увольнение по этому основанию — единственный случай, когда выходное пособие для главного бухгалтера гарантировано законом. Минимальное равно трем среднемесячным заработкам, остальное — по договоренности с новым собственникомст. 181 ТК РФ.

Виновные действия

Увольнение главбуха за виновные действия — возможный, хотя и редкий в жизни вариант. В основном такое случается на малых предприятиях, где отбор претендентов на должность не такой тщательный, как в крупном бизнесе.

Как вы знаете, уволить можно даже за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей. Закрытый список таких проступков есть в ТК. Но если главбух более или менее адекватный, к нему применимо только разглашение коммерческой тайны или персональных данных сотрудниковподп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ.

Впрочем, и коммерческая тайна — с трудом. Правильно, со всеми необходимыми документами, ее защищают в основном только крупные фирмы. Малый и средний бизнес обычно в это не вникает. А если организация не ввела режим коммерческой тайны для определенных сведений, то за их явное разглашение главбуху, да и любому другому работнику, нельзя ничего сделать — даже выговор объявитьп. 1 ст. 3, ст. 10 Закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ; п. 43 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2.

А вот допустить утечку персональных данных сравнительно легко. Достаточно отправить подруге на проверку электронной почтой справку 2-НДФЛ какого-нибудь сотрудника, а то и зарплатную ведомость, и готово — данные разглашены. Правда, это еще должно стать известно руководителю, например из служебной записки системного администратора, который отслеживает почтовый трафикп. 1 ст. 3, ст. 7 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Проступком, достойным увольнения, считаются также виновные действия работника, который обслуживает денежные или материальные ценности, повлекшие утрату доверия к нему. Но в случае с главбухом это актуально, только если он выполняет обязанности кассира и допустил недостачу. В остальном, в привычном понимании, главный бухгалтер ценности не обслуживаетп. 7 ст. 81 ТК РФ; п. 45 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2; п. 4 раздела «По гражданским делам» Обзора ВС от 29.11.2006.

Зато у главбуха есть, так сказать, персональная статья — увольнение за необоснованное решение, которое повлекло ущерб имуществу компании. Но это должно быть именно решение, то есть какое-то намеренное и осознанное действиеп. 9 ст. 81 ТК РФ; п. 48 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2.

Если же главный бухгалтер, к примеру, вовремя не сдал декларацию, хотя для этого были все возможности, то налицо бездействие. То же самое с несвоевременной уплатой правильно исчисленного налога. Уволить за это как за необоснованное решение нельзяАпелляционное определение Иркутского облсуда от 09.09.2013 № 33-7485/2013; Определение Мосгорсуда от 30.03.2012 № 33-7361/12.

Наконец, поводом для увольнения главного бухгалтера может быть неоднократное неисполнение трудовых обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания. Тут ущерб уже не важен. Не сдал одну декларацию в срок — получил замечание. Не сдал вторую — выговор. Не сдал третью — формально можно увольнятьп. 5 ст. 81 ТК РФ; п. 35 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2.

Однако важно понимать, что во всех перечисленных случаях увольнение — это дисциплинарное взыскание. Процедура строго формализована, и работодатель обязан соблюсти ее от и до. Малейшее упущение — и главбух легко восстановится на работе, даже если «ушли» его за дело. И, получив средний заработок за время вынужденного прогула, уволится вновь, но «по собственному», чем смоет темное пятно с биографиистатьи 192, 391 ТК РФ; п. 52 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2.

В завершение напомню, что ТК прямо запрещает выплачивать выходные пособия, если увольняют в качестве дисциплинарного взыскания. Условие о выплате, включенное в трудовой или коллективный договор либо в локальный нормативный акт, недействительност. 181.1 ТК РФ; Определение ВС от 04.12.2017 № 89-КГ17-15; Апелляционные определения Мосгорсуда от 12.12.2017 № 33-46656/2017; ВС Чувашской Республики от 11.10.2017 № 33-4962/2017.

НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Как вы относитесь к идее перехода на четырехдневную рабочую неделю?
Прекрасно, если зарплата останется прежней
Прекрасно, даже если зарплата снизится
Мне не нравится эта идея
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

-0.21%
август 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

19 351

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
осенний конгресс ТАКСКОМКонкурс IFRS
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
24.05.2019

РЕЙТИНГ ПРОФЕССИОНАЛЫ МСФО 2019, Компания "Prof-Arena"

01.10.2019

«ИЗМЕНЕНИЯ В НАЛОГАХ И УЧЕТЕ - 2019», УИЦ АКДИ "Экономика и Жизнь"

Подтвердите демодоступ и вам откроются:

Свежий номер журнала «Главная книга»

Весь архив статей и семинаров с 2011 по 2019 год

Более 1200 бухгалтерских консультаций

Подтвердить демодоступ