Путевые листы и транспортные накладные
Форма и перечень обязательных реквизитов путевого листа
Как вы помните, обязанность оформления путевых листов есть только у владельцев грузовиков и автобусов, в том числе при перевозках для себя. Однако безопаснее оформить путевой лист и при перевозках на легковых автомобилях для собственных нужд. Поясню почему.
Во-первых, медосмотр водителя все равно обязателен и отметка в путевом листе поможет вам подтвердить, что вы выполнили это требование.
Во-вторых, путевой лист необходим для налогового учета, чтобы обосновать расходы на ГСМ. Хотя, по словам столичного УФНС, это критично только для профессиональных перевозчиков. Для остальных организаций путевой лист — не единственный документ, которым можно подтвердить затраты на топливо. Так, по мнению Минфина, если вы можете подтвердить маршрут движения автомобиля отчетом навигационной системы
Если же электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых сведений, например контролирует расход топлива, но не отслеживает маршрут автомобиля, то путевой лист нужен.
Его лучше оформлять и тогда, когда работник использует личный транспорт для служебных нужд и получает за это от компании компенсацию. Хоть формально путевой лист в такой ситуации и необязателен. Но все дело в том, что у путевого листа довольно широкое применение. Этот документ подтверждает также использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях.
В необходимости путевого листа, надеюсь, я вас убедила, а теперь давайте разберемся с тем, как его оформить.
Принято считать, что компания может использовать типовые бланки Госкомстата. Однако типовые бланки во многом уже не отвечают современным требованиям. Поэтому, на мой взгляд, форму путевого листа компании проще разработать самостоятельно, включив в нее обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом. Вот
| Обязательный реквизит путевого листа | Состав сведений для реквизита |
| Срок действия | Если путевой лист выписан: — на 1 день — дата использования; — на несколько дней — даты начала и окончания использования |
| Сведения о владельце автомобиля | Для компании — наименование, организационно-правовая форма (ООО, ПАО, АО), местонахождение*, телефон, ИНН. Для ИП — ф. и. о., почтовый адрес, телефон, ИНН |
| Сведения об автомобиле | — тип и модель автомобиля; — модель грузового прицепа (если он есть); — регистрационные номера автомобиля и прицепа (если он есть); — показания одометра при выезде с парковки в начале рабочего дня и заезде на парковку в конце рабочего дня (в конце работы, если лист не однодневный); — дата и время выезда с парковки и заезда на парковку; — дата и время проведения предрейсового (предсменного) технического контроля |
| Сведения о водителе | — ф. и. о.; — дата и время предрейсового и послерейсового медосмотров |
* Что это за место, не уточняется. Но для налоговых целей лучше указать юридический адрес.
Форму путевого листа включите в приложение к учетной политике вместе с образцами других первичных документов, разработанных самой организацией. Либо утвердите отдельным приказом руководител
Порядок заполнения путевого листа и процедуру его передачи между сотрудниками пропишите в учетной политике в разделе «Документооборот». Кроме того, не будет лишним включить обязанности по заполнению и сдаче путевых листов в должностные инструкции работников, которым вы это собираетесь поручить.
Подчеркиваю еще раз: если путевой лист составлен с нарушениями либо его нет вовсе, налоговики могут отказать в признании расходов на ГСМ. А за отсутствие путевого листа в случаях, когда он обязателен, инспекторы
Общие правила оформления путевых листов и срок их действия
Теперь давайте поговорим о правилах заполнения путевых листов. Итак, этот документ нужно оформит
— до начала рейса, если рейс длиннее смены или рабочего дня;
— до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель совершает один или несколько рейсов.
На каждый автомобиль оформляют один путевой лист. В нем нужно указать порядковый номер документа и тип ТС. Если на машине водители ездят посменно, вы можете оформить несколько путевых листов — отдельно на каждого водителя. Также можно оформить один путевой лист сразу на нескольких шоферов. Однако из отметок о медосмотре должно быть понятно, к какому именно водителю они относятс
С 01.03.2019 порядок оформления путевых листов изменился. И многие компании прочитали поправки так, что теперь путевой лист нельзя выдать на месяц, а нужно выписывать только на рабочий день или на один рейс, если он длится дольше дня.
Однако Минтранс в апрельском Письме
Кстати, могу дать совет — ограничьте срок действия листов, выданных в течение месяца, последним его числом. Иначе запутаетесь. Допустим, кому-то путевой лист открыт 6 июня и заканчивается срок его действия 6 июля, кому-то — 27 июня со сроком действия по 27 июля. А 30 июня — отчетная дата и к тому же конец квартала. Надо листы собирать обратно, после возвращать, так как срок действия у них не закончился. Это неудобно. Поэтому, в какой бы день месяца путевой лист ни выдан, последним днем срока его «годности» лучше устанавливать последнее число месяца.
Естественно, это касается только тех водителей, которые не ездят в дальние рейсы и к концу месяца могут сдать путевые листы. Для остальных срок действия документа концом месяца ограничивать не надо. Включите стоимость топлива в расходы тогда, когда водитель, вернувшись из дальней поездки, сдаст путевой лист.
Показания одометра, отметки о техническом контроле в путевом листе
При выезде автомобиля с парковки и заезде на нее проставляют дату, время и показания одометра — полные километры пробега. Заверять с 01.03.2019 эти сведения еще и штампами необязательно. В том случае, когда на один автомобиль оформлено несколько путевых листов на разных водителей, сведения о дате, времени и показаниях одометра указывают следующим образо
— при выезде автомобиля с парковки такие сведения проставляют в путевом листе водителя, который управляет машиной в этот момент;
— при заезде автомобиля на парковку сведения проставляют в путевом листе водителя, который вернул машину в место стоянки.
Что касается ответственных лиц, то, если это автомобиль руководителя, заверять показания одометра вполне может он сам. Если это другой автомобиль, то нужно назначить подходящего по должности сотрудника. Если сотруднику позволено на машине фирмы уезжать домой, не заезжая на фирму, а потом с утра сразу ехать по делам, то заполнять данные и заверять их придется доверить ему же.
А вот когда водителю разрешено ездить на автомобиле и в выходные, то, чтобы не дразнить проверяющих, лучше данные о его поездках в рабочие дни вносить одним цветом, а данные о поездках в выходные — другим. Маршрут в последнем случае, конечно же, можно не указывать. Затем, в конце месяца, вы сложите данные и увидите, какую сумму можно списать в расходы, а какую надо отнести на расчеты с водителем.
Идем дальше — контроль технического состояния ТС. При использовании легкового автомобиля для собственных нужд проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния ТС не нужно. Соответственно, не ставьте и отметку о проведении контроля в путевом листе. А вот для владельцев остального автотранспорта это обязательно.
Если с машиной все хорошо, то контролер перед началом поездки делает в путевом листе запись: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден». Здесь же он ставит свою подпись с указанием фамилии и инициалов, а также дату и время проверк
Маршрут и служебное задание в путевом листе. Учет движения листов
Среди обязательных реквизитов, предусмотренных Минтрансом, нет сведений о маршруте автомобиля. Значит ли это, что его можно не указывать? Формально это так. Однако, как показывает практика, налоговики при проверке требуют более или менее точный маршрут поездки.
Например, инспекторов не устраивает формулировка «по городу» без указания конкретных адресов. По их мнению, это не может обосновать коммерческий характер поездки. И, как следствие, проверяющие исключают из расходов сумму ГСМ по таким путевым листам.
Но самое неприятное, что суды иногда соглашаются с тем, что без маршрута в путевом листе нельзя определить, была ли поездка служебной. А значит, такой документ не может подтверждать расходы. Посмотрите, например, Постановление 9 ААС
Так что во избежание споров лучше прописывать в путевом листе маршрут следования. А это, кстати, будет полезно и для внутреннего контроля.
Что касается порядка внесения сведений о маршруте, то он полностью зависит от того, в каком режиме вы используете автомобиль. Если это разовые задания, то водителю нужно вписать начальную и конечную точки маршрута. Правда, чтобы не было вопросов к протяженности пути, в интересах водителя указать и ключевые промежуточные точки поездки. Например, это нужно, чтобы подтвердить объезд пробок.
Если заданий за один день было несколько, значит, и записей в путевом листе должно быть несколько. В тех случаях, когда автомобиль легковой и он все время в разъездах, можно просто перечислить точки, в которых был автомобиль.
Теперь о служебном задании в путевом листе. Среди обязательных реквизитов такого показателя тоже нет. Однако, чтобы не было претензий, лучше ввести и эту графу. Подробно суть задания можно не расписывать, хватит общих слов. Например: «Перевозка груза» или «Обслуживание генерального директора». С другой стороны, если служебное задание будет описано детально, это, несомненно, при проверке будет только плюсом.
Что касается учета движения путевых листов, то для этих целей важно вести специальный журнал. Да, формально он обязателен только для профессиональных перевозчиков, но пригодится всем. С его помощью можно отследить, насколько своевременно водители представляют путевые листы, и зафиксировать день поступления документов в бухгалтерию. А это, в свою очередь, нужно для того, чтобы понимать, как быстро она обрабатывает листы.
Путевые листы и журналы их учета храните не менее 5 лет.
Транспортные накладные
Итак, вы доставляете или получаете товары и МПЗ, организуете служебные поездки на автомобилях компании. Чтобы учесть расходы, вам или вашим контрагентам нужны первичные документы. Давайте разберемся, в каких случаях и что нужно оформить.
Но, прежде всего, снимем проблему использования товарно-транспортных накладных (ТТН) по форме
В остальных случаях никто не может заставить стороны сделки договора поставки или перевозки составлять ТТН. Тем более нельзя ссылаться на отсутствие ТТН в обоснование отказа в учете расходов на приобретение ТМЦ и вычетах НДС по
Но какие же тогда документы оформлять на перевозку ТМЦ? Есть три распространенные ситуации, рассмотрим каждую.
Ситуация 1. Ваша компания — покупатель ТМЦ, и вы на своем транспорте забираете их у продавца.
В этом случае можно не оформлять ни ТТН, ни транспортную накладную (ТН). Последняя подтверждает заключение договора перевозки, а здесь его нет. Для обоснования транспортных расходов достаточно оформить путевой лист. А для учета приобретенных ТМЦ и подтверждения вычетов НДС по ним покупателю хватит товарной накладно
Но бывает, что ТМЦ доставляют работники компании на личных автомобилях. И здесь все зависит от того, как оформлены отношения с ними.
Если с сотрудниками заключены договоры на оказание транспортных услуг, тогда расходы можно учесть по актам об оказании услуг. Стоимость перевозки вы можете учесть полностью. Полагаю, что стоимость бензина следует включить в общую стоимость услуги, указанную в договоре, а не компенсировать отдельн
Если же отдельного договора с работниками нет и они используют личные автомобили в служебных целях по отдельному соглашению, тогда в налоговых расходах можно учесть только компенсацию в пределах лимитов. Это 1200 или 1500 руб. в месяц в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Причем суммы уже включают в себя и расходы на
Ситуация 2. Вы — продавец ТМЦ и отвозите их на своем транспорте покупателю, однако тот не платит за это.
Здесь ТН или ТТН оформлять не нужно по той же причине, что и в ситуации 1, — нет договора перевозки. Для налогового и бухгалтерского учета расходов на ТМЦ покупателю достаточно получить от продавца товарную накладную. Что до продавца, то ему для учета транспортных расходов понадобятся только путевые листы.
Ситуация 3. Вы — продавец ТМЦ и отвозите их на своем транспорте покупателю, который платит за это отдельно.
Для подтверждения и признания расходов на перевозку в налоговом и бухгалтерском учете покупателю нужна будет ТН продавца, ТТН может и не подойти. Ведь в этом случае договор перевозки налицо, даже если это просто запись в договоре поставки. А по закону без ТН груз вообще нельзя принимать к транспортировк
Однако, как в ситуациях 1 и 2, затраты на сами ТМЦ у покупателя будет подтверждать товарная накладная. Он сможет их учесть даже в отсутствие ТН либо ТТН. Главное тут — реальность сделки.
Справка
От себя добавим: если между продавцом и покупателем есть профессиональный перевозчик, который доставляет ТМЦ по заказу одной из сторон, то транспортная накладная понадобится стороне, оплатившей перевозку. Документ нужен для учета затрат на услуги перевозчика и для вычета предъявленного им НДС.
А вот для учета стоимости ТМЦ у покупателя транспортная накладная не нужна и в этом случае. Главное, чтобы была товарная накладная.
