Затраты на содержание автомобиля

Плановый и внеплановый ремонт

Любой ремонт, в том числе и ремонт автомобилей, можно условно разделить на плановый и внеплановый.

При плановом ремонте детали заменяют независимо от износа через определенное количество километров пробега в соответствии с документами производителя, например сервисной книжкой. Под такие работы составлять дефектную ведомость или еще каким-то образом обосновывать необходимость ремонта не нужноПостановление 12 ААС от 28.06.2016 № А12-58306/2015.

При внеплановом ремонте вышедшие из строя детали заменяют в межсервисном интервале, например, из-за аварии. В этом случае дефектную ведомость нужно обязательно составить. Она подтвердит необходимость ремонтаПисьмо Минфина от 04.12.2008 № 03-03-06/4/94.

Унифицированной формы дефектной ведомости нет, можно составить ее в произвольном виде либо взять за основу акт по форме № ОС-16. Главное, чтобы в ней были отражены все неисправности и повреждения имущества. Выглядеть она может, например, так.

В бухучете затраты на ремонт автомобиля, в том числе арендованного, отражают такп. 27 ПБУ 6/01.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражены затраты на ремонт автомобиля своими силами	20 «Основное производство» (23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»)	02 «Амортизация основных средств» (10 «Материалы», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»)
Отражены затраты на ремонт автомобиля подрядчиком	20 «Основное производство» (23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»)	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Если ремонт делают после ДТП, в котором, возможно, будет признан виновным водитель фирмы, он обязан возместить стоимость ремонта. На сумму ремонтных расходов вместе с НДС дебетуется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а после решения суда или добровольного согласия водителя возместить ущерб эта сумма списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Что касается налогового учета, то, если вы создавали резерв на ремонт ОС для целей налогообложения прибыли, расходы на ремонт автомобиля списывайте за счет резерва. Если такой резерв вы не создавали, расходы на ремонт своими силами учитывайте такп. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272, подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Вид расхода	Налоговый учет при ОСН	Налоговый учет при УСН
Стоимость материалов	Включают в прочие расходы на дату акта на списание материалов	Включают в расходы на дату их оплаты поставщику
Зарплата рабочих, выполняющих ремонт, и начисленные на нее страховые взносы	Включают в прочие расходы на последнее число месяца, за который они начислены	Включают в расходы на дату их списания с расчетного счета, выплаты из кассы
НДС по материалам и инструментам, приобретенным для ремонта	Принимают к вычету после того, как будут приняты к учету материалы и инструменты и будет получен счет-фактура поставщика	Учитывают в расходах одновременно со стоимостью материалов и инструментов

А налоговый учет затрат на ремонт машины силами подрядчика будет выглядеть следующим образом.

Вид расхода	Налоговый учет при ОСН	Налоговый учет при УСН
Стоимость материалов	Включают в прочие расходы на дату подписания акта о выполнении работ	Учитывают в расходах в квартале, когда выполнены два условия: 1) подписан акт о выполнении работ; 2) работы оплачены
НДС по материалам и инструментам, приобретенным для ремонта	Принимают к вычету после того, как будет подписан акт о выполнении работ и будет получен счет-фактура подрядчика	Учитывают в расходах одновременно со стоимостью ремонтных работ

Если ремонтом разбитого автомобиля занимается страховщик, то в учете компании-владельца не надо отражать ни доходы, ни расходы.

Модернизация

Как с любым ОС, главное здесь — отделить ремонт машины от ее модернизации (дооборудования). Причем это важно как для налогового, так и для бухгалтерского учета. Ведь затраты на модернизацию автомобиля в бухгалтерском и налоговом учете увеличивают его первоначальную стоимость.

Итак, модернизацию проводят, когда хотят улучшить характеристики ОС или изменить его назначение. Например, модернизацией будет установка на грузовом автомобиле крана-манипуляторап. 27 ПБУ 6/01; Письмо Минфина от 22.03.2017 № 03-03-06/1/16312.

А вот замена двигателя на двигатель с аналогичной мощностью или даже большей — это ремонт. И то, что с новым двигателем машина прослужит дольше, чем без него, роли не играет. Технически это остался тот же автомобиль, что был до ремонта. Споры с проверяющими в таком случае все равно возможны. Но суды обычно на стороне компанийПостановление АС ВСО от 20.02.2017 № Ф02-7166/2016.

Обратите внимание, если у вас на руках дефектная ведомость — это точно ремонт, а не модернизация. Ведомость подтверждает, что работам предшествовала поломка, а целью работ было ее устранениеПостановление 3 ААС от 24.03.2017 № А74-9259/2015.

В бухгалтерском учете затраты на модернизацию автомобиля отражают так.

Содержание операции	Дт	Кт
Отражены затраты на модернизацию автомобиля	08 «Вложения во внеоборотные активы»	10 «Материалы» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»)
Увеличена первоначальная стоимость автомобиля	01 «Основные средства»	08 «Вложения во внеоборотные активы»

Итоги модернизации оформляют актом ОС-3. После модернизации автомобиль в бухгалтерском и налоговом учете амортизируют по-разному. Если СПИ автомобиля не изменился, в бухучете ежемесячную сумму определяют следующим образомп. 60 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.10.2003 № 91н:

Для целей налогообложения ежемесячную сумму амортизации модернизированного авто с прежним СПИ считают по-другомуп. 2 ст. 259.1 НК РФ; Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-03-06/2/63775:

Из формулы видно, что в течение первоначального СПИ списать стоимость модернизированного автомобиля в расходы для налога на прибыль не получится. И в бухучете сумма амортизации будет превышать налоговую.

Если после модернизации автомобиль прослужит дольше, чем предполагалось, для расчета бухгалтерской амортизации вместо оставшегося СПИ применяют новый срок. Узнать его можно у технического специалиста, который отвечает за автопарк. Увеличить можно и налоговый СПИ, но только в пределах срока, установленного для амортизационной группы вашего автомобиляПисьмо Минфина от 22.03.2019 № 03-03-06/1/19397.

Примеры расчета амортизации после модернизации ОС вы найдете в статье Ю.В. Капаниной «Учитываем затраты на модернизацию ОС» («Главная книга», 2019, № 5).

Модернизация дает право на амортизационную премию, на расходы можно списать до 30% стоимости работ или оборудования.

Если вы устанавливаете на автомобиль дополнительное устройство ценой больше 100 000 руб. и при этом не считаете это дооборудованием, то для целей налогового учета его можно квалифицировать как отдельное ОС. Конечно, при условии что его можно снять с этого автомобиля и поставить на другойп. 1 ст. 256 НК РФ.

Шины

Автомобильные шины — это наиболее изнашиваемые комплектующие. Замена шин неизбежна как при их износе, так и при смене сезонов. То есть в процессе эксплуатации возникает необходимость периодически покупать шины отдельно от автомобиля.

В соответствии с правилами бухгалтерского и налогового законодательства автомобильные шины — это МПЗ. Однако если машина изначально приобретена с дополнительным комплектом шин, то их можно учесть в первоначальной стоимости автомобиля. Тогда при «переобувке» автомобиля никаких записей ни в бухучете, ни в налоговом учете делать не нужно.

Если шины куплены отдельно, в бухгалтерском учете их отражают на счете 10-5 «Запасные части». После установки шин на автомобиль стоимость списывают с кредита счета 10-5 в дебет счета затрат. Например, если речь идет об автомобиле директора, то будет такая проводка — дебет счета 26 и кредит счета 10.

При замене зимних шин на летние нужно вести только складской учет и следить за сохранностью имущества. В бухгалтерском и налоговом учете смену шин, как правило, не отражают.

В налоговом учете стоимость шин можно учесть и как материальные расходы, и как прочие в качестве затрат на содержание служебного транспорта. При первом варианте есть выбор: списать стоимость шин сразу или постепенно. Во втором варианте выбора нет — стоимость покрышек уменьшает налогооблагаемую прибыль единовременно в день установки шин на автомобильподп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Стоимость услуг автосервиса по замене шин учитывают в прочих расходах как затраты на ремонт ОСп. 1 ст. 260 НК РФ.

Но вот покрышки выработали свой ресурс. В некоторых автосервисах можно оставить старые шины, оплатив их утилизацию. Можно ли включить ее стоимость в налоговые расходы? Автошины указаны в перечне готовых товаров, которые подлежат утилизации после утраты ими потребительских свойств. А как пояснил Минфин, если законодательство обязывает налогоплательщика нести расходы, то такие затраты заведомо обоснованны. Поэтому затраты на утилизацию вы можете учесть в налоговом учете как прочиеподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 09.02.2018 № 03-03-06/1/7862.

ОСАГО и каско

В налоговом и бухгалтерском учете страховую премию по ОСАГО учитывают пропорционально числу дней действия договора в отчетном периоде. Сумму, включаемую в расходы, исчисляют по такой формулеп. 6 ст. 272 НК РФ:

Если вы получили от страховой компании возмещение по ОСАГО, то в налоговом учете включите его во внереализационные доходы, а в бухгалтерском — в прочиеПисьмо Минфина от 10.11.2017 № 03-03-06/3/74209.

Проводки по учету расходов на ОСАГО такие.

Содержание операции	Дт	Кт
Перечислена страховая премия	76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	51 «Расчетные счета»
Учтена часть расходов на ОСАГО	20 «Основное производство» (23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»)	76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
Учтено страховое возмещение	76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»	91-1 «Прочие доходы»
Получена часть страховой премии (только при досрочном расторжении договора)	51 «Расчетные счета»	76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Арендатор либо лизингополучатель также может уменьшить на стоимость полиса ОСАГО налогооблагаемую прибыльпп. 1, 2 ст. 4 Закона от 25.04.2002 № 40-ФЗ; п. 2 ст. 263 НК РФ.

Но мы добрались до каско. Плательщик налога на прибыль без проблем включает в расходы стоимость и этого полиса. Поскольку срок действия договора каско обычно больше, чем один отчетный период, расходы на него нужно признавать равномерно в течение срока действия договораподп. 1 п. 1 ст. 263, п. 6 ст. 272 НК РФ.

Если полис оплачен полностью за весь срок действия, то расходы распределяйте так, как и при ОСАГО. Если же страховую премию вы платите в рассрочку, то нужно определить, какая часть платежа к какому периоду страхования относится: к году, полугодию, кварталу, месяцу. Чтобы избежать споров с налоговой, лучше это закрепить в договоре страхования.

Формула распределения в налоговом учете стоимости полиса, оплачиваемого в рассрочку, такова:

О том, как учитывать страховую премию при досрочном расторжении договора, читайте здесь.

Личный автомобиль в служебных целях: оптимизируем расходы

Компания может использовать в своих интересах личный автомобиль работника. Тогда сотруднику нужно выплачивать компенсацию за износ, а также возместить затраты на эксплуатацию машины, например стоимость ГСМ. Для этого с сотрудником нужно заключить письменное соглашение, в котором надо оговорить все вопросыст. 188 ТК РФ; Письмо Минфина от 05.12.2017 № 03-04-06/80616.

Компенсацию и возмещение затрат не облагают НДФЛ и взносами, если, помимо соглашения с сотрудником, у работодателя есть документы, которые подтверждаютПисьма Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 24.11.2017 № 03-04-05/78097:

— владение автомобилем на законном основании, то есть работник — собственник;

— использование автотранспорта в служебных целях. Это, в частности, подтвердят путевые листы, служебные задания;

— расходы на эксплуатацию автомобиля. Подойдут чеки и прочие документы об оплате затрат.

Какие риски тут могут быть? Первое, что сразу приходит на ум, — это ситуация, когда работник управляет автомобилем по доверенности. Дело в том, что, по мнению чиновников, в таком случае вы должны удержать с компенсации НДФЛ. Проверяющие обосновывают свою позицию так: из нормы п. 3 ст. 217 НК следует, что не платить налог можно, только если имущество принадлежит работнику на праве собственностиПисьма ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@; Минфина от 26.09.2017 № 03-04-06/62152.

Это не касается ситуации, когда работник управляет по доверенности автомобилем, который находится в совместной собственности супругов. В таком случае НДФЛ можно не платитьПисьмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49.

Так что если не хотите проблем, НДФЛ лучше удержать. Правда, при желании можно обосновать и противоположный подход. Он основан на Письме Минфина № 03-04-06/80616 от декабря 2017 г., в котором сказано, что с компенсации за использование в служебных целях автомобиля, который принадлежит работнику на законном основании, налог не удерживают. Поскольку доверенность подтверждает законность владения и пользования автомобилем, компенсацию можно НДФЛ не облагать.

В налоговом учете при ОСН и УСН компенсацию учитывают в расходах днем выплаты и только в пределах норматива, который зависит от объема двигателяподп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92; Письма Минфина от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 07.12.2017 № 03-03-06/1/81558.

Объем двигателя легкового автомобиля	Налоговый норматив компенсации (руб./мес.)
До 2000 куб. см включительно	1200
Свыше 2000 куб. см	1500

Причем отдельно учесть в расходах еще и возмещение эксплуатационных затрат нельзя. Чиновники считают, что норматив компенсации включает в себя все: износ, стоимость бензина, ремонта и т. д.Письмо Минфина от 14.08.2017 № 03-03-06/1/52036

Чтобы обойти это, можно заключить с работником, который сам управляет автомобилем, договор аренды с экипажем. И предусмотреть в нем арендную плату, вознаграждение за управление автомобилем, а также возмещение работнику затрат на эксплуатацию автомобиля. Все эти суммы можно будет учесть в расходах в полном размереподп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Правда, в этом случае придется удерживать НДФЛ из арендной платы. Однако взносы вы будете исчислять только с суммы, которая считается вознаграждением за управление автомобилем, она вполне может быть небольшой. Что касается возмещаемых расходов, то ни взносами, ни НДФЛ их облагать не нужноп. 2 ст. 221, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986.

В бухгалтерском учете проводки по выплате компенсации следующие.

Содержание операции	Дт	Кт
Начислена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях	26 «Общехозяйственные расходы» (20 «Основное производство», 44 «Расходы на продажу»)	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Выплачена компенсация	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»	50 «Касса» (51 «Расчетные счета»)

Обратите внимание, если вы арендуете автомобиль у своего работника либо иного физлица без экипажа, страховые взносы начислять не надо, только НДФЛ с каждой выплатып. 1 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986.

В бухучете расходы по аренде автомобиля у сотрудника отражают на счете 73, у другого физлица — на счете 60 или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Личный автомобиль в служебных целях: командировка

Если вы отправляете работника в командировку на личном автомобиле, так и напишите в приказе о направлении в командировкуп. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Заключите с работником соглашение об использовании автомобиля в служебных целях, возьмите копию свидетельства о регистрации автомобиляПисьмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235.

По возвращении из командировки к авансовому отчету работник должен приложить путевой лист, чеки на покупку ГСМ и служебную записку с указанием дат выезда в командировку и возвращения из нее. Служебная записка может быть составлена, например, так.

Напоминаю, что за использование для командировки личного автомобиля нужно выплатить работнику компенсацию. И в налоговых расходах ее можно учесть лишь в пределах норматива.

Читать далее