ЭТК: первое знакомство и начало перехода

Какие сведения содержит ЭТК

Трудовая книжка! Сколько было споров вокруг нее! Одни считали, что этот документ давно устарел, и предлагали его отменить. Другие, наоборот, выступали за продолжение ведения книжки и именно на бумаге. Ведь в ней отражен весь трудовой путь человека от первого трудоустройства до пенсии.

Точку в спорах поставило Правительство РФ: трудовой книжке быть, но... в электронном виде. И в конце 2019 г. был принят Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, благодаря которому в ТК появилась новая ст. 66.1 ТК РФ «Сведения о трудовой деятельности».

Кстати, как таковой электронной трудовой книжки (ЭТК), что называется, в натуре не существует. На деле ЭТК — это сведения о трудовой деятельности работника, которые в цифровом виде формирует ПФР. Но для удобства будем их называть электронной книжкой или ЭТК.

Итак, в ЭТК содержатся практически те же сведения, что и в бумажной книжке, а именноч. 2 ст. 66.1 ТК РФ; п. 2.4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ:

— ф. и. о. работника;

— страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

— место работы;

— должность (специальность, профессия), квалификация;

— периоды работы, даты приема, увольнения, перевода на другую постоянную работу;

— основания прекращения трудового договора;

— реквизиты приказов или документов, по которым оформлялись трудовые отношения.

Сведения из ЭТК можно получить у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, ПФР и на портале госуслуг. Причем не только на бумаге, но и в электронном виде. Подробнее об этом чуть позже. А при трудоустройстве эти самые сведения работник должен предъявить новому работодателю вместо бумажной трудовой книжки, если отказался от нееч. 4 ст. 66.1 ТК РФ.

В 2020 г. переход на электронные трудовые книжки для всех работников добровольный. Но до конца года в любом случае каждый должен написать заявление о способе ведения его трудовой книжки — на бумаге и в электронном виде или только электронно. Автоматически переводить работников на электронный формат нельзя. Причем если человек попросил продолжать вести его бумажную трудовую книжку, то это право сохраняется за ним и при смене места работыч. 2, 4 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Исключением станут те, кто впервые устроятся на работу с 2021 г. Для них все сведения о трудовой деятельности изначально надо вести только в электронном видеч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Бумажная трудовая книжка больше не нужна?

Итак, работник выбрал ЭТК. Значит, бумажная книжка ему больше не нужна и ее можно выкинуть? Нет, этого делать не стоит. Бумажная книжка — источник сведений о трудовой деятельности до 2020 г. В электронной версии пока фиксируются сведения начиная с 2020 г. У государства есть планы оцифровать и более ранние данные, но пока это не реализовано. Так что бумажную книжку нужно хранить, но теперь это придется делать работнику, который отказался от ее ведения, а не работодателю.

А если трудовая книжка теперь хранится у работника-«отказника», как работодателю узнать сведения о его трудовой деятельности? Например, чтобы посчитать стаж для оплаты больничных, доплат и так далее. Надо ли копировать или сканировать бумажные трудовые книжки сотрудников, отказавшихся от их ведения, и хранить такие копии у себя?

Вообще-то закон этого не требует. Если учет кадров ведется надлежащим образом, такие сведения будут в документах кадрового делопроизводства: в трудовых договорах, приказах (о приеме, переводе, увольнении), в личных карточках по форме Т-2 и других. Но в любом случае, прежде чем отдать работнику трудовую книжку, проверьте, останутся ли у вас необходимые сведения о нем.

Общий порядок перехода на ЭТК

Теперь, когда мы выяснили, что же такое ЭТК, поговорим, как начать ее применять. Закон предписывает всем работодателям в течение 2020 г. провести следующие мероприятияст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; ст. 66.1 ТК РФ:

1) принять или изменить локальные нормативные акты (ЛНА) в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде;

2) подготовить и обсудить с представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры;

3) обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в ПФР;

4) уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях, связанных с ЭТК, и праве сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.

Обсудим это подробнее.

Назначаем ответственных за ЭТК и издаем приказ о переходе

В Законе сказано, что «при необходимости» в течение 2020 г. нужно принять или изменить ЛНА в связи с переходом на ЭТК, а также обсудить эти изменения с работниками. Причем с учетом мнения профсоюза, если он у вас естьст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Так требуется ли вносить изменения в ЛНА? И если да, то в какие? Логично, что изменения или дополнения придется внести туда, где упоминается трудовая книжка. Например, в правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции кадровых работников.

Если в ЛНА про обычные трудовые книжки ничего не сказано, то ничего дописывать в них про электронные книжки не нужно. Ведь переход на ЭТК — требование законодательства и его все равно придется выполнить.

Придерживаться нужно было следующего алгоритма действий. Для начала издать приказ о переходе на ЭТК. В нем, помимо прочего, следовало назначить ответственных за проверку и корректировку локальных нормативных актов, а также за ведение ЭТК. Это могли быть разные люди, а мог быть и один человек — зависело от величины организации и ее возможностей.

Знакомить с приказом о переходе на ЭТК всех работников не было никакого смысла, поскольку их в любом случае нужно уведомлять отдельно о необходимости выбора формы трудовой книжки. Но если уже ознакомили, что же, так тому и быть.

ООО «Альфа»

ПРИКАЗ
от 09.01.2020 № 10

1. Начальнику отдела кадров Фролову Н.С. до 31.12.2020 обеспечить проверку и приведение локальных нормативных актов по труду в ООО «Альфа» в соответствие:

а) с Законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ и положениями ТК РФ в ред. указанного Закона;

б) с Законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ в ред. Закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

2. Назначить с 09.01.2020 специалиста отдела кадров Васильеву О.В. ответственной за формирование в электронном виде сведений о трудовой деятельности и стаже работников, за передачу сведений в ПФР, за выдачу сведений работникам по их запросам.

3. Специалисту отдела кадров Васильевой О.В. до 31.10.2020 уведомить работников ООО «Альфа» о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Организовать прием и учет заявлений работников о ведении трудовой книжки в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ) или формировании сведений о трудовой деятельности только в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

4. Системному программисту Жихловину П.А. до 31.01.2020 обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности работников в ПФР.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Фролова Н.С.

Генеральный директор

И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров

Н.С. Фролов

11.01.2020

Специалист отдела кадров

О.В. Васильева

11.01.2020

Системный программист

П.А. Жихловин

11.01.2020

Изменяем должностные инструкции и ПВТР

Проверьте должностные инструкции сотрудников, которые занимались ведением бумажных трудовых книжек, а теперь будут заниматься электронными, а также тех, кто будет сдавать сведения в ПФР.

Обойтись без специальных уточнений про ЭТК можно, если в них прописаны общие формулировки вроде:

— «оформляет документы в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и ЛНА организации»;

— «ведет документооборот по учету и движению кадров»;

— «представляет документы по персоналу в государственные органы»;

— «выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности».

Но если в должностной инструкции прописаны конкретные обязанности, что называется, от и до, придется внести изменения или дополнения в части работы с ЭТК.

Если должностная инструкция — отдельный ЛНА, работодатель вправе внести в нее изменения приказом либо утвердить новую инструкцию. На это не нужно согласия работника, достаточно ознакомить его с новым документом.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, она считается его неотъемлемой частью. То есть изменить или дополнить ее можно только по правилам, установленным статьями 72 и 74 ТК РФ. Это значит, что надо не только заранее уведомить работника о предстоящих изменениях, но и получить его согласие.

Что до положения о внутреннем трудовом распорядке (ПВТР), то логика работы с ним в связи с ЭТК такая же, как и с должностными инструкциями. С той лишь разницей, что изменения в ПВТР вносятся приказом, с которым нужно ознакомить всех работников.