Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Журналы Справочники Семинары Календари Тесты
Добавить в «Нужное»

Семинар «Электронные трудовые книжки: все, что нужно знать», актуально на 10 ноября 2020 г.

Содержание

ЭТК: первое знакомство и начало перехода

Какие сведения содержит ЭТК

Трудовая книжка! Сколько было споров вокруг нее! Одни считали, что этот документ давно устарел, и предлагали его отменить. Другие, наоборот, выступали за продолжение ведения книжки и именно на бумаге. Ведь в ней отражен весь трудовой путь человека от первого трудоустройства до пенсии.

Точку в спорах поставило Правительство РФ: трудовой книжке быть, но... в электронном виде. И в конце 2019 г. был принят Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, благодаря которому в ТК появилась новая ст. 66.1 ТК РФ «Сведения о трудовой деятельности».

Кстати, как таковой электронной трудовой книжки (ЭТК), что называется, в натуре не существует. На деле ЭТК — это сведения о трудовой деятельности работника, которые в цифровом виде формирует ПФР. Но для удобства будем их называть электронной книжкой или ЭТК.

Итак, в ЭТК содержатся практически те же сведения, что и в бумажной книжке, а именноч. 2 ст. 66.1 ТК РФ; п. 2.4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ:

— ф. и. о. работника;

— страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

— место работы;

— должность (специальность, профессия), квалификация;

— периоды работы, даты приема, увольнения, перевода на другую постоянную работу;

— основания прекращения трудового договора;

— реквизиты приказов или документов, по которым оформлялись трудовые отношения.

Сведения из ЭТК можно получить у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, ПФР и на портале госуслуг. Причем не только на бумаге, но и в электронном виде. Подробнее об этом чуть позже. А при трудоустройстве эти самые сведения работник должен предъявить новому работодателю вместо бумажной трудовой книжки, если отказался от нееч. 4 ст. 66.1 ТК РФ.

В 2020 г. переход на электронные трудовые книжки для всех работников добровольный. Но до конца года в любом случае каждый должен написать заявление о способе ведения его трудовой книжки — на бумаге и в электронном виде или только электронно. Автоматически переводить работников на электронный формат нельзя. Причем если человек попросил продолжать вести его бумажную трудовую книжку, то это право сохраняется за ним и при смене места работыч. 2, 4 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Исключением станут те, кто впервые устроятся на работу с 2021 г. Для них все сведения о трудовой деятельности изначально надо вести только в электронном видеч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Бумажная трудовая книжка больше не нужна?

Итак, работник выбрал ЭТК. Значит, бумажная книжка ему больше не нужна и ее можно выкинуть? Нет, этого делать не стоит. Бумажная книжка — источник сведений о трудовой деятельности до 2020 г. В электронной версии пока фиксируются сведения начиная с 2020 г. У государства есть планы оцифровать и более ранние данные, но пока это не реализовано. Так что бумажную книжку нужно хранить, но теперь это придется делать работнику, который отказался от ее ведения, а не работодателю.

А если трудовая книжка теперь хранится у работника-«отказника», как работодателю узнать сведения о его трудовой деятельности? Например, чтобы посчитать стаж для оплаты больничных, доплат и так далее. Надо ли копировать или сканировать бумажные трудовые книжки сотрудников, отказавшихся от их ведения, и хранить такие копии у себя?

Вообще-то закон этого не требует. Если учет кадров ведется надлежащим образом, такие сведения будут в документах кадрового делопроизводства: в трудовых договорах, приказах (о приеме, переводе, увольнении), в личных карточках по форме Т-2 и других. Но в любом случае, прежде чем отдать работнику трудовую книжку, проверьте, останутся ли у вас необходимые сведения о нем.

Общий порядок перехода на ЭТК

Теперь, когда мы выяснили, что же такое ЭТК, поговорим, как начать ее применять. Закон предписывает всем работодателям в течение 2020 г. провести следующие мероприятияст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; ст. 66.1 ТК РФ:

1) принять или изменить локальные нормативные акты (ЛНА) в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде;

2) подготовить и обсудить с представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры;

3) обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в ПФР;

4) уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях, связанных с ЭТК, и праве сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.

Обсудим это подробнее.

Назначаем ответственных за ЭТК и издаем приказ о переходе

В Законе сказано, что «при необходимости» в течение 2020 г. нужно принять или изменить ЛНА в связи с переходом на ЭТК, а также обсудить эти изменения с работниками. Причем с учетом мнения профсоюза, если он у вас естьст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Так требуется ли вносить изменения в ЛНА? И если да, то в какие? Логично, что изменения или дополнения придется внести туда, где упоминается трудовая книжка. Например, в правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции кадровых работников.

Если в ЛНА про обычные трудовые книжки ничего не сказано, то ничего дописывать в них про электронные книжки не нужно. Ведь переход на ЭТК — требование законодательства и его все равно придется выполнить.

Придерживаться нужно было следующего алгоритма действий. Для начала издать приказ о переходе на ЭТК. В нем, помимо прочего, следовало назначить ответственных за проверку и корректировку локальных нормативных актов, а также за ведение ЭТК. Это могли быть разные люди, а мог быть и один человек — зависело от величины организации и ее возможностей.

Знакомить с приказом о переходе на ЭТК всех работников не было никакого смысла, поскольку их в любом случае нужно уведомлять отдельно о необходимости выбора формы трудовой книжки. Но если уже ознакомили, что же, так тому и быть.

Пример. Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

ООО «Альфа»

ПРИКАЗ
от 09.01.2020 № 10

1. Начальнику отдела кадров Фролову Н.С. до 31.12.2020 обеспечить проверку и приведение локальных нормативных актов по труду в ООО «Альфа» в соответствие:

а) с Законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ и положениями ТК РФ в ред. указанного Закона;

б) с Законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ в ред. Закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

2. Назначить с 09.01.2020 специалиста отдела кадров Васильеву О.В. ответственной за формирование в электронном виде сведений о трудовой деятельности и стаже работников, за передачу сведений в ПФР, за выдачу сведений работникам по их запросам.

3. Специалисту отдела кадров Васильевой О.В. до 31.10.2020 уведомить работников ООО «Альфа» о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Организовать прием и учет заявлений работников о ведении трудовой книжки в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ) или формировании сведений о трудовой деятельности только в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

4. Системному программисту Жихловину П.А. до 31.01.2020 обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности работников в ПФР.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Фролова Н.С.

Генеральный директорИ.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадровН.С. Фролов

11.01.2020

Специалист отдела кадровО.В. Васильева

11.01.2020

Системный программистП.А. Жихловин

11.01.2020

Изменяем должностные инструкции и ПВТР

Проверьте должностные инструкции сотрудников, которые занимались ведением бумажных трудовых книжек, а теперь будут заниматься электронными, а также тех, кто будет сдавать сведения в ПФР.

Обойтись без специальных уточнений про ЭТК можно, если в них прописаны общие формулировки вроде:

— «оформляет документы в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и ЛНА организации»;

— «ведет документооборот по учету и движению кадров»;

— «представляет документы по персоналу в государственные органы»;

— «выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности».

Но если в должностной инструкции прописаны конкретные обязанности, что называется, от и до, придется внести изменения или дополнения в части работы с ЭТК.

Если должностная инструкция — отдельный ЛНА, работодатель вправе внести в нее изменения приказом либо утвердить новую инструкцию. На это не нужно согласия работника, достаточно ознакомить его с новым документом.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, она считается его неотъемлемой частью. То есть изменить или дополнить ее можно только по правилам, установленным статьями 72 и 74 ТК РФ. Это значит, что надо не только заранее уведомить работника о предстоящих изменениях, но и получить его согласие.

Что до положения о внутреннем трудовом распорядке (ПВТР), то логика работы с ним в связи с ЭТК такая же, как и с должностными инструкциями. С той лишь разницей, что изменения в ПВТР вносятся приказом, с которым нужно ознакомить всех работников.

Пример. Выдержка из приказа о внесении изменений в должностную инструкцию в связи с переходом на ЭТК

1. Внести в должностную инструкцию специалиста по кадрам, утвержденную приказом от 07.07.2017 № 17, следующие изменения.

1.1. Изложить п. 3.2 должностной инструкции в следующей редакции:

«Заполняет, учитывает и хранит бумажные трудовые книжки и вкладыши в них, оформляет и выдает дубликаты, заверенные копии трудовых книжек и вкладышей в них, вносит записи в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них».

1.2. Дополнить п. 3.3 следующего содержания:

«3.3. Формирует в электронном виде сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника, представляет их в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете, в ПФР. В случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности по письменному заявлению работника исправляет или дополняет их и представляет в ПФР. Предоставляет работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у работодателя способом, указанным в заявлении работника».

Пример. Выдержка из приказа о внесении изменений в ПВТР в связи с переходом на ЭТК

1. Внести в Правила внутреннего трудового распорядка, утв. Приказом от 13.01.2016 № 2, следующие изменения:

1. Изложить пункты 1.1, 1.1.2, 1.2, 1.3 в следующей редакции:

«1.1. При заключении трудового договора соискатель обязан предъявить работодателю:

1.1.2. трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

1.2. Трудовые книжки ведутся работодателем на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней в Обществе, если эта работа является для работников основной. Трудовые книжки не оформляются в случаях, предусмотренных ч. 3, 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ: работник отказался от ведения трудовой книжки или принимается на работу после 31.12.2020 и при этом трудового стажа не имеет.

1.3. В день прекращения трудового договора работнику:
а) выдается трудовая книжка — в случае ее ведения;
б) предоставляются сведения о трудовой деятельности у работодателя, если работник в установленном законом порядке отказался от ведения трудовой книжки либо был принят на работу после 31.12.2020 в отсутствие трудового стажа до этой даты.

Сведения о трудовой деятельности предоставляются работнику способом, указанным в его заявлении: на бумаге или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью».

1.2. Дополнить раздел 6 «Обязанности работодателя» пунктами 6.1.12—6.1.14 следующего содержания:

«6.1. Работодатель обязан:

6.1.12. формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников и представлять их в ПФР.

6.1.13. в случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности по письменному заявлению работника исправлять или дополнять их и представлять в ПФР.

6.1.14. предоставлять работнику, в том числе бывшему, сведения о его трудовой деятельности по его заявлению».

Читать далее
АКТУАЛЬНОЕ
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.17%
декабрь 2021 г.
Москва
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Ю-СофтРеспект
ОПРОС
Удалось ли вам получить из бюджета субсидию на нерабочие дни?
Да, уже пришли деньги на всех работников
Да, но сумма меньше, чем мы ожидали
Нет, мы только подали заявление, ждем
Нет, наш вид деятельности не в списке пострадавших отраслей
Нет, мы не относимся к МСП и НКО
ИНФОРМАЦИЯ ПАРТНЕРОВ
Информации в данный момент нет
Нужное