Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Журналы Справочники Семинары Календари Тесты
Добавить в «Нужное»

Семинар «Электронные трудовые книжки: все, что нужно знать», актуально на 10 ноября 2020 г.

Содержание

Как уведомить работников о необходимости выбора формы трудовой книжки и что делать с их выбором

Уведомляем работников

До 31.10.2020 включительно необходимо было уведомить каждого работника о том, что он можетп. 4 ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; п. 2 Постановления Правительства от 19.06.2020 № 887:

— или продолжить вести бумажную трудовую книжку параллельно с ЭТК;

— или отказаться от ведения бумажной трудовой и довольствоваться только ЭТК.

Изначально был установлен другой срок для уведомления — по 30.06.2020. Но чтобы работодатели успели выполнить это требование после длительной работы в удаленном режиме из-за коронавируса, срок продлили на 4 месяца.

Требование к уведомлению одно — оно должно быть в письменной форме. В остальном — полная свобода. С учетом, конечно, сведений, которые нужно донести до персонала.

Можно ли сделать единый документ на всех работников, в котором каждый работник распишется в ознакомлении с ним напротив своей фамилии? На мой взгляд, нет, нужны индивидуальные уведомления. Ведь законом предусмотрено, что уведомить нужно каждого сотрудника в отдельности.

Что касается направления уведомления по электронной почте, официальной позиции на этот счет пока нет. Поэтому, если нет возможности отдать уведомление лично, безопаснее отправить его по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Как я уже сказал, обязательной формы уведомления нет, поэтому можно было составить его самостоятельно. Например, так.

Пример. Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

ООО «Альфа»

Финансовому директору
Мальцеву А.Е.

Уведомление

15.05.2020

С 2020 г. все сведения о вашей трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде работодатель передает в ПФР на хранение (электронная трудовая книжка). Эти сведения вы можете получить по запросу у работодателя, в ПФР, МФЦ или на сайте госуслуг.

В связи с этим выберите один из вариантов:

1) продолжать вести вашу трудовую книжку в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ);

2) формировать сведения о вашей трудовой деятельности только в электронном виде. В этом случае трудовая книжка будет выдана вам на руки (ст. 66.1 ТК РФ).

Выбор укажите в прилагаемом заявлении, подпишите его и передайте в отдел кадров не позднее 31.12.2020.

Начальник отдела кадровН.С. Фролов

С уведомлением ознакомлен:

15.05.2020А.Е. Мальцев

Заявление работника о выборе формы книжки, и что делать, пока он его не подал

В ответ на уведомление работник должен написать вам заявление о том, в какой форме он хочет, чтобы дальше вели его трудовую книжку. Срок для подачи такого заявления — до 31.12.2020 включительно. Желательно разработать форму заявления и направить его работнику вместе с уведомлением. Так будет проще и вам, и работникуч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Пример. Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки

Генеральному директору ООО «Альфа»
Иванову И.И.
от финансового директора Мальцева А.Е.

Заявление

Согласно ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ прошу:

 продолжать вести мою трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ
Vвыдать мне трудовую книжку на руки и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности только в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ
(отметить только один вариант)

18.05.2020

Если человек не может подать заявление до 31.12.2020 по уважительной причине, он вправе сделать это и позже в любое время, в том числе при новом трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся те, кточ. 6 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ:

— отстранен от работы, находится на больничном, в том числе по беременности и родам, в оплачиваемом отпуске, в отпуске за свой счет или в отпуске по уходу за ребенком, в командировке;

— имеет стаж работы по трудовому договору, но на 31.12.2020 не трудоустроен и ранее ни одно из заявлений не подавал.

Если работник просто окажется «молчуном» и не подаст заявление работодателю без уважительных причин, нужно продолжать вести его бумажную трудовую книжку. В будущем он также сможет написать заявление о судьбе своей трудовой. А если он предпочтет не отказываться от бумажной трудовой книжки, то последующие работодатели будут продолжать ее вестич. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; Письмо Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141.

Таким образом, коллеги, для работников дата 31.12.2020 ничего не значит, хотя она и установлена законом. Никаких последствий пропуска срока нет. Принимать заявления от тех же «молчунов» придется и в 2021 г., и в 2022 г., и вообще до тех пор, пока они существуют на свете.

Действия работодателя, если сотрудник выбрал ЭТК

Если работник отказался от ведения бумажной книжки, в нее нужно внести запись об этом и выдать книжку на руки. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за судьбу документа. Как в таком случае заполнить трудовую книжку, рассказал Минтруд в Письме № 14-2/В-150. Вот пример записич. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Пример. Запись в трудовой книжке при переходе на электронную книжку

Запись в трудовой книжке при переходе на электронную книжку

Кроме того, нужно заполнить книгу учета движения трудовых книжек. В ее графе 13 напишите так: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ф. и. о.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». После чего в той же графе работник расписывается в получении книжкиПисьмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150.

После выдачи книжки по заявлению о переходе на ЭТК работник уже не сможет передумать и вернуться к бумажной книжке: ни у вас, ни на новом месте работы. В день увольнения такому человеку нужно будет выдать только сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Эти сведения он предъявит новому работодателю вместо бумажной трудовой книжки. Но об этом мы еще поговорим отдельност. 84.1 ТК РФ; Письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

Действия работодателя, если сотрудник решил продолжить вести бумажную трудовую книжку

Тут все просто. Никакие дополнительные записи в трудовую книжку вносить не нужно. Ведите ее как обычно, абсолютно ничего не меняется. А при увольнении — выдайте на руки с соответствующей записью в последний день работы. При последующем трудоустройстве обязанность ведения трудовой книжки автоматически ляжет на нового работодателястатьи 66, 84.1 ТК РФ.

Однако, в отличие от «отказников», люди, решившие продолжить вести бумажную трудовую, вправе передумать в любой момент — хоть на следующий день после подачи заявления в 2020 г., в 2021 г. и так далее. Причем не важно, где на тот день будет работать человек — у вас или в другом местеч. 4, 5 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Итак, еще раз два важнейших нюанса для четкого понимания:

1) заявление об отказе от бумажной трудовой и переходе на ЭТК можно подать один раз, передумать не получится;

2) подав заявление о продолжении ведения трудовой на бумаге, работник сохраняет право передумать и подать заявление об отказе. Причем в любое время и у любого работодателя. Но как только он это сделает, как говорится, смотри пункт 1.

Независимо от того, подал работник заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или об отказе от нее, не позднее 15-го числа следующего месяца нужно сдать на него форму СЗВ-ТД с отметкой о заявлении. Примеры заполнения формы в этом случае — здесь.

Новые работники и ЭТК

В ТК сказано, что при заключении трудового договора человек предъявляет работодателю трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности — форму СТД-Р, а может принести оба документа. Поэтому ваши действия зависят от того, какие документы представил новый сотрудник и что в них написаност. 65 ТК РФ.

Допустим, это СТД-Р с отметкой об отказе от бумажной трудовой. Тогда, даже если человек предъявит вам еще и книжку, вписывать в нее ничего не надо. После записи об отказе этот документ как бы умер для всех работодателей. Сотрудник может сколько угодно настаивать, просить, угрожать — нет и все. Теперь его трудовая — это сведения в электронном виде, ЭТК. Их и формируйтеч. 2, 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Если же соискатель пришел с бумажной книжкой, в которой нет «отказной» записи, то надо продолжать ее вести так же, как обычно. И для начала внести запись о приеме на работу. К тому же этого работника надо уведомить о переходе на ЭТК, даже если он утверждает, что его уже уведомил об этом прежний работодатель. Ведь проверить это вы никак не можете.

Бывает и так: вы берете на работу человека с трудовой книжкой, а он с порога говорит, что хочет от нее отказаться и готов написать соответствующее заявление. Но сразу занести в его трудовую запись об отказе не выйдет: сначала внесите запись о трудоустройстве. А уже потом, на основании заявления, — «отказную»Письмо Минтруда от 07.10.2020 № 14-2/ООГ-15729.

А как действовать, если человек впервые в жизни поступает на работу в 2020 г. и трудовой книжки у него нет?

Вариант 1 — полуофициальный и посложнее. Полуофициальный потому, что писем под него нет, но он мелькал в различных интервью чиновников Минтруда и Роструда. Нам предлагают сначала оформить новичку трудовую книжку по всем правилам, а уж потом уведомить его о возможности выбора формы ее ведения.

Если предпочтет ЭТК — внесите в бумажную трудовую книжку запись об этом и отдайте на руки. Если выберет параллельное ведение книжки на бумаге и в электронном виде, оставьте трудовую у себя и дальше поступайте с ней как обычно.

Вариант 2 диктуется только житейской логикой. А именно: тем, кто трудоустраивается в 2020 г. впервые в жизни, сразу предложите выбор — завести бумажную трудовую книжку или ограничиться ЭТК. Если работник, проработавший у вас более 5 дней, не сообщит вам о своем выборе, оформите ему трудовую книжку в порядке ст. 66 ТК РФ.

А вот начиная с 2021 г. выбирать между вариантами не придется. Тем, кто устроится на работу впервые, с 2021 г. бумажные трудовые книжки оформлять нельзя. Все сведения об их трудовой деятельности изначально надо вести только в электронном виде, независимо от желания работниковст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Читать далее
АКТУАЛЬНОЕ
ПОЛЕЗНОЕ
Свежий номер журнала Главная книга
КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.17%
декабрь 2021 г.
Москва
Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
РеспектЮ-Софт
ОПРОС
Удалось ли вам получить из бюджета субсидию на нерабочие дни?
Да, уже пришли деньги на всех работников
Да, но сумма меньше, чем мы ожидали
Нет, мы только подали заявление, ждем
Нет, наш вид деятельности не в списке пострадавших отраслей
Нет, мы не относимся к МСП и НКО
ИНФОРМАЦИЯ ПАРТНЕРОВ
Информации в данный момент нет
Нужное