Тренинг «Электронные трудовые книжки: все, что нужно знать», актуально на 10 ноября 2020 г.

Электронные трудовые книжки: все, что нужно знать

ЭТК: первое знакомство и начало перехода

Какие сведения содержит ЭТК

Трудовая книжка! Сколько было споров вокруг нее! Одни считали, что этот документ давно устарел, и предлагали его отменить. Другие, наоборот, выступали за продолжение ведения книжки и именно на бумаге. Ведь в ней отражен весь трудовой путь человека от первого трудоустройства до пенсии.

Точку в спорах поставило Правительство РФ: трудовой книжке быть, но... в электронном виде. И в конце 2019 г. был принят Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, благодаря которому в ТК появилась новая ст. 66.1 ТК РФ «Сведения о трудовой деятельности».

Кстати, как таковой электронной трудовой книжки (ЭТК), что называется, в натуре не существует. На деле ЭТК — это сведения о трудовой деятельности работника, которые в цифровом виде формирует ПФР. Но для удобства будем их называть электронной книжкой или ЭТК.

Итак, в ЭТК содержатся практически те же сведения, что и в бумажной книжке, а именно (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ; п. 2.4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

— ф. и. о. работника;

— страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

— место работы;

— должность (специальность, профессия), квалификация;

— периоды работы, даты приема, увольнения, перевода на другую постоянную работу;

— основания прекращения трудового договора;

— реквизиты приказов или документов, по которым оформлялись трудовые отношения.

Сведения из ЭТК можно получить у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, ПФР и на портале госуслуг. Причем не только на бумаге, но и в электронном виде. Подробнее об этом чуть позже. А при трудоустройстве эти самые сведения работник должен предъявить новому работодателю вместо бумажной трудовой книжки, если отказался от нее (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ).

В 2020 г. переход на электронные трудовые книжки для всех работников добровольный. Но до конца года в любом случае каждый должен написать заявление о способе ведения его трудовой книжки — на бумаге и в электронном виде или только электронно. Автоматически переводить работников на электронный формат нельзя. Причем если человек попросил продолжать вести его бумажную трудовую книжку, то это право сохраняется за ним и при смене места работы (ч. 2, 4 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Исключением станут те, кто впервые устроятся на работу с 2021 г. Для них все сведения о трудовой деятельности изначально надо вести только в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Бумажная трудовая книжка больше не нужна?

Итак, работник выбрал ЭТК. Значит, бумажная книжка ему больше не нужна и ее можно выкинуть? Нет, этого делать не стоит. Бумажная книжка — источник сведений о трудовой деятельности до 2020 г. В электронной версии пока фиксируются сведения начиная с 2020 г. У государства есть планы оцифровать и более ранние данные, но пока это не реализовано. Так что бумажную книжку нужно хранить, но теперь это придется делать работнику, который отказался от ее ведения, а не работодателю.

А если трудовая книжка теперь хранится у работника-«отказника», как работодателю узнать сведения о его трудовой деятельности? Например, чтобы посчитать стаж для оплаты больничных, доплат и так далее. Надо ли копировать или сканировать бумажные трудовые книжки сотрудников, отказавшихся от их ведения, и хранить такие копии у себя?

Вообще-то закон этого не требует. Если учет кадров ведется надлежащим образом, такие сведения будут в документах кадрового делопроизводства: в трудовых договорах, приказах (о приеме, переводе, увольнении), в личных карточках по форме Т-2 и других. Но в любом случае, прежде чем отдать работнику трудовую книжку, проверьте, останутся ли у вас необходимые сведения о нем.

Общий порядок перехода на ЭТК

Теперь, когда мы выяснили, что же такое ЭТК, поговорим, как начать ее применять. Закон предписывает всем работодателям в течение 2020 г. провести следующие мероприятия (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; ст. 66.1 ТК РФ):

1) принять или изменить локальные нормативные акты (ЛНА) в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде;

2) подготовить и обсудить с представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры;

3) обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в ПФР;

4) уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях, связанных с ЭТК, и праве сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой.

Обсудим это подробнее.

Назначаем ответственных за ЭТК и издаем приказ о переходе

В Законе сказано, что «при необходимости» в течение 2020 г. нужно принять или изменить ЛНА в связи с переходом на ЭТК, а также обсудить эти изменения с работниками. Причем с учетом мнения профсоюза, если он у вас есть (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Так требуется ли вносить изменения в ЛНА? И если да, то в какие? Логично, что изменения или дополнения придется внести туда, где упоминается трудовая книжка. Например, в правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции кадровых работников.

Если в ЛНА про обычные трудовые книжки ничего не сказано, то ничего дописывать в них про электронные книжки не нужно. Ведь переход на ЭТК — требование законодательства и его все равно придется выполнить.

Придерживаться нужно было следующего алгоритма действий. Для начала издать приказ о переходе на ЭТК. В нем, помимо прочего, следовало назначить ответственных за проверку и корректировку локальных нормативных актов, а также за ведение ЭТК. Это могли быть разные люди, а мог быть и один человек — зависело от величины организации и ее возможностей.

Знакомить с приказом о переходе на ЭТК всех работников не было никакого смысла, поскольку их в любом случае нужно уведомлять отдельно о необходимости выбора формы трудовой книжки. Но если уже ознакомили, что же, так тому и быть.

Изменяем должностные инструкции и ПВТР

Проверьте должностные инструкции сотрудников, которые занимались ведением бумажных трудовых книжек, а теперь будут заниматься электронными, а также тех, кто будет сдавать сведения в ПФР.

Обойтись без специальных уточнений про ЭТК можно, если в них прописаны общие формулировки вроде:

— «оформляет документы в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и ЛНА организации»;

— «ведет документооборот по учету и движению кадров»;

— «представляет документы по персоналу в государственные органы»;

— «выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности».

Но если в должностной инструкции прописаны конкретные обязанности, что называется, от и до, придется внести изменения или дополнения в части работы с ЭТК.

Если должностная инструкция — отдельный ЛНА, работодатель вправе внести в нее изменения приказом либо утвердить новую инструкцию. На это не нужно согласия работника, достаточно ознакомить его с новым документом.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, она считается его неотъемлемой частью. То есть изменить или дополнить ее можно только по правилам, установленным статьями 72 и 74 ТК РФ. Это значит, что надо не только заранее уведомить работника о предстоящих изменениях, но и получить его согласие.

Что до положения о внутреннем трудовом распорядке (ПВТР), то логика работы с ним в связи с ЭТК такая же, как и с должностными инструкциями. С той лишь разницей, что изменения в ПВТР вносятся приказом, с которым нужно ознакомить всех работников.

Как уведомить работников о необходимости выбора формы трудовой книжки и что делать с их выбором

Уведомляем работников

До 31.10.2020 включительно необходимо было уведомить каждого работника о том, что он может (п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; п. 2 Постановления Правительства от 19.06.2020 № 887):

— или продолжить вести бумажную трудовую книжку параллельно с ЭТК;

— или отказаться от ведения бумажной трудовой и довольствоваться только ЭТК.

Изначально был установлен другой срок для уведомления — по 30.06.2020. Но чтобы работодатели успели выполнить это требование после длительной работы в удаленном режиме из-за коронавируса, срок продлили на 4 месяца.

Требование к уведомлению одно — оно должно быть в письменной форме. В остальном — полная свобода. С учетом, конечно, сведений, которые нужно донести до персонала.

Можно ли сделать единый документ на всех работников, в котором каждый работник распишется в ознакомлении с ним напротив своей фамилии? На мой взгляд, нет, нужны индивидуальные уведомления. Ведь законом предусмотрено, что уведомить нужно каждого сотрудника в отдельности.

Что касается направления уведомления по электронной почте, официальной позиции на этот счет пока нет. Поэтому, если нет возможности отдать уведомление лично, безопаснее отправить его по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Как я уже сказал, обязательной формы уведомления нет, поэтому можно было составить его самостоятельно. Например, так.

Заявление работника о выборе формы книжки, и что делать, пока он его не подал

В ответ на уведомление работник должен написать вам заявление о том, в какой форме он хочет, чтобы дальше вели его трудовую книжку. Срок для подачи такого заявления — до 31.12.2020 включительно. Желательно разработать форму заявления и направить его работнику вместе с уведомлением. Так будет проще и вам, и работнику (ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если человек не может подать заявление до 31.12.2020 по уважительной причине, он вправе сделать это и позже в любое время, в том числе при новом трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся те, кто (ч. 6 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

— отстранен от работы, находится на больничном, в том числе по беременности и родам, в оплачиваемом отпуске, в отпуске за свой счет или в отпуске по уходу за ребенком, в командировке;

— имеет стаж работы по трудовому договору, но на 31.12.2020 не трудоустроен и ранее ни одно из заявлений не подавал.

Если работник просто окажется «молчуном» и не подаст заявление работодателю без уважительных причин, нужно продолжать вести его бумажную трудовую книжку. В будущем он также сможет написать заявление о судьбе своей трудовой. А если он предпочтет не отказываться от бумажной трудовой книжки, то последующие работодатели будут продолжать ее вести (ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; Письмо Минтруда от 11.02.2020 № 14-2/В-141).

Таким образом, коллеги, для работников дата 31.12.2020 ничего не значит, хотя она и установлена законом. Никаких последствий пропуска срока нет. Принимать заявления от тех же «молчунов» придется и в 2021 г., и в 2022 г., и вообще до тех пор, пока они существуют на свете.

Действия работодателя, если сотрудник выбрал ЭТК

Если работник отказался от ведения бумажной книжки, в нее нужно внести запись об этом и выдать книжку на руки. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за судьбу документа. Как в таком случае заполнить трудовую книжку, рассказал Минтруд в Письме № 14-2/В-150. Вот пример записи (ч. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Кроме того, нужно заполнить книгу учета движения трудовых книжек. В ее графе 13 напишите так: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ф. и. о.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». После чего в той же графе работник расписывается в получении книжки (Письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150).

После выдачи книжки по заявлению о переходе на ЭТК работник уже не сможет передумать и вернуться к бумажной книжке: ни у вас, ни на новом месте работы. В день увольнения такому человеку нужно будет выдать только сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Эти сведения он предъявит новому работодателю вместо бумажной трудовой книжки. Но об этом мы еще поговорим отдельно (ст. 84.1 ТК РФ; Письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180).

Действия работодателя, если сотрудник решил продолжить вести бумажную трудовую книжку

Тут все просто. Никакие дополнительные записи в трудовую книжку вносить не нужно. Ведите ее как обычно, абсолютно ничего не меняется. А при увольнении — выдайте на руки с соответствующей записью в последний день работы. При последующем трудоустройстве обязанность ведения трудовой книжки автоматически ляжет на нового работодателя (статьи 66, 84.1 ТК РФ).

Однако, в отличие от «отказников», люди, решившие продолжить вести бумажную трудовую, вправе передумать в любой момент — хоть на следующий день после подачи заявления в 2020 г., в 2021 г. и так далее. Причем не важно, где на тот день будет работать человек — у вас или в другом месте (ч. 4, 5 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Итак, еще раз два важнейших нюанса для четкого понимания:

1) заявление об отказе от бумажной трудовой и переходе на ЭТК можно подать один раз, передумать не получится;

2) подав заявление о продолжении ведения трудовой на бумаге, работник сохраняет право передумать и подать заявление об отказе. Причем в любое время и у любого работодателя. Но как только он это сделает, как говорится, смотри пункт 1.

Независимо от того, подал работник заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или об отказе от нее, не позднее 15-го числа следующего месяца нужно сдать на него форму СЗВ-ТД с отметкой о заявлении. Примеры заполнения формы в этом случае — здесь.

Новые работники и ЭТК

В ТК сказано, что при заключении трудового договора человек предъявляет работодателю трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности — форму СТД-Р, а может принести оба документа. Поэтому ваши действия зависят от того, какие документы представил новый сотрудник и что в них написано (ст. 65 ТК РФ).

Допустим, это СТД-Р с отметкой об отказе от бумажной трудовой. Тогда, даже если человек предъявит вам еще и книжку, вписывать в нее ничего не надо. После записи об отказе этот документ как бы умер для всех работодателей. Сотрудник может сколько угодно настаивать, просить, угрожать — нет и все. Теперь его трудовая — это сведения в электронном виде, ЭТК. Их и формируйте (ч. 2, 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если же соискатель пришел с бумажной книжкой, в которой нет «отказной» записи, то надо продолжать ее вести так же, как обычно. И для начала внести запись о приеме на работу. К тому же этого работника надо уведомить о переходе на ЭТК, даже если он утверждает, что его уже уведомил об этом прежний работодатель. Ведь проверить это вы никак не можете.

Бывает и так: вы берете на работу человека с трудовой книжкой, а он с порога говорит, что хочет от нее отказаться и готов написать соответствующее заявление. Но сразу занести в его трудовую запись об отказе не выйдет: сначала внесите запись о трудоустройстве. А уже потом, на основании заявления, — «отказную» (Письмо Минтруда от 07.10.2020 № 14-2/ООГ-15729).

А как действовать, если человек впервые в жизни поступает на работу в 2020 г. и трудовой книжки у него нет?

Вариант 1 — полуофициальный и посложнее. Полуофициальный потому, что писем под него нет, но он мелькал в различных интервью чиновников Минтруда и Роструда. Нам предлагают сначала оформить новичку трудовую книжку по всем правилам, а уж потом уведомить его о возможности выбора формы ее ведения.

Если предпочтет ЭТК — внесите в бумажную трудовую книжку запись об этом и отдайте на руки. Если выберет параллельное ведение книжки на бумаге и в электронном виде, оставьте трудовую у себя и дальше поступайте с ней как обычно.

Вариант 2 диктуется только житейской логикой. А именно: тем, кто трудоустраивается в 2020 г. впервые в жизни, сразу предложите выбор — завести бумажную трудовую книжку или ограничиться ЭТК. Если работник, проработавший у вас более 5 дней, не сообщит вам о своем выборе, оформите ему трудовую книжку в порядке ст. 66 ТК РФ.

А вот начиная с 2021 г. выбирать между вариантами не придется. Тем, кто устроится на работу впервые, с 2021 г. бумажные трудовые книжки оформлять нельзя. Все сведения об их трудовой деятельности изначально надо вести только в электронном виде, независимо от желания работников (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Отчитываемся в ПФР — форма СЗВ-ТД

Когда и на кого подавать

В самом начале семинара я сказал, что сведения о трудовой деятельности работника работодатель передает в ПФР. С этой целью Правление Фонда утвердило форму отчетности для работодателей — СЗВ-ТД.

СЗВ-ТД заполняют на каждого работника, с которым заключен трудовой договор, в том числе на совместителей и дистанционных работников. Если численность работников 25 человек и больше, направляйте СЗВ-ТД в электронном виде. Если меньше, можно сдать бумажную форму (п. 2.6 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

СЗВ-ТД подают в ПФР не с определенной периодичностью, а лишь в случае, если с конкретным работником произошло кадровое мероприятие, например прием на работу, увольнение, перевод. Также надо сдать СЗВ-ТД при получении заявления о продолжении ведения трудовой книжки или об отказе от нее (п. 1.4 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Форма включает в себя строки для указания данных о работодателе, работнике, отчетном периоде, способе ведения трудовой книжки работника и таблицу, в которой указывают сведения о его трудовой деятельности. Согласно Порядку заполнения в СЗВ-ТД отражают следующие кадровые мероприятия (п. 2.5.3 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Кадровое мероприятие	Обозначение в СЗВ-ТД
Прием на работу (службу)	ПРИЕМ
Перевод на другую постоянную работу	ПЕРЕВОД
Изменение наименования работодателя	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ
Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)
Увольнение с работы	УВОЛЬНЕНИЕ
Лишение судом в качестве основного или дополнительного уголовного наказания права занимать определенные должности, заниматься определенной деятельностью. Запись вносят только при увольнении (Письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1703)	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)

На работников, с которыми в истекшем месяце ничего не произошло, форму в 2020 г. не подавайте. То есть «нулевой» СЗВ-ТД быть не может. Также, по мнению чиновников, представлять СЗВ-ТД не требуется:

— на руководителя — единственного учредителя, с которым не заключен трудовой договор (Письмо Минтруда от 24.03.2020 № 14-2/В-293);

— на председателя ТСЖ, гаражного кооператива, дачного, садоводческого, огороднических товариществ (Письмо Минтруда от 16.03.2020 № 14-2/В-269);

— при переводе работника на другую должность на время отсутствия основного работника (Информация ПФР «Электронная трудовая книжка (ЭТК)»);

— если работник отучился на курсах повышения квалификации. СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «установление (присвоение)» подается, только когда новый разряд, класс, квалификацию присвоил работнику сам работодатель (Письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704).

Строки сдачи СЗВ-ТД в 2020 г. следующие (п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; п. 6 Временных правил, утв. Постановлением Правительства от 08.04.2020 № 460; подп. «а» п. 1 Постановления Правительства от 26.04.2020 № 590).

Вид кадрового мероприятия	Сроки подачи СЗВ-ТД в 2020 г.
	с 01.01.2020 по 31.03.2020	с 01.04.2020 до 27.04.2020	с 27.04.2020 по 31.12.2020
Прием на работу и увольнение	Не позднее 15-го числа следующего месяца	Не позднее 28.04.2020	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме или увольнении
Другие мероприятия	Не позднее 15-го числа следующего месяца

В 2021 г. такого разнобоя уже не будет: о приеме и увольнении отчитываемся не позднее ближайшего рабочего дня, а об остальных кадровых мероприятиях — до 15-го числа следующего месяца.

А еще на тех работников, с которыми ничего не произойдет до конца 2020 г., не позднее 15.02.2021 надо сдать СЗВ-ТД, указав вашу последнюю запись из раздела «Сведения о работе» трудовой книжки по состоянию на 01.01.2020. Подчеркиваю: именно вашу и именно последнюю. Переносить в СЗВ-ТД всю трудовую карьеру не нужно, особенно за период, когда записи в книжку вносили другие работодатели (п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; Письмо Минтруда от 05.02.2020 № 14-2/В-111).

Обратите внимание, срок представления СЗВ-ТД при приеме и увольнении работников зависит не от даты самого события, то есть приема или увольнения, а от даты издания приказа об этом. Если дата приказа совпадает с днем приема или увольнения, вопросов нет. Но бывает и по-другому, например при отпуске с последующим увольнением. Приказ об отпуске оформляется перед его началом, а днем увольнения считается последний день отпуска (ст. 127 ТК РФ).

В этом и других подобных случаях ориентироваться также надо на дату приказа, даже если она раньше даты увольнения и приема. Так, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением с 01.10.2020 по 14.10.2020, а приказ о расторжении трудового договора издан 30.09.2020, то форму СЗВ-ТД нужно сдать не позднее 01.10.2020.

Правила и примеры заполнения СЗВ-ТД

В целом, коллеги, форма СЗВ-ТД несложная, надеюсь ее заполнение не вызовет у вас трудностей. Но обратите внимание на следующие особенности.

При первой подаче СЗВ-ТД на работника в 2020 г. необходимо одновременно сообщить сведения о его трудовой деятельности на 01.01.2020 в вашей компании. Это будет ваша последняя запись из раздела «Сведения о работе» его трудовой книжки на 01.01.2020. Нужно указать кадровое мероприятие оттуда, например «Прием», «Перевод», «Установление (присвоение)».

Если же последняя запись на начало 2020 г. — запись о переименовании компании, в СЗВ-ТД нужно указать сведения о предшествующей записи, касающейся именно работника. Записи других работодателей в СЗВ-ТД не включайте, и остальные свои записи — тоже (п. 1.7 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п; Письмо Минтруда от 05.02.2020 № 14-2/В-111).

Наименование трудовой функции в гр. 4 указывайте в соответствии со своим штатным расписанием. В гр. 6 «Причины увольнения...» надо указать без каких-либо сокращений основание прекращения трудового договора в соответствии с ТК РФ и пункт, часть статьи, статью ТК или иного федерального закона.

В гр. 7 «Наименование документа» указывайте название, дату и номер приказа (распоряжения), решения или иного документа. А в гр. 9 — его номер, но без значка N.

Заполнять гр. 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» в 2020 г. не требуется. Это будут делать работодатели, которые применяют профстандарты, начиная с 2021 г., и только при наличии такого кода (п. 2.5.5 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п; Письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704).

Вот примеры заполнения СЗВ-ТД в самых распространенных ситуациях.

СЗВ-ТД и совместители

Отдельно хочу поговорить о совместителях применительно к СЗВ-ТД. Для этого предлагаю вспомнить правила заполнения обычной трудовой книжки.

Внешнему совместителю запись в книжку вносит основной работодатель на основании копии приказа о приеме на работу по совместительству. А запись о внутреннем совместительстве работодатель делает по просьбе работника.

Иными словами, трудовая книжка совместителя всегда находится у его основного работодателя. Получается, что именно последний должен уведомить совместителя о переходе на ЭТК, получить заявление от работника о выборе формы трудовой книжки и отчитаться об этом по форме СЗВ-ТД в ПФР.

А работодатель, у которого человек трудится как внешний совместитель, ничего этого делать не должен. Он может лишь попросить работника принести копию заявления о выборе формы книжки, чтобы быть в курсе происходящего (Письмо ПФР от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20).

Но если вы проводите с внешним или внутренним совместителем кадровые мероприятия, вы и подаете СЗВ-ТД (п. 1.6 таблицы 6 приложения 3 к Приказу ПФР от 25.12.2019 № 730п; Письмо ПФР от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20).

Обратите внимание на следующие особенности заполнения СЗВ-ТД при совместительстве.

В гр. 4 бумажной формы надо указать, что работник является совместителем. А в электронной СЗВ-ТД для этого предусмотрена специальная отметка о совместительстве. Строки о выборе формы ведения книжки у внешнего совместителя не заполняйте (пп. 2.6, 2.7 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

На внутреннего совместителя заполните отдельные строки для кадровых мероприятий по основному договору и по договору о внутреннем совместительстве.

Вот примеры заполнения СЗВ-ТД на совместителей.

Когда совместитель увольняется с основной работы, появляется возможность перевести его в ваши основные работники. Это можно сделать двумя способами. Первый — оформить допсоглашение к трудовому договору, в котором прописать, что работа по совместительству теперь основная. И второй — действовать через процедуру «увольнение-прием». Как в этом случае заполнить СЗВ-ТД, рассказал Минтруд в Письме № 14-2/В-308.

Если договор с совместителем не расторгался, а было заключено дополнительное соглашение к нему, то в форме СЗВ-ТД нужно отразить кадровое мероприятие «Перевод».

В этом случае если сведения на работника в 2020 г. вы подаете впервые и при этом он трудоустроился к вам как внешний совместитель до 2020 г., то в первой строке табличной части формы отразите его прием в качестве внешнего совместителя.

Если после увольнения внешнего совместителя с основной работы вы, в свою очередь, тоже его уволили и заключили новый трудовой договор, то в форме СЗВ-ТД нужно показать оба эти события.

Как внести изменения и исправить ошибки в СЗВ-ТД

Чтобы дополнить, уточнить или исправить сведения в СЗВ-ТД, сдайте новую форму. При исправлении даты заявления о ведении бумажной трудовой книжки или отказе от нее просто подайте СЗВ-ТД с верной датой.

В остальных случаях действуйте так. Из первоначальной СЗВ-ТД перенесите ту запись, которую хотите исправить или отменить, и проставьте в гр. 10 знак «Х». А в следующей строке укажите верные сведения (пп. 2.6, 2.7 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Вот примеры исправления самых распространенных ошибок. Взгляните.

Ответственность за ошибки в СЗВ-ТД или за ее непредставление

Организацию, а в 2020 г. и ее должностное лицо (по умолчанию — руководителя) за непредставление формы СЗВ-ТД или ошибки в ней могут наказать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП как за нарушение трудового законодательства. А это предупреждение или штраф для должностного лица от 1000 до 5000 руб., для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

За повторное в течение года нарушение должностному лицу грозит дисквалификация на 1—3 года или штраф от 10 000 до 20 000 руб., организации — штраф от 50 000 до 70 000 руб. ИП накажут за первое нарушение на сумму от 1000 до 5000 руб., за повторное нарушение — от 10 000 до 20 000 руб. (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ)

Как ни удивительно, но с 2021 г. для должностных лиц штрафы станут значительно ниже: в ст. 15.33.2 КоАП появится новая ч. 2, согласно которой за непредставление СЗВ-ТД или ошибки в ней должностным лицам будет грозить предупреждение или штраф от 300 до 500 руб.

Предоставляем сведения работнику — форма СТД-Р

Как и когда выдавать

Работнику, который выбрал ЭТК и отказался от дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за весь период работы у него. Поэтому Минтруд утвердил еще одну форму отчетности для работодателей — СТД-Р, которая применяется с 07.03.2020 (ст. 66.1 ТК РФ).

Чтобы получить сведения, работник должен подать вам письменное заявление или направить запрос по электронной почте, если это разрешено ЛНА. В заявлении человек указывает, как он хочет получить сведения: на бумаге или в электронном виде. При увольнении СТД-Р выдается без заявления.

Бумажную форму СТД-Р нужно заверить подписью уполномоченного лица и печатью организации при ее наличии. А электронную — усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.7 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

СТД-Р надо выдать работнику в следующие сроки (статьи 66.1, 84.1 ТК РФ):

— при увольнении — в последний рабочий день;

— по заявлению работника — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Работнику, который при увольнении не забрал СТД-Р, направьте форму на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения (ст. 84.1 ТК РФ).

Работнику, который решил продолжить вести бумажную трудовую книжку, вы не обязаны выдавать СТД-Р: ни по запросу, ни при увольнении. В последнем случае отдайте ему трудовую с соответствующей записью (статьи 66.1, 84.1 ТК РФ; Письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Как заполнить

СТД-Р содержит те же сведения, что и СЗВ-ТД, только информация о работнике и работодателе идет в ином порядке. Правила заполнения у этих форм почти идентичны, но есть одно очень важное различие.

В СЗВ-ТД не нужно показывать всю трудовую карьеру работника, при первой подаче в форме отражают последнюю запись текущего работодателя в трудовой книжке на 01.01.2020. А вот в СТД-Р надо перечислить все кадровые мероприятия, которые произошли с работником за время работы в вашей компании в 2020 г.

Показывать ли в СТД-Р данные за 2019 г. и предшествующие ему годы — вопрос дискуссионный. С одной стороны, согласно Порядку заполнения формы она должна содержать, цитирую, «сведения о периоде работы у данного работодателя». При буквальном прочтении получается, что в СТД-Р нужно отразить все ваши кадровые мероприятия с работником, включая те, что зафиксированы в его трудовой книжке до 2020 г. (п. 2.6 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н)

С другой стороны, тот же Порядок заполнения ссылается на ст. 66.1 ТК, где речь идет только об ЭТК. А в ней, как уже не раз сегодня говорилось, фиксируется только последняя запись на 01.01.2020 и дальнейшие кадровые события. Но не вся трудовая карьера человека.

Тем не менее второй пример заполнения СТД-Р я приведу по первой трактовке.

СТД-Р для совместителя

СТД-Р следует выдавать всем работникам организации, которые отказались от бумажных трудовых книжек, в том числе и совместителям (п. 1.1 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

Но как работодатель внешнего совместителя узнает, подавал ли тот по основному месту работы заявление на ЭТК или нет? Для этого в ЛНА можно предусмотреть обязанность внешнего совместителя уведомить работодателя о переходе на ЭТК и представить копию трудовой книжки с соответствующей записью. Так внешний совместитель подтвердит право на получение СТД-Р на работе по совместительству.

Так же, как при заполнении СЗВ-ТД, не забудьте указать в форме СТД-Р, что работник — совместитель. На внутреннего совместителя заполните отдельные строки для кадровых мероприятий по основному договору и по договору о внутреннем совместительстве. На внешнего совместителя строки о выборе формы ведения книжки не заполняйте.

Как исправить ошибки в СТД-Р

Если в полученной форме СТД-Р работник обнаружит неверную или неполную информацию, то по его письменному заявлению работодатель обязан исправить или дополнить сведения и представить их повторно. Срок — те же 3 рабочих дня. Естественно, что параллельно с корректировкой СТД-Р нужно подать в ПФР уточненные СЗВ-ТД (ст. 66.1 ТК РФ).

Кроме того, работодатель может и сам обнаружить ошибку. ТК не говорит, как действовать работодателю в этом случае. Однако логично предположить, что ему также следует направить работнику скорректированную СТД-Р, а в Пенсионный фонд — скорректированную СЗВ-ТД.

Принцип исправления ошибок в СТД-Р такой же, как и в СЗВ-ТД. Если запись необходимо отменить, то ее надо полностью повторить и в гр. 10 поставить признак отмены — знак «X». Если сведения необходимо исправить, надо заполнить две строки: в первой продублировать неправильную запись и поставить в гр. 10 знак «X», во второй отразить верные сведения (п. 2.4 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н).

Что будет, если не выдать работнику СТД-Р

Итак, мы выяснили, что при увольнении или по запросу работника, отказавшегося от бумажной трудовой, ему надо выдать сведения по форме СТД-Р. Если работодатель этого не сделает, ему грозит предупреждение или штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

— для должностного лица или ИП — от 1000 до 5000 руб.;

— для организации — от 30 000 до 50 000 руб.

Но это еще не все. Если работник будет лишен возможности трудиться из-за того, что работодатель не выдал ему форму СТД-Р в день увольнения или неправильно указал причину увольнения, работодатель обязан возместить человеку не полученный им заработок.

Такая же ответственность наступает и за невыдачу бумажной трудовой книжки работнику, который продолжает ее использовать. Если работодатель не заплатит добровольно, сотрудник имеет право обратиться в суд (статьи 234, 392, 394 ТК РФ; п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Поэтому, если по каким-либо причинам сотрудник не забрал СТД-Р в день увольнения, отправьте ему заверенные сведения по почте заказным письмом с уведомлением. На это не нужно согласие работника.

А если сотрудник не забрал бумажную трудовую книжку в день увольнения, придется направить ему уведомление о том, что надо ее получить или дать согласие на ее отправку почтой.

Но в обоих случаях со дня направления письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи СТД-Р или бумажной трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ).

Сведения о трудовой деятельности работника из Пенсионного фонда — форма СТД-ПФР

Сведения о своей трудовой деятельности работник может получить не только у работодателя, но и в МФЦ, отделении ПФР или через сайт госуслуг. Это могут сделать даже те, кто выбрал бумажную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ; Письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Сведения выдадут по форме СТД-ПФР, которая очень похожа на СТД-Р. Отличие в том, что в СТД-ПФР данные о работодателе указываются вместе с информацией о трудовой деятельности работника в общей таблице.

Важно понимать, что в СТД-ПФР попадут только те сведения, о которых работодатель сообщил в Пенсионный фонд через формы СЗВ-ТД. И если в 2020 г. с работником ничего «кадрового» не произошло и заявление о способе ведения книжки он не подавал, то СТД-ПФР будет пустой. То есть не выйдет получить через нее данные о трудовой карьере до 2020 г. — это не копия всех записей в бумажной трудовой книжке.

СТД-ПФР на бумаге выдадут по паспорту в день обращения в любом МФЦ или отделении Пенсионного фонда, без привязки к месту жительства или работы человека. СТД-ПФР в электронном виде доступна в личном кабинете на сайте госуслуг или сайте ПФР. Для входа в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда используйте логин и пароль от сайта госуслуг.

Электронные сведения можно выгрузить в виде скана бумажной выписки, распечатать или сохранить. С портала госуслуг сведения сразу можно переслать на электронную почту. Кроме того, они всегда доступны для просмотра в истории ваших обращений (Информация Минкомсвязи «Электронная трудовая доступна теперь на Едином портале госуслуг»).

Электронную СТД-ПФР заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Пенсионного фонда, что делает форму юридически значимым документом (пп. 3.6, 3.7 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н).