Кадры: поправки

Удаленка: как перевести действующих работников

Разговор о кадрах я предлагаю начать с удаленной работы. Пандемия, хочется верить, утихает, но пока не отступает, а потому такой режим работы остается у многих в приоритете. Пусть не для всех работников, но для тех, кто может выполнять работу на дому хотя бы частично.

Ну а с 01.01.2021 в ТК РФ внесли изменения в статьи о дистанционной и удаленной работе. Кстати, теперь это одно и то же. Но зато прописали детали — и потому не будем оставлять их без внимания.

Итак, самое главное. Для добровольного перевода на удаленку нужно допсоглашение к трудовому договору. А для принудительного, при угрозе ЧС или по решению властей, достаточно просто издать локальный нормативный акт, к примеру положение о временном переводе на дистанционную работу. Согласие работников получать не нужност. 312.9 ТК РФ.

В положении надо указать причину и срок перевода, список переводимых работников, порядок обеспечения их необходимым оборудованием, правила обмена информацией и результатами работы, взаимодействия между сотрудниками и другие правила организации труда на удаленкеПисьмо Минтруда от 24.12.2020 № 14-2/10/П-12663.

Разумеется, во всех случаях надо ознакомить работника под роспись с соглашением или с ЛНА. Приказ о переводе на удаленку теперь издавать не обязательно.

Однако, замечу, ТК теперь предусматривает разные варианты работы на удаленке. Помимо постоянной и временной возможен также «комбинированный» вид удаленки: когда работники часть времени проводят в офисе, а часть — трудятся дома. Впрочем, я думаю, очевидно, что и список работников, временно работающих удаленно, может меняться.

Поэтому удобно поступить так. В положении о переводе на удаленку написать, что список конкретных работников и все изменения к нему утверждаются приказом руководителя. И впоследствии знакомить с приказами только указанных в них работников.

Еще одно важное правило, прописанное в ТК. В связи с переводом на удаленную работу оклады работников уменьшать нельзя. Соответственно, не надо делать запись о переводе в трудовых книжках, не надо подавать СЗВ-ТДст. 312.5 ТК РФ.

Удаленка: как принять нового работника

Иное дело, если вы принимаете на такую работу нового сотрудника. Если вы электронно заключаете трудовой договор, то организации нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), а работнику — она же или неквалифицированная ЭП. Иные документы, необходимые для приема на работу (например, паспорт, диплом), представляются в виде сканов. И в этом случае на принятого работника надо подать СЗВ-ТД. Кстати, обратите внимание, что СЗВ-ТД будет подаваться в любом случае, даже если ведется бумажная трудовая книжкаст. 312.2 ТК РФ.

Организация должна отправить работнику подписанный трудовой договор — не позднее 3 дней.

Если работодатель хочет перестраховаться и получить бумажные документы, то сотрудник может направить почтой нотариально заверенные копии. Аналогично следует действовать, чтобы работодатель внес сведения в бумажную трудовую книжку. Правда, не знаю, насколько вы доверяете почте, чтобы через нее пересылать оригинал трудовой книжки, даже заказным письмом с уведомлением.

Напоследок напомню, что удаленное рабочее место не считается обособленным подразделением, ставить его на налоговый учет не нужноПисьмо ФНС от 14.10.2020 № СД-4-3/16830@.

Удаленка: больничные, режим работы, оборудование

А вот больничный лист, если дистанционный работник открыл его в бумажном виде, отправлять придется в любом случае почтой. Либо просить открыть электронный документ, чтобы удобнее было его переслать работодателю.

Отдельно не забудьте прописать правила предоставления отпусков, условия и порядок вызова в офис временных дистанционщиков и режим работы. Если не прописать последнее, то будет считаться, что работник устанавливает режим работы себе самст. 312.4 ТК РФ.

Если для выполнения работы сотрудник использует какое-то оборудование, Интернет и телефонную связь, то в ЛНА надо прописать также компенсацию работнику. А если часть имущества предоставляет сам работодатель, то ему надо знакомить работника с требованиями по охране труда по использованию такого оборудования.

Но иные правила охраны труда на таких работников не распространяются, потому что организация просто не вправе проводить спецоценку рабочего места удаленного сотрудникаст. 312.7 ТК РФ.

Впрочем, взносы на травматизм с выплат удаленному сотруднику все равно придется исчислять. Как и обычные страховые взносы и НДФЛ.

Табель учета рабочего времени дистанционного работника тоже не будет отличаться. Рабочие дни вы отмечаете кодом «Я» или «01» с указанием количества отработанных часов по графику сотрудника.

Удаленка: увольнение

Еще одно важное изменение: из ТК убрали право работодателя устанавливать любые дополнительные причины для увольнения дистанционного работника, например из-за признания труда неэффективным. Зато прописали новые основания для этого.

Так, своего рода аналогом прогула будет молчание работника более 2 дней подряд без уважительной причины. В ЛНА можно прописать более длительный срок, в течение которого сотрудник не выходит на связь. Но в любом случае для увольнения по этому основанию следует убедиться в том, что причина молчания — неуважительнаяст. 312.8 ТК РФ.

Еще одно специальное условие увольнения — по независящим от сторон причинам, когда работник переезжает в другую местность, где не может исполнять свои трудовые обязанности. Например, в связи с отсутствием там высокоскоростной связи или из-за большой разницы в часовых поясах, если для организации принципиально исполнение работы в конкретные часы.

Стаж до 2020 г. в СТД-ПФР

Электронные книжки — еще один тренд прошлого года. И разумеется, отчетность, связанную с их ведением, продолжают править, а потому мы не можем оставить в стороне эти изменения.

Итак, с 14.12.2020 в форму СТД-ПФР добавили таблицу, в которую можно внести сведения о трудовой деятельности до 31.12.2019. Вид у нее самый простой: наименование работодателя, его регистрационный номер в ПФР и период, когда сотрудник на него работал.

Изначально это была инициатива Пенсионного фонда: так чиновники хотели «оцифровать» хотя бы какие-то сведения о трудовой деятельности до 2020 г. Но 07.03.2021 вступили в силу поправки, согласно которым любой работник вправе обратиться в ПФР с заявлением и трудовой книжкой для переноса в СТД-ПФР всех записей до 2020 г. И вот для этого обновленная форма пока не подходитпп. 2, 3 ст. 12 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; ч. 6.1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ; п. 3.5.1 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н.

Новая СЗВ-ТД

Привычной форме СЗВ-ТД осталось жить 3 месяца. С 1 июля нужно будет применять другой образец. Рассмотрим подробнее, что же изменится.

Во-первых, в новую СЗВ-ТД добавят строки для указания сведений о правопреемстве. Если компания реорганизована, в этих строках надо будет указать прежние номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП.

Во-вторых, из формы уберут строку с отчетным периодом. Это логичная правка, поскольку СЗВ-ТД не подается по итогам каждого месяца. Так что эта строка только все путала и заставляла задаваться вопросом, когда и как ее заполнять. По правилам исключительно в том случае, когда срок подачи — до 15-го числа следующего месяца. Но в то же время никакой ответственности за то, что вы заполните эту строку в иных случаях, не было. Ну и поскольку никакого отчетного периода для этой формы нет, его убрали и из формы.

В-третьих, в табличную часть обновленной СЗВ-ТД добавят графу о работе в районах Крайнего Севера. И соответственно, для этого утвердили коды местности, где трудится работник. Их всего два: РКС — работа в районах Крайнего Севера и МКС — работа в местностях, приравненных к Крайнему Северу.

Но, пожалуй, самая главная правка — графа «Код выполняемой функции». Сейчас ее заполняют по должностям, работам и профессиям, для которых обязателен соответствующий профстандарт. Но подавляющего большинства коммерческих компаний это не касаетсяПисьмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704.

А вот с 01.07.2021 в графе придется указывать пятизначный код по ОКЗ — Общероссийскому классификатору занятий в формате ХХХХ.Х. Например, у бухгалтера это 2411.6, а у водителя грузовика — 8332.9п. 2.5.5 Порядка, утв. Постановлением ПФР от 25.12.2019 № 730п (ред., действ. с 01.07.2021).

Но вот что делать, когда кода для занятия нет, поправки умалчивают. Например, в ОКЗ нет уже привычных всем маркетологов, мерчандайзеров, пиарщиков. Ждем, что скажет ПФР, время пока есть.

Охрана труда: обязательные медосмотры по-новому

С 01.04.2021 вступает в силу новый перечень вредных факторов и работ, при которых проводятся обязательные медосмотры, а также порядок их проведенияПриказы Минздрава № 988н, Минтруда № 1420н от 31.12.2020; Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н.

Так, в новом перечне факторов нет оговорки о том, что отправлять на медосмотр надо только при превышении предельно допустимого уровня электромагнитного поля широкополосного спектра частот (5 Гц — 2 кГц, 2 кГц — 400 кГц). Напомню, что подобная ситуация уже была, в связи с чем было немало вопросов: надо ли организовывать медосмотры для работников, которые проводят за компьютером более 50% времени? Роструд тогда разъяснял, что можно обойтись без медосмотров, если по результатам спецоценки условия труда признаны допустимыми и оптимальнымиПисьмо Роструда от 28.02.2017 № ТЗ/942-03-3.

Чтобы больше не было споров, в старый перечень внесли оговорку. Но в новом ее опять нет. Мне кажется, коллеги, что нормы настолько идентичны предыдущим, что можно основываться на прежних разъяснениях Роструда. Однако если вы опасаетесь претензий, то до появления новых писем позаботьтесь о медосмотрах для всех сотрудников, которые много времени проводят за компьютером.

Среди наиболее значимых изменений в порядке проведения медосмотров надо отметить, что поправили отношение к предыдущим осмотрам. Так, сейчас их учитывать не обязательно. С 01.04.2021, наоборот, надо учесть результаты осмотра, если с его проведения прошло не более года, а показаний для повторных обследований нет. То есть, если утрировать, можно сказать о том, что медосмотры работники будут проходить примерно раз в 2 года.

Также учесть можно результаты первого этапа диспансеризации и ежегодного профосмотра взрослого населения за счет ОМС. Напомню, такую диспансеризацию можно проходить раз в 3 года.

Наконец, еще одно изменение коснулось лиц, проводящих медосмотры. Теперь мобильные бригады врачей вправе будут проводить периодические осмотры. Правда, только при условии, что до того работники прошли диагностическое исследование в медорганизации.

Охрана труда: новые СанПиН и перечень запретных профессий для женщин

С 2021 г. действуют новые Санитарные правила труда, которые заменили множество других профильных норм и правил. По сути, это и есть главная особенность новых СП: теперь не надо просматривать разные документы, чтобы сверить нормы и разобраться, не получится ли так, что у вас соблюдены одни, но нарушены другие.

Изменения же тут несущественные. Так, ранее было установлено требование о наличии паспорта рабочего места для работников-женщин, теперь его нет. Паспорта рабочих мест вообще ушли в прошлое, последним держался женский.

В остальном же в новые правила перекочевали старые нормы, объединяя между собой разные ситуации. Например, норма о площади рабочего места за компьютером — не менее 4,5 кв. м. Только теперь эта норма распространена на любое рабочее место, вне зависимости от вида работы, за немногими исключениямип. 5.2 СП 2.2.3670-20.

С 01.01.2021 вступил в силу также Перечень работ и профессий, запретных для женщин. Причем перечень сильно укрупнен: в прежнем было 456 профессий, в новом — только 100, но более общих. Причем если трудовой договор на «запрещенную» работу с женщиной заключен до 01.01.2021, расторгать его не надоПисьмо Минтруда от 24.12.2020 № 15-0/10/В-12603.

И не забудьте о правилах применениях этого перечня. Ограничения придется учитывать, если проведена спецоценка и по ее итогам выявлены вредные или опасные условия труда на рабочем месте. Однако в некоторых отраслях, например для подземных работ, спецоценка не нужна, привлечение туда женщин недопустимо в любом случае.

Охрана труда: внеплановая проверка знаний

Сфера охраны труда с нового года пополнилась множеством документов. С 01.01.2021 вступили в силу новые правила по охране труда в разных отраслях (например, на автотранспорте, при погрузочно-разгрузочных работах.

В связи с этим вышли разъяснения, что работодателю надо устроитьПисьма Минтруда от 14.01.2021 № 15-2/10/В-167; Роструда от 20.01.2021 № 87-ТЗ:

— внеплановый инструктаж по охране труда;

— последующую внеплановую проверку знаний охраны труда.

Если работник проверку не пройдет, его надо отстранить от работы, в противном случае организацию могут оштрафовать минимум на 110 000 руб., максимум на 130 000 руб.ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ

Сроков, в течение которых все надо провести, нет, так что непонятно, когда можно считать, что организация не выполнила свои обязанности. Роструд только оговорился, что сделать это все надо в разумные сроки.

Поэтому, если у вас изменились правила охраны труда, издайте приказ, в котором установите сроки, в течение которых работники должны пройти инструктаж по охране труда и аттестацию по ним. При этом, если провести это быстро нельзя, ссылайтесь на объем изменений, произошедших в правилах охраны труда в вашей отрасли.

Если же изменения в вашем случае незначительны, то, напротив, проведите поскорее проверку, подтвердив, что работники в курсе всех изменений.

Подробный отчет о кадровых мероприятиях продлили до конца марта

Напомню, что почти весь 2020 г. о сокращении численности или штата, ликвидации организации (ИП) и ряде других кадровых изменений надо было сообщить через портал «Работа в России». Срок — не позднее следующего рабочего дня после соответствующих изменений.

Почти под бой курантов Правительство РФ перенесло срок отмены этого правила на 31.03.2021. Перечень информации, которую нужно внести в форму на портале «Работа в России», такойПостановление Правительства от 31.12.2020 № 2401; приложение № 1 к Приказу Минтруда 30.12.2014 № 1207.

1. Форма собственности.

2. Вид экономической деятельности.

3. Среднесписочная численность работников (без совместителей), в том числе иностранных работников.

4. Численность работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю по инициативе работодателя, в том числе иностранных работников, из них в связи с введением санкций.

5. Численность работников, находящихся в простое по вине работодателя.

6. Численность работников, находящихся в отпуске без сохранения заработной платы.

7. Причины принятия решения об увольнении работников.

8. Численность работников, уволенных из-за санкций с начала текущего года, в том числе иностранных работников, из них работников предпенсионного возраста.

9. Численность работников, предполагаемых к увольнению, в том числе предпенсионного возраста.

10. Размер задолженности по заработной плате.

11. Численность работников, находящихся на временной удаленной работе в связи с введением ограничительных мероприятий (карантина).

12. Численность работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, находящихся в простое или отпуске без сохранения зарплаты в связи с введением ограничительных мероприятий (карантина).

13. Причины введения режимов неполной занятости в связи с введением ограничительных мероприятий (карантина).

14. Численность работников, уволенных с начала текущего года в связи с наступлением чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений.

15. Численность работников, предполагаемых к увольнению в связи с наступлением чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений.

Предельная доля численности иностранцев на 2021 г.

Ежегодно для отдельных видов деятельности Правительство РФ устанавливает максимальную долю численности иностранцев в общем количестве работников. На эти правила не повлияла и пандемия, поэтому ограничения утвердили и на 2021 г.

Главное отличие от предыдущих норм — введены нескольких новых видов деятельности. В частности, доли теперь есть для лесоводства и лесозаготовок, торговли древесным сырьем, обработки древесины и производства из нее изделий, а также управления недвижимостью и ее обслуживания.

Остальные доли почти не изменились, только в области транспорта 26% снизили до 24%. Так что основные отличия остаются только в региональных особенностях их примененияПостановления Правительства от 14.11.2018 № 1365, от 12.11.2020 № 1823.

* В Москве, Бурятии и Амурской области в 2021 г. ограничение не действует. Правило перенесено с прошлого года.

Если иностранных работников в организации было больше, чем разрешено на 2021 г., до 1 января всех «лишних» надо было уволить по п. 9 ч. 1 ст. 327.6 ТК. Иначе работодателя могут оштрафовать на 800 000—1 000 000 руб. Самих «лишних» мигрантов оштрафуют на 2000—5000 руб. и, возможно, вышлют из страныч. 1, 2 ст. 18.17 КоАП РФ; Решение Мосгорсуда от 06.03.2019 № 7-853/2019.

Иностранцы: новые формы уведомлений

Прошлый год ознаменовался изменением большинства «иностранных» форм.

Так, в июле 2020 г. утвердили новые формы по приему и увольнению иностранцев, которые начали действовать с 01.01.2021. Но сразу скажу, что изменения в этих формах настолько незначительные, что останавливаться мы на них не будем. Поэтому просто напомню, что уведомления о приеме или увольнении всех иностранцев, кроме граждан Беларуси, надо подать не позднее 3 рабочих днейПриказ МВД от 30.07.2020 № 536.

Если отправить бумагу другой формы, это закончится штрафом 400 000—800 000 руб. А в Москве и области, Санкт-Петербурге и Ленобласти — до 1 000 000 руб. Причем за каждого иностранцач. 3, 4 ст. 18.15 КоАП РФ; примечание 2 к ст. 18.15 КоАП РФ; Постановления ВС от 20.12.2019 № 44-АД19-48, № 44-АД19-50.

Здесь я традиционно предупрежу, что постановку работодателем иностранца на миграционный учет не следует путать с уведомлением о найме либо увольнении мигранта. Первое обязательно далеко не всегда, а вот второе, напротив, почти всегда. Не сообщать можно только о гражданах Белоруссиип. 8 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ; Постановление ВС от 07.06.2018 № 83-АД18-6.

В постановке на учет изменения тоже произошли, в конце 2020 г. МВД приняло новый Административный регламент по миграционному учету и целую пачку соответствующих форм. В том числе образец Уведомления о прибытии иностранца.

Напомню, эту форму надо подать не позднее 7 рабочих дней со дня прибытия. Но сделать это надо лишь в том случае, если обеспечиваете иностранца жильем.

Однако новый регламент действует с 23.02.2021, так что до этой даты надо было ставить на учет мигранта по старой форме.

Среди изменений отмечу, что в новой форме теперь надо выбирать место пребывания иностранца: жилое помещение, иное помещение, организация. Кроме того, надо будет указать фактическое место нахождения иностранца.

Но не забудьте также, что иностранец с РВП может работать только на территории определенного субъекта РФ. Если вы проигнорируете это правило и примете на работу иностранца с разрешением на временное проживание в другом субъекте, организацию оштрафуют от 250 000 руб. до 1 000 000 руб.ст. 18.15 КоАП РФ

Также обращу ваше внимание, что в регламенте подробно прописали правила подачи уведомления электронно через единый портал госуслуг.