Учет премий и повышения зарплаты в расчете среднего заработка

Классификация премий для целей расчета

После того как определились, какие виды выплат будут включены в расчет среднего заработка, необходимо определить их сумму. Если с окладом все достаточно просто — всю начисленную сумму включаем в базу выплат, то с премиями разговор особый ввиду их разнообразия. Для целей расчета среднего заработка учет премий будет зависеть от ее характера, поэтому все премии нужно распределить так:

— премии за какой-то период работы — ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые и т. д., назовем их «регулярные»;

— премии по итогам работы за год;

— разовые премии без привязки к периоду, например за достижение определенных результатов, окончание проекта, успешное завершение проверки и т. п.

Премии к праздникам, юбилеям и прочие «нетрудовые» поощрения работников в расчете учитывать не будем.

Разовые и периодические премии, начисленные в расчетном периоде, а также премии за год

На первом этапе нужно отобрать регулярные и разовые премии, которые начислены в расчетном периоде. Обратите внимание: речь именно о начислении, а не выплате.

Разовые премии, начисленные работнику без привязки к какому-то периоду, берем в полной сумме.

Ежемесячные премии включайте в расчет так: за один и тот же показатель только одна премия за каждый месяц. То есть при полном 12-ме­сячном расчетном периоде в расчет пойдет не более 12 таких месячных премий. Если же работнику в расчетном периоде за каждый месяц начислялось по две премии, но каждая — за свой показатель, то в расчете будут участвовать уже 24 ежемесячные премии — по 12 за каждый из двух показателейпп. 4, 15 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

По квартальным и полугодовым премиям действует то же правило, что и по ежемесячным. Суммарный период, за который начисляются премии, не может превышать 12 календарных месяцев, что соответствует 12-ме­сячному расчетному периоду. Поэтому в расчет можно брать четыре квартальные премии и две полугодовые.

Но опять же, не забываем, что премий может быть и больше, если они начислены за разные показатели. Так, например, если ежеквартально выплачиваются две премии за разные показатели работы, то при расчете среднего заработка будет учитываться не более четырех за первый показатель и не более четырех за второй.

С годовыми премиями разговор особый. Они могут по-разному называться — годовое вознаграждение, за выслугу лет, ежегодный бонус, 13-я зарплата. Общее в них то, что работника премируют за годовые показатели работы. И здесь действуют особые правила.

Берем одну годовую премию за год, предшествующий началу отпуска, и неважно, когда эта выплата начислена. То есть для отпуска, который начинается в 2021 г., можно включать в расчет премию, начисленную по результатам 2020 г. Дата начисления может быть как внутри расчетного периода, так и после него и даже после отпуска.

А вот премию за 2019 г., даже начисленную в 2020 г. или в 2021 г. в пределах расчетного периода, при расчете отпускных 2021 г. не учитываютПисьмо Роструда от 13.02.2007 № 317-6-1.

Корректировка премий с учетом отработанного времени

Итак, предположим, у нас 12 месячных премий, четыре квартальные, одна годовая и сколько угодно разовых. Все они входят в систему оплаты труда.

Следующий шаг — корректировка премиальных сумм, если в расчетном периоде есть исключаемые периоды, а они, как правило, в 99% случаев есть. Любой работник хоть раз за 12 месяцев побывает в командировке, на больничном или в отпуске.

Наша задача состоит в том, чтобы суммы премий, начисленных в расчетном периоде, соответствовали бы времени, отработанному в этом периоде. Так что квартальные и полугодовые премии мы корректируем по такому алгоритму.

Условие 1. Проверяем, учитывает ли премия реально отработанное человеком время в «премиальном периоде», то есть в квартале, полугодии, за который она начислена. Например, если квартальная премия установлена в процентах от оклада, она априори учитывает отработанное время, поскольку следует «судьбе» оклада.

Условие 2. Проверяем, не выходит ли период, за который начислена премия, за границы расчетного периодаПисьмо Минздравсоцразвития от 26.06.2008 № 2337-17.

Если оба условия выполняются, то премию включаем в расчет без пересчета. Если хотя бы одно условие не соблюдено, то премия подлежит корректировке. Ее пересчитывают пропорционально времени, отработанному в расчетном периодеп. 15 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

А именно: сумму премии делим на количество рабочих дней в расчетном периоде по производственному календарю и умножаем на количество дней, отработанных в этом же периоде согласно графику.

В тех редких случаях, когда расчетный период отработан полностью, премии включаем в расчет среднего заработка без пересчета, как бы они ни начислялись.

Премия без учета отработанного времени и за период, выходящий за рамки расчетного: странный подход Минтруда

Картина с премиями в расчете отпускных будет неполной без Письма Минтруда № 14-1/В-847. Там прослеживается альтернативная версия подсчета в ситуации, когда не выполняются оба условия, о которых мы недавно поговорили: премия не учитывает реальную отработку, да еще и «премиальный» период выходит за рамки расчетного.

Так вот, чиновники предлагают корректировать эту премию пропорционально времени, отработанному в месяцах «премиального» периода, которые, в свою очередь, попали в расчетный период.

Но такой подход не следует из Положения о среднем заработке. Если премия начислена без учета фактически отработанного времени, то пересчет делают, цитирую, «пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде», то есть в 12 месяцах, предшествующих отпускуп. 15 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Единственная норма, которая требует корректировать премию пропорционально месяцам, входящим в расчетный период, нужна для ситуации, когда количество месяцев расчетного периода меньше периода премирования. Например, человек проработал в организации полгода, а получил премию за год как все, 100% оклада. Налицо несоответствие продолжительности расчетного периода и продолжительности «премиального» периода. Это совсем другое дело.

Кроме того, подход Минтруда просто-напросто ущемляет права работников.

Простой пример: расчетный период начинается с июля 2020 г., то есть с III квартала 2020 г., и заканчивается в июне 2021 г. В июле 2020 г. человеку начислена премия за II квартал того же года без учета отработанного времени.

Если следовать Письму Минтруда, эта премия полностью выпадает из расчета, поскольку расчетный и «премиальный» период вообще не пересекаются. Таким образом, в расчет пойдут только три квартальные премии — за III, IV квартал 2020 г. и за I квартал 2021 г.

Справедливо это? Нет, несправедливо. Ведь если читать Положение о среднем заработке буквально, премия за II квартал 2020 г. должна участвовать в исчислении отпускных, но пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. И поскольку этот вариант более выгоден для работника, я бы ориентировался на него.

Повышение зарплаты: что это и когда повлияет на отпускные

При повышении окладов или часовых ставок в целом по организации или в ее отдельном структурном подразделении средний заработок работника нужно индексировать. Причем речь идет именно о повышении окладов и ставок. Если в компании повысились премии, доплаты, надбавки, одни выплаты упразднили, другие ввели, но при этом все это никак не затронуло основную часть зарплаты — оклад либо ставку, такое повышение на отпускные никак не влияетп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Во внимание следует принять повышение, которое произошло не ранее первого месяца расчетного периода и не позже последнего дня отпуска. Все изменения оплаты труда за пределами этих временных рамок игнорируем.

Внутри обозначенного периода ставки и оклады могут повышаться несколько раз, поэтому на момент расчета отпускных будем ориентироваться на последнее повышение. При этом коэффициент пересчета исчисляем как соотношение оклада в месяце последнего повышения к окладу в каждом из месяцев расчетного периода.

Вместе с повышением оклада изменения могут затронуть и другие выплаты — премии, надбавки, доплаты. И необязательно в сторону увеличения. Это может быть и ввод одних доплат, отмена других, понижение или объединение. Каков бы ни был характер изменений, нужно считать сводный коэффициент пересчета.

Как правило, в расчет берут выплаты, которые выплачиваются ежемесячно. Выплаты за иной период в сводный коэффициент не включают. Коэффициент пересчета будет равен новому окладу в сумме с новыми ежемесячными доплатами, премиями, надбавками к старому окладу вкупе со старыми ежемесячными доплатами, премиями.

Когда повышается только оклад, то ясно, что коэффициент индексации будет выше единицы. Если же мы считаем сводный коэффициент, то уже не все так очевидно. Повышение оклада может быть компенсировано снижением, а то и вовсе отменой доплат и премий. В результате общий размер выплат может даже снизиться. Если сводный коэффициент получается меньше единицы, то индексировать выплаты в сторону понижения не нужно.

К каким выплатам применять коэффициент повышения и как это сделать

Коэффициент применяем к выплатам, начисленным до повышения зарплат и включенным в расчет среднего заработка. Но не ко всем, а только к тарифным ставкам, окладам и выплатам, которые установлены в фиксированном размере, в процентах к тарифным ставкам или окладам либо кратны им.

Размер надбавок, доплат, премий должен быть именно фиксированным, а не плавающим. Так, например, не подлежит индексации надбавка в размере от 10 до 20% от оклада. Или премия в размере от 0,15 до 0,25 окладаПисьмо Минтруда от 18.08.2015 № 14-1/В-623.

Кроме того, в список индексируемых выплат не попадают и доплаты, надбавки, премии и другие вознаграждения, установленные в твердой сумме в рублях. Это и логично, ведь размер таких выплат не зависит от повышения окладов в организации. Если выплата рассчитывается не от оклада, то ее тоже не индексируют. Например, процент от выручки, прибыли или от плана продаж — это неиндексируемые выплаты.

Если повышение зарплат случилось в расчетном периоде, то сумму выплат для среднедневного заработка исчисляем так. Индексируемые выплаты увеличиваем на коэффициент, а неиндексируемые просто прибавляем в фактическом размере.

Если зарплату повысили в месяце ухода работника в отпуск, но до начала отпуска, то алгоритм тот же самый, только индексировать нужно выплаты каждого месяца расчетного периода. В ситуации, когда повышение было и в расчетном периоде, и в месяце ухода в отпуск, коэффициент пересчета считаем от последнего повышения.

Индексация отпускных, а не выплат, входящих в их расчет, — так можно?

Есть мнение, что читать Положение о среднем заработке следует буквально. Там сказано, что индексируется средний заработок, а не выплаты расчетного периода. То есть умножаем коэффициент на отпускные и вся недолгап. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Но такой вариант совпадет математически с «классическим» способом, лишь когда у работника в расчетном периоде есть только индексируемые выплаты. В этом случае и впрямь не важно, что умножать на коэффициент: сразу отпускные или выплаты, входящие в их подсчет.

Если же среди выплат есть как индексируемые, так и неиндексируемые, то, применив коэффициент напрямую к отпускным, вы повысите и первые, и вторые. А последнее уже не соответствует Положению о среднем заработке. Поэтому я советую пересчитывать среднедневной заработок умножением коэффициента только на индексируемые выплаты.

Поздние пересчеты: повышение оклада в период отпуска

Казалось бы, выплатив отпускные работнику, бухгалтер может расслабиться, но все же некоторые события заставляют снова вернуться к расчетам. И не всегда причина такого пересчета — ошибка в учете.

Так, например, если в вашей организации повысили оклады, то нужно проверить, кто на дату повышения находится в отпуске. Этим людям придется пересчитать отпускные и доплатить, несмотря на то что они уже отдыхают и получили деньги сполнап. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Рассказываю, что нужно сделать. Точно так же считаем коэффициент индексации и применяем его к сумме выплат, о которых я уже говорил, — к окладу или тарифной ставке. А еще к другим выплатам, которые завязаны на оклад и установлены в фиксированном размере в процентах или кратности к окладу.

Дальше считаем новый среднедневной заработок, естественно, он будет больше. Новую сумму отпускных исчисляем так:

— за дни до повышения зарплаты отпускные оставляем прежними;

— за дни отпуска, которые пришлись на время после повышения зарплаты, считаем выплату исходя из нового среднедневного заработка.

Складываем результаты и вычитаем сумму отпускных, выданную накануне отпуска. Положительную разницу доплачиваем работнику.

И еще раз обращаю ваше внимание, умножение на коэффициент индексации среднедневного заработка без выделения индексируемых и неиндексируемых величин может привести к ошибке.

Если у работника есть неиндексируемые выплаты, то простым умножением на коэффициент мы проиндексируем все на свете — это будет неправильно. Поэтому нужно заново посчитать среднедневной заработок, применив коэффициент только к индексируемым выплатам.

Поздние пересчеты: работнику начислена годовая премия

Второй случай, когда придется пересчитать уже выплаченные отпускные, — начисление годовой премии. Напомню, что для расчета отпускных учитывается годовая премия за год, предшествующий году началу отпуска, причем независимо от времени ее начисленияп. 15 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Другими словами, когда вы в середине 2021 г. начисляете премию сотрудникам за 2020 г., то вы пересчитываете отпускные тем, у кого отдых начался в период с января 2021 г. и до конца месяца, в котором такая премия начислена.

Тем, кто идет в отпуск со следующего месяца, ничего пересчитывать не придется, так как сумма премии уже будет известна и автоматически попадет в общую сумму выплат расчетного периода.

Если же премию за 2020 г. вы начислите в 2022 г., то придется пересчитать отпускные всем, кто отдыхал в 2021 г.Письмо Минздравсоцразвития от 05.03.2008 № 535-17

И в любом случае доплатить отпускные придется даже работникам, которые ко дню начисления годовой премии уже уволились.

Поздние пересчеты: работник уходит в отпуск с 1-го числа месяца

Что же не так с отпуском, который начинается с 1-го числа месяца? Все дело в том, что выплатить отпускные работодатель должен за 3 календарных дня до начала отдыха. Например, если работник идет в отпуск с 01.07.2021, то отпускные он должен получить не позднее 25.06.2021, то есть еще до окончания расчетного периода. При этом июнь, который входит в расчетный период, еще не отработан до конца, зарплата за этот месяц пока не начислена. Но учесть его как-то надо. Вариантов два.

Вариант 1. Вы берете полную зарплату работника за июнь, как будто он этот месяц уже отработал.

По теории вероятности он, конечно, может заболеть в эти дни или даже прогулять. Но мы закрываем на это глаза. Если, кроме стандартной повременной оплаты у работника в расчетном листке за июнь ничего не будет, то и доплачивать ничего не придется. Но если в оставшиеся дни июня человека привлекут к работе в выходные или сверхурочно, отпускные придется пересчитать и доплатить.

Вариант 2. Вы исчисляете отпускные исходя из не полностью отработанного месяца расчетного периода. То есть переводите отработанные дни в календарные по уже известной формуле.

Это может повлиять и на суммы учитываемых в расчете премий, причем в сторону уменьшения. Так что и при варианте 2 добиться точной суммы отпускных без последующих пересчетов сложно.