Отпуск не по плану

Когда возможны перенос или продление отпуска

Как мы уже обсуждали, одного графика отпусков недостаточно, чтобы работник вовремя отправился в отпуск. Человека надо уведомить о начале отпуска за 2 недели до планируемой даты. А кроме того, работодатель должен перечислить работнику отпускные не позже чем за 3 календарных дня до начала отпускаПисьмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1.

Если что-то пойдет не так и работник вовремя не будет предупрежден о начале отпуска или не получит отпускные в положенное время, то у него появится право отменить предстоящий отпуск и перенести его на другое время. На какое — стороны трудового договора решат вместе.

Допустим, работника вы уведомили, отпускные рассчитали, отправили работника на отдых — ну, теперь-то можно вздохнуть спокойно. Увы, жизнь порой вносит коррективы в наши планы, и отпуск все равно приходится продлевать или переносить.

Законодатель позаботился о том, чтобы работник мог отдохнуть полноценно, чтобы ему ничего не мешало. Поэтому в некоторых случаях работник, отпуск которого пошел не по плану, получает отдых в другое время.

Самая частая причина — болезнь. Если работник травмировался или захворал во время отпуска, то о полноценном отдыхе речь, конечно, не идет. Причем важно, болел работник сам или ухаживал за больным членом семьи. Во втором случае отпуск не продлевается и не переносится. Также невозможны продление или перенос при болезни работника в отпуске с последующим увольнениемПисьма Минтруда от 26.10.2018 № 14-2/ООГ-8536; Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 (п. 1).

В остальных ситуациях сотрудник, заболевший в отпуске, вправе выбрать один из трех вариантов, как поступить с количеством дней отдыха, совпавших с количеством дней нетрудоспособности согласно больничномуПисьмо Роструда от 07.12.2020 № ПГ/56467-6-1:

1) продлить отдых на это количество дней;

2) перенести остаток неиспользованного отпуска на другое удобное время в пределах рабочего года;

3) прибавить эти дни к отпуску следующего года при оформлении графика отпусков.

Аналогично нужно действовать, если в отпуске работник исполнял государственные или общественные обязанности, например был свидетелем в суде или находился на военных сборах. Но дальше будем говорить только о болезни, подразумевая и эти ситуации тожест. 124 ТК РФ.

Как оформить продление или перенос отпуска

Чтобы продлить отпуск, работнику даже не требуется заявлять об этом, достаточно просто сообщить о выданном листке нетрудоспособности. Если сотрудник ничего не предпринимает для переноса отпуска, то по умолчанию работодатель должен беспрекословно продлить отдых человека.

Дата окончания отпуска сдвинется на количество дней нетрудоспособности. Бухгалтеру даже не придется делать перерасчет отпуска, так как расчетный период для исчисления отпускных не поменяется. Это справедливо и в тех случаях, когда перенесенный отпуск попал на следующий месяц.

Желательно оформить приказ о продлении отпуска, но и он необязателен, листка нетрудоспособности будет вполне достаточно.

Если же человек не знал, что отпуск продлевается из-за больничного, и вышел на работу, пусть даже на 1 день, предложите сотруднику написать заявление на перенос отдыха и указать даты нового отпуска.

Чтобы заявление пошло в работу, нужно издать приказ о переносе отпуска, внести изменения в график отпусков и в личную карточку работника.

Генеральному директору ООО «Альфа»
Иванову И.И.
от бухгалтера Петровой Е.П.

Заявление

Прошу перенести 7 дней ежегодного отпуска, совпавших с периодом болезни, на другой период — с 07.09.2021 по 13.09.2021.

Приложение: листок нетрудоспособности от 13.07.2021 № 000334265789.

Бухгалтер

Е.П. Петрова

29.07.2021

ООО «Альфа»

ПРИКАЗ № 38
о переносе отпуска

29.07.2021

1. Перенести часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска бухгалтера Петровой Е.П. продолжительностью 7 календарных дней, которые совпали с временной нетрудоспособностью, на период с 07.09.2021 по 13.09.2021.

2. Начальнику отдела кадров Фролову Н.С. внести изменения в график отпусков на 2021 г.

Основание: заявление о переносе отпуска Петровой Е.П. от 29.07.2021

Генеральный директор

И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров

Н.С. Фролов

29.07.2021

Главный бухгалтер

Е.А. Никанорова

29.07.2021

Бухгалтер

Е.П. Петрова

29.07.2021

Отпускные в этом случае пересчитывают, поскольку работник отгулял меньше дней. Излишне выплаченные отпускные за неотгулянные дни, как правило, засчитывают в счет выплаты заработной платы по соглашению с работником.

Кстати, трюк для бухгалтера — если работник перенес оставшийся отпуск на дни того же месяца, в котором заболел в отпуске, то отпускные можно не пересчитывать, так как расчетный период и количество дней отдыха не изменятся. Получается, что работник в одном месяце два раза сходит в отпуск, но отпускные получит одной суммой, накануне первого отпуска.

Если работник заболел до начала отпуска, то отпуск нужно перенести на новый срок, который работодатель и работник определяют по взаимному согласию. Порядок оформления в этом случае аналогичен порядку переноса отпуска, который мы уже рассмотрелип. 18 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

Отзыв из отпуска по производственной необходимости

В исключительных случаях работника из отпуска можно отозвать. К таким обстоятельствам относятся, например, крайняя производственная необходимость, аварии, стихийные бедствия. Но как бы сильно ни хотелось работодателю, прервать отпуск можно, только если работник согласен. Если же он откажется и продолжит отдых, прогулом это не будетст. 125 ТК РФ.

Но есть категории людей, которых даже с их согласия нельзя вызывать из отпуска: это несовершеннолетние работники, беременные женщины и работники, занятые во вредных условиях труда. Причем последние не могут прервать как основной отпуск, так и дополнительный.

Кроме того, необходимо учитывать, что отзыв работника из отпуска делит отдых на части. А трудовое законодательство требует, чтобы хотя бы раз за рабочий год работник отдохнул без перерыва 14 календарных дней. Этот нюанс тоже нельзя забыватьПисьмо Минтруда от 03.10.2019 № 14-2/ООГ-7286.

Теперь по шагам, что нужно сделать. Сначала получите предварительное согласие работника, можно по телефону или через мессенджер, а потом издайте приказ об отзыве из отпуска. В приказ можно вставить фразу о том, что человек согласен с отзывом.

Если работник уже знает, когда будет догуливать дни, то можно сразу это обозначить в приказе. В любом случае у сотрудника есть право догулять свой отпуск в удобное для него время до конца рабочего года или перенести на следующий рабочий год. Согласие можно оформить и в виде отдельного документа.

С первого дня выхода работник получает заработную плату. Отпускные, конечно, придется пересчитать. В учете нужно сторнировать суммы, соответствующие неотгулянным дням. В дальнейшем эти деньги можно будет зачесть в счет выплаты заработной платы.

ООО «Альфа»

ПРИКАЗ № 67
об отзыве из отпуска

03.12.2021

1. В связи с аварией в цехе № 1 и необходимостью срочной наладки вышедшего из строя оборудования с 06.12.2021 отозвать из ежегодного основного оплачиваемого отпуска инженера Смирнова С.С.

2. Начальнику отдела кадров Фролову Н.С. внести соответствующие изменения в график отпусков ООО «Альфа» на 2021 г.

Основание: служебная записка начальника цеха от 03.12.2021 № 1.

Генеральный директор

И.И. Иванов

Я, Смирнов Сергей Сергеевич, согласен на отзыв из отпуска и выход на работу 06.12.2021.

Инженер

С.С. Смирнов

03.12.2021

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров

Н.С. Фролов

03.12.2021

Главный бухгалтер

Е.А. Никанорова

03.12.2021

Замена отпуска денежной компенсацией без увольнения

В общем случае без увольнения денежную компенсацию можно получить, если положенный человеку ежегодный основной отпуск превышает 28 календарных дней. Например, если работник — инвалид, то он имеет право на удлиненный основной отпуск — 30 календарных дней. Вот как раз 2 дня можно заменить денежной компенсациейст. 126 ТК РФ.

Дополнительный отпуск можно заменить деньгами, только если его предоставление не связано с работой во вредных условиях, например, это может быть отпуск за ненормированный рабочий день или «северный» отпуск. Часть отпуска «за вредность» свыше 7 календарных дней можно заменить компенсацией при условии получения письменного согласия работника и если такая возможность предусмотрена коллективным договором и отраслевым соглашениемПисьмо Минтруда от 27.06.2017 № 14-2/ООГ-5299.

Если же сотруднику положен обычный 28-днев­ный отпуск, то получить вместо него компенсацию не получится, даже когда отпуск он перенес с прошлого года и в целом в текущем году у него запланировано более 28 календарных дней отдыха.

Особая категория сотрудников — несовершеннолетние работники и беременные женщины. Для них действует запрет на замену компенсацией как основного отпуска, так и дополнительного. Исключение — выплата компенсации при увольнении.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: подсчет дней

При увольнении право на отпуск не сгорает, любой работник может получить денежную компенсацию за не использованный за время работы отдых, даже если он не был в отпуске 10 летПисьмо Минтруда от 25.01.2021 № 14-2/ООГ-521.

Компенсацию считаем в два этапа. Сначала нужно определить, сколько неиспользованных дней отпуска осталось у работника. Смотрим, сколько полных месяцев работы есть у работника.

Например, человек увольняется 15.04.2021, а трудоустроился 12.12.2019. Первый его рабочий год закончился 11.12.2020, это 12 месяцев. А дальше считаем месяцы второго рабочего года: 11.01.2021 — 1 месяц, 11.02.2021 — 2 месяца, 11.03.2021 — 3 месяца, 11.04.2021 — 4 месяца.

Остаток 4 дня с 12.04 по 15.04 отбрасываем, поскольку это меньше половины месяца. Было бы больше половины, округлили бы до полного месяца. Таким образом, у работника 16 полных месяцев отпускного стажа. Осталось подставить данные в формулуп. 28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169:

Думаю, вы заметили, что данные для расчета к формуле берем за весь период работы, чтобы ни один день отпуска не потерялся. Количество дней неиспользованного отпуска лучше не округлять, а если и округлять, то только в большую сторонуПисьмо Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717.

И еще одно правило. Работнику, трудившемуся 11 месяцев, положена компенсация за неиспользованный отпуск как за полный рабочий год, даже если 11 месяцев получилось в результате округления. Если часть дней отпуска уже использована, вычтите их.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении: подсчет суммы

Расчетный период для компенсации за неиспользованный отпуск — 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Но если работник увольняется в последний день месяца, то этот месяц в расчетный период войдетПисьмо Роструда от 22.07.2010 № 2184-6-1.

Есть нюанс при увольнении из отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком. Первый включается в отпускной стаж, но относится к исключаемым периодам. Второй не дает стаж и тоже относится к исключаемым периодам, а потому расчетный период будет сдвигаться. В остальном компенсацию считаем так же, как и отпускные:

Отпуск авансом и увольнение

Может получиться и так, что к моменту увольнения человек отгулял отпуск за рабочий год авансом. Это становится ясно, когда при вычислении количества дней неиспользованного отпуска вы получаете отрицательный результат.

То есть продолжительность заработанного отпуска меньше количества дней использованного. В таком случае ни о какой компенсации, конечно, речи быть не может. Работник оказался в долгу перед вами.

Согласно ТК РФ работодателю в таком случае дано право удержать из выплат работнику сумму отпускных, которую он получил «незаслуженно». Но здесь надо помнить, что размер удержаний из заработной платы ограничен — не более 20%. Если неотработанные отпускные больше этой суммы, то удержать их целиком не получитсястатьи 137, 138 ТК РФ.

Как разъясняет Минтруд со ссылкой на позицию ВС, взыскать эти суммы с работника невозможно даже через суд. Остается попробовать договориться с человеком о добровольном возмещении «лишних» отпускных. Если и этот вариант не сработает, то получить деньги уже никак не получитсяПисьмо Минтруда от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784.

Отпуск с последующим увольнением

В качестве альтернативы денежной компенсации можно рассматривать предоставление отпуска с последующим увольнением по письменному заявлению работника. Правда, при увольнении за виновные действия это невозможно.

Последним днем работы будет последний же день отпуска. Причем если человек работал по срочному трудовому договору, то период отпуска может выходить за время действия договораст. 127 ТК РФ.

Перечислить отпускные нужно за 3 календарных дня до начала отпуска, а окончательно рассчитаться с работником и выдать все полагающиеся уволенному документы — в последний день перед отпускомПисьмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Вот какие особенности нужно учесть. Для начала, предоставить такой отпуск — право работодателя, а не обязанность. Вы можете просто не согласиться. Отпускные, конечно, ничем не отличаются от компенсации за отпуск, но если в ЛНА прописано, что к отпуску каждый работник получает матпомощь или премию, то работодателю вряд ли эта идея с отпуском будет по душе. Скорее всего, сотрудник получит отказ.

Но бывает и так, что даты «увольнительного» отпуска совпадают с графиком. Сами понимаете, тогда работодатель обязан предоставить такой отдых, ведь график — обязательный для исполнения документ как для работодателя, так и для работника.

Место ушедшего в «увольнительный» отпуск работника становится вакантным с первого дня отдыха. Отсюда четыре важных следствияПисьмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1:

1) при расчете неиспользованных дней отпуска исходим из того, что сотрудник закончил работу до отпуска, никаких корректировок на время предстоящего отдыха не делаем. Все считаем так, будто работник уходит в отпуск по обычной схеме;

2) человек, ушедший в отпуск с последующим увольнением по собственному желанию, на отдыхе уже не вправе передумать и отозвать заявление;

3) «увольнительный» отпуск не продлевается и не переносится на время болезни;

4) отозвать из такого отпуска нельзя, даже если сотрудник согласен.