Отпускные в налоговом и бухгалтерском учете
Налог на прибыль: основной и дополнительный отпуска
Давайте сначала озвучим, что в принципе мы можем отнести на расходы по налогу на прибыль, а что — нет. Затем будем решать, как это сделать технически.
Оплату ежегодного отпуска учитывают в расходах на оплату труда. Но надо уточнить, что речь идет только об отпусках из ТК. А это отпускные за 28 календарных дней обычного отпуска, 31 календарный день отдыха несовершеннолетнего работника или 30 дней для работника-инвалида.
Продолжительность и основания предоставления этих отпусков прописаны в ТК и других законах, поэтому можно смело учитывать их для налога на прибыл
Что касается дополнительных отпусков, то точная продолжительность такого отдыха установлена для северян. А вот у отпуска за вредные условия труда и ненормированный рабочий день верхней границы нет, только минимальная продолжительность — 7 дней и 3 дня соответственно.
Это означает, что оплату «вредного» и «ненормированного» отпуска длительностью больше минимальной тоже можно учесть для налога на прибыль. Ведь в ТК сказано, что конкретную длительность отпуска работодатель устанавливает самостоятельн
Некоторые опасаются включать в расходы оплату «ненормированного» отпуска или компенсацию за него, если человек в течение рабочего года не привлекался к труду за пределами рабочего дня. Но все в порядке, как мы уже говорили, такой отпуск положен просто в силу записи в трудовом договоре. Значит, и оплату учитываем в расходах без оглядки на реальную работу в «ненормированных» условия
Работодатель может по своей инициативе предоставлять персоналу отпуска, которые не предусмотрены в ТК. Например, в ЛНА об отпусках установлено, что работницы с двумя детьми до 14 лет имеют право на удлиненный основной отпуск, например 30 календарных дней.
И эти лишние 2 дня — не часть основного оплачиваемого отпуска. В контексте налога на прибыль это дополнительный отпуск по доброй воле работодателя. Вы уже догадались, к чему я клоню? Да, учесть оплату такого отпуска нельзя. Вот за 28 дней, которые установлены ТК, — пожалуйста, а «свои» отпуска — увы и
Другая ситуация складывается, если работник присоединил к своему отпуску дополнительные выходные дни, например дни отдыха донора. Они тоже не будут считаться отпуском, но за это время за человеком будет сохраняться средний заработок в соответствии с ТК. Его можно учесть для налогообложения как расходы на оплату труд
Налог на прибыль: компенсация за неиспользованный отпуск и излишне выплаченные отпускные
Принципы налогового учета компенсации за неиспользованный отпуск схожи с принципами учета самих отпускных. В расходы включаем только компенсации, выплаченные в соответствии с ТК.
Напомню, что компенсировать деньгами отпуск можно при увольнении работника, а без увольнения — часть основного отпуска, превышающую 28 дней, северные отпуска и отпуск за ненормированный рабочий день. Компенсация отпуска «за вредность» свыше 7 дней тоже встречается, но реже.
Плюс помним о категорическом запрете на замену отпуска деньгами для несовершеннолетних работников и для беременных. Если вы все сделали по правилам, то проблем с признанием компенсации в расходах быть не должн
Проблемы могут появиться, когда человек, отгулявший отпуск авансом, прощается с вами, не отработав рабочий год полностью. В этом случае у него появляется задолженность. Если работодатель не может ее взыскать полностью или прощает, то у проверяющих могут возникнуть вопросы относительно обоснованности таких расходов.
НК запрещает учитывать одни и те же суммы дважды в расходах. Кроме того, не учитываются расходы по безвозмездным операциям, а прощение долга, по мнению Минфина, является разновидностью дарения. Следовательно, оплату неотработанных дней отпуска в расходах показать нельзя, а если вы уже сделали это, сумму придется включить во внереализационные доходы месяца увольнени
Налог на прибыль: компенсация расходов на проезд и материальная помощь к отпуску
Компенсации расходов на проезд по территории РФ к месту отпуска и на провоз багажа признают в расходах только организации, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним областя
Дополнительные условия — компенсация должна быть прописана в ЛНА и работники подтвердили расходы документально. Поэтому отнеситесь к этому вопросу с должным вниманием. Можно прописать в локальных актах обязанность работника отчитаться, если деньги на проезд он получает вперед, авансом. Либо выплачивать компенсацию только по предъявлении проездных документо
Обратите внимание, компенсация положена на проезд не только вашего работника, но и каждого неработающего члена его семьи, поэтому ее тоже можно включать в расходы, если такая выплата предусмотрена локальным актом компании.
Материальную помощь к отпуску включить в расходы нельзя. Это самый безопасный подход. Все-таки проверяющие прежде всего будут обращать внимание на название выплаты. Увидев «материальная помощь», они вряд ли оставят без внимания тот факт, что она учтена в расходах для налога на прибыль. Разбираться в сути выплаты ИФНС не с руки, хотя Минфин и не против учета матпомощи в расхода
Если выплата имеет поощрительной характер, то лучше ее переименовать, назвав, например, «премия к отпуску», и прописать в локальном акте условия ее получения.
Дата налогового учета отпускных
Теперь о том, в какой момент нужно признавать расходы на оплату отпуска. По общему правилу затраты на оплату труда учитывают датой начисления, но с отпуском ситуация особая. Минфин разъяснял, что отпускные придется распределить пропорционально дням месяцев, на которые пришелся отдых.
Если отпуск начался и закончился в одном отчетном периоде, от этого ни холодно, ни жарко. Но когда отпуск переходящий, скажем начался в июне, а завершился в июле, то распределение критически важн
С компенсациями за неиспользованный отпуск и расходов на проезд все проще — учитывайте датой начислени
Другой вариант учета отпусков — через резерв. Создавая резерв на оплату отпусков в налоговом учете, вы на конец каждого месяца учитываете в расходах отчисления в резерв. Размер отчислений — процентная доля от расходов на оплату труда вместе со страховыми взносами.
Сами отпускные и страховые взносы с них в расходы вы не включаете, а уменьшаете на их сумму накопившийся резерв. И даже если резерв закончился, учесть отпускные в расходах вы сможете только в конце года. А вот компенсации за неиспользованный отпуск вы списываете в расходы как обычно, без уменьшения резерв
Как перейти на налоговый резерв по оплате отпусков
Перейти на учет расходов с использованием резерва на отпуска можно с нового года. Резерв позволит вам избежать убытков от отпускных в летний сезон. Для этого напишите в учетной политике, что с начала года создаете резерв.
Кроме того, нужно будет определить процент отчислений исходя из предполагаемой суммы отпускных со взносами и предполагаемой суммы расходов на оплату труда, включая взносы. Например, можно взять данные за прошлый год и посчитать процент по такой формул
Кстати, если вы используете тарифы для МСП, то при расчете суммы предполагаемых страховых взносов на отпуска есть один нюанс. Все дело в том, что субъекты МСП применяют два тарифа страховых взносов: 30% для суммы выплат в месяц до МРОТ включительно и льготный тариф 15% для суммы, превышающей МРОТ. Нужно как-то распределить суммы взносов по разным тарифа
Минфин разъяснил, что в этом случае за каждый месяц года придется посчитать дополнительный коэффициент: как отношение суммы отпускных за месяц к общей сумме расходов на оплату труда за месяц. На этот коэффициент нужно умножить сумму предполагаемых взносов за месяц, и в итоге получим предполагаемую сумму взносов, которая относится к запланированным отпускным.
В Письме это не сказано, но логика диктует: в конце нужно сложить все результаты за каждый месяц, чтобы получить предполагаемую сумму отпускных за год со взносам
Расчет оформите в виде сметы. Сумму ежемесячных отчислений считайте как процент отчислений от расходов на оплату труда за месяц вместе со страховыми взносами. Проверьте, резерв не должен превышать предполагаемую сумму отпускных за год. Если резерв достиг предела, отчисления больше не делают.
На 31 декабря доведите сумму резерва до величины, соответствующей сумме отпускных, заработанных персоналом на 31 декабря, и увеличьте ее на взносы, которые соответствуют этой сумме. Сумму корректировки резерва можно посчитать
Положительный результат означает, что вы начислили резерва больше, чем реально потратили на выплату отпускных. Значит, сумму резерва надо уменьшить — включите эту сумму во внереализационные доходы. И наоборот. Отрицательный результат означает, что начисленного резерва за год не хватило, чтобы покрыть все суммы отпускных. Значит, нужно признать сумму корректировки в расходах на оплату труд
Какие нюансы нужно учесть при переносе остатка резерва на следующий год, вы узнаете из статьи Л.А. Елиной «Резерв на оплату отпусков: на что обратить внимание» («Главная книга», 2021, № 4).
Пример. Отчисления в резерв на оплату отпусков и корректировка резерва
/ условие / Предполагаемая сумма отпускных со страховыми взносами на год — 1 300 000 руб., предполагаемая сумма расходов на оплату труда вместе со взносами за год — 15 000 000 руб.
Расходы на оплату труда вместе со взносами ежемесячно — 1 300 000 руб., фактическая сумма отпускных, включая взносы, — 850 000 руб. за год., выплаты, приходящиеся на не отгулянные к 31 декабря отпуска работников, — 250 000 руб.
Посчитаем отчисления в резерв и его корректировку с учетом того, что резерв создан впервые.
/ решение / По шагам подсчет будет выглядеть так.
1. Считаем процент отчислений в резерв. Он составит
2. Считаем сумму ежемесячных отчислений в резерв. Ежемесячно бухгалтер признает в расходах
В результате:
— сумма резерва за январь — ноябрь —
— в декабре резерв достигнет максимальной величины 1 300 000 руб., отчисления в него в этом месяце —
3. На конец года корректируем резерв. Сумма корректировки положительная —
Эта сумма излишне отнесена на расходы в виде отчислений в резерв, поэтому уменьшаем резерв — признаем во внереализационных доходах 200 000 руб. Таким образом, сумма резерва на конец года будет равна 250 000 руб., что соответствует фактическим обязательствам работодателя по выплате отпускных на конец
НДФЛ и взносы: что облагать, а что — нет
Отпускные облагают страховыми взносами в общем порядке, поскольку это выплата в рамках трудовых отношений. Взносы начисляют сразу на всю сумму, разбивать ее на месяцы переходящего отпуска не нужно.
Сами взносы для налога на прибыль в расходах также учитываются единовременно — на дату их начисления. Срок уплаты взносов такой же, как и для взносов с зарплаты, — не позднее
Как и любой другой доход работника, отпускные облагают НДФЛ. Налог по соответствующей ставке удержите при выплате, а перечислите не позднее последнего дня месяца выплаты. Особенностей для переходящих отпусков
Компенсация за неиспользованный отпуск хоть и называется компенсацией, все равно облагается НДФЛ и взносами на общих основаниях. Причем неважно, за какой отпуск — основной или дополнительный — она выплачен
А вот компенсации отпускникам-северянам за проезд и провоз багажа до 30 кг не облагают НДФЛ и взносами в пределах территории России. Сами понимаете, если отдых был за границей, то не облагать взносами и налогом можно только часть компенсации — от места отправления до пункта пропуска через границу РФ, например до международного аэропорт
Материальная помощь к отпуску облагается страховыми взносами полностью, а НДФЛ — сумма свыше 4000 руб. в год. Учтите, что материальная помощь или доплата к отпуску — это не часть отпускных. НДФЛ с такой суммы нужно перечислить в бюджет не позднее следующего дня после выплаты, а не в конце месяц
НДФЛ и взносы: доплата отпускных
Для НДФЛ и страховых взносов доплата отпускных — это те же отпускные. Для взносов ориентируетесь на дату начисления доплаты, а для НДФЛ — на дату перечисления дохода. Удержать налог нужно при выплате, а перечислить его — до конца месяца.
В РСВ показываете откорректированную сумму отпускных, если доплату произвели в том же году. Если в следующем, включите в расчет только доплату. Это связано с тем, что в течение года выплаты показывают нарастающим итогом, а доплата — это не ошибка, поэтому обойдемся без уточненки.
Если доплата выплачена в следующем квартале, то отпускные и доплата попадут в разд. 2 за счет того, что отчет заполняется нарастающим итогом. А вот в разд. 1 нужно показать только доплату, поскольку она выплачена в отчетном квартал
НДФЛ и взносы: излишне выплаченные отпускные без увольнения
Если при перерасчете отпускные уменьшились и вы зачитываете излишек в счет причитающейся зарплаты с согласия работника, то в РСВ излишне выплаченные отпускные все равно будут, но только в составе заработной платы. Она ведь тоже облагается страховыми взносами. Поэтому уточненка не нужна и в этом случае. Исключение — пересчеты отпускных, выплаченных в прошлом году. В этом случае безопаснее подать уточненку, она подтвердит сумму переплаты по взноса
Для НДФЛ нужно учесть вот что. Если лишние отпускные остались у работника, то в рублевом выражении его доход не изменился. Но штука в том, что теперь это частично отпускные, а частично — зарплата, разные виды доходов с разными датами получения и перечисления НДФЛ.
Поэтому если выплата отпускных и пересчет были в одном квартале, то сумму пересчитанных отпускных и зарплату нужно будет показать отдельными суммами в разд. 1
Если выплата отпускных и пересчет пришлись на разные кварталы, то, возможно, понадобится уточненка, чтобы исправить разд. 1 расчета
Если же вы пересчитали отпускные прошлого года в сторону уменьшения, то лучше подать уточненный
НДФЛ и взносы: удержание, возврат, прощение излишне выплаченных отпускных при увольнении
А что делать с НДФЛ и взносами с излишне выплаченных отпускных при увольнении? Если вам удалось удержать всю сумму или ее часть, зарплата попадет в РСВ уже за минусом отпускных. И, как говорится, «то на то и выйдет», можно обойтись без уточненки. Ведь на дату начисления отпускных взносы были посчитаны правильно, ошибок в ранее представленном расчете нет.
Другое дело, когда работник добровольно возвращает часть отпускных, поскольку зарплаты при увольнении на удержание не хватило. Тогда ничего не остается, как подать уточненный РСВ за период выплаты отпускных авансом, уменьшив их на сумму, возвращенную сотруднико
Точно так же следует поступить и с
Если же вы решили простить работнику долг, то просто ничего не делайте. Не нужно пересчитывать взносы, ведь они уже исчислены в периоде, когда были начислены отпускные. И не нужно заново рассчитывать НДФЛ с прощенных сумм, ведь НДФЛ с работника удержан при выплате отпускных. Само собой, не нужно никаких уточнено
Бухучет отпускных
В бухгалтерском учете организации в обязательном порядке признают оценочное обязательство по отпускам. Иногда его еще называют «резерв на оплату отпусков», «отпускной резерв». К резерву, который создается по желанию в налоговом учете, он не имеет отношения, но так уж повелось. И мы будет называть его резервом время от времени.
Исключение сделано только для тех, кто применяет упрощенный бухучет. Такие организации могут в учетной политике прописать, что ПБУ
Оценочное обязательство по отпускам представляет собой сумму отпускных и взносов с них, которую организация гипотетически начислит, если работники все разом на отчетную дату пойдут в отпуск. Причем в отпуск на максимальное количество заработанных, но не отгулянных
Для отражения отпускного резерва используют счет 96 «Резервы предстоящих расходов». Соответственно, само начисление резерва по отпускам отражается проводкой по дебету счетов учета затрат и кредиту счета 96, субсчет «Отпуска». Как только вы посчитали сумму отпускных, на эту сумму вы уменьшаете оценочное обязательство и признаете кредиторскую задолженность перед работником. Проводка будет такая: дебет 96, субсчет «Отпуска», – кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труд
Страховые взносы с сумм отпускных учитываются так же, как и сами отпускные.
Сходный порядок применяют и для отражения в бухучете компенсации за неиспользованный отпуск. В отличие от налогового учета, ее тоже проводят за счет резерва.
Если случилось так, что сумма отпускных превышает сумму имеющегося резерва на счете 96, то не покрытая за счет резерва часть отпускных и страховых взносов списывается напрямую на счета учета затрат.
Как посчитать оценочное обязательство по отпускам
Бухгалтерский резерв нужно создавать не реже чем один раз в год — по состоянию на 31 декабря. Соответственно, и считать его придется как минимум раз в год, если вы не составляете промежуточную отчетность.
Единой утвержденной методики расчета резерва нет, нормативные акты по бухучету предлагают организациям разработать алгоритм самостоятельно, но сумма резерва должна быть максимально близка к реальной. Самый точный и самый трудозатратный способ — посчитать на отчетную дату сумму отпускных и взносов по каждому работнику из его выплат, накопленных дней отпуска и тарифа взносов.
Другие способы дают только более-менее приблизительный результат. Чаще всего бухгалтеры пользуются тем способом, который реализован в бухгалтерских программах. Например, величину оценочного обязательства определяют тем же способом, что и в налоговом учете.
Напомню, для этого умножают заранее определенный процент отчислений на сумму расходов на оплату труда и страховых взносов месяца, пока отчисления в резерв не достигнут предельной суммы. В конце года резерв обязательно проверяют и приводят его сумму к достоверным значениям, то есть применяют первый озвученный мною способ — самый точный и достоверный.
По результатам инвентаризации резерв корректируют — суммы излишне начисленных обязательств и резервов относят на счет 91.01 «Прочие доходы». Однако так бывает редко, например при снижении среднего заработка по организации или неточностях при расчете резерва.
Но если резерв вы делаете один раз в год и его сумма близка к реальным значениям, то, скорее всего, вы его исчерпаете раньше окончания года, а к концу года у работников накопятся еще отпуска. Поэтому резерв придется доначислить в корреспонденции со счетами учета зарплат
Пример. Учет резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете
/ условие / Организация формирует резерв один раз в год на 31 декабря. Резерв на оплату отпусков исходя из среднего заработка и неотгулянных дней: на 31.12.2020 — 117 180 руб., на 31.12.2021 — 120 000 руб.
Во II квартале 2021 г. начислено 126 000 руб. отпускных, взносы с них по тарифу 30,2% —
Отразим «отпускной» резерв в бухгалтерском учете.
/ решение / Во II квартале за счет резерва начисляем отпускные — 90 000 руб. и взносы
Оставшуюся сумму отпускных 36 000 руб. и взносов 10 872 руб. относим на текущие расход
Проводки будут выглядеть так.
| Содержание операции | Дт | Кт | Сумма, руб. |
| Во II квартале 2021 г. | |||
| Начислены отпускные за счет резерва | 96 | 70 | 90 000 |
| Начислены взносы за счет резерва | 96 | 69 | 27 180 |
| Начислены отпускные в части, не покрытой резервом | 26 | 70 | 36 000 |
| Начислены взносы в части, не покрытой резервом | 26 | 69 | 10 872 |
| На 31.12.2021 | |||
| Доначислен резерв | 26 | 96 | 120 000 |
