Что проверить в любом договоре: документооборот, неустойка, реквизиты сторон
Формы первички: общие вопросы
Договоры, где были бы описаны порядок обмена первичными документами и правила их оформления, большая редкость. Оно и понятно: о первичке вспоминают, когда или контрагент манкирует своими обязанностями, или налоговый инспектор выписывает штраф.
Но раз уж речь у нас идет о проверке договора бухгалтером, этот вопрос должен возникать автоматически. Ведь бухгалтер, как никто другой, знает, к чему приводят ошибка в счете-фактуре, дефектная накладная, запоздавший отчет агента или затерявшийся счет за электричество.
А факсимиле? Юрист такое может пропустить — ГК разрешает использовать факсимильную подпись, если стороны об этом договорились. Однако по счету-фактуре с факсимильной подписью нельзя принять к вычету НДС, а по первичному документу — учесть налоговые расход
Если ваша фирма — приобретатель товаров или услуг и вы хотите избежать этих проблем, правила оформления и сроки обмена документами должны стать обязательным условием договора. Потому что за неправильное оформление документов контрагента расплачиваться придется вам.
Конечно, оформлять первичные документы по формам, утвержденным Госкомстатом, необязательно. Можно разрабатывать собственные формы или дополнять госкомстатовские. Главное, чтобы все подтверждающие документы содержали обязательные реквизит
С другой стороны, никто не запрещает использовать, например, привычную и во многом удобную унифицированную первичку. Та же накладная
Поэтому, если вы сами остро не заинтересованы в собственных формах первичной документации и ваш контрагент не возражает против использования унифицированных форм, стоит именно ими пользоваться.
Обязательно оговорите в договоре, будете ли вы с контрагентом использовать универсальный передаточный документ, который объединяет реквизиты счета-фактуры и товарной накладной, либо удобнее использовать по отдельности счет-фактуру и накладную.
Не забывайте, что право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, у работников, ответственных за конкретную операцию, например у кассира. Передать право подписи первичных документов можно приказом или доверенностью. Реквизиты этого документа обязательно должны быть указаны рядом с подписью и фамилией, именем и отчеством подписанта в первичном документе. И напоминаю: использовать факсимиле на первичных документах вместо живой подписи нельзя.
Формы первички: купля-продажа, аренда, работы, услуги и посредничество
В договорах купли-продажи и мены желательно предусмотреть передачу товара по накладной
К договору аренды обязательно иметь акт приема-передачи арендованного имущества, поскольку именно он подтверждает даты начала и завершения пользования объектом. Если речь идет об аренде недвижимости и плата за нее включает переменную часть за коммунальные услуги, будет удобно составлять счет на арендную плату с расчетом переменной части. И нужно обязать арендодателя прикладывать копии документов, подтверждающих стоимость коммунальных услу
При заключении договоров подряда и оказания услуг также нужно согласовать формы соответствующих актов. Это снимет вопросы проверяющих, позволит избежать недопонимания с контрагенто
Если речь идет о посредническом договоре, нелишним будет оговорить порядок и сроки перевыставления счетов-фактур. При покупке товаров через посредника должны быть счета-фактуры на аванс, уплаченный продавцу товаров, на стоимость приобретенных для комитента принципала товаров, на вознаграждение посредник
При продаже товаров через посредника понадобятся счет-фактура на его вознаграждение, копии счетов-фактур на аванс, полученный от покупателя, и на стоимость отгруженных покупателю товаров. Обязательно утвердите форму отчета посредника, порядок и сроки передачи отчета и копий документов, подтверждающих расходы на выполнение поручени
Сроки обмена документами
Подумайте заранее, на какие сроки стоит ориентироваться. В большинстве случаев первичка оформляется непосредственно в день совершения операции. Так, акт о выполнении работ стороны подписывают в день приемки результата работ. Акт об оказании услуг — в день, когда заказчик согласится с тем, что исполнитель выполнил его задание. Накладные потому и называются товаросопроводительными документами, что, как правило, следуют к покупателю вместе с товаром.
В любом случае не стоит задерживаться с составлением отгрузочных документов более чем на 5 дней после совершения операции. Все мы хорошо помним, что именно столько времени отведено законом на выставление счета-фактур
С посредника стоит потребовать копии всей первички и счета-фактуры как можно скорее — на следующий день после выполнения порученной ему операции, например после отгрузки товара или получения аванса. Для начала хотя бы по факсу или электронной почте. А всю документацию на бумаге посредник приложит к своему отчету об исполнении поручения.
В долгосрочных договорах, требующих периодических отчетов контрагента, или в договорах, где установлены конкретные даты исполнения обязательств, сроки обмена первичной документацией лучше привязать также к конкретной дате.
Например, агента, которому вы поручаете продавать вашу продукцию в течение 3 лет, следует обязать составлять отчет на последнее число каждого месяца и представлять его вам не позднее
Ответственность за первичку
Если вы не хотите спорить с налоговиками и уточнять свои налоговые обязательства, очень важно своевременно получить от контрагента соответствующие документы. Для этого пропишите в договоре не только сроки обмена первичной документацией, но и ответственность за их нарушение.
Ответственность можно предусмотреть не только за нарушение этих сроков, но и за некачественное оформление или за недостоверность счетов-фактур и прочих подтверждающих исполнение договора и необходимых для налогового учета бумаг.
Наказание — вплоть до полного возмещения убытков, образовавшихся в результате взыскания налоговиками налогов, пеней и штрафов
А в завершение блока о документообороте скажу: во всем, что касается первички в договоре, вы, скорее всего, столкнетесь с сопротивлением юриста — вашего или контрагента. В ход пойдет пресловутое «такое в договорах не пишут», а санкции потребуют исключить или откажутся добавлять под предлогом, что ГК первичкой не заведует.
Напомните коллегам, что в договорах пишут все, что нужно сторонам и не запрещено законом. Документооборот — неотъемлемая часть сделки, поскольку покупатель заинтересован не только в приобретении чего-либо, но и в отражении покупки в бухгалтерском и налоговом учете.
И последний момент по санкциям за ошибки в первичке. Учтите, они будут справедливы, только если из документа нельзя установить стороны сделки, ее предмет и стоимость. А из счета-фактуры — еще и ставку и сумму НДС. Остальное на учет не влияе
Так что, если ваш партнер по договору все это указал, но какой-то дотошный инспектор отказал в расходах или вычетах, вины контрагента нет и наказывать его не за что. Судиться придется с ИФНС.
Неустойка
Раз уж заговорили о санкциях, давайте продолжим. Понятно, что любой бизнесмен хочет, чтобы его контрагент безупречно исполнял договорные обязательства. Поэтому санкции за их нарушение — непременный атрибут практически любого договора. Тем более что, требуя неустойку, вы не должны доказывать причинение убытков
В общем, про неустойку в договорах пишут все, только вот не все ее требуют с нарушителя. Причины разные: просрочка несущественна, контрагент хорошо вам знаком, банальная забывчивость. Бывает и так: неустойку мы с проштрафившегося должника потребовали, а он отказывается ее платить. Мы и махнули на него рукой, не хочется нам по судам бегать.
Здесь бухгалтеру нужно помнить, что для налога на прибыль все договорные санкции, будь то неустойки, штрафы или пени, — это внереализационные доходы. И учитывать эти доходы нужно на дату признания долга контрагентом или на дату вступления в силу решения суда о взыскании санкций. До тех пор у вас дохода
Что касается НДС, то с полученных штрафов, пеней, неустоек по любому договору налог платить не
Однако, если о неустойке нет ни слова ни в договоре, ни в законе, суд откажет в ее взыскании. Получить с нарушителя можно будет только возмещение убытков, факт и размер которых придется доказывать. А по денежному обязательству — лишь небольшие проценты, равные ключевой ставк
Штраф или пени? Либо и то, и то?
Нужно понимать разницу между видами неустойки. Конечно, для налогов совершенно не важно, какой вид неустойки будет в вашем договоре. Но с точки зрения гражданского права различия есть.
Да, и штраф, и пени — это определенная денежная сумма, которая уплачивается за нарушение обязательства. И штраф, и пени можно установить либо в твердой сумме, либо в процентах от неисполненного обязательства.
Но штраф — это всегда фиксированная сумма, которая рассчитывается однократно и с течением времени не изменяется. Пени же всегда зависят от периода времени, в течение которого нарушителем не выполнялись договорные обязательства.
Например, когда в договоре написано, что неустойка составляет 10% от стоимости некомплектного товара, — это штраф. Если же сказано, что с покупателя продавец может потребовать 1 рубль за каждый день просрочки оплаты, то это пени.
Вывод напрашивается сам собой. Пени лучше устанавливать за неисполнение обязанности к определенному сроку, штраф — за неисполнение всех прочих обязанностей.
Так, за просрочку оплаты, несвоевременную передачу товара, затягивание сроков выполнения работ или оказания услуг, как правило, назначают пени в процентах от задолженности. За нарушения, связанные с качеством товаров, работ или услуг, комплектностью или ассортиментом поставки, порядком оформления документов, предпочитают брать штраф.
И конечно, нужно, чтобы штраф или пени были соразмерны нарушениям, допущенным контрагентом. А если зафиксированная в договоре неустойка покажется суду чрезмерной, он может ее уменьшить. Правда, как мы уже выяснили, для налоговых и бухгалтерских целей это совсем не важно. Ведь в учете вы отражаете только ту сумму, которую признал должник или назначил судь
Кстати, если вы отгрузили товар, а покупатель задержал платеж, в составе которого есть НДС, вы можете рассчитывать на взыскание неустойки исходя из всей суммы платежа с учетом НДС. Ведь вы как продавец, не получивший платеж вовремя, вынуждены отвлекать на уплату налога собственные средства.
Получается, что покупатель-нарушитель неосновательно пользуется деньгами продавца, частью которых является причитающийся последнему НДС. А раз так, потери продавца надо компенсировать, начислив неустойку на неоплаченную цену договора с
Реквизиты сторон
Конечно же, бухгалтер должен проверить данные сторон договора, и в первую очередь свои. Так, вам надо посмотреть, правильно ли указаны фамилия, имя и отчество директора или другого лица, уполномоченного подписать договор, и наименование вашей компании.
Обратите внимание, что эти сведения есть не только в завершающей части договора, которая, как правило, так и называется: «Реквизиты сторон», но и в его преамбуле. Поэтому надо сверить данные этих разделов между собой.
Естественно, фамилия, имя, отчество и должность лица, подписывающего договор от имени контрагента, должны совпадать с теми же сведениями о нем, приведенными в преамбуле договора.
Если договор подписывает не директор, который может делать это с любыми документами в силу закона и на основании устава, то потребуйте доверенность, подтверждающую право этого лица заключить соответствующий договор. Обязательно снимите с нее копию и приложите к своему экземпляру договора. На доверенности должна стоять подпись директора фирмы-контрагент
Учтите, что на доверенности должна быть именно собственноручная подпись, а ни в коем случае не факсимильная. Это же касается и подписей представителей сторон на самом договоре.
Проверьте адрес компании. Для того чтобы договор выглядел безупречно с налоговой точки зрения, обязательно напишите юридический адрес, то есть место нахождения фирмы, зафиксированное в ее учредительных документах и в
Обратите внимание на банковские реквизиты. Указывайте номер счета, наименование, корреспондентский счет и БИК банка, через который вы будете вести расчеты по этому договору. Проверьте ИНН и КПП, без которых не обойтись при составлении счетов-фактур, первичных и платежных документов.
Правильно ли указаны в договоре наименование, юридический адрес, ИНН и КПП вашего контрагента, легко узнать, «пробив» его по сайту ФНС.
Читать далее
