Реквизиты, подписи, печати
Обязательные реквизиты первичного документа по закону и не только
Пунктом 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011
1) наименование;
2) дата составления;
3) наименование составившей документ организации;
4) содержание факта хозяйственной жизни: сделки, события или операции;
5) величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) должность лица (лиц), совершившего сделку (операцию) и ответственного за оформление сделки либо ответственного за оформление свершившегося события;
7) ф. и. о. и подпись ответственного лица (лиц).
При желании вы можете включить в документ и дополнительные реквизиты. Это предусмотрено ФСБУ
Оправдательный документ + обязательные реквизиты = первичный документ
Теперь, когда мы освежили в памяти обязательные реквизиты первичного документа, позвольте вам представить новый документ — оправдательный. Этот термин ввел ФСБУ
Оправдательным считается любой документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. Например, договор с контрагентом, решение суда или ИФНС, кассовый чек, квитанция об оплате, товарный счет. В отличие от первичного учетного документа он не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни и не содержит все обязательные реквизиты.
Но! Оправдательный документ может быть одновременно и первичным, если в нем есть 7 обязательных реквизитов. То есть документ, не составлявшийся изначально как первичный, можно использовать в качестве такового без дополнительных бумаг. Если же в оправдательном документе реквизитов не хватает, надо составить отдельный первичный документ со ссылкой на оправдательны
Дата составления и измеритель операции
Рассмотрим некоторые реквизиты первички подробнее. По Закону
ФСБУ
В первичном документе может быть указан или денежный, или натуральный измеритель. Так, в кассовых документах вы фиксируете только денежное выражение операции. А при перемещении материальных ценностей внутри одной организации можно обойтись только натуральным показателем, например штуками.
Однако учтите, это вовсе не означает, что вы можете произвольно выбирать, какой измеритель указывать в документе: денежный или натуральный. Если факт хозяйственной жизни можно оценить и в деньгах, и в натуре и это существенная информация, то в документе надо написать и то, и другое.
Фактов несколько, а документ один — так можно?
Закон
Во-первых, одним первичным учетным документом теперь можно оформить несколько связанных фактов хозяйственной жизни.
Во-вторых, некоторые операции разрешено отражать в первичном документе не в момент их совершения, а с определенной периодичностью, например за сутки, неделю, месяц, квартал. Речь идет о двух видах таких операций:
— длящиеся — начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств и т. п.;
— повторяющиеся — поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и т. п.
В этом случае периодичность составления первичных учетных документов определяется организацией исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности и фиксируется в учетной политике.
Первичный учетный документ для таких операций надо составлять на отчетную дату. Кстати, ранее подобный порядок допускался при реализации товаров, продукции, работ, услуг с применением ККТ.
Первичка в у. е. или в валюте
Раз уж мы заговорили о деньгах, возникает вопрос: можно ли в первичных документах указывать стоимость только в иностранной валюте? ФСБУ
Впрочем, налоговики придерживались такого подхода и до ФСБУ. По их мнению, составление первички только в у. е. или в валюте неправомерно, так как согласно Закону
Если вы используете разработанную ФНС форму УПД, то при цене, установленной договором в у. е. или в валюте, но с оплатой в рублях, заполнять УПД тоже придется в рублях. Почему? Потому что УПД создан на основе счета-фактуры, который в у. е. заполнять вообще нельзя, а в валюте можно только при валютных расчетах.
Что касается регистров бухучета, то денежные величины в них должны быть в рублях. И неважно, в какой валюте была оформлена операция и в какой стране она произошла. А если стоимость выражена в иностранной валюте, то в регистре ее нужно указать и в валюте, и в рубля
Чем лицо, совершившее операцию, отличается от лица, оформившего ее
В Законе
В большинстве случаев первичный документ оформляет лицо, совершающее операцию. Например, кладовщик отпускает материалы со склада в цех, составляет и подписывает накладную на внутреннее перемещение. То есть он совершает операцию по передаче материала и одновременно отвечает за ее оформление.
А бывает, что нет ни сделки, ни операции, а событие, оказывающее влияние на финансовое положение организации и на ее отчетность, есть. И тогда первичный документ подписывает лицо, ответственное за оформление свершившегося события.
Например, бухгалтер, ответственный за конкретный участок учета, при расчете курсовых разниц или остатков незавершенного производства составляет и подписывает по такому факту хозяйственной жизни бухгалтерскую справку.
Понятно, что он сам не имеет никакого отношения к колебаниям курса валют или к величине НЗП. Но он документально фиксирует эти факты. И бухгалтерская справка будет документом, подписанным лицом, ответственным лишь за оформление свершившегося события.
Возможна и ситуация, когда совершает операцию одно лицо, а оформляет — другое. Это происходит, когда расходник выписывает бухгалтер, а деньги выдает кассир или когда ведение бухучета и оформление первички передано другой организации. В этих случаях образцом первичного документа должны быть предусмотрены две подписи: одна — того, кто совершает операцию, а вторая — того, кто ее оформляет. Но если за совершение операции и ее оформление отвечает один и тот же человек, то ему не нужно дважды расписываться в документе, даже если в нем, как например в УПД, предусмотрены две отдельные строчки для подписей. Достаточно расписаться один раз в любой из них.
Подписание первички: полномочия руководителя, список ответственных, факсимиле
Важнейший реквизит первичного документа — подписи ответственных лиц. Кто вправе подписывать первичку и как предоставить право подписи первички?
Руководитель организации может подписывать первичку по умолчанию, ему для этого ничье разрешение не требуется. Он по закону вправе совершать сделки и подписывать любые документы от имени компании без доверенност
Но если директору придется подписывать все документы организации, он очень скоро, как говорится, взвоет. Тем более Закон о бухучете не устанавливает, что первичные документы должен подписывать исключительно руководитель. Поэтому он вправе кого-то уполномочить на подписание первички. И это могут быть не только ваши работники.
Директор компании должен установить перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. А те, в свою очередь, должны обеспечить, чтобы в подписанных ими документах правильно отражались объекты бухучет
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
 |
31.12.2020
Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов ООО «Альфа»
| Наименование документа | Должность и ф. и. о. | Образец подписи |
| Платежное поручение | Главный бухгалтер Е.А. Никанорова |  |
| Заместитель главного бухгалтера Е.П. Петрова |  | |
| Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер | Главный бухгалтер Е.А. Никанорова Заместитель главного бухгалтера Е.П. Петрова | |
| Кассир О.Е. Кострова |  | |
| Счет | Главный бухгалтер Е.А. Никанорова Заместитель главного бухгалтера Е.П. Петрова | |
| Менеджер А.Н. Потапов |  | |
| Товарная накладная | Начальник склада П.И. Рожков |  |
| ... | ||
Буквально пару слов скажу о факсимильной подписи. И Минфин, и Президиум ВАС уже давно разъяснили, что проставление факсимиле на первичных документах и счетах-фактурах незаконн
Поэтому любой первичный документ, составленный на бумаге, должен содержать собственноручную подпись ответственных лиц. В противном случае налоговики в ходе проверки могут снять ваши налоговые расходы и вычеты по НДС. Не поможет даже то, что подписание документов факсимиле вы предусмотрели в договоре с контрагентом.
Приказ о праве подписи или доверенность на это?
Подтверждением полномочий на подписание документов может быть один из следующих документов:
— внутренний распорядительный документ по организации: приказ, подписанный руководителем, или утвержденное им положение о праве подписи на документах;
— доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями ГК, опять-таки подписанная руководителем.
В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.
Обычно приказом делегируют право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц, не состоящих в ее штате, не распространяются.
В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактур
Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.
Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это не обязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия доверенности в ней не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.
Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.
ДОВЕРЕННОСТЬ
на право подписи документов
г. Москва
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ОГРН 1127785195230, ИНН 7722345678) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Никанорову Елену Алексеевну, паспорт 45 19 727511, выдан 08.07.1999 ОВД «Восточное Дегунино» г. Москвы, от имени ООО «Альфа» подписывать за руководителя счета-фактуры, акты сверки взаимных расчетов, а также первичные документы, выставляемые контрагентам.
Доверенность действует до пятого марта две тысячи двадцать третьего года, без права передоверия.
|
|
Когда речь идет о работнике организации, то его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он ознакомлен под роспись.
Обязательность подписи главбуха
Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера. В общем случае в первичке его подписи может и не быть. Но есть ряд исключений.
Во-первых, оформление и подписание кассовых документов. В Указании Банка России
Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должност
Во-вторых, по умолчанию главный бухгалтер расписывается в счетах-фактурах, но НК разрешает передать эти полномочия другому
Но если подписывает главбух далеко не все документы, то его письменные указания по заполнению первички и документообороту обязательны для всех должностных лиц, которые этим занимаются. Таков зако
Печать — это очень странный предмет. Она вроде бы есть, и ее как бы нет
А теперь отдельно остановимся на таком реквизите первичных документов, как печать.
Как вам известно, коллеги, организация может не иметь и нигде не ставить печать, если в уставе нет записи о ее наличии. Правда, речь идет исключительно об АО и ООО. Некоммерческие организации, а также ГУПы и МУПы обязаны иметь печат
Если уставом печать предусмотрена, она нужна только в установленных законом случаях, например на доверенностях для суда или для участия в госзакупках.
Перечень случаев, когда федеральным законом установлена обязанность проставлять печать при наличии сведений о ней в уставе ООО или АО, я собрал в таблицу.
| Документ, в котором надо ставить печать | Основание |
| Доверенность для арбитражного суда | ч. 5 ст. 61 АПК РФ |
| Доверенность для суда общей юрисдикции | ч. 3 ст. 53 ГПК РФ |
| Доверенность для службы судебных приставов | ч. 2 ст. 54 Закона от 02.10.2007 |
| При участии в конкурсах и аукционах для заключения контрактов в сфере госзакупок: — доверенности, прилагаемые к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе; — доверенности в целях получения аккредитации участников электронного аукциона; — заявки на участие в закрытом аукционе | подп. «в» п. 1 ч. 2, ч. 4 ст. 51, подп. «в» п. 1 ч. 2, ч. 4 ст. 88 Закона от 05.04.2013 |
| Акт о несчастном случае на производстве | ч. 5 ст. 230 ТК РФ |
| Копии учредительных документов, представляемые на госрегистрацию прав на недвижимое имущество | п. 9 ст. 18 Закона от 13.07.2015 |
| Закладная на недвижимость по договору ипотеки (печать владельца закладной заверяет отметку об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства) | п. 2 ст. 25 Закона от 16.07.1998 |
| Двойное складское свидетельство | п. 1 ст. 913 ГК РФ |
| Решение о выпуске российских депозитарных расписок | п. 10 |
| При приватизации госимущества: — документ со сведениями о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юрлица; — прошитые листы документов, представляемых с заявкой на покупку имущества | пп. 1, 2 ст. 16 Закона от 21.12.2001 |
| Извещение об уплате авансового платежа акциза | подп. 5 п. 1 ст. 10.2 Закона от 22.11.1995 |
| Заявление о принятии решения о классификации товара и прилагающиеся к нему документы | п. 8 ст. 16 Закона от 03.08.2018 |
| Заявление о включении в реестр таможенных представителей | п. 6 ст. 342 Закона от 03.08.2018 |
| Заявление о внесении изменений в реестр таможенных представителей | п. 3 ст. 343 Закона от 03.08.2018 |
Печать на доверенности, кадровых документах, отчетности
Что касается обычной (не судебной) доверенности, то уже давно в ГК РФ нет требования о проставлении на ней печати. Но вы можете ее ставить. Ведь печать на доверенности организации не делает этот документ ничтожным.
А за те годы, пока ГК обязывал ее ставить, печать на доверенности стала привычной. В некотором смысле это стало таким же обычаем делового оборота, каким является проставление печати на договорах.
И психологически люди больше готовы доверять бумаге с печатью, чем без таковой.
Не нужна печать и при заверении записей в трудовой книжке. Точнее, новым Порядком ведения трудовых книжек предусмотрено, что она проставляется «при наличии». И в трудовом договоре печати может не быть. ТК РФ этого не требуе
Не предусмотрено проставление печати на основных формах налогового учета и отчетности, например в декларациях по налогу на прибыль, налогу на имущество и УСНО, формах РСВ,
Поле «М.П.» в первичке: ставить печать или нет?
Закон о бухучете не включил печать в число обязательных реквизитов первичного учетного документа. И ни один другой федеральный закон не обязывает АО или ООО ставить печать на первичке.
Но многих бухгалтеров все еще смущает, что реквизит «печать» встречается в некоторых обязательных формах первичной учетной документации. Это, в частности, квитанция к ПКО, кассовая книга и платежное поручение.
Но все эти формы документов утверждены подзаконными нормативными актами, а не федеральными законами. Сами же законы, во исполнение которых утверждены эти формы, не содержат требования о наличии на документах печати организации.
Что до платежного поручения, в форме которого предусмотрено поле 43 для оттиска печати, то в самом Положении Банка России, утвердившем форму, прямо написано, что печать ставят лишь при ее наличи
Также место для печати есть во всех унифицированных формах Госкомстата и Росстата, которые сейчас использовать необязательно. Но, как мы выяснили, почти все их используют. Что делать: заверять, к примеру, товарную накладную
Подход тот же, что и с обязательной первичкой: хотите — штампуйте накладные, не хотите — не штампуйте. Само по себе поле «М.П.», в котором нет привычного уже уточнения «при наличии», вас ни к чему не обязывает.
Если решите, что вам без печати на исходящей первичке никуда, закрепите такое требование в своей бухгалтерской учетной политике. Также об обязательном использовании печати на документах могут условиться стороны любого договора.
Читать далее