Как организовать документооборот
Зачем нужен документооборот
Для любого грамотного бухгалтера очевидно, что правильная организация документооборота в компании является необходимым условием достоверного учета. Налаженный документооборот позволяет бухгалтерии вовремя получать первичные документы от других подразделений организации.
А своевременное получение первичного документа дает возможность оперативно проверить правильность его оформления, исправить ошибки, если они есть, и вовремя отразить имеющиеся в нем сведения в бухгалтерском и налоговом учете.
Что плохого в поступлении документов в бухгалтерию с опозданием? Ну, не получив вовремя документы по расходам и вычетам НДС, вы, во-первых, начислите излишние суммы налогов, во-вторых, вам придется после получения опоздавших документов вносить корректировки в учет.
Или же, наоборот, если в результате задержки документов в учете будет несвоевременно отражена выручка или другие доходы и это обнаружат при проверке, то вам грозят штрафы и пени. Не говоря уже о том, что на плечи бухгалтера ложится дополнительная работа, связанная с внесением изменений в учет, в налоговую и бухгалтерскую отчетность.
Кроме того, в любой, даже небольшой фирме каждый день создается хотя бы пара-тройка документов, и поскольку их приходится хранить не год и не два (о сроках хранения мы еще поговорим), их количество постоянно увеличивается. Поэтому вполне возможна ситуация, когда на поиски какого-то внезапно понадобившегося документа даже годичной давности может уйти масса времени.
Пропажа некоторых документов может повлечь самые разнообразные неблагоприятные последствия. Например, утрата акта сверки, в котором контрагент подтвердил наличие долга перед вашей организацией, может привести к невозможности доказать перерыв течения срока исковой давности. В результате вы не сможете взыскать долг с контрагента через суд.
Потеря накладной на купленные товары грозит отказом в расходах и вычетах, а может быть, и штрафом за непредставление этого документа.
Как убедить руководителя в необходимости разработки документооборота
Понятно, что в полезности налаженного документооборота в организации не надо убеждать работников бухгалтерии, отдела кадров и прочих специалистов, непосредственно и каждодневно занимающихся работой с документами. Ясно и то, что для обеспечения полного порядка в документах нужны люди, а значит, и финансовые ресурсы.
А чтобы установленный порядок документооборота в компании реально работал, соблюдение его правил должно стать обязанностью каждого сотрудника, которому приходится участвовать в создании какого-то документа. Для этого порядок документооборота надо зафиксировать на бумаге, которую должен утвердить руководитель организации.
Таким образом, перед нами встает задача убедить руководство в необходимости создания и внедрения порядка документооборота. Часть аргументов, которые помогут вам обосновать необходимость этой работы, я уже привел, приведу еще один.
По Закону о бухучете
Справка
Руководителя организации могут оштрафовать:
— за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов — на
— за непредставление налоговикам затребованных ими документов — на
— за непредставление документов проверяющим из внебюджетных фондов — на
Каким же образом руководство может обеспечить сохранность документов, число которых достигает сотен или тысяч? Ясное дело, никто не ожидает, что директор запрет документы в сейфе в собственном кабинете и будет их охранять.
Речь все-таки идет о мерах, обеспечивающих защиту документов от несанкционированного воздействия в масштабе всей организации. Иными словами, от руководителя требуется, чтобы в компании была налажена система делопроизводства и архивного хранения документов.
Надеюсь, что с помощью перечисленных аргументов вам удастся убедить руководство, что надлежащая организация работы с документами — это не пустая трата финансовых и людских ресурсов, а вложения в защиту интересов как самой компании, так и ее руководителя.
Положение о документообороте
Итак, компании стоит наладить работу с документами. Для этого придется разработать локальные нормативные акты, которые будут регламентировать все до мелочей на всех этапах жизни документа, а также порядок их хранения и уничтожения.
Общие указания по созданию системы управления документами можно найти в ГОСТ Р ИСО
Оптимальный вариант — это разработать и утвердить положение о документообороте, которое будет обязательным для всех ваших работников. И если вы хотите не просто получить еще один внутренний нормативный акт, только чтобы поставить себе галочку и при случае показывать проверяющим, а на самом деле улучшить работу сотрудников с документами, то предлагаю такой план действий.
Не сомневаюсь, что вы в курсе процессов и операций, происходящих в вашей фирме. Однако в любом случае, начиная работу над положением о документообороте, не помешает детально ознакомиться со всеми видами документов и маршрутами их движения в вашей организации.
Ведь изначально никто не может, да и не обязан знать всей совокупности имеющих в ней хождение документов. Поэтому придется собрать информацию со всех структурных подразделений о создаваемых и получаемых ими документах. О том, кто их составляет, на основе какой информации, где они далее используются в системе управления. Не помешает выслушать и возможные предложения коллег по улучшению порядка работы с документами.
Кстати, если работники не могут предложить вам способы улучшить документооборот в компании, пусть просто опишут проблемы, которые возникают у них при работе с документацией. Ведь только зная имеющиеся проблемы, можно найти пути их решения.
Оптимизация и узкие места
На основе собранной информации уже можно рассмотреть возможности по оптимизации документопотоков в вашей организации, установить, где необходим дополнительный контроль, а где есть узкие места.
Скажем, регулярная задержка документов от вашего контрагента может быть связана не с нерадивостью вашего отдела продаж, а с незаинтересованностью менеджера контрагента в передаче документов в срок. Согласитесь, эту проблему невозможно решить только с помощью положения о документообороте.
Придется в договорах закрепить сроки передачи документов от контрагентов, с обязательным установлением санкций за их несоблюдение. А уже в положении о документообороте можно прописать порядок действий ваших сотрудников при непоступлении документов в срок.
Это может выглядеть так. Сначала вы напоминаете контрагенту о необходимости представить документы. Затем, если документы так и не получены, уведомляете ваших юристов о том, что срок не соблюден, и они уже предъявляют претензии контрагенту.
Обязанности и полномочия работников
Обязанности и полномочия применительно к первичке следует распределять между всеми сотрудниками организации, для которых создание и использование документов являются частью их работы.
Для этого в положении о документообороте необходимо:
— определить подразделения и должности, которые ответственны за составление документов и их передачу в другие структурные подразделения компании или третьим лицам;
— определить места и условия хранения документов;
— назначить работников, ответственных за хранение.
И не забудьте в положении о документообороте указать, что оно распространяется на все подразделения организации и его требования обязательны для исполнения всеми работниками.
График документооборота: структура
Детально порядок создания и движения документов с указанием лиц, ответственных за каждый участок, можно зафиксировать в графике документооборота компании, оформив его как приложение к положению.
Требование о составлении такого графика было в советском Положении № 105. Новый ФСБУ
Разделы в графике документооборота могут быть сформированы:
— или исходя из структуры подразделений;
— или исходя из бизнес-процессов (например, производство, продажи, корпоративное управление, подбор персонала и т. п.);
— или по видам документов, составляемых на определенных участках деятельности компании (например, по учету основных средств, по учету материалов, по учету кадров и расчетов с персоналом и т. п.).
В графике укажите должности работников, ответственных за оформление документов, сроки их создания и передачи лицам, ответственным за учет документов. Там же можно прописать сроки хранения документов и указать лиц, ответственных за их хранение.
Поскольку график документооборота содержит большой объем различной информации, для наглядности удобнее всего составить его в форме таблицы.
График документооборота: взаимодействие работников и подразделений
Еще один немаловажный аспект, который нужно учитывать при организации системы документооборота в компании, — составление корректной отчетности зачастую подразумевает получение информации, требующей специальных познаний.
Поэтому надо предусмотреть распределение обязанностей по подготовке сведений от юридических, кадровых, планово-экономических, технических служб. Определите, какая именно информация и от каких служб может понадобиться бухгалтерии для ведения учета, и разработайте процедуру своевременного получения нужных сведений.
Например, определить срок эксплуатации основного средства или выяснить, относятся ли проведенные работы к ремонту или реконструкции ОС, должен работник технической службы. Оценить вероятность погашения долга перед вашей компанией может финдиректор, а шансы на выигрыш в суде — юрист.
Приложение № 3
к Приказу ООО «Альфа» от 24.12.2021 № 30
ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА
| Наименование документа (указание на форму) | Создание и обработка документа | Хранение документа | ||||||
| Срок оформления | Ответственный за оформление/получение | Контроль за оформлением/обработкой | Получатель документа | Тип документа | Срок передачи | Срок хранения | ||
| Документы по заработной плате | ||||||||
| Расчетная ведомость | 1 | За 2 рабочих дня до срока выплаты заработной платы | Бухгалтер по учету зарплаты | Главный бухгалтер | Главный бухгалтер | Оригинал | В день составления | 50 лет |
| ... Документы по продажам | ||||||||
| Товарная накладная на отгрузку | 2 | В день реализации товаров | Менеджер по продажам | Завскладом | Бухгалтер | Оригинал | В течение 5 дней после подписания покупателем | 5 лет |
| Счет-фактура на аванс | 2 | Не позднее 5 дней после получения предоплаты | Бухгалтер по реализации | Главный бухгалтер | Главный бухгалтер | Оригинал | В день составления | 5 лет |
| Счет-фактура на отгрузку | 2 | Не позднее 5 дней с момента реализации | Бухгалтер по реализации | Главный бухгалтер | Главный бухгалтер | Оригинал | В день составления | 5 лет |
| ... Кассовые документы | ||||||||
| Авансовый отчет | 1 | В течение 3 рабочих дней после расходования подотчетных сумм или после даты возвращения из командировки | Подотчетное лицо/бухгалтер | Главный бухгалтер | Главный бухгалтер | Оригинал | Не позднее следующего дня после подписания руководителем | 5 лет |
| ... | ||||||||
График документооборота: ответственность персонала
Чтобы работники вашей компании соблюдали сроки, установленные в графике документооборота, каждому из них надо вручить под роспись выписку из графика, где перечислены относящиеся к его сфере деятельности документы и указано, кому и в какие сроки их надо передать.
Кроме того, обязанность правильно оформлять документы и своевременно передавать их по назначению, в том числе и в бухгалтерию, должна быть закреплена в должностных инструкциях работников, так же как и ответственность за нарушение установленных правил.
Как показывает практика, без этого не будет работать никакое положение о документообороте, каким бы совершенным оно ни было. И не забудьте, что со своей должностной инструкцией или внесенным в нее дополнением работник тоже должен быть ознакомлен под роспись.
А еще Роструд согласен с тем, что положение о премировании компании может содержать условия о лишении работника премии за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичных документо
Должностная инструкция менеджера отдела продаж
...
2. Должностные обязанности
2.1. Менеджер отдела продаж исполняет следующие обязанности:
...
3) обеспечивает передачу в департамент бухучета в сроки, установленные графиком документооборота, авансовых отчетов и документов, составление которых предусмотрено условиями договоров с покупателями, в частности:
— счетов-фактур;
— товарных накладных;
— универсальных передаточных документов.
...
2.3. При ненадлежащем исполнении или неисполнении своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, менеджер отдела продаж может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Также ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, учитывается при принятии решения о назначении премии и определении ее размера.
Проверка обязательных реквизитов внутренних и внешних документов
Понятно, что документооборот включает в себя и контроль правильности оформления первичных документов, то есть наличия в них обязательных реквизитов.
Что касается форм первички, создаваемой самой организацией, то, скорее всего, они согласовывались с бухгалтерией, и на этом этапе надо было отследить наличие в них обязательных реквизитов. А работник, ответственный за ввод данных из такого документа в регистры, просто должен проверить, правильно ли они заполнены.
Если же это внешний документ, оформляемый контрагентом, форма которого закреплена условиями договора, то необходимо еще на этапе заключения договора проверить, есть ли в ней все необходимые реквизиты. А это значит, что в положении о документообороте надо прописать обязательность такой проверки, выбрать работников, ответственных за проверку, и закрепить за ними эти контрольные функции.
Кстати, многие стали сталкиваться с такой проблемой: в организацию поступает документ на нестандартном бланке, а рядовой бухгалтер или другой работник сначала неправильно квалифицирует такой документ, потом вводит из него данные в учетные регистры, а дальше ошибки множатся. Как этого избежать?
Очень просто: в положении о документообороте определите лицо, в должностные обязанности которого входит принятие решений о квалификации нестандартных документов или операций. А также проверка того, все ли обязательные реквизиты есть в этих документах и верно ли отражены сведения из них в бухгалтерских регистрах.
Первичка и система внутреннего контроля
Еще хочу обратить ваше внимание на один немаловажный аспект, связанный с документооборотом. Как вы знаете, Закон
СВК — вещь нужная и полезная, так как помогает формировать достоверную финансовую отчетность и работать в рамках законодательства. Как показывает практика, при налаженном внутреннем контроле работа компании становится более эффективно
И, надо сказать, качество работы с первичными документами — это зеркало состояния системы внутреннего контроля в организации. Поэтому положение о документообороте является ключевым элементом СВК и во многом предопределяет создание достоверной отчетности.
Как мы выяснили, одной из основных задач системы документооборота является обеспечение сохранности документов в течение срока их хранения. И потому тему хранения документов нам не обойти.
Читать далее
