Добавить в «Нужное»

Как организовать документооборот

Зачем нужен документооборот

Для любого грамотного бухгалтера очевидно, что правильная организация документооборота в компании является необходимым условием достоверного учета. Налаженный документооборот позволяет бухгалтерии вовремя получать первичные документы от других подразделений организации.

А своевременное получение первичного документа дает возможность оперативно проверить правильность его оформления, исправить ошибки, если они есть, и вовремя отразить имеющиеся в нем сведения в бухгалтерском и налоговом учете.

Что плохого в поступлении документов в бухгалтерию с опозданием? Ну, не получив вовремя документы по расходам и вычетам НДС, вы, во-первых, начислите излишние суммы налогов, во-вторых, вам придется после получения опоздавших документов вносить корректировки в учет.

Или же, наоборот, если в результате задержки документов в учете будет несвоевременно отражена выручка или другие доходы и это обнаружат при проверке, то вам грозят штрафы и пени. Не говоря уже о том, что на плечи бухгалтера ложится дополнительная работа, связанная с внесением изменений в учет, в налоговую и бухгалтерскую отчетность.

Кроме того, в любой, даже небольшой фирме каждый день создается хотя бы пара-тройка документов, и поскольку их приходится хранить не год и не два (о сроках хранения мы еще поговорим), их количество постоянно увеличивается. Поэтому вполне возможна ситуация, когда на поиски какого-то внезапно понадобившегося документа даже годичной давности может уйти масса времени.

Пропажа некоторых документов может повлечь самые разнообразные неблагоприятные последствия. Например, утрата акта сверки, в котором контрагент подтвердил наличие долга перед вашей организацией, может привести к невозможности доказать перерыв течения срока исковой давности. В результате вы не сможете взыскать долг с контрагента через суд.

Потеря накладной на купленные товары грозит отказом в расходах и вычетах, а может быть, и штрафом за непредставление этого документа.

Как убедить руководителя в необходимости разработки документооборота

Понятно, что в полезности налаженного документооборота в организации не надо убеждать работников бухгалтерии, отдела кадров и прочих специалистов, непосредственно и каждодневно занимающихся работой с документами. Ясно и то, что для обеспечения полного порядка в документах нужны люди, а значит, и финансовые ресурсы.

А чтобы установленный порядок документооборота в компании реально работал, соблюдение его правил должно стать обязанностью каждого сотрудника, которому приходится участвовать в создании какого-то документа. Для этого порядок документооборота надо зафиксировать на бумаге, которую должен утвердить руководитель организации.

Таким образом, перед нами встает задача убедить руководство в необходимости создания и внедрения порядка документооборота. Часть аргументов, которые помогут вам обосновать необходимость этой работы, я уже привел, приведу еще один.

По Закону о бухучете № 402-ФЗ именно руководитель организации отвечает за порядок хранения учетной документации. А при смене директора должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. И если такая передача невозможна по причине утраты документов, то по умолчанию отвечать за это будет руководитель, который не обеспечил сохранность документовч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Справка

Руководителя организации могут оштрафовать:

— за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов — на 5000—10 000 руб., при повторном нарушении — на 10 000—20 000 руб.ст. 15.11 КоАП РФ;

— за непредставление налоговикам затребованных ими документов — на 300—500 руб.ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ;

— за непредставление документов проверяющим из внебюджетных фондов — на 300—500 руб.ч. 3 ст. 15.33 КоАП РФ

Каким же образом руководство может обеспечить сохранность документов, число которых достигает сотен или тысяч? Ясное дело, никто не ожидает, что директор запрет документы в сейфе в собственном кабинете и будет их охранять.

Речь все-таки идет о мерах, обеспечивающих защиту документов от несанкционированного воздействия в масштабе всей организации. Иными словами, от руководителя требуется, чтобы в компании была налажена система делопроизводства и архивного хранения документов.

Надеюсь, что с помощью перечисленных аргументов вам удастся убедить руководство, что надлежащая организация работы с документами — это не пустая трата финансовых и людских ресурсов, а вложения в защиту интересов как самой компании, так и ее руководителя.

Положение о документообороте

Итак, компании стоит наладить работу с документами. Для этого придется разработать локальные нормативные акты, которые будут регламентировать все до мелочей на всех этапах жизни документа, а также порядок их хранения и уничтожения.

Общие указания по созданию системы управления документами можно найти в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, который действует с 01.01.2020. Его положения можно взять за основу при разработке регламентов внутри компании.

Оптимальный вариант — это разработать и утвердить положение о документообороте, которое будет обязательным для всех ваших работников. И если вы хотите не просто получить еще один внутренний нормативный акт, только чтобы поставить себе галочку и при случае показывать проверяющим, а на самом деле улучшить работу сотрудников с документами, то предлагаю такой план действий.

Не сомневаюсь, что вы в курсе процессов и операций, происходящих в вашей фирме. Однако в любом случае, начиная работу над положением о документообороте, не помешает детально ознакомиться со всеми видами документов и маршрутами их движения в вашей организации.

Ведь изначально никто не может, да и не обязан знать всей совокупности имеющих в ней хождение документов. Поэтому придется собрать информацию со всех структурных подразделений о создаваемых и получаемых ими документах. О том, кто их составляет, на основе какой информации, где они далее используются в системе управления. Не помешает выслушать и возможные предложения коллег по улучшению порядка работы с документами.

Кстати, если работники не могут предложить вам способы улучшить документооборот в компании, пусть просто опишут проблемы, которые возникают у них при работе с документацией. Ведь только зная имеющиеся проблемы, можно найти пути их решения.

Оптимизация и узкие места

На основе собранной информации уже можно рассмотреть возможности по оптимизации документопотоков в вашей организации, установить, где необходим дополнительный контроль, а где есть узкие места.

Скажем, регулярная задержка документов от вашего контрагента может быть связана не с нерадивостью вашего отдела продаж, а с незаинтересованностью менеджера контрагента в передаче документов в срок. Согласитесь, эту проблему невозможно решить только с помощью положения о документообороте.

Придется в договорах закрепить сроки передачи документов от контрагентов, с обязательным установлением санкций за их несоблюдение. А уже в положении о документообороте можно прописать порядок действий ваших сотрудников при непоступлении документов в срок.

Это может выглядеть так. Сначала вы напоминаете контрагенту о необходимости представить документы. Затем, если документы так и не получены, уведомляете ваших юристов о том, что срок не соблюден, и они уже предъявляют претензии контрагенту.

Обязанности и полномочия работников

Обязанности и полномочия применительно к первичке следует распределять между всеми сотрудниками организации, для которых создание и использование документов являются частью их работы.

Для этого в положении о документообороте необходимо:

— определить подразделения и должности, которые ответственны за составление документов и их передачу в другие структурные подразделения компании или третьим лицам;

— определить места и условия хранения документов;

— назначить работников, ответственных за хранение.

И не забудьте в положении о документообороте указать, что оно распространяется на все подразделения организации и его требования обязательны для исполнения всеми работниками.

График документооборота: структура

Детально порядок создания и движения документов с указанием лиц, ответственных за каждый участок, можно зафиксировать в графике документооборота компании, оформив его как приложение к положению.

Требование о составлении такого графика было в советском Положении № 105. Новый ФСБУ 27/2021 этого не требует, хотя, на мой взгляд, иметь такой график удобноп. 5.1 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действ. до 01.01.2022).

Разделы в графике документооборота могут быть сформированы:

— или исходя из структуры подразделений;

— или исходя из бизнес-процессов (например, производство, продажи, корпоративное управление, подбор персонала и т. п.);

— или по видам документов, составляемых на определенных участках деятельности компании (например, по учету основных средств, по учету материалов, по учету кадров и расчетов с персоналом и т. п.).

В графике укажите должности работников, ответственных за оформление документов, сроки их создания и передачи лицам, ответственным за учет документов. Там же можно прописать сроки хранения документов и указать лиц, ответственных за их хранение.

Поскольку график документооборота содержит большой объем различной информации, для наглядности удобнее всего составить его в форме таблицы.

График документооборота: взаимодействие работников и подразделений

Еще один немаловажный аспект, который нужно учитывать при организации системы документооборота в компании, — составление корректной отчетности зачастую подразумевает получение информации, требующей специальных познаний.

Поэтому надо предусмотреть распределение обязанностей по подготовке сведений от юридических, кадровых, планово-экономических, технических служб. Определите, какая именно информация и от каких служб может понадобиться бухгалтерии для ведения учета, и разработайте процедуру своевременного получения нужных сведений.

Например, определить срок эксплуатации основного средства или выяснить, относятся ли проведенные работы к ремонту или реконструкции ОС, должен работник технической службы. Оценить вероятность погашения долга перед вашей компанией может финдиректор, а шансы на выигрыш в суде — юрист.

Приложение № 3
к Приказу ООО «Альфа» от 24.12.2021 № 30

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

Наименование документа (указание на форму)Создание и обработка документаХранение документа
Кол-во оригиналовСрок оформленияОтветственный за оформление/получениеКонтроль за оформлением/обработкойПолучатель документаТип документаСрок передачиСрок хранения
Документы по заработной плате
Расчетная ведомость (Т-51)1За 2 рабочих дня до срока выплаты заработной платыБухгалтер по учету зарплатыГлавный бухгалтерГлавный бухгалтерОригиналВ день составления50 лет
...
Документы по продажам
Товарная накладная на отгрузку (ТОРГ-12)2В день реализации товаровМенеджер по продажамЗавскладомБухгалтерОригиналВ течение 5 дней после подписания покупателем5 лет
Счет-фактура на аванс2Не позднее 5 дней после получения предоплатыБухгалтер по реализацииГлавный бухгалтерГлавный бухгалтерОригиналВ день составления5 лет
Счет-фактура на отгрузку2Не позднее 5 дней с момента реализацииБухгалтер по реализацииГлавный бухгалтерГлавный бухгалтерОригиналВ день составления5 лет
...
Кассовые документы
Авансовый отчет (АО-1)1В течение 3 рабочих дней после расходования подотчетных сумм или после даты возвращения из командировкиПодотчетное лицо/бухгалтерГлавный бухгалтерГлавный бухгалтерОригиналНе позднее следующего дня после подписания руководителем5 лет
...

График документооборота: ответственность персонала

Чтобы работники вашей компании соблюдали сроки, установленные в графике документооборота, каждому из них надо вручить под роспись выписку из графика, где перечислены относящиеся к его сфере деятельности документы и указано, кому и в какие сроки их надо передать.

Кроме того, обязанность правильно оформлять документы и своевременно передавать их по назначению, в том числе и в бухгалтерию, должна быть закреплена в должностных инструкциях работников, так же как и ответственность за нарушение установленных правил.

Как показывает практика, без этого не будет работать никакое положение о документообороте, каким бы совершенным оно ни было. И не забудьте, что со своей должностной инструкцией или внесенным в нее дополнением работник тоже должен быть ознакомлен под роспись.

А еще Роструд согласен с тем, что положение о премировании компании может содержать условия о лишении работника премии за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичных документовПисьмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1.

Должностная инструкция менеджера отдела продаж

...

2. Должностные обязанности

2.1. Менеджер отдела продаж исполняет следующие обязанности:

...

3) обеспечивает передачу в департамент бухучета в сроки, установленные графиком документооборота, авансовых отчетов и документов, составление которых предусмотрено условиями договоров с покупателями, в частности:
— счетов-фактур;
— товарных накладных;
— универсальных передаточных документов.

...

2.3. При ненадлежащем исполнении или неисполнении своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, менеджер отдела продаж может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Также ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, учитывается при принятии решения о назначении премии и определении ее размера.

Проверка обязательных реквизитов внутренних и внешних документов

Понятно, что документооборот включает в себя и контроль правильности оформления первичных документов, то есть наличия в них обязательных реквизитов.

Что касается форм первички, создаваемой самой организацией, то, скорее всего, они согласовывались с бухгалтерией, и на этом этапе надо было отследить наличие в них обязательных реквизитов. А работник, ответственный за ввод данных из такого документа в регистры, просто должен проверить, правильно ли они заполнены.

Если же это внешний документ, оформляемый контрагентом, форма которого закреплена условиями договора, то необходимо еще на этапе заключения договора проверить, есть ли в ней все необходимые реквизиты. А это значит, что в положении о документообороте надо прописать обязательность такой проверки, выбрать работников, ответственных за проверку, и закрепить за ними эти контрольные функции.

Кстати, многие стали сталкиваться с такой проблемой: в организацию поступает документ на нестандартном бланке, а рядовой бухгалтер или другой работник сначала неправильно квалифицирует такой документ, потом вводит из него данные в учетные регистры, а дальше ошибки множатся. Как этого избежать?

Очень просто: в положении о документообороте определите лицо, в должностные обязанности которого входит принятие решений о квалификации нестандартных документов или операций. А также проверка того, все ли обязательные реквизиты есть в этих документах и верно ли отражены сведения из них в бухгалтерских регистрах.

Первичка и система внутреннего контроля

Еще хочу обратить ваше внимание на один немаловажный аспект, связанный с документооборотом. Как вы знаете, Закон № 402-ФЗ обязал всех создавать систему внутреннего контроля (СВК).

СВК — вещь нужная и полезная, так как помогает формировать достоверную финансовую отчетность и работать в рамках законодательства. Как показывает практика, при налаженном внутреннем контроле работа компании становится более эффективнойст. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; пп. 3, 4 Информации Минфина № ПЗ-11/2013.

И, надо сказать, качество работы с первичными документами — это зеркало состояния системы внутреннего контроля в организации. Поэтому положение о документообороте является ключевым элементом СВК и во многом предопределяет создание достоверной отчетности.

Как мы выяснили, одной из основных задач системы документооборота является обеспечение сохранности документов в течение срока их хранения. И потому тему хранения документов нам не обойти.

Читать далее
29 мая 10:30-12:00 (МСК)
Варианты участия
Иконка
Прямой эфир, живое общение с лектором
Иконка
Доступ к видеозаписи и материалам
Елена Шаронова
Ведет вебинар
ведущий эксперт издательства «Главная книга»
Регистрация на вебинар

Нужное