Восстановление документов
Утратил первичку — восстанови. Иначе накажут за отсутствие или непредставление
Как бы хорошо ни была налажена работа по хранению документов, невозможно полностью исключить вероятность событий, в результате которых документы будут испорчены или утрачены. Причины этого могут быть самыми различными — от банальной халатности сотрудников до масштабных стихийных бедствий.
Последствия отсутствия документов могут оказаться очень серьезными. Ведь по закону именно мы отвечаем за сохранность нашей документации. И независимо от причин утраты — гибель, пропажа, порча — необходимо предпринять все возможные меры по восстановлению документо
В противном случае организации грозит ответственность за отсутствие или непредставление истребованных налоговиками документов, даже если они были утрачены по объективным причинам. Эти разъяснения Минфина ФНС направила своим Письмом инспекциям для применения в работ
Суды нередко соглашаются с такой позицией. Даже то, что затребованные документы относятся к периоду, который уже был охвачен выездной проверкой, по мнению чиновников, не освобождает организацию от обязанности восстановить эти бумаги в случае их утрат
Налоговые штрафы за отсутствие документов
Как известно, основным стимулом для выполнения большей части правил является ответственность за их невыполнение. Начнем с ответственности, установленной НК за то, что в нужный момент у вас не оказалось той или иной первички.
Во-первых, отсутствие первичных документов относится к грубому нарушению правил учета доходов и расходов. За это организацию могут оштрафовать по ст. 120 НК РФ:
— если нет документов, относящихся к одному налоговому периоду, — на 10 000 руб.;
— если нет документов, относящихся к двум и более налоговым периодам, — на 30 000 руб.;
— если же отсутствие документов приведет к невозможности подтвердить налоговые расходы или правомерность неучета каких-то сумм или других показателей для целей налогообложения, то штраф составит 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб.
Налоговые штрафы за непредставление документов
Следующее нарушение — непредставление организацией документов по требованию налоговых органов, выставленному в рамках выездной, камеральной или встречной проверки, а также в ходе дополнительных мероприятий налогового контроля.
И как я уже говорил, по мнению Минфина и ФНС, утрата документов, без оглядки на причину, не освобождает вас от обязанности восстановить бумаги и представить контролирующим органам. Естественно, если их запросят до того, как истек «налоговый» срок хранения документов.
Тут размер штрафа будет зависеть от того, в рамках какого мероприятия налогового контроля были истребованы документы:
— если это произошло в рамках проверки вашей организации или конкретной сделки — штраф 200 руб. за каждый непредставленный докумен
— если же документы были истребованы при «встречке» — сумма штрафа не зависит от количества документов и равна
Справка
Также на 200 руб. за каждый непредставленный документ, нужный для контроля за уплатой взносов на травматизм, организацию может оштрафовать ФСС по ст. 26.31 Закона
Определение налоговых обязательств расчетным путем
Но налоговые штрафы — это не самое страшное последствие отсутствия первички. Гораздо неприятней тот факт, что налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, учтенные на основании утраченных документов. В результате организации доначислят налоги и пени, а также взыщут с нее штраф за неуплату налогов. Если документы, необходимые для расчета налогов, вообще не будут представлены по требованию налоговиков, инспекторы могут доначислить налоги расчетным методом.
Суды применение расчетного метода в такой ситуации считают правомерным, так как иначе определить причитающуюся с организации сумму налогов невозможно. Причина же отсутствия документов существенного значения не имеет. А вот доказывать, что проверяющие некорректно посчитали налоги, придется вам. В отсутствие первичных документов сделать это, согласитесь, совсем непросто.
Но надо сказать, что сейчас суды, рассматривая споры о применении налоговиками расчетного метода, настаивают на корректном определении не только доходов, но и расходо
Однако имейте в виду: при доначислении НДС вычеты расчетным путем вам не учтут. Ведь еще в 2013 г. Пленум ВАС решил, что вычет невозможен, если нет подтверждающих его документов, в первую очередь — счетов-факту
Кого накажут административно — руководителя или главбуха?
Отсутствие первичных документов может оказаться не только налоговым, но и административным правонарушением, за которое может быть привлечено к ответственности должностное лицо организации.
Кого же
Поскольку правонарушение — это следствие ненадлежащего исполнения должностным лицом своих обязанностей, нужно прежде всего выяснить, к чьей компетенции относилось обеспечение сохранности документов.
Как вы помните, по общему правилу за организацию ведения бухучета и хранение бухгалтерской документации отвечает руководитель. Соответственно, именно на руководителя и будут налагаться административные санкции, если только какую-то часть своих полномочий он не передал другому сотруднику, например главному бухгалтеру или финансовому директор
Получается, что должностным лицом при применении ответственности по
Штрафы по КоАП от налоговиков и ФСС
Теперь рассмотрим, по каким статьям
А если отсутствие документов привело к искажению данных бухучета и, как следствие, к занижению сумм начисленных налогов не менее чем на 10%, то с должностного лица налоговики могут взыскать штраф по ст. 15.11
Ответственности можно избежать, если искажение бухгалтерских сведений допущено в результат
— несоответствия составленных другими лицами первичных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни;
— непередачи или несвоевременной передачи первичных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухучета.
Штраф по ст. 15.11
Срок давности привлечения к административной ответственности с момента совершения правонарушения составляе
— по ст. 15.33
— по ст. 15.6
— по ст. 15.11
Штрафы Росархива: ст. 13.20 КоАП
Статья 13.20
Причем год назад размер штрафов, наложенных на должностных лиц, увеличили в 10 раз. С тех пор сумма штрафа — от 3000 до 5000 руб. По этой же статье могут оштрафовать и организацию — на сумму от 5000 до 10 000 руб.
Однако протокол ст. 13.20
Штрафы Росархива и ЦБ: ст. 13.25 КоАП
Есть в
Речь о неисполнении обязанности по хранению документов, установленной корпоративным законодательством и законами, регулирующими правила ведения определенных видов деятельности, например Законом о рынке ценных бумаг.
И тут надо учитывать, что перечень документов, обязанность хранения которых установлена этим законодательством, может быть весьма длинным. Так, Закон об АО обязывает общество сберегать, в частности, и документы бухучета. Понятие «документы бухучета» более чем широкое, и вся первичка точно под него подпадае
Причем если за несоблюдение правил хранения документов в ООО протокол о правонарушении составляют представители Росархива и дело о правонарушении направляется затем в суд, то в случае с АО штрафы «выписывает» Банк России без всяких судебных разбирательств.
Поэтому риск привлечения к ответственности по ст. 13.25
Причем, в отличие от ст. 13.20
Штрафы по КоАП: трудинспекция
В случае проверки трудовой инспекции отсутствие нужных документов может привести к штрафу по ч. 1 ст. 5.27
— для организации — от 30 000 до 50 000 руб.;
— для ее руководителя — от 1000 до 5000 руб. Повторное нарушение обойдется дороже: для руководителя — штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на
И получается, что за отсутствие одной и той же бумаги вас и вашу фирму могут наказать несколько раз. В основном это касается кадровой документации — ее проверяют и истребуют и ИФНС, и фонды, и трудинспекторы. Даже Росархив она может заинтересовать. Так что кадровую первичку храните особенно тщательно и уничтожайте по всем правилам.
Комиссия по восстановлению
Что же нам нужно сделать, чтобы избежать претензий в свой адрес? В новом ФСБУ
Например, можно действовать так, как пока еще предусмотрено советским Положением
1) приказом руководителя создать комиссию по расследованию факта утраты документов;
2) по итогам расследования составить акт с перечнем утраченных бумаг;
3) восстановить документы: оформить дубликаты, получить копии от контрагентов.
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
ПРИКАЗ
о создании комиссии по установлению причин утраты документов
№ 52
25.10.2021
Для установления причин утраты первичных учетных документов ООО «Альфа»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить комиссию в составе:
Председатель комиссии — главный бухгалтер Е.А. Никанорова.
Члены комиссии:
— менеджер А.С. Потапов;
— бухгалтер Е.П. Петрова;
— юрист К.Н. Карамзин.
2. Комиссии в период с 01.11.2021 по 30.11.2021:
а) провести инвентаризацию сохранившейся первичной бухгалтерской и налоговой документации и составить перечень утраченных документов;
б) определить причину утраты и подготовить рекомендации по восстановлению документов.
С приказом ознакомлены:
25.10.2021
25.10.2021
25.10.2021
25.10.2021
Утрата вследствие ЧС: чем подтвердить
Итак, одна из задач комиссии — выявить и документально подтвердить причину утраты бумаг. Если это произошло
Там нужно получить документ, подтверждающий, что утрата вашей документации произошла по независящим от организации причинам. Например, справку:
— противопожарной службы — при пожаре;
— МЧС — при наводнении, урагане или ином стихийном бедствии;
— коммунальных служб — при аварии, связанной с коммунальными сетями;
— полиции — при краже.
Акт комиссии
Кроме того, комиссия должна определить какой-то разумный срок на мероприятия по восстановлению первички. Срок зависит от количества документов, которые надо восстановить, и их вида. Понятно, что восстановление документов, в составлении которых участвовали ваши контрагенты, потребует больше времени, чем восстановление документов, составленных исключительно силами работников вашей компании.
Следующий шаг — назначение работника или работников, ответственных за восстановление. Контроль за выполнением мероприятий по восстановлению документов можно поручить той же комиссии, что устанавливала причины их утраты.
По результатам работы комиссия оформляет акт в произвольной форме. В нем надо указать перечень утраченных документов, причины их утраты, мероприятия, которые надо провести для восстановления документации, и лиц, которые будут этим заниматься. Акт подписывают председатель и все члены комиссии и утверждает руководитель организаци
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
08.11.2021
АКТ № 1
об утрате и восстановлении документов
г. Москва
08.11.2021
По итогам проведения служебного расследования комиссия, созданная приказом генерального директора ООО «Альфа» от 25.10.2021 № 52 (далее — комиссия), установила следующее.
23.10.2021
— входящие товарные накладные за 2020, 2021 гг. — 435 шт.;
— входящие счета-фактуры за 2020, 2021 гг. — 400 шт.
Комиссия назначает бухгалтера по учету ТМЦ С.Л. Скрупулезную ответственной за восстановление указанных документов в срок до 25.12.2021.
Е.А. Никанорова |
Члены комиссии:
А.С. Потапов
Е.П. Петрова
К.Н. Карамзин
С актом ознакомлена:
08.11.2021
Порядок восстановления
После акта комиссии приступаем к восстановлению бумаг, срок хранения которых еще не истек. В законодательстве нет правил о том, как это делать. Поэтому остается руководствоваться здравым смыслом.
Сама работа по восстановлению начинается с установления того, какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. Если уцелели регистры бухгалтерского учета, то информацию об этом можно взять из них.
Если же утрачены и бухгалтерские регистры, то, например, сведения о покупках и продажах можно получить путем анализа движения денег по расчетному счету организации.
По вашему запросу обслуживающий вашу компанию банк выдаст вам копии выписок и платежных документов, проходивших по вашему счету. Таким образом вы сможете восстановить список контрагентов. Понятно, что при наличии реестров или описей хранившихся документов эта задача существенно упрощается. Далее каждому из контрагентов надо направить запрос с просьбой представить дубликаты либо, на худой конец, копии документов. И ждать. Исходящие же документы восстанавливайте собственными силам
Обратите внимание: допустимо, что при восстановлении утраченных документов вместо сотрудников, составивших оригиналы и уже уволившихся, дубликаты могут подписать другие люди с соответствующими полномочиями. Кроме того, вместо дубликата контрагент вправе выдать заверенную копию бумаги.
Основания для таких выводов: ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве нет механизма восстановления утраченных документов. По
Если восстановление не закончено, а документы уже потребовали
Проверяющие могут запросить у вас утраченную первичку до того, как вы успели ее восстановить. Тогда в первую очередь уведомите контролеров о том, что документы утрачены и уже ведутся мероприятия по их восстановлению, указав срок, в который вы рассчитываете их завершить. После чего вы будете представлять документы в ИФНС или в суд по мере восстановления.
Таким образом, даже если налоговики при проверке снимут с вас расходы и вычеты по НДС по причине утраты вами подтверждающих документов, восстановив их и представив в УФНС или в суд, вы сможете отстоять свое право на признание расходов и вычето
Дополнительно суды не находят оснований для штрафа за непредставление документов, если они уничтожены, к примеру, пожаром, что подтверждено справкой, и компания занимается их восстановление
«Воскресить» первичку не удалось: что делать
К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала еще всего год или два тому назад. И даже то, что вы нашли контрагента и направили ему запрос, не гарантирует положительного ответа на него.
Поэтому зачастую восстановить удается только документы, которые были составлены с участием постоянных партнеров компании. Не исключены сложности и с собственной первичкой. Кто-то из сотрудников мог уволиться, кто-то — просто забыть о том, что было год-два назад. Таким образом, не исключено, что организация по объективным причинам не сможет восстановить утраченное полностью. Если так случилось, ответственный за восстановление документов работник составляет акт. В нем он излагает, почему продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов нецелесообразно.
А все документы, подтверждающие проведение мероприятий по восстановлению утраченного (запросы, объяснительные записки работников, переписка с контрагентами, справки из банков), подшивают и хранят. С помощью этих бумаг вы сможете доказать, что сделали все от вас зависящее для восстановления документов. А значит, привлекать вас к ответственности, например по ст. 126 НК за непредставление запрошенных налоговиками бумаг или по ст. 120 НК за грубое нарушение правил учета, незаконн