Восстановление документов

Утратил первичку — восстанови. Иначе накажут за отсутствие или непредставление

Как бы хорошо ни была налажена работа по хранению документов, невозможно полностью исключить вероятность событий, в результате которых документы будут испорчены или утрачены. Причины этого могут быть самыми различными — от банальной халатности сотрудников до масштабных стихийных бедствий.

Последствия отсутствия документов могут оказаться очень серьезными. Ведь по закону именно мы отвечаем за сохранность нашей документации. И независимо от причин утраты — гибель, пропажа, порча — необходимо предпринять все возможные меры по восстановлению документовп. 27 ФСБУ 27/2021.

В противном случае организации грозит ответственность за отсутствие или непредставление истребованных налоговиками документов, даже если они были утрачены по объективным причинам. Эти разъяснения Минфина ФНС направила своим Письмом инспекциям для применения в работеПисьмо Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

Суды нередко соглашаются с такой позицией. Даже то, что затребованные документы относятся к периоду, который уже был охвачен выездной проверкой, по мнению чиновников, не освобождает организацию от обязанности восстановить эти бумаги в случае их утратыПостановление АС МО от 27.04.2021 № Ф05-7230/2021.

Налоговые штрафы за отсутствие документов

Как известно, основным стимулом для выполнения большей части правил является ответственность за их невыполнение. Начнем с ответственности, установленной НК за то, что в нужный момент у вас не оказалось той или иной первички.

Во-первых, отсутствие первичных документов относится к грубому нарушению правил учета доходов и расходов. За это организацию могут оштрафовать по ст. 120 НК РФ:

— если нет документов, относящихся к одному налоговому периоду, — на 10 000 руб.;

— если нет документов, относящихся к двум и более налоговым периодам, — на 30 000 руб.;

— если же отсутствие документов приведет к невозможности подтвердить налоговые расходы или правомерность неучета каких-то сумм или других показателей для целей налогообложения, то штраф составит 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб.

Налоговые штрафы за непредставление документов

Следующее нарушение — непредставление организацией документов по требованию налоговых органов, выставленному в рамках выездной, камеральной или встречной проверки, а также в ходе дополнительных мероприятий налогового контроля.

И как я уже говорил, по мнению Минфина и ФНС, утрата документов, без оглядки на причину, не освобождает вас от обязанности восстановить бумаги и представить контролирующим органам. Естественно, если их запросят до того, как истек «налоговый» срок хранения документов.

Тут размер штрафа будет зависеть от того, в рамках какого мероприятия налогового контроля были истребованы документы:

— если это произошло в рамках проверки вашей организации или конкретной сделки — штраф 200 руб. за каждый непредставленный документп. 1 ст. 126 НК РФ;

— если же документы были истребованы при «встречке» — сумма штрафа не зависит от количества документов и равна 10 000 руб.п. 2 ст. 126 НК РФ

Определение налоговых обязательств расчетным путем

Но налоговые штрафы — это не самое страшное последствие отсутствия первички. Гораздо неприятней тот факт, что налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, учтенные на основании утраченных документов. В результате организации доначислят налоги и пени, а также взыщут с нее штраф за неуплату налогов. Если документы, необходимые для расчета налогов, вообще не будут представлены по требованию налоговиков, инспекторы могут доначислить налоги расчетным методом.

Суды применение расчетного метода в такой ситуации считают правомерным, так как иначе определить причитающуюся с организации сумму налогов невозможно. Причина же отсутствия документов существенного значения не имеет. А вот доказывать, что проверяющие некорректно посчитали налоги, придется вам. В отсутствие первичных документов сделать это, согласитесь, совсем непросто.

Но надо сказать, что сейчас суды, рассматривая споры о применении налоговиками расчетного метода, настаивают на корректном определении не только доходов, но и расходовп. 8 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57; Постановления АС ЦО от 30.03.2021 № Ф10-5558/2020; АС ВСО от 18.11.2020 № Ф02-3656/2020, Ф02-4790/2020.

Однако имейте в виду: при доначислении НДС вычеты расчетным путем вам не учтут. Ведь еще в 2013 г. Пленум ВАС решил, что вычет невозможен, если нет подтверждающих его документов, в первую очередь — счетов-фактурп. 8 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57.

Кого накажут административно — руководителя или главбуха?

Отсутствие первичных документов может оказаться не только налоговым, но и административным правонарушением, за которое может быть привлечено к ответственности должностное лицо организации.

Кого же КоАП относит к должностным лицам? Это не только руководитель компании, но и другие ее работники, которые выполняют организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функциист. 2.4 КоАП РФ.

Поскольку правонарушение — это следствие ненадлежащего исполнения должностным лицом своих обязанностей, нужно прежде всего выяснить, к чьей компетенции относилось обеспечение сохранности документов.

Как вы помните, по общему правилу за организацию ведения бухучета и хранение бухгалтерской документации отвечает руководитель. Соответственно, именно на руководителя и будут налагаться административные санкции, если только какую-то часть своих полномочий он не передал другому сотруднику, например главному бухгалтеру или финансовому директоруч. 1 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Получается, что должностным лицом при применении ответственности по КоАП может являться и главный бухгалтер компанииПостановление ВС от 22.09.2014 № 5-АД14-17.

Штрафы по КоАП от налоговиков и ФСС

Теперь рассмотрим, по каким статьям КоАП могут оштрафовать руководителя или главбуха. За непредставление документов, затребованных ИФНС в рамках налогового контроля, ответственность предусмотрена ч. 1 ст. 15.6 КоАП — штраф от 300 до 500 руб. На такую же сумму накажет ФСС за непредставление документов в рамках Законов № 125-ФЗ и 255-ФЗ: по ч. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП соответственно. Протокол о совершении этого правонарушения могут составлять выявившие его работники налоговой инспекции или отделения ФСС.

А если отсутствие документов привело к искажению данных бухучета и, как следствие, к занижению сумм начисленных налогов не менее чем на 10%, то с должностного лица налоговики могут взыскать штраф по ст. 15.11 КоАП — от 5000 до 10 000 руб. При повторном нарушении штраф вырастет и составит от 10 000 до 20 000 руб. Альтернатива — дисквалификация на 1—2 года.

Ответственности можно избежать, если искажение бухгалтерских сведений допущено в результатепримечание 2 к ст. 15.11 КоАП РФ:

— несоответствия составленных другими лицами первичных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни;

— непередачи или несвоевременной передачи первичных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухучета.

Штраф по ст. 15.11 КоАП назначают налоговики, так что, скорее всего, его наложат одновременно с привлечением к ответственности самой организации по ст. 120 НК.

Срок давности привлечения к административной ответственности с момента совершения правонарушения составляетч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ:

— по ст. 15.33 КоАП за непредставление в срок документов для ФСС — 2 месяца;

— по ст. 15.6 КоАП за непредставление в срок сведений для налогового контроля — 1 год;

— по ст. 15.11 КоАП за грубое нарушение бухучета — 2 года.

Штрафы Росархива: ст. 13.20 КоАП

Статья 13.20 КоАП устанавливает штраф за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Причем год назад размер штрафов, наложенных на должностных лиц, увеличили в 10 раз. С тех пор сумма штрафа — от 3000 до 5000 руб. По этой же статье могут оштрафовать и организацию — на сумму от 5000 до 10 000 руб.

Однако протокол ст. 13.20 КоАП составляют представители Росархива, а штраф налагает суд. Кроме того, срок давности небольшой — всего 3 месяца со дня оформления протокола. Поэтому риск привлечения организации к ответственности по ст. 13.20 КоАП минималенч. 1 ст. 23.1, п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ.

Штрафы Росархива и ЦБ: ст. 13.25 КоАП

Есть в КоАП еще один состав правонарушения, связанный с отсутствием некоторых документов, — это ст. 13.25. Размер штрафа для компании может составить до 300 000 руб., а для ее руководителя — до 30 000 руб.

Речь о неисполнении обязанности по хранению документов, установленной корпоративным законодательством и законами, регулирующими правила ведения определенных видов деятельности, например Законом о рынке ценных бумаг.

И тут надо учитывать, что перечень документов, обязанность хранения которых установлена этим законодательством, может быть весьма длинным. Так, Закон об АО обязывает общество сберегать, в частности, и документы бухучета. Понятие «документы бухучета» более чем широкое, и вся первичка точно под него подпадаетПостановления АС ВСО от 03.02.2020 № Ф02-7269/2019; АС СЗО от 30.10.2018 № Ф07-12701/2018.

Причем если за несоблюдение правил хранения документов в ООО протокол о правонарушении составляют представители Росархива и дело о правонарушении направляется затем в суд, то в случае с АО штрафы «выписывает» Банк России без всяких судебных разбирательств.

Поэтому риск привлечения к ответственности по ст. 13.25 КоАП высок именно для акционерных обществ. Как правило, такие правонарушения выявляют, когда акционеры, которым компания не представила затребованные ими документы, подают иски в суд. Либо их обнаруживают представители Банка России в ходе проверок соблюдения требований законодательства об АО и о ценных бумагах.

Причем, в отличие от ст. 13.20 КоАП, срок давности по ст. 13.25 за нарушение требований о хранении документов, предусмотренных законодательством об АО, ООО и о рынке ценных бумаг, — 1 год. При этом суд может счесть такое правонарушение длящимся. И тогда срок привлечения будут исчислять со дня выявления проступка, то есть со дня, когда был составлен протоколПостановление 9 ААС от 07.04.2021 № 09АП-10740/2021.

Штрафы по КоАП: трудинспекция

В случае проверки трудовой инспекции отсутствие нужных документов может привести к штрафу по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

— для организации — от 30 000 до 50 000 руб.;

— для ее руководителя — от 1000 до 5000 руб. Повторное нарушение обойдется дороже: для руководителя — штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1—3 года, для организации — штраф от 50 000 до 70 000 руб.

И получается, что за отсутствие одной и той же бумаги вас и вашу фирму могут наказать несколько раз. В основном это касается кадровой документации — ее проверяют и истребуют и ИФНС, и фонды, и трудинспекторы. Даже Росархив она может заинтересовать. Так что кадровую первичку храните особенно тщательно и уничтожайте по всем правилам.

Комиссия по восстановлению

Что же нам нужно сделать, чтобы избежать претензий в свой адрес? В новом ФСБУ 27/2021 действия в случае пропажи или гибели документов не прописаны, сказано лишь, что организация должна «принять все возможные меры по их восстановлению». Как пояснил Минфин, порядок действий теперь вправе определить сам руководительподп. «в» п. 11 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

Например, можно действовать так, как пока еще предусмотрено советским Положением № 105п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действ. до 01.01.2022):

1) приказом руководителя создать комиссию по расследованию факта утраты документов;

2) по итогам расследования составить акт с перечнем утраченных бумаг;

3) восстановить документы: оформить дубликаты, получить копии от контрагентов.

Утрата вследствие ЧС: чем подтвердить

Итак, одна из задач комиссии — выявить и документально подтвердить причину утраты бумаг. Если это произошло из-за каких-то чрезвычайных событий, пожара, затопления, кражи, то надо будет обратиться в уполномоченный орган.

Там нужно получить документ, подтверждающий, что утрата вашей документации произошла по независящим от организации причинам. Например, справку:

— противопожарной службы — при пожаре;

— МЧС — при наводнении, урагане или ином стихийном бедствии;

— коммунальных служб — при аварии, связанной с коммунальными сетями;

— полиции — при краже.

Акт комиссии

Кроме того, комиссия должна определить какой-то разумный срок на мероприятия по восстановлению первички. Срок зависит от количества документов, которые надо восстановить, и их вида. Понятно, что восстановление документов, в составлении которых участвовали ваши контрагенты, потребует больше времени, чем восстановление документов, составленных исключительно силами работников вашей компании.

Следующий шаг — назначение работника или работников, ответственных за восстановление. Контроль за выполнением мероприятий по восстановлению документов можно поручить той же комиссии, что устанавливала причины их утраты.

По результатам работы комиссия оформляет акт в произвольной форме. В нем надо указать перечень утраченных документов, причины их утраты, мероприятия, которые надо провести для восстановления документации, и лиц, которые будут этим заниматься. Акт подписывают председатель и все члены комиссии и утверждает руководитель организациип. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действ. до 01.01.2022).

Порядок восстановления

После акта комиссии приступаем к восстановлению бумаг, срок хранения которых еще не истек. В законодательстве нет правил о том, как это делать. Поэтому остается руководствоваться здравым смыслом.

Сама работа по восстановлению начинается с установления того, какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. Если уцелели регистры бухгалтерского учета, то информацию об этом можно взять из них.

Если же утрачены и бухгалтерские регистры, то, например, сведения о покупках и продажах можно получить путем анализа движения денег по расчетному счету организации.

По вашему запросу обслуживающий вашу компанию банк выдаст вам копии выписок и платежных документов, проходивших по вашему счету. Таким образом вы сможете восстановить список контрагентов. Понятно, что при наличии реестров или описей хранившихся документов эта задача существенно упрощается. Далее каждому из контрагентов надо направить запрос с просьбой представить дубликаты либо, на худой конец, копии документов. И ждать. Исходящие же документы восстанавливайте собственными силамиПисьма Минфина от 08.06.2009 № 03-05-05-03/08; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411.

Обратите внимание: допустимо, что при восстановлении утраченных документов вместо сотрудников, составивших оригиналы и уже уволившихся, дубликаты могут подписать другие люди с соответствующими полномочиями. Кроме того, вместо дубликата контрагент вправе выдать заверенную копию бумаги.

Основания для таких выводов: ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве нет механизма восстановления утраченных документов. По ГОСТу же дубликат — это повторный экземпляр подлинника, а копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинникаподп. 22, 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013; Письмо Минфина от 22.04.2019 № 03-11-11/28986.

Если восстановление не закончено, а документы уже потребовали

Проверяющие могут запросить у вас утраченную первичку до того, как вы успели ее восстановить. Тогда в первую очередь уведомите контролеров о том, что документы утрачены и уже ведутся мероприятия по их восстановлению, указав срок, в который вы рассчитываете их завершить. После чего вы будете представлять документы в ИФНС или в суд по мере восстановления.

Таким образом, даже если налоговики при проверке снимут с вас расходы и вычеты по НДС по причине утраты вами подтверждающих документов, восстановив их и представив в УФНС или в суд, вы сможете отстоять свое право на признание расходов и вычетовПостановление АС СЗО от 27.01.2015 № А42-7933/2013; ФАС МО от 12.02.2014 № Ф05-2554/2013.

Дополнительно суды не находят оснований для штрафа за непредставление документов, если они уничтожены, к примеру, пожаром, что подтверждено справкой, и компания занимается их восстановлениемПостановление АС МО от 22.07.2020 № Ф05-7602/2020.

«Воскресить» первичку не удалось: что делать

К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала еще всего год или два тому назад. И даже то, что вы нашли контрагента и направили ему запрос, не гарантирует положительного ответа на него.

Поэтому зачастую восстановить удается только документы, которые были составлены с участием постоянных партнеров компании. Не исключены сложности и с собственной первичкой. Кто-то из сотрудников мог уволиться, кто-то — просто забыть о том, что было год-два назад. Таким образом, не исключено, что организация по объективным причинам не сможет восстановить утраченное полностью. Если так случилось, ответственный за восстановление документов работник составляет акт. В нем он излагает, почему продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов нецелесообразно.

А все документы, подтверждающие проведение мероприятий по восстановлению утраченного (запросы, объяснительные записки работников, переписка с контрагентами, справки из банков), подшивают и хранят. С помощью этих бумаг вы сможете доказать, что сделали все от вас зависящее для восстановления документов. А значит, привлекать вас к ответственности, например по ст. 126 НК за непредставление запрошенных налоговиками бумаг или по ст. 120 НК за грубое нарушение правил учета, незаконноПостановления АС ПО от 15.04.2021 № Ф06-2960/2021; 8 ААС от 17.04.2017 № 08АП-16418/2016; АС ПО от 03.09.2014 № А72-9031/2013.

Читать далее