Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Электронный документооборот

Азы ЭДО

Все больше компаний заинтересованы во внедрении электронного документооборота, сокращенно — ЭДО. Считается, что перевод документов в электронную форму, а также их оборот и хранение в электронной форме позволят сократить время на работу с документами примерно на 80%.

Как я уже упоминал (когда мы говорили о правилах исправления первички), Закон о бухучете № 402-ФЗ уравнял по юридической силе первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе, с учетными документами в электронном формате, если они подписаны электронной подписью (ЭП).

Бумажную копию электронного документа придется составить только тогда, когда законом или договором предусмотрено представление этого документа другому лицу или в госорган именно на бумаге. Но в любом случае при оформлении документов в электронном виде необходимо обеспечить возможность изготовления их копий на бумагеч. 6 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 14 ФСБУ 27/2021.

Программное обеспечение, используемое вами для обмена электронными документами, подписанными ЭП, должно быть совместимо с ПО, используемым вашими контрагентами. А если вы подключились к одному оператору ЭДО, а у контрагента — другой, обмениваться электронными документами вы сможете, только если у операторов есть соглашение о роуминге.

Виды «виртуальных» подписей: какая для чего подходит

Чтобы перейти на электронные документы с контрагентами, нужно выполнить несколько условий. Во-первых, надо заключить с партнерами соглашение об электронном обмене документами. Во-вторых, придется потратиться на приобретение специального программного обеспечения и сертификатов ключей электронной подписи.

Закон об электронной подписи (ЭП) предусматривает три вида подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную (УКЭП или просто КЭП). По Закону к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, однозначно приравнивается лишь электронный документ с УКЭП.

Тогда как документы, завизированные простой или неквалифицированной ЭП, будут равноценны документу, составленному на бумаге и подписанному личной подписью, только если это установлено законом, актом Банка России либо об этом договорились сами контрагентып. 1 ст. 5, пп. 1, 2 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Для первички ФСБУ 27/2021 с 2022 г. установил такие же правила: если закон или подзаконный акт требует УКЭП, значит, так тому и быть. Если же установленных требований нет, то для внутренних документов вид ЭП определяет локальный нормативный акт, а для внешних — соглашения с контрагентами. Например, можно договориться об использовании простой электронной подписип. 17 ФСБУ 27/2021; п. 7 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33; Письмо ФНС от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@.

Не сказать, что ФСБУ 27/2021 в части ЭДО совершил революцию: и сейчас, по мнению Минфина, организация также вправе использовать любой предусмотренный Законом № 63-ФЗ вид ЭП при оформлении первичных документов в электронном видеПисьмо Минфина от 14.09.2021 № 03-02-11/74628.

В части электронных счетов-фактур подвижек нет — этот документ можно завизировать только УКЭП в силу прямого указания НК. Причем с 08.07.2021 при продаже прослеживаемых товаров электронные счета-фактуры или УПД обязательны и для продавцов, и для покупателей, независимо от системы налогообложенияп. 1.2 ст. 169 НК РФ; Письмо Минфина от 21.09.2016 № 03-03-06/1/55073.

Больше об обязанностях продавцов и покупателей в рамках системы прослеживаемости А.И. Дыбов рассказал на семинаре «Отчет за III квартал 2021 года».

Что меняется в оформлении УКЭП для руководителя или ИП с 2022 г., а что уже изменилось

С 2022 г. руководители компаний и предприниматели будут получать УКЭП только в ИФНС. Но, как выразилась налоговая служба, для «бесшовного» перехода процесс запустили с 01.07.2021 — с этой даты директора и ИП вправе (но не обязаны) обзавестись УКЭП через налоговиков.

И сейчас, и с 2022 г. услуга бесплатная, потратиться заранее придется только на электронный носитель — токен, его надо принести в ИФНС для записи УКЭП. Срок службы подписи от налоговиков — 15 месяцев. А еще она подходит для абсолютно всех направлений использования УКЭП: электронной отчетности, госзакупок, ЕГАИС, системы маркировки и т. д.подп. 1 п. 1 ст. 17.2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022); Информация ФНС «С 1 июля квалифицированную электронную подпись для ЮЛ/ИП можно получить в ФНС России»

Естественно, в связи с этими подвижками возник вопрос, что руководителям фирм и предпринимателям делать с УКЭП, полученной до 2022 г. в коммерческом удостоверяющем центре (УЦ)? Вот что ответило МинцифрыПисьмо Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604:

— если УЦ аккредитован в 2021 г., можно пользоваться УКЭП до окончания срока ее действия, в том числе и в 2022 г.;

— если УЦ аккредитацию в 2021 г. не проходил, подпись будет работать до 31.12.2021 включительно. При условии, что до этой даты не закончится аккредитация УЦ или срок действия УКЭП.

УКЭП для работников и иных представителей

Работники и другие представители фирмы либо ИП по доверенности что до, что после 01.01.2022 получают УКЭП только в коммерческих УЦ, аккредитованных при Минцифры. Их список есть на сайте министерства. Там же можно посмотреть, у каких УЦ аккредитация закончилась или приостановлена досрочноИнформация ФНС «ФНС разъяснила, кто и как может получить бесплатную КЭП с 1 июля».

Для приобретения УКЭП в УЦ нужно подать определенный пакет документов. Какой именно — можно прочитать на сайте того центра, в который вы планируете обратиться. Но одна бумага понадобится всем — доверенность от организации или ИП.

Также придется заключить договор с центром, оформить заявку на электронную подпись и указать там тот вид услуг, для которого ЭП нужна. Приобрести свой сертификат ключа ЭП придется каждому из работников, чья подпись должна стоять на первичном документе.

Внутренние правила ЭДО. Сроки хранения электронных документов

На электронную первичку распространяются те же правила, что и на бумажную. Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности.

Следовательно, если компания решила ввести систему ЭДО и электронной отчетности, это нужно отразить в учетной политике, а в положении о документообороте закрепить:

— в каких случаях документы составляются в электронном виде, а в каких — на бумаге;

— форматы электронных документов;

— порядок и место хранения электронных документов, виды носителей, на которых они хранятся.

Также понадобится разработать внутренний документ, который будет регламентировать порядок:

— получения работником ключа ЭП;

— хранения, применения, замены, аннулирования ключа;

— действий при компрометации ключа — они аналогичны действиям, выполняемым при потере банковской карты.

И о хранении электронной первички. По срокам тут действуют те же правила, что и для бумажных документов. Но, помимо самих электронных документов, надо также хранить документы, связанные с их изготовлением, и переписку по вопросам информационно-технического обеспечения системы ЭДО.

Существуют специальные программные продукты, представляющие собой электронные архивы документов. Они позволяют систематизировать электронные документы и обеспечить к ним удобный доступ. Есть и другой способ хранения электронных документов — в настоящее время услуги по их хранению предоставляют многие операторы электронного документооборота.

Когда электронный документ придется распечатать

В некоторых случаях придется делать бумажные копии своих электронных документов. Например, при их истребовании налоговиками в ходе проверки. Дело в том, что направить в ИФНС электронные документы можно, только если они составлены по форматам, утвержденным ФНС.

Это, например, документ о передаче товаров (результатов работ), товарно-транспортная накладная, товарная накладная, счет-фактура, УПД. Правила электронного обмена большинством документов с налоговиками утверждены Приказом ФНС от № ЕД-7-2/448@.

Если вы составляете документы по собственному электронному формату, их придется представлять на бумаге в виде заверенных копий с отметкой о подписании документа УКЭП или сканировать эти копии и направлять в электронном виде.

Если ваши с контрагентом документы подписаны простой ЭП, то еще нужно приложить соглашение, в котором указано, что документ, подписанный такой подписью, признается равнозначным бумажному с собственноручной подписьюПисьмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@.

Еще один пример электронного документа, требующего распечатки, — отчеты об оказанных услугах от различных сервисов в Интернете, которые обычно размещают в личном кабинете пользователя. Это может быть реклама, хостинг, облачное хранилище и даже система «Платон», которая собирает плату с владельцев большегрузовПисьма ФНС от 07.11.2016 № БС-4-21/21044@ (п. 11), от 31.07.2018 № СД-4-3/14795@; Минфина от 18.03.2019 № 03-03-06/1/17847.

ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ
Нужное