Новый ФСБУ 27/2021: как теперь организовать документооборот

Формы первичных документов

О чем этот семинар

Добрый день, коллеги! Итак, наша тема — документооборот в организации.

Как вам известно, в апреле 2021 г. Приказом Минфина № 62н был утвержден новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он заменяет Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное в далеком 1983 г. Почти 40 лет назад!

Требования ФСБУ 27/2021 касаются всех организаций и предпринимателей, кроме бюджетников. Стандарт вступит в силу с 01.01.2022, но его можно начать применять и до указанного срока. Мы рассмотрим основные положения нового стандарта.

Но будем говорить не обо всех документах, а в первую очередь о тех, которые необходимы для бухгалтерского и налогового учета. Мы рассмотрим бумаги, которые составляются при сделках с контрагентами и расчетах с работниками. То есть мы будем разбираться в основном с документооборотом первичных документов.

Мы обсудим, как с учетом нового стандарта правильно организовать весь цикл жизни первичного документа начиная от его создания или получения и заканчивая отправкой по назначению или хранением в организации и последующим уничтожением.

От того, как в организации налажен документооборот первички, зависит, что и как будет задокументировано, будет ли сохранена нужная вам информация, будут ли сведения, отраженные в документах, соответствовать действительности, а сами документы оформляться своевременно.

Мы также затронем некоторые документы, которые сами по себе не являются основанием для бухгалтерских проводок или отражения операции для целей налогообложения, но без которых организация обойтись не может. Большинство этих документов, например кадровая и кассовая документация, оформляется по определенным шаблонам.

Итак, приступим. И для начала определимся, что такое первичный документ и для чего он нужен.

Первичный документ: что это такое

Первичные документы составляются, в первую очередь, в связи с требованиями Закона о бухучете, согласно которым каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом.

Ведь именно из первичных документов сведения об этих фактах попадают в бухгалтерские регистры, а оттуда и в финансовую отчетность. Таким образом, качество информации, содержащейся в отчетности, напрямую зависит от качества первичкич. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Итак, назначение первичного документа — закрепить и сохранить информацию о каком-либо факте, возникшем в хозяйственной жизни организации. А термином «факт хозяйственной жизни» обозначают сделки, события и операции, способные повлиять на финансовое положение, результаты деятельности компании или ее денежные потокич. 8 ст. 3, ст. 5 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Но первичные документы нужны не только для бухучета. Они используются и для целей налогообложения. Налоговый кодекс в главах 21 и 25 указывает на необходимость оформления первички в соответствии с действующим законодательством и никаких дополнительных требований к ней не предъявляет. А значит, в целях налогообложения под первичными понимаются те же документы, составленные согласно требованиям законодательства о бухучетеп. 1 ст. 172, п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 252 НК РФ; Письма Минфина от 26.05.2021 № 03-03-07/40400, от 16.10.2020 № 03-03-07/90450.

Кроме того, первичная документация играет важную роль во взаимоотношениях компании и контрагентов. Грамотно составленный документ позволит в случае спора отстоять право на получение денег за поставленный товар или оказанную услугу, а также может подстраховать от попыток недобросовестных контрагентов взыскать с вас то, что им не причитается. Решение этих проблем не относится напрямую к компетенции бухгалтера, но отражается на благополучии компании в целом.

Что такое первичный документ и для чего он нужен, мы выяснили, теперь можно разбираться с правилами его оформления.

Первичный документ должен соответствовать требованиям Закона о бухучете и ФСБУ 27/2021.

В общем случае, согласно стандарту, составлять первичный документ нужно на русском языке. А если он составлен на иностранном языке, то должен содержать построчный перевод. Стандарт разрешает составлять первичный документ на иностранном языке, только если этого требует законодательство страны, где компания ведет деятельность. Но в этом случае потребуется построчный перевод регистрапп. 5, 6 ФСБУ 27/2021.

Обязательные формы: касса и банки

Закон о бухучете разрешает организациям самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов.

Составлять первичку по типовым формам, утвержденным Минфином, обязаны только бюджетники. Но бюджетный учет — это отдельная система, которая отличается от бухучета коммерческих организаций и остается за пределами нашего семинарач. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Унифицированные документы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, необязательны, за отдельными исключениями, когда обязанность применять утвержденные госорганами формы закреплена в других нормативных актахПисьмо Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482; Информация Минфина № ПЗ-10/2012.

Поэтому, как и прежде, мы обязаны оформлять платежные поручения по форме, утвержденной Банком России. Иначе ваш банк просто не проведет платеж.

Остались обязательными к применению и формы кассовых документов, утвержденные Госкомстатом, так как именно на них ссылается Банк России в Указании о порядке ведения кассовых операций. Этопп. 4.1, 4.6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У:

— приходный кассовый ордер по форме № КО-1;

— кассовая книга (форма № КО-4);

— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

— расчетно-платежные и платежные ведомости (формы № Т-49 и Т-53).

Зато с переходом на онлайн-кассы пропала обязанность применять унифицированные формы документов по учету кассовых операций: № КМ-1 — КМ-9. В их числе и журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), а также справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6)Письмо Минфина от 22.07.2019 № 03-01-15/54535.

Обязательные формы: транспортная и товарно-транспортная накладные

К обязательным унифицированным формам относится и транспортная накладная, утвержденная Правительством РФ. Поэтому автоперевозчикам и их клиентам без ее оформления не обойтись.

Транспортная накладная подтверждает не только заключение договора перевозки, но и понесенные расходы как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Ее форма предусматривает все реквизиты, необходимые для первичных документов, поэтому, если у вас есть транспортная накладная, оформлять дополнительные первичные документы на перевозку не нужноп. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200; Письмо ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@.

Напомню, что с 01.01.2021 применяется обновленная форма транспортной накладной. Но ФНС разрешила использовать утратившую силу форму тем, кто не успел вовремя обновить программное обеспечение и перейти на использование новой формы в срок. При наличии договора перевозки груза форма, действовавшая до 31.12.2020, также подтверждает расходы организации на перевозку грузаПисьмо ФНС от 15.04.2021 № СД-4-3/5182@.

А вот организации, работающие в сфере оборота алкогольной продукции, при перевозке алкоголя должны составлять именно товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т (ТТН). Ничего не поделаешь, эта обязанность прямо установлена Законом № 171-ФЗ. За отсутствие ТТН могут оштрафоватьПисьма Минфина от 07.09.2021 № 27-05-16/72440, от 01.10.2021 № 27-05-16/79625:

— организацию, которая поставляет, закупает, перевозит или реализует спирт и алкогольную продукцию, — на 200 000—300 000 руб. с конфискацией товара, на который нет накладной;

— ее руководителя — на 10 000—15 000 руб.

Но если с алкоголем вы дела не имеете, навязать вам составление ТТН вместо транспортной накладной никто не вправеПисьмо Минтранса от 20.07.2011 № 03-01/08-1980ис.

Обязательные формы: кадры

Вести кадровую первичку по унифицированным формам необязательно с 2013 г. — Роструд это подтвердил. Ведь ТК не предусмотрена передача функций по разработке таких форм Госкомстату и Минфину с Минтрудом, с которыми эти образцы были согласованы. Поэтому, если для вас эти формы неудобны, можете разработать свои. В том числе и личную карточку работникаПисьмо Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ.

До сентября 2021 г. личная карточка по форме № Т-2 была обязательна, поскольку упоминалась в правительственных Правилах ведения трудовых книжек. А с 01.09.2021 действует новый Порядок их ведения от Минтруда, где карточки больше нет. Но вы можете продолжать ее оформлять, если вам так удобно, ведь там в одном месте собраны почти все сведения о работникеп. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (утратило силу с 01.09.2021); Порядок, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (вступил в силу 01.09.2021).

Кроме того, с 01.09.2021 стали необязательными формы книги учета бланков трудовых книжек и книги учета их движения. Сами книги вести по-прежнему нужно, но образец работодатель утверждает самостоятельно.

Больше подробностей о новом Порядке ведения трудовых книжек — в семинаре А.И. Дыбова «Отчет за II квартал 2021 года».

Унифицированные формы против собственных: контроль и учетные программы

Итак, за исключением перечисленных случаев, самостоятельно разработанные организацией формы первички — полноценные документы. Конечно, если в них есть перечисленные в Законе № 402-ФЗ обязательные реквизиты, на которых мы остановимся отдельно. Ведь, по общему правилу, какие формы первичных учетных документов будет использовать компания, решает ее руководительч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Кстати, хотя Закон № 402-ФЗ действует уже не первый год, ситуация с применением «своих» форм первички по-прежнему двоякая.

С одной стороны, бухгалтеры и другие работники, оформляющие первичку, давно мечтали об отмене громоздких унифицированных форм с большим количеством реквизитов на все случаи жизни и ценят эту возможность.

С другой стороны, после появления права создавать свою первичку немногие поспешили им воспользоваться. Большинство по-прежнему отдает предпочтение унифицированным формам.

Почему так складывается? Вероятно, первая из возможных причин — память о пристальном внимании и жестких требованиях проверяющих к первичке, постоянных придирках к малейшим недочетам в оформлении с целью снять налоговые расходы или отказать в вычете НДС. И если с требованиями к заполнению прежних форм компании более-менее знакомы, то угадать, что может не понравиться проверяющим в самостоятельно созданном бланке, — невозможно. А неизвестность всегда пугает.

Вторая причина, по которой организации не спешат отказываться от унифицированных форм, — как правило, компании ведут учет в стандартных бухгалтерских программах, куда их разработчики уже заложили формы первички. По большей части это все те же унифицированные формы. И если компания решает использовать в работе документы по самостоятельно разработанным формам, ей надо перенастроить программу. А это дополнительные и весьма значительные затраты если не денег, то времени.

Унифицированные формы против собственных: контрагенты

Еще одна причина непопулярности первички собственного образца связана с тем, что часто в составлении первичного документа участвует несколько человек. Причем зачастую кто-то из этих товарищей не является работником вашей организации.

Условно все первичные документы можно поделить на две группы.

Первая группа — документы, создаваемые и используемые исключительно внутри организации: накладные на отпуск материалов в производство, акты инвентаризации, путевые листы, табели учета рабочего времени.

Оформление этих документов находится полностью в ведении самой компании. А научить своих работников действовать по своим же правилам может быть и нелегко, но вполне возможно.

Вторая группа — документы, в создании которых участвуют не только ваши работники, но и работники ваших контрагентов. Это, как правило, документы, которые составляются при исполнении договорных обязательств: товарные и транспортные накладные, акты выполненных работ.

В их составлении принимают участие как минимум две стороны, а значит, может возникнуть необходимость согласовывать формы документов.

Дело в том, что, оформляя первичку, продавец использует свои образцы. А они могут не устроить покупателя, который будет настаивать на применении своих форм. Однако если контрагенты не согласовали оформление первички в договоре, то требовать от продавца замены документа покупатель не вправе.

Это обстоятельство надо учитывать. И если для вас форма документа принципиальна, предупредите об этом работников, которые занимаются составлением и экспертизой договоров.

Таким образом, в отсутствие всеобщей жесткой регламентации форм первички одни и те же по сути операции, совершаемые с разными контрагентами, могут оформляться разными по форме документами. Конечно, это не нарушение, но существенно затрудняет обработку первички бухгалтерией.

Во-первых, потому что, сталкиваясь с незнакомой формой документа, требуется определить его полноценность для целей учета, то есть наличие в нем всех обязательных реквизитов. А во-вторых, возрастает вероятность ошибок при внесении данных таких нестандартных документов в бухгалтерские регистры. Ведь их разнообразие не позволит делать эту работу автоматически.

Как легализовать собственные образцы первички

Однако независимо от того, какие формы первички вы используете, унифицированные или разработанные самостоятельно, они должны быть легализованы, то есть официально введены в систему документооборота организации.

Только тогда они будут полностью соответствовать требованиям законодательства. Поэтому в Законе о бухучете сказано, что руководитель определяет, что и когда будет применятьсяч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Откуда же компании берут формы первички? Тут есть варианты.

Первый — компания сама для себя разрабатывает формы первичных документов, включая в них все обязательные реквизиты и иногда добавляя реквизиты, необходимые в силу специфики деятельности. Эти формы должен утвердить руководительПисьмо ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@.

При этом недостаточно просто написать в учетной политике, что вы применяете формы первичных учетных документов, в которых есть все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона № 402-ФЗ. В учетной политике (точнее, в приложении к ней) надо привести разработанные вами формы первички.

Как легализовать унифицированные формы

Второй «источник» форм — образцы, подготовленные госорганами или поставщиками программного обеспечения.

Как я уже говорил, многие организации продолжают применять унифицированные формы. Но тут нужно учитывать следующий аспект. Раньше применение таких форм гарантировало их соответствие требованиям закона, так как в них есть все необходимые реквизиты.

То есть при правильном заполнении документ всегда имел юридическую силу, его можно было спокойно применять в хозяйственном обороте, а также для целей бухгалтерского и налогового учета.

Но теперь давнее утверждение формы госорганом не делает автоматически документ, составленный по этому образцу, оформленным в установленном порядке.

Для того чтобы легализовать такие унифицированные формы, их надо упомянуть в своей учетной политике. То есть руководитель может определить в учетной политике, что компания использует такие-то формы, утвержденные такими-то актами Госстата или Росстата. Этого вполне достаточно.

И кстати, не нужно вымарывать из бланков информацию об утверждении формы органом статистики, она не сделает документ недействительным. Не стоит дополнять форму и информацией об утверждении ее руководителем вашей компании — смысла в этом нет никакого.

Все это относится и к формам документов, разрабатываемым и рекомендуемым к применению не только Росстатом, но и другими госорганами. Например, к формам универсального передаточного и универсального корректировочного документов: УПД и УКД соответственно.

Эти формы разработаны ФНС и рекомендованы к применению налогоплательщиками. Безусловно, вы не обязаны ими пользоваться, но если захотите их применять, то их тоже надо упомянуть в учетной политике.

Как легализовать формы из учетной программы или договора

Теперь о том, как надо поступить, если ваша компания использует формы, которые выдает бухгалтерская программа. В этом случае в учетной политике можно указать, что используемые первичные учетные документы являются приложением к бухгалтерской компьютерной программе, а сами формы перечислить в приложении к учетной политике.

Но, как я уже говорил, формы документов, составляемых при исполнении сделок, могут быть определены соглашением сторон договора. И заранее предусмотреть, к какому соглашению на этот счет вы придете с тем или иным контрагентом, невозможно.

Поэтому в любом случае надо указать в учетной политике, как принимается решение о выборе форм документов, применяемых сторонами договора. Например, прописать, что если формы первичных учетных документов определены договором, то в рамках этих отношений вы используете формы, которые предусмотрены договором.

Как организация определяет формы применяемой первички, мы выяснили. А теперь разберемся с обязательными реквизитами первичных учетных документов.

Реквизиты, подписи, печати

Обязательные реквизиты первичного документа по закону и не только

Пунктом 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусмотрено всего 7 обязательных реквизитов первичного документа:

1) наименование;

2) дата составления;

3) наименование составившей документ организации;

4) содержание факта хозяйственной жизни: сделки, события или операции;

5) величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) должность лица (лиц), совершившего сделку (операцию) и ответственного за оформление сделки либо ответственного за оформление свершившегося события;

7) ф. и. о. и подпись ответственного лица (лиц).

При желании вы можете включить в документ и дополнительные реквизиты. Это предусмотрено ФСБУ 27/2021. Плюс не забывайте, что перечень обязательных реквизитов, установленный Законом № 402-ФЗ, для некоторых документов может быть расширен другими нормативными актами. Например, обязательные реквизиты для путевого листа установлены Минтрансом, а реквизиты кассового чека — Законом № 54-ФЗп. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ; п. 12 ФСБУ 27/2021; Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Оправдательный документ + обязательные реквизиты = первичный документ

Теперь, когда мы освежили в памяти обязательные реквизиты первичного документа, позвольте вам представить новый документ — оправдательный. Этот термин ввел ФСБУ 27/2021.

Оправдательным считается любой документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. Например, договор с контрагентом, решение суда или ИФНС, кассовый чек, квитанция об оплате, товарный счет. В отличие от первичного учетного документа он не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни и не содержит все обязательные реквизиты.

Но! Оправдательный документ может быть одновременно и первичным, если в нем есть 7 обязательных реквизитов. То есть документ, не составлявшийся изначально как первичный, можно использовать в качестве такового без дополнительных бумаг. Если же в оправдательном документе реквизитов не хватает, надо составить отдельный первичный документ со ссылкой на оправдательныйп. 3 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

Дата составления и измеритель операции

Рассмотрим некоторые реквизиты первички подробнее. По Закону № 402-ФЗ первичный учетный документ надо составить при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончанияч. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

ФСБУ 27/2021 впервые определил, что является датой составления первичного учетного документа. Это дата его подписания лицом, совершившим сделку, либо лицом, ответственным за ее оформление. Если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, то в документе нужно указать обе датып. 2 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

В первичном документе может быть указан или денежный, или натуральный измеритель. Так, в кассовых документах вы фиксируете только денежное выражение операции. А при перемещении материальных ценностей внутри одной организации можно обойтись только натуральным показателем, например штуками.

Однако учтите, это вовсе не означает, что вы можете произвольно выбирать, какой измеритель указывать в документе: денежный или натуральный. Если факт хозяйственной жизни можно оценить и в деньгах, и в натуре и это существенная информация, то в документе надо написать и то, и другое.

Фактов несколько, а документ один — так можно?

Закон № 402-ФЗ требует составлять первичный документ под каждый факт хозяйственной жизни. Но ФСБУ 27/2021 уточнил эти правилап. 4 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

Во-первых, одним первичным учетным документом теперь можно оформить несколько связанных фактов хозяйственной жизни.

Во-вторых, некоторые операции разрешено отражать в первичном документе не в момент их совершения, а с определенной периодичностью, например за сутки, неделю, месяц, квартал. Речь идет о двух видах таких операций:

— длящиеся — начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств и т. п.;

— повторяющиеся — поставка товара, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и т. п.

В этом случае периодичность составления первичных учетных документов определяется организацией исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности и фиксируется в учетной политике.

Первичный учетный документ для таких операций надо составлять на отчетную дату. Кстати, ранее подобный порядок допускался при реализации товаров, продукции, работ, услуг с применением ККТ.

Первичка в у. е. или в валюте

Раз уж мы заговорили о деньгах, возникает вопрос: можно ли в первичных документах указывать стоимость только в иностранной валюте? ФСБУ 27/2021 на этот вопрос ответил четко: нетп. 7 ФСБУ 27/2021.

Впрочем, налоговики придерживались такого подхода и до ФСБУ. По их мнению, составление первички только в у. е. или в валюте неправомерно, так как согласно Закону № 402-ФЗ денежное измерение объектов бухгалтерского учета производится в рубляхч. 2 ст. 12 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Письмо УФНС по Московской области от 28.02.2014 № 16-21/10933.

Если вы используете разработанную ФНС форму УПД, то при цене, установленной договором в у. е. или в валюте, но с оплатой в рублях, заполнять УПД тоже придется в рублях. Почему? Потому что УПД создан на основе счета-фактуры, который в у. е. заполнять вообще нельзя, а в валюте можно только при валютных расчетах.

Что касается регистров бухучета, то денежные величины в них должны быть в рублях. И неважно, в какой валюте была оформлена операция и в какой стране она произошла. А если стоимость выражена в иностранной валюте, то в регистре ее нужно указать и в валюте, и в рубляхп. 7 ФСБУ 27/2021.

Чем лицо, совершившее операцию, отличается от лица, оформившего ее

В Законе № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 говорится о двух лицах, которых надо отметить в первичке: лицо, совершившее операцию, и лицо, ответственное за ее оформление. Кто они и в чем между ними разница, поясню на примерахп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В большинстве случаев первичный документ оформляет лицо, совершающее операцию. Например, кладовщик отпускает материалы со склада в цех, составляет и подписывает накладную на внутреннее перемещение. То есть он совершает операцию по передаче материала и одновременно отвечает за ее оформление.

А бывает, что нет ни сделки, ни операции, а событие, оказывающее влияние на финансовое положение организации и на ее отчетность, есть. И тогда первичный документ подписывает лицо, ответственное за оформление свершившегося события.

Например, бухгалтер, ответственный за конкретный участок учета, при расчете курсовых разниц или остатков незавершенного производства составляет и подписывает по такому факту хозяйственной жизни бухгалтерскую справку.

Понятно, что он сам не имеет никакого отношения к колебаниям курса валют или к величине НЗП. Но он документально фиксирует эти факты. И бухгалтерская справка будет документом, подписанным лицом, ответственным лишь за оформление свершившегося события.

Возможна и ситуация, когда совершает операцию одно лицо, а оформляет — другое. Это происходит, когда расходник выписывает бухгалтер, а деньги выдает кассир или когда ведение бухучета и оформление первички передано другой организации. В этих случаях образцом первичного документа должны быть предусмотрены две подписи: одна — того, кто совершает операцию, а вторая — того, кто ее оформляет. Но если за совершение операции и ее оформление отвечает один и тот же человек, то ему не нужно дважды расписываться в документе, даже если в нем, как например в УПД, предусмотрены две отдельные строчки для подписей. Достаточно расписаться один раз в любой из них.

Подписание первички: полномочия руководителя, список ответственных, факсимиле

Важнейший реквизит первичного документа — подписи ответственных лиц. Кто вправе подписывать первичку и как предоставить право подписи первички?

Руководитель организации может подписывать первичку по умолчанию, ему для этого ничье разрешение не требуется. Он по закону вправе совершать сделки и подписывать любые документы от имени компании без доверенностиподп. 1 п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ.

Но если директору придется подписывать все документы организации, он очень скоро, как говорится, взвоет. Тем более Закон о бухучете не устанавливает, что первичные документы должен подписывать исключительно руководитель. Поэтому он вправе кого-то уполномочить на подписание первички. И это могут быть не только ваши работники.

Директор компании должен установить перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. А те, в свою очередь, должны обеспечить, чтобы в подписанных ими документах правильно отражались объекты бухучетапп. 11, 16 ФСБУ 27/2021.

Буквально пару слов скажу о факсимильной подписи. И Минфин, и Президиум ВАС уже давно разъяснили, что проставление факсимиле на первичных документах и счетах-фактурах незаконноПисьма Минфина от 10.04.2019 № 03-07-14/25364, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946; Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11.

Поэтому любой первичный документ, составленный на бумаге, должен содержать собственноручную подпись ответственных лиц. В противном случае налоговики в ходе проверки могут снять ваши налоговые расходы и вычеты по НДС. Не поможет даже то, что подписание документов факсимиле вы предусмотрели в договоре с контрагентом.

Приказ о праве подписи или доверенность на это?

Подтверждением полномочий на подписание документов может быть один из следующих документов:

— внутренний распорядительный документ по организации: приказ, подписанный руководителем, или утвержденное им положение о праве подписи на документах;

— доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями ГК, опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируют право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц, не состоящих в ее штате, не распространяются.

В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактурып. 6 ст. 169 НК РФ.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это не обязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия доверенности в ней не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, то его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он ознакомлен под роспись.

Обязательность подписи главбуха

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера. В общем случае в первичке его подписи может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, оформление и подписание кассовых документов. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо.

Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должностип. 4.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; Письмо ЦБ от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002.

Во-вторых, по умолчанию главный бухгалтер расписывается в счетах-фактурах, но НК разрешает передать эти полномочия другому лицуп. 6 ст. 169 НК РФ.

Но если подписывает главбух далеко не все документы, то его письменные указания по заполнению первички и документообороту обязательны для всех должностных лиц, которые этим занимаются. Таков законч. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Печать — это очень странный предмет. Она вроде бы есть, и ее как бы нет

А теперь отдельно остановимся на таком реквизите первичных документов, как печать.

Как вам известно, коллеги, организация может не иметь и нигде не ставить печать, если в уставе нет записи о ее наличии. Правда, речь идет исключительно об АО и ООО. Некоммерческие организации, а также ГУПы и МУПы обязаны иметь печатьст. 2 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 2 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ.

Если уставом печать предусмотрена, она нужна только в установленных законом случаях, например на доверенностях для суда или для участия в госзакупках.

Перечень случаев, когда федеральным законом установлена обязанность проставлять печать при наличии сведений о ней в уставе ООО или АО, я собрал в таблицу.

Документ, в котором надо ставить печать	Основание
Доверенность для арбитражного суда	ч. 5 ст. 61 АПК РФ
Доверенность для суда общей юрисдикции	ч. 3 ст. 53 ГПК РФ
Доверенность для службы судебных приставов	ч. 2 ст. 54 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ
При участии в конкурсах и аукционах для заключения контрактов в сфере госзакупок: — доверенности, прилагаемые к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе; — доверенности в целях получения аккредитации участников электронного аукциона; — заявки на участие в закрытом аукционе	подп. «в» п. 1 ч. 2, ч. 4 ст. 51, подп. «в» п. 1 ч. 2, ч. 4 ст. 88 Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ
Акт о несчастном случае на производстве	ч. 5 ст. 230 ТК РФ
Копии учредительных документов, представляемые на госрегистрацию прав на недвижимое имущество	п. 9 ст. 18 Закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ
Закладная на недвижимость по договору ипотеки (печать владельца закладной заверяет отметку об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства)	п. 2 ст. 25 Закона от 16.07.1998 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)»
Двойное складское свидетельство	п. 1 ст. 913 ГК РФ
Решение о выпуске российских депозитарных расписок	п. 10 ст. 27.5-3 Закона от 22.04.1996 № 39-ФЗ
При приватизации госимущества: — документ со сведениями о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юрлица; — прошитые листы документов, представляемых с заявкой на покупку имущества	пп. 1, 2 ст. 16 Закона от 21.12.2001 № 178-ФЗ
Извещение об уплате авансового платежа акциза	подп. 5 п. 1 ст. 10.2 Закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ
Заявление о принятии решения о классификации товара и прилагающиеся к нему документы	п. 8 ст. 16 Закона от 03.08.2018 № 289-ФЗ
Заявление о включении в реестр таможенных представителей	п. 6 ст. 342 Закона от 03.08.2018 № 289-ФЗ
Заявление о внесении изменений в реестр таможенных представителей	п. 3 ст. 343 Закона от 03.08.2018 № 289-ФЗ

Печать на доверенности, кадровых документах, отчетности

Что касается обычной (не судебной) доверенности, то уже давно в ГК РФ нет требования о проставлении на ней печати. Но вы можете ее ставить. Ведь печать на доверенности организации не делает этот документ ничтожным.

А за те годы, пока ГК обязывал ее ставить, печать на доверенности стала привычной. В некотором смысле это стало таким же обычаем делового оборота, каким является проставление печати на договорах.

И психологически люди больше готовы доверять бумаге с печатью, чем без таковой.

Не нужна печать и при заверении записей в трудовой книжке. Точнее, новым Порядком ведения трудовых книжек предусмотрено, что она проставляется «при наличии». И в трудовом договоре печати может не быть. ТК РФ этого не требуетст. 57 ТК РФ; п. 7, подп. «д» п. 28, п. 36 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Не предусмотрено проставление печати на основных формах налогового учета и отчетности, например в декларациях по налогу на прибыль, налогу на имущество и УСНО, формах РСВ, 6-НДФЛ.

Поле «М.П.» в первичке: ставить печать или нет?

Закон о бухучете не включил печать в число обязательных реквизитов первичного учетного документа. И ни один другой федеральный закон не обязывает АО или ООО ставить печать на первичке.

Но многих бухгалтеров все еще смущает, что реквизит «печать» встречается в некоторых обязательных формах первичной учетной документации. Это, в частности, квитанция к ПКО, кассовая книга и платежное поручение.

Но все эти формы документов утверждены подзаконными нормативными актами, а не федеральными законами. Сами же законы, во исполнение которых утверждены эти формы, не содержат требования о наличии на документах печати организации.

Что до платежного поручения, в форме которого предусмотрено поле 43 для оттиска печати, то в самом Положении Банка России, утвердившем форму, прямо написано, что печать ставят лишь при ее наличииприложение 1 к Положению ЦБ от 29.06.2021 № 762-П.

Также место для печати есть во всех унифицированных формах Госкомстата и Росстата, которые сейчас использовать необязательно. Но, как мы выяснили, почти все их используют. Что делать: заверять, к примеру, товарную накладную ТОРГ-12 печатью или не заверять?

Подход тот же, что и с обязательной первичкой: хотите — штампуйте накладные, не хотите — не штампуйте. Само по себе поле «М.П.», в котором нет привычного уже уточнения «при наличии», вас ни к чему не обязывает.

Если решите, что вам без печати на исходящей первичке никуда, закрепите такое требование в своей бухгалтерской учетной политике. Также об обязательном использовании печати на документах могут условиться стороны любого договора.

Исправление первички

Какие ошибки исправлять

Не ошибается, коллеги, только тот, кто ничего не делает. Потому никакая первичка не застрахована от огрехов. Но все ли из них нужно исправлять? Давайте будем честны: главное, что нас волнует, — примут ли бумагу, точнее расходы и вычет по ней, налоговики. А значит, ориентироваться нужно на их подход.

Так вот, по мнению Минфина, если ошибка в первичке несущественная, то ее можно не исправлять, так как это не делает документ дефектным для целей налогообложения.

К несущественным Минфин относит ошибки, не препятствующие идентификацииПисьма Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 18.04.2019 № 03-03-06/1/27940:

— продавца;

— покупателя;

— наименования и стоимости товаров, работ или услуг.

Как видите, подход к несущественным ошибкам в документах, подтверждающих расходы, диктуется подходом к ошибкам в счетах-фактурах. Причем одно из писем Минфина, в котором высказана эта позиция, размещено на сайте ФНС в качестве разъяснения, обязательного для применения налоговикамип. 2 ст. 169 НК РФ.

Таким образом, ни вам, ни контрагентам вовсе не обязательно звонить во все колокола, стремясь исправить любую ошибку в первичке. Особенно в унифицированных формах, которые очень перегружены лишней информацией.

Зачеркиваем неправильное

В первичные документы можно вносить исправления, если это не запрещено законами или нормативными правовыми актами в сфере бухучета. Пока нельзя вносить исправления только в кассовые документы (ПКО, РКО) и платежные банковские документы. В остальную же первичку вносить исправления можно и нужноч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; п. 18 ФСБУ 27/2021; п. 2.5 Правил, утв. Положением ЦБ от 29.06.2021 № 762-П.

Способы исправления документов вы вправе установить сами, но обязательно с учетом требований нового ФСБУ 27/2021, который как раз изменил устоявшиеся правила корректировки.

С 2022 г. бумажную первичку можно исправлять только корректурным способом. То есть зачеркнуть ошибочный текст или сумму так, чтобы их все равно можно было прочесть, сделать надпись «Исправлено», указать дату исправления. Такое исправление надо заверить подписями тех же лиц, которые этот документ составили, с указанием их ф. и. о. и должностейп. 21 ФСБУ 27/2021.

Соответственно, если в составлении документа участвовали представители нескольких контрагентов, то все они должны заверить исправления своей подписью.

Заменяем документ на новый

Зачеркивание в первичке в XXI веке выглядит архаикой, потому некоторые компании и ИП пользуются другим способом исправления — составляют новый правильный документ с теми же реквизитами.

В этом случае все делают вид, что бумаги с ошибками вообще не было. Для применения этого способа исправлений нужно, чтобы выполнялись три условия:

1) все экземпляры изначального документа должны быть уничтожены. Иначе один и тот же факт хозяйственной жизни организации будет зафиксирован в двух бумагах с разным содержанием, а это может привести к путанице и спорам;

2) в новом документе должны расписаться те же лица, которые составляли изначальный документ;

3) бумага с ошибкой не должна попасться на глаза налоговикам, а новый бланк не должен светиться белизной на фоне пожелтевших документов за тот же период времени.

Однако, по мнению Минфина, исправление в бумажном первичном учетном документе путем составления нового, исправленного документа не допускается. Хотя в самом ФСБУ именно такой фразы нет. В нем сказано, цитирую дословно: «исправления в виде подчисток (в частности, замазывания, стирания…) не допускаются»подп. «г» п. 8 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

Если говорить о налоговом учете, то против замены неверного документа исправленным выступает и ФНС. Но опять же, если замена случилась до налоговой проверки и ошибка недавняя, обнаружить, что исходную первичку подменили, весьма проблематичноПисьмо ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264.

Составляем исправление к исходной бумаге: как это было до 2022 г.

Итак, формально менять изначальный документ на новый нельзя, а корректурный способ не всегда возможен. Ведь с момента составления документа до внесения в него исправлений много воды может утечь, и некоторые люди, участвовавшие в оформлении бумаги, могут занимать уже другие должности или попросту уволиться из организации.

И естественно, возникает вопрос: как исправить документ в этом случае? До 2022 г., если документ был подписан лицами, которые не могут принять участие в его исправлении, мы используем третий способ приведения исходной бумаги в порядок.

Он заключается в составлении корректировочного документа, то есть бумаги, в которой мы фиксируем, что в изначальном документе допущена ошибка, и указываем, какие сведения являются правильными.

Ближайшая аналогия — внесение исправлений или корректировок в счета-фактуры. А так как корректировочный документ по сути является новым документом, то и составить его могут не те люди, которые представили изначальный документ, а те, кто нашел в нем ошибку. Исправительные документы должны иметь последовательную нумерацию в строго хронологическом порядке.

Этот способ предложила ФНС и согласовала его с Минфином. И пока его можно применять независимо от того, как составляется документ — в бумажном или электронном видеПисьма ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@, от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@.

Составляем исправление к исходной бумаге: как это будет с 2022 г.

Итак, до 2022 г. исправление к бумажному документу — обычная и привычная практика. Но при буквальном прочтении ФСБУ 27/2021 получается, что ей конец. В Стандарте для бумаги один вариант корректировки — зачеркивать и подписывать вновь. Причем должны совпадать и должности, и ф. и. о. лиц, которые изначально завизировали документп. 21 ФСБУ 27/2021; подп. «б» п. 8 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

Мне сложно сказать, почему так произошло и как в XXI веке в документ попали нормы из века XX. Неясна судьба Писем ФНС по исправлениям к бумажной первичке. Они прямо ссылаются на Закон о бухучете, но теперь вдруг выясняется, что он ничего такого не подразумевал, иначе откуда взяться ФСБУ 27/2021?

Мой прогноз такой: с приходом 2022 г. практика составления исправлений сохранится до тех пор, пока ФНС не отзовет разъяснения. Все дружно будут делать вид, что в этой части ФСБУ 27/2021 не существует.

Особенно в ситуации, когда подписанты исходной бумаги ушли со своих должностей — тут вообще налицо пробел нормативного регулирования. Если ориентироваться на Стандарт, исправить такой документ невозможно в принципе. А значит, организация вправе разработать свой способ (читай — продолжать пользоваться методом от ФНС). Надо только в учетной политике об этом написатьп. 7.1 ПБУ 1/2008.

Исправляем электронные документы

Закон № 402-ФЗ уравнял в правах первичные учетные документы на бумаге и в электронном виде. А вот исправлять их согласно ФСБУ 27/2021 придется по-разномуч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Для электронных документов Стандарт предусматривает только один способ исправления — с помощью нового документа. И это логично по следующим причинамподп. «в» п. 8 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33:

— форматы электронных документов обычно просто не допускают внесения исправлений в созданные и подписанные документы;

— в некоторых случаях нормативные акты прямо запрещают вносить исправления в электронные документы;

— даже если исправление возможно, то фактически это приводит к уничтожению изначального документа.

Новый документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с указанием их должностей, ф. и. о. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначальногоп. 20 ФСБУ 27/2021.

Как организовать документооборот

Зачем нужен документооборот

Для любого грамотного бухгалтера очевидно, что правильная организация документооборота в компании является необходимым условием достоверного учета. Налаженный документооборот позволяет бухгалтерии вовремя получать первичные документы от других подразделений организации.

А своевременное получение первичного документа дает возможность оперативно проверить правильность его оформления, исправить ошибки, если они есть, и вовремя отразить имеющиеся в нем сведения в бухгалтерском и налоговом учете.

Что плохого в поступлении документов в бухгалтерию с опозданием? Ну, не получив вовремя документы по расходам и вычетам НДС, вы, во-первых, начислите излишние суммы налогов, во-вторых, вам придется после получения опоздавших документов вносить корректировки в учет.

Или же, наоборот, если в результате задержки документов в учете будет несвоевременно отражена выручка или другие доходы и это обнаружат при проверке, то вам грозят штрафы и пени. Не говоря уже о том, что на плечи бухгалтера ложится дополнительная работа, связанная с внесением изменений в учет, в налоговую и бухгалтерскую отчетность.

Кроме того, в любой, даже небольшой фирме каждый день создается хотя бы пара-тройка документов, и поскольку их приходится хранить не год и не два (о сроках хранения мы еще поговорим), их количество постоянно увеличивается. Поэтому вполне возможна ситуация, когда на поиски какого-то внезапно понадобившегося документа даже годичной давности может уйти масса времени.

Пропажа некоторых документов может повлечь самые разнообразные неблагоприятные последствия. Например, утрата акта сверки, в котором контрагент подтвердил наличие долга перед вашей организацией, может привести к невозможности доказать перерыв течения срока исковой давности. В результате вы не сможете взыскать долг с контрагента через суд.

Потеря накладной на купленные товары грозит отказом в расходах и вычетах, а может быть, и штрафом за непредставление этого документа.

Как убедить руководителя в необходимости разработки документооборота

Понятно, что в полезности налаженного документооборота в организации не надо убеждать работников бухгалтерии, отдела кадров и прочих специалистов, непосредственно и каждодневно занимающихся работой с документами. Ясно и то, что для обеспечения полного порядка в документах нужны люди, а значит, и финансовые ресурсы.

А чтобы установленный порядок документооборота в компании реально работал, соблюдение его правил должно стать обязанностью каждого сотрудника, которому приходится участвовать в создании какого-то документа. Для этого порядок документооборота надо зафиксировать на бумаге, которую должен утвердить руководитель организации.

Таким образом, перед нами встает задача убедить руководство в необходимости создания и внедрения порядка документооборота. Часть аргументов, которые помогут вам обосновать необходимость этой работы, я уже привел, приведу еще один.

По Закону о бухучете № 402-ФЗ именно руководитель организации отвечает за порядок хранения учетной документации. А при смене директора должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. И если такая передача невозможна по причине утраты документов, то по умолчанию отвечать за это будет руководитель, который не обеспечил сохранность документовч. 1 ст. 7, ч. 3 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Каким же образом руководство может обеспечить сохранность документов, число которых достигает сотен или тысяч? Ясное дело, никто не ожидает, что директор запрет документы в сейфе в собственном кабинете и будет их охранять.

Речь все-таки идет о мерах, обеспечивающих защиту документов от несанкционированного воздействия в масштабе всей организации. Иными словами, от руководителя требуется, чтобы в компании была налажена система делопроизводства и архивного хранения документов.

Надеюсь, что с помощью перечисленных аргументов вам удастся убедить руководство, что надлежащая организация работы с документами — это не пустая трата финансовых и людских ресурсов, а вложения в защиту интересов как самой компании, так и ее руководителя.

Положение о документообороте

Итак, компании стоит наладить работу с документами. Для этого придется разработать локальные нормативные акты, которые будут регламентировать все до мелочей на всех этапах жизни документа, а также порядок их хранения и уничтожения.

Общие указания по созданию системы управления документами можно найти в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, который действует с 01.01.2020. Его положения можно взять за основу при разработке регламентов внутри компании.

Оптимальный вариант — это разработать и утвердить положение о документообороте, которое будет обязательным для всех ваших работников. И если вы хотите не просто получить еще один внутренний нормативный акт, только чтобы поставить себе галочку и при случае показывать проверяющим, а на самом деле улучшить работу сотрудников с документами, то предлагаю такой план действий.

Не сомневаюсь, что вы в курсе процессов и операций, происходящих в вашей фирме. Однако в любом случае, начиная работу над положением о документообороте, не помешает детально ознакомиться со всеми видами документов и маршрутами их движения в вашей организации.

Ведь изначально никто не может, да и не обязан знать всей совокупности имеющих в ней хождение документов. Поэтому придется собрать информацию со всех структурных подразделений о создаваемых и получаемых ими документах. О том, кто их составляет, на основе какой информации, где они далее используются в системе управления. Не помешает выслушать и возможные предложения коллег по улучшению порядка работы с документами.

Кстати, если работники не могут предложить вам способы улучшить документооборот в компании, пусть просто опишут проблемы, которые возникают у них при работе с документацией. Ведь только зная имеющиеся проблемы, можно найти пути их решения.

Оптимизация и узкие места

На основе собранной информации уже можно рассмотреть возможности по оптимизации документопотоков в вашей организации, установить, где необходим дополнительный контроль, а где есть узкие места.

Скажем, регулярная задержка документов от вашего контрагента может быть связана не с нерадивостью вашего отдела продаж, а с незаинтересованностью менеджера контрагента в передаче документов в срок. Согласитесь, эту проблему невозможно решить только с помощью положения о документообороте.

Придется в договорах закрепить сроки передачи документов от контрагентов, с обязательным установлением санкций за их несоблюдение. А уже в положении о документообороте можно прописать порядок действий ваших сотрудников при непоступлении документов в срок.

Это может выглядеть так. Сначала вы напоминаете контрагенту о необходимости представить документы. Затем, если документы так и не получены, уведомляете ваших юристов о том, что срок не соблюден, и они уже предъявляют претензии контрагенту.

Обязанности и полномочия работников

Обязанности и полномочия применительно к первичке следует распределять между всеми сотрудниками организации, для которых создание и использование документов являются частью их работы.

Для этого в положении о документообороте необходимо:

— определить подразделения и должности, которые ответственны за составление документов и их передачу в другие структурные подразделения компании или третьим лицам;

— определить места и условия хранения документов;

— назначить работников, ответственных за хранение.

И не забудьте в положении о документообороте указать, что оно распространяется на все подразделения организации и его требования обязательны для исполнения всеми работниками.

График документооборота: структура

Детально порядок создания и движения документов с указанием лиц, ответственных за каждый участок, можно зафиксировать в графике документооборота компании, оформив его как приложение к положению.

Требование о составлении такого графика было в советском Положении № 105. Новый ФСБУ 27/2021 этого не требует, хотя, на мой взгляд, иметь такой график удобноп. 5.1 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действ. до 01.01.2022).

Разделы в графике документооборота могут быть сформированы:

— или исходя из структуры подразделений;

— или исходя из бизнес-процессов (например, производство, продажи, корпоративное управление, подбор персонала и т. п.);

— или по видам документов, составляемых на определенных участках деятельности компании (например, по учету основных средств, по учету материалов, по учету кадров и расчетов с персоналом и т. п.).

В графике укажите должности работников, ответственных за оформление документов, сроки их создания и передачи лицам, ответственным за учет документов. Там же можно прописать сроки хранения документов и указать лиц, ответственных за их хранение.

Поскольку график документооборота содержит большой объем различной информации, для наглядности удобнее всего составить его в форме таблицы.

График документооборота: взаимодействие работников и подразделений

Еще один немаловажный аспект, который нужно учитывать при организации системы документооборота в компании, — составление корректной отчетности зачастую подразумевает получение информации, требующей специальных познаний.

Поэтому надо предусмотреть распределение обязанностей по подготовке сведений от юридических, кадровых, планово-экономических, технических служб. Определите, какая именно информация и от каких служб может понадобиться бухгалтерии для ведения учета, и разработайте процедуру своевременного получения нужных сведений.

Например, определить срок эксплуатации основного средства или выяснить, относятся ли проведенные работы к ремонту или реконструкции ОС, должен работник технической службы. Оценить вероятность погашения долга перед вашей компанией может финдиректор, а шансы на выигрыш в суде — юрист.

График документооборота: ответственность персонала

Чтобы работники вашей компании соблюдали сроки, установленные в графике документооборота, каждому из них надо вручить под роспись выписку из графика, где перечислены относящиеся к его сфере деятельности документы и указано, кому и в какие сроки их надо передать.

Кроме того, обязанность правильно оформлять документы и своевременно передавать их по назначению, в том числе и в бухгалтерию, должна быть закреплена в должностных инструкциях работников, так же как и ответственность за нарушение установленных правил.

Как показывает практика, без этого не будет работать никакое положение о документообороте, каким бы совершенным оно ни было. И не забудьте, что со своей должностной инструкцией или внесенным в нее дополнением работник тоже должен быть ознакомлен под роспись.

А еще Роструд согласен с тем, что положение о премировании компании может содержать условия о лишении работника премии за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичных документовПисьмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1.

Проверка обязательных реквизитов внутренних и внешних документов

Понятно, что документооборот включает в себя и контроль правильности оформления первичных документов, то есть наличия в них обязательных реквизитов.

Что касается форм первички, создаваемой самой организацией, то, скорее всего, они согласовывались с бухгалтерией, и на этом этапе надо было отследить наличие в них обязательных реквизитов. А работник, ответственный за ввод данных из такого документа в регистры, просто должен проверить, правильно ли они заполнены.

Если же это внешний документ, оформляемый контрагентом, форма которого закреплена условиями договора, то необходимо еще на этапе заключения договора проверить, есть ли в ней все необходимые реквизиты. А это значит, что в положении о документообороте надо прописать обязательность такой проверки, выбрать работников, ответственных за проверку, и закрепить за ними эти контрольные функции.

Кстати, многие стали сталкиваться с такой проблемой: в организацию поступает документ на нестандартном бланке, а рядовой бухгалтер или другой работник сначала неправильно квалифицирует такой документ, потом вводит из него данные в учетные регистры, а дальше ошибки множатся. Как этого избежать?

Очень просто: в положении о документообороте определите лицо, в должностные обязанности которого входит принятие решений о квалификации нестандартных документов или операций. А также проверка того, все ли обязательные реквизиты есть в этих документах и верно ли отражены сведения из них в бухгалтерских регистрах.

Первичка и система внутреннего контроля

Еще хочу обратить ваше внимание на один немаловажный аспект, связанный с документооборотом. Как вы знаете, Закон № 402-ФЗ обязал всех создавать систему внутреннего контроля (СВК).

СВК — вещь нужная и полезная, так как помогает формировать достоверную финансовую отчетность и работать в рамках законодательства. Как показывает практика, при налаженном внутреннем контроле работа компании становится более эффективнойст. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; пп. 3, 4 Информации Минфина № ПЗ-11/2013.

И, надо сказать, качество работы с первичными документами — это зеркало состояния системы внутреннего контроля в организации. Поэтому положение о документообороте является ключевым элементом СВК и во многом предопределяет создание достоверной отчетности.

Как мы выяснили, одной из основных задач системы документооборота является обеспечение сохранности документов в течение срока их хранения. И потому тему хранения документов нам не обойти.

Хранение документов

В какой форме и где хранить

Итак, вы составили внутренний или получили входящий документ и провели его в бухгалтерском и налоговом учете. Теперь ваша задача этот документ сохранить по правилам, установленным новым ФСБУ 27/2021.

Итак, хранению подлежат подлинники документов, как бумажных, так и электронных. Причем именно в том виде, в котором они составлены. То есть переводить бумажные документы в электронный вид для последующего хранения запрещено. Хотя сейчас Госдума рассматривает законопроект, в котором предлагается разрешить перевод документов из бумажной формы в электронную и наоборот, а также конвертацию электронных документов из одного формата в другойпп. 23, 24 ФСБУ 27/2021.

Документы и данные, содержащиеся в них, должны храниться на российской территории. Здесь же должны размещаться базы данных бухучета. При этом ограничений на использование информационных технологий или технических средств, позволяющих выполнить это требование, нет. Документы и данные могут параллельно храниться и за пределами России. Например, когда организация ведет деятельность в другой стране и законодательство этой страны требует, чтобы документы бухучета хранились на ее территориип. 25 ФСБУ 27/2021; подп. «в» п. 9 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

Бухгалтерский и налоговый сроки хранения

Проблема, с которой сталкиваются организации, только налаживающие внутреннюю систему документооборота, состоит в том, что разные законодательные акты нередко устанавливают различные сроки хранения одних и тех же документов. Кое-кто слишком спешит с уничтожением документов и выбирает более ранний из установленных сроков.

Однако сроки хранения надо определять так, чтобы в будущем не попасть в неприятную ситуацию, когда проверяющие вдруг потребуют представить какие-то из уже уничтоженных вами документов, срок хранения которых на самом деле еще не истек.

Поэтому давайте начнем с того, что рассмотрим стандартные сроки хранения первичных документов и исключения по ним.

По Закону о бухучете первичные документы должны храниться 5 лет после отчетного года. То есть после года, в котором вы в последний раз использовали данные из этих документов при составлении отчетности. С марта 2021 г. такой же срок хранения первички прописан и в НК: 5 лет, а не 4 года, как раньшеч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.

Но этот срок применяется только в тех случаях, когда более длительный период хранения не установлен правилами организации государственного архивного дела, а именно — Перечнем Росархива, который действует с февраля 2020 г.

«Архивные» сроки хранения

Для большей части бухгалтерской и кадровой первички Перечень Росархива предусматривает такой же срок хранения, как и Закон о бухучете, — 5 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был использован в последний раз.

Исключение составляют некоторые документы, связанные с учетом кадров, срок хранения которых — 50 лет, а если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 — то 75 лет. Это, к примеру, такие бумагипп. 1, 2 ст. 29 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ:

— некоторые кадровые приказы, в частности о приеме, переводе, увольнении, по начислению заработной платы, премий и иных выплат работникам, о предоставлении отпусковст. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

— сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (СЗВ-ТД, СТД-Р)ст. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

— табели учета рабочего времени работников с вредными условиями трудаст. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

— лицевые счета и личные карточки работниковстатьи 296, 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

— расчетные и расчетно-платежные ведомости и иные документы на выплаты работникам, если в организации не ведутся их лицевые счетаст. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

— путевые листы, если отсутствуют другие документы, подтверждающие вредные и опасные условия труда водителейст. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Такие длительные сроки хранения обусловлены тем, что сохранность этих документов обеспечивает реализацию права граждан на пенсионное обеспечение. Ведь невозможность подтвердить стаж и размер заработной платы за определенный промежуток времени препятствует начислению и перерасчету пенсии.

Еще Перечнем Росархива установлены следующие отдельные сроки хранения:

— 1 год — для заявлений сотрудников о выдаче документов, связанных с работойст. 451 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

— 3 года — для графика отпусков, документов о дисциплинарных взысканиях, уведомлений работниковстатьи 434, 436, 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

— 5 лет — для реестра сведений доходов физлиц и документов о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны трудастатьи 313, 409 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

— 45 лет — для журналов, книг учета инструктажа по охране трудаст. 423 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Больше об «архивных» сроках хранения самых распространенных документов читайте в статье И.В. Кравченко «Новые сроки хранения документов: что изменилось для бухгалтера и кадровика» («Главная книга», 2020, № 13).

Особый случай: документы на безнадежную дебиторку и налоговый убыток

Итак, повторюсь: срок хранения 5 лет по Закону о бухучете и НК начинает исчисляться после окончания того периода, в котором документ последний раз использовался для составления отчетностиПисьмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829.

Поэтому, к примеру, документы, подтверждающие безнадежную задолженность, списанную по истечении исковой давности, придется хранить как минимум в течение 8 лет: 3 года исковой давности плюс 5 лет с года учета безнадежной дебиторки в расходах.

Или взять налоговый убыток, который можно переносить на будущее аж в течение 10 лет после убыточного года. Соответственно, хранить документы, подтверждающие размер убытка, надо в течение всего срока, пока вы переносите убыток, плюс еще 5 лет.

Допустим, вы переносили убыток 10 лет, тогда общий срок хранения документов, подтверждающих сумму убытка, составит 15 лет после года его получения. Причем хранить первичку надо, даже если изначальная декларация с убытком успешно прошла налоговую проверкуп. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ; Письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278; Постановление Президиума ВАС от 24.07.2012 № 3546/12.

Особый случай: первичка по обучению персонала

Следующий особый срок хранения прямо предусмотрен в НК для документов по расходам на обучение работников, в том числе и тех, чье обучение вы оплатили в обмен на их обязательство отработать у вас потом определенное время.

Документы, подтверждающие такие расходы, нужно хранить как минимум в течение всего срока обучения плюс еще 1 год работы обученного за ваш счет человека. Специальный срок хранения обусловлен тем, что учтенные расходы придется восстановить:

— если трудовой договор с обучавшимся работником будет расторгнут до истечения года со дня начала его действия — в периоде его расторжения;

— если тот, кого вы обучили, так и не заключит с вами трудовой договор — в периоде, когда истекут 3 месяца со дня окончания обучения.

При этом обычный срок хранения таких документов должен составлять не меньше 4 лет после окончания года, в котором расходы на обучение вы учитывали в последний разподп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ.

Особый случай: амортизация, страховые взносы, проверки трудинспекцией

Еще одна ситуация, в которой срок хранения «расходных» документов удлиняется, — это списание стоимости амортизируемого имущества. Первоначальную стоимость такого имущества мы относим на расходы в течение срока полезного использования, который может составлять и 20, и 30 лет.

А значит, документы, подтверждающие затраты на приобретение ОС, надо хранить в течение всего этого периода и еще 5 лет после его окончания. Иначе в случае налоговой проверки могут быть проблемы с документальным подтверждением амортизации, признанной в расходахПисьмо Минфина от 16.08.2019 № 03-03-06/1/62257.

Плательщики страховых взносов, то есть все работодатели, обязаны хранить документы, подтверждающие исчисление и уплату взносов, в течение 6 лет. Какие это документы — не уточняется.

Но и так понятно: это все то, что могут запросить ИФНС или ФСС при проверке. То есть документы, связанные с начислением выплат в пользу физлиц, кассовые и банковские документы по этим выплатам, а также по самим взносамподп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

Что касается «кадровых» проверок, то здесь нет какого-нибудь срока, после которого трудинспектор не вправе требовать от вас документы, касающиеся соблюдения трудового законодательства. А значит, ГИТ вправе затребовать документы за любой период деятельности организации, но с учетом сроков хранения, установленных Росархивом.

Подсчет срока хранения первички

Подытожим. Стандартные сроки хранения документов такие:

— 5 лет — для целей бухгалтерского и налогового учета;

— 6 лет — для целей исчисления страховых взносов;

— более длительные сроки, установленные Перечнем Росархива.

Определяя же срок хранения конкретного документа, ориентироваться всегда следует на максимальный из возможных сроков. Например, платежки на перечисление зарплаты придется хранить не 5 лет, а 6 лет.

Кто отвечает за хранение

Где хранить документы и кто будет иметь к ним доступ, компания решает сама. Но об этом необходимо обязательно проинформировать главного бухгалтера или должностное лицо, на которое возложено ведение бухучета либо с которым заключен договор оказания услуг по ведению бухучетап. 26 ФСБУ 27/2021; подп. «г» п. 9 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

Поэтому создание собственного архива заключается не только в оборудовании помещения для хранения документов, но и в необходимости выделить работника, отвечающего за архив.

В его должностные обязанности будут входить приемка документов в архив и их выдача оттуда, а также фиксация всех этих перемещений в специальном журнале (картотеке) или в автоматизированной системе ведения архива. Так вы сможете сделать работу с документами, размещенными в архиве, более эффективной.

По завершении года первичные документы, относящиеся к нему, имеет смысл отделить от документов нового года. Для этого их нужно разделить по видам и сброшюровать в папки в хронологическом порядке. А к каждой папке составить сводный реестр (опись), в котором указать, какие документы содержатся в папке, за какой период, их общее количество. В идеале в таком реестре можно указать и основные реквизиты документов, содержащихся в папке.

На всякий случай один экземпляр такого реестра храните отдельно от документов. Даже если документы будут уничтожены при пожаре или затоплении в офисе, у вас останутся сведения о том, что именно утрачено.

Как не надо хранить документы

Часто архив организации представляет собой банальный склад с бумагами и папками, доступ к которым имеют все подряд, а учет использования и перемещения документов в компании не ведется. На поиски нужного документа может уйти целый день, а то и больше.

Кроме того, небрежное хранение первички может повлечь ее утрату. И недостаточно, например, просто доказать факт пожара. Надо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания. Другой пример: в помещении, имеющем старую электропроводку и протекающую крышу, хранили все документы, в том числе те, по которым еще не была подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность. В праздники случился пожар, бумаги сгорели, и при проверке компания их представить не смогла. В результате налоговики сняли все не подтвержденные документами вычеты по НДС и начислили штраф за неуплату налога по п. 1 ст. 122 НК РФ.

А суд пришел к выводу, что все доначисления законны, так как компания не обеспечила сохранность документовПостановление 2 ААС от 02.04.2009 № А82-12072/2008-20.

Как надо хранить документы

Вы должны обеспечить такие условия, чтобы документы подвергались минимальному риску их случайной утраты или внесения в них несанкционированных измененийч. 3 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Как правило, оперативное хранение документов (примерно в течение 3 лет со дня их составления или получения) обеспечивается в структурных подразделениях компании, работающих с этими документами. А затем документы, которые не нужны постоянно под рукой, хранятся в специально отведенном для этого помещении.

Помещение для хранения должно быть оснащено средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. В помещении необходимо поддерживать нормативный температурно-влажностный и световой режимы, проводить санитарно-гигиенические мероприятияпп. 2.24, 2.25, 2.27 Правил, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Для средних и крупных организаций одним из наиболее эффективных способов организации архивной работы может стать создание архивной службы, в которую документы сдаются сразу же по завершении с ними активной работы в других подразделениях.

Помимо обеспечения лучшей сохранности документации, такая практика позволяет избавить работников от уже ненужных бумаг, а также установить контроль за доступом к информации. А если есть желание и финансовые возможности, то можно воспользоваться услугами специальных архивных организаций.

Восстановление документов

Утратил первичку — восстанови. Иначе накажут за отсутствие или непредставление

Как бы хорошо ни была налажена работа по хранению документов, невозможно полностью исключить вероятность событий, в результате которых документы будут испорчены или утрачены. Причины этого могут быть самыми различными — от банальной халатности сотрудников до масштабных стихийных бедствий.

Последствия отсутствия документов могут оказаться очень серьезными. Ведь по закону именно мы отвечаем за сохранность нашей документации. И независимо от причин утраты — гибель, пропажа, порча — необходимо предпринять все возможные меры по восстановлению документовп. 27 ФСБУ 27/2021.

В противном случае организации грозит ответственность за отсутствие или непредставление истребованных налоговиками документов, даже если они были утрачены по объективным причинам. Эти разъяснения Минфина ФНС направила своим Письмом инспекциям для применения в работеПисьмо Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

Суды нередко соглашаются с такой позицией. Даже то, что затребованные документы относятся к периоду, который уже был охвачен выездной проверкой, по мнению чиновников, не освобождает организацию от обязанности восстановить эти бумаги в случае их утратыПостановление АС МО от 27.04.2021 № Ф05-7230/2021.

Налоговые штрафы за отсутствие документов

Как известно, основным стимулом для выполнения большей части правил является ответственность за их невыполнение. Начнем с ответственности, установленной НК за то, что в нужный момент у вас не оказалось той или иной первички.

Во-первых, отсутствие первичных документов относится к грубому нарушению правил учета доходов и расходов. За это организацию могут оштрафовать по ст. 120 НК РФ:

— если нет документов, относящихся к одному налоговому периоду, — на 10 000 руб.;

— если нет документов, относящихся к двум и более налоговым периодам, — на 30 000 руб.;

— если же отсутствие документов приведет к невозможности подтвердить налоговые расходы или правомерность неучета каких-то сумм или других показателей для целей налогообложения, то штраф составит 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб.

Налоговые штрафы за непредставление документов

Следующее нарушение — непредставление организацией документов по требованию налоговых органов, выставленному в рамках выездной, камеральной или встречной проверки, а также в ходе дополнительных мероприятий налогового контроля.

И как я уже говорил, по мнению Минфина и ФНС, утрата документов, без оглядки на причину, не освобождает вас от обязанности восстановить бумаги и представить контролирующим органам. Естественно, если их запросят до того, как истек «налоговый» срок хранения документов.

Тут размер штрафа будет зависеть от того, в рамках какого мероприятия налогового контроля были истребованы документы:

— если это произошло в рамках проверки вашей организации или конкретной сделки — штраф 200 руб. за каждый непредставленный документп. 1 ст. 126 НК РФ;

— если же документы были истребованы при «встречке» — сумма штрафа не зависит от количества документов и равна 10 000 руб.п. 2 ст. 126 НК РФ

Определение налоговых обязательств расчетным путем

Но налоговые штрафы — это не самое страшное последствие отсутствия первички. Гораздо неприятней тот факт, что налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, учтенные на основании утраченных документов. В результате организации доначислят налоги и пени, а также взыщут с нее штраф за неуплату налогов. Если документы, необходимые для расчета налогов, вообще не будут представлены по требованию налоговиков, инспекторы могут доначислить налоги расчетным методом.

Суды применение расчетного метода в такой ситуации считают правомерным, так как иначе определить причитающуюся с организации сумму налогов невозможно. Причина же отсутствия документов существенного значения не имеет. А вот доказывать, что проверяющие некорректно посчитали налоги, придется вам. В отсутствие первичных документов сделать это, согласитесь, совсем непросто.

Но надо сказать, что сейчас суды, рассматривая споры о применении налоговиками расчетного метода, настаивают на корректном определении не только доходов, но и расходовп. 8 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57; Постановления АС ЦО от 30.03.2021 № Ф10-5558/2020; АС ВСО от 18.11.2020 № Ф02-3656/2020, Ф02-4790/2020.

Однако имейте в виду: при доначислении НДС вычеты расчетным путем вам не учтут. Ведь еще в 2013 г. Пленум ВАС решил, что вычет невозможен, если нет подтверждающих его документов, в первую очередь — счетов-фактурп. 8 Постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57.

Кого накажут административно — руководителя или главбуха?

Отсутствие первичных документов может оказаться не только налоговым, но и административным правонарушением, за которое может быть привлечено к ответственности должностное лицо организации.

Кого же КоАП относит к должностным лицам? Это не только руководитель компании, но и другие ее работники, которые выполняют организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функциист. 2.4 КоАП РФ.

Поскольку правонарушение — это следствие ненадлежащего исполнения должностным лицом своих обязанностей, нужно прежде всего выяснить, к чьей компетенции относилось обеспечение сохранности документов.

Как вы помните, по общему правилу за организацию ведения бухучета и хранение бухгалтерской документации отвечает руководитель. Соответственно, именно на руководителя и будут налагаться административные санкции, если только какую-то часть своих полномочий он не передал другому сотруднику, например главному бухгалтеру или финансовому директоруч. 1 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Получается, что должностным лицом при применении ответственности по КоАП может являться и главный бухгалтер компанииПостановление ВС от 22.09.2014 № 5-АД14-17.

Штрафы по КоАП от налоговиков и ФСС

Теперь рассмотрим, по каким статьям КоАП могут оштрафовать руководителя или главбуха. За непредставление документов, затребованных ИФНС в рамках налогового контроля, ответственность предусмотрена ч. 1 ст. 15.6 КоАП — штраф от 300 до 500 руб. На такую же сумму накажет ФСС за непредставление документов в рамках Законов № 125-ФЗ и 255-ФЗ: по ч. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП соответственно. Протокол о совершении этого правонарушения могут составлять выявившие его работники налоговой инспекции или отделения ФСС.

А если отсутствие документов привело к искажению данных бухучета и, как следствие, к занижению сумм начисленных налогов не менее чем на 10%, то с должностного лица налоговики могут взыскать штраф по ст. 15.11 КоАП — от 5000 до 10 000 руб. При повторном нарушении штраф вырастет и составит от 10 000 до 20 000 руб. Альтернатива — дисквалификация на 1—2 года.

Ответственности можно избежать, если искажение бухгалтерских сведений допущено в результатепримечание 2 к ст. 15.11 КоАП РФ:

— несоответствия составленных другими лицами первичных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни;

— непередачи или несвоевременной передачи первичных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухучета.

Штраф по ст. 15.11 КоАП назначают налоговики, так что, скорее всего, его наложат одновременно с привлечением к ответственности самой организации по ст. 120 НК.

Срок давности привлечения к административной ответственности с момента совершения правонарушения составляетч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ:

— по ст. 15.33 КоАП за непредставление в срок документов для ФСС — 2 месяца;

— по ст. 15.6 КоАП за непредставление в срок сведений для налогового контроля — 1 год;

— по ст. 15.11 КоАП за грубое нарушение бухучета — 2 года.

Штрафы Росархива: ст. 13.20 КоАП

Статья 13.20 КоАП устанавливает штраф за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Причем год назад размер штрафов, наложенных на должностных лиц, увеличили в 10 раз. С тех пор сумма штрафа — от 3000 до 5000 руб. По этой же статье могут оштрафовать и организацию — на сумму от 5000 до 10 000 руб.

Однако протокол ст. 13.20 КоАП составляют представители Росархива, а штраф налагает суд. Кроме того, срок давности небольшой — всего 3 месяца со дня оформления протокола. Поэтому риск привлечения организации к ответственности по ст. 13.20 КоАП минималенч. 1 ст. 23.1, п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ.

Штрафы Росархива и ЦБ: ст. 13.25 КоАП

Есть в КоАП еще один состав правонарушения, связанный с отсутствием некоторых документов, — это ст. 13.25. Размер штрафа для компании может составить до 300 000 руб., а для ее руководителя — до 30 000 руб.

Речь о неисполнении обязанности по хранению документов, установленной корпоративным законодательством и законами, регулирующими правила ведения определенных видов деятельности, например Законом о рынке ценных бумаг.

И тут надо учитывать, что перечень документов, обязанность хранения которых установлена этим законодательством, может быть весьма длинным. Так, Закон об АО обязывает общество сберегать, в частности, и документы бухучета. Понятие «документы бухучета» более чем широкое, и вся первичка точно под него подпадаетПостановления АС ВСО от 03.02.2020 № Ф02-7269/2019; АС СЗО от 30.10.2018 № Ф07-12701/2018.

Причем если за несоблюдение правил хранения документов в ООО протокол о правонарушении составляют представители Росархива и дело о правонарушении направляется затем в суд, то в случае с АО штрафы «выписывает» Банк России без всяких судебных разбирательств.

Поэтому риск привлечения к ответственности по ст. 13.25 КоАП высок именно для акционерных обществ. Как правило, такие правонарушения выявляют, когда акционеры, которым компания не представила затребованные ими документы, подают иски в суд. Либо их обнаруживают представители Банка России в ходе проверок соблюдения требований законодательства об АО и о ценных бумагах.

Причем, в отличие от ст. 13.20 КоАП, срок давности по ст. 13.25 за нарушение требований о хранении документов, предусмотренных законодательством об АО, ООО и о рынке ценных бумаг, — 1 год. При этом суд может счесть такое правонарушение длящимся. И тогда срок привлечения будут исчислять со дня выявления проступка, то есть со дня, когда был составлен протоколПостановление 9 ААС от 07.04.2021 № 09АП-10740/2021.

Штрафы по КоАП: трудинспекция

В случае проверки трудовой инспекции отсутствие нужных документов может привести к штрафу по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

— для организации — от 30 000 до 50 000 руб.;

— для ее руководителя — от 1000 до 5000 руб. Повторное нарушение обойдется дороже: для руководителя — штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1—3 года, для организации — штраф от 50 000 до 70 000 руб.

И получается, что за отсутствие одной и той же бумаги вас и вашу фирму могут наказать несколько раз. В основном это касается кадровой документации — ее проверяют и истребуют и ИФНС, и фонды, и трудинспекторы. Даже Росархив она может заинтересовать. Так что кадровую первичку храните особенно тщательно и уничтожайте по всем правилам.

Комиссия по восстановлению

Что же нам нужно сделать, чтобы избежать претензий в свой адрес? В новом ФСБУ 27/2021 действия в случае пропажи или гибели документов не прописаны, сказано лишь, что организация должна «принять все возможные меры по их восстановлению». Как пояснил Минфин, порядок действий теперь вправе определить сам руководительподп. «в» п. 11 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33.

Например, можно действовать так, как пока еще предусмотрено советским Положением № 105п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действ. до 01.01.2022):

1) приказом руководителя создать комиссию по расследованию факта утраты документов;

2) по итогам расследования составить акт с перечнем утраченных бумаг;

3) восстановить документы: оформить дубликаты, получить копии от контрагентов.

Утрата вследствие ЧС: чем подтвердить

Итак, одна из задач комиссии — выявить и документально подтвердить причину утраты бумаг. Если это произошло из-за каких-то чрезвычайных событий, пожара, затопления, кражи, то надо будет обратиться в уполномоченный орган.

Там нужно получить документ, подтверждающий, что утрата вашей документации произошла по независящим от организации причинам. Например, справку:

— противопожарной службы — при пожаре;

— МЧС — при наводнении, урагане или ином стихийном бедствии;

— коммунальных служб — при аварии, связанной с коммунальными сетями;

— полиции — при краже.

Акт комиссии

Кроме того, комиссия должна определить какой-то разумный срок на мероприятия по восстановлению первички. Срок зависит от количества документов, которые надо восстановить, и их вида. Понятно, что восстановление документов, в составлении которых участвовали ваши контрагенты, потребует больше времени, чем восстановление документов, составленных исключительно силами работников вашей компании.

Следующий шаг — назначение работника или работников, ответственных за восстановление. Контроль за выполнением мероприятий по восстановлению документов можно поручить той же комиссии, что устанавливала причины их утраты.

По результатам работы комиссия оформляет акт в произвольной форме. В нем надо указать перечень утраченных документов, причины их утраты, мероприятия, которые надо провести для восстановления документации, и лиц, которые будут этим заниматься. Акт подписывают председатель и все члены комиссии и утверждает руководитель организациип. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (действ. до 01.01.2022).

Порядок восстановления

После акта комиссии приступаем к восстановлению бумаг, срок хранения которых еще не истек. В законодательстве нет правил о том, как это делать. Поэтому остается руководствоваться здравым смыслом.

Сама работа по восстановлению начинается с установления того, какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. Если уцелели регистры бухгалтерского учета, то информацию об этом можно взять из них.

Если же утрачены и бухгалтерские регистры, то, например, сведения о покупках и продажах можно получить путем анализа движения денег по расчетному счету организации.

По вашему запросу обслуживающий вашу компанию банк выдаст вам копии выписок и платежных документов, проходивших по вашему счету. Таким образом вы сможете восстановить список контрагентов. Понятно, что при наличии реестров или описей хранившихся документов эта задача существенно упрощается. Далее каждому из контрагентов надо направить запрос с просьбой представить дубликаты либо, на худой конец, копии документов. И ждать. Исходящие же документы восстанавливайте собственными силамиПисьма Минфина от 08.06.2009 № 03-05-05-03/08; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411.

Обратите внимание: допустимо, что при восстановлении утраченных документов вместо сотрудников, составивших оригиналы и уже уволившихся, дубликаты могут подписать другие люди с соответствующими полномочиями. Кроме того, вместо дубликата контрагент вправе выдать заверенную копию бумаги.

Основания для таких выводов: ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве нет механизма восстановления утраченных документов. По ГОСТу же дубликат — это повторный экземпляр подлинника, а копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинникаподп. 22, 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013; Письмо Минфина от 22.04.2019 № 03-11-11/28986.

Если восстановление не закончено, а документы уже потребовали

Проверяющие могут запросить у вас утраченную первичку до того, как вы успели ее восстановить. Тогда в первую очередь уведомите контролеров о том, что документы утрачены и уже ведутся мероприятия по их восстановлению, указав срок, в который вы рассчитываете их завершить. После чего вы будете представлять документы в ИФНС или в суд по мере восстановления.

Таким образом, даже если налоговики при проверке снимут с вас расходы и вычеты по НДС по причине утраты вами подтверждающих документов, восстановив их и представив в УФНС или в суд, вы сможете отстоять свое право на признание расходов и вычетовПостановление АС СЗО от 27.01.2015 № А42-7933/2013; ФАС МО от 12.02.2014 № Ф05-2554/2013.

Дополнительно суды не находят оснований для штрафа за непредставление документов, если они уничтожены, к примеру, пожаром, что подтверждено справкой, и компания занимается их восстановлениемПостановление АС МО от 22.07.2020 № Ф05-7602/2020.

«Воскресить» первичку не удалось: что делать

К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала еще всего год или два тому назад. И даже то, что вы нашли контрагента и направили ему запрос, не гарантирует положительного ответа на него.

Поэтому зачастую восстановить удается только документы, которые были составлены с участием постоянных партнеров компании. Не исключены сложности и с собственной первичкой. Кто-то из сотрудников мог уволиться, кто-то — просто забыть о том, что было год-два назад. Таким образом, не исключено, что организация по объективным причинам не сможет восстановить утраченное полностью. Если так случилось, ответственный за восстановление документов работник составляет акт. В нем он излагает, почему продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов нецелесообразно.

А все документы, подтверждающие проведение мероприятий по восстановлению утраченного (запросы, объяснительные записки работников, переписка с контрагентами, справки из банков), подшивают и хранят. С помощью этих бумаг вы сможете доказать, что сделали все от вас зависящее для восстановления документов. А значит, привлекать вас к ответственности, например по ст. 126 НК за непредставление запрошенных налоговиками бумаг или по ст. 120 НК за грубое нарушение правил учета, незаконноПостановления АС ПО от 15.04.2021 № Ф06-2960/2021; 8 ААС от 17.04.2017 № 08АП-16418/2016; АС ПО от 03.09.2014 № А72-9031/2013.

Уничтожение «просроченных» документов

Первичка существует, пока не доказано обратное

Как уничтожить ненужные документы и почему важно это правильно оформить? Дело в том, что не исключена ситуация, когда бумаги, которые вы уже выбросили, могут потребоваться кому-то из внешних пользователей.

И если ваша организация не сможет подтвердить, что документы были уничтожены, то суд может посчитать, что эти бумаги все еще существуют, и примет решение о передаче этих документов по месту требования. Причем за неисполнение судебного решения грозит штрафПостановления 17 ААС от 07.07.2017 № 17АП-7381/2017-ГК; 1 ААС от 23.10.2012 № А11-1502/2012; ч. 1 ст. 17.15 КоАП РФ:

— организации — от 30 000 до 50 000 руб.;

— руководителю — от 10 000 до 20 000 руб.

Правда, некоторые суды признают, что организация не обязана представлять кому-либо документы, срок хранения которых истек. А уничтожены они или нет, неважно. Кстати, есть такие решения и по ситуациям, когда «просроченные» документы требовали налоговикиПостановления ФАС СКО от 27.03.2013 № А32-17227/2012; ФАС СЗО от 06.07.2009 № А05-8773/2008.

Но чтобы не испытывать судьбу, проще провести процедуру уничтожения документов по правилам и тщательно ее задокументировать. Порядка уничтожения документов для обычных коммерческих компаний нет, поэтому можно воспользоваться тем, который действует для организаций госсектора.

Созыв экспертной комиссии

Чтобы случайно не уничтожить бумаги, которые еще могут понадобиться, следует провести проверку ценности документов. Вы, наверное, обратили внимание, что в Перечне Росархива рядом со сроками хранения некоторых документов есть отметка «ЭПК» — экспертно-проверочная комиссия.

Отметка означает, что, прежде чем что-то уничтожить, необходимо, чтобы специальная комиссия еще раз все просмотрела. Если ваша организация не сдает свои документы в государственные или муниципальные архивы, а скорее всего это так, комиссию можно создать в самой организации приказом руководителя.

В нее лучше включить опытных специалистов тех подразделений, чьи документы предполагается уничтожить в связи с истечением срока хранения. Они хорошо знают состав и содержание, а также значение и ценность соответствующих бумаг. При желании в организации можно сформировать постоянно действующую экспертную комиссию, тогда ее членов не придется назначать ежегодно.

Отбор документов и протокол заседания комиссии по его итогам

При экспертизе комиссия просматривает документы, определяет просроченные и фиксирует их в проекте акта о выделении к уничтожению. Напомню, что срок хранения соответствующего документа должен завершиться к 1 января года составления проекта акта.

Как правило, документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, подшиваются в одну папку, на которой указывается заголовок таких однотипных дел и период, к которому относятся даты их составления. Эти папки и перечисляют в проекте акта.

Акт о выделении к уничтожению

После того как комиссия одобрила акт, его утверждает руководитель компании.

Уничтожение сторонним контрагентом

Уничтожать документы можно разными способами: порезать шредером, сжечь, а что-то можно сдать в макулатуру.

Если документы передают на уничтожение или утилизацию в специализированную организацию, то на них оформляется приемо-сдаточная накладная. Ее от имени вашей организации должен подписать руководитель или уполномоченный им работник.

Естественно, этот товарищ обязан также проконтролировать процесс получения документов сотрудниками компании-уничтожителя. Ведь бывает, что такие компании оформляют приемочные документы весьма небрежно. Поэтому именно ваш представитель должен проверить, чтобы в документе, который вы получили, были все обязательные реквизиты: количество переданных документов, дел, папок с документами, их вес.

После того как подписан документ, подтверждающий передачу специализированной организации вашей макулатуры, вы можете считать, что ваши документы надлежащим образом уничтожены.

Если эта организация предоставит вам акт об уничтожении или утилизации документов — хорошо, не предоставит — можно обойтись и накладной.

Компании на ОСН могут учесть затраты на услуги специализированной фирмы по утилизации документов во внереализационных расходах. Если в стоимости услуг по утилизации был предъявлен НДС, то его можно принять к вычету после получения правильно оформленного счета-фактурыподп. 20 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Что касается компании на «доходно-расходной» УСН, то такой вид расходов, как услуги по утилизации документов, в закрытом перечне «упрощенных» затрат не упомянут. Если вы готовы рискнуть, то можно попробовать включить их в состав материальных расходовподп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Но не факт, что инспекторы с этим согласятся. И прежде, чем принимать такое решение, подумайте, имеет ли смысл спорить с налоговиками в суде из-за незначительных по сумме расходов.

Уничтожение своими силами. Срок хранения документов об уничтожении

При уничтожении документов собственными силами без еще одного акта не обойтись. В нем нужно зафиксировать, что и как уничтожено. Подписывают акт члены комиссии, присутствовавшие при уничтожении документов, а утверждает руководитель.

И, как вы понимаете, все документы, подтверждающие уничтожение документов, надо сохранить. Акты о выделении документов к уничтожению и протоколы экспертной комиссии имеют срок хранения «постоянно». К ним прикрепляются накладная о передаче документов для уничтожения или акт об уничтожении документовст. 170 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Электронный документооборот

Азы ЭДО

Все больше компаний заинтересованы во внедрении электронного документооборота, сокращенно — ЭДО. Считается, что перевод документов в электронную форму, а также их оборот и хранение в электронной форме позволят сократить время на работу с документами примерно на 80%.

Как я уже упоминал (когда мы говорили о правилах исправления первички), Закон о бухучете № 402-ФЗ уравнял по юридической силе первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе, с учетными документами в электронном формате, если они подписаны электронной подписью (ЭП).

Бумажную копию электронного документа придется составить только тогда, когда законом или договором предусмотрено представление этого документа другому лицу или в госорган именно на бумаге. Но в любом случае при оформлении документов в электронном виде необходимо обеспечить возможность изготовления их копий на бумагеч. 6 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 14 ФСБУ 27/2021.

Программное обеспечение, используемое вами для обмена электронными документами, подписанными ЭП, должно быть совместимо с ПО, используемым вашими контрагентами. А если вы подключились к одному оператору ЭДО, а у контрагента — другой, обмениваться электронными документами вы сможете, только если у операторов есть соглашение о роуминге.

Виды «виртуальных» подписей: какая для чего подходит

Чтобы перейти на электронные документы с контрагентами, нужно выполнить несколько условий. Во-первых, надо заключить с партнерами соглашение об электронном обмене документами. Во-вторых, придется потратиться на приобретение специального программного обеспечения и сертификатов ключей электронной подписи.

Закон об электронной подписи (ЭП) предусматривает три вида подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную (УКЭП или просто КЭП). По Закону к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, однозначно приравнивается лишь электронный документ с УКЭП.

Тогда как документы, завизированные простой или неквалифицированной ЭП, будут равноценны документу, составленному на бумаге и подписанному личной подписью, только если это установлено законом, актом Банка России либо об этом договорились сами контрагентып. 1 ст. 5, пп. 1, 2 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Для первички ФСБУ 27/2021 с 2022 г. установил такие же правила: если закон или подзаконный акт требует УКЭП, значит, так тому и быть. Если же установленных требований нет, то для внутренних документов вид ЭП определяет локальный нормативный акт, а для внешних — соглашения с контрагентами. Например, можно договориться об использовании простой электронной подписип. 17 ФСБУ 27/2021; п. 7 Информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33; Письмо ФНС от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@.

Не сказать, что ФСБУ 27/2021 в части ЭДО совершил революцию: и сейчас, по мнению Минфина, организация также вправе использовать любой предусмотренный Законом № 63-ФЗ вид ЭП при оформлении первичных документов в электронном видеПисьмо Минфина от 14.09.2021 № 03-02-11/74628.

В части электронных счетов-фактур подвижек нет — этот документ можно завизировать только УКЭП в силу прямого указания НК. Причем с 08.07.2021 при продаже прослеживаемых товаров электронные счета-фактуры или УПД обязательны и для продавцов, и для покупателей, независимо от системы налогообложенияп. 1.2 ст. 169 НК РФ; Письмо Минфина от 21.09.2016 № 03-03-06/1/55073.

Больше об обязанностях продавцов и покупателей в рамках системы прослеживаемости А.И. Дыбов рассказал на семинаре «Отчет за III квартал 2021 года».

Что меняется в оформлении УКЭП для руководителя или ИП с 2022 г., а что уже изменилось

С 2022 г. руководители компаний и предприниматели будут получать УКЭП только в ИФНС. Но, как выразилась налоговая служба, для «бесшовного» перехода процесс запустили с 01.07.2021 — с этой даты директора и ИП вправе (но не обязаны) обзавестись УКЭП через налоговиков.

И сейчас, и с 2022 г. услуга бесплатная, потратиться заранее придется только на электронный носитель — токен, его надо принести в ИФНС для записи УКЭП. Срок службы подписи от налоговиков — 15 месяцев. А еще она подходит для абсолютно всех направлений использования УКЭП: электронной отчетности, госзакупок, ЕГАИС, системы маркировки и т. д.подп. 1 п. 1 ст. 17.2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022); Информация ФНС «С 1 июля квалифицированную электронную подпись для ЮЛ/ИП можно получить в ФНС России»

Естественно, в связи с этими подвижками возник вопрос, что руководителям фирм и предпринимателям делать с УКЭП, полученной до 2022 г. в коммерческом удостоверяющем центре (УЦ)? Вот что ответило МинцифрыПисьмо Минцифры от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604:

— если УЦ аккредитован в 2021 г., можно пользоваться УКЭП до окончания срока ее действия, в том числе и в 2022 г.;

— если УЦ аккредитацию в 2021 г. не проходил, подпись будет работать до 31.12.2021 включительно. При условии, что до этой даты не закончится аккредитация УЦ или срок действия УКЭП.

УКЭП для работников и иных представителей

Работники и другие представители фирмы либо ИП по доверенности что до, что после 01.01.2022 получают УКЭП только в коммерческих УЦ, аккредитованных при Минцифры. Их список есть на сайте министерства. Там же можно посмотреть, у каких УЦ аккредитация закончилась или приостановлена досрочноИнформация ФНС «ФНС разъяснила, кто и как может получить бесплатную КЭП с 1 июля».

Для приобретения УКЭП в УЦ нужно подать определенный пакет документов. Какой именно — можно прочитать на сайте того центра, в который вы планируете обратиться. Но одна бумага понадобится всем — доверенность от организации или ИП.

Также придется заключить договор с центром, оформить заявку на электронную подпись и указать там тот вид услуг, для которого ЭП нужна. Приобрести свой сертификат ключа ЭП придется каждому из работников, чья подпись должна стоять на первичном документе.

Внутренние правила ЭДО. Сроки хранения электронных документов

На электронную первичку распространяются те же правила, что и на бумажную. Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности.

Следовательно, если компания решила ввести систему ЭДО и электронной отчетности, это нужно отразить в учетной политике, а в положении о документообороте закрепить:

— в каких случаях документы составляются в электронном виде, а в каких — на бумаге;

— форматы электронных документов;

— порядок и место хранения электронных документов, виды носителей, на которых они хранятся.

Также понадобится разработать внутренний документ, который будет регламентировать порядок:

— получения работником ключа ЭП;

— хранения, применения, замены, аннулирования ключа;

— действий при компрометации ключа — они аналогичны действиям, выполняемым при потере банковской карты.

И о хранении электронной первички. По срокам тут действуют те же правила, что и для бумажных документов. Но, помимо самих электронных документов, надо также хранить документы, связанные с их изготовлением, и переписку по вопросам информационно-технического обеспечения системы ЭДО.

Существуют специальные программные продукты, представляющие собой электронные архивы документов. Они позволяют систематизировать электронные документы и обеспечить к ним удобный доступ. Есть и другой способ хранения электронных документов — в настоящее время услуги по их хранению предоставляют многие операторы электронного документооборота.

Когда электронный документ придется распечатать

В некоторых случаях придется делать бумажные копии своих электронных документов. Например, при их истребовании налоговиками в ходе проверки. Дело в том, что направить в ИФНС электронные документы можно, только если они составлены по форматам, утвержденным ФНС.

Это, например, документ о передаче товаров (результатов работ), товарно-транспортная накладная, товарная накладная, счет-фактура, УПД. Правила электронного обмена большинством документов с налоговиками утверждены Приказом ФНС от № ЕД-7-2/448@.

Если вы составляете документы по собственному электронному формату, их придется представлять на бумаге в виде заверенных копий с отметкой о подписании документа УКЭП или сканировать эти копии и направлять в электронном виде.

Если ваши с контрагентом документы подписаны простой ЭП, то еще нужно приложить соглашение, в котором указано, что документ, подписанный такой подписью, признается равнозначным бумажному с собственноручной подписьюПисьмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@.

Еще один пример электронного документа, требующего распечатки, — отчеты об оказанных услугах от различных сервисов в Интернете, которые обычно размещают в личном кабинете пользователя. Это может быть реклама, хостинг, облачное хранилище и даже система «Платон», которая собирает плату с владельцев большегрузовПисьма ФНС от 07.11.2016 № БС-4-21/21044@ (п. 11), от 31.07.2018 № СД-4-3/14795@; Минфина от 18.03.2019 № 03-03-06/1/17847.