А есть ли долг? А просрочен ли он?
Доказывает ли проводка наличие долга
Наш разговор будет о долговых обязательствах, а именно — о безнадежных долгах, что особенно актуально в период экономических потрясений. И сначала хотелось бы озвучить вроде бы элементарное: прежде чем задумываться над порядком учета безнадежной задолженности, бухгалтеру нужно быть полностью уверенным, что долг вообще существует.
Как бы смешно это ни звучало, но сплошь и рядом бывает, что задолженность резервируют или списывают только лишь на основании проводки, которой отражено появление задолженности. Не разбираясь, откуда вообще появилась запись, есть ли под нее договор, первичные документы и т. д. Но ведь все мы люди, а люди, как известно, ошибаются. И бухгалтер может ошибочно сделать проводку, сформировав в учете несуществующее обязательство.
Не следует забывать, что проводка — это всего лишь отражение факта хозяйственной деятельности, оформленного первичным учетным документом. Именно первичный документ является основанием для любой проводки. Нет документа — нет проводки.
Поэтому, прежде чем принимать решение о резервировании или списании задолженности, нужно всегда начинать с поиска и изучения документов под бухгалтерскую запись. Сама по себе проводка не повод для каких-либо действий или операци
Когда без договора никуда
Так что, если вы видите ту или иную задолженность в бухучете, перво-наперво поищите договор с контрагентом. В нем и предмет, и условия сделки, и сроки исполнения обязательств. Поэтому без договора зачастую нельзя оценить, насколько правильно сделана проводка.
Возьмем для примера договор лизинга. Платеж лизингополучателя формируется из вознаграждения лизингодателя, возмещения его затрат, связанных с договором, и, наконец, части выкупной цены предмета лизинга.
Предположим, этот предмет числится на балансе лизингодателя, он же его амортизирует. Бухгалтер лизингодателя включает всю сумму лизинговых платежей в бухгалтерские и налоговые доходы по начислени
Однако лизингополучатель не вносит эти платежи, и в один прекрасный день стороны
Наступает момент, когда задолженность лизингополучателя становится безнадежной и лизингодатель списывает всю ранее начисленную сумму, в том числе и выкупную часть лизинговых платежей, в налоговые расход
Правильно ли поступил лизингодатель? Конечно же, нет. Ведь выкупная цена — это никакая не выручка до того, как к лизингополучателю перешло право собственности на предмет лизинга. А в нашем примере этого не произошло. Более того, предмет лизинга вернулся к лизингодателю, и стоимость предмета лизинга будет и дальше регулярно списываться в налоговые и бухгалтерские расходы через амортизацию.
Выручка тут — это только часть лизинговых платежей, приходящаяся на вознаграждение и компенсацию затрат лизингодателя, и лишь эти суммы формируют дебиторскую задолженность.
Если бы лизингополучатель перечислял лизинговые платежи, как предусмотрено договором, то часть платежа, приходящуюся на выкупную цену, бухгалтер лизингодателя должен был бы учитывать как аванс и не включать в налоговую базу по налогу на прибыл
В нашем случае лизингополучатель ничего не платил, предмет лизинга учитывался по условиям договора на балансе лизингодателя, поэтому при расторжении договора и возврате имущества в учете лизингодателя никакой дебиторки по выкупной цене не должно быть. А соответственно, в расходы в этой части лизингового платежа включать было нечего.
Вот так, не глядя в договор, одной неверной проводкой бухгалтер может создать цепь ошибок, которая выльется в недоимку по налогу на прибыль. И если налоговый инспектор, в отличие от бухгалтера, ознакомится с договором, доначисления, пени и штраф гарантированы.
Спасет ли платежка без договора
Или другой пример. Есть платежка на аванс, но нет самого договора. Вспомним, что такое срок исковой давности — период, в течение которого вы можете обратиться в суд за взысканием задолженности.
Не обратились? Все, поезд ушел: суд не станет рассматривать иск, если должник заявит о пропуске срока давности, а значит, законных способов получить причитающееся у вас больше
Течение срока давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права, а по обязательствам, предусматривающим срок исполнения, течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнени
Но без договора только по одной платежке невозможно определить, когда истекает срок исковой давности. Да и сам срок исполнения обязательства, под которое уплачен аванс, определить нельзя. Соответственно, в этом случае имеем проблемы как при судебном взыскании задолженности, так и при попытке учесть эту задолженность в расходах в составе безнадежных долго
Первичка под задолженность
Однако, как правило, и договора мало для доказательства существования долга, если под него нет первичных документов. Как мы уже выяснили, проводка отражает только факты хозяйственной жизни, но не создает их.
А сам по себе договор подтверждает факт заключения сделки, но не ее исполнение. Поэтому, опираясь на один договор, запись в бухучете делать нельзя. Более того, имея на руках один договор, в большинстве ситуаций не получится обосновать, что товары поставлены, работы выполнены, услуги оказаны, а значит, контрагент должен за них заплатит
Правда, не так давно появилось новое понятие — оправдательный документ. Это любой документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. Например, договор с контрагентом, решение суда или ИФНС.
Однако оправдательный документ не надо путать с первичным, который является основанием для бухгалтерской проводки, для признания дохода или расхода в налоговом учете и должен содержать обязательные реквизиты. Оправдательный документ по умолчанию для этого не предназначе
Оправдательный документ можно использовать как первичный, если в нем есть все обязательные реквизиты. Если реквизитов не хватает, надо оформить отдельный первичный документ со ссылкой на оправдательны
Но допустим, первичных документов нет, зато есть акт сверки расчетов с контрагентом. Сверка — дело хорошее, тем более когда речь идет о большом количестве поставок в рамках одного договора или о поэтапной сдаче работ. Иногда это просто необходимо. Но надо отдавать себе отчет, что одного акта без первичных документов может не хватить для учета безнадежного долга в целях налогообложения.
Ведь «прибыльные» расходы всегда должны подтверждаться документально. А акт сверки расчетов не всегда можно отнести к первичным документам. Поэтому велика вероятность, что один акт сверки без первичных документов может не убедить налогового инспектора в правомерности списания безнадежного долг
Когда первички нет, а долг есть
Вроде разобрались, что нет накладной — нет продажи товара, нет подписанного заказчиком акта о выполнении работ или оказании услуг — нет продажи работ, услуг. Но нет правил без исключений. Есть договоры, которые могут выполнять роль первичной документации при отражении отдельных доходов, расходов и задолженности в учете.
Например, аренда, лизинг, заем — эти договоры предполагают однократную передачу имущества и последующие, как правило, периодические платежи за пользование им. Размер и сроки арендной платы или процентов по займу четко прописаны в договоре, и поэтому для их начисления никакую отдельную первичку составлять не надо.
Но необходим документ, подтверждающий факт передачи имущества в аренду или выдачи займа. В первом случае таким документом может быть акт приемки-передачи арендованного имущества, а во втором — платежка на перечисление займ
Иногда сумму процентов по займам бухгалтеры оформляют справкой. Но она, во-первых, подтверждает не само наличие обязательства по уплате процентов, а правильность их расчета.
А во-вторых, составляется как внутренний документ и, в отличие от большинства первичных документов, связанных с исполнением договора, контрагенту не передаетс
Иногда в отсутствие первичных документов размер задолженности для учета сомнительного долга в «прибыльных» расходах можно подтвердить другими бумагами, в частности решением суда по спору с контрагенто
Когда первичка выручает при отсутствии договора
Бывают случаи, когда договора нет, а первичные документы имеются — значит, наличие обязательства очевидно. Остается вопрос, как точно определить дату, на которую оно должно быть исполнено. Тут иногда выручают общие нормы ГК.
Например, если речь о поставке товаров, то в отсутствие аванса, по умолчанию, в общем случае покупатель должен оплатить их не позднее дня, следующего за днем передачи продавцом.
Если вы имеете дело с подрядом, то есть акт есть, а договора нет, заказчик обязан расплатиться с подрядчиком сразу после сдачи ему результатов качественно выполненных рабо
Не следует забывать, что зачастую договор в форме единого документа вообще не составляется, но тем не менее сделка будет считаться заключенной. Например, покупатель пишет продавцу заявку, в которой указывает, в каком количестве и какой товар хотел бы приобрести. Дальше продавец или сразу исполняет ее, отгружая требуемое, или выставляет счет — покупатель его оплачивает, и лишь тогда стартует отгрузка.
В обоих случаях у одной из сторон возникает встречное обязательство, которое может превратиться в долг в случае его невыполнения:
— либо у покупателя возникает обязательство по оплате товаров, что подтверждается заявкой и накладной на отгрузку товара;
— либо у продавца возникнет обязательство по отгрузке под полученный аванс, что легко доказать с помощью счета и платежного поручени
Соответственно, в этих случаях можно исчислить срок исковой давности со следующего дня после оплаты товара или со дня поставки. А по истечении срока исковой давности признать задолженность безнадежной и учесть ее в «прибыльных» расхода
Сколько хранить документы, подтверждающие задолженность
Как мы убедились, документов лишних не бывает, когда речь идет о подтверждении налоговых расходов. Важно сохранить не только договор, но и всю первичку по сделке. Во-первых, налоговики могут затребовать у вас все эти документы в рамках различных мероприятий налогового контроля. Не принесете — ждите неприятносте
Во-вторых, как уже было сказано, именно на основании договора можно установить конкретную дату, на которую задолженность должна быть погашена. И именно от этой даты мы отталкиваемся, квалифицируя долг в качестве просроченного.
Иначе возможен спор на ровном месте. Кроме того, как мы выяснили выше, отдельные договоры сами по себе играют роль первичных документов — так бывает при отражении арендных платежей, процентов по займам и т. д.
В-третьих, обязанность хранить документы в течение 5 лет для налогового учета предусмотрена НК. Так вот срок этот исчисляется не с момента составления того или иного документ
Предположим, продавец отгрузил товар, а покупатель так и не расплатился. Истек срок исковой давности, пришло время списывать безнадежный долг во внереализационные расходы.
Чтобы это было безопасно, все документы по этой задолженности придется беречь 3 года исковой давности, которые считаются со срока оплаты, и еще 5 лет, считая с года списания долга в налоговые расходы. То есть не менее 8 лет. А если исковая давность прерывалась, и того дольше. Одним словом, пока ИФНС может проверить год, в котором списан долг, документы под него надо беречь как зеницу ока.
Когда долг становится просроченным
Итак, с документами мы разобрались. Убедились: долг существует. Теперь надо установить, не просрочен ли он. При любом типе задолженности, будь то дебиторская или кредиторская, это важно для подсчета срока исковой давности и последующего списания в расходы или доходы. А без квалификации дебиторской задолженности как просроченной к тому же не сформировать резерв по сомнительным долга
Сначала открываем договор и ищем там дату, на которую обязательство должно было быть исполнено. Если дата наступила, а денег нет — со следующего дня начинается просрочка.
Примеры наиболее распространенных договорных формулировок о сроках исполнения обязательств и соответствующие им даты просрочки исполнения вы видите в таблице.
| Пример формулировки договора | Дата, с которой долг считается просроченным |
| Покупатель обязан оплатить товары в течение 3 рабочих дней со дня их принятия | Покупатель принял товары в среду, 11.05.2022. Три рабочих дня на оплату — это 12.05 (четверг), 13.05 (пятница) и 16.05 (понедельник). С 17.05.2022 — начало просрочки оплаты |
| Заемщик должен возвратить сумму займа не позднее 01.06.2022 (среда) | 02.06.2022 (четверг) — начало просрочки возврата займа |
| После получения аванса товар должен быть отгружен в течение 2 рабочих дней со дня поступления заявки покупателя | Покупатель перечислил аванс и 16.06.2022 (четверг) подал заявку. 21.06.2022 (вторник) — начало просрочки поставки |
| После подписания акта выполненных работ заказчик должен оплатить их на следующий рабочий день | Акт подписан 13.05.2022 (пятница). 17.05.2022 (вторник) — начало просрочки оплаты |
Эта табличка еще раз показывает, что дата проводки, которой отражена задолженность, никак не поможет установить, просрочено ли обязательство.
Ведь продавец покажет в бухучете долг покупателя по поставленным товарам в большинстве случаев в день отгрузки. Однако что толку в этой дате, если оплатить полученное покупатель обязан, например, в течение 3 дней с даты востребования продавцом?
А если речь идет о долгосрочном займе, сумма которого повиснет по дебету счета
Оспоренный долг не может быть безнадежным
Все прекрасно понимают, что нельзя списывать несуществующую дебиторскую задолженность. Однако бухгалтер может допустить такую ошибку. Это возможно, когда бухгалтер показал выручку, уплатил налог на прибыль, отразил задолженность покупателя, а должник обратился в суд и успешно оспорил часть долга.
А если суд отказал во взыскании, то такого долга не существует и нет никаких оснований ни отражать дебиторскую задолженность в учете, ни тем более списывать ее в расходы как безнадежну
Это правило работает и в обратную сторону, когда речь идет о несуществующей кредиторской задолженности. Нет сделки — нет кредиторской задолженности. Если, например, ИФНС с целью отказа в налоговых вычетах доказала, что сделки с контрагентом не было вовсе, то и кредиторскую задолженность, невозможную для взыскания, включать в доходы не нужно. А если это уже сделано, есть повод подать уточненную декларацию по налогу на прибыль.
Читать далее
