Новости Тренинги Типовые ситуации Калькуляторы Формы
Журнал Вебинары Календарь Консультации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»

Кадры: отчетность и поправки

Прощаемся с СЗВ-ТД

Обо всех кадровых изменениях в декабре 2022 г., кроме приема и увольнения, нужно было уведомить через форму СЗВ-ТД — до 16.01.2023. Если 30 или 31 декабря вы приняли кого-то на работу или уволили, отчет надо было сдать до 09.01.2023ч. 1 ст. 15 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ.

Форма очень хорошо вам знакома, потому я вновь остановлюсь только на некоторых изменениях, которые в нее вносились.

Наиболее важным является то, что форму все сдают в электронном виде. Бумажный вариант доступен лишь тем, у кого менее 10 работников. Впрочем, эта поправка была технической — число работников было закреплено еще с 01.01.2022, так что правила заполнения СЗВ-ТД просто подкорректировали под Законп. 2.6 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред., действ. до 01.01.2023); Постановление ПФР от 21.04.2022 № 62п.

Кроме того, во всей отчетности стр. «Наименование должности руководителя» заменена на «Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя)». Таким образом, в форме предусмотрели реквизиты для сведений о представителе работодателя, который отчитывается по доверенности. Закон № 27-ФЗ предусматривал такую возможность с 01.01.2022, однако для электронных форм норма фактически не действовала — не было формата электронной же доверенности. Формат утвержден и вступил в силу 19 августа.

В порядке заполнения электронной СЗВ-ТД наконец закрепили, что код трудовой функции по ОКЗ надо указывать только в СЗВ-ТД о приеме на работу или о постоянном переводе. В остальных случаях, включая увольнение, код ОКЗ можно не приводить.

ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД

Уверен, все вы хорошо знаете, что с этого года большинство форм кадровой отчетности изменены: всевозможные СЗВ, а также ОДВ-1 и 4-ФСС заменяет одна форма — ЕФС-1.

Сроки подачи для разных разделов этой формы разные, все зависит от того, какие кадровые изменения у вас происходят. Разумеется, кроме титульного листа — его сдают всегда и заполняют одинаково. Впрочем, я не думаю, что заполнение его вызовет у вас затруднения — как обычно, там указывают общую информацию об организации: название организации, регистрационный номер, ИНН и т. д.

ЕФС-1 с подразд. 1.1 является аналогом формы СЗВ-ТД, ее сдают при приеме, увольнении, переводе и других кадровых изменениях.

Подразд. 1.1 сдают на каждого работника, включая совместителей и работников по ГПД. Исключение — самозанятыепп. 1.4, 1.5 Порядка, утв. Постановлением ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Напомню, сроки сдачи подразд. 1.1п. 5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ:

— при приеме на работу — следующий рабочий день после оформления трудового договора;

— при увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора — следующий рабочий день после издания приказа;

— при заключении и прекращении ГПД — следующий рабочий день после заключения или прекращения договора;

— при переводе, переходе на ЭТК — 25-е число следующего месяца.

Иными словами, если вы приняли на работу или уволили сотрудника, например, 09.01.2023, подать ЕФС-1 с подразд. 1.1 надо было уже 10.01.2023.

Впрочем, ничего нового вы в этом подразделе тоже не увидите — все заполнение аналогично заполнению формы СЗВ-ТД, поэтому я не буду останавливаться на подробном разборе строк. Напомню только о паре граф в таблице, в которых порой возникает путаница и о чем часто спрашивают.

Так, гр. «Трудовая функция» — это должность работника и структурное подразделение, указанные в трудовом договоре. Если в договоре нет подразделения, укажите только должность. При заключении ГПД эту графу не заполняют. «Код выполняемой функции» — четырехзначный код и контрольное число профессии работника из ОКЗ. Для ГПД также указывается код вида договора. В гр. «Причины увольнения» — причина увольнения и соответствующий ей код из Классификатора кодовпп 4.6—4.8 Порядка, утв. Постановлением ПФР от 31.10.2022 № 245п.

При переводе на другую должность или в другое подразделение, при переименовании должности в гр. 3 подразд. 1.1 пишите «ПЕРЕВОД».

ЕФС с разд. 2 (аналог 4-ФСС) подают ежеквартально, с подразд. 1.2 (аналог СЗВ-СТАЖ) — раз в год. То есть первый раз подать эти листы надо будет 25.04.2023 и 25.01.2024 соответственно. Поэтому оставим разговор об этих разделах до квартальной отчетности и отчетности за 2023 г. применительно к взносам.

Справка

За нарушение срока сдачи подразд. 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем предусмотрен штраф на должностное лицо от 300 до 500 руб. Если нарушения допущены по работнику на ГПД, дополнительный штраф на организацию составит 500 руб.ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; ст. 15.33.2 КоАП РФ

Новые формы отчетов о занятости работников

В декабре 2022 г. добавились формы, по которым надо отчитаться в службу занятости. В частности, теперь надо представить отдельные отчеты о простое, дистанционной работе или об отпусках без сохранения зарплаты. В старых формах, например в отчетах о приеме инвалидов или о ликвидации организации, обновили сведения, поэтому на сайте «Работа в России» они должны быть уже в новом виде.

Впрочем, что новые, что старые формы однообразны. В них указываются основные сведения об организации, то есть название, ИНН, КПП и т. п. А также списочная численность работников.

Далее указываются сведения в зависимости от представляемого отчета.

Так, в Отчете об организации дистанционной (удаленной) работы надо указать число работников, переведенных на удаленку. Отдельно надо выделить число иностранных работников и число тех, кого перевели временно в исключительных случаях, таких как катастрофы, несчастные случаи и т. д. А также надо указать даты начала и окончания дистанционной работы.

А в Отчете об отпусках без сохранения заработной платы вы проставите даты таких отпусков и укажете число работников в этих отпусках.

Как видите, никаких особенностей заполнения нет, уверен, никаких трудностей у вас не возникнет.

Напомню также, что отчеты надо сдавать ежемесячно — и это единственный срок, который установлен законом. Для отдельных случаев Минтруд назвал более точные даты. Например, при появлении свободных рабочих мест — в течение 3 рабочих дней после появления вакансии надо сдать информацию о нихп. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1; Письмо Минтруда от 30.05.2022 № 16-1/ООГ-2182.

Впрочем, этот срок — рекомендованный, Минтруд его не устанавливает. А для новых отчетов и вовсе нет рекомендаций.

При этом ст. 19.7 КоАП РФ установлена ответственность за непредставление или несвоевременное представление отчетов в службу занятости. Должностное лицо рискует уплатить штраф 300—500 руб., а организация — 3000—5000 руб. за каждый непредставленный отчет. Однако наложить штраф могут только в случае, если отчет не будет представлен в течение месяца.

Поэтому от себя скажу: если вы вводите удаленку или работник пишет заявление на отпуск без сохранения зарплаты — не затягивайте с отчетами, чтобы нельзя было сказать, что вы не подали ту или иную форму. Но за непредставление отчета в течение 3 дней, то есть за «опоздание», вас оштрафовать не могут.

Допвыходные на детей инвалидов: в СФР по форме ФСС

Закрывая год, я всегда стараюсь коснуться всей отчетности. И раз уж мы так подробно рассматриваем разные «кадровые» формы, хочу коснуться еще одной, на этот раз — относящейся к инвалидам.

В середине года ФСС утвердил заявление на возмещение расходов на оплату допвыходных родителям детей-инвалидов. Указанную форму надо заполнить и подать при выплате соответствующего пособия. Это одно из тех пособий, на которые не распространяется проактивный механизм уплаты. Вместе с заявлением надо подать копию приказа о предоставлении таких выходныхп. 3 Правил возмещения расходов, утв. Постановлением Правительства от 09.08.2021 № 1320.

Несмотря на то что теперь подавать форму надо в СФР, правила не поменялись, поэтому я предлагаю вам действовать по той же схеме. Фонд должен будет рассмотреть заявление и после 12 рабочих дней перечислить вам деньги. Или через 15 рабочих дней сообщить вам об отказепп. 5, 6 Правил возмещения расходов, утв. Постановлением Правительства от 09.08.2021 № 1320.

От себя же напомню еще про порядок оплаты таких допвыходных.

Для оформления выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом, оплачиваемых за счет СФР, нужны заявление работника, документы о необходимости ухода и приказ руководителяпп. 2—5 Правил предоставления дополнительных выходных, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2014 № 1048.

Что подразумевается под документами о необходимости ухода? В первую очередь, конечно, справка об инвалидности. Раньше отделения ФСС часто запрашивали свидетельство о рождении ребенка, о регистрации по месту жительства (или паспорт, если ребенок уже достиг 14 лет), справку с работы второго родителя об использованных выходных или о том, что он их не использовал вовсе. Поэтому я рекомендую вам и сейчас сделать копии с этих документов и хранить у себя во избежание претензий.

За каждый такой выходной начислите работнику среднедневной заработок. Срок выплаты — вместе с ближайшей зарплатойПисьмо ФСС от 05.05.2010 № 02-02-01/08-2082.

Хочу отметить также, что на оплату выходных надо начислить страховые взносы — СФР возместит и то и другое. А вот НДФЛ с такого среднего заработка удерживать не надоп. 17 ст. 37 Закона от 24.07.2009 № 213-ФЗ; п. 78 ст. 217 НК РФ.

Новая доля иностранцев распространяется не на всех

Давайте теперь ненадолго затронем вопросы приема на работу иностранных работников, тем более что тут есть некоторые изменения.

Так, в октябре 2022 г. Правительство РФ утвердило новые доли иностранцевПостановление Правительства от 03.10.2022 № 1751. Они уже вступили в силу — доли установлены на 2023 г. И до 01.01.2023 надо было привести число иностранцев в организации в соответствие с этими цифрами.

Следом за этим Минтруд выпустил Письмо № 16-4/10/В-13610, в котором разъяснил правила применения этих квот.

В частности, для того, чтобы на организацию начали распространяться утвержденные доли, достаточно, чтобы у нее был указан соответствующий вид деятельности. При том даже если он дополнительный, а не основной.

Правда, не очень понятно, какую долю брать, если компания применяет два названных вида деятельности. Например, организация занимается обработкой древесины и строительством. Для первого вида деятельности установлена доля иностранцев 50%, для второго — 80%. Сколько организация вправе принять на работу иностранцев? Или надо распределять их по видам деятельности? Но ведь один работник может быть занят и там, и там, особенно административный персонал.

Ответа в законе нет, Минтруд тоже разъяснений на эту тему не дает. Поэтому я бы рекомендовал придерживаться разделения по видам деятельности. А работников, занятых в нескольких направлениях, учитывать по наименьшей из квот — так будет безопаснее, потому что штраф за нарушение квот нешуточный.

Справка

За превышение доли иностранцев организацию могут оштрафовать на 800 000—1 000 000 руб., должностное лицо — на 45 000—50 000 руб.ч. 1 ст. 18.17 КоАП РФ

Кроме того, применение указанных долей означает, что разорвать договор с таким работником можно по п. 9 ч. 1 ст. 327.6 ТК РФ.

А вот на кого квоты не распространяются, так это на граждан из стран ЕАЭС, а также на высококвалифицированных специалистов из любых стран. И следовательно, таких работников нельзя уволить по вышеприведенной норме, то есть на основании приведения числа работников в соответствие с допустимой долей иностранцев.

Но зато и принимать их на работу можно без ограничений — в допустимую долю их не нужно «впихивать».

«Беспатентные» иностранцы

Еще один момент, касающийся иностранцев, — это работа по патенту. Остановимся на нем ненадолго.

Как вы помните, привлекать на работу иностранцев можно, если у них есть разрешение на работу или патент. Правда, касается это только иностранцев со статусом временно пребывающих в РФ — для временно и постоянно проживающих иностранцев патент не нужен. Ну и разумеется, я не беру в расчет всевозможных дипломатов, журналистов и тому подобные особые категориип. 4 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ.

Указом Президента летом 2022 г. внесено еще одно исключение — граждане Украины. То есть для приема на работу таких лиц не нужно ни разрешение на работу, ни патент. Правда, совсем без документов и тут не обойтись.

Что же нужно для трудоустройства граждан Украины, кроме, конечно, паспорта (ну или иного удостоверения личности)?

Такие лица обязаны пройти обязательную дактилоскопию и представить работодателю документ о ее прохождении. Никакие другие документы для трудоустройства не нужны. А в случае если у этих работников уже было разрешение на работу или патент, но срок их действия истек — получать новые не нужнопп. 1, 4 Указа Президента от 27.08.2022 № 585.

Но вот сообщить в МВД о приеме такого работника надо. В течение 3 рабочих дней отправьте уведомление о заключении трудового договора. Сделать это можно в электронном или бумажном виде либо через портал госуслугп. 8 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ.

Справка

За неподачу уведомления о заключении трудового договора с иностранным работником организацию оштрафуют на 400 000—1 000 000 руб.ч. 3, 4 ст. 18.15 КоАП РФ

Напомню также, что если граждане Украины не имеют паспорта, а предъявляют вместо него удостоверение беженца или свидетельство о временном убежище, то от них более ничего запрашивать не надоподп. 11 п. 4 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ.

«Иностранная» зарплата — только безналичная

Завершим речь об иностранцах разговором о зарплате. Время наличных выплат уходит отовсюду. Хотя по общим правилам зарплата может выплачиваться в любом виде. Если работник хочет получать ее на карточку, то:

— он должен написать об этом заявление, указав банковские реквизиты;

— в трудовом договоре с ним (или в коллективном договоре) должно быть условие о таком способе выплаты зарплаты.

А вот для иностранцев условия другие. Письмом № КЧ-19-9/122@ налоговая служба напомнила, что платить наличными зарплату иностранцу нельзя. Все дело в том, что в этом случае действуют ограничения валютного законодательства. По ним наличные расчеты между организациями и физлицами невозможны. А точнее — любые операции между юридическими и физическими лицами возможны только с использованием счетов в уполномоченных банках.

За нарушение этой нормы, то есть за выплату иностранцу зарплаты наличными, возможен штраф по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ, то есть 20—40% от выплаченной суммы. Причем такой штраф уплатит и организация, и должностное лицо, хотя штраф для последнего ограничен максимумом — не более 30 000 руб.

И оспаривать его бессмысленно — суды встанут на сторону проверяющих. Как это сделал Верховный суд своим Постановлением № 9-АД22-22-К1. В нем, кстати, прямо сказано, что желание или нежелание иностранца получать зарплату в определенной форме не имеет значения. То есть неважно, что он не хочет открывать счет в банке и даже пишет заявление об отказе. Безналичная выплата — это единственный способ перечислять иностранцу зарплату.

К сожалению, все говорят, как нельзя, как надо, но ни проверяющие, ни суды не говорят, что делать в случае, если работник против. К примеру, как в рассматриваемом постановлении — иностранцы не хотят открывать счета, даже могут заявить об этом письменно. При этом банк не откроет счет без заявления физлица, даже если у компании зарплатный проект там. А заставить работника вы никак не можете. Остается только уговаривать.

Так что от себя добавлю совет: решите этот вопрос сразу при приеме иностранца на работу. Потому что если он у вас проработает хотя бы день, вы должны будете оплатить ему отработанное время. А любая оплата иностранцу должна быть безналичной. Вот такой замкнутый круг. Ну разве что можно говорить о том, что за пару отработанных дней зарплата составит небольшую сумму, а значит, и 20—40% штрафа от нее будут несущественными.

Исключением в этом случае являются только иностранцы с видом на жительство в РФ — они являются резидентами по валютному Закону, а потому расчеты с ними возможны и наличнымиподп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 1, ч. 2 ст. 14 Закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ.

Читать далее
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар 13 марта НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.73%
февраль 2024 г.
Москва МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

16%
Нужное