Отпуск и отпускные — 2024
Как предоставить
Сколько длится отпуск
Продолжительность основного оплачиваемого отпуска за один рабочий год зависит от категории работник
| Категория | Длительность основного отпуска |
| Несовершеннолетние | 31 календарный день |
| Инвалиды | 30 календарных дней |
| Работники, заключившие договор на срок меньше 2 месяцев или на сезонную работу | 2 рабочих дня за месяц |
| Остальные работники, включая работающих по срочным договорам | 28 календарных дней |
В число дней отпуск
•включают выходные дни, в том числе ставшие таковыми
•не включают нерабочие праздничные дни. Их не оплачивают
Как оплатить отпуск, совпавший с майскими праздниками
14 дней отпуска Муравьевой начинаются 01.05.2024. Выйти на работу ей надо 17 мая, а не 15 мая, поскольку праздники 1 и 9 мая не включают в дни отпуска. А 10 мая — выходной
Отпускные Муравьева получит за 14 дней:
•7 дней со 2 по 8 мая
•7 дней с 10 по 16 мая
Как делить отпуск
Отпуск можно делить на части по двум обязательным правилам.
Правило 1. Одна из частей отпуска должна быть минимум 14 дней. Оставшийся период можно делить на любое количество частей и давать отпуск даже по 1 дню, если работодатель не возражает.
Правила деления отпуска на части в вашей организации можно закрепить в локальном нормативном акте — положении об отпусках.
Формулировка о правилах деления отпуска на части в ЛНА
По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть разделен на части, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней.
Части отпуска продолжительностью менее 14 календарных дней должны быть не менее 7 календарных дней. Отпуск меньшей продолжительности может быть предоставлен в исключительных случаях по согласованию с руководителем структурного подразделения.
Правило 2. Запрещено предоставлять отпуск только на выходные — субботу, воскресенье, другие нерабочие дни по графику сотрудника, а также на выходные
Как считать рабочий год и отпускной стаж
Рабочий год — год работы у конкретного работодателя. Первый год отсчитывают с первого дня трудоустройств
В стаж для отпуска входят все дни, когда человек числился в компании, включая дни на больничном и в отпуске, период простоя. Не входят в стаж и удлиняют рабочий год отпуск
•за свой счет длительностью более 14 дней
•по уходу за ребенком
Как отпуск за свой счет дольше 14 дней удлиняет рабочий год
Работник трудоустроился 29.05.2023. С 6 по 25 сентября 2024 г. (20 дней) был в отпуске без сохранения зарплаты.
Первый рабочий год — с 29.05.2023 по 28.05.2024. Второй — с 29.05.2024 по 03.06.2025, так как в отпускной стаж вошли только 14 дней отпуска за свой счет, а 6 —
У вновь принятого работника право на отпуск возникает через 6 месяцев работы. А право на отпуск за второй и следующие годы появляется с начала рабочего года, за который предоставляют отпуск. Но работодатель может дать отпуск и раньше.
Топ-3 заблуждений о предоставлении отпуска
Через 6 месяцев работы новый работник может пойти в отпуск.
Через 6 месяцев у нового работника только появляется право на отпус
Это не значит, что с этой даты он может или должен уйти в отпуск, — надо договариваться с работодателем.
Отпуск предоставляют пропорционально времени, отработанному в рабочем году.
Считать продолжительность отпуска пропорционально отработанному времени ТК РФ не требует. Отпуск можно давать как за отработанные дни, так и авансом — все зависит от договоренности работника и работодател
Не отгулянные за рабочий год дни отпуска сгорают. Работник имеет право только на компенсацию за неиспользованный отпуск.
Неиспользованные ежегодные отпуска за прошлые рабочие годы не сгорают — работник может и должен их отгулять. А компенсацию за неиспользованные дни ежегодного основного отпуска разрешено платить только при увольнени
Как оформить
Отпуск по графику
Минимум за 2 недели до начала отпуска по графику надо вручить работнику под подпись уведомление об отпуск
Также оформите:
•приказ на отпуск
•записку-расчет
График отпусков обязателен и для сотрудника, и для работодателя. Работник должен уйти в отпуск по графику. Отказать сотруднику в уходе в отпуск по графику нельзя. А работник обязан уйти в отпуск, даже если он не хоче
Образец уведомления о начале отпуска
ООО «Альфа»
Главному бухгалтеру
Никаноровой Е.А.
Уведомление
Дата начала вашего ежегодного основного оплачиваемого отпуска — 20.06.2024.
Основание: график отпусков от 15.12.2023 № 36.
 |
 |
03.06.2024
Образец приказа о предоставлении основного оплачиваемого отпуска
Образец записки-расчета о предоставлении отпуска
Отпуск вне графика
На отпуск вне графика сотрудник подает заявление, на основании которого оформляют приказ. Срок подачи заявления — минимум за 4 рабочих дня до начала отдыха, чтобы успеть выплатить отпускные в срок. Рекомендуем указать срок в положении об отпусках или в ином локальном нормативном
Образец формулировки ЛНА о сроке подачи заявления на отпуск вне графика
Заявление на отпуск вне графика работник должен подать минимум за 2 недели до его начала.
Образец заявления о предоставлении отпуска
Генеральному директору ООО «Альфа»
Иванову И.И.
от бригадира Петрова П.П.
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 1 календарный день 02.09.2024.
26.08.2024
Отпуск в табеле
Ежегодный основной отпуск — код «ОТ» или «09».
Праздничные дни, выпавшие на отпуск, — код «В» или «26».
Топ-3 заблуждений об оформлении отпуска
Работник должен написать заявление на любой отпуск — по графику или нет, неважно.
ТК РФ не требует подавать заявление на отпуск по графику. А вот на отпуск вне графика заявление нужно.
Уведомлять работника о предоставлении отпуска по графику необязательно, ведь он расписался в том, что ознакомлен с графиком.
Уведомление сотрудника под подпись об отпуске минимум за 2 недели до его начала — отдельный документ. График отпусков утверждают не позднее чем за 2 недели до начала календарного года — люди могут забыть
Любой работник вправе взять отгул в счет отпуска.
ТК РФ не предусматривает понятия «отгул» в принципе. Если сотруднику нужен внеплановый оплачиваемый день отдыха и работодатель согласен, это оформляют как однодневный отпуск.
Как рассчитать отпускные
Формулы расчета
За каждый день отпуска работнику положен среднедневной заработо
| Среднедневной заработок для отпускных | = | Заработок в расчетном периоде | / | Количество дней, отработанных в расчетном периоде |
| Отпускные | = | Среднедневной заработок | х | Количество дней отпуска |
При предоставлении отпуска в первый месяц работы среднедневной заработок считают исходя из дней и выплат за этот месяц до ухода в отпуск. Если выплат не было — исходя из оклада или тарифной ставк
Расчетный период
Это 12 календарных месяцев перед месяцем, в котором начинается отпуск. Пример: начало отпуска — июнь 2024 г., расчетный период — с 01.06.2023 по
Если в эти 12 месяцев заработка не было, например,
Количество отработанных дней
Это все дни, когда человек числился у работодателя, — будни, выходные и праздники. Исключени
•дни командировок
•дни любого отпуска: основного, дополнительного, учебного, по беременности и родам, по уходу за ребенком или за свой счет
•дни временной нетрудоспособности
•дни освобождения от работы по другим основаниям. Примеры: дни сдачи крови донорами, прохождения медосмотра, выходные для ухода за ребенком-инвалидом
Каждый полностью отработанный месяц — это 29,3 дня.
29,3 — среднемесячное число дней календарного года за вычетом 14 нерабочих праздничных
За не полностью отработанный месяц отработанные дни считают по такой формул
| Количество дней в не полностью отработанном месяце | = | Количество отработанных дней месяца | / | Количество календарных дней месяца | х | 29,3 |
Заработок в расчетном периоде
Это зарплата за отработанные дни, а также премии. Если сотрудник отработал не весь расчетный период, целиком учитывают лишь премии, которые начислили с учетом отработанных дней. Остальные премии — пропорционально отработанному времен
Учет премий при расчете среднего заработка
| Вид премии | Порядок учет |
| По итогам года | Учитывают, если премия начислена за год, предшествующий году отпуска. Дата начисления — внутри расчетного периода или вне его — не важна. Например, в расчете отпускных в 2024 г. участвует премия за 2023 г. и не участвует премия за 2022 г. |
| Полугодовая, квартальная, месячная | Одна премия за один показатель премирования. Пример: в марте работнику начислили премию за объем продаж и объем выручки в этом месяце. Обе надо включить в расчет |
| Разовая | Учитывают, если выплата предусмотрена ЛНА, кроме премий к праздника |
Не участвуют в расчете среднедневного заработк
•матпомощь
•оплата дней командировки
•отпускные
•оплата больничного
•начисления за другие дни, когда выплачивался средний заработок. Примеры: оплата дней сдачи крови, прохождения медосмотра, выходных для ухода за ребенком-инвалидом
Что делать, если среднедневной заработок меньше МРОТ?
Надо посчитать отпускные исходя из минимального среднедневного заработка
Как считать отпускные при неполном рабочем дне?
При неполном рабочем времени — неполном дне или неполной неделе — отпускные считают по тем же формулам. Среднедневной заработок за отработанные в расчетном периоде дни умножают на количество дней отпуска.
А при сравнении фактического среднедневного заработка с МРОТ последний уменьшают пропорционально рабочему времен
Пример: работник на пятидневке трудится 4 часа в день вместо 8. Его минимальные дневные отпускные —
Пример расчета отпускных в 2024 г.
/ условие /
В расчетном периоде, с 01.06.2023 по 31.05.2024, работнику начислили 450 000 руб. зарплаты, также в это время он был:
•14 дней в отпуске с 06.07.2023 по 19.07.2023, получив за это 34 000 руб. отпускных
•7 дней на больничном, с 08.02.2024 по 14.02.2024, с выплатой пособия 8 257 руб.
Подсчитаем отпускные работника.
/ решение / В расчетном периоде сотрудник полностью отработал 10 месяцев: 6 месяцев в 2023 г. (июнь, август — декабрь) и 4 месяца в 2024 г. (январь, март — май). Количество отработанных дней в этих 10 месяцах —
Количество дней в не полностью отработанных месяцах, рассчитанное по формуле:
•в июле 2023 г. —
•феврале 2024 г. —
Всего в расчетном периоде сотрудник отработал
Заработок для исчисления отпускных — 450 000 руб. зарплаты. Отпускные и пособие по болезни не учитываются.
Среднедневной заработок —
Отпускные —
Выплата отпускных
Срок выплаты
Отпускные нужно выплатить минимум за 3 календарных дня до начала отпуска. И не важно, идет работник в отпуск по графику или нет.
Пример: отпуск начинается 03.06.2024, в понедельник. Отпускные надо выплатить не позже 30.05.2024, в четвер
Если последний день срока выплаты выходной или праздник, отпускные надо выдать в предшествующий рабочий день.
Пример: работник идет в отпуск с 16.06.2024, в воскресенье. Отпускные надо выплатить 11 июня, во вторник, так как 12 июня — праздничный
Можно ли совмещать выдачу отпускных с зарплатой?
Да, можно. Главное — уложиться в 3 календарных дня до начала отпуска и не нарушать сроки выплаты зарплаты.
Пример: срок перечисления зарплаты — 05.08.2024. Работник уходит в отпус
•6 августа. Отпускные и зарплату можно выдать 1 августа
•9 августа. Отпускные и зарплату можно выдать 5 августа
Ответственность за нарушение срока выплаты
За задержку отпускных надо выплатить работнику компенсацию —
Административные штраф
| Кого штрафуют | Сумма штрафа, руб. |
| Должностное лицо, например руководителя | |
| Малое или микропредприятие | |
| Остальные организации |
Налогообложение и учет отпускных
НДФЛ и взносы
НДФЛ удерживают при выплате отпускных и перечисляют в стандартные сроки.
Страховые взносы исчисляют вместе с отпускными и платя
•на травматизм — не позднее
•по единому тарифу — не позднее
Пример. Уплата НДФЛ и взносов
26.06.2024 сотруднику начислены и выплачены отпускные, начислены взносы и удержан НДФЛ. Сроки уплаты:
•05.07.2024 — НДФЛ
•15.07.2024 — взносы на травматизм
•29.07.2024 — взносы по единому тарифу
В
Налоговый учет
Отпускные и взносы с них включают в расходы на оплату труда.
Для налога на прибыль в расходах учитываю
•отпускные — в квартале, на который пришлись дни отдыха. Так, если отпуск начался в июне, а закончился в июле, часть затрат нужно отразить 2 кварталом, а часть — 3 кварталом, пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый квартал
•страховые взносы с отпускных — полностью в день начисления, даже когда отпуск переходящий
Пример. Налоговый учет отпускных при переходящем отпуске
Даты
На 3 квартал пришлось 6 дней отдыха, с 25 по 30 сентября, на 4 квартал — 4 дня, с 1 по 4 октября. В налоговые расходы включают:
•отпускные: 6 000 руб. в 3 квартале и 4 000 руб. в 4 квартал
•взносы с отпускных — всю сумму в 3 квартале
Проводки
| Содержание операции | Д | К |
| Начислены отпускные | 20 (23, 25, 26, 44) | 70 |
| Начислены страховые взносы с отпускных | 20 (23, 25, 26, 44) | 69 |
| Удержан НДФЛ при выплате отпускных | 70 | 68.01 |
Когда лучше брать отпуск
Объединять ежегодный отпуск с праздниками удобно, но финансово невыгодно — чем больше в месяце выходных и праздников, тем дороже 1 рабочий день и зарплата вместе с отпускными будет ниже обычного оклада. И наоборот — уходя в отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней, человек получает больше, чем если бы работал.
Схема выбора
| Хотите дольше отдохнуть или получить больше отпускных? | ||
| ↓ | ↓ | |
| ↓ | ↓ | |
| •выбирайте месяцы с нерабочими праздничными днями: январь, май, июнь и ноябрь •не включайте в отпуск выходные дни НО в деньгах вы потеряете | •выбирайте месяцы с наибольшим количеством рабочих дней, например июль, август, октябрь •включайте в отпуск выходные дни НО вы меньше отдохнете | |
Количество рабочих дней в месяцах при пятидневке — 2024
| Месяц | Количество рабочих дней |
| Июль | 23 |
| Октябрь | |
| Август | 22 |
| Апрель | 21 |
| Сентябрь | |
| Ноябрь | |
| Декабрь | |
| Февраль | 20 |
| Март | |
| Май | |
| Июнь | 19 |
| Январь | 17 |
Пример. Сравнение длительности отдыха, отпускных и зарплаты в зависимости от месяца отпуска
/ условие / Оклад сотрудника — 50 000 руб., среднедневной заработок — 1 700 руб. Сравним общее количество дней отдыха, суммы отпускных и зарплаты при отпуске 5 календарных дней: 2, 3,
/ решение / Все выкладки — в таблице.
| Показатель | Отпуск в мае | Отпуск в июле |
| Общее количество дней отдыха, включая выходные и праздники | 15 — с 28 апреля по 12 мая | 7 — с 1 по 7 июля |
| Отпускные за 5 дней отпуска, руб. | 8 500 | |
| Зарплата за 5 дней, если бы вместо отпуска сотрудник работал, руб. | ||
| Потеря в зарплате |
Вывод. Пятидневный отпуск в мае дает большое количество дней отдыха — 15, но на отпускных сотрудник теряет в сравнении с зарплатой за полностью отработанный месяц 4 000 руб.
В июле, наоборот, отдых получается короткий — 7 дней, зато потеря в зарплате меньше — 2 369,57 руб.
Пример. Сравнение длительности отдыха, отпускных и зарплаты в зависимости от выходных дней в отпуске
/ условие / Оклад сотрудника — 50 000 руб., среднедневной заработок — 1 700 руб. Сравним количество дней отдыха, суммы отпускных и зарплаты, если он возьмет первый в рабочем году отпуск в июле: с
/ решение / Подсчеты — в таблице.
| Показатель | Отпуск с 1 по 5 июля | Отпуск с 1 по 7 июля |
| Общее количество дней отдыха, включая выходные | 7 | 7 |
| Использованные дни отпуска | 5 | 7 |
| Остаток дней отпуска | ||
| Отпускные, руб. | ||
| Зарплата за 5 будних дней отпуска, если бы сотрудник работал, руб. | 10 869,57 | |
| Сравнение суммы отпускных с зарплатой, если бы сотрудник отработал 5 будних дней отпуска, руб. |
Вывод. Взяв отпуск только на будни, с 1 по 5 июля, за счет субботы и воскресенья, 6 и 7 июля, работник будет отдыхать 7 дней и сэкономит 2 дня отпуска. Зато
Если же отпуск продлится с 1 по 7 июля, остаток дней отдыха будет меньше. Однако сотрудник получит на 1 030,43 руб. больше зарплаты за 5 рабочих дней, так как дополнительно ему выплатят отпускные за субботу и воскресенье.
Проверь себя: мини-тест
1.
Работник идет в отпуск с 29 апреля по 12 мая 2024 г. Сколько дней надо оплатить?
12
14
9
2.
Укажите минимальный набор документов для оформления основного отпуска по графику
заявление работника, приказ, записка-расчет
заявление работника, уведомление о начале отпуска, приказ, записка-расчет
уведомление работника о начале отпуска, приказ, записка-расчет
3.
В расчетном периоде сотруднику начислили 600 000 руб. зарплаты, 30 000 руб. выплат за период командировки, премию к юбилею — 40 000 руб. Какую сумму включить в расчет отпускных?
600 000 руб.
670 000 руб.
640 000 руб.
4.
Первый день отпуска сотрудника — 03.05.2024. Когда надо выплатить отпускные?
27 апреля
29 апреля
5.
3 дня отпуска работника пришлись на июнь, 11 — на июль. Страховые взносы с отпускных — 14 000 руб. Как правильно включить их в расходы по прибыли?
3 000 руб. во 2 квартале, 11 000 руб. в 3 квартале
14 000 руб. во 2 квартале
