Вычет по НДФЛ на обучение и лечение вы даете работнику, который принес уведомление из ИФНС п. 2 ст. 219 НК РФ. В уведомлении проверьте ИНН и паспортные данные работника, ИНН, КПП и название вашей организации, а также год вычета. Он должен быть текущим. Если что-то неверно, работник должен получить новое уведомление. Если все правильно, пусть напишет заявление на вычет в произвольной форме Письмо ФНС от 11.04.2018 N БС-4-11/6947@.

Кроме уведомления ИФНС и заявления работника, никакие другие документы для социального вычета вам не нужны. Их уже проверила ИФНС.

Социальный вычет на обучение и лечение ребенка предоставляйте так же - по уведомлению ИФНС.

На сумму, указанную в уведомлении, ежемесячно уменьшайте доходы работника, облагаемые по ставке 13% п. 3 ст. 210 НК РФ. Если до конца года вы не сможете предоставить вычет целиком, остаток работник может получить в ИФНС, подав декларацию п. 2 ст. 219 НК РФ.