Представление копий документов
БУХГАЛТЕРСКИЕ Новости Форумы Консультации Формы Калькуляторы
Статьи Справочники Семинары Календари Тесты
БУХГАЛТЕРСКИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ

Обновление: 7 апреля 2016 г.

Представление копий документов

В каком виде представлять документы, запрошенные налоговиками? Здесь всего два варианта.

ВАРИАНТ 1. В виде бумажных копийп. 2 ст. 93 НК РФ. На копии каждого документа должны бытьПисьмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142:

  •  
    заверительная надпись «Верно»;
  •  
    должность лица, заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия). Как правило, заверяет копии директор либо его уполномоченный представитель;
  •  
    дата заверения.

Также можно на копии поставить печать, если ваша фирма ее использует, но делать это вы не обязаныПисьмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@.

Если истребуемый документ многостраничный, то можно не заверять каждую страницу, а прошить весь документ и заверить уже подшивкуПисьма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142; ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21), соблюдая следующие рекомендацииПисьмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336:

  •  
    объем сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
  •  
    каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими цифрами начиная с единицы;
  •  
    пачка прошивается через два или четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, закрывающей место скрепления прошивки. Размер наклейки — примерно 40—60 на 40—50 мм. Она должна закрывать место скрепления пачки полностью. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см;
  •  
    на наклейке нужно указать количество листов цифрами и прописью, руководитель или другое уполномоченное лицо должен заверить эту надпись собственноручной подписьюп. 58 ГОСТ Р 7.0.8-2013, написать свои фамилию, инициалы, должность, а также указать дату;
  •  
    печать, если она применяется в компании, ставится на заверительной надписи таким образом, чтобы она частично захватывала наклейку, личную подпись, фамилию и инициалы лица, а также дату заверения;
  •  
    документы должны быть прошиты так, чтобы проверяющие могли их свободно прочесть и при необходимости скопировать отдельные листы. При этом надо исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки.

Вот как может выглядеть лист подшивки с наклейкой.

 
 
Лист подшивки с наклейкой
 

Во избежание претензий налоговиков не нужно прошивать разные документы (например, все истребованные счета-фактуры) и заверять всю пачкуПисьма Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849; ФНС от 02.10.2012 № АС-4-2/16459.

Обязательно составьте в двух экземплярах опись представляемых документов либо просто сопроводительное письмо с указанием:

  •  
    реквизитов требования о представлении документов;
  •  
    наименований передаваемых копий документов;
  •  
    количества документов.

Если вы будете передавать документы в инспекцию лично (это может сделать руководитель фирмы либо его уполномоченный представитель), то пусть на вашем экземпляре письма (описи) работник ИФНС, принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Истребуемые документы можно направить и по почте ценным письмом с описью вложения. В этом случае дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты.

ВАРИАНТ 2. В электронном виде через спецоператора связи. Но так можно представить только следующие типы документов.

ТИП 1. Документы, для которых утверждены XML-форматы и порядок их представления. На данный момент к таким документам относятсяПриказ ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@; приложение 1 к Приказу ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@; Письма Минфина от 13.11.2015 № 03-02-08/65721; ФНС от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304 (п. 1):

  •  
    счет-фактура (в том числе корректировочный);
  •  
    журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  •  
    книга покупок;
  •  
    книга продаж;
  •  
    дополнительные листы к этим книгам;
  •  
    товарная накладная (ТОРГ-12);
  •  
    акт приемки-сдачи работ (услуг).

По правилам эти документы надо прикрепить к электронной описиПриказ ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, подписать усиленной квалифицированной электронной подписью и затем направить в инспекцию по ТКСп. 20 Порядка, утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. В течение следующего рабочего дня вам по ТКС из инспекции должны прийти подтверждение даты отправки и квитанция о приеме (либо уведомление об отказе в приеме).

ТИП 2. Документы, поименованные в специальном перечнетаблица 4.9 Формата описи документов, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, которые можно направить в виде скан-образовПисьмо ФНС от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421. Направляемые таким образом документы должны отвечать ряду требований.

В частности, в имени файла документа должен быть указан и код документа. Таких кодов 11.

Код Вид документа
0924 Счет-фактура
1665 Товарно-транспортная накладная
2181 Акт приемки-сдачи работ (услуг)
2215 Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация
2216 Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации
2330 Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)
2234 Товарная накладная (ТОРГ-12)
2745 Дополнение к договору
2766 Договор (соглашение, контракт)
2772 Корректировочный счет-фактура
2799 Отчет НИОКР

Без этих кодов файл не пройдет форматно-логический контроль.

Кроме того, на отсканированные документы придется составлять опись, содержащую набор обязательной информациитаблица 4.2 Формата описи документов, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, в частности номер и дату документа, идентификаторы участников сделки, реквизиты документа-основания.

Файл с отсканированным документом должен иметь расширение tif или jpg.

Одно хорошо — документы, направляемые в виде скан-образов по ТКС, не требуют предварительного заверения печатью и подписью, поскольку документ заверяется электронной подписьюПисьмо ФНС от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421.

 

Надо сказать, что в жизни все не так категорично. Известны случаи, когда в ответ на электронный запрос ИФНС о представлении документов бухгалтеры отправляли по ТКС не формализованную опись, а текстовые пояснения в свободной форме с указанием того, что именно содержится в прилагаемых файлах со сканами. Причем эти файлы инспекции принимали не только в формате tif и jpg, но и, к примеру, в формате pdf. И назывались файлы произвольно, без всяких кодов.

Но если вы не уверены в лояльности конкретно вашей инспекции, то лучше так не делать. Ведь налоговики могут подойти к делу формально и заявить, что сканы документов, не соответствующие утвержденным форматам, считаются непредставленными.

Все остальные истребуемые документы, составленные в электронном виде, но не по установленным форматам, можно представить только в виде заверенных бумажных копийПисьма ФНС от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773@.

Поделиться:  
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен
НЕ ПРОПУСТИТЕ
НУЖНОЕ
ОПРОС
Вы готовитесь к ведению трудовых книжек в электронном виде с 1 января 2020 года?
Да, разрабатываем поправки в ЛНА
Нет, слышали о предстоящих изменениях, но не знаем, с чего начинать
Зачем готовиться? Так долго собираются вводить электронные трудовые, что может еще и не введут
ИНДЕКСЫ
Москва Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.06%
октябрь 2019 г.
45000000
МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

20 195

Примечание

История


Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

6.5%

История

ЕЖЕДНЕВНАЯ
НОВОСТНАЯ
РАССЫЛКА
РАБОЧИЙ СТОЛ БУХГАЛТЕРА

«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Подписка на ГКДемодоступ к ГК
БЛИЖАЙШИЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ МЕРОПРИЯТИЯ