Обновление: 7 апреля 2016 г.

Проверка кассы: срок представления документов

Обязаны ли вы дать инспекторам запрошенные ими документы сразу в первый же день проверки кассы? Этот вопрос обычно возникает, если:

•  
  в документах что-то не в порядке (не заполнена кассовая книга за последние несколько дней, нет подотчетных заявлений и т. п.) и вам нужно время все дооформить;
•  
  в момент начала проверки на месте нет кассира либо бухгалтера (главбуха), которые заведуют всеми этими документами.

Срок для предоставления документов

Регламенты № 132н и 133н на «процедуру рассмотрения документов» отводят 1 рабочий день с даты предъявления поручения на проверкуп. 36 Регламента № 132н; п. 31 Регламента № 133н. Из этого можно сделать вывод, что 1 рабочий день — это срок, в который вы должны представить документы (даже сама ФНС об этом пишетПисьмо ФНС от 17.10.2012 № АС-4-2/17581 (п. 3)). Получается, что если инспекторы поручение на проверку предъявили и документы потребовали сегодня, то представить вы их обязаны не позднее чем завтра (а если завтра — выходной, то в следующий за ним рабочий день).

Однако есть решения судов о том, что документы должны быть представлены инспекторам в тот же день, когда вам предъявлено поручение на проверку, ведь иначе теряется ее смысл. В одной такой истории у фирмы на начало проверки не было оформленных кассовых книги и ордеров, но она представила их инспекции уже на следующий день. Инспекция отказалась их принять и оштрафовала за неоприходование наличных, а суд ее поддержалПостановление 6 ААС от 24.09.2015 № 06АП-4906/2015. В некоторых решениях судов подчеркивается, что кассовые ордера и кассовая книга должны заполняться непосредственно при совершении кассовой операции, поэтому предполагается, что у организации есть возможность представить их сразу, а если она сделала это позже, пусть даже и до составления акта и протокола, штраф правомеренПостановления 17 ААС от 04.12.2015 № 17АП-15607/2015-АК; 15 ААС от 13.11.2013 № 15АП-17645/2013, от 22.03.2013 № 15АП-1997/2013. И неудивительно, что, когда документы были представлены только в суд, судьи не сочли это доказательством того, что представленные документы существовали на момент проверкиПостановление 6 ААС от 12.02.2013 № 06АП-43/2013.

Если главбух в отпуске

А если главбух, бухгалтер либо кассир в длительном отсутствии — в отпуске или на больничном? Это тоже не причина задерживать представление запрошенных проверяющими документов хотя бы на день. Так, инспекция оштрафовала за неоприходование выручки организацию, у которой на первый день проверки отсутствовала кассовая книга за полтора последних месяца из-за того, что кассир все это время была на больничном. Заполненная кассовая книга была доставлена в инспекцию уже на следующий день, но это не помогло — инспекция отказалась принять этот документ, а суд признал ее правотуПостановление 6 ААС от 24.09.2015 № 06АП-4906/2015. Он решил, что установленный Регламентами 1 рабочий день — это срок, в который инспекторы обязаны рассмотреть уже представленные документы, а вовсе не срок представления самих документов.

В другом аналогичном случае директор в суде ссылался на то, что полномочий кассира больше ни у кого из сотрудников нет, поэтому в тот день представить кассовую книгу было невозможно. Но суд не принял это во вниманиеПостановление 5 ААС от 24.08.2015 № 05АП-6514/2015. И правильно. Ведь как заменить того или иного работника на время его отсутствия — забота самой организации. Если кассир «выпал» из рабочего процесса, а операции с наличными продолжаются, нужно временно назначить кассиром другого человека из числа работниковпп. 4, 2 Указания № 3210-У. Подходящих работников нет? Тогда обязанности кассира директор (ИП) должен выполнять самабз. 1, 3 п. 4 Указания № 3210-У.

Приходящий главбух

А если бухгалтер приходящий и кассовая документация ведется не в электронном виде с подписанием ее электронной подписью, а на бумаге? Нередко бывает, что бумажную кассовую книгу, а иногда даже и ПКО с РКО составляет «удаленный» бухгалтер, работающий по гражданско-правовому договору. Ему передают данные обо всех операциях за день, а он делает на них кассовую документацию и время от времени привозит ее для подписания. В этом случае представить их проверяющим в тот же день тоже бывает невозможно.

Такая организация работы неправильная и закономерно приведет к штрафу за неоприходование наличных.

Дело в том, что приходные и расходные ордера и кассовую книгу должен оформлять тот, кто ведет кассовые операции, то есть принимает и выдает наличные. Его и следует назначить кассиромпп. 4, 2, 5.1, 6.1 Указания № 3210-У. Причем ПКО и РКО оформляют в момент приема и выдачи денег соответственнопп. 5.1, 6.2 Указания № 3210-У. А кассовая книга должна ежедневно находиться в месте операций с наличными, потому чтоп. 4.6 Указания № 3210-У:

•  
  записи в ней кассир должен делать непосредственно в день получения или выдачи денег — только тогда деньги считаются оприходованнымиПостановления 5 ААС от 24.08.2015 № 05АП-6514/2015; 7 ААС от 16.01.2014 № А45-12320/2013, от 05.10.2012 № А03-8421/2012; 20 ААС от 29.12.2015 № 20АП-6595/2015;
•  
  бухгалтер после подписания кассиром листа книги за день тут же сверяет записи с кассовыми ордерами и подписывает лист книги.

Как видим, безопаснее вести всю документацию по кассе и ККТ так, чтобы она в любой момент была готова к проверке.

В месте проверки никого нет

Особая ситуация — когда в момент появления проверяющих на месте нет не только директора, но и никого из работающих с наличными сотрудников. То есть прием и выдача наличных в день, когда пришла проверка, не проводится. Получается, предъявить поручение на проверку просто некому — все равно что проверяющие пришли бы в нерабочие часы организации. Однако известен случай, когда инспектор в такой ситуации предъявил поручение инженеру и потребовал от него представить все необходимые для проверки ККТ документы. Инженер этого делать не стал, в поручении не расписался. Тогда проверяющие сами взяли те документы, которые находились в помещении в открытом доступе, а инженера инспекция оштрафовала за воспрепятствование деятельности проверяющихч. 1 ст. 19.4.1 КоАП РФ. Но суд этот штраф отменил — на том основании, что инженер не являлся законным представителем ИП, у которого работал, а его должностные обязанности не предусматривали доступа к документации по ККТРешение Суда Еврейской автономной области от 08.06.2012 № 7-17/2012.