Под чем подпишетесь в договоре — то и должны будете выполнять

: Стороны договора вправе включать в договор любые условия по взаимному согласию (пп. 1, 2 ст. 421 ГК РФ). Так что, если ваш директор подпишет такой договор, это будет означать, что вы обязаны периодически предоставлять указанные копии документов.

И внимательно изучите условия договора: возможно, ваш покупатель подстраховался и закрепил санкции за невыполнение таких требований.

Копию паспорта директора даем только с его согласия

: Без письменного согласия директора вы не можете отдать копию его паспорта потенциальным контрагентам.

Ведь в ксерокопии паспорта содержатся персональные данные, которые могут быть использованы только с согласия владельца (п. 1 ст. 3, п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Коммерческая тайна не поможет

: Никакие ваши «регистрационные» документы, а также перечень лиц, которые имеют право действовать от имени вашей организации без доверенности, не являются коммерческой тайной (пп. 1, 10 ст. 5 Закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ). Поэтому ссылаться на это бессмысленно.

Если от лица вашей организации подписывать документы, касающиеся сделки с этим контрагентом, будет только директор, достаточно передать контрагенту копию решения о его назначении. Если же от лица вашей организации будет выступать не только директор, предоставьте контрагенту доверенность, выписанную директором и скрепленную печатью вашей организации (п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Закона по проверке контрагентов нет

: Вы можете ее не показывать без какого-либо обоснования.

Поинтересуйтесь, для каких целей покупателю требуется копия вашей банковской карты. Наверняка можно заменить ее другими документами. Так, часто копию банковской карточки запрашивают с целью проверки полномочий руководителя. Но подтвердить полномочия можно, к примеру, предоставив решение о назначении руководителя вашей организации.

Если же нового покупателя интересуют образцы подписей лиц для того, чтобы сравнивать их с теми, которые будут в дальнейшем на счетах-фактурах, можно предложить такой вариант. Напишите письмо с указанием, кто от лица вашей организации будет подписывать счета-фактуры с образцами их подписей. Заверьте это письмо печатью и передайте контрагенту.

Электронные сервисы — вам в помощь

: Воспользуйтесь сервисом по проверке контрагентов: сайт ФНС → Электронные сервисы → Риски бизнеса: проверь себя и контрагента.

Если сервис позволяет, сохраняйте файл с результатами проверки (п. 12 Общедоступных критериев оценки рисков, утв. Приказом ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@). Если такой возможности нет — делайте скриншот или распечатку.

На этой же странице сайта ФНС приведены ссылки на другие интернет-сервисы по проверке контрагентов. Если есть желание, можете проверить своего контрагента по каждому из них.

Кроме налоговых сервисов, есть и другие. Так, на сайте ВАС РФ можно узнать, в каких судебных тяжбах участвует организация. Иногда интересны ее споры не только с налоговой, но и с контрагентами.

На сайте службы судебных приставов проверьте, нет ли у нового контрагента задолженности по исполнительным производствам.

А если контрагент предоставил вам реквизиты паспорта руководителя, на сайте Федеральной миграционной службы в разделе «Информационные сервисы» можно выяснить, действителен ли такой паспорт.

Сколько делать проверок, делать ли распечатки или сохранять информацию в электронном виде — решать вашему директору.

Некоторые организации делают шаблон в виде перечня используемых сервисов — своеобразный проверочный лист для контрагента. По результатам проверки напротив названия каждого из сервисов ставится отметка: нет ли негативной информации о контрагенте, а если есть — то какая. В результате краткий итог проверки умещается на 1—2 страницах и довольно нагляден.

Покупателей проверять тоже нужно

: Возможно, требование вашего поставщика вовсе не связано с «налоговой осмотрительностью» и он хочет быть уверенным, что с вашей стороны договор, а также документы на получение товара подпишет лицо, имеющее должные полномочия (ведь оно действует по доверенности, выданной руководителем). Чтобы потом не возникла ситуация, когда договор подписан с кем-то неизвестным или товар отгружен непонятно кому.

Также до сих пор у налоговиков существует такая схема поведения: если покупатель — однодневка, то у продавца доход от сделки признают с радостью, а вот расходы исключают из налоговой базы. Независимо от отношения к оправданности такого подхода, наверняка контрагенту не хочется лишний раз спорить с проверяющими.

Дубликаты могут выдавать и за деньги

: Как известно, дубликат — это повторно выданный экземпляр документа, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу.

Нигде в законодательстве не указано, что дубликаты и заверенные копии документов контрагенты обязаны выдавать бесплатно. Ведь вы заставляете людей выполнять работу, которую они уже один раз сделали. Подлинник у вас должен был быть, но он утерян по вашей вине. Так что сослаться вам, увы, не на что.

При передаче дубликатов, как правило, просят подписать акт выполненных услуг, к которому прилагается счет-фактура (если контрагент — плательщик НДС). И если вы подпишете акт выполненных услуг, придется эти услуги оплачивать. Иначе контрагент может взыскать с вас деньги по суду.

У банков — свои особые требования к клиентам

: Жаловаться вам не на что. Ведь ваш банк выполняет то, что ему предписывает Центробанк, а именно — идентифицировать своих клиентов в целях противодействия отмыванию преступных доходов и финансированию терроризма (п. 1.1 Положения ЦБ от 19.08.2004 № 262-П). Причем такие требования ЦБ не просто так выдумал — они основаны на нормах Закона о противодействии легализации доходов и финансированию терроризма (Закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ). В приложениях 2—3 Положения ЦБ № 262-П приведен перечень сведений и документов, которые помогут банку идентифицировать юридических лиц.

В частности, с 29 марта 2014 г. в их числе фигурируют копии бухотчетности и налоговых деклараций, справки об исполнении обязанности по уплате налогов, а также сведения о деловой репутации о юридическом лице от других клиентов или от других кредитных организаций (пп. 1.13, 1.14 приложения № 2 к Положению ЦБ от 19.08.2004 № 262-П).

Каждый банк может самостоятельно определить перечень документов, запрашиваемых у клиентов с целью определения их финансового положения (п. 1 Информационного письма ЦБ от 22.07.2014 № 24). Если вы не захотите предоставлять требуемые документы, банк откажет в открытии банковского счета (ст. 846 ГК РФ).

А если какие-либо документы ваша организация отказывается предоставить банку, в котором уже открыт расчетный счет, то банк может не проводить некоторые расходные операции, которые кажутся ему сомнительными (п. 3 Информационного письма ЦБ от 22.07.2014 № 24). ■

Сюрпризы общения с ПФР...

Это самый проблемный контролирующий орган для бухгалтеров. Сложность заключается в том, что бухгалтеры часто переносят свое представление о порядке отправки отчетности в ФНС на сдачу отчетности в ПФР, и в результате их ожидает масса сюрпризов.

СЮРПРИЗ 1. Соглашение об электронном документообороте. Если вы только подключаете электронный документооборот, то знайте, что с ПФР нужно заключить указанное соглашение (п. 11 Технологии, утв. Распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р (далее — Технология); п. 1 ч. 9 ст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ)). Без него отчетность просто не будут проверять, она зависнет. Суть соглашения — исключить возможность того, чтобы пользователь сдавал отчетность как-то иначе (пока оно не расторгнуто). На практике заключение соглашения достаточно нудный бюрократический процесс, затягивающийся примерно на 2 недели. При этом в ряде регионов с абонента без всякого законного основания порой требуют кучу ненужных документов, например бумажную копию сертификата ключа подписи, заверенную «живой» печатью спецоператора, подписанный договор и т. д.

Отметим, что сдать электронную отчетность, подписав договор с оператором связи, но не заключив соглашения с ПФР, не получится. Такой прецедент уже был. Компания после отправки отчетности получала отрицательные протоколы, а потом ей и вовсе выставили штрафы за несвоевременную сдачу отчетности по итогам нескольких периодов. И суд согласился с решением ПФР (Постановления 9 ААС от 20.03.2014 № 09АП-5380/2014, от 17.01.2014 № 09АП-44746/2013).

СЮРПРИЗ 2. Дата отправки. Датой сдачи отчетности является не дата и время отправки отчета абонентом и даже не дата его передачи в ПФР с сервера спецоператора, а точные дата и время формирования квитанции о приеме приемным местом ПФР. По крайней мере именно так считают представители Фонда. Хотя из нормативных документов это и не следует. Да, факт представления отчетности подтверждается квитанцией о доставке, однако о дате сдачи в Технологии обмена документами по ТКС в СЭД ПФР ничего не сказано (п. 7 Технологии).

На формирование такой квитанции ПФР отводится 2 рабочих дня. То есть сдача отчетности в последний момент чревата пополнением бюджета ПФР кровно заработанными денежками в виде штрафа (ч. 1 ст. 46 Закона № 212-ФЗ).

СЮРПРИЗ 3. Протокол, содержащий информацию о результатах проверки сведений о застрахованных лицах программой ПФР. На отправку такого протокола дается 4 рабочих дня, но на практике этот процесс может затянуться очень надолго (п. 7 Технологии). Известен случай, когда протокол пришел к страхователю через 68 дней. Так что нужно быть морально готовым к подобной нервотрепке. Ведь при обнаружении ошибок в сданной отчетности контролеры из ПФР могут посчитать, что отчетность вы все-таки не сдали (об этом см. ниже).

СЮРПРИЗ 4. «Творчество» на местах. Об этом можно говорить очень долго, но мы отметим лишь два момента. Первый — расхождение сроков, установленных в уже упоминавшейся Технологии, которая утверждена Распоряжением ПФР № 190р, и в информационных сообщениях того же ПФР, которые он спускает в свои отделения. К примеру, в одном из этих сообщений на квитанцию и протокол отводилось не 2 и 4 рабочих дня, а 4 и 6 соответственно, в более позднем письме — 2 и 6 рабочих дней (Информация ПФР от 20.05.2011 «Порядок передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи», от 25.07.2013 «О представлении отчетности в электронном виде»). И зачастую контролеры на местах используют такие сообщения для аргументации просрочки в предоставлении абоненту нужных документов.

Второй момент — проблемы проверочных программ. Новые формы отчетности ввели, а проверочные программы к отчетному периоду подготовить не успели. В результате отправленная в Фонд отчетность просто зависает, ее не принимают.

Как жить дальше?

Итак, вы отправили отчетность в ПФР, как вам кажется, в срок, а в итоге получили штраф за несвоевременную сдачу (ч. 1 ст. 46 Закона № 212-ФЗ). Что можно сделать? Можно ли обратиться к спецоператору, чтобы он в случае своевременной сдачи написал об этом в своем письме в ПФР? Распоряжением № 190р такой документ не предусмотрен. Однако если оператор его вам предоставит, то все шансы оспорить штраф в суде у вас есть.

Так, в мае этого года ФАС Московского округа, опираясь на дату фактической отправки расчета, подтвержденной спецоператором связи, признал, что страхователь своевременно направил РСВ-1 в Фонд. И хотя в связи с техническим сбоем отчетность была получена контролирующим органом уже после истечения установленного законом срока сдачи, ПФР не должен был налагать на страхователя штрафные санкции. Самое забавное, что в рассматриваемом деле Фонд оштрафовал... ИФНС № 4 по г. Москве за несвоевременную сдачу отчетности (Постановление ФАС МО от 29.05.2014 № Ф05-4431/14). Кстати, к подобным выводам суды приходили и в других регионах (см., например, Постановление ФАС ПО от 11.02.2014 № А72-4040/2013).

На что хочется обратить внимание? В вышеупомянутой Технологии ПФР однозначно сказано, что факт сдачи отчетности подтверждается квитанцией о доставке (п. 7 Технологии). Сотрудники ПФР, вынося решения о привлечении к ответственности за несвоевременное представление расчета, ориентируются на дату квитанции (п. 1 ч. 8 ст. 39 Закона № 212-ФЗ). Иными словами, приравнивают факт представления и дату представления отчетности, что, конечно, не совсем верно. Возможно, именно по этой причине сотрудники ПФР в рассматриваемом деле не приводили в суде положения данной Технологии, поясняющие их действия. В итоге свое решение судьи вынесли, не опираясь на этот документ.

В то же время в судебной практике встречаются решения, в которых судьи обосновывают свою позицию, ссылаясь именно на Распоряжение № 190р. Так, в одном споре организация доказывала, что вовремя сдала пенсионную отчетность, представив суду квитанции о ее доставке и положительные протоколы обработки. И оператор связи тоже эту информацию подтвердил (Постановление ФАС МО от 09.04.2012 № А40-81436/11-75-351). Случалось и обратное, когда из-за отсутствия у страхователя такой квитанции суд вставал на сторону Фонда, опять же основываясь на положениях Распоряжения № 190р (Постановление ФАС СЗО от 25.09.2012 № А42-8475/2011).

Несвоевременную сдачу отчетности ПФР фиксирует не только тогда, когда она действительно не была вовремя отправлена, но и когда страхователь ее отправил, а вот принять ее в установленный срок Фонд не смог. Причем по разным причинам, например:

• из-за технических сложностей. В таких случаях специалисты Фонда отмечают неверное указание/недействительность сертификата ключа подписи, нарушение технологии передачи сведений и т. д. (Постановления ФАС МО от 22.01.2013 № А40-57241/12-116-126; ФАС ДВО от 05.12.2012 № Ф03-5595/2012; ФАС ПО от 29.03.2011 № А12-14272/2010);
• ошибок в отчетности, в связи с которыми она не проходит проверку в системе ПФР (Постановления ФАС МО от 22.01.2013 № А40-57240/12-107-317; ФАС ПО от 13.09.2012 № А55-3551/2012; ФАС СКО от 03.12.2012 № А63-8125/2012; ФАС ЦО от 12.10.2012 № А23-965/2012);
• указания регистрационного номера страхователя, не соответствующего его номеру в базе ПФР (такое случается, например, при смене юридического адреса, так как организации присваивается новый регистрационный номер) (Постановления ФАС ЦО от 25.12.2012 № А48-1911/2012; ФАС УО от 14.02.2013 № Ф09-13780/12; ФАС ЗСО от 13.12.2013 № А27-1713/2013; ФАС МО от 06.12.2012 № А40-56255/12-107-308; ФАС ДВО от 13.09.2011 № Ф03-4160/2011).

Во всех перечисленных случаях страхователи выиграли судебные споры, так как у них были квитанции о доставке и/или соответствующие подтверждения от оператора связи. Более того, организациям удавалось отбиться от штрафов в случаях, когда отчетность не была принята Фондом из-за отсутствия обновления программы, что опять же подтверждал оператор связи (Постановление ФАС УО от 26.06.2014 № Ф09-2268/14), и даже при направлении отчетности на электронный адрес другого отделения ПФР (но в срок) (Постановление ФАС УО от 27.04.2012 № Ф09-2164/12). Поэтому если дело дойдет до суда, в свое оправдание имеет смысл приводить абсолютно все факторы, которые как-то могли препятствовать своевременной отправке отчетности или ее получению Фондом.

...и особенности общения с ФНС

У налоговиков имеется огромный опыт работы с электронной отчетностью, а также достаточно внятный и сбалансированный порядок электронного документооборота с налогоплательщиками. Сроки подготовки приемных программ и утверждения новых форм и форматов отчетности тоже, как правило, согласованы. Поэтому явно неприятных сюрпризов, с которыми может столкнуться бухгалтер, тут нет. Но есть некоторые особенности, которые нужно учитывать.

ОСОБЕННОСТЬ 1. Регистрация сертификата. Дело в том, что сгенерированный сертификат ключа должен пройти регистрацию в ИРУЦ ФНС (Информационный ресурс удостоверяющего центра). Согласно нормативным документам на это отводится несколько дней (пп. 12.2, 13 Методических рекомендаций по организации работы по ведению информационного ресурса сети доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы). А на практике в большинстве случаев все проходит за пару часов. Проблема в том, что многие налогоплательщики не подключаются к электронной отчетности своевременно, а выжидают буквально до последнего момента. А в предпоследний или последний день сдачи отправляют свои документы спецоператору и хотят, чтобы все прошло мгновенно. Тут начинаются танцы с бубном. Не изучив до конца инструкции, бухгалтер пытается отправить отчет с не зарегистрированным в ФНС ключом (где в этот момент проходят регистрацию одновременно тысячи таких же экстремалов). Заканчивается все грустно. Мораль — к электронной отчетности стоит подключаться своевременно, лучше всего в неотчетный период.

ОСОБЕННОСТЬ 2. Дата отправки. Датой отправки отчетности в ИФНС считается дата подтверждения спецоператора, на которое отводится 2 часа с момента отправки отчета (п. 2.3 Методических рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398@). Реальная практика — 3—15 минут. То есть даже в этом случае отправлять декларацию по НДС 20-го числа в 23.59 — как минимум вредительство против собственной организации (п. 5 ст. 174 НК РФ).

ОСОБЕННОСТЬ 3. Информация об ошибках в отчетности. Вполне возможна ситуация, когда подтверждение спецоператора вы получили в рамках отчетной кампании, но на этот отчет уже за рамками «отчетного срока» пришло уведомление об отказе в приеме. Этот документ по правилам формируется в течение 6 часов в случае непрохождения форматно-логического контроля (пп. 2.11, 2.12 Методических рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398@). То есть, например, 21 июля 2014 г. в 23.50 вы отправили декларацию по НДС, в 23.55 получили подтверждение спецоператора, а 22 июля в 00.15 получили уведомление об отказе. Практика показывает, что в этом случае налоговая инспекция выписывает штраф (п. 1 ст. 119 НК РФ).

В такой ситуации вам поможет Постановление ФАС СКО. Суть судебного разбирательства — абонент сдает налоговые декларации вовремя, но допускает ошибку в реквизитах на титульном листе. В результате файлы не проходят форматно-логический контроль и налоговый орган присылает в рамках «отчетного срока» уведомление об отказе в приеме. Исправленные файлы, принятые налоговым органом, были отправлены уже за пределами установленного для сдачи отчетности срока, и абонент был оштрафован. Он оспаривает штраф и выигрывает дело во всех трех инстанциях.

Вот обоснование суда. В соответствии с нормами НК инспекция не вправе отказывать плательщику в приеме декларации (п. 4 ст. 80 НК РФ). А административный регламент ФНС, на который ссылались налоговики, содержит закрытый перечень оснований для отказа в принятии налоговой декларации (п. 28 Административного регламента ФНС, утв. Приказом Минфина от 02.07.2012 № 99н). И ошибка, допущенная налогоплательщиком, в нем не содержится, поэтому у инспекции не имелось оснований для непринятия отчетности. Более того, фактически декларации были представлены налогоплательщиком в установленный срок, следовательно, штраф наложен неправомерно (Постановление ФАС СКО от 04.07.2014 № А53-20530/2013). Таким образом, можно оспаривать в суде и те решения налоговиков, которыми санкции налагаются вследствие отрицательных результатов контроля, полученных налогоплательщиком уже за пределами отчетного периода.

Но лучше сдавать отчетность не в 23 часа сколько-то минут, а до 17 часов. Тогда, если уж вам не спится по ночам, вы сможете увидеть результаты контроля в рамках «отчетного срока» и успеть отправить исправленный файл, если результат будет отрицательный.

Также имейте в виду, что при своевременной сдаче электронной декларации, которая дошла до оператора связи, но по техническим причинам не дошла до ИФНС, налоговики не вправе налагать на вас санкции. Попавшему в такую ситуацию вмененщику из Астраханской области удалось доказать свою правоту (Постановление 12 ААС от 29.02.2012 № А06-6455/2011).

***

Какие выводы из всего описанного можно сделать? Да, суды по спорным ситуациям чаще выигрывают именно организации и предприниматели. При этом в аргументации своих решений судьи исходят из буквы закона и здравого смысла, что, конечно же, радует. Так что если вы отправили отчетность вовремя, то можно судиться. Но лучше поберечь свои нервы и просто не откладывать сдачу отчета до последнего дня. Сутки в запасе для налоговой, пара суток для ПФР — и сдача вашей отчетности будет проходить спокойно и без неприятных сюрпризов.

Кстати, есть еще один выход из ситуации, когда не удается сдать электронную декларацию, потому что постоянно приходит файл с ошибками: направить декларацию налоговикам по почте. Ведь даже если вы обязаны сдавать отчетность в электронном виде, при своевременной отправке декларации по почте вам будет грозить штраф всего 200 руб. за несоблюдение ее формы (п. 3 ст. 80, ст. 119.1 НК РФ). Именно так поступила организация, пытавшаяся в течение нескольких дней сдать электронную декларацию по земельному налогу. В итоге в суде ей удалось оспорить даже этот 200-руб­левый штраф (Постановление ФАС ПО от 19.03.2013 № А49-5219/2012). Ведь нет вины организации в том, что ей пришлось прибегнуть к сдаче отчетности на бумаге.

Вообще, все это наводит на не самые радостные мысли. Сдача отчетности в электронном виде изначально была задумана для того, чтобы упростить и ускорить этот процесс. А получается, что организации, обязанные представлять расчеты и декларации по ТКС, поставлены в более сложные условия. Хотя бы потому, что законодательно установленный срок сдачи отчетности для них оказывается урезанным на пару дней. ■

Как установить лимит, если деньги в кассу поступают только от подотчетников

: Существующая формула не позволяет вам установить ненулевой лимит, так как Nn равен нулю. Проще всего в такой ситуации дважды выдать деньги под отчет не через корпоративные карты, а из кассы наличными, сняв их предварительно в банке. Интервал между этими двумя снятиями должен быть больше 7 дней. Лимит ведь можно рассчитать и по кассовым расходам даже 1 дня (так как продолжительность расчетного периода ограничена только сверху). В результате у вас появятся показатели, необходимые для установления лимита по второй формуле (п. 2 приложения к Указанию ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (зарегистрировано Минюстом 23.05.2014) (далее — Указание)):

• объем выдач наличных из кассы;
• Nn. Он будет равен 7 рабочим дням.

Такое установление лимита не обязывает вас в будущем снимать деньги с расчетного счета.

Авансовый отчет исправить можно

: Исправления в авансовом отчете допустимы сейчас и были допустимы раньше, до вступления в силу Указания. Дело в том, что Указание не устанавливает порядок составления авансового отчета и не содержит ссылки на обязательную его форму. Поэтому и возможность исправлений в нем регулируется вовсе не порядком ведения кассовых операций.

Авансовый отчет — это первичный документ бухучета. И исправлять его нужно по установленным в бухучете правилам. Они, в общем-то, совпадают с правилами, установленными для исправления кассовой документации (п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н): нужны дата исправления, а также подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: даже если исправления касаются только заполняемой бухгалтером части авансового отчета, заверять их своей подписью должны все, кто участвовал в его составлении, в том числе и подотчетник, и утвердивший его директор (уполномоченное им лицо).

Штраф за отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении

: Налоговики и раньше штрафовали за неведение в обособленном подразделении своей кассовой книги по ч. 1 ст. 15.1 КоАП (Письмо ФНС от 17.05.2013 № АС-4-2/8827@ (п. 1)). А вот правомерность такого штрафа зависит от того, учтены ли кассовые операции ОП в какой-либо другой ведущейся в организации кассовой книге (головного подразделения или другого обособленного подразделения):

• <если>нет, то это однозначно является неоприходованием наличных, за которое в КоАП предусмотрен штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Ведь именно внесение в кассовую книгу записей о ПКО и РКО и является полным оприходованием наличных (п. 4.6 Указания);
• <если>да, то правомерность штрафа под вопросом, и пока сложно предсказать, как на этот вопрос станут отвечать суды. С одной стороны, выручку организация оприходовала, пусть и не в той кассовой книге. ОП — не самостоятельное юрлицо, а часть организации. И от того, что записи сделаны в книге другого подразделения, они не перестают быть записями в кассовой книге организации. Такой подход суд поддержал в период действия прежних правил ведения кассовых операций (Постановление 13 ААС от 09.07.2014 № А56-6528/2014). С другой стороны, есть вероятность, что теперь, когда в правилах ведения кассовых операций четко указано, что у каждого ОП должна быть своя кассовая книга, учет операций не в той книге инспекция будет приравнивать к неоприходованию и за это штрафовать. Тем более что и раньше бывало, что судьи признавали неведение книги в ОП нарушением (Постановления 17 ААС от 09.01.2014 № 17АП-15357/2013-АКу; 15 ААС от 23.04.2014 № 15АП-4779/2014; 13 ААС от 19.03.2013 А56-59643/2012).

ИП может вести кассу без правил

: Составьте документ о том, что с такого-то числа ИП пользуется своим правом не оформлять кассовые ордера и не вести кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 Указания). И здесь же отдельно оговорите, что эти документы могут оформляться для нужд внутреннего учета ИП и/или в качестве первичных документов в налоговых целях с соблюдением общих требований к первичке, установленных Законом о бухучете (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), но без соблюдения требований к кассовым документам, установленных Указанием.

Кстати, по некоторым хозяйственным операциям факт и дату передачи денег можно подтвердить без составления ПКО и РКО, просто добавив строки для подписей о выдаче и о получении денег (с указанием даты) в первичный документ, которым оформляется операция. Например, такими строками можно дополнить:

• заявление покупателя — для подтверждения выдачи покупателям денег за возвращаемый не в день покупки товар;
• заявление о выдаче денег под отчет — для подтверждения получения денег подотчетником;
• авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами — для подтверждения возврата неизрасходованного остатка.

Не всегда нужен ПКО и для подтверждения доходов. Основанием для записи о выручке в книге учета доходов и расходов будут те документы, которые у организаций являются основанием для составления ПКО на выручку, — Z-отчеты ККМ, БСО, копии товарных чеков (п. 5.2 Указания).

Учредителям–неработникам деньги под отчет не выдают

: На учредителя это не распространяется. Деньги под отчет теперь можно выдавать физлицам, работающим с организацией по гражданско-правовому договору (пп. 5, 6.3 Указания), например подряда или оказания услуг. А отношения учредителя и фирмы построены вовсе не на основании такого договора. Другое дело, если с учредителем у вашей организации заключен какой-либо не связанный с его «учредительством» гражданско-правовой договор, на исполнение которого и требуются деньги (например, договор оказания услуг на поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров, сбор и анализ необходимой вашей компании информации и т. п.).

Работающим по гражданско-правовым договорам не обязательно выдавать деньги под отчет

: Вы по-прежнему вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой «на исполнение такого-то договора». В Указании не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет. Там просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в такой договор пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Может ли ИП в зарплатных ведомостях оставлять пустой строку, предназначенную для реквизитов РКО

: От оформления зарплатных ведомостей ИП никто не освобождал. А форма ведомости обязательна (п. 6 Указания), поэтому ни изменить ее, ни разработать свою форму ИП не вправе. И раз графа есть, ее нужно заполнять. Укажите в ней «Не оформляется в соответствии с п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У». ■

Что касается налоговых платежей, то уплатить их в обход расчетного счета фирмы вряд ли получится. Минфин настаивает: ни в НК, ни в банковском законодательстве не предусмотрена возможность для организаций уплачивать налоги, соответствующие пени и штрафы в наличной форме (Письма Минфина от 24.10.2013 № 03-02-07/1/44732, от 20.05.2013 № 03-02-08/17543). И приводит следующие аргументы:

• по НК налогоплательщик обязан самостоятельно исполнить обязанность по уплате налога (п. 1 ст. 45 НК РФ). При этом из представленных платежных документов должно четко следовать, что соответствующий налог уплачен именно этим налогоплательщиком и именно за счет его собственных денег (п. 2 Определения КС от 22.01.2004 № 41-О);
• обязанность по уплате налога считается исполненной с момента предъявления в банк поручения на перечисление денег со счета налогоплательщика в банке при наличии на нем достаточного остатка на день платежа (подп. 1 п. 3 ст. 45 НК РФ).

ФНС тоже считает, что для организаций единственно возможный способ уплаты налоговых платежей — безналичным путем с расчетного счета. Поэтому деньги, уплаченные физическим лицом за фирму, не могут быть отражены налоговым органом в счет уплаты налогов за организацию. Такие платежи не подлежат уточнению. Чтобы физлицо могло вернуть уплаченные им за организацию деньги, ему нужно обратиться с заявлением в ИФНС по месту своего жительства (Письмо ФНС от 11.12.2013 № ЗН-4-1/22320@). Так что, даже если банк проведет наличный налоговый платеж от физлица за организацию (что далеко не факт), уплаченная сумма просто не попадет в карточку расчетов с бюджетом. А значит, будет числиться недоимка.

Можно, конечно, пойти посудиться с налоговиками и в конце концов добиться того, чтобы налог, уплаченный наличными, был зачтен (см., например, Постановления 10 ААС от 19.01.2012 № А41-1279/11; ФАС СЗО от 20.07.2011 № А13-3465/2010), но на это требуется большое количество свободного времени и крепких нервов.

Теперь что касается страховых взносов в ПФР и ФСС. Как и в НК, в Законе № 212-ФЗ тоже сказано, что обязанность по уплате взносов считается исполненной с момента предъявления в банк поручения на перечисление денег со счета налогоплательщика в банке (п. 1 ч. 5 ст. 18 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Однако ни Минтруд, ни сами Фонды никогда не давали каких-либо категоричных разъяснений в духе «не бывать уплате взносов наличными деньгами».

Мы попросили представителей Фондов разъяснить, может ли, по их мнению, физлицо — представитель фирмы уплатить за нее страховые взносы (пени, штрафы) наличными по квитанции, например, через Сбербанк.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДАШИНА Тамара Николаевна

Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

“Насколько я знаю, таким вопросом обычно задаются те бухгалтеры, которые хотят скрыть от своего руководителя штрафы, наложенные на организации. На этот счет хочу сказать следующее.

Через Сбербанк обычно платит страховые взносы так называемое самозанятое население (предприниматели, адвокаты, нотариусы). И для этой категории есть свои КБК. Например, с тем же Сбербанком Пенсионный фонд имеет соглашение по электронному документообороту по получению информации о платежах. Программное обеспечение их операционистов настроено на КБК самозанятого населения, в то время как КБК для юридических лиц другие. Так что деньги, перечисленные подобным образом от имени организации, могут просто потеряться”.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ИЛЬЮХИНА Татьяна Митрофановна

Начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Правового департамента ФСС РФ

“Нам главное, чтобы страховые взносы (пени, штрафы по ним) поступили в Фонд. Органы ФСС не уполномочены следить за правильностью способа перечисления денежных средств.

Полагаю, что наличная уплата взносов и санкций по ним физическим лицом от имени организации через Сбербанк вполне возможна, при условии, что в платежном документе все реквизиты организации указаны верно и у лица, производящего уплату, есть доверенность, дающая ему право на подобные операции”.

***

Заметим, что по поводу уплаты наличными взносов в ПФР и в ФСС бухгалтеры на форумах говорят вот что. В некоторых отделениях вполне лояльно смотрят на это, только просят подъехать и взять у них квитанции на уплату. А после совершения платежа подвезти им заявление о зачислении этих денег на лицевой счет такой-то организации с приложением копии квитанции, чтобы деньги были разнесены правильно. В каких-то отделениях достаточно просто позвонить и уточнить, прошел ли платеж и зачтен ли он. Но в любом случае очевидно, что к такому способу уплаты взносов стоит прибегать лишь в крайних случаях. ■

Обсуждаем с директором условия акции

В первую очередь надо подготовить приказ директора о том, какая акция проводится, на каких условиях и в какие сроки. В этом же приказе закрепите цель акции — она должна способствовать увеличению числа покупателей, повышению продаж, улучшению имиджа компании или в крайнем случае уменьшению возможных убытков.

Как делать не надо: в нагрузку к покупке — подарок

Оформлять бонусный товар как подарок (с нулевой ценой) просто невыгодно.

Сложности продавца с безвозмездной передачей товаров известны всем:

• стоимость таких товаров не учтешь в расходах (п. 16 ст. 270 НК РФ);
• для целей НДС такая передача признается реализацией, следовательно, придется начислить НДС с рыночной стоимости и заплатить его в бюджет (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Хотя, безусловно, те, кто готов спорить с налоговиками, могут попытаться отстоять иную позицию. Каким образом?

Сначала об НДС. Не так давно Пленум ВАС разъяснил, что не надо начислять отдельный налог со стоимости бонусного товара, передаваемого бесплатно, если цена реализации товаров, к которым он выдан в нагрузку, уже включает в себя стоимость этого бонусного товара. Ведь налог уже исчислен с реализации основных товаров (п. 12 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33). Но при этом нужно доказать, что цена основных товаров уже включает в себя цену бонусного. А вот как это доказать, ВАС не сказал.

Возможно, что в этом вам поможет внутренний документ, в котором закреплены условия проводимой акции: бонусный товар раздается не всем подряд, а только тем, кто покупает определенные товары. А для того чтобы продажная стоимость товаров, участвующих в акции, включала в себя стоимость бонусного товара, можно, к примеру, на время проведения акции увеличить продажную цену основных товаров.

Если цена товаров не увеличивается, важно показать проверяющим, что продажная стоимость основных товаров превышает стоимость приобретения товаров, полученных покупателем (основных и бонусного). Например, ранее товары продавались со сверхприбылью, но медленнее, а в рамках акции доля прибыли уменьшилась, однако увеличился объем продаж — что также выгодно продавцу.

Для налога на прибыль можно включить стоимость бесплатно переданных бонусных товаров в прочие расходы, ведь такая передача связана с предпринимательской деятельностью и направлена на получение дохода. Однажды так разрешил поступить Минфин (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 31.08.2009 № 03-03-06/1/555). Более того, он разрешает учитывать как расходы на программу лояльности стоимость бонусных товаров, бесплатно переданных покупателям после накопления определенного количества бонусов (Письмо Минфина от 04.08.2009 № 03-03-06/1/513).

Но и покупателям — плательщикам налога на прибыль невыгодно принимать бесплатные бонусные товары. Ведь со стоимости безвозмездно полученных товаров придется заплатить налог на прибыль (п. 8 ст. 250 НК РФ). Причем доказывать, что товар получен не просто так, а за выполнение определенных условий (то есть он не является безвозмездно полученным), — дело весьма сложное.

И на расходы списать стоимость таких товаров при их дальнейшей продаже или отпуске в производство покупатель не сможет, ведь у «подаренных» товаров нет цены приобретения (абз. 2 п. 2 ст. 254 НК РФ; Письмо Минфина от 26.09.2011 № 03-03-06/1/590).

Лишь начиная со следующего, 2015 г. расходы в виде стоимости бесплатно полученных материально-производственных запасов, включая товары, будут оцениваться как сумма дохода, с которой надо уплатить налог на прибыль (то есть как его рыночная стоимость) (п. 2 ст. 254 НК РФ (ред., действ. с 01.01.2015)). Тогда покупателю — плательщику налога на прибыль будет легче принимать «подарки» от поставщиков.

Но пока покупатель будет следить за тем, чтобы в накладной в графе «цена» напротив бонусных товаров продавец не ставил нули.

Продаем бонусный товар и даем скидку, равную его стоимости

Есть другой подход к оформлению: бонусные товары, как и основные, имеют ненулевую цену. Но затем на все товары дается скидка, равная стоимости бонусного товара. Либо же можно сделать так: в накладной сразу уменьшается стоимость всех товаров (при этом общая сумма скидки опять же равна стоимости бонусного товара). К примеру, бонусный товар С (обычная продажная цена — 3000 руб.) дается при условии одновременной покупки товара А (цена — 9000 руб.) и товара Б (цена — 6000 руб.). В накладной после предоставления скидки в размере 3000 руб. стоимость товаров будет следующая: товар А — 7500 руб., товар Б — 5000 руб., товар С — 2500 руб.

При любом из этих вариантов ни один из товаров не передается бесплатно. У продавца нет неясностей с расчетом базы ни по налогу на прибыль, ни по НДС. А покупатель никаких подарков не получал, и у него нет причин отражать налоговый доход.

***

Итак, лучше в условиях акции закрепить, что на стоимость бонусного товара предоставляется скидка. Единственная опасность такого варианта в том, что покупатель может попробовать вернуть один из приобретенных по акции товаров. И в определенных случаях (к примеру, при выявлении недостатков товара) продавец по желанию покупателя должен будет вернуть ему деньги (п. 2 ст. 475, ст. 503 ГК РФ; ст. 18 Закона от 07.02.92 № 2300-1).

Чтобы избежать этого, розничные продавцы в условиях акции, а также в кассовом или товарном чеке иногда фиксируют, что допустим только совместный возврат товаров, проданных в рамках акции. Покупателю предлагают письменно согласиться с таким условием (что также закрепляют в условиях проведения акции). Однако насколько законны такие ограничения? По Закону о защите прав потребителей условия договора, ущемляющие права потребителя, недействительны (п. 1 ст. 16, ст. 18 Закона от 07.02.92 № 2300-1). ■

Имеют ли факсовые копии договора силу оригиналов?

При обмене сторонами по факсу подписанными экземплярами договора он признается заключенным в письменной форме, если соблюдаются следующие условия:

• можно достоверно установить, что документ исходил от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). То есть в верхней части факсовой копии имеется строка со сведениями о принятом документе: наименование передающей стороны, дата и время передачи, номер факса, номера страниц (желательно, чтобы номера факсов сторон были указаны в договоре). При этом экземпляр договора должен быть подписан уполномоченным лицом.

Отправление документа по факсу впоследствии можно подтвердить и справкой, полученной от оператора телефонной связи (Постановление ФАС ДВО от 13.03.2012 № Ф03-603/2012);

• такой способ заключения договора предусмотрен сторонами в самом договоре или в отдельном письменном соглашении, подписанном ими «вживую» (такие соглашения заключают, например, когда планируются долгосрочные бизнес-отношения) (п. 1 ст. 160, п. 4 ст. 421, п. 2 ст. 434 ГК РФ; Постановления ФАС ВВО от 22.05.2012 № А28-5475/2011; ФАС МО от 21.03.2013 № А40-79802/12-105-744, от 09.08.2010 № КГ-А40/6439-10). При этом желательно специально оговорить, что стороны признают юридическую силу подписи на факсовых копиях договора (п. 2 ст. 160 ГК РФ; Постановление ФАС УО от 28.08.2012 № Ф09-6107/12).

В то же время иногда даже отсутствие в договоре условия о возможности его заключения посредством обмена факсовыми копиями документов — не помеха. Так, вопрос о заключенности договора встает в основном в спорах о взыскании с контрагента задолженности и договорной неустойки. И если факсовая копия договора содержит подписи обеих сторон и есть доказательства исполнения договора, то суды могут признать его заключенным и взыскать с должника задолженность и санкции (Постановления 15 ААС от 20.03.2013 № 15АП-1940/2013; ФАС ЦО от 05.04.2010 № Ф10-1804/08(2)).

А как насчет факсовых копий первички?

Подписание бумаг, подтверждающих исполнение договора, путем обмена документами по факсу, в принципе, допускается (п. 4 ст. 421 ГК РФ). Но такой способ оформления первички имеет сплошные минусы.

МИНУС 1. Факсовые копии не подтверждают налоговые расходы

Так считают налоговики (Письмо УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968). Ведь налоговый учет формируется на основании первичных документов, которые принимаются к учету, если они оформлены в соответствии с законодательством (п. 1 ст. 11, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ; пп. 1, 2, 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 3 ст. 2 ГК РФ; п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). Между тем на факсовом документе отображается копия личной подписи. А налоговое и бухгалтерское законодательство не предусматривают возможности использования электрофотографического воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при оформлении первичных документов, имеющих финансовые последствия (Постановления ФАС ПО от 20.06.2012 № А12-13422/2011, от 19.09.2013 № А12-25215/2012; ФАС МО от 24.02.2009 № КГ-А41/12655-08-П; 1 ААС от 18.07.2013 № А79-13835/2012). Согласны с этим и в Минфине.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна

Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

“Если стороны в соответствии с условиями договора подписали исполнительную документацию к нему (в частности, акт выполненных работ или акт об оказании услуг) путем обмена документами посредством факсимильной связи, то в дальнейшем для целей налогообложения все равно необходимо подписать оригинал документа. Поскольку ни законодательство о бухгалтерском учете, ни законодательство о налогах и сборах не предусматривают возможности оформления первичной документации путем обмена документами по факсу либо воспроизведения личной подписи на ней с помощью средств копирования (п. 1 ст. 11, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ; пп. 1, 2, 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)”.

Поэтому учет расходов, подтвержденных факсовыми копиями документов, в случае налоговой проверки наверняка обернется доначислениями и штрафом. Спасти может лишь представление оригиналов. А если оригиналы раздобыть не получится и спор с налоговиками дойдет до суда, то его может выиграть инспекция.

МИНУС 2. Юридическую силу факсовых копий надо еще доказать

Первичные документы должны быть надлежаще оформлены, поскольку они подтверждают исполнение договора и являются основанием для оплаты товаров, работ и услуг. Если первичные документы оформлены факсовыми копиями, то контрагенты иногда пытаются их оспорить, используя те же аргументы, что и в отношении заключенных по факсу договоров:

• подписание сторонами первички путем обмена документами по факсу не было предусмотрено договором. Правда, если вы представите иные документы, подтверждающие приемку товаров, оказание услуг или передачу результата выполненных работ, то суд наверняка взыщет задолженность с контрагента. Например, в одном деле таким дополнительным доказательством послужило поступившее от должника письмо о том, что им подписан акт выполненных работ и он находится у него в бухгалтерии (Постановление ФАС ПО от 17.03.2009 № А55-6324/2008);
• невозможно с достоверностью установить, что документ исходил от другой стороны по договору. И действительно, подписать и отправить документ от имени стороны может любое лицо, в том числе и не уполномоченное на это. Также может оказаться, что документ направлен с номера факса, не принадлежащего контрагенту.

Кстати, если стороны уже давно работают друг с другом, обмениваясь подписанными документами по факсу, то это может помочь в случае возникновения спора. Сложившийся между сторонами порядок подписания бумаг суд может посчитать обычаем их делового оборота и признать юридическую силу факсового документа (Постановление ФАС МО от 03.02.2011 № КГ-А40/16621-10).

***

ГК РФ предусматривает возможность заключения договора и путем обмена документами посредством электронной почты (п. 2 ст. 434 ГК РФ; Постановления ФАС МО от 21.03.2013 № А40-79802/12-105-744; ФАС СКО от 12.04.2011 № А63-4698/2010; ФАС ДВО от 21.04.2014 № Ф03-1251/2014). Если между сторонами не налажен электронный документооборот с электронными подписями, то стороны направляют друг другу лишь отсканированную копию подписанного со своей стороны документа. В этом случае еще сложнее установить, какой конкретно документ направлялся и что документ исходил именно от другой стороны и от ее уполномоченного лица (Постановления ФАС СКО от 24.10.2013 № А63-16262/2012; ФАС ДВО от 13.03.2012 № Ф03-603/2012). Поэтому таким способом заключения договора лучше тоже не пользоваться. ■

Если подвергнуть работника несуществующему взысканию, а потом за повторный проступок уволить (п. 5 ст. 81 ТК РФ), суд может признать увольнение незаконным лишь на том основании, что первоначально наложенное взыскание не предусмотрено Трудовым кодексом (см., например, Кассационное определение Судебной коллегии по гражданским делам Оренбургского облсуда от 05.10.2011 № 33-6209/2011).

И уж тем более в качестве взыскания нельзя применять к работникам штрафы (см., например, Определение Мосгорсуда от 17.06.2010 № 33-18087), понижение в должности, перенос отпуска и тому подобное. Что касается удержания из зарплаты работника так называемого дисциплинарного штрафа, то в случае обжалования такого взыскания работодателю придется выплатить работнику все удержанные деньги вместе с процентами за задержку выплаты зарплаты (ст. 236 ТК РФ).

В статье мы рассмотрим процедуру оформления таких взысканий, как замечание и выговор. Но прежде хотим напомнить вот о чем. Работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание при неисполнении или ненадлежащем исполнении работником своих обязанностей (ст. 192 ТК РФ). Но обязанности эти должны быть закреплены документально — в трудовом договоре, должностной инструкции или локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка), а работник должен быть ознакомлен с ними под роспись (ст. 68 ТК РФ). Иными словами, тут действует правило: если работодатель не ознакомил работника с документом, где закреплены его обязанности, то работник освобождается от ответственности за их неисполнение (см., например, Определение Самарского облсуда от 30.07.2012 № 33-6996).

Сроки для применения взысканий

На то, чтобы вынести работнику замечание или объявить выговор, а точнее издать соответствующий приказ, у работодателя есть 1 месяц со дня обнаружения дисциплинарного проступка (ст. 193 ТК РФ), то есть со дня, когда о проступке стало известно непосредственному руководителю работника-нарушителя (например, начальнику отдела) (п. 34 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Месячный срок (п. 34 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2):

• продлевается на время болезни работника или нахождения его в каком-либо отпуске (ежегодном оплачиваемом, дополнительном, учебном, за свой счет и др.);
• не продлевается на дни, в которые работник отсутствовал на работе по каким-то другим основаниям, например на дни дополнительных выходных.

Вместе с тем не получится объявить замечание или выговор, если со дня совершения дисциплинарного проступка прошло 6 месяцев (ст. 193 ТК РФ). Шестимесячный срок увеличивается до 2 лет, если проступок выявлен по результатам ревизии или аудиторской проверки (к примеру, в ходе инвентаризации обнаружена недостача ТМЦ, произошедшая по вине кладовщика).

Упомянутые сроки являются для работодателя пресекательными и не подлежат восстановлению. Их пропуск исключает возможность применения к работнику дисциплинарного взыскания (см., например, Апелляционные определения Новгородского облсуда от 11.12.2013 № 2-5088-33-2076; Омского облсуда от 07.08.2013 № 33-5026/2013).

Процедура привлечения к дисциплинарной ответственности

ШАГ 1. Фиксируем наличие неких обстоятельств, которые впоследствии могут быть квалифицированы как проступок работника. Это можно сделать путем составления:

• докладной или служебной записки на имя генерального директора;
• акта;
• решения комиссии (например, по результатам расследования факта причинения ущерба работодателю).

Заметим, что акт — наиболее оптимальный документ, поскольку изложенные в нем факты будут засвидетельствованы несколькими людьми (как правило, тремя).

В случае если работник пойдет судиться по поводу наложенного взыскания, именно эти люди могут быть свидетелями со стороны работодателя.

Приведем образец акта об отсутствии на рабочем месте.

Общество с ограниченной ответственностью «Персонаж»

Акт об отсутствии на рабочем месте

от 25 августа 2014 г. № 2

Мы, нижеподписавшиеся:
Н.Л. Зотова — начальник отдела кадров,
К.Д. Бушуева — бухгалтер,
В.О. Клинцова — менеджер отдела распространения, —
составили настоящий акт о том, что секретарь Наталья Михайловна Петрова 25 августа 2014 г. отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня, с 10.00 до 19.00, и связаться с ней по телефону не представлялось возможным.

	Н.Л. Зотова
	К.Д. Бушуева
	В.О. Клинцова

ШАГ 2. Требуем письменное объяснение от работника, вручив ему соответствующее уведомление.

Общество с ограниченной ответственностью «Персонаж»

Секретарю Н.М. Петровой

Уведомление
о необходимости представить письменные объяснения

26 августа 2014 г.

г. Москва

Сообщаю, что в течение 2 рабочих днейНа представление объяснений у работника есть 2 полных рабочих дня (ст. 193 ТК РФ), которые считаются с даты, следующей за днем предъявления ему соответствующего требования. Сокращение этого срока является нарушением прав работника и веским доводом для суда в пользу отмены взыскания (Определение Мосгорсуда от 06.07.2010 № 33-19977) со дня получения настоящего уведомления вы должны представить мне письменные объясненияРаботодатель обязан в письменном виде затребовать у проштрафившегося работника письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ). Если этого не сделать, процедура наложения дисциплинарного взыскания будет нарушена и примененное к работнику взыскание будет считаться неправомерным (см., например, Определение Санкт-Петербургского горсуда от 03.10.2013 № 33-15303/2013) о причинах вашего отсутствия на рабочем месте 25 августа 2014 г. в течение всего рабочего дня, с 10.00 до 19.00.

Генеральный директор

М.Б. Юшкевич

Уведомление получила

Н.М. Петрова

Дальнейшие действия работодателя зависят от следующего:

• <если>работник представил объяснительную — руководитель должен решить, является ли причина проступка уважительной. Если причина неуважительная — нужно ли наказывать работника и (если да) какое взыскание к нему применить;
• <если>работник никаких объяснений не дал — надо составить в произвольной форме акт о непредставлении или об отказе представить объяснения (ст. 193 ТК РФ). А после уже решать вопрос о привлечении нарушителя к ответственности.

ШАГ 3. Оформляем в произвольной форме приказ об объявлении замечания или выговора. В нем следует кратко описать проступок (так называемая констатирующая часть приказа) и сослаться на все составленные в связи с этим бумаги.

Общество с ограниченной ответственностью «Персонаж»

Приказ № 11

29 августа 2014 г.

г. Москва

Об объявлении выговора

В связи с отсутствием секретаря Натальи Михайловны Петровой 25 августа 2014 г. на рабочем месте с 10.00 до 19.00 без уважительной причины на основании статей 192, 193 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

За нарушение трудовой дисциплины (п. 3.4 Правил внутреннего трудового распорядка ООО «Персонаж») объявить Н.М. Петровой выговор.

Приложения:
1) акт об отсутствии на рабочем месте от 25.08.2014 № 2;
2) объяснительная записка Н.М. Петровой от 27.08.2014.

Генеральный директор

М.Б. Юшкевич

С приказом ознакомлен(а)Работника надо ознакомить с приказом под роспись в течение 3 рабочих дней с момента его издания. Если работник по каким-то причинам отсутствовал на работе (был временно нетрудоспособен, находился в командировке и т. д.), то период его отсутствия замораживает течение этого срока. В случае, когда работник отказывается знакомиться с приказом, об этом нужно составить акт в произвольной форме (ст. 193 ТК РФ)

Секретарь

Н.М. Петрова

Учтите, что в трудовую книжку запись об объявлении замечания или выговора не вносится (ст. 66 ТК РФ). А вот в личную карточку ее можно внести, чтобы отслеживать наличие у работника дисциплинарных взысканий. Ведь, к примеру, во многих фирмах наличие у работника неснятых взысканий — повод для лишения премии.

Как снять взыскание

Как известно, если работник, уже имеющий взыскание, в течение года снова нарушит трудовую дисциплину, работодатель имеет полное право его уволить (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

Но быть может, работник давно осознал свою ошибку, раскаялся и исправился, а взыскание лежит на нем тяжелым грузом...

По общему правилу замечание или выговор снимаются автоматически, если в течение года со дня издания приказа об их объявлении работник не будет подвергнут новому наказанию (ст. 194 ТК РФ).

Однако эти взыскания по инициативе работодателя могут быть сняты досрочно. Ходатайствовать о досрочном снятии взыскания могут как сам работник, так и его непосредственный начальник или профсоюз (ст. 194 ТК РФ). Оформляется досрочное снятие взыскания приказом в произвольной форме.

Общество с ограниченной ответственностью «Персонаж»

Приказ № 18

27 октября 2014 г.

г. Москва

О снятии выговора

В связи с добросовестным исполнением секретарем Натальей Михайловной Петровой своих трудовых обязанностей и правил внутреннего трудового распорядка ООО «Персонаж»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Снять дисциплинарное взыскание в виде выговора, объявленного приказом от 28.08.2014 № 11.

Приложение: служебная записка начальника отдела кадров Н.Л. Зотовой от 24.10.2014.

Генеральный директор

М.Б. Юшкевич

С приказом ознакомлен(а)

Н.М. Петрова

***

В заключение хотелось бы призвать работодателей к тому, чтобы, применяя дисциплинарные взыскания, они обязательно учитывали тяжесть совершенного проступка и сопутствующие ему обстоятельства, его последствия и принимали во внимание личность работника-нарушителя (ч. 5 ст. 192 ТК РФ). Согласитесь, что неразумно, к примеру, за 15-ми­нутное опоздание объявлять человеку письменное замечание, а за появление на работе в юбке не той длины — выговор. Вполне можно ограничиться устным внушением, по крайней мере на первый раз. ■

Исправление документов

Для начала составьте служебную записку о выявлении ошибки. Она будет являться документом, в котором вы зафиксируете характер ошибки (например, что она — техническая) и ее сумму, подтвердите дату ее выявления.

Далее правим акт и счет-фактуру.

Вносить исправления в первичку (в нашем случае это акт об оказании услуг) допускается. Об этом сказано в Законе о бухгалтерском учете (ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Но в одностороннем порядке, то есть без согласования с контрагентом, акт исправлять нельзя, ведь это двусторонний документ и исправления в нем должны быть заверены всеми лицами, подписавшими его.

Рассмотрим на примере порядок внесения исправлений в этот первичный документ.

АКТ ОБ ОКАЗАНИИ УСЛУГ

г. Москва

31 июля 2013 г.

ООО «Мечта», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора Кукушкиной Людмилы Прокофьевны, с одной стороны, и ООО «Технолайн», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице генерального директора Романова Анатолия Сергеевича, с другой стороны, составили настоящий Акт по Договору возмездного оказания услуг № 12 от 2 июля 2013 г. о нижеследующем.

1. Исполнитель оказал Заказчику следующие услуги:

№	Наименование услуги	Ед. изм.	Кол-во (объем)	Цена (тариф) за единицу измерения, руб.	Стоимость услуг, руб., в том числе НДС (18%)	Исправлено 24.08.2014 г.Пишете «Исправлено» и обязательно указываете дату исправления Кукушкина Л.П. Романов А.С. Исправление нужно заверить подписями тех лиц, которые расписывались на этом документе ранее, с указанием их фамилий и инициалов
1	Настройка программного обеспечения для работы локальной вычислительной сети	час	3	24 000	75 000 72 000Зачеркиваете неправильную сумму одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное, и над зачеркнутым пишете правильные данные

Итого оказано услуг на общую сумму 72 000 (семьдесят две тысячи) 75 000 (семьдесят пять тысяч) руб. 00 коп. Зачеркиваете неправильную сумму одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное, и над зачеркнутым пишете правильные данные

2. Услуги оказаны в соответствии с условиями Договора полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет.

3. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, по одному для Исполнителя и Заказчика.

От имени Заказчика		От имени Исполнителя
Л.П. Кукушкина		А.С. Романов

Порядок исправления счета-фактуры, в котором обнаружена техническая ошибка, возникшая из-за неправильного ввода цены или количества отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), отличается от порядка исправления первички: вам нужно просто составить новый документ (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137). Но и в «простом» исправлении есть небольшие нюансы.

Вот так будет выглядеть шапка исправленного счета-фактуры:

Далее заполняются все остальные строки с правильными значениями. Таким образом, в нашем примере будут исправлены только стоимость услуг (72 000 руб.) и сумма НДС (10 983,05 руб.). Новый экземпляр счета-фактуры подписывают руководитель и главный бухгалтер компании (иные уполномоченные лица).

Вторые экземпляры исправленных документов передайте своему контрагенту.

Выясняем, в каком периоде исправлять выявленную ошибку

Налог на прибыль

Если ошибки прошлых периодов связаны с завышением налоговой базы, то вы можете их исправить двумя способами.

СПОСОБ 1. Исправление ошибки в текущем периоде. Вы вправе учесть суммы, относящиеся к прошлым периодам, в текущем периоде, если допущенные ошибки привели к излишней уплате налога (абз. 3 п. 1 ст. 54 НК РФ). То есть для нашего примера в августе 2014 г. во внереализационные расходы нужно включить излишне признанную в 2013 г. выручку в размере 2542,37 руб. (3000 руб. х 100 / 118).

С одной стороны, в периоде обнаружения можно исправлять любые ошибки в исчислении базы, которые привели к переплате налога, независимо от периода их совершения. С этим согласен и Минфин России (Письмо Минфина от 30.01.2012 № 03-03-06/1/40).

Но с другой стороны, исправляя ошибки в текущем периоде, не забывайте о трехлетнем «сроке их давности», о котором регулярно упоминает Минфин в своих разъяснениях (Письма Минфина от 08.04.2010 № 03-02-07/1-153, от 05.10.2010 № 03-03-06/1/627). Если с момента излишней уплаты налога за год, в котором ошибка была совершена, прошло 3 года, то с большой долей вероятности в «возврате» налоговой переплаты инспекция откажет.

И суды могут поддержать позицию инспекции в этом вопросе. Если выявленные ошибки относятся к периоду, находящемуся за пределами периода проведения налоговой проверки, то у налогоплательщика нет права учесть их в текущем периоде (когда они были выявлены). Ведь у налоговой отсутствует возможность проверить, привела ли эта ошибка к переплате налога. К такому выводу пришел, например, ФАС МО (Постановление ФАС МО от 04.02.2013 № А40-8920/11-116-23).

СПОСОБ 2. Представление уточненной декларации за прошлый период. Также уменьшить излишне уплаченный налог можно и с помощью уточненки (п. 1 ст. 81 НК РФ). К уточненной декларации можно сразу приложить пояснения, которые обосновывают изменения показателей декларации (абз. 2 п. 3 ст. 88 НК РФ).

Но иногда ошибки по налогу на прибыль вы можете исправить только способом 2, то есть путем подачи уточненки. Речь идет о следующих ситуациях:

• <или>в том же периоде вы учитывали нормируемые расходы (тогда, исправляя «доходные» ошибки, нужно уменьшить и сумму нормируемых расходов прошлого периода);
• <или>ошибки допущены в «убыточном» прошедшем году (Письма Минфина от 27.04.2010 № 03-02-07/1-193, от 23.04.2010 № 03-02-07/1-188).

НДС

Правило об исправлении ошибок текущим периодом сформулировано таким образом, что его можно отнести ко всем налогам: ограничения по видам налогов не установлены (п. 1 ст. 54 НК РФ). Но для НДС данная норма не работает, и вот почему.

НК обязывает плательщика НДС вести книгу продаж (п. 3 ст. 169 НК РФ), порядок ведения которой установлен Постановлением № 1137. Так вот «прошлогодние» ошибки в книге продаж можно исправить только одним способом: нужно заполнить дополнительный лист книги продаж. Записи в нем производятся за тот квартал, в котором зарегистрирован ошибочный счет-фактура. В дополнительном листе книги продаж вы аннулируете неверный счет-фактуру (нужно записать его показатели с отрицательным значением), а далее впишите исправленный счет-фактуру (с положительным значением) (п. 3 Правил заполнения дополнительного листа книги продаж, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

А затем нужно подать уточненную декларацию за соответствующий период (в нашем примере — за III квартал 2013 г.), уменьшив в ней налоговую базу.

Исправить ошибку по НДС, относящуюся к прошлым периодам, в текущем квартале без конфликтов с инспекцией не получится. Но, возможно, вам повезет в суде. Есть решение суда (Постановление ФАС ВСО от 20.03.2012 № А58-6572/2010) в пользу налогоплательщика.

***

Из-за технических ошибок, допущенных продавцом при составлении первичных документов и счетов-фактур, страдает и покупатель. Правда, у него дела похуже. Не исправить ошибку он не может, так как в его случае ошибка привела не к переплате налогов, а как раз наоборот. С периодом исправления ошибок тоже все однозначно — покупателю нужно подавать уточненные декларации по НДС и налогу на прибыль за предыдущие периоды. Если же ошибки в документах не исправить, их при проверке может найти инспектор, и тогда придется расстаться с частью затрат и вычетов по НДС, уплатить пени и штрафы. ■

Подотчетник тут лишний

Многие убеждены, что нельзя оплачивать приобретенные товары (работы, услуги) из своей кассы напрямую представителю поставщика. А если уж представитель явился за наличными, то нужно оформить все так, как будто кассир сначала выдал деньги под отчет какому-либо работнику своей фирмы, потом тот расплатился с поставщиком и составил авансовый отчет.

На самом деле никакого нарушения в выдаче денег из кассы сразу представителю поставщика нет. Это соответствует:

• гражданскому законодательству. Выплата представителю поставщика по имеющейся у него доверенности равнозначна внесению денег непосредственно в кассу поставщика или перечислению на его счет. В результате право поставщика требовать от вас оплату будет прекращено, причем уже в момент выдачи денег из вашей кассы, а не в момент внесения представителем денег в кассу поставщика (ст. 182 ГК РФ; Постановление ФАС МО от 12.11.2012 № А40-24114/12-114-219);
• правилам расчетов наличными. В них выдача денег под отчет и оплата приобретаемых товаров, работ, услуг указаны как две отдельные статьи расходов из кассы (п. 2 Указания ЦБ № 3073-У);
• правилам ведения кассовых операций. Они не ограничивают выплаты из кассы выдачей денег только работникам (п. 6.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание ЦБ № 3210-У)).

Требуем документы

Передачу денег представителю поставщика важно оформить правильно. Ведь всегда остается риск, что он по каким-либо причинам не довезет деньги до своей кассы. Тогда поставщик будет считать поставку неоплаченной и, скорее всего, станет требовать от вас сумму оплаты и неустойку. Чтобы свести этот риск к минимуму, нужно получить у представителя все необходимые документы и правильно оформить РКО. Вот как это сделать.

Во-первых, потребуйте доверенность на получение именно у вашей организации конкретной суммы по конкретному договору (счету, товарной накладной и т. п.). Ее у представителя нужно взять до выдачи денег и затем приложить к РКО (п. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У). Реквизиты доверенности указывайте в строке РКО «Приложение».

Если доверенность оформлена на получение у вас нескольких выплат, ее нужно забрать при первой же выдаче денег. Она должна храниться в вашей организации у кассира. Прикладывайте ее копию к РКО на каждую выплату, а к расходнику на последнюю приложите оригинал (п. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У).

Сложнее, если доверенность оформлена на получение нескольких выплат у разных организаций и из-за этого представитель поставщика не хочет оставлять оригинал у вас. Конечно, для соблюдения кассовых правил достаточно, чтобы у вас осталась копия, которая заверена в порядке, определенном руководителем вашей организации (п. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У). Но соглашаться на это опасно.

Без передачи вам доверенности деньги не выдавайте. Она необходима не только для соблюдения правил ведения кассовых операций. Оригинал доверенности понадобится вам:

• для подтверждения того, что вы оплатили приобретенные товары, работы, услуги надлежащему лицу, — на случай, если поставщик заявит, что не получал от вас оплаты. Ведь если вы не воспользовались своим правом потребовать доказательств того, что выдаете деньги надлежащему лицу, то все риски, связанные с тем, что поставщик не получит оплату, несете именно вы (ст. 312 ГК РФ);
• для подтверждения оплаты расходов на УСНО и на кассовом методе расчета налога на прибыль. Без доверенности налоговики могут счесть оплату товаров, работ, услуг неподтвержденной и уберут расходы на них из расчета налоговой базы. Ведь РКО подтверждает только выдачу денег из кассы, а доверенность — то, что деньги выданы конкретному поставщику в оплату конкретных товаров, работ, услуг.

Поэтому заранее обговаривайте это с поставщиками, а еще лучше — укажите в договоре, что условием получения денег является передача вам оригинала доверенности.

Во-вторых, представитель поставщика в момент получения от вас денег должен выдать вам кассовый чек (п. 1 ст. 2, ст. 1 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Для этого у него должна быть мобильная ККТ. Но на деле это пока скорее редкость, а чаще бывает по-другому.

СИТУАЦИЯ 1. Поставщик чек ККТ вообще не выдает. За это его могут оштрафовать (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Но такой штраф — только его проблемы. А означает ли отсутствие чека какие-либо неприятности для вашей организации? Вряд ли.

Для признания расходов по налогу на прибыль и вычета НДС достаточно первички на приобретенные вами товары (работы, услуги) и счета-фактуры.

На УСНО и при кассовом методе на ОСНО подтверждением оплаты расходов будут РКО с доверенностью. Оплата — это прекращение такого обязательства приобретателя товаров (работ, услуг) перед их продавцом, которое непосредственно связано с их поставкой (п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Ваше обязательство оплатить товары прекращается, как мы уже сказали, в момент выдачи денег представителю поставщика (п. 1 ст. 182 ГК РФ).

Вместе с тем есть давнее Письмо Минфина, где он говорит, что для подтверждения оплаченных наличными «упрощенных» расходов кассовый чек необходим (Письмо Минфина от 21.02.2008 № 03-11-05/40). Поэтому нельзя исключать, что ваша ИФНС при проверке снимет расходы, на которые нет чека ККТ.

СИТУАЦИЯ 2. Вы получаете от поставщика чек ККТ, дата на котором не совпадает с датой РКО (то есть с днем выдачи вами денег из кассы), потому что:

• <или>поставщик выбивает чек на своей стационарной ККТ только тогда, когда его представитель привозит полученные от вас деньги в кассу (а это может произойти и на следующий день). И потом только передает этот чек вашей организации. Это неправильно. Чек должен быть выбит в момент расчета, а расчет происходит не в момент поступления денег в кассу поставщика, а в момент выдачи денег представителю, так как он при этом представляет свою организацию;
• <или>поставщик выбивает чек заранее, когда отправляет к вам своего представителя, а представитель добирается к вам лишь на следующий день. Налоговики считают, что выбивать чек заранее — нарушение, но опять же не ваше, а продавца (Письмо ФНС от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@).

Заранее договаривайтесь о том, чтобы вам давали чек ККТ с датой выдачи вами денег. Но если это по каким-то причинам невозможно, то лучше уж чек с «неправильной» датой, чем никакого.

Не нужно требовать от представителя поставщика предоставить квитанцию к ПКО на причитающуюся ему сумму оплаты. Приходный ордер в кассе поставщика должен быть оформлен на вносителя денег, то есть на самого представителя. И квитанция к приходнику должна остаться у него — у вас ее быть не может. К тому же как подтверждение оплаты расходов на УСНО и при кассовом методе на ОСНО квитанция к ПКО вам не нужна.

Оформляем РКО

Вот образец правильного оформления РКО.

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР	Номер документа	Дата составления
	1-254	29.08.2014

Дебет				Кредит	Сумма, руб. коп.	Код целевого назначения
	код структурного подразделения	корреспондирующий счет, субсчет	код аналитического учета
		60Для многих бухгалтеров такая проводка непривычна. Однако она предусмотрена Планом счетов	1Для многих бухгалтеров такая проводка непривычна. Однако она предусмотрена Планом счетов	50Для многих бухгалтеров такая проводка непривычна. Однако она предусмотрена Планом счетов	59 000,00

Выдать	ООО «Время не ждет» через А.А. Скороходова по доверенности от 07.08.2014 № 12-дОбязательны ф. и. о. представителя. Наименование организации-поставщика тоже нужно указать
	(фамилия, имя, отчество)

Основание:

Оплата по договору от 11.06.2014 № 324 за краску масляную МА-89 по товарной накладной от 29.08.2014 № 212-08-14,Укажите: реквизиты договора с поставщиком (выставленного им счета), в рамках которого вы выплачиваете деньги из кассы, а также, если это не аванс, товарной накладной, акта выполненных работ; за что вы платите — полное наименование приобретаемых по договору товаров (работ, услуг)

в том числе НДС — девять тысяч рублейЛучше выделить НДС. Но если вы вдруг этого не сделали, ничего страшного: основанием для вычета «отгрузочного» НДС служит не РКО, а счет-фактура

Сумма	Пятьдесят девять тысяч
	(прописью)

руб.

00

коп.

Приложение

Доверенность от 07.08.2014 № 12-д, выданная ООО «Время не ждет» А.А. Скороходову

Руководитель организации	ДиректорЛучше, чтобы директор (лицо, уполномоченное им принимать решения о расходовании денег) подписал РКО. Хотя по кассовым правилам его подпись в РКО при наличии подписи главбуха (бухгалтера) теперь не обязательна (пп. 4.3, 6.2 Указания ЦБ № 3210-У), для выдачи денег из кассы все равно необходимо его письменное распоряжение. А подписать РКО директору проще, чем составлять отдельный документ (должность)	(подпись)	А.А. Фомин (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер		(подпись)	С.Б. Еремина (расшифровка подписи)

Получил	Пятьдесят девять тысяч
	(сумма прописью)

руб.

00

коп.

«29» августа 2014 г.

Подпись

Проверьте, чтобы подпись в доверенности, паспорте и РКО выглядела одинаково. Известен случай, когда суд признал поставку неоплаченной, поскольку экспертиза установила, что подпись работника, уполномоченного получить деньги, в доверенности и подпись в РКО сделаны разными лицами (Постановление ФАС МО от 09.02.2011 № КГ-А40/17878-10-П)

По	паспорту 4501 697895, выданному ОВД Пресненского района г. Москвы 25.05.2005Обязательны паспортные данные представителя
	(наименование, номер, дата и место выдачи документа,

удостоверяющего личность получателя)

Выдал кассир

(подпись)

Монеткина А.Е. (расшифровка подписи)

Также, заполняя РКО, учтите следующее.

Во-первых, нельзя, как это нередко делают, указывать в РКО только наименование поставщика и реквизиты доверенности без ф. и. о. представителя и его паспортных данных. Это опасно — сама по себе доверенность на получение денег без подписанного представителем поставщика РКО не доказывает того, что он их получил (Постановление ФАС МО от 13.10.2004 № КГ-А40/9251-04).

Нельзя также, получив от представителя чек ККТ и/или квитанцию к ПКО, просто указать их реквизиты в строках «Основание» и «Приложение», приложить их к расходнику и считать, что это успешно заменяет подпись на РКО конкретного человека, которому были выданы деньги, и передачу вам доверенности. Рассматривая похожую ситуацию, суд указал, что сами по себе квитанции к ПКО без доверенности не являются достаточным доказательством получения поставщиком оплаты товара, если оплата происходила на территории покупателя (Постановление ФАС СКО от 19.03.2004 № Ф08-875/2004).

Кассир вправе выдать наличные только непосредственно получателю, указанному в РКО, и только после проведения его идентификации по предъявленному им паспорту и доверенности (п. 6.1 Указания ЦБ № 3210-У). А выдает он их не организации-поставщику в целом, а конкретному человеку, который ее представляет. Кроме того, указание ф. и. о. человека, который получает деньги, и наличие его подписи предусмотрено и самой формой РКО.

Во-вторых, если не указать в строке «Основание» реквизиты договора (счета), накладной, акта и наименования товаров (работ, услуг) и при этом наименований не будет в чеке ККТ, то это может стать для суда одним из аргументов в пользу того, что приобретенные товары, работы, услуги не считаются оплаченными и с покупателя следует взыскать деньги за них (Постановление ФАС СЗО от 20.03.2013 № А56-6781/2012).

Иногда в этой строке указывают только реквизиты счета-фактуры. Как основание для расчетов он не вполне подходит, поскольку является документом НДС-учета (п. 1 ст. 169, п. 3 ст. 168 НК РФ). Однако ничего страшного в этом нет, так как по указанному в РКО счету-фактуре обычно можно установить, какую именно поставку вы оплатили.

Если вы платите сразу по нескольким договорам или поставкам, лучше составить отдельный расходник на выплату по каждому договору (поставке). Тогда будет четко видно, какая сумма по какой поставке оплачена.

Записывая этот РКО в кассовую книгу, в графе 2 укажите ф. и. о. представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика с пометкой «Оплата по такому-то договору за такие-то товары по такой-то товарной накладной».

Не забываем об ограничениях

Во-первых, помните о лимите расчетов наличными. Он составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (п. 6 Указания ЦБ № 3073-У). Если налоговики обнаружат нарушение лимита в течение следующих 2 месяцев (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ), штрафом наказываются обе стороны расчетов (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Во-вторых, проверьте, за что вы платите и из каких денег. На оплату товаров, работ, услуг можно расходовать и наличную выручку, и другие поступления в кассу. А вот для расчетов по договору аренды недвижимости, по выдаче и возврату займов и процентов по ним наличные вы обязаны снять с расчетного счета (п. 4 Указания ЦБ № 3073-У).

В-третьих, если речь идет о выдаче из кассы предоплаты в счет предстоящей поставки, имейте в виду, что Минфин как-то высказался против вычета НДС с оплаченных наличными авансов (п. 2 Письма Минфина от 06.03.2009 № 03-07-15/39). Суды, правда, с этим не согласны (Постановление 18 ААС от 03.05.2011 № 18АП-3563/2011).

***

Если в вашем договоре с поставщиком не предусмотрен наличный расчет, то это не препятствие выдать деньги представителю, который пришел с доверенностью. Ведь выданная поставщиком доверенность на получение наличных является по сути предложением изменить указанный в договоре способ расчетов, а согласие вашего руководства оплатить поставку из кассы — акцептом этого предложения. То есть для этого не обязательно составлять допсоглашение к договору. Но важно, чтобы распоряжение руководителя выдать деньги из кассы было письменным — или в виде отдельного документа, или в виде подписи на РКО. ■

Сообщаем о новом ОП в ПФР и ФСС

В течение 1 месяца со дня создания любого ОП нужно сообщить об этом во внебюджетные фонды (п. 2 ч. 3 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ); Письмо Минздравсоцразвития от 09.09.2010 № 2891-19).

Сообщение следует составить в произвольной форме и направить в отделения ПФР и ФСС по месту нахождения самой организации (п. 2 ч. 3 ст. 28 Закона № 212-ФЗ). Сообщение можно занести в отделение фонда лично, это может сделать руководитель либо доверенное лицо, подтвердившее свои полномочия доверенностью. А можно отправить по почте ценным письмом с описью вложения.

Некоторые отделения ПФР и ФСС просят приложить к сообщению копию уведомления о постановке на налоговый учет по месту нахождения ОП (которое вы получили из инспекции (п. 2 ст. 84 НК РФ)). Но такой обязанности в Законе № 212-ФЗ нет. Так что можете ограничиться одним сообщением.

Ставим ОП на учет и платим взносы

Подразделение надо поставить на учет в отделениях ПФР и ФСС по месту нахождения ОП, если одновременно выполняются следующие условия (п. 3 ст. 11 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ; п. 1 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 13.10.2008 № 296п (далее — Порядок № 296п)):

• у ОП есть отдельный баланс (что закреплено в бухгалтерской учетной политике организации);
• для обслуживания ОП открыт отдельный расчетный счет в банке;
• планируются выплаты работникам через это ОП.

Для постановки на учет потребуется представить определенный пакет документов и заявления по установленной форме.

ПФР. В законодательстве нет срока для постановки ОП на учет в отделении Фонда. Но лучше сделать это как можно раньше: либо в стандартный для таких процедур месячный срок, либо до первых выплат физическим лицам (чтобы не было вопросов о том, куда платить взносы, начисленные с таких выплат).

В течение 5 рабочих дней считая с того дня, когда отделение ПФР получит от вас все нужные документы (их перечень приведен в Информации ПФР от 17.02.2014) (п. 3 ст. 11 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ; п. 12 Порядка № 296п; Информация ПФР от 17.02.2014), оно поставит вашу организацию на учет по месту нахождения ОП и направит вам два экземпляра уведомления об этом (пп. 12, 14 Порядка № 296п).

Один экземпляр вы оставляете себе. А второй экземпляр уведомления в течение 10 календарных дней с даты его получения вам нужно представить в то отделение ПФР, в котором состоит на учете ваша организация по месту своего нахождения.

В уведомлении будет указан регистрационный номер вашего ОП.

ФСС. Для постановки на учет в отделение ФСС у вас есть 30 календарных дней со дня создания ОП (пп. 5, 8, 12 Порядка (приложение № 1, утв. Приказом ФСС от 07.12.2009 № 959н) (далее — Порядок № 959н); п. 9 Порядка регистрации, утв. Постановлением ФСС от 23.03.2004 № 27; Письмо ФСС от 23.03.2010 № 02-03-13/08-2496).

За нарушение этого срока постановки на учет Фонд может оштрафовать организацию на 5000 руб. (на 10 000 руб., если просрочка составляет более 90 дней) (п. 1 ст. 19 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Также ФСС может оштрафовать и руководителя на сумму от 500 до 1000 руб. (ст. 15.32 КоАП РФ)

Уведомление о регистрации может получить в отделении ФСС лично руководитель или лицо, действующее по доверенности (если в п. 12 заявления в ФСС вы выбрали такой способ получения), либо инспекторы пришлют его почтой на адрес нового ОП (если вы захотели получить уведомление по почте) (подп. 4 п. 15 Порядка № 959н). Это уведомление или же его копию не требуется передавать в отделение ФСС, где состоит на учете ваша организация.

В отделении ФСС обособленному подразделению будет присвоено два кода: регистрационный номер и код подчиненности (он указывает на отделение Фонда, в котором в текущий момент зарегистрирован страхователь) (подп. 3, 4 п. 15, п. 17 Порядка № 959н).

Уплата взносов. В те отделения фондов, где ОП состоит на учете, нужно платить страховые взносы и отчитываться по ним (сдавать расчет РСВ-1 и форму-4 ФСС) (ч. 11, 12 ст. 15 Закона № 212-ФЗ; ст. 6, п. 1 ст. 24 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо ФСС от 05.05.2010 № 02-03-09/08-894п). Исчисляются такие взносы с выплат, начисленных в пользу работников конкретного ОП, а также с вознаграждений по гражданско-правовым договорам, заключенным ОП с гражданами-непредпринимателями.

Обратите внимание на то, что выплаты и взносы, начисленные ОП, не включаются в расчеты по форме РСВ-1 ПФР и по форме-4 ФСС, представляемые по месту нахождения самой организации (ч. 13 ст. 15 Закона № 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 09.03.2010 № 492-19).

При уплате страховых взносов по месту нахождения ОП надо указывать КПП, присвоенный именно этому ОП. Такой же КПП следует ставить и в отчетности по взносам (п. 5.7 Порядка заполнения РСВ-1 ПФР (приложение № 2 к Постановлению Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п); п. 5.9 Порядка заполнения формы-4 ФСС (приложение № 2 к Приказу Минтруда от 19.03.2013 № 107н)).

Не забывайте указывать в платежках и регистрационный номер обособленного подразделения.

А код ОКТМО в платежках зависит от вида взносов:

• при уплате взносов в ПФР и ФФОМС указываете код того отделения ПФР, в котором ОП состоит на учете;
• при уплате взносов в ФСС надо брать ОКТМО по месту нахождения самого ОП, а не отделения ФСС.

Впрочем, ошибка в коде ОКТМО при заполнении платежки на уплату страховых взносов не должна привести к штрафам и пеням. Если платеж зависнет в составе невыясненных, его можно будет уточнить, подав в ПФР или ФСС заявление. В этом случае, если ранее были начислены пени, они должны быть сторнированы, ведь в результате такой ошибки не произошло неперечисления взносов в бюджет соответствующего фонда (ч. 8 ст. 18 Закона № 212-ФЗ).

***

Если же для нового ОП не выполняются перечисленные выше условия (нет отдельного баланса и т. д.), то нет и необходимости ставить такое ОП на учет в ПФР и ФСС. А страховые взносы за всех работников ОП надо платить так же, как и за работников, трудящихся в головном подразделении. Отчитываться в фонды тоже нужно за всех работников вместе — в целом по организации. ■

Налог на прибыль: курс на централизацию

Проще платить налог на прибыль централизованно — через головное подразделение (ГП). Тогда не надо будет делать отдельных платежек на уплату регионального налога на прибыль с другим ОКТМО. Надо будет сдавать только одну декларацию по налогу на прибыль (как и до открытия ОП) (п. 2 ст. 288 НК РФ; Письма Минфина от 09.07.2012 № 03-03-06/1/333; ФНС от 11.04.2011 № КЕ-4-3/5651@).

Для централизованной уплаты налога на прибыль нужно:

• закрепить такой способ уплаты налога в своей учетной политике для целей налогообложения (Письмо Минфина от 09.07.2012 № 03-03-06/1/333);
• до истечения 10 рабочих дней после окончания отчетного периода, в котором создано новое обособленное подразделение, уведомить налоговую службу о том, как ваша организация будет платить налог на прибыль (абз. 7 п. 2 ст. 288 НК РФ; Письмо Минфина от 03.10.2013 № 03-02-07/1/41063). Для этого в инспекцию по месту нахождения организации вам надо направить (п. 2 разд. 2 приложения № 3 к Письму ФНС от 30.12.2008 № ШС-6-3/986) уведомление № 1 (приложение № 1 к Письму ФНС от 30.12.2008 № ШС-6-3/986) и уведомление № 2 (приложение № 2 к Письму ФНС от 30.12.2008 № ШС-6-3/986).

Хотя, конечно, довольно странна сама мысль о том, что налог на прибыль за головное и обособленное подразделения, стоящие на учете в одной и той же инспекции, можно платить не централизованно. Однако Налоговый кодекс никаких исключений для этой ситуации не предусмотрел. И как нам разъяснили специалисты налоговой службы, надо руководствоваться общим порядком (пп. 1, 5 ст. 289 НК РФ).

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

НОВОСЕЛОВ Константин Викторович

Государственный советник РФ 3 класса, к. э. н.

“Когда организация открывает свое первое обособленное подразделение (то есть раньше у нее обособленных подразделений не было) и ставит его на налоговый учет в том же налоговом органе, в котором она стоит на учете по месту своего нахождения, она имеет право выбрать централизованную уплату налога на прибыль — через головное подразделение. В таком случае в адрес своего налогового органа организация должна направить уведомление № 1 и уведомление № 2.

Если организация примет решение о централизованной уплате налога на прибыль, однако в срок не уведомит налоговую службу о выборе подразделения, через которое будет платить налог на прибыль в бюджет субъекта, за каждое непредставленное уведомление такая организация может быть оштрафована на 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ), а ее должностные лица — на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ)

Если решение о централизованной уплате налога на прибыль не принято, в инспекцию не нужно подавать какие-либо уведомления. В таком случае надо будет сдавать две декларации по налогу на прибыль: одну — за головное подразделение организации, вторую — за обособленное подразделение”.

Если вы не перейдете на централизованную уплату налога на прибыль, это также повлечет необходимость платить налог в региональный бюджет двумя платежками (в части, приходящейся на долю ГП и ОП), если ваша организация расположена в Москве или Петербурге (пп. 1, 2 ст. 288 НК РФ).

Никаких официальных разъяснений ни ФНС, ни Минфин не давали по рассматриваемой ситуации. И не исключено, что ваша инспекция (даже если вы не представите уведомления № 1 и № 2) не сочтет нужным требовать от вас две разные декларации и две платежки на уплату регионального налога на прибыль.

Но лучше подстраховаться, ведь представить в инспекцию требуемые НК уведомления несложно.

НДС: выбора нет, проблем — тоже

С этим налогом все понятно: его полностью платит организация (без разбивки на подразделения) и она же сдает единую декларацию. Ведь обособленные подразделения самостоятельными плательщиками не являются (ст. 143 НК РФ; Письмо Минфина от 04.07.2012 № 03-07-14/61).

Налог на имущество: особенности возможны только по недвижимости

На уплату налога на имущество и на порядок сдачи отчетности по нему никак не повлияет то, в какой инспекции вашего муниципального образования (Москвы или Санкт-Петербурга) вы поставите на учет новое ОП. Причем даже если оно выделено на отдельный баланс. Объясним почему.

С одной стороны, по месту нахождения ОП надо уплачивать налог на имущество (п. 1 ст. 376, статьи 384, 385 НК РФ):

• по движимому имуществу, принятому организацией к учету в качестве основных средств до 01.01.2013 и находящемуся на балансе ОП (даже если имущество передано ОП после указанной даты) (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ);
• по недвижимому имуществу, расположенному по месту нахождения этого ОП.

Для случаев, когда ОП поставлено на учет в той же налоговой, что и ГП, никаких исключений НК не делает. Однако когда головное подразделение и новое ОП находятся в одном муниципальном образовании, то бюджет, в который поступает налог на имущество, наверняка будет единым. И нет смысла ни отчитываться отдельно за ОП и за ГП, ни делать разные платежки (п. 1.6 Порядка, утв. Приказом ФНС от 24.11.2011 № ММВ-7-11/895). В этом случае в декларации надо указывать код ОКТМО, соответствующий территории муниципального образования, подведомственной налоговому органу по месту представления декларации.

В случае, если организация и ОП находятся в Москве или Санкт-Петербурге, ситуация аналогичная. Есть письма столичного и петербургского Управлений, подтверждающие такую позицию. В обоих случаях исходя из того, что деньги попадают в один бюджет, налоговики разрешают уплачивать налог на имущество централизованно самой организации за все ее имущество (включая имущество, находящееся на балансе ОП в том же городе) (Письмо УФНС по г. Москве от 08.07.2011 № 16-15/066539@; вопрос 2 раздела «Налог на имущество организаций» Письма УФНС по г. Санкт-Петербургу от 03.04.2006 № 02-05/07859@). Соответственно, и в платежке, и в единой декларации указываются те коды (КПП и ОКТМО), которые присвоены организации по месту ее нахождения. Такой же позиции придерживаются специалисты Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ГАВРИЛОВА Надежда Алексеевна

Заместитель начальника Отдела имущественных и прочих налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“Если обособленное подразделение и головное подразделение (место нахождения организации) стоят на учете в одной и той же инспекции, пусть даже они находятся в разных муниципальных образованиях (к примеру, г. Санкт-Петербурга), можно подать одну декларацию по налогу на имущество, если налог на имущество организаций, согласно бюджетному законодательству региона, полностью зачисляется в региональный бюджет. В такой декларации указываются те коды (КПП и ОКТМО), которые присвоены организации по месту ее нахождения.

Но во избежание недоразумений лучше заранее предупредить инспектора о том, что вы подаете одну общую декларацию.

Такой порядок применяется и в случае, если обособленное подразделение состоит на учете в другом налоговом органе, при условии что налог полностью зачисляется в региональный бюджет без распределения по нормативам в бюджеты муниципальных образований”.

Отметим, что с 2014 г. исключение из централизованного порядка сделано лишь для недвижимости, база по которой считается исходя из кадастровой стоимости (эта недвижимость включена в специальный перечень). За такую недвижимость надо платить налог на имущество по месту ее нахождения и подавать отдельную отчетность по налогу на имущество (подп. 1, 2, 3 п. 1, пп. 2, 7 ст. 378.2 НК РФ; Письма ФНС от 29.04.2014 № БС-4-11/8482, от 02.06.2014 № БС-4-11/10451). Но опять же такой порядок никак не связан с тем, в какой инспекции стоит на учете новое обособленное подразделение.

НДФЛ: прежде чем платить, учтите мнение инспекции

Когда обособленное подразделение организации и сама организация стоят на учете в разных налоговых инспекциях, налоговая служба рекомендует такой механизм уплаты НДФЛ (Письмо ФНС от 12.03.2014 № БС-4-11/4431@):

• одной платежкой — НДФЛ с выплат работникам головного подразделения;
• другой платежкой — НДФЛ, удержанный с выплат работникам ОП. Причем в ней надо указывать КПП этого ОП и код ОКТМО по месту нахождения ОП.

Однако даже если организация нарушит эти правила уплаты НДФЛ и заплатит все по месту нахождения головного подразделения, у инспекции не должно быть к ней никаких претензий. В частности, не должно быть ни пеней, ни штрафов, ни недоимки (Письмо ФНС от 02.08.2013 № БС-4-11/14009; Постановление Президиума ВАС от 24.03.2009 № 14519/08).

Еще проще обстоят дела, когда ОП стоит на учете в той же инспекции, где стоит сама организация по месту своего нахождения. Проблем с централизованной уплатой НДФЛ быть вообще не должно. За обособленное подразделение налог должен быть перечислен по месту учета такого ОП (Письмо Минфина от 22.01.2013 № 03-04-06/3-17). Следовательно, организация может платить НДФЛ единой платежкой (с указанием ОКТМО головного подразделения).

Однако в Москве и Санкт-Петербурге НДФЛ распределяется между бюджетами городских округов. Поэтому налоговики предпочитают, чтобы организации уплачивали НДФЛ не централизованно, а за каждое обособленное подразделение в отдельности (Письмо ФНС от 29.08.2012 № ЗН-4-1/14304@).

Причем такой же позиции специалисты налоговой службы придерживаются и в настоящее время.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

КУДИЯРОВА Елена Николаевна

Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

“Организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого ОП. Суммы НДФЛ, исчисленного и удержанного с доходов работников таких подразделений, должны быть перечислены в бюджет по месту учета соответствующего ОП (п. 7 ст. 226 НК РФ). При этом следует оформлять отдельные платежные поручения по каждому ОП с указанием присвоенного ему при постановке на налоговый учет КПП и соответствующего кода ОКТМО муниципального образования, в бюджет которого перечисляется НДФЛ (определяется по адресу ОП).

Платить НДФЛ разными платежными поручениями придется и в том случае, если оба обособленных подразделения стоят на учете в одной инспекции, но у этих подразделений разные КПП. Такое возможно, в частности, когда организация ставит на учет новое ОП в инспекцию, где уже стоит на учете по месту нахождения своего старого ОП (при этом оба подразделения находятся в Москве или Санкт-Петербурге)”.

В московском УФНС придерживаются аналогичной точки зрения, однако приводят случаи, когда централизованная уплата НДФЛ организациями возможна и допустима.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

КАНАЙКИНА Галина Владимировна

Главный государственный налоговый инспектор отдела налогообложения доходов физических лиц УФНС России по г. Москве

“Если головная организация и ее обособленное подразделение зарегистрированы в одном налоговом органе и расположены на территории одного муниципального образования, организация вправе перечислить суммы НДФЛ, удержанного из доходов работников головной организации и обособленного подразделения, одним платежным поручением, указав в нем КПП головной организации и код ОКТМО муниципального образования по месту нахождения организации.

В случае если головная организация и ее обособленное подразделение, зарегистрированные в одном налоговом органе, расположены в разных муниципальных образованиях, то при уплате НДФЛ надо оформлять отдельные платежные поручения с указанием КПП и кода ОКТМО муниципального образования головной организации и обособленного подразделения соответственно”.

***

Как видим, для уплаты налогов немного проще, если обособленное подразделение поставлено на налоговый учет в той же инспекции, что и организация. Никаких особых подводных камней здесь нет.

Однако, зарегистрировав ОП в той же инспекции, в которой стоит организация по месту своего нахождения, надо не забыть о том, что если в ОП будет организована, к примеру, розничная торговля, при которой необходимо применение ККТ, то кассовый аппарат надо будет зарегистрировать по адресу обособленного подразделения. Для этого в инспекцию по месту нахождения организации подается заявление, в котором в качестве адреса установки ККТ указывается место нахождения ОП (п. 21 Административного регламента, утв. Приказом Минфина от 29.06.2012 № 94н).

А если новое ОП будет работать с наличными, ему надо вести отдельную кассовую книгу. И ОП должно передавать головному подразделению копии листов кассовой книги (пп. 2, 4.6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У)).

Также новому ОП нужно установить лимит остатка кассы (п. 2 Указания № 3210-У):

• <если>ОП будет сдавать наличные не в банк, а в кассу головного подразделения, общий лимит остатка кассы надо распределить между ГП и новым ОП и отразить это в приказе руководителя;
• <если>ОП будет само сдавать наличные в банк для зачисления на счет организации, то его кассовый лимит рассчитывается по тем же правилам, что и организациям.

Исключение составляют лишь обособленные подразделения малых предприятий, которые вообще могут не устанавливать лимит остатка наличных (абз. 10 п. 2 Указания № 3210-У). ■

Кто должен применять ПБУ 8/2010

ПБУ 8/2010 обязаны применять все организации, за исключением малых предприятий, банков и госучреждений (пп. 1, 3 ПБУ 8/2010).

Но ждет ли компанию какая-либо ответственность за неприменение ПБУ 8/2010? Как вы наверняка знаете, налоговая может оштрафовать организацию на 10—30 тыс. руб. за систематическое несвоевременное или неправильное отражение в бухучете и в отчетности хозяйственных операций (ст. 120 НК РФ). Но к оценочным обязательствам эта норма не может применяться. Ведь начисление резерва по оценочным обязательствам — это не хозяйственная операция. Необходимость создания резервов организации вытекает из прошлых событий. То есть по ст. 120 НК вас не оштрафуют.

За грубое нарушение правил ведения бухучета на сумму от 2 тыс. до 3 тыс. руб. может пострадать руководитель компании (ст. 15.11 КоАП РФ), но только если из-за неначисления резервов статья (строка) отчетности исказится больше чем на 10%. Правда, для этого налоговикам нужно самостоятельно рассчитать сумму резерва, а они вряд ли будут этим заниматься, так как на доначислении налогов это никак не отразится. Да и суммы штрафа небольшие, чтобы идти ради них в суд. А этот штраф взыскивается только в судебном порядке.

Но если отчетность компании проверяют аудиторы, они точно заметят несоблюдение правил ПБУ 8/2010 и могут отразить это в заключении.

Что такое оценочное обязательство и зачем оно нужно

Оценочное обязательство — это существующее обязательство организации с неопределенной суммой погашения и (или) неопределенным сроком исполнения. Признание оценочного обязательства (на практике это называют созданием резерва) сопровождается признанием расходов. Как вы понимаете, все обязательства и расходы организации должны быть отражены в отчетности без каких-либо исключений, иначе чистая прибыль будет завышена и пользователи не получат информации о реальном финансовом положении компании.

Например, на отчетную дату компания уже знала, что у нее есть оценочное обязательство. Затраты будут понесены в любом случае, но информацию об этом она в отчетности не отразила и расходы не признала. В результате чистая прибыль оказалась завышенной. Это, в свою очередь, может повлечь выплату дивидендов в завышенном размере, что приведет к ухудшению финансового положения компании.

Посмотрим, в чем отличие оценочных обязательств от других резервов и обязательств.

Оценочные обязательства отличаются от обычных планируемых будущих затрат. Например, организация собирается в дальнейшем ремонтировать свои основные средства. Затраты на такой ремонт не нужно резервировать, так как у компании нет обязанности проводить ремонт. Это всего лишь ее планы, от которых она может и отказаться.

Резерв не создается и в отношении обычных обязательств (п. 2 ПБУ 8/2010). Например, компания заключила договор со своим контрагентом на поставку материалов. По состоянию на отчетную дату материалы уже отгружены, но вы их еще не оплатили. Тогда речь идет не об оценочных обязательствах, а об обычной кредиторской задолженности. В этом случае организация четко знает, сколько, кому и когда она будет платить и, соответственно, эти затраты признает в учете тогда, когда они возникнут.

Резервы по оценочным обязательствам не имеют ничего общего с оценочными резервами, представляющими собой корректировки балансовой стоимости активов/обязательств из-за появления новой информации. К ним относятся резервы по сомнительным долгам, под снижение стоимости МПЗ и обесценение финансовых вложений. Эти резервы, в отличие от оценочных обязательств, мы не увидим в балансе. В нем будет видна только уменьшенная стоимость актива/обязательства, тогда как оценочные обязательства показываются в пассиве баланса. Резервный капитал и резервы, формируемые из нераспределенной прибыли компаний, также не имеют никакого отношения к ПБУ 8/2010 (п. 2 ПБУ 8/2010).

Когда возникают оценочные обязательства

Оценочные обязательства могут возникнуть, например (п. 4 ПБУ 8/2010):

• из норм законодательства, судебных решений, договоров. К примеру, согласно условиям договора производитель предоставляет покупателям гарантии и принимает на себя обязательство исправить производственные дефекты, проявившиеся в течение года со дня продажи. Исходя из прошлого опыта, можно предположить, что по продажам будут иметься претензии, соответственно, создается резерв. Из трудовых договоров у организации возникают обязательства по предоставлению и оплате отпусков работникам;
• в результате каких-либо действий организации, когда другие лица уверены, что компания выполнит свои обещания. Это не юридические обязанности компании, они могут сложиться из практики или публичных заявлений компании. Скажем, магазин розничной торговли проводит политику возврата потраченных денег недовольным покупкой клиентам в течение еще одного месяца после окончания сроков, установленных законом. Объявление об этом опубликовано при входе в магазин. Из опыта прошлых продаж известно, что найдется определенная часть покупателей, недовольных покупкой и желающих вернуть свои деньги. И это неизбежно приведет к расходам;
• в связи с тем, что из-за предстоящего закрытия подразделения организации (п. 11 ПБУ 8/2010) будут уволены работники, которым нужно выплатить выходное пособие и компенсацию за неиспользованный отпуск, и расторгнуты некоторые договоры с контрагентами, которым, возможно, придется заплатить штрафы. Но для того чтобы организация сформировала резерв на затраты по реструктуризации, должны выполняться еще два обязательных условия:

1) у компании есть подробный план предстоящей реструктуризации, определяющий, в частности, примерные расходы;

2) руководство приступило к его выполнению и объявило о нем тем, кого затрагивает реструктуризация (в нашем примере — заказчикам разосланы письма с предупреждением о необходимости поиска альтернативных источников поставок, а работникам подразделения вручены уведомления о предстоящем увольнении);

• по заведомо убыточному договору. Если организация еще до его исполнения знает, что она понесет убытки при выполнении своих обязательств по нему (расходы на исполнение больше ожидаемой выручки), а за расторжение этого договора ей придется заплатить существенный штраф. Оценочное обязательство признается в меньшей из сумм — штрафа или убытка от исполнения договора (пример 6 к приложению № 1 ПБУ 8/2010; Письмо Минфина от 27.01.2012 № 07-02-18/01). Резерв создается в том месяце, когда было установлено, что договор оказался убыточным.

Резерв по оценочным обязательствам создается в бухучете при одновременном выполнении следующих условий (п. 5 ПБУ 8/2010):

УСЛОВИЕ 1. У организации в результате прошлых событий есть обязанность на отчетную дату, исполнения которой невозможно избежать.

Например, компания взяла в аренду основное средство и обязана его вернуть арендодателю в отремонтированном виде. Событие уже произошло — договор заключен и может быть исполнен, объект получен и эксплуатируется. Несмотря на то что затраты только предстоят, у организации уже есть обязательство и по нему нужно создать резерв.

УСЛОВИЕ 2. Вероятность того, что при погашении обязательства организация понесет расходы, составляет более 50%.

УСЛОВИЕ 3. Можно обоснованно (надежно) оценить затраты, которые потребуются для исполнения обязательства.

Посмотрим, как выполняются условия признания оценочных обязательств, на примере заведомо убыточного договора. Допустим, фирма подписала договор на строительство здания, но к строительству еще не приступила. Через месяц резко выросли цены на стройматериалы, и стало понятно, что строить невыгодно (прибыли не будет). Но и отказываться от выполнения договора дорого из-за большого штрафа.

В этом случае прошлое событие — это подписание договора с обязательством построить здание. Избежать этой обязанности компания не может. Точнее, может, но тогда ее ждут штрафы, то есть расходы придется понести в любом случае (либо убыток, либо неустойка). Сумму потерь тоже можно точно посчитать (штраф известен из условий договора, а величину убытка можно оценить исходя из цен на материалы).

Если не выполняется хотя бы один обязательный критерий признания оценочного обязательства, то резерв не создается, а вместо него признается условное обязательство.

Условное обязательство в бухучете не отражается, о нем можно упомянуть в пояснениях к отчетности (п. 14 ПБУ 8/2010).

Примером условного обязательства может являться заключение договора факторинга с регрессом, при котором фактор, не получив денег с покупателей, имеет право через определенный срок, указанный в договоре, потребовать их с поставщика. Если на отчетную дату срок оплаты покупателем и, соответственно, срок регресса еще не наступил, то у организации-поставщика, продавшей долг, оценочного обязательства не возникает.

Проверять наличие оценочных обязательств и создавать резерв нужно:

• <или>на последнее число каждого месяца (каждую отчетную дату). Это идеальный, но очень трудозатратный вариант;
• <или>на последнее число каждого квартала. Это оптимальный вариант;
• <или>только на 31 декабря каждого года. Этот вариант могут применять лишь те организации, которые представляют учредителям только годовую отчетность.

При этом на следующие отчетные даты могут возникать и новые условия, влияющие на решение организации сформировать резерв (это может быть новый закон или иные условия). То есть компания должна регулярно проводить мониторинг своих хозяйственных рисков и их оценку. Причем этим должен заниматься не бухгалтер, а финансовые специалисты, юристы, эксперты.

Так, вернемся к предыдущему примеру. Если на следующую отчетную дату срок оплаты должника прошел, а деньги к фактору так и не поступили, обязанность по расчетам с фактором переходит к поставщику. И существует высокая вероятность, что фактор потребует оплаты по договору. Тогда поставщик отражает в учете резерв по оценочному обязательству.

Как определить сумму резерва

Скажем, вы определились, что у вашей компании есть оценочное обязательство. Теперь нужно рассчитать сумму, на которую будем формировать резерв. Конкретный порядок определения размера отчислений в резерв в ПБУ 8/2010 не определен. Резерв создается в сумме, отражающей наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для погашения обязательства. Эта оценка определяется вами самостоятельно на основе имеющихся фактов или опыта аналогичных операций, а иногда с помощью независимых экспертов. Обязательно составьте документ и зафиксируйте проведенную оценку затрат (пп. 15, 16 ПБУ 8/2010).

При расчете величины резерва надо придерживаться некоторых правил. Покажем на примерах.

Если предполагаемый срок платежа по оценочному обязательству превышает 12 месяцев после отчетной даты, то при расчете размера резерва нужно учитывать ставку дисконтирования (п. 20 ПБУ 8/2010).

/ условие / Организация рассчитывает величину оценочного обязательства по состоянию на 31 декабря 2014 г. Предполагаемая величина подлежащего погашению обязательства — 1500 тыс. руб. Срок погашения обязательства — 15 июля 2016 г. Ставка дисконтирования, принятая организацией, — 14%.

/ решение / Считаем стоимость оценочного обязательства на отчетную дату (она называется приведенной стоимостью).

Определяем КД: 1 / (1 + 0,14)1,5 = 0,8216.

Итак, смотрим, что же у нас получилось по годам.

Дата	Расходы, увеличивающие сумму оценочного обязательства, тыс. руб.	Приведенная стоимость оценочного обязательства, тыс. руб.
31 декабря 2014 г.	—	1232,4 (1500 тыс. руб. х 0,8216)
31 декабря 2015 г.	172,5 (1232,4 тыс. руб. х 0,14)	1404,9 (1232,4 тыс. руб. + 172,5 тыс. руб.)
30 июня 2016 г.*	95,1 (1404,9 тыс. руб. х 0,0677**)	1500,0 (1404,9 тыс. руб. + 95,1 тыс. руб.)

* Для упрощения расчетов принято решение определить приведенную стоимость исходя из периода отсрочки 1 год 6 месяцев, то есть до 30.06.2016. Оставшиеся до момента оплаты 15 дней (01.07.2016—15.07.2016) решено не учитывать при дисконтировании, так как эффект от этой процедуры несущественный.

** Полугодовая ставка дисконтирования равна 6,77%.

Ежегодно сумма оценочного обязательства будет увеличиваться в связи с ростом его приведенной стоимости.

Еще хотелось бы несколько слов сказать о формировании резерва по заведомо убыточным договорам (п. 2 ПБУ 8/2010).

Отражаем обязательства в бухучете и отчетности

Оценочные обязательства отражаются в учете на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» (п. 8 ПБУ 8/2010).

В зависимости от вида сумма оценочного обязательства включается в состав расходов по обычным видам деятельности (например, оценочные обязательства по расходам на гарантийный ремонт или по заведомо убыточным договорам), либо в состав прочих расходов (например, обязательство, связанное с судебным разбирательством), либо в стоимость актива (например, обязательство по демонтажу основного средства после окончания его эксплуатации). То есть проводки будут такие:

Чтобы было видно влияние на финансовый результат каждого события, сформированный резерв по оценочному обязательству нужно списывать только в счет погашения того обязательства, по которому оно было создано. Для удобства расчетов на счете 96 следует создать отдельные субсчета (субконто) для каждого вида предстоящих расходов на выполнение того или иного оценочного обязательства. Например, компания сформировала резерв в отношении своих обязательств по гарантийному ремонту. При этом стоимость материалов, использованных при ремонте, и стоимость работ сторонней организации списывается за счет созданного резерва.

Если начисленного ранее резерва не хватило для погашения обязательств, то сумму превышения фактических затрат отражают в учете в общем порядке, то есть сразу относят на расходы по обычным видам деятельности или на прочие (п. 21 ПБУ 8/2010). Например, сумма, подлежащая оплате по решению суда (100 тыс. руб.), оказалась больше величины созданного по этому иску резерва (80 тыс. руб.).

В случае когда на погашение обязательства потребовалась меньшая сумма, чем та, которая была отнесена в резерв, неиспользованная сумма оценочного обязательства списывается в состав прочих доходов организации (п. 22 ПБУ 8/2010). Допустим, сумма штрафа, фактически предъявленная к оплате контрагентом (30 тыс. руб.), оказалась меньше резерва, сформированного компанией по этому штрафу (45 тыс. руб.).

Рост приведенной стоимости, происходящий при дисконтировании оценочного обязательства, признается в качестве затрат по займам в прочих расходах (п. 20 ПБУ 8/2010; п. 11 ПБУ 10/99; п. 60 IAS 37).

Заметим, что в бухгалтерской отчетности долгосрочные и краткосрочные обязательства должны представляться раздельно (п. 19 ПБУ 4/99). В связи с этим в аналитическом учете по счету 96 следует организовать раздельный учет долгосрочных (срок погашения которых превышает 12 месяцев) и краткосрочных (срок погашения которых не превышает 12 месяцев) оценочных обязательств.

В балансе сумма резерва на отчетную дату (кредитовое сальдо счета 96) отражается по строке «Оценочные обязательства»: для краткосрочных обязательств это строка баланса 1540, для долгосрочных — 1430.

В отчете о финансовых результатах сумма резерва включается в расходы (по обычным видам деятельности или прочим). Ежегодное увеличение суммы оценочного обязательства (если используется ставка дисконтирования) отражается по строке 2330 «Проценты к уплате».

Информацию обо всех оценочных обязательствах нужно отразить в пояснениях к балансу и отчету о финансовых результатах в таблице 7 «Оценочные обязательства».

***

Применение ПБУ 8/2010 требует большого объема профессиональных суждений как на этапе определения величины оценочных обязательств, так и при квалификации тех или иных обязательств в качестве обычных или оценочных. Поэтому если ваша отчетность аудируется, то не стесняйтесь советоваться с аудиторами по этим вопросам. ■

Первоначальная уступка требования по оплате

Компания (цедент), уступающая требование по оплате поставленного товара третьему лицу, практически никогда не получает прибыль. Доходы, полученные от нового кредитора (цессионария), как правило, меньше договорной стоимости отгруженных, но неоплаченных товаров. И налоговые последствия по НДС здесь такие.

При уступке требования денежного характера, вытекающего из договора реализации товаров (работ, услуг), облагаемых НДС, налог начисляется с разницы между доходом, полученным от уступки, и размером уступаемого требования — это предусмотрено НК (п. 1 ст. 155 НК РФ). И если получен убыток — значит, обязанности исчислять налог вообще не возникает. Здесь все понятно.

Если требование уступает покупатель

Это тоже распространенная ситуация. Как правило, в таком случае уступается требование именно о возврате аванса, а не о поставке товара. В таком случае покупатель просто получает удовлетворение своего требования не от должника, а от третьего лица. И поскольку сама операция по возврату продавцом полученных им в качестве предоплаты денег (например, из-за расторжения договора или признания его недействительным) НДС не облагается, не облагается и уступка требования о возврате аванса. Такова логика арбитров ВАС (п. 13 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).

Редко, но встречается и уступка покупателем требования поставки товаров третьему лицу. В таких случаях налоговики исчисляют НДС, исходя из всей суммы дохода, полученного по договору уступки, основываясь на том, что при передаче имущественных прав база по НДС определяется по всем поступлениям, связанным с такой операцией (п. 2 ст. 153 НК РФ). Однако с этим можно поспорить. По нашему мнению, приведенные выше выводы ВАС применимы и к этой ситуации (заметьте, что из договора цессии в большинстве случаев вообще не видно, уступается требование о возврате аванса или поставки). К тому же если аванс перечислен, а товары не поставлены в срок, покупатель может потребовать возврата денег, то есть можно сказать, что уступается все равно денежное требование. И в итоге покупатель-цедент получает деньги от нового кредитора независимо от того, уступается требование возврата аванса либо поставки товаров. В понимании судей ВАС то и другое — денежное требование. Отметим, что и раньше суды в таких случаях вставали на сторону компаний. Арбитры считали, что уступка требования поставки по выданным авансам вообще не подпадает под действие нормы п. 1 ст. 155 НК РФ, поскольку такая уступка связана с приобретением товаров, а не с их реализацией. И признавали доначисление НДС по такой уступке неправомерным (Постановление ФАС МО от 05.12.2011 № А40-139012/10-4-830).

Как рассчитать НДС, если погашена только часть приобретенного долга?

По общему правилу налоговая база по НДС при погашении обязательства должником рассчитывается как разница между суммой полученного от него исполнения и расходами на приобретение требования, то есть суммой, уплаченной первоначальному или предыдущему кредитору по договору цессии (пп. 2, 4 ст. 155 НК РФ). Новый кредитор на дату погашения обязательства должником должен рассчитать налоговую базу и, если она окажется больше 0, исчислить НДС по расчетной ставке 18/118 (п. 4 ст. 164, п. 8 ст. 167 НК РФ). А вот как определить базу, если должник погашает обязательство не единовременно, а частями в разные периоды? На практике такое происходит нередко. Между тем закон ответа на этот вопрос не дает и официальных разъяснений тоже нет.

Правда, есть позиция Минфина, касающаяся учета расходов по прибыли в такой ситуации. Так, по мнению ведомства, если должник погасил обязательство частично, то в расходы по налогу на прибыль можно включить только часть затрат в сумме, пропорциональной сумме полученного дохода (Письма Минфина от 11.11.2013 № 03-03-06/2/48041, от 29.07.2013 № 03-03-06/2/30028). Суды поддерживают такой подход (Постановление ФАС УО от 08.06.2012 № Ф09-3990/12). Иногда его рекомендуют применять и при определении налоговой базы по НДС, аргументируя это тем, что нормы, устанавливающие порядок определения базы по НДС и по прибыли при уступке требования, аналогичны (пп. 2, 4 ст. 155, п. 3 ст. 279 НК РФ). С вопросом, можно ли так поступать, мы обратились к специалисту налоговой службы.

Как это будет выглядеть на практике? Допустим, в апреле 2014 г. вы приобрели за 1 300 000 руб. требование дебиторской задолженности в размере 1 500 000 руб. В счет погашения этого долга в июне получили на расчетный счет деньги в сумме 600 000 руб. Значит, при определении налоговой базы по НДС вы учитываете в июне 600 000 руб. в доходах и 520 000 руб. (1 300 000 руб. / 1 500 000 руб. х 600 000 руб.) в расходах. И никаких проблем не будет, если должник на самом деле погасит обязательство полностью.

Если же всех денег с него вы не получите, то может сложиться ситуация, что базы по НДС на самом деле не было, а налог уже исчислен и уплачен в бюджет. Поэтому, по нашему мнению, можно на каждую дату погашения требования сравнивать общую сумму доходов, поступивших по договору, лежащему в основе уступки, и сумму расходов на приобретение требования. Тогда положительная база по НДС и, соответственно, обязанность уплатить налог возникнут только при превышении суммы доходов над суммой расходов на приобретение требования.

Для нашего примера это будет означать, что в июне мы рассчитаем налоговую базу следующим образом: 600 000 руб. (доход, полученный от дебитора в счет погашения долга) – 1 300 000 руб. (расходы на приобретение требования) = –700 000 руб.

Так как база меньше 0, исчислять налог не нужно. Но не исключено, что такой подход вызовет претензии налоговиков.

Переуступка требования: неуплаченные деньги — в расходы?

Если доходы от переуступки требования превысили сумму, уплаченную первоначальному кредитору, то новый кредитор на дату заключения нового договора цессии должен рассчитать НДС к уплате в бюджет. А если на момент переуступки деньги первоначальному кредитору еще не перечислены? Казалось бы, никаких проблем здесь нет, но, как ни странно, налоговики иногда все же придираются к компаниям, которые при расчете базы по НДС учитывают неоплаченные расходы. Разумеется, в такой ситуации нужно обращаться в суд. В одном деле с такими обстоятельствами арбитры резонно указали, что поскольку компания для целей налогообложения прибыли применяет метод начисления, то база по налогу на прибыль и по НДС по операции уступки требования тождественны. Для целей налогообложения прибыли расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от их фактической оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). Значит, и при расчете базы по НДС можно учесть еще неоплаченные расходы (Постановление ФАС СКО от 27.01.2014 № А32-16315/2012). В этом споре судьи учли, что компания, не успев расплатиться с первоначальным кредитором, после его ликвидации включила сумму кредиторской задолженности в состав доходов.

***

При дальнейшей уступке новым кредитором требования по договорам кредита или займа НДС исчислять не нужно. Это прямо предусмотрено НК (подп. 26 п. 3 ст. 149 НК РФ). Правда, налоговики часто пытаются доказать, что НДС не начисляется лишь при уступке требования первоначальным кредитором. К счастью, суды с этим не соглашаются (Постановление ФАС СЗО от 31.01.2014 № А56-72308/2012). И Минфин разъясняет, что операции по уступке и переуступке требования, вытекающего из договора кредита или займа, не облагаются НДС безотносительно очередности кредитора (первоначальный или последующий) (Письма Минфина от 24.04.2012 № 03-07-11/123, от 27.03.2012 № 03-07-05/09). ■

А дело было так. Изначально по земельному участку, находящемуся в собственности организации, была установлена одна кадастровая стоимость. Исходя из нее, организация исчислила земельный налог и уплатила его в бюджет за 2010 и 2011 гг.

Однако в ноябре 2011 г. нормативным актом региона кадастровая стоимость этого земельного участка была уменьшена. Причем, как указано в самом акте, результаты государственной кадастровой оценки земельных участков установлены по состоянию на 01.01.2010. В связи с этим организация представила в ИФНС уточненные расчеты по авансовым платежам и уточненные декларации по земельному налогу за 2010 и 2011 гг. с уменьшенной суммой налога. И одновременно представила заявление о возврате переплаты налога. Но инспекция в возврате отказала.

Тогда организация пошла в суд, и все три инстанции ее поддержали. Они решили, что указание в нормативном акте на дату 01.01.2010 означает, что именно с этой даты применяется новая стоимость земельных участков. Поскольку кадастровая стоимость участка организации снизилась, то это улучшает ее положение. А значит, нормы этого нормативного акта распространяются на прошлые налоговые периоды (пп. 4, 5 ст. 5 НК РФ). И организация правильно подала уточненки и уменьшила земельный налог (Решение Арбитражного суда Московской области от 21.05.2013 № А41-14050/13; Постановления 9 ААС от 13.08.2013 № А41-14050/13; ФАС МО от 18.11.2013 № А41-14050/13).

Однако ВАС с таким подходом судов не согласился (Постановление Президиума ВАС от 20.05.2014 № 2868/14). Он указал, что нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов РФ об утверждении кадастровой стоимости земельных участков действуют во времени в том порядке, какой определен для вступления в силу актов законодательства о налогах в НК. А по НК акты законодательства о налогах и сборах, улучшающие положение налогоплательщиков, могут иметь обратную силу, только если прямо предусматривают это (пп. 4, 5 ст. 5 НК РФ). Из содержания же рассматриваемого нормативного акта региона не усматривается распространение его действия на предшествующие налоговые периоды. Поэтому в такой ситуации нет оснований подавать уточненки с уменьшенной суммой земельного налога и требовать возврата переплаты из бюджета.

***

Финансовое ведомство по рассматриваемому вопросу говорило буквально следующее: «При утверждении новых результатов государственной оценки земель нормативным актом, положения которого распространяются на прошлые налоговые периоды, вновь утвержденные результаты государственной кадастровой оценки земель применяются для перерасчета земельного налога, уплаченного за предыдущие налоговые периоды, в том случае, если улучшается положение налогоплательщика». Но при этом, неоднократно давая такие разъяснения, Минфин ни разу четко так и не ответил, распространяется ли на прошлые налоговые периоды тот нормативный акт об измененной оценке, о котором спрашивал налогоплательщик (Письма Минфина от 15.03.2012 № 03-05-05-02/15, от 19.12.2012 № 03-05-05-02/123, от 28.03.2012 № 03-05-04-02/27).

Теперь же ВАС поставил точку в этом вопросе. ■