Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 сентября 2014 г.

Содержание журнала № 18 за 2014 г.

Особенности национальной электронной отчетности: инновации + бюрократия

Специфика сдачи отчетности в ПФР и ФНС через оператора связи, или Сказ о том, как суды поворачиваются лицом к пользователю

За 2014 г. количество организаций и предпринимателей, сдающих отчетность в электронном виде, увеличилось на 40%. Главная тому причина — введенная с этого года обязанность сдавать декларацию по НДС через специализированного оператора связип. 3 ст. 80, п. 5 ст. 174 НК РФ. Но количество подключаемых к электронной отчетности организаций и ИП на УСНО и других спецрежимах также остается достаточно стабильным. Ведь сотрудники налоговых инспекций и ПФР постоянно проводят с бухгалтерами «воспитательно-разъяснительные» беседы на тему необходимости отчитываться в электронном виде. Причем делают это намного лучше и, главное, авторитетнее представителей спецоператоров, продающих программы.

Итак, новый абонент подключился к спецоператору. А сразу после этого открывает нормативную базу и начинает дотошно изучать многочисленные и весьма сложные для понимания неспециалиста документы, регулирующие электронный документооборот. Вы в это верите? И правильно, что нет. Большинство абонентов вообще не в курсе самых элементарных и базовых вещей в области электронного документооборота. Но хуже всего то, что бухгалтеры к тому же делают неправильные выводы на основе своих собственных представлений о процессе или же слепо верят словам менеджеров по продажам (единственная цель которых — продать свою систему), заявляющих, к примеру, что можно отправлять отчетность хоть в 23.59 вечера последнего отчетного дня.

Последствиями этого оказываются не только штрафы, но и потраченные нервы. Поэтому мы решили пройтись по реальной практике сдачи электронной отчетности и дать советы тем, кто только начинает сдавать отчетность не на бумаге или уже сдает, но не знает особенностей.

Сюрпризы общения с ПФР...

Это самый проблемный контролирующий орган для бухгалтеров. Сложность заключается в том, что бухгалтеры часто переносят свое представление о порядке отправки отчетности в ФНС на сдачу отчетности в ПФР, и в результате их ожидает масса сюрпризов.

СЮРПРИЗ 1. Соглашение об электронном документообороте. Если вы только подключаете электронный документооборот, то знайте, что с ПФР нужно заключить указанное соглашениеп. 11 Технологии, утв. Распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р (далее — Технология); п. 1 ч. 9 ст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). Без него отчетность просто не будут проверять, она зависнет. Суть соглашения — исключить возможность того, чтобы пользователь сдавал отчетность как-то иначе (пока оно не расторгнуто). На практике заключение соглашения достаточно нудный бюрократический процесс, затягивающийся примерно на 2 недели. При этом в ряде регионов с абонента без всякого законного основания порой требуют кучу ненужных документов, например бумажную копию сертификата ключа подписи, заверенную «живой» печатью спецоператора, подписанный договор и т. д.

Отметим, что сдать электронную отчетность, подписав договор с оператором связи, но не заключив соглашения с ПФР, не получится. Такой прецедент уже был. Компания после отправки отчетности получала отрицательные протоколы, а потом ей и вовсе выставили штрафы за несвоевременную сдачу отчетности по итогам нескольких периодов. И суд согласился с решением ПФРПостановления 9 ААС от 20.03.2014 № 09АП-5380/2014, от 17.01.2014 № 09АП-44746/2013.

СЮРПРИЗ 2. Дата отправки. Датой сдачи отчетности является не дата и время отправки отчета абонентом и даже не дата его передачи в ПФР с сервера спецоператора, а точные дата и время формирования квитанции о приеме приемным местом ПФР. По крайней мере именно так считают представители Фонда. Хотя из нормативных документов это и не следует. Да, факт представления отчетности подтверждается квитанцией о доставке, однако о дате сдачи в Технологии обмена документами по ТКС в СЭД ПФР ничего не сказаноп. 7 Технологии.

На формирование такой квитанции ПФР отводится 2 рабочих дня. То есть сдача отчетности в последний момент чревата пополнением бюджета ПФР кровно заработанными денежками в виде штрафач. 1 ст. 46 Закона № 212-ФЗ.

СЮРПРИЗ 3. Протокол, содержащий информацию о результатах проверки сведений о застрахованных лицах программой ПФР. На отправку такого протокола дается 4 рабочих дня, но на практике этот процесс может затянуться очень надолгоп. 7 Технологии. Известен случай, когда протокол пришел к страхователю через 68 дней. Так что нужно быть морально готовым к подобной нервотрепке. Ведь при обнаружении ошибок в сданной отчетности контролеры из ПФР могут посчитать, что отчетность вы все-таки не сдали (об этом см. ниже).

СЮРПРИЗ 4. «Творчество» на местах. Об этом можно говорить очень долго, но мы отметим лишь два момента. Первый — расхождение сроков, установленных в уже упоминавшейся Технологии, которая утверждена Распоряжением ПФР № 190р, и в информационных сообщениях того же ПФР, которые он спускает в свои отделения. К примеру, в одном из этих сообщений на квитанцию и протокол отводилось не 2 и 4 рабочих дня, а 4 и 6 соответственно, в более позднем письме — 2 и 6 рабочих днейИнформация ПФР от 20.05.2011 «Порядок передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи», от 25.07.2013 «О представлении отчетности в электронном виде». И зачастую контролеры на местах используют такие сообщения для аргументации просрочки в предоставлении абоненту нужных документов.

Второй момент — проблемы проверочных программ. Новые формы отчетности ввели, а проверочные программы к отчетному периоду подготовить не успели. В результате отправленная в Фонд отчетность просто зависает, ее не принимают.

Как жить дальше?

Итак, вы отправили отчетность в ПФР, как вам кажется, в срок, а в итоге получили штраф за несвоевременную сдачуч. 1 ст. 46 Закона № 212-ФЗ. Что можно сделать? Можно ли обратиться к спецоператору, чтобы он в случае своевременной сдачи написал об этом в своем письме в ПФР? Распоряжением № 190р такой документ не предусмотрен. Однако если оператор его вам предоставит, то все шансы оспорить штраф в суде у вас есть.

Так, в мае этого года ФАС Московского округа, опираясь на дату фактической отправки расчета, подтвержденной спецоператором связи, признал, что страхователь своевременно направил РСВ-1 в Фонд. И хотя в связи с техническим сбоем отчетность была получена контролирующим органом уже после истечения установленного законом срока сдачи, ПФР не должен был налагать на страхователя штрафные санкции. Самое забавное, что в рассматриваемом деле Фонд оштрафовал... ИФНС № 4 по г. Москве за несвоевременную сдачу отчетностиПостановление ФАС МО от 29.05.2014 № Ф05-4431/14. Кстати, к подобным выводам суды приходили и в других регионахсм., например, Постановление ФАС ПО от 11.02.2014 № А72-4040/2013.

На что хочется обратить внимание? В вышеупомянутой Технологии ПФР однозначно сказано, что факт сдачи отчетности подтверждается квитанцией о доставкеп. 7 Технологии. Сотрудники ПФР, вынося решения о привлечении к ответственности за несвоевременное представление расчета, ориентируются на дату квитанциип. 1 ч. 8 ст. 39 Закона № 212-ФЗ. Иными словами, приравнивают факт представления и дату представления отчетности, что, конечно, не совсем верно. Возможно, именно по этой причине сотрудники ПФР в рассматриваемом деле не приводили в суде положения данной Технологии, поясняющие их действия. В итоге свое решение судьи вынесли, не опираясь на этот документ.

В то же время в судебной практике встречаются решения, в которых судьи обосновывают свою позицию, ссылаясь именно на Распоряжение № 190р. Так, в одном споре организация доказывала, что вовремя сдала пенсионную отчетность, представив суду квитанции о ее доставке и положительные протоколы обработки. И оператор связи тоже эту информацию подтвердилПостановление ФАС МО от 09.04.2012 № А40-81436/11-75-351. Случалось и обратное, когда из-за отсутствия у страхователя такой квитанции суд вставал на сторону Фонда, опять же основываясь на положениях Распоряжения № 190рПостановление ФАС СЗО от 25.09.2012 № А42-8475/2011.

Несвоевременную сдачу отчетности ПФР фиксирует не только тогда, когда она действительно не была вовремя отправлена, но и когда страхователь ее отправил, а вот принять ее в установленный срок Фонд не смог. Причем по разным причинам, например:

• из-за технических сложностей. В таких случаях специалисты Фонда отмечают неверное указание/недействительность сертификата ключа подписи, нарушение технологии передачи сведений и т. д.Постановления ФАС МО от 22.01.2013 № А40-57241/12-116-126; ФАС ДВО от 05.12.2012 № Ф03-5595/2012; ФАС ПО от 29.03.2011 № А12-14272/2010;
• ошибок в отчетности, в связи с которыми она не проходит проверку в системе ПФРПостановления ФАС МО от 22.01.2013 № А40-57240/12-107-317; ФАС ПО от 13.09.2012 № А55-3551/2012; ФАС СКО от 03.12.2012 № А63-8125/2012; ФАС ЦО от 12.10.2012 № А23-965/2012;
• указания регистрационного номера страхователя, не соответствующего его номеру в базе ПФР (такое случается, например, при смене юридического адреса, так как организации присваивается новый регистрационный номер)Постановления ФАС ЦО от 25.12.2012 № А48-1911/2012; ФАС УО от 14.02.2013 № Ф09-13780/12; ФАС ЗСО от 13.12.2013 № А27-1713/2013; ФАС МО от 06.12.2012 № А40-56255/12-107-308; ФАС ДВО от 13.09.2011 № Ф03-4160/2011.

Во всех перечисленных случаях страхователи выиграли судебные споры, так как у них были квитанции о доставке и/или соответствующие подтверждения от оператора связи. Более того, организациям удавалось отбиться от штрафов в случаях, когда отчетность не была принята Фондом из-за отсутствия обновления программы, что опять же подтверждал оператор связиПостановление ФАС УО от 26.06.2014 № Ф09-2268/14, и даже при направлении отчетности на электронный адрес другого отделения ПФР (но в срок)Постановление ФАС УО от 27.04.2012 № Ф09-2164/12. Поэтому если дело дойдет до суда, в свое оправдание имеет смысл приводить абсолютно все факторы, которые как-то могли препятствовать своевременной отправке отчетности или ее получению Фондом.

ВЫВОД

Если вы действительно сдали отчетность вовремя, но, несмотря на это, вас оштрафовали, получите у спецоператора письменное подтверждение своевременности отправки отчетности. И на будущее отправляйте отчетность все-таки не в последний день, а за несколько рабочих дней (минимум за 2) до конца отчетной кампании, чтобы, если отчетность не будет принята и вам придет протокол об ошибках в отчетности, вы успели их исправить и сдать расчет еще раз.

...и особенности общения с ФНС

У налоговиков имеется огромный опыт работы с электронной отчетностью, а также достаточно внятный и сбалансированный порядок электронного документооборота с налогоплательщиками. Сроки подготовки приемных программ и утверждения новых форм и форматов отчетности тоже, как правило, согласованы. Поэтому явно неприятных сюрпризов, с которыми может столкнуться бухгалтер, тут нет. Но есть некоторые особенности, которые нужно учитывать.

ОСОБЕННОСТЬ 1. Регистрация сертификата. Дело в том, что сгенерированный сертификат ключа должен пройти регистрацию в ИРУЦ ФНС (Информационный ресурс удостоверяющего центра). Согласно нормативным документам на это отводится несколько днейпп. 12.2, 13 Методических рекомендаций по организации работы по ведению информационного ресурса сети доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы. А на практике в большинстве случаев все проходит за пару часов. Проблема в том, что многие налогоплательщики не подключаются к электронной отчетности своевременно, а выжидают буквально до последнего момента. А в предпоследний или последний день сдачи отправляют свои документы спецоператору и хотят, чтобы все прошло мгновенно. Тут начинаются танцы с бубном. Не изучив до конца инструкции, бухгалтер пытается отправить отчет с не зарегистрированным в ФНС ключом (где в этот момент проходят регистрацию одновременно тысячи таких же экстремалов). Заканчивается все грустно. Мораль — к электронной отчетности стоит подключаться своевременно, лучше всего в неотчетный период.

ОСОБЕННОСТЬ 2. Дата отправки. Датой отправки отчетности в ИФНС считается дата подтверждения спецоператора, на которое отводится 2 часа с момента отправки отчетап. 2.3 Методических рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398@. Реальная практика — 3—15 минут. То есть даже в этом случае отправлять декларацию по НДС 20-го числа в 23.59 — как минимум вредительство против собственной организациип. 5 ст. 174 НК РФ.

ОСОБЕННОСТЬ 3. Информация об ошибках в отчетности. Вполне возможна ситуация, когда подтверждение спецоператора вы получили в рамках отчетной кампании, но на этот отчет уже за рамками «отчетного срока» пришло уведомление об отказе в приеме. Этот документ по правилам формируется в течение 6 часов в случае непрохождения форматно-логического контроляпп. 2.11, 2.12 Методических рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398@. То есть, например, 21 июля 2014 г. в 23.50 вы отправили декларацию по НДС, в 23.55 получили подтверждение спецоператора, а 22 июля в 00.15 получили уведомление об отказе. Практика показывает, что в этом случае налоговая инспекция выписывает штрафп. 1 ст. 119 НК РФ.

В такой ситуации вам поможет Постановление ФАС СКО. Суть судебного разбирательства — абонент сдает налоговые декларации вовремя, но допускает ошибку в реквизитах на титульном листе. В результате файлы не проходят форматно-логический контроль и налоговый орган присылает в рамках «отчетного срока» уведомление об отказе в приеме. Исправленные файлы, принятые налоговым органом, были отправлены уже за пределами установленного для сдачи отчетности срока, и абонент был оштрафован. Он оспаривает штраф и выигрывает дело во всех трех инстанциях.

Вот обоснование суда. В соответствии с нормами НК инспекция не вправе отказывать плательщику в приеме декларациип. 4 ст. 80 НК РФ. А административный регламент ФНС, на который ссылались налоговики, содержит закрытый перечень оснований для отказа в принятии налоговой декларациип. 28 Административного регламента ФНС, утв. Приказом Минфина от 02.07.2012 № 99н. И ошибка, допущенная налогоплательщиком, в нем не содержится, поэтому у инспекции не имелось оснований для непринятия отчетности. Более того, фактически декларации были представлены налогоплательщиком в установленный срок, следовательно, штраф наложен неправомерноПостановление ФАС СКО от 04.07.2014 № А53-20530/2013. Таким образом, можно оспаривать в суде и те решения налоговиков, которыми санкции налагаются вследствие отрицательных результатов контроля, полученных налогоплательщиком уже за пределами отчетного периода.

Но лучше сдавать отчетность не в 23 часа сколько-то минут, а до 17 часов. Тогда, если уж вам не спится по ночам, вы сможете увидеть результаты контроля в рамках «отчетного срока» и успеть отправить исправленный файл, если результат будет отрицательный.

Также имейте в виду, что при своевременной сдаче электронной декларации, которая дошла до оператора связи, но по техническим причинам не дошла до ИФНС, налоговики не вправе налагать на вас санкции. Попавшему в такую ситуацию вмененщику из Астраханской области удалось доказать свою правотуПостановление 12 ААС от 29.02.2012 № А06-6455/2011.

***

Какие выводы из всего описанного можно сделать? Да, суды по спорным ситуациям чаще выигрывают именно организации и предприниматели. При этом в аргументации своих решений судьи исходят из буквы закона и здравого смысла, что, конечно же, радует. Так что если вы отправили отчетность вовремя, то можно судиться. Но лучше поберечь свои нервы и просто не откладывать сдачу отчета до последнего дня. Сутки в запасе для налоговой, пара суток для ПФР — и сдача вашей отчетности будет проходить спокойно и без неприятных сюрпризов.

Кстати, есть еще один выход из ситуации, когда не удается сдать электронную декларацию, потому что постоянно приходит файл с ошибками: направить декларацию налоговикам по почте. Ведь даже если вы обязаны сдавать отчетность в электронном виде, при своевременной отправке декларации по почте вам будет грозить штраф всего 200 руб. за несоблюдение ее формып. 3 ст. 80, ст. 119.1 НК РФ. Именно так поступила организация, пытавшаяся в течение нескольких дней сдать электронную декларацию по земельному налогу. В итоге в суде ей удалось оспорить даже этот 200-руб­левый штрафПостановление ФАС ПО от 19.03.2013 № А49-5219/2012. Ведь нет вины организации в том, что ей пришлось прибегнуть к сдаче отчетности на бумаге.

Вообще, все это наводит на не самые радостные мысли. Сдача отчетности в электронном виде изначально была задумана для того, чтобы упростить и ускорить этот процесс. А получается, что организации, обязанные представлять расчеты и декларации по ТКС, поставлены в более сложные условия. Хотя бы потому, что законодательно установленный срок сдачи отчетности для них оказывается урезанным на пару дней.