А ну-ка, удержи: переплата за «авансовый» отпуск при увольнении работника

3 возможных препятствия для удержания

Если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого он отгулял отпуск авансом, то переплату за неотработанные дни отпуска организация может удержать из сумм, причитающихся ему при окончательном расчете.

Однако здесь есть много ограничений, которые работодатель должен иметь в виду.

Ограничение 1. Причина увольнения. Есть ряд оснований, по которым производить удержание Трудовой кодекс не позволяет. Так, из увольнительных сумм нельзя удержать отпускные, выплаченные за неотработанные дни, если вы увольняете работника, в частности:

•в связи с ликвидацией организации или сокращением штатапп. 1, 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ;

•по причине отказа работника от перевода по медицинским показаниям или отсутствия подходящих для него вакансийп. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ;

•по независящим от сторон причинам: призыв работника в армию, восстановление прежнего работника в должностипп. 1, 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Ограничение 2. Выплаты при увольнении. Удержать неотработанные отпускные можно только из заработной платы (в том числе из премии и других стимулирующих и компенсационных выплат за труд), причитающейся работнику при окончательном расчете в связи с увольнениемст. 129, ч. 2 ст. 137 ТК РФ. А вот за счет выплат по больничному листу, сумм возмещения командировочных расходов на основании авансового отчета, компенсации за вред, причиненный здоровью, и других «незарплатных» сумм удержать излишне выплаченные отпускные нельзяч. 4 ст. 138 ТК РФ; п. 8 ч. 1 ст. 101 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ; разд. 2 Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным... за III квартал 2017 г. (утв. Рострудом).

Ограничение 3. Размер и очередность удержаний. Общий размер удержаний по решению работодателя из заработной платы работника не может превышать 20% от суммы за вычетом НДФЛч. 1 ст. 138 ТК РФ. Это распространятся также и на удержания за неотработанный отпуск. Если сумма удержаний укладывается в этот порог и у работника нет исполнительного листа, то проблем с удержанием быть не должно.

Если бухгалтер удерживает из зарплаты работника суммы по исполнительным документам, тогда удержание отпускных становится проблемой. Ведь в этом случае удержание по исполнительным листам имеет приоритет, а общая сумма удержаний по ним может достигать 70%. То есть порог удержаний в 20%, который установлен для ограничения удержаний в пользу работодателя, соблюсти уже не получится. Удержать деньги в пользу работодателя, скорее всего, уже не будет возможностич. 2, 3 ст. 138 ТК РФ; ч. 3 ст. 99 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ.

И только если выплаты по исполнительным документам составляют меньше 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ, есть шанс удержать переплату отпускных. Но все зависит от суммы.

Для удержания или прощения долга по отпускным нужен документ

Удержание из зарплаты работника излишне выплаченных отпускных за неотработанный отпуск — это право, а не обязанность работодателяст. 137 ТК РФ.

Если руководитель компании принял такое решение, нужно оформить приказ. Тогда у бухгалтера будет основание для удержания задолженности по отпускным, если начисленной при увольнении суммы достаточно и нет других ограничений.

С этим приказом нужно ознакомить работника. Это поможет избежать вопросов о размере выплаты при увольнении. Утвержденной формы такого приказа нет. Приказ можно оформить в свободной форме и указать в нем:

•количество дней неотработанного отпуска;

•размер удерживаемой суммы.

Как вариант: долг сотрудника по излишне выплаченным отпускным организация может и простить. Так обычно поступают, если переплата невелика.

Идеальный вариант в этом случае — оформить соглашение с работником о прощении долга. Хотя можно ограничиться и приказом руководителя.

Если долг нельзя удержать, можно договориться о добровольном возврате

Сумму (или часть суммы) излишне выплаченных отпускных, которую не удалось удержать из последней зарплаты при увольнении, взыскать с работника уже нельзя даже через судПисьмо Минтруда от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784; ч. 4 ст. 137 ТК РФ.

Ведь Верховный суд указывал, что законодательство не содержит оснований для взыскания в суде с работника, использовавшего отпуск авансом, задолженности за неотработанные дни отпуска, если работодатель при расчете не смог произвести удержание из-за недостаточности суммОпределение ВС от 14.03.2014 № 19-КГ13-18.

Можно только попросить увольняющегося работника добровольно возместить недостающую сумму за неотработанные дни отпуска. Если работник согласится на добровольное возмещение, он может внести деньги в кассу организации или перечислить их на расчетный счет.

* * *

В следующей статье поговорим о том, как отразить в бухгалтерском и налоговом учете удержание или прощение отпускных, выплаченных работнику авансом.