Нюансы учета и оформления расходов на мобильную связь

Заключение договора и регистрация сим-карты в ЕСИА

Заключить договор с оператором на услуги корпоративной мобильной связи организация может, как обычно, в письменном виде при личной явке ее представителя в салон или в электронной форме с помощью Интернетапп. 1, 1.1 ст. 44 Закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ. В последнем случае потребуется электронная подпись, например УКЭП.

После заключения договора и получения сим-карты предоставить возможность своим работникам пользоваться услугами мобильной связи организация может только после внесения в Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) следующих сведенийп. 1.1 ст. 44 Закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ; Правила, утв. Постановлением Правительства от 31.05.2021 № 844:

•о сотруднике, который будет пользоваться мобильной связью;

•об абонентском номере, которым он будет пользоваться;

•о наименовании вашей организации.

Зарегистрировать корпоративные сим-карты нужно до того, как сотрудники начнут пользоваться связью. Если этого не сделать, оператор мобильной связи обязан прекратить обслуживание абонентского номера.

Вносить данные надо через специальную форму на портале госуслуг. Для этого у организации на госуслугах должна быть зарегистрирована учетная запись. С порядком регистрации корпоративных номеров подробно можно ознакомиться на портале госуслуг.

В составе расходов, связанных с использованием мобильной связи, рассмотрим следующие затраты организации:

•на покупку мобильных телефонов и приобретение сим-карт;

•на услуги связи;

•на компенсацию расходов работников.

Затраты на покупку мобильных телефонов

Налог на прибыль и «доходно-расходная» УСН. Как правило, стоимость мобильного телефона не превышает 100 000 руб. Ее надо отражать в составе материальных расходов единовременно: при ОСН — на дату ввода телефонного аппарата в эксплуатацию, при УСН — сразу после покупки и оплаты. Если стоимость телефона — более 100 000 руб., то учитывать его надо как объект ОС и списывать стоимость в расходы: при ОСН — через амортизацию, при УСН — равномерно в течение первого года ввода в эксплуатациюподп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 256, подп. 1, 5 п. 1, пп. 3, 4 ст. 346.16 НК РФ.

Документы. Для подтверждения покупки телефонов нужны чек, накладные/УПД. Принять телефон к учету можно, составив приходный ордер, акт о приеме-передаче объекта ОС (форма ОС-1) или другой документ, утвержденный организацией. При выдаче телефонного аппарата работнику надо оформить требование-накладную или акт приема-передачи. В ЛНА, например в положении о служебной мобильной связи, предусмотрите перечень должностей работников, которым выдаются телефоны, порядок их выдачи и возврата, какие документы (служебная записка, приказ и др.) являются основанием для выдачи.

НДС. Входной НДС, предъявленный продавцом, принимать к вычету надо в обычном порядке после получения счета-фактуры. На «доходно-расходной» упрощенке входной НДС включается в расходыподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Бухучет. Приобретенные телефонные аппараты можно принять к учету как ОС или как запасы. Телефоны учитываются в качестве ОС, если их СПИ более 12 месяцев, а стоимость — больше установленного организацией лимитапп. 4, 5 ФСБУ 6/2020. В этом случае стоимость будет погашаться через амортизациюп. 27 ФСБУ 6/2020; п. 16 ПБУ 10/99.

Если стоимость телефонов меньше установленного организацией лимита, то аппараты учитывайте как запасып. 3 ФСБУ 5/2019; пп. 4, 5 ФСБУ 6/2020; Письмо Минфина от 28.01.2022 № 07-01-09/5961. И на дату передачи для использования стоимость телефонов спишите в дебет счетов 20/26/44подп. «б» п. 41, подп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019. Выбор счета затрат зависит от того, работнику какого подразделения организации выдан телефонный аппаратпп. 5, 8, 11 ПБУ 10/99. За балансом учтите телефоны для контроля за их сохранностью и движением.

Затраты на покупку сим-карт

Налог на прибыль и «доходно-расходная» УСН. При ОСН затраты на приобретение корпоративных сим-карт (без НДС) отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на оплату услуг связи. Их можно признатьподп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ:

•или по мере использования услуг по счетам, выставленным оператором связи, если стоимость сим-карт — это аванс за услуги связи и он зачисляется на лицевой счет абонента. Поскольку сумма, как правило, невелика, она будет зачтена в счет оказанных услуг в ближайший же месяц;

•или единовременно на дату покупки сим-карт, если стоимость сим-карт — это плата за доступ к мобильной сети.

Если уплачена общая сумма, часть из которой зачислена на лицевой счет абонента, а часть — в качестве платежа за доступ к сети, то каждую часть надо учесть отдельно. Платеж за доступ к сети определяется как разница между уплаченной суммой и суммой, зачисленной на лицевой счет абонента.

При УСН расходы на приобретение сим-карт учитываются в том отчетном периоде, в котором они фактически оплачены оператору связип. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Документы. Подтверждающими документами приобретения сим-карт будут чек, накладные/акты/УПД. Выдачу сим-карт работникам оформляйте требованиями-накладными или актами приема-передачи. Порядок выдачи и сдачи сим-карт (кто и в каком порядке их выдает работникам и принимает от работников, какие документы оформляются) надо указать в ЛНА. Если сим-карты периодически передаются разным работникам, удобно предусмотреть, как это происходит (например, оформлять журнал выдачи сим-карт, содержащий ф. и. о. и должность работника, телефонный номер, дату выдачи/возврата). Нужно также определить, когда работник должен сдать сим-карту. Это может быть не только увольнение, но и переход в другое подразделение.

НДС. Входной НДС, предъявленный оператором связи, при наличии счета-фактуры надо принять к вычету. При исчислении УСН-базы НДС со стоимости сим-карт учитывается в расходахподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Бухучет. Затраты на приобретение корпоративных сим-карт (без НДС) отражаются:

•или в расходах по обычным видам деятельности как управленческие или коммерческие в том отчетном периоде, в котором они приобретены, если стоимость сим-карт — это плата за доступ к сетипп. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99;

•или как выданный аванс, если стоимость сим-карт — это плата за услуги связи, которая зачисляется на лицевой счет абонента. По мере оказания услуг мобильной связи аванс зачитывается в счет оплаты услуг;

•или как авансовый платеж и плата за доступ к сети. Такое происходит, если не вся уплаченная при приобретении сим-карт сумма зачисляется на лицевой счет абонента.

Затраты на оплату услуг связи

Налог на прибыль и «доходно-расходная» УСН. Затраты на услуги мобильной связи можно учесть и в «прибыльных», и в «упрощенных» расходахподп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Главное, чтобы они были обоснованны. Критерием является необходимость использования работниками мобильного телефона в служебных целях согласно обязанностям, установленным в должностных инструкциях.

Порядок налогового учета зависит от выбранного тарифного плана.

Если выбран тариф с поминутной/посекундной тарификацией, организация должна установить лимиты расходов на мобильную связь для работников. Они определяются исходя из целей разговоров и в соответствии с занимаемой должностью работника. Для разных категорий работников могут быть установлены разные лимиты. Сверхлимитные расходы без дополнительного согласования с руководством учесть в налоговых расходах не получитсяподп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178.

В налоговых расходах можно учесть только стоимость служебных звонков в пределах установленных лимитов. Стоимость личных звонков работников в налоговые расходы не включается, даже если их оплата предусмотрена в ЛНА. При компенсации работниками затрат на личные звонки их стоимость организация должна включить и в расходы, и в доходыПисьмо Минфина от 19.01.2009 № 03-03-07/2. Для контроля за использованием корпоративной мобильной связи надо идентифицировать личные и служебные звонки. Для этого нужны расшифровки счетов.

Если организация оплачивает работникам не только звонки, но и мобильный Интернет и СМС-сообщения, то расходы на их оплату можно учесть в налоговых расходах в составе прочих расходов. Важно, чтобы использование Интернета и СМС-сообщений работниками было документально подтверждено (закреплено в ЛНА, приказах руководителя, должностных инструкциях, трудовых договорах) и экономически обосновано.

Если выбран безлимитный тариф, контролировать сумму расходов на телефонные разговоры необязательно. Поскольку плата по такому тарифу фиксированная и не зависит от количества и продолжительности разговоровПисьмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378. Необязательно выделять часть, приходящуюся на личные звонки работников, поскольку они не влияют на сумму расходов по тарифуПисьмо Минфина от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217. Сумма по тарифу учитывается в налоговых расходах полностью. Дополнительно устанавливать какие-либо лимиты на использование мобильной связи для работников необязательно.

Документы. Для подтверждения расходов на мобильную связь потребуются, в частности, следующие документы:

•утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым необходима мобильная связь;

•договор с оператором связи;

•акты/счета за оказанные услуги;

•детализированные счета/расшифровки оператора для подтверждения служебного характера телефонных переговоров (в случае использования тарифа с поминутной/посекундной тарификацией). Их придется проверять на наличие личных разговоров работников. И при наличии — выделять отдельно. В ЛНА укажите, кто и в каком порядке ведет учет расходов, выявляет превышение лимита или использование услуг связи в личных целях, сообщает руководству и работникам.

Для упрощенцев также нужны документы, подтверждающие оплату услуг оператора связип. 2 ст. 346.17 НК РФ.

НДС. Входной НДС по расходам на мобильную связь принимается к вычету в полной сумме при наличии счета-фактурып. 1 ст. 172 НК РФ. При УСН налог учитывается в расходах отдельноподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. НДС со стоимости личных звонков работников принимать к вычету и учитывать в расходах нельзя.

НДФЛ и страховые взносы. Стоимость телефонных разговоров, которые работник ведет в служебных целях, не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносамип. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 (п. 2). Независимо от того, превышен установленный работнику лимит или нет.

Личные разговоры работника, оплаченные организацией, являются его доходом в натуральной форме. Их стоимость надо включить в облагаемый НДФЛ и взносами доход. А вот при возмещении работником стоимости личных звонков организации дохода у работника не возникает. Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в этом случае не надо.

Обратите внимание, что просто удержать суммы перерасхода лимита или стоимость личных переговоров из зарплаты работника нельзястатьи 39, 137 ТК РФ. В ТК такого основания нет. Это можно сделать, только если работник даст на это письменное согласие. Если согласия нет, работника можно привлечь к материальной ответственности. Ведь он нанес материальный ущерб организации.

Бухучет. Затраты на оплату услуг мобильной связи учитываются как расходы по обычным видам деятельностип. 5 ПБУ 10/99. И отражаются по дебету счетов учета затрат 20/26/44 и кредиту счетов 60/76.

Учет компенсации расходов работника на мобильную связь

Налог на прибыль и «доходно-расходная» УСН. Если работник для телефонных разговоров в служебных целях использует собственный телефонный аппарат и сим-карту, сам оплачивает услуги связи, организация обычно выплачивает ему компенсацию.

Сумму компенсации расходов работника на мобильную связь в служебных целях (в пределах фактически понесенных затрат) можно включить в прочие расходы как расходы на оплату услуг связи. При ОСН — на дату, на которую у организации возникает обязанность компенсировать их работнику согласно трудовому договору/иному соглашению (например, на дату отчета работника). При УСН — еще и после выплаты компенсации работникуподп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272, подп. 18 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ; Письмо УФНС по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735.

Документы. Для подтверждения расходов потребуются, в частности, следующие документып. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178:

•перечень должностей работников, утвержденный руководителем организации, которые в силу исполняемых обязанностей могут пользоваться сотовой связью с помощью своего телефона и сим-карты;

•ЛНА, трудовой договор/иное соглашение, приказ с условиями и размерами компенсации расходов работника на мобильную связь;

•копия договора работника с оператором связи (договор подтвердит принадлежность сим-карты работнику);

•документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов и использование мобильной связи в служебных целях (например, отчет с приложением детализации звонков);

•бухгалтерская справка с расчетом суммы компенсации.

НДФЛ и страховые взносы. Компенсация расходов работника на мобильную связь в пределах размеров, которые установлены в трудовом договоре/ином соглашении (и не выше фактических затрат), не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносамист. 188 ТК РФ; п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; Письма Минфина от 30.09.2021 № 03-04-05/79075, от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 (п. 2); ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985. Для освобождения потребуются подтверждающие документы.

Бухучет. Сумма компенсации расходов работника на мобильную связь включается в расходы по обычным видам деятельности. Ее надо учесть в том периоде, в котором у организации возникает обязанность компенсировать расходы работнику по условиям трудового договора/иного соглашения. Например, на дату отчетапп. 5, 16, 18 ПБУ 10/99. Отражается сумма компенсации по дебету счетов учета затрат 20/26/44 и кредиту счета 73.

* * *

В положении о служебной мобильной связи, помимо порядка учета расходов и их возмещения, документального оформления, важно предусмотреть также права и обязанности работников в связи с использованием услуг мобильной связи. Например, могут ли работники пользоваться мобильной связью в служебных целях в нерабочее время, по выходным, в отпуске и т. д. Эти правила могут различаться для разных должностей. Чем подробнее будут прописаны правила пользования мобильной связью в служебных целях, права и обязанности работников, тем меньше спорных ситуаций возникнет у организации как с самими работниками, так и с проверяющими.