Представительские расходы: нюансы учета и оформления

Учет ежедневных встреч руководства с контрагентами в кафе

Наше руководство почти каждый день проводит встречи с представителями других компаний в кафе. Счет оплачивается корпоративной картой. Как для налога на прибыль учитывать такие расходы: как представительские или как компенсацию расходов на питание? Как их оформить? И нужно ли платить НДФЛ и страховые взносы?

— Затраты на питание в кафе следует учитывать в зависимости от их экономического содержания и оформления.

Например, если в трудовом (или коллективном) договоре зафиксирована обязанность работодателя оплачивать питание руководителя, то денежную компенсацию в целях налога на прибыль можно включить в расходы на оплату трудап. 25 ст. 255 НК РФ. Стоимость предоставленного руководителю бесплатного питания облагается НДФЛ и страховыми взносамиПисьма Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 17.05.2018 № 03-04-06/33350.

В этом случае учесть всю сумму, потраченную на обед с представителями других компаний, не получится. В расходы можно включить только стоимость питания руководителя.

Если это затраты на деловые обеды, которые связаны с проведением официальных приемов и переговоров с контрагентами и клиентами, их можно учесть для целей расчета налога на прибыль в качестве представительских расходовподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675. Для подтверждения и обоснования потребуется отчет о проведенном мероприятии. В нем надо указать программу, цели мероприятия и его результат, участников, время и место проведения встречи, состав и перечень расходов. К отчету обязательно должны быть приложены первичные документы на расходы, в данном случае — чеки. Кроме отчета, надо составить приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смету расходовПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. Для большей убедительности пригодятся документы, подтверждающие цели встречи (например, протокол, предварительный договор, переписка с контрагентами и т. п.).

Для налога на прибыль представительские расходы учитываются в пределах норматива — 4% расходов на оплату трудап. 2 ст. 264 НК РФ. Норматив рассчитывается нарастающим итогом с начала года. Расходы сверх норматива в текущем квартале можно учесть в следующих кварталах. Если норматив превышен по итогам года, учесть сумму превышения в «прибыльных» расходах не получитсяп. 42 ст. 270 НК РФ.

А вот удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с представительских расходов не надоПисьмо Минфина от 25.03.2019 № 03-07-11/19838.

Учет сладостей для потенциальных клиентов

Наша организация на ОСН регулярно закупает чай, кофе, конфеты и прочие сладости для встреч, которые руководитель проводит в офисе с представителями контрагентов и потенциальными клиентами несколько раз в неделю. Должны мы учитывать такие расходы как представительские и соответствующим образом оформлять их? Или можно учесть их стоимость, например, как материальные расходы без оформления дополнительных документов?

— Перечень «прибыльных» расходов является открытым. Порядок налогового учета стоимости напитков и сладостей, приобретенных для встреч с контрагентами и потенциальными клиентами, будет зависеть от обоснования затратп. 1 ст. 252, п. 1 ст. 254, подп. 22, 49 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ.

Поскольку чай, кофе и сладости вы используете в переговорах, в частности для создания атмосферы, располагающей контрагентов и потенциальных клиентов к сотрудничеству, то затраты на их приобретение вы с полным основанием можете признать в «прибыльных» расходах. В вашем случае логичнее учесть их как представительские расходы. К ним, в частности, относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), буфетное обслуживание во время переговоров и пр.

Одних только первичных документов, подтверждающих приобретение чая, кофе и сладостей, будет недостаточно. Потребуется доказать факт проведения переговоров, их цели и достигнутые договоренности — подготовить приказы на проведение встреч со сметой расходов и отчеты. Без оформления таких документов учесть эти затраты как представительские не получитсяПисьмо Минфина от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327.

Чтобы учесть стоимость напитков и сладостей при расчете налога на прибыль в составе материальных расходов, затраты также придется обосновать и подтвердить их связь с деятельностью, направленной на получение доходап. 1 ст. 252 НК РФ.

Учет и оформление делового ужина в ресторане во время командировки

В течение командировки наши сотрудники встретились с представителями другой компании в ресторане. Цель встречи — обсуждение способов потенциального сотрудничества. Можно ли затраты на ужин в ресторане учесть как представительские расходы? Как правильно оформить такие расходы? Достаточно ли приказа о проведении встречи во время командировки?

— Если сотрудники вашей компании организовали официальную встречу с представителями другой компании для обсуждения потенциального сотрудничества и потратились на ужин в ресторане, то стоимость ужина вы можете учесть как представительские расходып. 2 ст. 264 НК РФ.

В бухучете такие расходы признаются полностью. В налоговом учете их можно признать в пределах 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором затраты были понесены.

Что касается оформления, то, помимо непосредственно документов на командировку: приказа о направлении в командировку и отчета о командировке с приложением подтверждающих документов на проезд и проживание, необходимо подготовить пакет документов о проведенной встрече и потраченных суммах. Это будут, в частностиПисьма Минфина от 21.09.2020 № 03-03-07/82582, от 18.02.2021 № 03-03-06/1/11266, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675:

•приказ руководителя организации о проведении в месте командировки деловой встречи;

•смета расходов;

•отчет о проведенной встрече с указанием целей и достигнутых договоренностей, состава участников, места и даты проведения, суммы расходов с подтверждающей первичкой (например, с чеками ККТ).

Из документов должно быть видно, что деньги потрачены на проведение официального приема партнеров по бизнесу и что в ресторане угощали гостей на переговорах.

Учет затрат на такси при поездке на встречу с партнером

Директор нашей организации после проведения встреч с представителями партнеров по бизнесу возвращается на такси в офис или едет на другую встречу. Можно ли отнести затраты на такси к представительским расходам? Должны ли мы удержать с них НДФЛ и начислить страховые взносы?

— В НК приведен состав представительских расходовподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ. К ним, в частности, относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц организации и представителей других компаний, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества. То есть для налоговых целей принимаются расходы на доставку к месту встречи и обратно и гостей, и самих хозяев.

Так что если, например, встреча является представительским мероприятием и соответствующим образом документально оформлена, то затраты на проезд директора к месту встречи и обратно в офис на такси можно учесть как представительские расходы. Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в этом случае не надо.

Вместе с тем затраты на такси директора организация может учесть для налога на прибыль:

•или как расходы на оплату труда, если оплата проезда на такси к месту работы (встречи) предусмотрена трудовым (коллективным) договором и установлена, например, в качестве надбавки или доплатыпп. 1, 3 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239. В этом случае стоимость услуг такси облагается НДФЛ и страховыми взносами;

•или как прочие расходы в качестве компенсационной выплаты за разъездной характер работы, связанной с исполнением трудовых обязанностей. В этом случае стоимость такси учитывается в «прибыльных» расходах, НДФЛ и страховыми взносами не облагаетсяподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 27.04.2022 № 03-04-06/38439. Но при соблюдении двух условий: в трудовом договоре или ЛНА указано, что работа директора носит разъездной характер, и такие расходы документально подтверждены. Иначе НДФЛ и страховые взносы с услуг такси придется начислитьПостановление АС ПО от 08.12.2021 № Ф06-11729/2021.

Включение в расходы стоимости алкоголя для официального приема

Для официального приема представителей других организаций мы закупили продукты, спиртные напитки и сигареты. Можно ли включить их стоимость в представительские расходы? Есть ли какие-либо ограничения для количества закупленных продуктов и алкогольных напитков?

— Если продукты питания и спиртные напитки (алкоголь) предназначены именно для официального делового мероприятия, то их стоимость можно учесть как представительские расходы.

Конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или другого подобного мероприятия) в НК не определен. И по мнению Минфина, в перечне продуктов питания, приобретаемых для проведения официального приема, могут присутствовать в том числе и спиртные напиткиПисьмо Минфина от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120. Ограничений для учета продуктов и алкоголя законодательством не предусмотреноподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ. Главное — правильно оформить и обосновать такую покупкуп. 1 ст. 252 НК РФ.

Что касается табачных изделий, то предложенные во время официального приема сигареты можно отнести к перечню товаров в составе буфетного обслуживанияп. 2 ст. 264 НК РФ. Однако не исключено, что по этому поводу с проверяющими у вас могут возникнуть разногласия. Чтобы защитить свою позицию, придется подтвердить, что есть связь этих расходов с деятельностью, направленной на получение дохода, и убедить проверяющих, что затраты на приобретение сигарет не относятся к расходам на организацию отдыха, развлечений.

Отражение в расходах затрат на встречу с представителями аудитора

Наше руководство встречалось с представителями аудиторской компании для обсуждения результатов проведенной аудиторской проверки. Для официального приема аудиторов нами были закуплены чай, кофе, сахар, соки, фрукты и горячие бутерброды. Можно ли учесть их стоимость как представительские расходы?

— Учесть в представительских расходах затраты на проведение деловой встречи с представителями аудиторской организации по результатам проведенного аудита рискованно. Такие затраты проверяющие, скорее всего, признают необоснованными. Ведь цель такого мероприятия связана с выполнением контрольных функций. А согласно НК в качестве представительских признаются расходы на официальные мероприятия, цель которых — установление или поддержание взаимного сотрудничества, направленного на развитие деятельности организациип. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление АС ВВО от 22.12.2022 № А11-14311/2020.

Учет представительских расходов в НКО за счет целевых средств

Руководство нашей НКО, которая ведет коммерческую деятельность, устроило официальный прием представителей сторонних организаций для решения вопросов сотрудничества, связанных с уставной деятельностью НКО. Расходы на мероприятие были оплачены за счет целевых поступлений от юрлиц и физлиц на содержание и ведение уставной деятельности НКО. Можно ли эти затраты учесть как представительские расходы при расчете налога на прибыль?

— Если представительские расходы проведены НКО за счет средств целевого финансирования (поступлений), то они при расчете налога на прибыль не учитываютсяп. 2 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 27.06.2014 № 03-03-07/30948; ФНС от 18.09.2014 № ГД-4-3/18838@. Поскольку не учитываются в составе доходов и безвозмездно поступившие от других организаций и (или) физлиц целевые поступления на содержание некоммерческой организации и ведение ею уставной деятельностип. 2 ст. 251 НК РФ.

Учет расходов на мероприятие на теплоходе

Организация планирует провести представительскую встречу на теплоходе с целью установления деловых отношений с партнерами. В составе затрат — аренда теплохода, оплата услуг музыкального коллектива — живая музыка во время банкета. В программе мероприятия предполагается питание. В приложении к договору указано количество лиц, которые будут присутствовать, и стоимость банкета на конкретного представителя. Какие из этих затрат можно учесть в расходах?

— К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, в частностиподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 21.09.2020 № 03-03-07/82582:

•расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

•буфетное обслуживание во время переговоров.

При этом для учета расходов на представительское мероприятие не имеет значения, где оно было проведено: в офисе организации или на выезде. Тем более если у организации по каким-то причинам нет возможности принять представителей других организаций на своей территории. Главное, чтобы можно было обосновать затраты на проведенное официальное мероприятие и документально подтвердить расходы.

Вместе с тем не учитываются при расчете налога на прибыль расходы, не относящиеся к деловой встрече, — на развлекательные и оздоровительные мероприятия, проживание и отдых, питание участников до и после официального приемаПисьмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796. Поэтому нельзя исключить претензии проверяющих по поводу учета затрат на аренду теплохода.

Чтобы прогулку на теплоходе не признали развлечением, из документов (например, из программы мероприятий) должно следовать, что теплоход арендован строго на время проведения деловой встречи и никаких развлекательных мероприятий (до и после этой встречи) не предполагается. Однако отстаивать свою позицию придется, скорее всего, в суде.

А вот оплату услуг музыкального коллектива признать в расходах не получится. Она налог на прибыль не уменьшает.