Смена имени работником: кадровое оформление

Работник в связи со вступлением в брак или просто по своему желанию взял другие фамилию, имя или отчество (сменил имя)п. 1 ст. 58 Закона от 15.11.97 № 143-ФЗ. В связи с этим вам придется внести исправления в кадровую документацию. Если же работник вовремя не сообщил о новом имени, есть опасность попасть на штраф за представление отчетности с недостоверными сведениями.

Как, где и когда отразить смену имени

Сразу скажем, что не нужно перезаключать с работником трудовой или иной договор (к примеру, договор о полной материальной ответственности) или вносить в него изменения путем оформления дополнительных соглашений.

Когда работник сообщает вам об изменении имени:

• попросите у него оригиналы свидетельства о перемене имениутв. Приказом Минюста от 25.06.2014 № 142 или свидетельства о браке и нового паспорта;
• снимите с них копии и оставьте их у себя;
• оригиналы верните сотруднику.

На основании этих документов в договорах достаточно изменить только сведения о работнике таким образом.

Такие же исправления нужно сделать:

• на титульном листе трудовой книжкип. 2.3 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69; п. 26 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225. На нем надпишите новую фамилию. А ссылку на изменяющие документы и подпись внесшего изменения работника с печатью компании сделайте на внутренней стороне обложки трудовой книжки;
• в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихприложение № 3 к Постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69;
• в лицевом счете;
• в личной карточке работника;
• в графике отпусков;
• в табеле учета рабочего времени. Кстати, если табель у вас ежемесячный, а об изменении имени работника вы узнали не в начале месяца, то можете не трогать табель на текущий месяц. С нового месяца впишите в табель новое имя.

А вот в бухгалтерской программе имя работника поменяйте после того, как он принесет вам переоформленную на его новое имя банковскую карту. Ведь до этого момента выплаты ему нужно делать на действующую карту со старым именем.

Замена пенсионного свидетельства

Не забудьте поменять сотруднику страховое свидетельство. Для этого в течение 2 недель со дня получения от сотрудника документов, подтверждающих смену им фамилии, подайте в свое отделение ПФР:

• подписанное работником заявление об обмене страхового свидетельства (форма № АДВ-2утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п);
• опись по форме № АДВ-6-1п. 7 Инструкции, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п; пп. 26, 27 Инструкции, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 14.12.2009 № 987н (далее — Инструкция).

Получите новое свидетельство и выдайте его сотруднику в течение недели. А сопроводительную ведомость с подписью работника в получении свидетельства в течение месяца верните в ПФРпп. 14, 17 Инструкции.

Можно ли наказать работника, умолчавшего о смене имени

Если вы подадите в ПФР отчетность с устаревшей фамилией работника, то компанию могут оштрафовать за представление недостоверных сведенийст. 15, ч. 3 ст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ); Постановление 9 ААС от 18.06.2014 № 09АП-17584/2014:

• ошибка в РСВ-1утв. Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п грозит штрафом в размере 5% от суммы начисленных страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периодач. 3 ст. 17, ст. 1 Закона № 27-ФЗ. С нового года штраф будет другим — 500 руб. за одного застрахованногоп. 9 ст. 2 Закона от 03.07.2016 № 250-ФЗ;
• ошибка в СЗВ-Мутв. Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п обернется штрафом 500 руб. за одного застрахованногоч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ;
• ошибка в 2-НДФЛутв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ повлечет штраф 500 руб.п. 2 ст. 230, п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 17.12.2015 № БС-4-11/22148@

Возможно, руководитель захочет как-то наказать работника, который «забыл» сразу сказать о смене своего имени. Объясните шефу следующие важные моменты.

Обязанность работника сообщать работодателю сведения об изменении имени действующим законодательством не установлена. Поэтому привлечь его к ответственности за несвоевременное сообщение об этом можно, только еслистатьи 8, 22, 86 ТК РФ:

• обязанность передавать сведения об изменении имени прописана в должностной инструкции работника, трудовом договоре или в ЛНА (допустим, в положении о защите, обработке и передаче персональных данных);
• в таких документах указан срок, в течение которого работник должен передать сведения работодателю. Например, может быть написано так.

• работник расписался об ознакомлении с ЛНА или должностной инструкцией.

Если компанию оштрафовали за представление недостоверных сведений, то уплаченные штрафы вряд ли удастся взыскать с работника. Даже если вы выполните все условия для привлечения его к материальной ответственности, суд не поддержит вас. Поскольку, по мнению многих судов, штраф как административное наказание:

• не является прямым действительным ущербом работодателяст. 238 ТК РФ;
• является мерой материальной ответственности для компаний за совершенные ими правонарушения и не может быть переложен на кого-то другого.

Поэтому работник не обязан возмещать работодателю уплаченные им штрафыПостановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 28.08.2015 № 44Г-37/2015; Определение Приморского краевого суда от 24.08.2015 № 33-7376/2015; Апелляционные определения ВС Республики Карелия от 03.04.2015 № 33-1331/2015; Ульяновского облсуда от 28.10.2014 № 33-3911/2014.

Можно применить к работнику, не сообщившему свое новое имя, дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговораст. 192 ТК РФ. В случае получения этим работником еще одного взыскания в течение года со дня издания приказа о первом взыскании его можно будет уволитьп. 5 ст. 81, ст. 194 ТК РФ. Не забудьте, что для наложения взыскания нужно соблюсти законодательно установленную процедуруст. 193 ТК РФ.

***

Если сменивший имя работник захочет получить новое свидетельство с указанием в нем присвоенного ранее ИНН, пусть сам подает заявление в свою ИФНСп. 36 Приказа Минфина от 05.11.2009 № 114н; приложение 6 к Приказу ФНС от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@. Работодатель в этом процессе участвовать не должен.