Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 28 августа 2017 г.
Содержание журнала № 17 за 2017 г.
Новые кассовые правила: ЦБ снимает запреты
Заявления на выдачу наличных под отчет обязательны не всегда
Теперь основанием для выдачи денег из кассы под отчет может быть любой из двух документовп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У):
•или уже привычное заявление лица, которому должны быть выданы наличные. Подотчетником может быть как работник, так и физлицо — исполнитель по гражданско-правовому договоруп. 5 Указания № 3210-У; Письмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. В заявлении должны быть указаны подотчетная сумма, срок, на который она будет выдана, и текущая дата. Руководитель (иное уполномоченное им лицоп. 4 Указания № 3210-У) должен поставить на заявлении подпись. До сих пор такое заявление было обязательным условием выдачи денег под отчет. Обнаружив его отсутствие, налоговики штрафовали организациюПостановление 10 ААС от 26.02.2015 № 10АП-18198/2014. Теперь заявление не нужно, если есть распорядительный документ;
•или распорядительный документ юридического лица. То есть можно прямо в приказе о командировке или в распоряжении о приобретении чего-то необходимого для работы указать: кому выдать наличные под отчет, сколько и на какой срок. Тогда заявление от подотчетника не нужно. Если наличные нужно выдать руководителю организации, то он издает распоряжение о выдаче ему денег из кассы под отчет.
Новую сумму под отчет можно выдать до погашения долга по старой
Соответствующий запрет отмененп. 1.3 Указания ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У. И хорошо, ведь он доставлял организациям много неудобств. Нарушителей запрета налоговики активно штрафовали как за несоблюдение порядка хранения свободных наличныхч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. И суды не отменяли такие штрафысм., например, Постановления 9 ААС от 15.08.2016 № 09АП-30301/2016, от 19.01.2016 № 09АП-54852/2015-АК.
Внимание
При замене «подотчетного» заявления распорядительным документом нужно под роспись ознакомить работника со сроком, на который ему выдаются наличные деньги под отчет. Можно дать ему для подписания сам распорядительный документ. А можно указать этот срок в РКО в строке «Основание».
Из-за этого организации опасались выдавать новую сумму даже тогда, когда срок представления отчета по предыдущей еще не истек, то есть когда у работника еще собственно и не было задолженности. Многие организации выходили из ситуации, оформляя возврат от подотчетника в кассу старой суммы и выдачу ему ее опять одной суммой с новой.
Больше так изворачиваться не придется. И если, к примеру, работника, у которого под отчетом находятся наличные на хозяйственные закупки, нужно срочно отправить в командировку, то спокойно выдавайте ему из кассы аванс на поездку.
Обратите внимание: новшество не означает, что теперь легализовано бесконечное накопление наличных под отчетом. Если инспекция и суд установят, что выданные якобы под отчет деньги в действительности не предназначались для расходования на хозяйственные цели и намерения возвращать их не было, то могут, как и раньше, признать выданные суммы доходом физлица и оштрафовать организацию за неудержание НДФЛПостановления Президиума ВАС от 05.03.2013 № 14376/12, от 05.03.2013 № 13510/12; Письмо ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263.
А в Минфине считают, что если подотчетные деньги не возвращены в течение месяца со дня истечения срока, на который они были выданы, то на их сумму надо начислить страховые взносы (подробности — в 
, 2017, № 4, с. 18).
Больше не нужно оформлять РКО на каждый возврат денег покупателю
ЦБ устранил противоречие между кассовыми и ККТ-правилами, которое возникло с началом применения онлайн-касс.
Для онлайн-ККТ Законом № 54-ФЗ предусмотрен чек с признаком расчета «возврат прихода»п. 1 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ). По мнению Минфина и специалистов ФНС, этот чек необходимо выбивать при возврате денег покупателю за возвращаемый им товарПисьма Минфина от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, № 03-01-15/42315, от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622 (см. , 2017, № 5, с. 90; № 11, с. 88; № 16, с. 74). Соответственно, и деньги покупателю нужно выдать из ящика ККТ. Причем даже в тех случаях, когда товар возвращается не в день покупки или когда деньги выдаются из ящика другой ККТ. Ведь выплата денег теперь тоже относится к расчетам, при проведении которых обязательно применение ККТст. 1.1 Закона № 54-ФЗ.
Однако ранее, до внесения рассматриваемых нами изменений в Указание № 3210-У, в случае возврата наличных за товар не в день его покупки требовалось оформлять:
•на каждую выдачу наличных отдельный РКО, в котором в момент передачи денег должны были расписаться кассир организации и получательпп. 2, 6 Указания № 3210-У (ред., действ. до 19.08.2017). При выдаче наличных из ящика ККТ это требование невыполнимо;
•ПКО на всю сумму принятых за смену ККТ наличных, указанную в сменном отчетеп. 5.2 Указания № 3210-У (ред., действ. до 19.08.2017). Но при выдаче из ящика ККТ наличных за товары, купленные ранее, в кассу по окончании смены поступает меньшая сумма. А кассир имеет право подписать ПКО только в том случае, если указанная там сумма равна сумме фактически принимаемых им денегабз. 5, 6 п. 5.1 Указания № 3210-У.
Из-за этого выполнение Закона о ККТ могло привести к неоприходованию получения и выдачи наличных в сумме, которая была выдана из ящика ККТ за смену. А за неоприходование положен штрафч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Теперь в Указании № 3210-У закреплено, что при применении ККТ и ПКО, и РКО можно составлять на основании фискальных документовп. 4.1 Указания № 3210-У. К последним относится и отчет ККТ о закрытии сменыст. 1.1, п. 5 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ. В нем должна быть указана итоговая сумма не только всех полученных наличных (сумма чеков с признаком «приход»), но и итоговая сумма возвратов покупателям за смену (сумма чеков с признаком «возврат прихода»)абз. 18 п. 1 ст. 4.1, ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ; п. 6 приложения № 1 к Приказу ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Поэтому теперь не нужно оформлять РКО на выдачу денег каждому вернувшему товар покупателю.
А вот как нужно оформлять кассовые ордера в случае возврата денег покупателям не в день покупки, не ясно — прямо об этом в обновленном Указании № 3210-У ничего не сказано.
Как оформить кассовые ордера при возврате товаров не в день покупки
Вариант с составлением минимального количества документов — оформить только ПКО на итоговую сумму наличных, сданную из ККТ в кассу. Это разность между указанными в сменном отчете итоговыми суммами расчетов с признаком «приход» и с признаком «возврат прихода».
Отправляете сотрудницу в командировку? Тогда можете прямо в приказе указать, какую сумму наличных ей нужно выдать под отчет
Например, за смену ККТ принято за проданные товары 50 000 руб. и выдано 4000 руб. покупателям, которые вернули купленные ранее, в том числе и в предыдущие дни, товары. В конце дня операционист ККТ сдает кассиру 46 000 руб. (50 000 руб. – 4000 руб.) и отчет ККТ о закрытии смены. Оформляется ПКО на 46 000 руб., в строке «Приложение» указываются реквизиты отчета ККТ о закрытии смены. Кассир подписывает ПКО и квитанцию к нему отдает операционисту.
Получение и последующая в течение той же смены ККТ выдача 4000 руб. отражены только в фискальных документах ККТ, которые в электронном виде отправляются в ФНС. В ПКО, РКО и, соответственно, в кассовой книге эти операции не отражены. И пока не ясно, устроит ли это проверяющих.
Другой вариант — на основании отчета КТТ о закрытии смены оформить два ордера: ПКО на всю итоговую сумму расчетов с признаком «приход» (в приведенном примере — на 50 000 руб.) и РКО на итоговую сумму расчетов с признаком «возврат прихода» (на 4000 руб.). Реквизиты сменного отчета привести в строках «Основание» и «Приложение». Но не ясно, кто мог бы подписать такие ордера. Ведь кассир организации, принимая от операциониста ККТ (старшего смены и т. п.) 46 000 руб., не имеет права подписать ПКО на 50 000 руб.абз. 5, 6 п. 5.1 Указания № 3210-У И наличные в сумме 4000 руб. кассир не выдавал, поэтому РКО на них подписывать не долженабз. 4 п. 6.2 Указания № 3210-У.
Мы обратились в ЦБ с запросом о порядке оформления кассовых ордеров по итогам такой смены ККТ, в течение которой выдавались наличные вернувшим товар покупателям. И как только получим ответ, сразу сообщим о нем на страницах .
Кассовые ордера можно формировать в электронном виде без распечатки
Но для того чтобы не оформлять ордер на бумаге, у всех, кто его подписывает, должна быть своя электронная подписьп. 4.7 Указания № 3210-У. А это кассир, главбух (бухгалтер) либо директор и — в случае с РКО — еще и физлицо — получатель денег. Кроме того, должна быть возможность передать квитанцию к оформленному в электронном виде ПКО вносителю денег по электронной почте по его просьбеабз. 5 п. 5.1 Указания № 3210-У.
О том, в каких ситуациях лучше брать с возвращающего товар покупателя письменное заявление, читайте:
Правда, сторонний по отношению к фирме человек вряд ли предпочтет простое электронное письмо бумажной квитанции с «живыми» подписью и печатью. Также маловероятно, что сторонний получатель денег из кассы будет готов на месте принять электронный РКО и подписать его своей электронной подписью. Так что прежде всего это новшество может пригодиться при составлении кассовых ордеров внутри организации — например, на выдачу наличных директору, на оприходование полученных через ККТ денег.
* * *
Поручить заполнение кассовой книги (то есть внесение в нее записей обо всех ПКО и РКО за день) теперь можно любому работнику. До сих пор делать это должен был кассир.
Но подписать заполненный лист книги за день обязан, как и раньше, именно кассир. В обновленном тексте Указания № 3210-У уточнено, что перед этим он обязан сверить фактическую сумму наличных в кассе с данными кассовых ордеров и суммой остатка, выведенной в кассовой книгеабз. 4 п. 4.6 Указания № 3210-У.
