Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 сентября 2020 г.
Содержание журнала № 18 за 2020 г.
Компенсируем расходы работника на удаленке: оформление и учет
Чем отличается удаленный формат работы от дистанционного
Законодательно понятие удаленной работы на сегодняшний день не определено. По разъяснениям Минтруда и Роструда, под удаленкой подразумевается та же дистанционная работа, но оформленная на временной основеп. 21 приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5; Письмо Минтруда от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710 (п. 1.1). А раз удаленная — это временная дистанционная работа, то на нее должны распространяться те же правила.
Понятие дистанционной работы приводится в ТКгл. 49.1 ТК РФ. Это такой вид трудовой занятости, когда свои должностные обязанности работник может выполнять вне места нахождения работодателяст. 312.1 ТК РФ. Для работы, а также для взаимодействия с работодателем он использует информационно-телекоммуникационные сети, в том числе Интернет. C работником заключается трудовой договор (при приеме сразу на дистанционную работу) или допсоглашение к трудовому договору (при переходе на дистанционную работу), где определяются следующие ключевые моментыстатьи 312.2, 312.3, 312.4 ТК РФ:
•дистанционный формат работы;
•ее сроки или график;
•условия (режим рабочего времени, если вы не предоставили работнику право определять его самостоятельно, способы связи работника и работодателя, порядок обеспечения работника всем необходимым для работы или предоставления компенсации);
•порядок представления работником результатов работы и их приема работодателем и др.
Для обмена с дистанционными работниками электронными документами используются усиленные квалифицированные электронные подписист. 312.1 ТК РФ. Условие об обеспечении техсредствами и другими ресурсами работодателем или работа с использованием личного оборудования работника оговаривается в трудовом договоре. За использование личного оборудования может выплачиваться компенсация. Размеры ее также определяются договором.
Удаленку, в отличие от дистанционной работы, можно применять в различных форс-мажорных обстоятельствах в соответствии с законодательством (например, при распространении коронавирусной инфекции), в связи с производственной необходимостью или по личным обстоятельствам работника. Надо сказать, что временная дистанционная занятость практиковалась и до пандемии, как правило, по устной договоренности между работодателем и работником. Например, при затянувшемся ремонте рабочих мест, при сокращении арендуемых площадей или в связи с возникшими у работника семейными обстоятельствами, из-за которых он не может приезжать в офис. Но не оформленные должным образом такие договоренности частенько приводили к конфликтным ситуациямОпределение ВС от 16.09.2019 № 5-КГ19-106.
Справка
Для повышения гибкости занятости и применения информационно-коммуникационных технологий в трудовых отношениях в Госдуму внесены на рассмотрение следующие законопроекты:
•№ 966659-7 о порядке работы в удаленном формате. Он предусматривает включение в трудовой договор норм о возможности временного или частичного выполнения работником своей работы в дистанционной форме;
•№ 967986-7 о порядке обмена юридически значимыми сообщениями (заявлениями, уведомлениями, обращениями и пр.) сторонами трудового договора, о возможных формах передачи таких сообщений, о порядке их доставки и хранения;
•№ 973264-7 об усовершенствовании норм ТК о дистанционной работе, о закреплении возможности удаленной занятости — как временной, так и комбинированной (сочетание работы в офисе и дома).
Как документально оформить переход на удаленную работу
Перевод работников на удаленку (временную дистанционную работу) в связи с распространением коронавирусной инфекции мы рассматривали в 
, 2020, № 8; 2020, № 9. При оформлении работников на удаленную занятость по другим основаниям за основу можно взять тот же алгоритм.
Приказ об организации удаленной работы в связи с производственной необходимостью может быть оформлен следующим образом.
Общество с ограниченной ответственностью «Комета»
125080, г. Москва, ул. Фестивальная, д. 6
ИНН 7743047327/КПП 774301001
ПРИКАЗ № 36
г. Москва
20.07.2020
В связи с проведением ремонтных работ в офисе
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Организовать перевод работников (по списку в приложении к настоящему приказу) на удаленную работу на период с 20.07.2020 по 31.08.2020.
2. Системному администратору А.А. Терентьеву обеспечить техническую возможность удаленной работы с 20.07.2020.
3. Работникам в этот период осуществлять обмен документами (в том числе представлять листки нетрудоспособности, заявления об отпусках и пр.) в электронном виде с использованием корпоративной или личной электронной почты. Оригиналы документов необходимо сохранять и представить их при первом посещении офиса.
4. Специалисту по кадрам Е.А. Симоновой:
— оформить к трудовым договорам с работниками дополнительные соглашения о переводе на удаленную работу, в которые включить условие о предоставлении компенсации за использование личного имущества;
— оперативно уведомлять работников обо всех изменениях следующими способами: рассылкой информации на электронную почту, размещением на корпоративном сайте;
— если после перевода на удаленную работу работник в течение 3 рабочих дней не отвечает на электронные сообщения и (или) звонки своего непосредственного руководителя, направить ему по почте письмо с требованием представить по почте письменное объяснение с описью вложения и уведомлением о вручении.
5. Бухгалтеру по расчету заработной платы Э.В. Афанасьевой своевременно производить выплату работникам заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности на основании сканов листков нетрудоспособности и отпускных.
6. Настоящий приказ довести до сведения всех работников посредством его рассылки на электронную почту, размещения на корпоративном сайте.
7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
| Генеральный директор |  | В.М. Соболев |
С приказом необходимо ознакомить работников под росписьст. 22 ТК РФ. Если сделать это из-за форс-мажорных обстоятельств сразу не удается, разошлите его работникам по электронной почте. Когда они приедут в офис, то подпишут документ собственноручност. 72 ТК РФ; Информация Роструда от 14.05.2020.
В дополнительном соглашении к трудовому договору с работниками о переводе на удаленку определите ключевые моменты, которые установлены для каждого конкретного работника индивидуально. Например, о порядке отчета о проделанной им работе и системе контроля руководством за «удаленным» сотрудником. Укажите в этом соглашении, обеспечиваете ли вы работника нужными инструментами и ресурсами, будет ли он работать на своем оборудовании и др.ст. 72 ТК РФ; Информация Роструда от 14.05.2020
Если у работника есть возможность приехать и подписать кадровые документы собственноручной подписью, усиленную квалифицированную электронную подпись ему оформлять не требуется. В противном случае об этом придется позаботитьсяст. 312.1 ТК РФ.
Обеспечение работника ресурсами для выполнения работы на удаленке
Для работы вне офиса работодателю придется позаботиться об обеспечении работника необходимыми инструментами и ресурсами — компьютерной техникой (ноутбуком, роутером, телефоном, принтером и пр.), программными средствами, мобильной связью, подключением к Интернету, расходными материалами (бумагой, картриджем, кабелями и др.). Такая обязанность возложена на него ТКст. 22 ТК РФ. Сделать это можно несколькими способами.
Способ 1. Работодатель может предоставить уже имеющиеся у него техсредства или приобрести за свой счет новые и передать их работнику.
В этом случае все технические ресурсы будут числиться на балансе компании. Дополнительно потребуется закрепить порядок передачи их работнику, обеспечить сохранность и проконтролировать целевое использование предоставленных средств, оплаченных услуг и расходных материалов. Иначе с проверяющими могут возникнуть споры по поводу производственной направленности расходов. Ведь пользоваться ресурсами компании работник может круглосуточно, в том числе и в личных целях.
Этот способ используется редко, в отдельных случаях, когда у работника нет собственных необходимых для работы технических средств. В современных реалиях, как правило, они имеются — и Интернетом, и мобильной связью в личных целях сейчас пользуются почти все.
Справка
Заключить с работником на удаленке договор о полной материальной ответственности при передаче ему ноутбуков, принтеров, сканеров и прочего оборудования не получится. Перечень должностей и работ, на выполнение которых такие договоры заключаются, к «удаленным» работникам не относитсяп. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 244 ТК РФ; Перечень, утв. Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85.
Не удастся вменить работнику на удаленке материальную ответственность и в случае передачи ему имущества по разовому документуст. 239, п. 2 ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Ведь обеспечить надлежащие условия для хранения имущества, вверенного работнику, работодатель в такой ситуации не в состоянии.
Способ 2. Работник использует для работы собственные техсредства, а работодатель выплачивает ему компенсацию и возмещает расходы.
Такой способ удобен тем, что работодателю не нужно учитывать используемые работником инструменты и ресурсы, беспокоиться об их сохранности и обеспечивать контроль за целевым использованием.
За использование личного имущества можно предусмотреть компенсацию (за его износ) и (или) возместить понесенные расходыстатьи 188, 312.3 ТК РФ; Информация Роструда от 14.05.2020.
Расчет суммы компенсации должен быть обоснован и учитывать реальные затраты. Покажем на примере.
Условие. Работник для работы на удаленке использует личный ноутбук. Стоимость ноутбука составляет 45 000 руб. Срок полезного использования — 3 года. Работник работает на ноутбуке примерно 60% времени.
Решение. Расчет ежемесячной суммы компенсации: 45 000 руб. / 3 / 12 х 60% = 750 руб.
Для обоснования расходов в виде суммы выплачиваемой компенсации организации нужно иметь копии документов, подтверждающих право собственности (или аренды) работника на используемое имущество, расчет компенсации, документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателяПисьмо Минфина от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672. Это могут быть видео, фотографии, презентации и другие файлы, содержащие информацию о том, кем и когда они созданы.
Удобнее включить в допсоглашение максимально полный перечень расходов, которые будут возмещаться работодателем, или оставить его открытым и предусмотреть предварительное их согласование.
Размер рассчитанной компенсации и перечень возмещаемых расходов закрепите в соглашении с работником, например, таким образом.
Работник для выполнения своей трудовой функции в удаленном формате в период с 20.07.2020 по 31.08.2020 использует личное оборудование (компьютер, принтер и мобильный телефон) и несет расходы на его использование (на приобретение бумаги формата А4 и картриджа для принтера) в интересах Работодателя.
Работодатель выплачивает Работнику компенсацию за использование личного оборудования за указанный период в размере 2000 руб., а также возмещает Работнику указанные расходы после представления Работником отчета по установленной форме и документального подтверждения.
Учет расходов работника в интересах работодателя на удаленке
Налог на прибыль. Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного имущества в производственных целях, в НК не упомянута. Но поскольку перечень налоговых расходов открытый, можно полностью учесть ее в составе расходов на оплату труда или прочих расходовп. 4 ст. 252, п. 25 ст. 255, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Расходы на приобретение расходных материалов (работ, услуг), возмещаемые работнику работодателем на основании подтверждающих документов, можно признать для расчета налога на прибыль (при методе начисления) на дату их утверждения в общем порядкеп. 1 ст. 252 НК РФ.
Если вы примете решение возместить непредвиденные расходы работника в период удаленной работы (например, на ремонт используемого им имущества), то придется позаботиться об их документальном обосновании. Это может быть объяснительная или служебная записка о причинах поломки.
УСН. Суммы выплаченных работникам компенсаций за использование личного имущества в интересах работодателя прямо в закрытом перечне «упрощенных» расходов не поименованып. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 21.03.2019 № 03-11-06/2/18724. При включении их в расчет налога на УСН с объектом «доходы минус расходы» могут быть претензии со стороны контролирующих органов.
Но если вы правильно оформите перевод работников на удаленку, то учесть компенсацию можно в составе расходов на оплату труда как выплаты, связанные с режимом и условиями работы, или как другие выплаты в пользу работника по трудовому договоруподп. 6 п. 1 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ. Хотя и в этом случае споры с проверяющими могут возникнуть.
Стоимость приобретенных расходных материалов (работ, услуг), возмещаемую работодателем, учтите в общем порядке после выплаты денег работникуп. 2 ст. 346.17 НК РФ.
О том, как возместить расходы работника постфактум и правильно это оформить, можно прочитать:
НДС. Для того чтобы принять к вычету НДС по приобретенным работником расходным материалам (работам, услугам), счет-фактуру продавец должен выставить на компанию (не на работника), которая будет указана в качестве покупателя. Для такого случая оформите на работника доверенность, в которой укажите, что он действует в интересах компанииПисьма Минфина от 13.08.2018 № 03-07-11/57127; ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@.
НДФЛ. Ни с суммы компенсации, ни с суммы возмещаемых ему расходов НДФЛ удерживать не надо. Они не являются для работника экономической выгодойп. 1 ст. 41, п. 1 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина от 24.11.2017 № 03-04-05/78097.
Страховые взносы. Облагать компенсацию и расходы страховыми взносами также не надо, поскольку это не доход работникап. 1 ст. 420, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; п. 1 ст. 20.1, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо Минфина от 24.11.2017 № 03-04-05/78097.
Бухучет. В бухучете надо сделать следующие проводки.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Начислена компенсация работнику за использование личного имущества | 20 (26, 44) | 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
| Выплачена компенсация | 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 51 (50) |
| Отражены расходы, понесенные работником | 20 (26, 44) | 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»Для отражения расчетов с работниками по возмещению расходов используется счет 73, субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если на расходы выдавался подотчетный аванс, применяйте счет 71, субсчет «Расчеты с подотчетными лицами» |
| Отражена сумма входного НДС (на ОСН) | 19 | 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» |
| Выплачена работнику сумма в счет возмещения расходов | 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» | 51 (50) |
* * *
Перевод на удаленный режим работы возможен как по инициативе работодателя, так и по желанию работника. Обе стороны трудового договора должны быть согласны на изменение условий работы. Если одна из сторон против, то перевод на удаленку невозможен.
