Сведения о стаже сотрудников по форме ЕФС-1: на кого их надо подавать

Ежегодная отчетность о страховом стаже

Сведения о периодах работы, в том числе о периодах, включаемых в стаж для права на досрочное назначение пенсии, начиная с отчетности по итогам 2023 г. надо представлять в СФР не позднее 25 января года, следующего за отчетнымподп. 3 п. 2, п. 3 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ). Информацию о стаже нужно будет указывать в подразделе 1.2 формы ЕФС-1 с типом «Исходная».

В Законе № 27-ФЗ теперь приведен перечень застрахованных, в отношении которых по итогам года нужно представить сведения о периодах работы.

Так, работодателям необходимо отчитаться о стаже, если в отчетном году застрахованный, в частностип. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ; п. 1.6 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п (далее — Порядок заполнения ЕФС-1):

•выполнял работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсиистатьи 30, 31, пп. 6, 7 ч. 1 ст. 32 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ;

•был в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет;

•был в отпуске без сохранения зарплаты;

•находился в простое или был отстранен от работы;

•освобождался от работы с сохранением места на время исполнения государственных или общественных обязанностей;

•работал вахтовым методом;

•работал полный навигационный период на водном транспорте или полный сезон в организациях сезонных отраслей промышленности;

•трудился в сельском хозяйстве, если при исчислении его стажа применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, в соответствии с которым устанавливается повышение размера фиксированной выплаты к пенсии;

•имел период приостановления действия трудового договора в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ.

Кроме того, сведения о стаже по форме ЕФС-1 нужно подавать на работников, подвергшихся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы, чьи пенсионные права формируются в особом порядке. А также на тех, кто замещал государственные и муниципальные должностиподп. 3, 4 п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Во всех перечисленных случаях в подразделе 1.2 указывают специальные коды территориальных условий труда, особых условий труда для досрочного назначения пенсии, дополнительных сведений, которые определяют порядок учета (или исключения) тех или иных периодов работы при определении страхового стажа, в том числе льготного.

Однако Порядком заполнения ЕФС-1 предусмотрено указание и других кодов, которые никак не связаны с периодами работы, перечисленными в Законе № 27-ФЗ. Скажем, если работник-родитель находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, то этот период нужно указывать с проставлением кода «ДЕТИ» в графе 7 «Дополнительные сведения», а для отпуска по беременности и родам предусмотрен код «ДЕКРЕТ». Если же работник был на больничном, то этот период показывают с кодом «ВРНЕТРУД»п. 5.16 Порядка заполнения ЕФС-1, коды «Особенности исчисления страхового стажа: дополнительные сведения» приложения к Порядку заполнения ЕФС-1.

Понятно, что если, скажем, в декрет ушла сотрудница, работа которой предполагает досрочный выход на пенсию, то вы обязаны будете представить в отношении нее подраздел 1.2 формы ЕФС-1 со сведениями о стаже. Причем период декретного отпуска выделите кодом «ДЕКРЕТ».

А как быть, если работник не относится к числу тех, кто перечислен в п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, но в отчетном году у него были периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет? Нужно ли на него подавать сведения о страховом стаже?

Другая ситуация, вызывающая вопросы. Весь отчетный год сотрудница не работала: сначала была в декрете, а потом в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Однако на момент ухода в декретный отпуск в году, предшествовавшем отчетному, она трудилась в особых территориальных условиях или на работах, дающих право на досрочную пенсию. Нужно ли подавать в отношении нее подраздел 1.2 формы ЕФС-1?

Как видим, начиная с 2023 г. сплошное представление отчетности с данными о страховом стаже работников отменяется. Получается, что если по итогам года в отношении сотрудника не будет представлен подраздел 1.2 формы ЕФС-1, то сведения о его стаже работы в этом году будут отражены в индивидуальном лицевом счете на основании сведений о приеме и (или) увольнении, которые были указаны в подразделе 1.1 формы ЕФС-1.

Сведения о стаже работников, выходящих на пенсию

Работник, который подал в СФР заявление о назначении пенсии, может попросить работодателя представить в Фонд сведения о страховом стаже за текущий год. Эти данные, а также документы, подтверждающие право на досрочное назначение пенсии, и другие сведения, необходимые для правильного назначения пенсии, работодатель должен представить в течение 3 календарных дней с момента обращения сотрудникап. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

В этом случае в СФР подается подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом «Назначение пенсии».

Данные о стаже может запросить и сам СФР — понятно, что в этом случае работодатель должен будет их представить. Но нужно ли выполнять просьбу оформляющего пенсию сотрудника, если в текущем году у него не было периодов, при которых возникает обязанность подавать сведения о страховом стаже?

Как видим, по просьбе будущего пенсионера сведения о его стаже в текущем году надо подать в СФР даже в том случае, если у него не было периодов, предполагающих обязательное представление подраздела 1.2 формы ЕФС-1 по итогам года. Ведь возможно, что для установления ему пенсии просто требуется учесть период работы текущего года, срок подачи отчетности за который не наступил.

Кстати, форму ЕФС-1 и Порядок ее заполнения собираются изменить. В обновленной версии планируют прямо указать, что подраздел 1.2 с типом сведений «Назначение пенсии» надо подавать и при отсутствии особых периодов работып. 55 проекта Порядка заполнения ЕФС-1.

В графах 2 и 3 таблицы подраздела 1.2 нужно указать даты начала и окончания работы в пределах текущего года. Если работник, оформляющий пенсию, трудится у вас не первый год, то датой начала работы будет 1 января текущего года. А датой окончания — дата, предшествующая дате предполагаемого выхода на пенсиюп. 5.5 Порядка заполнения ЕФС-1. При этом графы 4—12 не заполняйте, если за указанный период работы нет сведений, которые тут надо отражатьп. 5.2 Порядка заполнения ЕФС-1.

Заметим, в Порядке заполнения ЕФС-1 сказано, что если в текущем году в отношении работника — будущего пенсионера были представлены данные о стаже в подразделе 1.2 с типом сведений «Назначение пенсии», то по окончании года необходимо будет подать на него подраздел 1.2 формы ЕФС-1 с типом сведений «Исходная»п. 5.2 Порядка заполнения ЕФС-1.

Как мы понимаем, это надо будет сделать и в том случае, если у такого сотрудника в отчетном году не было никаких особых периодов, требующих обязательного представления отчетности о стаже. Причем неважно, уволился ли работник в связи с выходом на пенсию или продолжил трудиться.

* * *

Если вы подаете сведения о стаже сотрудников, которые заняты на работах, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», то, помимо подраздела 1.2, нужно будет представить подраздел 2 формы ЕФС-1п. 1.8 Порядка заполнения ЕФС-1. Здесь надо указывать:

•наименование структурного подразделения;

•наименование профессии (должности);

•количество рабочих мест по штатному расписанию;

•численность фактически работающих;

•характер фактически выполняемых работ и дополнительные условия труда;

•наименование первичных документов, подтверждающих занятость в особых условиях труда;

•код особых условий труда/выслугу лет;

•код позиции Списков № 1 и 2 «малого списка».

Напомним, ранее такие сведения приводили в разделе 5 формы ОДВ-1, представляемой вместе с формой СЗВ-СТАЖ, где были указаны данные о работниках, имеющих право на досрочную пенсию.