Новости Тренинги Консультации Калькуляторы Формы
Журнал Календарь Типовые ситуации Форум Тесты
Добавить в «Нужное»
2 читателя оценили статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 октября 2020 г.

Содержание журнала № 21 за 2020 г.
ОСН УСН ЕСХН ПСН ЕНВД
Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт
Все чаще организации и предприниматели отказываются от обмена бумажными документами и переходят на электронный документооборот (ЭДО). А бухгалтерии приходится осваивать новый порядок оформления документов и тонкости учета на основании электронной первички. Как подписать документ за отсутствующего работника? Как отразить в учете изготовление сертификата электронной подписи? Отвечаем на эти и другие вопросы.

Как оформить и когда принять к учету электронные документы

Представление документов по контрагенту в ИФНС в электронном виде

В нашу организацию поступило требование из налоговой представить документы по сделке с контрагентом. С этим контрагентом мы ведем ЭДО. Можем ли мы представить документы по требованию в электронном виде? Как нужно это оформить? Или документы подаются только в бумажном виде?

Об организации электронного документооборота читайте:

2020, № 4

— Электронные документы (ЭД), которыми вы обмениваетесь со своим контрагентом, вы можете представить в ИФНС в электронном виде, только если они составлены по форматам, утвержденным ФНС. Отправить их нужно в виде XML-файлов по каналам ТКС или через личный кабинет налогоплательщикап. 2 ст. 93 НК РФ; формат, утв. Приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@. Такие форматы утверждены, например, для ЭД, оформляемых при передаче товаров, работ, услугформаты, утв. Приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Если же запрашиваемые документы были составлены не по утвержденному формату, то для представления в налоговую их надо распечатать, проставить отметку о подписании электронной подписью и заверитьПисьмо ФНС от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049. Как на бумажном варианте документа должна выглядеть отметка о подписании его ЭП, мы писали в , 2020, № 18.

Как обеспечить своевременное получение первички бухгалтерией, мы писали:

2020, № 17

Имейте в виду, что если вы обменивались с контрагентом электронными документами, подписанными, например, простой или усиленной неквалифицированной ЭП, то вам, как поясняет ФНС, недостаточно будет такие документы просто распечатать и заверить их подписью руководителя или представителя по доверенности (например, главного бухгалтера)п. 2 ст. 93 НК РФ. Потребуется еще приложить соглашение с контрагентом о применении этой электронной подписи. В соглашении должно быть указано, что документ, подписанный такой подписью, признается равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Это подтвердит, что ЭП использовалась корректноПисьмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@.

Отражение «прибыльных» расходов на основании скан-копии акта

Наш контрагент — исполнитель по договору об оказании услуг передал нам скан акта. На наш запрос о представлении оригинала он сослался на письмо Минфина с разрешением использовать сканы первичных документов для отражения хозопераций в учете. Действительно ли это так? Разве можем мы учесть в «прибыльных» расходах стоимость оказанных услуг на основании скан-копии акта?

В особых случаях подтвердить «прибыльные» расходы можно скан-копией акта. Например, если по-другому не получается из-за «коронавирусных» ограничений. Но, конечно, безопаснее иметь оригинал

В особых случаях подтвердить «прибыльные» расходы можно скан-копией акта. Например, если по-другому не получается из-за «коронавирусных» ограничений. Но, конечно, безопаснее иметь оригинал

— Действительно, Минфин выпустил ряд Писем, в которых разрешил в исключительных случаях отражать в бухучете хозоперации на основании скан-образов первичных учетных документовПисьма Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, от 27.04.2020 № 03-03-06/3/34068. Но сделано это было в рамках поддержки бизнеса в условиях пандемии коронавирусной инфекции, когда обмен бумажными документами был затруднен, а электронный документооборот с контрагентами не налажен. Такие допущения носили временный характер и не снимали с руководителя обязанность обеспечивать соблюдение установленных требований к первичным учетным документам, в частностист. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 13.05.2020 № 03-03-07/38785:

наличие в них всех обязательных реквизитов;

формирование их в бумажном виде с собственноручной подписью или в электронном с электронной подписью.

При отражении в расходах по налогу на прибыль стоимости оказанных услуг на основании сканированной копии акта контрагента претензий со стороны проверяющих вам не избежать. Поэтому для устранения налоговых рисков стоит позаботиться о поступлении в бухгалтерию оригинала акта, ранее полученного в виде скан-копии.

Учет хозопераций на основании внутренних ЭД с простой ЭП

Внутренние хозяйственные операции в нашей компании оформляют электронными документами. Их подписывают простой ЭП сотрудники подразделений. Так оформляют, например, акты на списание МПЗ, на внутреннее перемещение ОС, на проведение монтажа оборудования и др. Можем ли мы отражать операции в учете на основании электронных документов, подписанных простой электронной подписью наших сотрудников?

— Хозяйственные операции можно отражать в учете на основании первичных учетных документов, составленных в электронном виде и подписанных электронной подписьюч. 5 ст. 9 Закона о бухучете; п. 1 ст. 252 НК РФ. Внутренние первичные документы ваша организация вправе подписать любым из видов электронных подписей, предусмотренных в Законе об электронной подписист. 5 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ); Письмо Минфина от 13.05.2020 № 03-03-06/2/38724. В том числе и простой ЭП.

Справка

Простая электронная подпись — это электронная подпись, которая содержится в самом электронном документе. Она удостоверяет лицо, подписавшее документ, с помощью специальных кодов, логинов и паролей, учетных записей, электронных адресов или иных аналогичных средствч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

А чтобы сложностей с удостоверением лица, подписавшего документ (в случае претензий со стороны проверяющих), не возникло, позаботьтесь об идентификации подписанта заранееч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Например, вы можете:

предусмотреть в ЛНА порядок обмена внутренними ЭД;

указать электронные адреса, с которых можно ими обмениваться;

сформировать и выдать каждому подписанту пароль от электронной почты, который он не должен никому передавать;

ознакомить с порядком внутреннего ЭДО работников под собственноручную подпись.

Передача полномочий на право подписания ЭД в отсутствие директора

Наша компания применяет ЭДО. Электронные документы подписывает руководитель усиленной квалифицированной электронной подписью. Как правильно в период его отпуска оформить передачу полномочий на право подписания ЭД коммерческому директору? Обязательно ли оформлять на коммерческого директора ЭП? Как это сделать?

— Поскольку ЭП является аналогом собственноручной подписи, коммерческому директору для подписания документов в период отсутствия руководителя необходимо оформить отдельную ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. Порядок ее оформления будет зависеть от того, кто является владельцем электронной подписи — организация или руководительп. 2 ч. 2 ст. 14 Закона № 63-ФЗ.

Если владельцем электронной подписи является организация, то, чтобы получить сертификат ЭП с указанием данных коммерческого директора, потребуется предъявить в удостоверяющем центре оформленную на него от организации доверенностьч. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ. Ее надо составить по общим правиламп. 1 ст. 182, ст. 185 ГК РФ. В доверенности укажите конкретные полномочия и перечислите документы, которые коммерческий директор вправе подписывать ЭП организации.

В тех случаях, когда владельцем электронной подписи является сам руководитель, предъявлять доверенность от организации для получения персональной ЭП коммерческому директору не требуется.

Право подписывать документы коммерческим директором в период отсутствия руководителя должно быть установлено в трудовом договоре (должностной инструкции) и в приказе о назначении временно исполняющего обязанности руководителя. Если этого нет, то заключите дополнительное соглашение к трудовому договору с коммерческим директором и издайте приказстатьи 72, 74 ТК РФ. В приказе укажите, какие документы должен подписывать коммерческий директор вместо отсутствующего руководителя.

Внимание

Передача носителя электронной подписи другому лицу может повлечь нарушение конфиденциальности ключа ЭПч. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ. В этом случае владелец обязан прекратить использование ключа электронной подписи и немедленно обратиться в удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат, для прекращения его действияч. 6 ст. 17 Закона № 63-ФЗ.

Бухучет расходов на приобретение усиленной квалифицированной ЭП

Наша организация оформила на директора усиленную квалифицированную электронную подпись. В полученном универсальном передаточном документе (УПД) указаны три позиции: лицензия КриптоПРО в составе сертификата ключа проверки ЭП сроком действия 1 год — 1000 руб. без НДС, создание и выдача сертификата — 3600 руб., в том числе НДС 600 руб., рутокен (электронный идентификатор) — 1080 руб., в том числе НДС 180 руб. На каких счетах бухучета нужно их отразить?

— Лицензия КриптоПРО в составе сертификата ключа проверки ЭП сроком действия 1 год — это неисключительное право на использование программного продукта. Поскольку вы заплатили за него единовременно за год, то отразите его стоимость на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списывайте в течение года на расходы равномерно частями начиная с даты действия сертификатап. 39 ПБУ 14/2007. Также право на использование ПО требуется отразить на забалансовом счете. Это может быть, например, счет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование».

О том, как законно упростить бухучет канцелярских принадлежностей, полезно почитать:

2020, № 19

Стоимость создания и выдачи сертификата ЭП включите в текущие расходы и отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или на счете 44 «Коммерческие расходы» в зависимости от предполагаемого использованияпп. 5, 16 ПБУ 10/99. Входной НДС — на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям» (при применении ОСН).

Стоимость токена (ключевого носителя) также учтите в составе текущих расходов, а НДС — на счете 19. Отражать стоимость токена на счете 10 «Материалы» необязательно. Ведь он сразу передается владельцу ключа, без предварительного оприходованияп. 16 ПБУ 10/99.

Подтверждение даты выставления акта и счета-фактуры покупателю

Мы выставили нашему заказчику закрывающие документы (акт и счет-фактуру) через ЭДО еще 30.06.2020. Заказчик их своевременно не получил и просит направить их ему, датировав сегодняшним числом (14.09.2020). Должны мы теперь перевыставить эти документы текущей датой? Или можем отправить повторно документы, датированные 30.06.2020?

— Если операция была произведена в июне, то выставлять акт и счет-фактуру текущей датой вы не должны.

Хозяйственная операция оформляется актом при совершении или сразу же после окончанияст. 9 Закона о бухучете. На дату составления акта операция отражается в учетеп. 16 ПБУ 10/99; Письмо Минфина от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69363. Независимо от того, в бумажном или в электронном виде она была задокументирована. Какой датой акт, составленный в электронном виде, считается выставленным заказчику, законодательно не определено. Этот момент должен быть предусмотрен в соглашении об использовании ЭДО с заказчиком.

Электронный счет-фактуру необходимо выставить в те же сроки, что и бумажный, — не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товара, выполнения работ, оказания услугп. 3 ст. 168 НК РФ. Он считается выставленным, если от вашего оператора ЭДО поступило подтверждение о получении им счета-фактурып. 1.10 Порядка, утв. Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н (далее — Порядок).

Если покупатель сообщил вам о том, что он по какой-то причине не получил направленные ему ранее документы, направьте их ему повторноп. 2.21 Порядка.

При невозможности это сделать в электронной форме через оператора ЭДО, например из-за технических сложностей, выставите документы в бумажном видеп. 2.20 Порядка.

Справка

Отсутствие первичных учетных документов и счетов-фактур считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

За такое нарушение налогоплательщику грозит штрафст. 120 НК РФ:

если налоговая база не была занижена — в размере 10 000 руб. (или 30 000 руб., если нарушение было допущено более чем в одном налоговом периоде);

при занижении налоговой базы — в размере 20% от суммы неуплаченного налога (но не менее 40 000 руб.).

А должностному лицу за отсутствие первички грозит штраф от 5000 до 10 000 руб. (а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб.)ст. 15.11 КоАП РФ.

Требование контрагента зарегистрироваться для ЭДО у конкретного оператора

При обмене документами с контрагентами наша организация использует программное обеспечение конкретного оператора ЭДО. Наш новый заказчик, с которым мы собираемся заключить договор, настаивает на применении ПО оператора, у которого он зарегистрирован. Правомерно ли его требование? Не можем же мы поменять ПО и оператора из-за одного заказчика.

— Заказчик вправе предложить свои условия применения ЭДО. Вы можете согласиться или предложить партнеру рассмотреть ваши условия. Порядок обмена ЭД через каналы ЭДО определяется соглашением с контрагентомст. 3 Закона № 63-ФЗ.

Применяете ли вы ЭДО

Если вы с заказчиком используете различные системы и работаете с разными операторами, уточните у своего оператора возможность обмена ЭД с таким контрагентом. Многие операторы электронного документооборота поддерживают функцию роуминга. Она позволяет обмениваться документами между контрагентами, которые зарегистрированы у разных операторов ЭДО, использующих различное ПО.

А чтобы сложностей с обменом ЭД не возникло, в соглашении с заказчиком подробно пропишите порядок ЭДО с использованием функции роуминга через разных операторов. Например, определите, какая дата будет считаться датой составления документа, его отправки и получения.

Подписание электронного УПД главным бухгалтером

Нашего покупателя не устраивает, что УПД, составленный в электронном виде и подписанный ЭП руководителя, не подписан главным бухгалтером. Но электронной подписи у главного бухгалтера нет. Как обосновать, что в электронном УПД подпись главного бухгалтера не требуется?

— Электронный УПД со статусом «1» выставляется в том же порядке, что и электронный счет-фактура. Подписать его должен руководитель вашей организации (лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур) усиленной квалифицированной электронной подписью. Подпись главного бухгалтера при составлении УПД в электронном виде не требуетсяп. 8 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Подписание справки о доходах работника электронной подписью

Сотрудница нашей организации, работающая удаленно, для представления по месту требования запросила справку о доходах в произвольной форме. Можно ли ее составить в электронном виде и подписать ЭП?

Что такое удаленный формат работы, как такую работу организовать, какие расходы компенсировать, мы писали:

2020, № 18

— Если в ЛНА вашей организации предусмотрено применение электронного документооборота с «удаленными» работниками и работница запросила справку в электронном виде, то вы должны не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления направить ей эту справкустатьи 62, 312.1 ТК РФ.

Но даже если внутренними документами организации предусмотрена возможность выдачи справок в электронном виде, но работница запросила справку на бумаге, то нужно будет выдать именно бумажный документ. Например, направить справку по почте заказным письмом с уведомлением. Ведь возможно, что электронные документы по месту требования не принимаются.

Отражение в «упрощенных» расходах стоимости изготовления сертификата ЭП

Наша компания на УСН с объектом «доходы минус расходы» оплатила изготовление сертификата электронной подписи для директора. Можно ли учесть такие затраты в «упрощенных» расходах?

— Перечень расходов, которые учитываются при применении УСН, ограниченп. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на изготовление сертификата электронной подписи в нем не указаны.

Но их можно учесть как расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям)подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Поскольку фактически — это затраты на получение права использования ПО.

Оформление операции одновременно бумажным и электронным документами

Мы уже год как используем ЭДО при взаимодействии с нашими контрагентами. Недавно один из заказчиков дополнительно к выставленному ему в электронном виде акту попросил подписать его еще и в бумажном виде. Можем ли мы без последствий это сделать? И какой документ (бумажный или электронный) в таком случае будет считаться первичным, а какой его копией? Ведь они оба будут подписаны, а не заверены.

— Вы можете составить акт и в электронном, и в бумажном виде. Запрета на это законодательно не установленост. 5 Закона № 63-ФЗ. Но чтобы не возникло споров с проверяющими по поводу количества операций, подтверждаемых двумя документами, и не пришлось одну и ту же операцию отражать дважды на основании бумажного и электронного документов, укажите на бумажном документе, что он является дубликатом.

Отличие дубликата от копии в том, что дубликат — это повторный экземпляр документа, обладающий той же юридической силой и имеющий те же реквизиты, что и оригинал. В то время как копия — это документ, воспроизводящий информацию оригиналапп. 21, 22, 23 разд. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Чтобы копия документа имела юридическую силу, ее необходимо соответствующим образом заверить.

Исправление ошибки в электронном УПД

При выставлении контрагенту электронного УПД со статусом «1» мы допустили ошибку. Как теперь ее исправить?

— Порядок исправления содержащих ошибки электронных документов законодательно не определен.

Поскольку ошибки в электронных документах из-за технических особенностей их формирования исправить нельзя, то для их устранения потребуется составить новый исправленный электронный документ.

Порядок формирования исправленного документа вы можете определить соглашением с контрагентом. А также договориться с ним, что ошибочно выставленные документы последствий не влекутПисьмо ФНС от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы
Документооборот / Первичные документы

2023 г.

2022 г.

№ 23
Главбухам-аутсорсерам для подписи электронной отчетности клиентов нужна лицензия ФСБ
№ 21
Какой первичкой подтвердить расходы: Минфин снова уточняет
№ 17
Как удаленно подписывать документы организации электронной подписьюОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариуса
№ 14
Как еще экономят на бумаге при оформлении документовМожет ли у директора быть две подписи?Можно ли печатать первичку и другие документы на черновиках
№ 12
Расходная первичка поступила с опозданием — как отразить в учете операцию
№ 9
Оформляем объединение отдельных объектов ОС в один
№ 8
Новая форма транспортной накладной, ее электронная версия и не только
№ 7
Можно ли скопировать ключ ЭП организации с токена?
№ 6
Все ли организации могут учесть расходы на приобретение УКЭП?Какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС
№ 3
Как вернуть и отразить в учете переплату контрагентуСколько электронных подписей можно записать на одном токене
№ 2
Как подписать электронный документ представителю юрлица или предпринимателя в 2022 годуТранспортные накладные переводят в электронный вид
№ 1
Нотариальные документы можно проверить онлайн

2021 г.

№ 23
Как обмениваться электронными документами с контрагентом через разных операторов ЭДО
№ 21
Получение и использование электронной подписи: вопросы о новшествах-2022
№ 20
Проверяем правильность заполнения товарной накладной: чек-лист для бухгалтера
№ 19
Использование УПД при УСН: добровольно-принудительноеКогда нужна объяснительная записка: три случая в работе бухгалтера
№ 17
Сертификат КЭП: какой можно будет применять после 1 января будущего года
№ 12
Кто и как сможет бесплатно получить электронную подпись
№ 9
Доставка товаров: какие документы нужны и как их оформить
№ 7
Из килограммов в метры и штуки, или Как изменить единицы измерения количества товара
№ 4
Документы, которые помогут бухгалтеру подтвердить некоторые виды расходов
№ 2
Нотариусы уходят в сеть: какие их услуги можно получить удаленноПроверка электронной подписи и другие изменения при ее использовании
№ 1
Как заполнить путевой лист по-новому
Cвежий номер «Главной книги»
  • НДФЛ СПИШУТ С ЕНС В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ: срочные поправки в НК
  • СВЕРКА С ИФНС: версия 2023 года
  • НДС И НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ В ЭРУ ЕНП: как заполнить платежку
  • ЗАГАДОЧНОЕ ПБУ 18/02: горячая десятка базовых вопросов
Читать
ПОЛЕЗНОЕ
АКТУАЛЬНОЕ

КАЛЕНДАРЬ БУХГАЛТЕРА НА РАБОЧИЙ СТОЛ
«ГЛАВНАЯ КНИГА»
РЕКОМЕНДУЕТ
Вебинар Филимонова 15 июня НА ПРАВАХ РЕКЛАМЫ
ИНДЕКСЫ
Индекс
потребительских
цен

Используется
для индексации зарплаты

0.37%
июнь 2023 г.
Москва МРОТ
по регионам

Используется для
регулирования зарплаты

24 801

Примечание

Ставка
рефинансирования

Используется для
расчёта отдельных показателей

7.5%
Нужное
Содержание