Как оформить и когда принять к учету электронные документы

Представление документов по контрагенту в ИФНС в электронном виде

В нашу организацию поступило требование из налоговой представить документы по сделке с контрагентом. С этим контрагентом мы ведем ЭДО. Можем ли мы представить документы по требованию в электронном виде? Как нужно это оформить? Или документы подаются только в бумажном виде?

— Электронные документы (ЭД), которыми вы обмениваетесь со своим контрагентом, вы можете представить в ИФНС в электронном виде, только если они составлены по форматам, утвержденным ФНС. Отправить их нужно в виде XML-файлов по каналам ТКС или через личный кабинет налогоплательщикап. 2 ст. 93 НК РФ; формат, утв. Приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@. Такие форматы утверждены, например, для ЭД, оформляемых при передаче товаров, работ, услугформаты, утв. Приказами ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Если же запрашиваемые документы были составлены не по утвержденному формату, то для представления в налоговую их надо распечатать, проставить отметку о подписании электронной подписью и заверитьПисьмо ФНС от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049. Как на бумажном варианте документа должна выглядеть отметка о подписании его ЭП, мы писали в , 2020, № 18.

Имейте в виду, что если вы обменивались с контрагентом электронными документами, подписанными, например, простой или усиленной неквалифицированной ЭП, то вам, как поясняет ФНС, недостаточно будет такие документы просто распечатать и заверить их подписью руководителя или представителя по доверенности (например, главного бухгалтера)п. 2 ст. 93 НК РФ. Потребуется еще приложить соглашение с контрагентом о применении этой электронной подписи. В соглашении должно быть указано, что документ, подписанный такой подписью, признается равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Это подтвердит, что ЭП использовалась корректноПисьмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@.

Отражение «прибыльных» расходов на основании скан-копии акта

Наш контрагент — исполнитель по договору об оказании услуг передал нам скан акта. На наш запрос о представлении оригинала он сослался на письмо Минфина с разрешением использовать сканы первичных документов для отражения хозопераций в учете. Действительно ли это так? Разве можем мы учесть в «прибыльных» расходах стоимость оказанных услуг на основании скан-копии акта?

— Действительно, Минфин выпустил ряд Писем, в которых разрешил в исключительных случаях отражать в бухучете хозоперации на основании скан-образов первичных учетных документовПисьма Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570, от 27.04.2020 № 03-03-06/3/34068. Но сделано это было в рамках поддержки бизнеса в условиях пандемии коронавирусной инфекции, когда обмен бумажными документами был затруднен, а электронный документооборот с контрагентами не налажен. Такие допущения носили временный характер и не снимали с руководителя обязанность обеспечивать соблюдение установленных требований к первичным учетным документам, в частностист. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо Минфина от 13.05.2020 № 03-03-07/38785:

•наличие в них всех обязательных реквизитов;

•формирование их в бумажном виде с собственноручной подписью или в электронном с электронной подписью.

При отражении в расходах по налогу на прибыль стоимости оказанных услуг на основании сканированной копии акта контрагента претензий со стороны проверяющих вам не избежать. Поэтому для устранения налоговых рисков стоит позаботиться о поступлении в бухгалтерию оригинала акта, ранее полученного в виде скан-копии.

Учет хозопераций на основании внутренних ЭД с простой ЭП

Внутренние хозяйственные операции в нашей компании оформляют электронными документами. Их подписывают простой ЭП сотрудники подразделений. Так оформляют, например, акты на списание МПЗ, на внутреннее перемещение ОС, на проведение монтажа оборудования и др. Можем ли мы отражать операции в учете на основании электронных документов, подписанных простой электронной подписью наших сотрудников?

— Хозяйственные операции можно отражать в учете на основании первичных учетных документов, составленных в электронном виде и подписанных электронной подписьюч. 5 ст. 9 Закона о бухучете; п. 1 ст. 252 НК РФ. Внутренние первичные документы ваша организация вправе подписать любым из видов электронных подписей, предусмотренных в Законе об электронной подписист. 5 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ); Письмо Минфина от 13.05.2020 № 03-03-06/2/38724. В том числе и простой ЭП.

А чтобы сложностей с удостоверением лица, подписавшего документ (в случае претензий со стороны проверяющих), не возникло, позаботьтесь об идентификации подписанта заранееч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Например, вы можете:

•предусмотреть в ЛНА порядок обмена внутренними ЭД;

•указать электронные адреса, с которых можно ими обмениваться;

•сформировать и выдать каждому подписанту пароль от электронной почты, который он не должен никому передавать;

•ознакомить с порядком внутреннего ЭДО работников под собственноручную подпись.

Передача полномочий на право подписания ЭД в отсутствие директора

Наша компания применяет ЭДО. Электронные документы подписывает руководитель усиленной квалифицированной электронной подписью. Как правильно в период его отпуска оформить передачу полномочий на право подписания ЭД коммерческому директору? Обязательно ли оформлять на коммерческого директора ЭП? Как это сделать?

— Поскольку ЭП является аналогом собственноручной подписи, коммерческому директору для подписания документов в период отсутствия руководителя необходимо оформить отдельную ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. Порядок ее оформления будет зависеть от того, кто является владельцем электронной подписи — организация или руководительп. 2 ч. 2 ст. 14 Закона № 63-ФЗ.

Если владельцем электронной подписи является организация, то, чтобы получить сертификат ЭП с указанием данных коммерческого директора, потребуется предъявить в удостоверяющем центре оформленную на него от организации доверенностьч. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ. Ее надо составить по общим правиламп. 1 ст. 182, ст. 185 ГК РФ. В доверенности укажите конкретные полномочия и перечислите документы, которые коммерческий директор вправе подписывать ЭП организации.

В тех случаях, когда владельцем электронной подписи является сам руководитель, предъявлять доверенность от организации для получения персональной ЭП коммерческому директору не требуется.

Право подписывать документы коммерческим директором в период отсутствия руководителя должно быть установлено в трудовом договоре (должностной инструкции) и в приказе о назначении временно исполняющего обязанности руководителя. Если этого нет, то заключите дополнительное соглашение к трудовому договору с коммерческим директором и издайте приказстатьи 72, 74 ТК РФ. В приказе укажите, какие документы должен подписывать коммерческий директор вместо отсутствующего руководителя.

Бухучет расходов на приобретение усиленной квалифицированной ЭП

Наша организация оформила на директора усиленную квалифицированную электронную подпись. В полученном универсальном передаточном документе (УПД) указаны три позиции: лицензия КриптоПРО в составе сертификата ключа проверки ЭП сроком действия 1 год — 1000 руб. без НДС, создание и выдача сертификата — 3600 руб., в том числе НДС 600 руб., рутокен (электронный идентификатор) — 1080 руб., в том числе НДС 180 руб. На каких счетах бухучета нужно их отразить?

— Лицензия КриптоПРО в составе сертификата ключа проверки ЭП сроком действия 1 год — это неисключительное право на использование программного продукта. Поскольку вы заплатили за него единовременно за год, то отразите его стоимость на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списывайте в течение года на расходы равномерно частями начиная с даты действия сертификатап. 39 ПБУ 14/2007. Также право на использование ПО требуется отразить на забалансовом счете. Это может быть, например, счет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование».

Стоимость создания и выдачи сертификата ЭП включите в текущие расходы и отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или на счете 44 «Коммерческие расходы» в зависимости от предполагаемого использованияпп. 5, 16 ПБУ 10/99. Входной НДС — на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям» (при применении ОСН).

Стоимость токена (ключевого носителя) также учтите в составе текущих расходов, а НДС — на счете 19. Отражать стоимость токена на счете 10 «Материалы» необязательно. Ведь он сразу передается владельцу ключа, без предварительного оприходованияп. 16 ПБУ 10/99.

Подтверждение даты выставления акта и счета-фактуры покупателю

Мы выставили нашему заказчику закрывающие документы (акт и счет-фактуру) через ЭДО еще 30.06.2020. Заказчик их своевременно не получил и просит направить их ему, датировав сегодняшним числом (14.09.2020). Должны мы теперь перевыставить эти документы текущей датой? Или можем отправить повторно документы, датированные 30.06.2020?

— Если операция была произведена в июне, то выставлять акт и счет-фактуру текущей датой вы не должны.

Хозяйственная операция оформляется актом при совершении или сразу же после окончанияст. 9 Закона о бухучете. На дату составления акта операция отражается в учетеп. 16 ПБУ 10/99; Письмо Минфина от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69363. Независимо от того, в бумажном или в электронном виде она была задокументирована. Какой датой акт, составленный в электронном виде, считается выставленным заказчику, законодательно не определено. Этот момент должен быть предусмотрен в соглашении об использовании ЭДО с заказчиком.

Электронный счет-фактуру необходимо выставить в те же сроки, что и бумажный, — не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товара, выполнения работ, оказания услугп. 3 ст. 168 НК РФ. Он считается выставленным, если от вашего оператора ЭДО поступило подтверждение о получении им счета-фактурып. 1.10 Порядка, утв. Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н (далее — Порядок).

Если покупатель сообщил вам о том, что он по какой-то причине не получил направленные ему ранее документы, направьте их ему повторноп. 2.21 Порядка.

При невозможности это сделать в электронной форме через оператора ЭДО, например из-за технических сложностей, выставите документы в бумажном видеп. 2.20 Порядка.

Требование контрагента зарегистрироваться для ЭДО у конкретного оператора

При обмене документами с контрагентами наша организация использует программное обеспечение конкретного оператора ЭДО. Наш новый заказчик, с которым мы собираемся заключить договор, настаивает на применении ПО оператора, у которого он зарегистрирован. Правомерно ли его требование? Не можем же мы поменять ПО и оператора из-за одного заказчика.

— Заказчик вправе предложить свои условия применения ЭДО. Вы можете согласиться или предложить партнеру рассмотреть ваши условия. Порядок обмена ЭД через каналы ЭДО определяется соглашением с контрагентомст. 3 Закона № 63-ФЗ.

Если вы с заказчиком используете различные системы и работаете с разными операторами, уточните у своего оператора возможность обмена ЭД с таким контрагентом. Многие операторы электронного документооборота поддерживают функцию роуминга. Она позволяет обмениваться документами между контрагентами, которые зарегистрированы у разных операторов ЭДО, использующих различное ПО.

А чтобы сложностей с обменом ЭД не возникло, в соглашении с заказчиком подробно пропишите порядок ЭДО с использованием функции роуминга через разных операторов. Например, определите, какая дата будет считаться датой составления документа, его отправки и получения.

Подписание электронного УПД главным бухгалтером

Нашего покупателя не устраивает, что УПД, составленный в электронном виде и подписанный ЭП руководителя, не подписан главным бухгалтером. Но электронной подписи у главного бухгалтера нет. Как обосновать, что в электронном УПД подпись главного бухгалтера не требуется?

— Электронный УПД со статусом «1» выставляется в том же порядке, что и электронный счет-фактура. Подписать его должен руководитель вашей организации (лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур) усиленной квалифицированной электронной подписью. Подпись главного бухгалтера при составлении УПД в электронном виде не требуетсяп. 8 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Подписание справки о доходах работника электронной подписью

Сотрудница нашей организации, работающая удаленно, для представления по месту требования запросила справку о доходах в произвольной форме. Можно ли ее составить в электронном виде и подписать ЭП?

— Если в ЛНА вашей организации предусмотрено применение электронного документооборота с «удаленными» работниками и работница запросила справку в электронном виде, то вы должны не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления направить ей эту справкустатьи 62, 312.1 ТК РФ.

Но даже если внутренними документами организации предусмотрена возможность выдачи справок в электронном виде, но работница запросила справку на бумаге, то нужно будет выдать именно бумажный документ. Например, направить справку по почте заказным письмом с уведомлением. Ведь возможно, что электронные документы по месту требования не принимаются.

Отражение в «упрощенных» расходах стоимости изготовления сертификата ЭП

Наша компания на УСН с объектом «доходы минус расходы» оплатила изготовление сертификата электронной подписи для директора. Можно ли учесть такие затраты в «упрощенных» расходах?

— Перечень расходов, которые учитываются при применении УСН, ограниченп. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходы на изготовление сертификата электронной подписи в нем не указаны.

Но их можно учесть как расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям)подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Поскольку фактически — это затраты на получение права использования ПО.

Оформление операции одновременно бумажным и электронным документами

Мы уже год как используем ЭДО при взаимодействии с нашими контрагентами. Недавно один из заказчиков дополнительно к выставленному ему в электронном виде акту попросил подписать его еще и в бумажном виде. Можем ли мы без последствий это сделать? И какой документ (бумажный или электронный) в таком случае будет считаться первичным, а какой его копией? Ведь они оба будут подписаны, а не заверены.

— Вы можете составить акт и в электронном, и в бумажном виде. Запрета на это законодательно не установленост. 5 Закона № 63-ФЗ. Но чтобы не возникло споров с проверяющими по поводу количества операций, подтверждаемых двумя документами, и не пришлось одну и ту же операцию отражать дважды на основании бумажного и электронного документов, укажите на бумажном документе, что он является дубликатом.

Отличие дубликата от копии в том, что дубликат — это повторный экземпляр документа, обладающий той же юридической силой и имеющий те же реквизиты, что и оригинал. В то время как копия — это документ, воспроизводящий информацию оригиналапп. 21, 22, 23 разд. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Чтобы копия документа имела юридическую силу, ее необходимо соответствующим образом заверить.

Исправление ошибки в электронном УПД

При выставлении контрагенту электронного УПД со статусом «1» мы допустили ошибку. Как теперь ее исправить?

— Порядок исправления содержащих ошибки электронных документов законодательно не определен.

Поскольку ошибки в электронных документах из-за технических особенностей их формирования исправить нельзя, то для их устранения потребуется составить новый исправленный электронный документ.

Порядок формирования исправленного документа вы можете определить соглашением с контрагентом. А также договориться с ним, что ошибочно выставленные документы последствий не влекутПисьмо ФНС от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@.