Формирование акта об оказании услуг: внимание на «опасные» реквизиты

Когда составление акта обязательно

При оказании услуг акт нужно составлять, если это предусмотрено законодательством или договором (например, при оказании услуг производственного характера)п. 2 ст. 272 НК РФ. Если такого требования нет, то и оформлять акт не обязательно. В частности, не нужно составлять акт при аренде. Для подтверждения арендных платежей нужны договор, акт приемки-передачи имущества и платежные документыПисьма Минфина от 25.03.2019 № 03-03-06/1/20067, от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483.

А некоторые виды расходов можно подтвердить другими первичными документами. Например, стоимость услуг по автоперевозке: транспортной накладной, посреднических услуг — отчетом агента (комиссионера), передачу прав на использование результатов интеллектуальной деятельности можно подтвердить комплектом документов: договором, счетом на оплату и платежными документами. Акт на передачу прав оформлять необязательно, если это прямо не оговорено в договорестатьи 785, 999, 1008 ГК РФ.

Форма и формат акта

Форму акта обычно разрабатывает исполнитель, утверждает ее приказом и затем согласовывает с заказчиком в качестве приложения к договору об оказании услуг. Акт, как и любой первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты (наименование, дату составления и т. д.)п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ; ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ); пп. 8, 12 ФСБУ 27/2021; приложение к Письму Минфина от 21.01.2019 № 07-04-09/2654. В форму акта можно включить и дополнительные реквизиты.

Акт может быть сформирован в бумажном или электронном виде. Если акт составлен в электронном виде, то его нужно заверить электронной подписью. Напомним, что при составлении электронного документа важно обеспечить возможность изготовления его копии на бумажном носителеп. 14 ФСБУ 27/2021. Однако электронные документы, составленные по требованиям приказов ФНС в формате XML, в бумажный вид можно не переводить, а хранить их в электронном видеПриказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Форма акта может быть, например, такой.

Ошибки, которые допускает исполнитель в акте, не всегда приводят к отказу в признании расходов и в вычете входного НДС.

Важно идентифицировать стороны сделки, наименование оказываемых услуг и их стоимостьПисьмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547. Однако из-за допущенных ошибок могут возникнуть недоразумения с заказчиком. Проверим форму акта на наличие «опасных» реквизитов.

Название документа

Если документ, составленный по результатам оказания услуг, исполнитель назвал как-нибудь иначе (например, не акт, а отчет об оказанных услугах), то исправлять наименование такого документа необязательно. Стороны договора вправе предусмотреть собственные формы подтверждающих документов, в том числе и назвать их они могут по своему усмотрению. Главное — приложить установленную форму документа к договору в качестве подтверждающего документа.

А вот если название в документе вовсе отсутствует, то в случае возникновения спора его в качестве подтверждающего документа могут и не признатьПостановление АС ПО от 21.09.2016 № Ф06-12689/2016. Поэтому во избежание недоразумений безопаснее позаботиться о наличии общепринятого названия в документе.

Добавим, что нумеровать акт необязательно. Такого требования в законодательстве нет. Но если исполнитель выставил заказчику в качестве акта, например, УПД по установленной форме, то в документе, кроме статуса, для систематизации учета и быстрого поиска удобно указать и его номер. Для этого в форме предусмотрен специальный реквизит в строке (1)приложение № 3 к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Даты в акте

Без даты акт к учету принимать нельзя. Этот реквизит обязательныйч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; Определение ВС от 20.10.2016 № 29-АПГ16-7. И если в акте нет даты, то непонятно, в каком периоде надо отражать хозяйственную операцию в учете.

В акте может быть указан период, в котором оказаны услуги, и такие даты, как дата самого акта, дата подписания его исполнителем и дата подписания акта заказчиком.

И все они могут оказаться разными. В нашем примере услуги оказаны в октябре, дата акта и дата подписания его исполнителем — октябрьские, а вот заказчик подписал акт спустя несколько дней в ноябре. На какую дату в таком случае исполнитель должен отразить в учете выручку от реализации услуг, а заказчик — расходы? Надо ли потребовать, чтобы акт был переделан, например подписан сторонами в одном месяце?

Отметим, что в качестве даты составления первичного документа нужно указывать дату его подписанияп. 8 ФСБУ 27/2021. Если дата составления первички отличается от даты совершения операции, то указывать надо и информацию о дате операции. Поэтому переделывать акт, имеющий разные даты, не нужно.

В бухгалтерском и налоговом учете исполнитель должен отразить выручку в периоде, когда услуги фактически оказаны, и начислить НДСпп. 5, 12 ПБУ 9/99; п. 3 ст. 271 НК РФ; Письмо Минфина от 01.02.2019 № 03-07-11/5795. Датой признания доходов (если услуги не относятся к длящимся) является дата подписания акта исполнителем. Счет-фактуру надо выставить не позднее 5 календарных дней.

Стоимость оказанных услуг заказчик должен отразить в бухучете в составе расходов по обычным видам деятельности на дату оказания услугпп. 5, 16 ПБУ 10/99; п. 8 ФСБУ 27/2021. Дата признания расходов в налоговом учете будет зависеть от того, к какому виду расходов относятся услуги. Если они относятся к материальным расходам, то их надо признать на дату подписания актап. 2 ст. 272 НК РФ. Если услуги относятся к прочим или внереализационным расходам — то на дату предъявления акта об оказании услуг (на дату составления акта)подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69363, от 08.10.2019 № 03-03-06/1/77295. Вычет входного НДС можно заявить в течение 3 лет после принятия услуг к учетуп. 1.1 ст. 172 НК РФ.

Дата акта не должна быть раньше даты подписания договора. Иначе придется доказывать реальность сделки и то, что договор не подписан задним числом. Такое расхождение допустимо, если стороны сделки заключили допсоглашение, которое распространяет действие договора на период до его заключенияп. 2 ст. 425 ГК РФ.

А если, например, окажется, что акт составлен до того, как исполнитель был зарегистрирован в ЕГРЮЛ (ЕГРИП), или после того, как его исключили из реестра, то сделку проверяющие вообще могут признать нереальной и снять расходыст. 54.1 НК РФ.

Наименование сторон — участников сделки

В акте важно правильно указать наименования сторон — участников сделки, чтобы проверяющие могли их идентифицировать. Допустимо указать как полное, так и сокращенное наименованиеп. 3 ст. 1473 ГК РФ.

Идентифицировать исполнителя и заказчика можно и с помощью ИНН. Но поскольку в акте ИНН компаний (ИП), как правило, не указывается, достаточно привести ссылку на договор, в котором указаны все реквизиты, позволяющие идентифицировать стороны сделки. Если из-за ошибки в наименовании невозможно идентифицировать исполнителя и (или) заказчика, безопаснее такую ошибку исправить. Она считается существеннойПисьмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.

Неуказание сторон — участников сделки, указание других лиц или опечатка в наименовании может повлечь отказ в признании расходов и в вычете входного НДС у заказчикаст. 54.1, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 252 НК РФ. Ведь хозяйственная операция будет отражена на основании первичного документа, оформленного ненадлежащим образом.

Кроме того, если у одной из сторон возникнут претензии к другой, трудно будет доказать, что услуги действительно были оказаны именно тем лицом (тому лицу).

Если в наименовании будет допущена ошибка, которая не препятствует идентификации сторон (например, вместо заглавных букв в наименовании указаны строчные), акт можно не исправлятьПисьма Минфина от 02.04.2019 № 03-07-09/22679, от 15.05.2019 № 07-01-09/34738. Однако из-за несоответствий с другими документами не исключено, что придется пояснять расхождения проверяющим.

Инспекторы могут также придраться к вычетам НДС и к расходам заказчика, если одна из сторон изменила свое название, а в акте указала прежнее или одна из сторон была реорганизована, а в акте указана прежняя сторона сделки (а не ее правопреемник). Чтобы этого избежать, надо предусмотреть в договоре уведомление контрагента о новом наименовании и (или) подписать допсоглашение.

Сведения об оказанных услугах

Если оказанные услуги описаны слишком кратко, без расшифровки наименования услуг, налоговики могут снять расходы у заказчика. Особое внимание при проверке первички обычно уделяется консультационным, маркетинговым, рекламным, юридическим и подобным услугамп. 1 ст. 252 НК РФ; Постановление АС ЦО от 08.10.2019 № Ф10-4814/2019. Чтобы избежать вопросов и претензий со стороны проверяющих, лучше позаботиться о расшифровке оказанных услуг и расчете их стоимости в акте, в приложенном к акту отчете или сослаться на расшифровку услуг в самом договоре. Также нелишним будет приложить к акту скриншоты, фотоотчеты и другие документы, которые подтвердят реальность оказания услуг.

Если в акте исполнитель допустил ошибку и сведения об оказанных услугах указал неверно, проверяющие могут признать расходы неподтвержденными, а сделку нереальнойст. 9 Закона № 402-ФЗ; ст. 54.1 НК РФ; Постановление АС ПО от 06.03.2019 № Ф06-44128/2019. В этом случае акт безопаснее исправить или запастись другими доказательствами реальности сделки.

Важно указать в акте стоимость услуг и позаботиться о ее соответствии данным договора и счета-фактуры. Налоговики настаивают, что эти данные должны совпадатьПисьмо ФНС от 11.04.2012 № ЕД-4-3/6103 (п. 1). Опечатки в стоимостных показателях опасны доначислением налогов и спорами сторон сделкиПостановление АС ПО от 07.07.2016 № Ф06-9402/2016. При обнаружении ошибок надо обратиться к исполнителю, чтобы он их исправил. Иначе реальность сделки будет поставлена под сомнение. Заказчику откажут в вычете входного НДС и исключат налоговые расходы.

Если различается стоимость услуг в акте и в договоре, налоговики могут попросить пояснить такие расхождения. Существенная разница в суммах при отсутствии достаточного обоснования вызовет интерес проверяющих и может привести к сложностям в расчетах с контрагентомПостановление АС МО от 24.08.2017 № Ф05-10716/2017. А вот орфографические ошибки в сумме прописью большого значения не имеют. Если сделка реальная и сумма цифрами указана верно, то орфографическая ошибка не помешает идентифицировать стоимость хозяйственной операцииПисьмо ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@.

Подписи в акте

В акте должны стоять подписи лиц, ответственных за операцию. Кроме того, обязательный реквизит — должности сторон сделкипп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

В бумажном варианте акта должны проставляться собственноручные подписи. Акты в электронной форме подписываются электронной подписью. Какой именно (простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной) — стороны договора должны установить в соглашении об ЭДО. При обмене актами, составленными по формату ФНС, они должны заверяться УКЭП.

Акты с факсимильной подписью в качестве оправдательных документов для учета расходов налоговики не примутПисьма Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946.

Отсутствие подписей в акте может стать причиной отказа в признании расходов и в вычете входного НДСп. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ; ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Во избежание претензий акт лучше дооформить. Из-за отсутствия подписей (или подписания акта лицом, не имеющим на то полномочий) проблемы могут возникнуть и при расчетах с контрагентомПостановление АС ВВО от 22.05.2017 № А43-14473/2016.

* * *

Недочеты в обязательных реквизитах в большинстве случаев безопасны. Главное — чтобы можно было точно идентифицировать исполнителя и заказчика, содержание услуг и их стоимость. Если появятся сомнения в реальности сделки, расходы и вычеты могут снятьстатьи 54.1, 120, п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ; Письма Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547. Напомним, что штраф за отсутствие первички составляет 10 000 руб.