Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам

Кто должен и что нужно хранить в архиве

Для работы с архивными документами (организации их хранения, комплектования, учета и использования) вместо Правил, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, руководствоваться нужно вступившими с 17.09.2023 в силу новыми Правилами РосархиваПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правила).

Архивный документ — это материальный носитель (бумажный или электронный) с зафиксированной на нем информацией. Он имеет реквизиты, которые позволяют его идентифицировать, и из-за значимости информации подлежит хранениюп. 2 ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ). Документ становится архивным с 1 января года, следующего за годом, в котором он был закончен делопроизводством. И может быть передан на хранение не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дела в делопроизводстве (окончания его обработки)ч. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ; п. 4.1 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237; п. 47 Правил.

При этом не все документы надо передавать в архив. На хранение следует передать документацию постоянного (со сроком хранения «до ликвидации организации») и длительного (более 10 лет) сроков храненияпп. 47, 48 Правил. Документы со сроком хранения до 10 лет можно и не сдавать. Они могут находиться в подразделении организации, которое их оформило. А по завершении сроков хранения — уничтожаться.

Чтобы в течение установленных сроков хранить архивные (распорядительные, кадровые, бухгалтерские и др.) документы, организации могут сами создать архив (возложить эти обязанности на одно из своих структурных подразделений), организовать его по Правилам Росархива или воспользоваться услугами специализированной компаниип. 9 ст. 3 Закона № 125-ФЗ; пп. 5, 133 Правил. Выбор варианта хранения нужно закрепить приказом руководителя организации.

Требования к оформлению документов при передаче в архив

Передавать документы по новым Правилам Росархива на хранение в архив (или в структурное подразделение, которому поручено хранить документы) нужно по графику, который предварительно должен утвердить руководитель организациип. 73 Правил.

Перед сдачей в архив документы (независимо от вида носителя информации) группируют в отдельные дела по структурному, функциональному, тематическому признакам (например, это могут быть первичные учетные документы, личные дела сотрудников и пр.), а также по срокам храненияпп. 7, 49 Правил.

Документы постоянного и временного (длительного) сроков хранения группируют отдельно друг от друга. Документы постоянного и длительного сроков хранения необходимо не только оформить в дела, но и описать (включить в опись дел). В каждое дело включают один экземпляр каждого документа. В дела включаются документы одного календарного года. Исключение — личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудниковп. 49 Правил.

При оформлении дела на бумажном носителе удаляют файлы-вкладыши, скрепки, скобы, стикеры. Затем пронумеровывают листы дел, составляют лист-заверитель дела, внутреннюю опись документов дела и оформляют обложку делапп. 50, 54 Правил, приложения № 4—6 к Правилам. Для оформления этих документов воспользуйтесь утвержденными Росархивом формами.

Дело на бумажном носителе по Правилам Росархива не должно содержать более 250 листов при толщине папки не более 4 смп. 51 Правил. Документы надо прошить на четыре прокола (малоформатные дела — на три) в твердую обложку.

При передаче дел в архив в отметке о приеме в конце каждого экземпляра описи дел, документов указывают количество принятых дел, дату их приема-передачи, номера отсутствующих дел. Также надо поставить подписи работника структурного подразделения и работника архива (лица, ответственного за него) и их расшифровкуп. 73 Правил.

Особенности подготовки к передаче на хранение электронных документов

Правила хранения электронных документов имеют свои особенности. В частности, хранить электронные документы надо с использованием системы хранения электронных документов (СХЭД) или на обособленных носителяхпп. 132, 135 Правил. СХЭД интегрируется с системой ЭДО организации и обеспечивает их взаимодействие. Кроме того, она должна создавать годовые описи электронных документов, копировать и восстанавливать архивную электронную документацию, проверять целостность ЭД и тестировать на наличие вирусов в электронных файлахп. 137 Правил.

Электронный документ, передаваемый на архивное хранение, должен включать следующие элементыпп. 141, 143 Правил:

•файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);

•файлы приложений к ЭД в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;

•файлы электронных подписей;

•файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (дату и регистрационный номер, вид, заголовок к тексту и пр.).

При подготовке электронных дел составляются документы постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения по рекомендуемому образцуприложения № 8, 12 к Правилам. Электронные документы передаются на архивное хранение через ТКС или на отдельных носителях.

Также в архивный фонд включаются аудиовизуальные документы, в том числе и фото-, фоно-, видеодокументы на традиционных носителях (на фотобумаге, пленке, магнитных лентах и магнитных носителях). Отдельно предусмотрен порядок организации хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документовраздел XII Правил.

Как организовать хранение архивных документов

Если организация сама решит хранить архивную документацию, то она может оборудовать архивраздел VII Правил.

Архив — это изолированное помещение, в котором поддерживаются постоянная температура и влажность, санитарно-гигиенический режим и специальное освещение. Оно должно быть оснащено средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов. Архивное помещение должно быть отделено от соседних помещений огнеупорными стенами. В нем необходимо обеспечить естественную или искусственную вентиляцию, организовать выходы к лифтам или лестницам. При этом помещение для хранения документов нельзя располагать в подвалах и помещениях, которые находятся ниже уровня поверхности земли.

Архивные документы размещаются в архивохранилище на стационарных, передвижных или мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерахп. 80 Правил. Документы, за исключением находящихся в СХЭД, размещаются в первичных средствах храненияп. 83 Правил:

•бумажные — в коробках, папках, конвертах;

•электронные на отдельных носителях — в упаковке, рекомендованной производителями носителей;

•аудиовизуальные — в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах.

Кроме того, должен быть назначен сотрудник, который является ответственным за хранение, комплектование, учет и использование документациип. 2 Правил.

Если организация решит доверить хранение электронной или бумажной документации сторонней компании, для которой хранение архивной документации является уставной деятельностью, то с ней нужно заключить договор возмездного оказания услугп. 5 Правил. И оформить передачу двусторонним актом приема-передачи. Вся хранящаяся в архиве документация должна периодически проверятьсяпп. 97—106 Правил.

Напомним, что перечень архивных документов со сроками их хранения утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Об установленных сроках хранения документов мы писали в , 2020, № 13.

Если ИФНС в целях налогового контроля запрашивает у организации документы, срок хранения которых еще не истек, их необходимо представить. За непредставление документов организации грозят штрафыПостановления 13 ААС от 05.02.2019 № 13АП-34159/2018; АС СЗО от 31.05.2019 № Ф07-4871/2019. В частности, 200 руб. за каждый неподанный документ при налоговой проверке деятельности самой организациип. 4 ст. 93, пп. 2.1, 6 ст. 93.1, п. 1 ст. 126 НК РФ. Или 10 000 руб. за непредставление документов по встречной проверке (о деятельности контрагента организации)пп. 1—2.1, 6 ст. 93.1, п. 2 ст. 126 НК РФ; Письмо Минфина от 01.06.2022 № 03-02-07/51429. Поэтому важно соблюдать сроки хранения документов и организовать хранение так, чтобы документы можно было быстро найти, подготовить и передать для налогового контроля. О том, как обеспечить своевременное получение первички, и об ответственности за отсутствие документов мы писали в , 2020, № 17.

Проверка архивов

Документы, которые переданы на хранение в архив, нужно периодически проверять (фактическое наличие и физическое состояние). Проверки можно проводить в плановом порядке на основании ЛНА организации. Документы на бумажном носителе нужно проверять не реже одного раза в 10 лет, электронные архивные документы на отдельных носителях (жестких дисках) — раз в 5 лет. А электронные архивные документы в СХЭД проверяются в автоматическом режиме ежегодноп. 153 Правил.

В некоторых ситуациях потребуется внеплановая проверка документов. Это, например, следующие случаипп. 107, 109 Правил:

•смена работника, который назначен ответственным за архив;

•подготовка архивных документов к передаче в государственный или муниципальный архив;

•перемещение архивных документов (например, переезд организации);

•чрезвычайная ситуация или действие других обстоятельств, в результате которых документы могли быть утрачены или повреждены;

•реорганизация организации.

Внеплановая проверка проводится комиссией, состав которой определяется приказом руководителя. При проверке нужно детально осмотреть каждое дело, проверить его фактическое наличие и физическое состояние.

Плановую проверку обычно проводят два работника (работник, ответственный за архив, и другой специально назначенный работник) — осматривают документы и сверяют с описью. После утверждения акта проверки она считается завершенной. Если установлено отсутствие документов, нужно организовать их розыск в течение 1 года с даты выявления отсутствия документовп. 110 Правил, приложение № 21 к Правилам.

Для проверки электронных документов в СХЭД работник архива ежегодно выборочно проверяет протоколы СХЭД для исключения несанкционированного доступа или изменения документов и их метаданных.

При проверке электронных документов на отдельных носителях проводится визуальный и программный контроль физического и технического состояния носителяпп. 98—103 Правил. При обнаружении изменений физического состояния носителей или при их некорректном воспроизведении работник архива по решению руководителя организации должен восстановить утраченные документы с резервного экземпляра и записать их на новые носители.

Как выдавать архивные документы

Архивные документы по правилам Росархива выдаются в пользование на основании письменного разрешения руководителя организации (уполномоченного им лица)п. 104 Правил.

Выдача архивных документов по правилам Росархива оформляется актом по установленной формеп. 153 Правил. Для выдачи архивных документов работникам структурных подразделений организации для выполнения служебных обязанностей потребуется служебная записка. При использовании СХЭД учет выдачи документов ведется в электронном виде.

На место выдаваемых документов и описей дел должна подкладываться карта-заместитель единицы храненияп. 113 Правил, приложение № 22 к Правилам. При возвращении карта-заместитель изымается и хранится отдельно до следующего использования.

* * *

Если срок хранения документов (с коротким сроком хранения) истек к 1 января текущего года, то после проведения экспертизы их можно уничтожить. Для этого надо оформить акт о выделении документов к уничтожению. Если документы будет уничтожать привлеченная сторонняя компания, то надо оформить накладную на передачу ей документов и получить документ, подтверждающий факт утилизации. А если документы уничтожает сама организация, необходимо составить акт об уничтожениипп. 26, 31 Правил.