Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 ноября 2023 г.
Содержание журнала № 22 за 2023 г.Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
Кто должен и что нужно хранить в архиве
Справка
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации выделяют такие виды документов, как, например, организационно-распорядительные, бухгалтерские, коммерческие, документация по труду и др.ОК 011-93, утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299
Для работы с архивными документами (организации их хранения, комплектования, учета и использования) вместо Правил, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, руководствоваться нужно вступившими с 17.09.2023 в силу новыми Правилами РосархиваПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правила).
Требование об обязательной передаче в архив распространяется только на долгоиграющие документы, которые нужно хранить более 10 лет или до ликвидации организации
Архивный документ — это материальный носитель (бумажный или электронный) с зафиксированной на нем информацией. Он имеет реквизиты, которые позволяют его идентифицировать, и из-за значимости информации подлежит хранениюп. 2 ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ). Документ становится архивным с 1 января года, следующего за годом, в котором он был закончен делопроизводством. И может быть передан на хранение не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дела в делопроизводстве (окончания его обработки)ч. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ; п. 4.1 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237; п. 47 Правил.
При этом не все документы надо передавать в архив. На хранение следует передать документацию постоянного (со сроком хранения «до ликвидации организации») и длительного (более 10 лет) сроков храненияпп. 47, 48 Правил. Документы со сроком хранения до 10 лет можно и не сдавать. Они могут находиться в подразделении организации, которое их оформило. А по завершении сроков хранения — уничтожаться.