Что делать бухгалтеру, если компания меняет «прописку»

Зачем менять юридический адрес в реестре

Если налоговики обнаружат несовпадение фактического и юридического адресов вашей компании, это может стать причиной для сомнений в достоверности сведений, указанных в ЕГРЮЛПисьмо Минфина от 18.08.2016 № 03-01-10/48518 (п. 1). В таком случае они направят компании, ее директору и учредителям уведомление о необходимости представить достоверные сведения. Если в течение 30 календарных дней с момента направления уведомления компания не представит новые сведения, запись о недостоверности будет внесена в ЕГРЮЛп. 6 ст. 11 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). С появлением такой записи у компании и ее участников/руководителя начнутся проблемы:

•если запись о недостоверности сведений будет фигурировать в реестре более 6 месяцев, налоговики могут принять решение об исключении компании из ЕГРЮЛ (без суда)подп. «б» п. 5 ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ;

•контрагенты могут отказаться сотрудничать с вашей компанией. Ведь, работая с партнером, у которого в ЕГРЮЛ есть отметка о недостоверности, можно со стороны ИФНС навлечь на себя обвинения в непроявлении должной осмотрительности при выборе контрагента и, как следствие, в получении необоснованной налоговой выгоды. А это может повлечь за собой отказы в признании «прибыльных» расходов и в вычетах НДС;

•банк может через суд расторгнуть договор банковского счета с вашей организацией, как только узнает, что вы не сообщили ему о новом адресе ОООп. 2 ст. 450 ГК РФ; Письма ФНС от 25.06.2014 № СА-4-14/12088, от 23.12.2011 № АС-4-2/22130@; Постановление Президиума ВАС от 27.04.2010 № 1307/10;

•руководителя компании могут привлечь к административной ответственности — штраф от 5 до 10 тыс. руб.п. 4 ст. 14.25 КоАП РФ;

•директор компании, а также ее участник, владеющий не менее чем 50% доли в уставном капитале ООО, в течение 3 лет с момента внесения в ЕГРЮЛ записи о недостоверности не смогут занимать должность руководителя или быть учредителями других юридических лицподп. «ф» п. 1 ст. 23 Закона № 129-ФЗ.

И это далеко не весь список негативных последствий, которые могут подстерегать компанию в случае выявления недостоверных сведений о ней в ЕГРЮЛ. Но полагаем, этого достаточно, чтобы убедить вас внести соответствующие изменения в реестр при переезде.

Меняем адрес в пределах места нахождения

Ситуация 1. В уставе нет точного адреса. Например, ООО находилось по адресу: 127349, г. Москва, ул. Мурановская, д. 7б. Новый адрес: 127349, г. Москва, ул. Лескова, д. 5. В уставе ООО прописан только адрес местонахождения — «город Москва», а полный адрес юрлица не указан. В этом случае вносить изменения в устав не нужно (если, конечно, организация не захочет указать в своем уставе полный адрес места нахождения), достаточно просто сообщить о переезде в ИФНС.

Формально в такой ситуации заявитель должен представить в свою нынешнюю инспекцию (либо регистрирующую, если у вас в регионе она занимается вопросами регистрации) только заявление по форме № Р14001п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ. Но на практике налоговики требуют прикладывать к нему еще и документы на помещение (свидетельство о собственности, договор аренды, гарантийное письмо) с целью удостовериться, что компания находится в новом офисе на законных основаниях.

В заявлении вам нужно заполнить:

•титульный лист, в котором надо указать данные вашей организации в соответствии с данными выписки из ЕГРЮЛ;

•лист Б, где следует прописать новый адрес ООО. При этом почтовый индекс и двухзначный цифровой код субъекта РФ нужно указать обязательно. Данные во все остальные графы вносятся только при наличии в адресе сведений о соответствующем элементе — путем обязательного заполнения двух полей;

•лист Р, в котором вам потребуется отразить персональные данные заявителя, например директора.

Подробнее о требованиях к заполнению заявления, способах представления документов, порядке внесения изменений в ЕГРЮЛ и о получении документов, свидетельствующих об их регистрации, читайте в , 2018, № 17.

Если у налоговой не возникнет сомнений в достоверности, сведения о новом адресе ООО инспекция внесет в ЕГРЮЛ в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня представления документовп. 1 ст. 8, п. 3 ст. 18 Закона № 129-ФЗ.

Ситуация 2. В уставе указан полный адрес. Например, 127349, г. Москва, ул. Мурановская, д. 7б. В такой ситуации при переезде фирмы в устав придется внести изменения. Поэтому первым делом нужно провести общее собрание участниковподп. 2 п. 2 ст. 33 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ (далее — Закон об ООО). А по его итогам оформить протокол о смене юрадреса и о внесении изменений в устав либо, если участник один, решение единственного участника ОООп. 3 ст. 181.2 ГК РФ; п. 6 ст. 37, ст. 39 Закона об ООО. В решении/протоколе обязательно должна быть указана, в частности, следующая информацияп. 4 ст. 181.2 ГК РФ:

•наименование ООО;

•дата, время и место проведения собрания;

•сведения о лицах, принявших участие в собрании;

•описание принятого решения.

Решение единственного участника или протокол общего собрания составляют в произвольной письменной форме в двух экземплярах. Один из них подают в ИФНС, а второй остается для хранения в организации.

После переезда в течение 3 рабочих дней компания должна подать в регистрирующий налоговый орган следующий пакет документовп. 5 ст. 5, ст. 17 Закона № 129-ФЗ:

•заявление по форме № Р13001. В нем заполните только титульный лист, лист Б и лист М. Все разделы заполняйте по аналогии с формой № Р14001;

•протокол общего собрания участников ООО или решение единственного участника о смене адреса;

•устав с внесенными изменениями или лист изменений к нему в одном экземпляре;

•документ об уплате госпошлины в размере 800 руб.

Протокол общего собрания участников о смене юридического адреса может выглядеть так.

Помимо этих документов, инспекция, так же как и в ситуации 1, может запросить у вас документы, подтверждающие право на недвижимость (см. здесь). Так что во избежание отказа в регистрации изменений сразу приложите и их.

В остальном порядок внесения изменений в ЕГРЮЛ аналогичен предыдущему случаю.

Переезжаем в другой населенный пункт (муниципальное образование)

Если при изменении адреса меняется место нахождения организации (например, ООО переезжает из Москвы в Брянск), регистрация изменений в ЕГРЮЛ производится в два этапа. Причем раз меняется местонахождение организации (а оно в уставе есть), то поменяется и устав.

Этап 1. Уведомляем ИФНС о предстоящей смене места нахождения. Для этого в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения о переезде организация должна подать в регистрирующую инспекцию по старому месту нахождения следующие документып. 6 ст. 17 Закона № 129-ФЗ:

•заявление по форме № Р14001. В нем заполните титульный лист, лист Б и лист Р. В лист Б внесите только данные о населенном пункте без указания улицы, дома, офисаПисьмо ФНС от 11.01.2016 № ГД-4-14/52 (п. 9);

•протокол общего собрания или решение единственного участника о смене адреса.

На основании этих документов налоговая инспекция в течение 5 рабочих дней внесет в ЕГРЮЛ данные о решении ООО сменить местонахождение.

Этап 2. Регистрируем изменения, связанные с переездом, в ЕГРЮЛ. По истечении 20 календарных дней со дня внесения в ЕГРЮЛ записи о решении сменить местонахождение следует представить в регистрирующий налоговый орган по новому месту нахождения заявление по форме № Р13001 (заполнив титульный лист, лист Б (в нем указывается полный адрес) и лист М) вместе с теми же документами, что и в ситуации 2 (см. здесь). Правда, теперь представить документы, подтверждающие право пользования недвижимостью по новому адресу, нужно обязательноп. 6 ст. 17 Закона № 129-ФЗ.

На основании представленных документов новая ИФНС внесет обновленные сведения об адресе в ЕГРЮЛ.

Что нужно сделать после регистрации изменений в ЕГРЮЛ

ИФНС. Если со сменой адреса происходит смена ИФНС, то самостоятельно сниматься с учета и становиться на него в другом районе или населенном пункте не нужно. ООО автоматически снимут с учета в старой инспекции и поставят на учет по новому адресу через систему межведомственного взаимодействияп. 4 ст. 84 НК РФ; п. 3.6.3 Порядка, утв. Приказом МНС от 03.03.2004 № БГ-3-09/178. После чего уже новая ИФНС направит вам свидетельство о постановке на учет с новым КППподп. 2 п. 7 Порядка, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@. ИНН при этом не изменится.

Обратите внимание, с 13.02.2018 при переходе из одной налоговой в другую проводить обязательную сверку расчетов с бюджетом не требуетсяПриказ ФНС от 13.02.2018 № ММВ-7-17/93@. Но и отказываться от этой процедуры тоже не стоит. Ведь старая ИФНС передаст в новую инспекцию ту информацию, которая есть в ее базе, и если она будет некорректна (например, будет числиться недоимка по налогам, которой на самом деле нет), то разбираться придется все равно с прежней налоговой. А это может быть проблематично, особенно если вы переезжаете в другой населенный пункт.

Внебюджетные фонды и Росстат. Сообщать о смене юридического адреса в фонды и Росстат тоже не нужно, ИФНС должна сделать это за вас в течение 5 рабочих дней со дня регистрации изменений в ЕГРЮЛп. 9 Правил, утв. Постановлением Правительства от 22.12.2011 № 1092. Далее фонды по старому месту нахождения снимут вас с учета и направят все данные по компании в отделения ПФР и ФСС по новому адресу, где ООО поставят на учетп. 1 ст. 11 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ; ст. 6 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; пп. 14, 15 Приказа ФСС от 17.11.2016 № 459.

ККТ. ККТ регистрируют по месту проведения расчетов, поэтому если изменение «прописки» ООО влечет за собой изменение адреса установки (применения кассовой техники), то ее нужно перерегистрироватьп. 4 ст. 4.2, п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — Закон о применении ККТ). Для этого компания должна представить в налоговый орган заявление (такое же, что и при регистрации ККТ), указав в нем код причины перерегистрации, не позднее следующего рабочего дня после переездаприложение № 1 к Приказу ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@; п. 4 ст. 4.2 Закона о применении ККТ. Представить его можно как в электронном виде (через кабинет ККТ на сайте ФНС), так и в бумажном в том же порядке, что и заявление о регистрации ККТ. В течение 10 дней со дня подачи заявления ИФНС выдаст (направит) вам новую карточку регистрации ККТ с обновленными сведениямип. 7 ст. 4.2 Закона о применении ККТ.

Банк и контрагенты. Оповестить о смене адреса банк и контрагентов вам нужно самостоятельно.

О том, в какой форме уведомить банк, лучше уточнить в его отделении. Как правило, кредитные организации разрабатывают собственные бланки и требования к пакету документов.

Контрагентам же можно направить уведомление в свободной форме с указанием нового адреса, например такое.

Лицензии и уведомления. В отдельных случаях при изменении адреса места нахождения нужно:

•переоформить лицензию, если деятельность вашей компании лицензируется (например, это образовательная, медицинская деятельность и др.)ч. 1 ст. 18 Закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ;

•сообщить новый адрес в контролирующий орган, в который компания отдельно подала уведомление о начале ведения своей деятельности (например, занимаясь перевозкой грузов и пассажиров, при смене адреса дополнительно нужно уведомить Ространснадзор)ч. 2, п. 1 ч. 6, ч. 7 ст. 8 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; пп. 3, 5 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.07.2009 № 584.

* * *

Частая миграция между налоговыми органами в связи с изменением места нахождения — один из критериев, используемых налоговиками при формировании плана выездных проверокп. 10 приложения № 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@. Поэтому, если не хотите лишний раз привлекать внимание инспекции к вашей компании, рекомендуем не частить с переездами.