Электронный счет-фактура: с апреля — только по новому формату

С 23 января по 31 марта 2025 г. электронные счета-фактуры и УПД можно было выставлять по двум разным форматамПриказы ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@, от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (п. 4):

•по формату 5.03 — это новый формат таких документовутв. приложением № 1 к Приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@;

•по формату 5.01 — это де-факто их старый формат, действовавший с 2019 г., только переутвержденный новым Приказомутв. приложением № 2 к Приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

А с 01.01.2025 до 23.01.2025 можно было использовать формат 5.02 (на смену которому пришел формат 5.03) и формат 5.01.

Так что в I квартале 2025 г. еще действовал переходный период. Он был нужен, чтобы все операторы ЭДО, а также разработчики бухгалтерских программ успели перестроиться и обновить применяемые форматы счета-фактуры и УПДПисьмо ФНС от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@ (п. 1).

С помощью всех этих форматов создается электронный документ (счет-фактура или УПД) в виде XML-файла. Его при желании можно преобразовать в PDF-документ с помощью специальной программы-конвертера. Для этого, к примеру, можно воспользоваться бесплатным сервисом ФНС «Визуализация электронных документов в утвержденных форматах»Визуализация электронных документов в утвержденных форматах. Либо сервисом своего оператора ЭДО (бесплатно или нет — зависит от условий вашего договора).

Отличие нового формата 5.03 от старого 5.01 состоит в том, что новый формат учитывает изменения в гл. 21 НК РФ и не только. В частности, в новом формате учитывается, что:

•с 01.01.2025 упрощенцы стали плательщиками НДС и могут применять спецставки НДС 5% или 7%, а также расчетные ставки 5/105 и 7/107 (они применяются при получении авансов упрощенцами, выбравшими спецставки)пп. 8, 9 ст. 164 НК РФ;

•в некоторых случаях могут применяться расчетные НДС-ставки 9,09% и 16,67%п. 4 ст. 158, ст. 162.3, п. 5 ст. 174.2, п. 3 ст. 174.3 НК РФ;

•можно отражать стоимость прослеживаемого товара без НДС, притом в рублях с двумя знаками после запятой (графа 14). Это значит, что стоимость можно указывать с точностью до копейки. Напомним, что если в счете-фактуре нет прослеживаемых товаров, то графы 12—14 заполнять не надо;

•изменилось минимальное количество знаков при заполнении поля, где указывается регистрационный номер партии товара (РНПТ). В новых форматах счета-фактуры и УПД предусмотрено, что значение может быть от 25 до 29 символов (в старом формате было прописано, что должно быть как минимум 27 знаков). Теперь можно не выдумывать ничего, если РНПТ короче 27 знаков: 25 или 26.

Кроме того, в новом формате скорректирован блок «Подписант»: в нем предусмотрено указание данных машиночитаемой доверенности (МЧД) и способ ее передачи.

* * *

Итак, начиная с 1 апреля старые форматы электронного счета-фактуры и такого же электронного УПД, который заменяет собой счет-фактуру, перестанут действовать. Это значит, что чисто физически не получится направить счет-фактуру (УПД) через оператора ЭДО, если использован неактуальный формат. Чтобы не было сюрпризов, лучше заранее обновить свою бухгалтерскую или иную программу, где вы создаете электронные счета-фактуры.

ФНС уже подготовила изменения в электронные форматы книги покупок (продаж) и дополнительных листов к ним. Они вступят в силу с июля, но ФНС дала инспекциям задание принимать их с 01.04.2025Приказ ФНС от 03.02.2025 № ЕД-7-26/69@; Письмо ФНС от 18.03.2025 № ЕА-4-26/2905@.